Transcript Werkinstructie Kinddossier bij MIK Kinderopvang

Werkinstructie Kinddossier
Doel
Een goed beheer van de persoonlijke gegevens van de kinderen in de MIK-locatie.
Doelgroep
Pedagogisch medewerkers en locatiemanagers.
Werkwijze
• Bewaar de kinddossiers in een afsluitbare kast die enkel voor PM’ers en LM toegankelijk is.
• Sluit de kast af en bewaar de sleutel op een veilige plek.
• Zorg dat het kinddossier actueel en compleet is.
• Hanteer bij archivering de privacyregels van MIK (volgens handboek PZ 3.2 gedragscode
•
•
•
•
•
en privacyreglement). Bijv. neem geen gegevens mee naar huis om er aan te werken.
Bewaar het kinddossier zolang het kind gebruik maakt van de opvang.
Geef het kinddossier door aan de andere MIK-locatie als het kind een overstap maakt en
informeer ouders hierover.
Biedt ouders het dossier aan als het kind de opvang bij MIK verlaat.
Vernietig het kinddossier als ouders het niet mee willen nemen. Dus niet bewaren!
Ouders hebben altijd het recht op inzage van het kinddossier. Zij kunnen dit vragen aan
PM’er of LM.
Werkwijze bij beeldopnames van kinderen
Vraag éérst toestemming aan ouders als er beeldopnames (foto’s/film) van kinderen worden
gemaakt, die bestemd zijn voor externe publicatie (zoals brochures, internet, folders).
Werkwijze wijziging van persoonsgegevens
• Controleer jaarlijks de persoonsgegevens van ouders en kinderen.
• Doe dit tijdens het oudergesprek d.m.v. het mutatieformulier persoonsgegevens of op een
ander vast moment.
• Pas de gewijzigde gegevens aan op het daarvoor bestemde formulier (bijv. Formulier
vaccinaties).
Onderdelen kinddossier die bij een overstap naar een andere MIK-locatie meegaan:
Standaard inhoud kinddossier
Stamkaart (plaatsingscontract)
Formulier plaatsingsgesprek KDV of BSO
Formulier wenperiode
Observatieformulier WA (van elk jaar)
Gespreksverslag WA (van elk oudergesprek)
Formulier vaccinaties kind
Overzicht niet gevaccineerde kinderen (voorin het dossier of op een centrale plek)
Toestemmingsformulier voor kinderdagverblijf of buitenschoolse opvang
Extra inhoud kinddossier (indien van toepassing)
Intakeformulier van baby- naar peutergroep
Formulier medicijnen
Formulier mutatie persoonsgegevens
Formulier overeenkomst internetgebruik BSO
Formulier probleemverheldering en bijbehorende formulieren/documenten
Aanvullend contract medische zorg
Formulier extra medische zorg kind
KBH 2.1.1/09-2013
Overdragen
ja
nee
X
X
X
X
X
X
X
X
ja
nee
X
X
X
X
X
X
X
1/1