Transcript Jaarplan interne controle 2014 Deelplan IC Verbonden Partijen

Deelplan IC
Verbonden Partijen 2014
Gemeente Lingewaard
Inhoudsopgave
1. Aanleiding
2
2. Structureel / incidenteel
4
3. Opdrachtgever
4
4. Opdrachtnemer
4
5. Relevante wet- en regelgeving
4
6. Rapportage
4
7. Frequentie
4
8. Omvang van de controle.
4
9. Werkwijze
5
10. Tijdsplanning
6
11. Waarom (risico’s)
7
Pagina 1 van 7
1. Aanleiding
Aanleiding van de interne controle op het proces Verbonden Partijen ligt in het Intern Controle
Jaarplan 2014. In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces
Verbonden Partijen.
Actualiteiten in het proces
Steeds meer gemeenten organiseren de beleidsontwikkeling en/of uitvoering van hun gemeentelijke
opgaven binnen samenwerkingsverbanden. Dat heeft te maken met een toename van het aantal
gemeentelijke taken en met een toegenomen complexiteit van die taken. Dat in combinatie met een
steeds luider wordende roep om kwaliteit bij toenemende financiële krapte (omdat het Rijk moet
bezuinigen, worden de gemeenten gekort op het Gemeentefonds en specifieke gemeentelijke
uitkeringen). Daar waar samenwerking voorheen meer ‘vrijblijvend’ was, zal er in de komende tijd
meer sprake zijn van ‘noodzakelijke’ samenwerking als gevolg van de genoemde omstandigheden.
Gemeenten zoeken de samenwerking in de verwachting betere resultaten te bereiken in de
verhouding tussen kwaliteit en kosten. Om dat te bereiken moet de samenwerking wel goed
georganiseerd zijn.
De diversiteit in producten en diensten samen met de diversiteit in samenwerkingsverbanden, maakt
dat er een verscheidenheid aan uitvoeringsvormen is ontstaan, die voor veel gemeenten (ook voor de
gemeente Lingewaard) lastig te sturen is. Kortom: gemeenten zijn toegegroeid naar de situatie dat ze
het scala aan samenwerkingsverbanden niet goed meer overzien en de grip erop dreigen te verliezen.
Dit maakt het niet eenvoudig nieuwe samenwerkingsverbanden naar ieders tevredenheid in te richten.
Ook bij de gemeente Lingewaard staat samenwerking op dit moment hoog op de gemeentelijke
agenda. Zo is reeds op 1 april 2012 het taakveld belastingen onder gebracht bij de gemeente Arnhem.
Daarnaast is per 1 april 2013 de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) de uitvoeringsorganisatie
voor meerdere VTH-taken van Provincie Gelderland en gemeenten in de regio, zo ook voor de
gemeente Lingewaard.
Op basis van artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn gemeenten verplicht om
een register bij te houden van de gemeenschappelijke regelingen waaraan het bestuur van de
gemeente Lingewaard deelneemt. Volgens dit artikel van bevat het register de volgende onderdelen:
a. de deelnemers;
b. de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband +
worden beheerst;
c. de bevoegdheden die de regeling dan wel, met toepassing van artikel 10, tweede lid tweede
volzin, krachtens de regeling zijn overgedragen;
d. het adres en de vestigingsplaats;
e. of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld.
Naar verwachting zal de gemeente Lingewaard in 2014 een dergelijk register opstellen.
Tot slot loopt er momenteel een uitgebreid onderzoek door de rekenkamercommissie inzake
verbonden partijen.
IC insteek
Doel van de IC ten aanzien van de gemeenschappelijke regelingen, samenwerkingsverbanden e.d. is
het vaststellen dat de betreffende verbonden partijen voldoen aan de relevante wet- en regelgeving en
de bepalingen in de regelingen/overeenkomsten etc. Daarnaast is het van belang om vast te stellen
dat de doelstellingen van de verbonden partijen duidelijk/helder worden beschreven en dat er
Pagina 2 van 7
afspraken worden gemaakt over de periodieke verantwoording over de gerealiseerde prestaties en
daarmee gepaard gaande kosten. De belangrijkste partijen voor de gemeente Lingewaard zijn
Openbaar Lichaam Bergerden (OLB), Werkvoorziening Gelderland Midden (Presikhaaf) en de
gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM). Deze
laatste is tevens van materieel belang. Daarnaast zal de ODRA worden meegenomen gezien het feit
dat deze per 1 april 2013 is opgericht. Totaal zullen vier verbonden partijen onderdeel uit maken van
deze interne controle.
De IC insteek kan wellicht veranderen door de uitkomsten van het onderzoek dat de
rekenkamercommissie om dit moment heeft uitgezet in de organisatie met betrekking tot verbonden
partijen. Dit onderzoek is zeer uitgebreid en betreft ook voor een groot gedeelte de vraagstelling zoals
beschreven in dit IC plan. Indien mogelijk worden de uitkomsten van dit onderzoek meegenomen bij
de IC.
Risico´s:
De risico’s kunnen worden samengevat in een tweetal dimensies: financiële risico’s en
bestuurlijk/organisatorische risico’s. Naast de aard en omvang van de activiteiten wordt het
risicoprofiel ook beïnvloed door de juridische vorm, structuur en organisatie van de verbonden partij.
De risico’s van verbonden partijen voor de gemeente Lingewaard zijn in hoofdlijnen:
 Verbonden partijen realiseren taken, doelstellingen en prestaties niet
 (Onverwachte) financiële tekorten bij verbonden partijen
 Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de gemeente inzake verbonden
partijen zijn onduidelijk en/of niet goed gescheiden
 Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van aandeelhouder,
toezichthouder/commissaris en bestuurder van een verbonden partij zijn onduidelijk
 Democratische legitimatie van de verbonden partij is niet transparant en heeft te weinig
aandacht.
 Doelstellingen, taken en activiteiten van verbonden partijen zijn onduidelijk
 Bij de gemeente ontbreekt de expertise inzake de verbonden partijen en hun activiteiten
Pagina 3 van 7





Informatievoorziening van verbonden partijen is onvoldoende en/of niet tijdig
Onvoldoende mogelijkheden om (tussentijds) bij te sturen
De uittredingsbepalingen zijn onvoldoende concreet vastgelegd
Onvoldoende zicht op de bestuurlijke, beleidsmatige en financiële risico’s
De betrokkenheid van de gemeente bij de verbonden partij is te laag.
2. Structureel / incidenteel
Een incidentele interne controle.
3. Opdrachtgever
Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle
e
deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 kwartaal 2015, aan het
Managementteam aangeboden.
4. Opdrachtnemer
Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Verbonden Partijen. Het proces Verbonden
Partijen is niet aan één afdeling te linken; deze ligt verspreid over de gehele organisatie (bij meerdere
medewerkers). De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de beleidsmedewerker AO/IC onder
verantwoordelijkheid van de Concerncontroller.
5. Relevante wet- en regelgeving
In het Normenkader 2014 (zie bijlage 2 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet- en regelgeving per
proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Verbonden Partijen beperkt zich
echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving.
Besluit Begroting en Verantwoording 2004 (Bbv); de verplichte risicoparagraaf
Wet op de gemeenschappelijke regelingen
Notitie Verbonden Partijen 2006
Paragraaf Verbonden Partijen
6. Rapportage
De uitkomsten van het onderzoek wordt besproken met de desbetreffende verantwoordelijke
medewerker Verbonden Partijen en eventueel daar waar nodig aangepast. De uiteindelijke
bevindingen en aanbevelingen worden in een deelrapport weergegeven. Tevens wordt een algemene
samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT (medio maart 2014).
7. Frequentie
Het proces Verbonden Partijen is een continue proces. Zoals in de paragraaf ‘Aanleiding’ is
aangegeven is ook de gemeente Lingewaard actief op het gebied van (nieuwe) verbonden partijen.
Conform het Jaarplan 2014 wordt het proces Verbonden Partijen voor de interne controle 2014 op één
bepaald moment in het jaar gecontroleerd (gezien de tijdspanne en de capaciteit binnen de
organisatie).
8. Omvang van de controle.
In 2012 is door de beleidsmedewerker AO/IC een start gemaakt met een inventarisatie van alle
verbonden partijen van de gemeente Lingewaard. Hierbij is getracht een antwoord te geven op de
onderstaande vragen:
Pagina 4 van 7
1.
Welke functionaris(sen) is/zijn primair verantwoordelijk c.q. aanspreekpunt als het gaat om
verbonden partijen, in het algemeen of per verbonden partij?
2.
Wat is de definitie van een verbonden partij voor de gemeente Lingewaard?
3.
Welke verbonden partijen zijn er dan? (volledigheid)
4.
Per verbonden partij: is de gemeente financieel betrokken dan wel aansprakelijk
Dit heeft geresulteerd in een lijst met verbonden partijen en partijen die niet vallen onder definitie van
verbonden partijen. De lijst met verbonden partijen wordt gebruikt als basis voor de IC op de
verbonden partijen 2014.
Op basis van deze lijst ‘Verbonden Partijen’ zijn de volgende Verbonden Partijen van de Gemeente
Lingewaard gekozen om mee te nemen in de controle, te weten Presikhaaf en Bergerden. Daarnaast
vindt er een IC plaats op een relatief nieuwe Verbonden Partij, te weten de ODRA. Tot slot vindt er
nog een controle plaats op de gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio
Gelderland Midden (VGGM). Opgemerkt dat deze laatste verbonden partij ook van materieel belang
is. In totaal worden dus 4 verbonden partijen meegenomen in de IC Verbonden Partijen 2014. De IC
op verbonden partijen richt zich op de onderdelen zoals deze in paragraaf 9 ‘Verbonden Partijen’ zijn
opgesomd.
9. Werkwijze
1. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor
iedereen beschikbaar zijn.
2. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat
de medewerkers conform de procedures en externe en interne regelgeving werken. Tevens een
eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico’s
in het proces. Dit vastleggen in een gespreksverslag (procesbeschrijving).
3. Vaststellen dat er een beleidsnota ‘Verbonden Partijen’ is waarin de gemeenteraad de
doelstellingen, aansturing en kaders voor verbonden partijen aangeeft
4. Vaststellen dat de verbonden partij ook een verbonden partij is in het kader van de Bbv (art.1).
5. Vaststellen dat de verbonden partij is opgenomen in de Paragraaf verbonden partijen, en
tenminste bevat:
a. de visie op verbonden partij in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn
opgenomen in de begroting;
b. de beleidsvoornemens en -realisatie omtrent verbonden partij.
6. Vaststellen dat de overeenkomst/contract door de juiste functionaris is geautoriseerd.
7. Vaststellen van de volgende punten (a t/m g) rondom het criterium afspraken:
a. zijn de afspraken met en taken van de verbonden partij formeel vastgelegd zijn in een
contract.
b. zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de bijdrage van de verbonden partij aan de
realisatie van de beleidsdoelstellingen?
c. is als doel van de verbonden partij in haar statuten vastgelegd het leveren van een
bijdrage aan doelen van deelnemende gemeenten?
d. zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de beoogde effecten van de producten of
dienstverlening?
e. staan er afspraken in het contract over te leveren prestaties en financiering van de
activiteiten?
f. staan er afspraken gemaakt en vastgelegd rond risico’s, risicoverdeling en de wijze
waarop deze worden beheerst?
g. zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over eventuele tussentijdse evaluaties?
Pagina 5 van 7
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
h. zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de informatievoorziening, zowel kwantitatief
als kwalitatief en frequentie?
i. zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over beëindiging van deelneming aan de
verbonden partij?
j. worden er eisen gesteld aan certificeren bedrijfsvoering?
Vaststellen dat de gemeente (periodieke) rapportages (o.a. begroting en jaarrekening) tijdig
ontvangt ten aan zien van: realisatie van de beleidsdoelstellingen, prestatieafspraken en realisatie
versus budget?
Vaststellen dat duidelijk is wie financieel of bestuurlijk verantwoordelijk is als het mis gaat
(gemeente, de verbonden partij of beiden)?
Vaststellen dat de jaarrekening van de verbonden partij is gecontroleerd en is voorzien van een
goedkeurende accountantsverklaring voor zowel rechtmatigheid als getrouwheid.
Vaststellen dat de (periodieke) rapportages door de budgethouder zijn beoordeeld.
Vaststellen dat het gemeentelijk aandeel in de baten en/of lasten van de verbonden partij tijdig,
juist en volledig zijn verwerkt in de financiële administratie.
Vaststellen dat binnen de gemeente er voldoende kennis en expertise is om tijdig dreigende
ontsporingen bij de verbonden partij te onderkennen?
Vaststellen dat er sprake is van een functiescheiding binnen de gemeente tussen degene die
beleidsmatig samenwerkt met de verbonden partij en degene die de rapportages beoordeelt en
het college adviseert?
Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met de betreffende verantwoordelijke
medewerker verbonden partijen (budgethouder).
Rapport met bevindingen eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden.
Rapporteren aan Concerncontroller.
10. Tijdsplanning
De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in de maand juli 2014 uitgevoerd en afgerond worden.
De verwachting is dat de controle 20 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 4
weken. De 10 dagen zijn als volgt onderverdeeld:
- 2 dag om de voorbereidingen te treffen;
- 10 dagen om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met
de proces verantwoordelijke);
- 6 dagen om de controlewerkzaamheden op de deelwaarneming uit te voeren;
- 1 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven;
- 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen;
- 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven.
Pagina 6 van 7
11. Waarom (risico’s)
De risico’s van verbonden partijen voor gemeente Lingewaard zijn in hoofdlijnen:
 Verbonden partijen realiseren de taken, doelstellingen, prestaties etc. niet
 (Onverwachte) financiële tekorten bij verbonden partijen
 Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de gemeente inzake verbonden
partijen zijn onduidelijk en/of niet goed gescheiden.
 Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van aandeelhouder,
toezichthouder/commissaris en bestuurder van een verbonden partij zijn onduidelijk
 Democratische legitimatie van verbonden partij is niet transparant en heeft te weinig aandacht.
 Doelstellingen, taken en activiteiten van verbonden partijen zijn onduidelijk
 Bij de gemeente ontbreekt de expertise inzake de verbonden partijen en hun activiteiten
 Informatievoorziening van verbonden partijen is onvoldoende en/of niet tijdig
 Onvoldoende mogelijkheden om (tussentijds) bij te sturen.
 De uittredingsbepalingen zijn onvoldoende concreet vastgelegd.
 Onvoldoende zicht op de bestuurlijke, beleidsmatige en financiële risico’s.
Pagina 7 van 7