Nij Smellinghe

Case study “Een gebruiker hoeft niet steeds opnieuw op beveiligde applicaties in te loggen en neemt automatisch alle persoonlijke instellingen mee naar een andere werkplek.”

Jan-Pieter Evenhuis, Projectleider netwerk- en systeembeheer bij ziekenhuis Nij Smellinghe

Virtuele werkplek laat medisch specialisten en verpleegkundigen efficiënter werken

Uitdagingen

n Dokters en verpleegkundigen faciliteren in hun werk, zodat zij meer tijd overhouden voor de patiënt n Een toekomstvaste werkplek creëren n De beheerlast van werkplekken minimaliseren

Oplossing

n AppSense DesktopNow

Voordelen

n Snel inloggen en eenvoudig sessies meenemen naar een andere werkplek n De privacy wordt beter bewaakt doordat applicaties niet onbeheerd open blijven staan n Printopdrachten worden uitgevoerd op de dichtstbijzijnde printer

Over Nij Smellinghe

Ziekenhuis Nij Smellinghe in Drachten biedt zorg aan inwoners van Zuidoost-Friesland. Het ziekenhuis heeft 339 bedden en heeft uitgebreide poliklinische voorzieningen. Alle specialismen zijn in het ziekenhuis vertegenwoordigd.

Tijd voor patiënten

Nij Smellinghe is een sociaal ziekenhuis dat zich wil onderscheiden door oprechte aandacht voor patiënten. Alles wat onnodig tijd kost, wil het ziekenhuis reduceren tot een minimum. Denk bijvoorbeeld aan inloggen op computers en in beveiligde applicaties. Omdat de organisatie wilde overstappen naar Windows 7 begon de ICT-afdeling al in een vroeg stadium na te denken over hoe een nieuwe werkplek beter kon voorzien in de wensen en eisen van medisch specialisten, verpleegkundigen en paramedisch personeel. Jan-Pieter Evenhuis, projectleider netwerk- en systeembeheer, vertelt: “We zijn drie jaar geleden het project De Nieuwe Werkplek gestart. Al met al hebben we twee jaar uitgetrokken voor de oriëntatiefase. Dat heeft er enerzijds mee te maken dat we slechts een kleine ICT-afdeling hebben met vijf mensen op netwerk- en systeembeheer. Maar ook met het feit dat de ontwikkelingen snel gaan. We wilden er zeker van zijn dat we een toekomstvaste keus zouden maken.” Evenhuis bekeek samen met systeembeheerder Harm Hoekstra diverse oplossingen. Hoekstra: “Het was bij de start van het project wel duidelijk dat we onze werkplekken wilden virtualiseren en dat we wilden overstappen op Windows 7, maar dan heb je daarbinnen nog heel veel mogelijkheden. We zijn bij verschillende ziekenhuizen op bezoek geweest, waaronder het Martini Ziekenhuis in Groningen, om te kijken welke keuzes zij hebben gemaakt en hoe dat bevalt.” Nij Smellinghe koos uiteindelijk voor VMware View voor desktopvirtualisatie, Imprivata voor identity management en AppSense voor gebruikersbeheer. “Onze configuratie heeft raakvlakken met die van het Martini Ziekenhuis. En dat is niet zo gek, want de combinatie van Imprivata en AppSense heeft zich wereldwijd in veel zorginstellingen bewezen.”

Snel opstarten en sessies meenemen

In ziekenhuizen, waar medisch specialisten, verpleegkundigen en paramedisch personeel de hele dag van kamer naar kamer gaan, is het handig als medewerkers hun sessie kunnen meenemen, inclusief alle persoonlijke instellingen, en dat de sessie ook weer wordt afgesloten zodra de medewerker de werkplek verlaat. Je wilt immers niet dat applicaties met privacygevoelige patiëntinformatie open blijven staan en zomaar ingezien kunnen worden door bezoekers of schoonmakers. Dit wordt mogelijk gemaakt door de koppeling van Imprivata en AppSense. Evenhuis legt uit: “AppSense zorgt ervoor dat elk aspect van een digitale identiteit onmiddellijk beschikbaar is op elk device en op elke locatie. De gebruiker hoeft alleen maar zijn ziekenhuispas voor de thin client te houden en hij wordt herkendt en neemt zijn sessie die hij op een andere computer opstartte mee. Hij hoeft dus niet steeds opnieuw op beveiligde applicaties in te loggen. En hij heeft altijd zijn eigen instellingen mee, ongeacht of hij nu inlogt vanaf een desktop computer, een laptop of een tablet. Hij ziet dus altijd zijn eigen bureaublad, in de mail staat altijd dezelfde handtekening, etcetera.” AppSense herkent de locatie waar iemand inlogt. Als je een printopdracht geeft, rolt het document uit de dichtstbijzijnde printer. “Het zijn dit soort details die onze gebruikers heel veel tijd en ergernis besparen”, weet Evenhuis.

Zorg

Nij Smellinghe

“

AppSense toonde zich betrokken en blijft dat ook nu we aan het uitrollen zijn Harm Hoekstra, Netwerk- en systeembeheerder bij Nij Smellinghe

”

Over AppSense

AppSense helpt IT-teams bij het leveren van het ultieme in gebruikerservaring en productiviteit op zowel fysieke pc’s als virtuele werkplekken, terwijl de veiligheid wodt geoptimaliseerd en zowel de operationele als infrastructurele kosten worden verlaagd. AppSense bereikt dit door beleid, performance, profiel, voorkeur en data te scheiden van het onderliggende besturingssysteem, applicaties en devices. AppSense DesktopNow en DataNow leveren het vervolgens in real-time terug naar de workspace, via iedere delivery technologie; fysiek, virtueel of cloud. AppSense oplossingen worden gebruikt door 3.200 bedrijven wereldwijd op meer dan 7 miljoen desktops. Het bedrijf is gevestigd in Sunnyvale, Californië, met kantoren over de hele wereld. Behalve dat dit medewerkers veel tijd scheelt, is het nu ook geen enkel probleem meer als een computer crasht of een tablet valt en het scherm breekt. “Je zorgt voor een vervangend apparaat en klaar is kees. Je hoeft daar niets meer op te installeren; alle gebruikersinstellingen beheren we immers centraal.” Een onderscheidend punt van AppSense in vergelijking tot concurrerende producten voor user management is de snelle opstarttijd. “In plaats dat onderdelen van het opstartproces volgtijdelijk worden uitgevoerd, start AppSense ze parallel op”, weet Hoekstra. “Bovendien worden eerst die applicaties opgestart die een gebruiker meteen nodig heeft. Daardoor is een computer in 20 tot maximaal 30 seconden opgestart. Dat is razendsnel.”

Afdeling voor afdeling uitrollen

Nij Smellinghe neemt ruim de tijd voor de uitrol van de 500 virtuele werkplekken. Dat heeft een reden, vertelt Evenhuis. “Ten eerste moeten we onze ruim 300 applicaties virtualiseren. Een paar applicaties kunnen niet worden gevirtualiseerd, dat zijn voornamelijk softwarepakketten die verbonden zijn aan medische apparatuur. Daarom houden we straks een paar traditionele werkplekken.” Daarnaast gaat veel tijd zitten in het voorbereiden van de afdelingen op de veranderingen. “De technische implementatie van de nieuwe werkplek is een fluitje van een cent, maar we doen dit om onze gebruikers beter van dienst te zijn. Daarom interviewen we alle afdelingshoofden over de applicaties die medewerkers gebruiken en de manier waarop zij werken. Daarna maken we afdeling voor afdeling een testomgeving en pas als die goed is bevonden doen we de daadwerkelijke uitrol”, zegt Evenhuis. “Deze werkwijze vergt wat meer tijd in het voortraject, maar het gevolg is dat we achteraf eigenlijk nauwelijks vragen krijgen en dat het meteen vanaf dag één goed werkt. Eventuele kinderziektes of onhandige instellingen hebben we er namelijk tijdens de testfase al uitgefilterd.” Het valt Hoekstra dan ook op dat de afdelingen die als laatste aan de beurt zijn haast niet kunnen wachten. “Normaal zijn medewerkers nooit zo happig op veranderingen, maar bij deze migratie krijgen we van afdelingen de vraag wanneer zij aan de beurt zijn. Want medewerkers horen positieve verhalen van collega’s.” De grootste zichtbare verandering voor medewerkers is Windows 7. Maar daar zijn medewerkers snel aan gewend omdat de ‘look and feel’ hetzelfde is gebleven. “We krijgen eigenlijk nauwelijks vragen. Dat komt ook door de goede communicatie. De tijd die we in het voortraject hebben gestoken werpt echt zijn vruchten af.”

Eenvoud in beheer

Medewerkers hebben voordeel bij snel inloggen en het meenemen van een sessie naar een ander apparaat. Maar ook voor de ICT-afdeling levert de nieuwe werkplek voordelen op. De belangrijkste is de eenvoud in beheer. Door de gebruikerslaag los te koppelen van de applicaties, besturingssystemen en devices kunnen de ruim 500 gebruikers worden beheerd met dezelfde inspanning die voorheen nodig was om één werkplek te beheren. Al het handwerk is nu volledig geautomatiseerd.

Hoekstra heeft die automatisering nog een stap verder gebracht door AppSense ook te koppelen aan TopDesk. “In TopDesk hebben we de printerlocaties gedefinieerd. Door de koppeling tussen beide systemen hoeven we de printerlocaties maar in één systeem te registreren om het toch vanuit AppSense mogelijk te maken dat een printopdracht altijd op de dichtstbijzijnde printer wordt afgewerkt. Een bijkomend voordeel is dat onze CMDB (configurations management database) in TopDesk actueel blijft, want als een gewijzigde printerlocatie niet goed wordt geregistreerd, dan merken gebruikers dat nu meteen.” De beide heren zijn lovend over de ondersteuning door AppSense. “AppSense toonde zich in het voortraject al heel betrokken en voorzag ons van uitstekend advies. Dat heeft mede onze keus bepaald, we voelden meteen een klik bij de organisatie. En ook nu we aan het uitrollen zijn, is het contact goed. Als je een call aanmeldt, dan heb je ook altijd binnen een paar uur bericht”, zegt Hoekstra. Om er vervolgens lachend aan toe te voegen: “Eigenlijk kan ik daar helemaal niet zoveel over zeggen, want het is maar een paar keer voorgekomen dat ik ze heb gebeld. AppSense heeft namelijk een hele goede knowledge base op de website staan. De uitleg die ze geven is heel helder, dus je kunt als systeembeheerder vrijwel alles zelf doen.” Daar komt bij dat Hoekstra en Evenhuis een training hebben gevolgd die ingaat op de meest gebruikte functionaliteiten van DesktopNow. “Dat was heel nuttig, ik kan het iedereen aanraden”, zegt Evenhuis. “De training stipte precies die punten aan die in ons dagelijks werk veel voorkomen.”

Meer tijd voor advies

Nij Smellinghe is content met de nieuwe werkplek. Evenhuis besluit: “Het is een verbetering voor onze medewerkers en voor ons als ICT-afdeling. Onze medewerkers zijn minder tijd kwijt met het opstarten van computers en applicaties, met name als ze van werkplek naar werkplek gaan. Ze houden zo meer tijd over voor de patiënt. En wij als IT-afdeling houden meer tijd over om onze organisatie te adviseren over hoe IT de zorg kan ondersteunen omdat vrijwel alle beheerwerkzaamheden zijn weggeautomatiseerd. We zijn minder bezig met dagelijkse rompslomp en meer met hoe IT de zorg kan verbeteren.”