Transcript Whitepaper onderzoek Managementinformatie MKB - Flex

 Managementinformatie; stuurinformatie binnen handbereik MKB
MKB-ondernemingen worden vaak aangestuurd op gevoel. Zou het niet wenselijk zijn een
bevestiging van dit gevoel te krijgen?
Waarom zou een MKB onderneming managementinformatie moeten gaan
gebruiken?
Dankzij technologische ontwikkelingen verandert de wereld in een razend tempo,
globaliseren markten en worden markten transparanter. Zitten we nog op koers? Met
welke producten of diensten verdienen we geld? Hoe ontwikkelen zich de marges?
Werken we efficiënt? Waar zitten nog verbetermogelijkheden? Hebben we de komende
maanden voldoende orders? Hoe is de bezetting en de planning de komende maanden?
Wat doen de concurrenten? Hebben we de komende maanden voldoende liquiditeiten?
Ook stakeholders van een onderneming stellen hogere eisen vanwege de snelle
ontwikkelingen. Verwacht wordt dat de onderneming 'in control' is. Actuele informatie en
toekomstverwachtingen worden vaker gevraagd door de bankier, andere externe
financiers, aandeelhouders en belastingdienst. Zeker als resultaten achterblijven,
liquiditeitskrapte ontstaat, wil je goed geïnfomeerd zijn en geïnformeerd worden.
Dankzij de IT-ontwikkelingen komen meer softwaretools beschikbaar om de juiste
managementinformatie en stuurinformatie te verkrijgen in het geval het bestaande
informatiesysteem hierin onvoldoende voorziet of kan voorzien.
Welke managementinformatie en stuurinformatie heb ik nodig?
De MKB ondernemer wil met zijn onderneming doelen realiseren. De strategie die
hiervoor wordt gekozen zal eerder tot succes leiden in het geval deze binnen de
organisatie bekend is en uitgedragen wordt.
Een overvloed aan gegevens registreren en een zo uitgebreid mogelijke
managementrapportering zal niet leiden tot de acties die nodig zijn om de doelen te
realiseren. Een beperkt aantal echte stuurvariabelen dienen zorgvuldig te worden
gekozen. Wat is nu echt van belang om goed in de gaten te houden en welke
toekomstgerichte informatie is nodig zodat tijdig kan worden bijgestuurd. Dit zal voor
iedere MKB onderneming anders zijn. Als voorbeelden kan gedacht worden aan marges,
(planning) bezettingsgraden, prognoseresultaten orders of projecten, orderportefeuille,
declarabele uren, kengetal debiteuren + onderhanden werk, liquiditeitsruimte en prognose, afboekingen, klanttevredenheid, ziekteverzuim , etc.).
2 De stuurinformatie zal waar nodig nader geanalyseerd worden en leiden tot actiepunten.
De actiepunten zorgen voor bijsturing op te verwachten knelpunten en aanpassing van
processen om verbeteringen in de toekomst te realiseren.
Hoe verzamel en presenteer ik de informatie?
Allereerst wordt nagegaan welke informatie het huidige boekhoudpakket of ERP-pakket
momenteel levert of kan leveren. Vaak levert een standaardpakket al een aantal
standaard rapportages of dashboards, maar zijn veelal alleen financieel. Uitgebreidere
pakketten waarbij ook andere data is vastgelegd zoals uren, facturering, voorraad,
orderportefeuille, planning, etc. geeft de mogelijkheid om ook standaard niet financiële
data te presenteren.
Nadat de mogelijkheden van het pakket in kaart zijn gebracht, wordt duidelijk welke
stuurvariabelen niet direct vanuit het pakket gepresenteerd kunnen worden.
Afhankelijk van de omvang en het belang van de niet beschikbare stuurvariabelen kan
gekozen worden voor aanvulling hiervan door:
•
•
•
•
vanuit de huidige software op maat (laten) maken;
online rapportage tool standaard
online rapportage tool op maat
offline rapportage software
Maatwerk huidige software
Maatwerk zal veelal plaats moeten vinden door een consultant en de niet financiële
stuurvariabelen zijn vaak niet voorhanden omdat ze in een andere database zijn
opgeslagen. Daarnaast zorgt maatwerk voor extra handelingen bij updates.
Waarschijnlijk is maatwerk alleen interessant in het geval ook gelijktijdig de processen
verder kunnen worden geautomatiseerd.
Online rapportage tool standaard
Een online rapportagetool is veelal gebruikersvriendelijk waarbij de rapportages en
dashboards standaard zijn ingericht en de gebruiker direct aan de slag kan. Daarnaast is
er de mogelijkheid om zelf rapportages aan te passen aan additionele behoeften. Het
voordeel van deze tools is dat ze duidelijk, overzichtelijk en gemakkelijk in gebruik zijn
waardoor iedereen hiermee aan de slag kan en de rapportages begrijpt. Daarnaast
kunnen alle overzichten dankzij de online functionaliteiten ook getoond worden op een
smartphone of tablet.
Onderscheid kan worden gemaakt in rapportage tools die gekoppeld kunnen worden aan
veel boekhoudpakketten of aan één of enkele boekhoudpakketten. Koppeling aan veel
pakketten kan interessant zijn als binnen de onderneming met meerdere
3 boekhoudpakketten wordt gewerkt en is met name interessant voor een administratie- of
accountantskantoor waarbij cliënten met een veelheid aan boekhoudpakketten werken.
Een rapportage tool die maar aan één of enkele pakketten is gekoppeld, heeft in het
algemeen wel meer mogelijkheden in de rapportage.
In het algemeen geldt echter dat voor de standaard online rapportage tools vaak weinig
niet financiële data is betrokken.
Online rapportage tool op maat
In het geval het gewenst is dat relatief veel niet financiële data in de stuurinformatie
wordt betrokken, zijn er ook online rapportage tools die op maat kunnen worden
gemaakt. Hierbij gaat het vaak om zogenaamde Business Intelligence (BI) tools waarbij
de data rechtstreeks uit de database(s) wordt gehaald en de tool derhalve
pakketonafhankelijk is. Het op maat maken vergt uren van consultants die bekend zijn
met de BI-tool. Marktpartijen bouwen inmiddels branchetemplates zodat het aantal uren
van consultants zoveel als mogelijk wordt beperkt.
Offline rapportage software
Naast de online rapportage tools kan er ook rapportage software (offline) aangeschaft
worden. Deze software levert uitgebreide management informatie maar is daar vaak
duur in aanschaf. De software levert in beginsel een aantal standaard rapportages en
dashboards waarmee de gebruiker direct aan de slag kan. Maar daarnaast is er ook de
mogelijkheid om zelf rapportages te bouwen. Ook hier is het nadeel dat het bouwen van
een rapportage vaak door een consultant gedaan dient te worden omdat dit proces
relatief complex is. Branchetemplates zorgen er ook bij offline rapportage software voor
dat het aantal uren van consultants waar mogelijk wordt beperkt. In het geval de online
rapportage tools nog als onvoldoende veilig wordt ervaren en de managementinformatie
een hoge mate van vertrouwelijkheid heeft, is de offline rapportage software nog steeds
een goed alternatief voor de online ontwikkelingen.
Rol Flex-Control+
Flex-Control+
heeft
onderzoek
gedaan
naar
de
mogelijkheden
van
managementinformatie, inclusief stuurinformatie, van de meest gangbare online en ERP
softwarepakketten in het MKB en de mogelijkheden van de beschikbare rapportering
tools. Naast de kennis en ervaring op het gebied van stuurinformatie is Flex-Control+ in
staat om een onafhankelijk advies te geven van de (software) mogelijkheden om de
gewenste stuurinformatie daadwerkelijk gerealiseerd te krijgen. Flex-Control+ kan hierbij
klankborden en meedenken over de juiste stuurinformatie. Desgewenst vervult FlexControl+ de rol van parttime controller door (online) mee te kijken, stuurinformatie te
analyseren en pro-actief te adviseren.
Helmond, februari 2014