Transcript Collegevoorstel afsluiten wob per e-mail

Gemeente
Coevorden
Advies College v a n burgemeester en w e t h o u d e r s
11 maart 2014
Datum
Versie
1.0
Naam rapporteur
S. B r o u w e r
Afdeling - Team
K w a l i t e i t Ŭ C o n c e r n c o n t r o l - Planning 8t K w a l i t e i t
Afgestemd met
Team informatievoorziening ĵŞ
OR
Informatie
B e h a n d e l i n g in
NVT
Openbaar
Ja
N a a m en p a r a a f a f d e l i n g s m a n a g e r
R. J o n k m a r
N a a m en p a r a a f p o r t e f e u i l l e h o u d e r
B J . Bouwme e ste r
r
c 2
S)
f
Onderwerp:
Het a f s l u i t e n v a n de e l e k t r o n i s c h e w e g v o o r het i n d i e n e n v a n e e n W o b - v e r z o e k .
Voorgesteld besluit:
1 . De ' B e l e i d s r e g e l s e l e k t r o n i s c h b e r i c h t e n v e r k e e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 1 4 " v a s t t e s t e l l e n e n
d a a r m e e de e l e k t r o n i s c h e w e g v o o r h e t i n d i e n e n v a n e e n W o b - v e r z o e k af t e s l u i t e n .
2. He t ' P r o t o c o l e l e k t r o n i s c h b e r i c h t e n v e r k e e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 0 7 ' in t e t r e k k e n .
3. He t " B e s l u i t d i s c l a i m e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 1 4 " v a s t t e s t e l l e n .
B ft W d . d .
Besluit:
Ooi
Paráaf gemeentesecretaris:
M
Gemeente
Coevorden
Advies b&w gemeente Coevorden
Onderwerp
Het a f s l u i t e n v a n de e l e k t r o n i s c h e w e g v o o r het i n d i e n e n v a n e e n W o b - v e r z o e k .
Besluit
1 . De ' B e l e i d s r e g e l s e l e k t r o n i s c h b e r i c h t e n v e r k e e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 1 4 " v a s t te s t e l l e n en
d a a r m e e de e l e k t r o n i s c h e w e g v o o r het i n d i e n e n v a n een W o b - v e r z o e k af t e s l u i t e n .
2. Het ' P r o t o c o l e l e k t r o n i s c h b e r i c h t e n v e r k e e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 0 7 ' in t e t r e k k e n .
3. Het " B e s l u i t d i s c l a i m e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 1 4 " v a s t t e s t e l l e n .
Inleiding
Een m o g e l i j k h e i d o m het a a n t a l o n e i g e n l i j k e w o b - v e r z o e k e n ( d a t d i g i t a a l v e r z o n d e n w o r d t ) t e r u g
t e d r i n g e n , is o m v o o r deze v e r z o e k e n d e e l e k t r o n i s c h e w e g af t e s l u i t e n . Op d i t m o m e n t is de
m o g e l i j k h e i d o m e l e k t r o n i s c h v e r k e e r t o e t e s t a a n , r u i m o p e n g e s t e l d . G e b l e k e n is e c h t e r d a t veel
i n d i e n e r s v a n o n e i g e n l i j k e W o b - v e r z o e k e n g e b r u i k m a k e n v a n de m o g e l i j k h e i d o m via een e-mail
een W o b - v e r z o e k in te d i e n e n . Z o d o e n d e k u n n e n m e e r d e r e g e m e e n t e n i n e e n s w o r d e n
a a n g e s c h r e v e n . I n het h u i d i g e Protocol e l e k t r o n i s c h b e r i c h t e n v e r k e e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 0 7
( h i e r n a : h e t p r o t o c o l ) is g e r e g e l d d a t o n d e r a n d e r e W o b - v e r z o e k e n via e - m a i l m o g e n w o r d e n
i n g e d i e n d . I n d e v o o r g e s t e l d e b e l e i d s r e g e l s is d a t niet l a n g e r m o g e l i j k . T e g e l i j k e r t i j d is v a n de
g e l e g e n h e i d g e b r u i k g e m a a k t o m e e n a c t u a l i s e r i n g d o o r t e v o e r e n , n a m e l i j k d a t de t o e g e s t a n e
g r o o t t e v a n e e n b e r i c h t w o r d t v e r r u i m d v a n 5 MB n a a r 1 0 M B .
Argumenten
1.1 Het indienen
van oneigenlijke
Wob-verzoeken
met als enkel doel het innen van een
dwangsom,
kan hierdoor
worden
beperkt.
De m e e s t e W o b - v e r z o e k e n w o r d e n p e r e - m a i l i n g e d i e n d . Dat is de m a k k e l i j k s t e w e g o m e e n
v e r z o e k bij de g e m e e n t e in t e d i e n e n . Op deze m a n i e r k u n n e n o o k m e e r d e r e g e m e e n t e n en a n d e r e
b e s t u u r s o r g a n e n t e g e l i j k e r t i j d w o r d e n a a n g e s c h r e v e n . Het o o g m e r k v a n h e t i n d i e n e n v a n een
W o b - v e r z o e k via e - m a i l is v a a k s l e c h t s h e t i n n e n v a n de d w a n g s o m i n d i e n n i e t t i j d i g w o r d t
besloten op het verzoek.
1.2 De Algemene
wet bestuursrecht
biedt de mogelijkheid
om voor bepaalde
onderwerpen
elektronisch
verkeer af te
sluiten.
A f d e l i n g 2.3 A w b s t e l t d a a r v o o r , n e t als v o o r het o p e n e n v a n de e l e k t r o n i s c h e w e g , g e e n specifieke
r e g e l s . Zo l e g t de w e t geen v e r p l i c h t i n g op a a n het b e s t u u r o r g a a n de e l e k t r o n i s c h e w e g t e o p e n e n ,
m a a r is d i t e e n v r i j e k e u z e . D a a r n a a s t g e e f t de w e t g e v e r a a n d a t d i f f e r e n t i a t i e m o g e l i j k is. Het
b e s t u u r s o r g a a n k a n v o o r b e p a a l d e t y p e b e r i c h t e n b e p a l e n d a t deze n i e t via de e l e k t r o n i s c h e weg
k u n n e n w o r d e n i n g e s t u u r d . Veel g e m e e n t e n h e b b e n i n m i d d e l s v a n deze m o g e l i j k h e i d g e b r u i k
g e m a a k t in h e t k a d e r v a n de W o b .
2.1 Een protocol
is geen bestuursrechtelijk
begrip en kan om die reden verwarring
meebrengen.
Een p r o t o c o l h e e f t g e e n b e s t u u r s r e c h t e l i j k e b e t e k e n i s , b e l e i d s r e g e l s d a a r e n t e g e n w e l . Het
v a s t s t e l l e n v a n b e l e i d s r e g e l s is e e n b e v o e g d h e i d v a n h e t c o l l e g e . D o o r h e t p r o t o c o l in t e t r e k k e n
en het e t i k e t t e w i j z i g e n in b e l e i d s r e g e l s , is de j u r i d i s c h e d u i d i n g v a n de r e g e l s h e l d e r . I n d i e n een
W o b - v e r z o e k via e - m a i l w o r d t i n g e d i e n d , k u n n e n w e bij de b e a n t w o o r d i n g v a n de e - m a i l slechts
v e r w i j z e n n a a r deze b e l e i d s r e g e l s . O o k in b e z w a a r - en b e r o e p s p r o c e d u r e s is het v a n b e l a n g d a t
kan w o r d e n v e r w e z e n naar b e l e i d s r e g e l s .
Gemeente
Coevorden
3.1 Hiermee
wordt
tegemoet
gekomen
aan de behoefte
om de disclaimer
te
actualiseren.
Een d i s c l a i m e r h e e f t in p r i n c i p e g e e n j u r i d i s c h e b e t e k e n i s . Wel is het w e n s e l i j k o m in een e-mail
d u i d e l i j k t e m a k e n w a t v a n de o n t v a n g e r v e r w a c h t w o r d t , i n d i e n het b e r i c h t niet v o o r de o n t v a n g e r
O
n h u i d i g e e - m a i l d i s c l a i m e r is lastig l e e s b a a r e n j u r i d i s c h o n h a n d i g g e f o r m u l e e r d .
is pbm
e setrekmi n
d .g eDe
I n h e t a f g e l o p e n j a a r is het nog n i e t v o o r g e k o m e n d a t e r e e n d w a n g s o m is b e t a a l d o m d a t de
t e r m i j n v o o r het a f h a n d e l e n v a n een W o b - v e r z o e k is v e r s t r e k e n . D e s o n d a n k s is h e t a f h a n d e l e n v a n
e e n d e r g e l i j k v e r z o e k e e n t i j d r o v e n d e a c t i v i t e i t . Dit v o o r s t e l d r a a g t er a a n bij o m a a n de v o o r k a n t
e e n z e e f w e r k i n g t e c r e ë r e n z o d a t e r zo w e i n i g m o g e l i j k t i j d a a n de a f h a n d e l i n g v a n o n e i g e n l i j k e
Wob-verzoeken wordt besteed.
Kosten, baten, dekking
Er z i j n g e e n k o s t e n aan deze w i j z i g i n g v e r b o n d e n .
A a n p a k / u itvoe ring
V o o r h e t s l u i t e n v a n de e l e k t r o n i s c h e w e g is het v a n b e l a n g d a t het b e s t u u r s o r g a a n d u i d e l i j k en
e e n d u i d i g k e n b a a r m a a k t d a t W o b - v e r z o e k e n via de e l e k t r o n i s c h e w e g n i e t ( l a n g e r ) in b e h a n d e l i n g
w o r d e n g e n o m e n . Dat k a n g e b e u r e n d o o r het d o e n v a n e e n a l g e m e n e m e d e d e l i n g op de w e b s i t e .
I n d i e n a l s n o g via e - m a i l e e n W o b - v e r z o e k b i n n e n k o m t , w o r d t d i t v e r z o e k g e w e i g e r d en w o r d t de
i n d i e n e r in de g e l e g e n h e i d g e s t e l d o m via de j u i s t e w e g h e t v e r z o e k in t e d i e n e n . De beleidsregels
k u n n e n w o r d e n b e k e n d g e m a a k t op de w i j z e die de A l g e m e n e w e t b e s t u u r s r e c h t v o o r s c h r i j f t . Het
b e s l u i t v a n de d i s c l a i m e r h o e f t n i e t op een speciale m a n i e r b e k e n d te w o r d e n g e m a a k t , m a a r kan
w o r d e n t o e g e p a s t in het e - m a i l v e r k e e r .
Communicatie
Op de w e b s i t e v a n de g e m e e n t e C o e v o r d e n w o r d t e x p l i c i e t a a n g e g e v e n d a t W o b - v e r z o e k e n niet
m e e r via e - m a i l k u n n e n w o r d e n i n g e d i e n d . D a a r n a a s t w o r d t a a n g e g e v e n hoe een W o b - v e r z o e k wel
kan w o r d e n ingediend.
Bijlagen
Beleidsregels elektronisch berichtenverkeer g e m e e n t e Coevorden 2 0 1 4 .
Besluit d i s c l a i m e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 1 4 .
Burgemeester en wethouders van C o e v o r d e n ;
O v e r w e g e n d e d a t e r via de e l e k t r o n i s c h e w e g n i e u w e m a n i e r e n z i j n o n t s t a a n v o o r c o m m u n i c a t i e
t u s s e n b u r g e r s en b e s t u u r s o r g a n e n en b e s t u u r s o r g a n e n o n d e r l i n g en d a t h e t g e w e n s t is o m h i e r v o o r
b e l e i d s r e g e l s op t e s t e l l e n ;
Gelezen het v o o r s t e l v a n de a f d e l i n g K w a l i t e i t en C o n c e r n c o n t r o l , t e a m Planning en K w a l i t e i t d . d . 2 5
maart 2014;
Gelet op de A l g e m e n e w e t b e s t u u r s r e c h t e n de A r c h i e f w e t ;
b e s l u i t e n :
De b e l e i d s r e g e l s " e l e k t r o n i s c h b e r i c h t e n v e r k e e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 1 4 " v a s t t e s t e l l e n .
BELEIDSREGELS ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE COEVORDEN 2014
H O O F D S T U K 1. B E G R I P S B E P A L I N G , R E I K W I J D T E E N D O E L E I N D E N
A r t i k e l 1. B e g r i p s b e p a l i n g
I n deze b e l e i d s r e g e l s w o r d t v e r s t a a n o n d e r :
Algemene postbus
E l e k t r o n i s c h e p o s t b u s w e l k e niet g e k o p p e l d is aan een specifieke
m e d e w e r k e r v a n de g e m e e n t e C o e v o r d e n , m a a r aan de o r g a n i s a t i e a l s
g e h e e l of e e n o n d e r d e e l d a a r v a n . B i j v o o r b e e l d
[email protected].
Persoonlijke postbus
E l e k t r o n i s c h e p o s t b u s w e l k e g e k o p p e l d is a a n een s p e c i f i e k e
m e d e w e r k e r v a n de g e m e e n t e C o e v o r d e n .
Gemeentelijk e-mailadres
E l e k t r o n i s c h p o s t a d r e s e i n d i g e n d op @ c o e v o r d e n . n l .
G e m e e n t e l i j k e w e b s i t e De i n t e r n e t s i t e v a n de g e m e e n t e C o e v o r d e n , w w w . c o e v o r d e n . n l .
Elektronische berichten
I n f o r m a t i e die langs e l e k t r o n i s c h e w e g v e r z o n d e n w o r d t . Bij v e r k e e r
langs e l e k t r o n i s c h e w e g k a n m e n b i j v o o r b e e l d d e n k e n a a n em a i l b e r i c h t e n , w e b f o r m u l i e r e n en SMS b e r i c h t e n .
Functionele berichten
E l e k t r o n i s c h e b e r i c h t e n die een m e d e w e r k ( s t ) e r uit h o o f d e v a n zijn o f
h a a r f u n c t i e o n t v a n g t of v e r z e n d t .
Privé b e r i c h t e n
E l e k t r o n i s c h e b e r i c h t e n die e e n m e d e w e r k ( s t ) e r niet uit h o o f d e v a n z i j n
o f h a a r f u n c t i e o n t v a n g t of v e r z e n d t .
B e s t u u r l i j k e b e r i c h t e n F u n c t i o n e l e b e r i c h t e n o n t v a n g e n of v e r z o n d e n d o o r of n a m e n s e e n
bestuursorgaan. Bijvoorbeeld aanvragen, bezwaarschriften, klachten
en zienswijzen.
Niet b e s t u u r l i j k e
berichten
Archiefwaardige
Berichten
Niet a r c h i e f w a a r d i g e
Berichten
Medewerker
Behandelaar
F u n c t i o n e l e b e r i c h t e n n i e t o n t v a n g e n of v e r z o n d e n d o o r of n a m e n s
een b e s t u u r s o r g a a n .
B e s t u u r l i j k e en n i e t b e s t u u r l i j k e b e r i c h t e n die op g r o n d v a n de
a r c h i e f w e t g e v i n g in a a n m e r k i n g k o m e n v o o r b e w a r i n g .
Niet b e s t u u r l i j k e b e r i c h t e n e n p r i v é b e r i c h t e n die op g r o n d v a n de
a r c h i e f w e t g e v i n g n i e t in a a n m e r k i n g k o m e n v o o r b e w a r i n g .
Persoon m e t e e n a a n s t e l l i n g bij of e e n a r b e i d s o v e r e e n k o m s t m e t de
gemeente Coevorden, alsmede stagiaires, inleenVuitzendkrachten,
g e d e t a c h e e r d e n en o v e r i g e ( e x t e r n e ) m e d e w e r k e r s .
M e d e w e r k e r die m e t de a f h a n d e l i n g v a n h e t e l e k t r o n i s c h e b e r i c h t is
belast.
Artikel 2. Reikwijdte
Deze b e l e i d s r e g e l s zijn v a n t o e p a s s i n g o p f u n c t i o n e l e b e r i c h t e n v e r s t u u r d n a a r of o n t v a n g e n
1.
op e e n g e m e e n t e l i j k e - m a i l a d r e s . Privé b e r i c h t e n v a l l e n niet o n d e r de w e r k i n g v a n deze
beleidsregels.
2.
De b e l e i d s r e g e l s z i j n v a n t o e p a s s i n g o p i n k o m e n d e f u n c t i o n e l e b e r i c h t e n v e r z o n d e n via een
w e b f o r m u l i e r v a n a f de g e m e e n t e l i j k e w e b s i t e .
De b e l e i d s r e g e l s z i j n niet v a n t o e p a s s i n g op o v e r i g e v o r m e n v a n i n k o m e n d en u i t g a a n d
3.
elektronisch verkeer.
(2)
4.
Deze beleidsregels zijn niet van toepassing op verzoeken die op grond van de Wet
openbaarheid van bestuur zijn ingediend. Deze verzoeken w o r d e n alleen in behandeling
genomen indien zij schriftelijk zijn ingediend.
A r t i k e l 3. D o e l e i n d e n
1.
Naar de eigen organisatie verschaffen de beleidsregels duidelijkheid over hoe medewerkers
om horen te gaan m e t de afhandeling van functionele berichten.
2.
Naar overige partijen maken deze beleidsregels kenbaar dat h e t mogelijk is o m berichten
elektronisch naar de gemeente Coevorden te verzenden en v e r s c h a f t het duidelijkheid in de
voorwaarden die de g e m e e n t e Coevorden stelt aan het gebruik v a n de elektronische weg.
HOOFDSTUK 2. V E R A N T W O O R D E L I J K H E I D
Artikel 4. Verantwoordelijkheid
Iedere medewerker is v e r a n t w o o r d e l i j k voor de behandeling van functionele berichten conform deze
beleidsregels.
HOOFDSTUK 3. B E R E I K B A A R H E I D
A r t i k e l 5. B e r e i k b a a r h e i d
1.
Berichten kunnen elektronisch naar de g e m e e n t e Coevorden verzonden w o r d e n .
2.
Elektronische a a n v r a g e n , bezwaarschriften, klachten en zienswijzen worden alleen in
behandeling g e n o m e n wanneer deze v e r s t u u r d zijn via het d a a r v o o r bestemde webformulier
op de gemeentelijke website. Indien de betreffende dienst of het product niet middels een
webformulier w o r d t aangeboden kan een bericht in een andere v o r m elektronisch worden
verzonden.
3.
Overige functionele berichten worden alleen in behandeling g e n o m e n wanneer deze
verstuurd zijn naar de algemene postbussen qemeente@coevorden,nl. en [email protected]
of wanneer er via de Website uitdrukkelijk sprake is van een specifiek mailadres.
4.
Berichten die niet in behandeling worden g e n o m e n z i j n :
a. Berichten w a a r v a n de bijlagen niet geopend kunnen w o r d e n ;
b. Berichten die de m a x i m a l e e-mail grootte overschrijden;
c. Berichten die niet voorzien zijn van n a a m en adres van de afzender;
d. Berichten die door de externe virus- en spammailfilters van de gemeente Coevorden
worden t e g e n g e h o u d e n .
5.
Berichten moeten aan de volgende eisen v o l d o e n :
a. Het bericht mag inclusief bijlagen niet groter zijn dan 10Mb.
b. Het bericht m o e t door de e-mailserver van de gemeente Coevorden v e r w e r k t kunnen
worden en voldoen aan de geldende standaarden voor e-mailverkeer.
c. Eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij de g e m e e n t e Coevorden gehanteerde
pakketten zoals W o r d , Excel, Acces, Powerpoint en de f o r m a t e n die gehanteerd moeten
worden zijn PDF, JPG en TIFF.
d . Het e-mailadres m o e t herleidbaar z i j n .
e. Het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden b e v a t t e n .
f. Berichten mogen geen virussen bevatten en mogen niet w o r d e n g e k e n m e r k t als
spammail.
H O O F D S T U K 4. A F H A N D E L I N G
A r t i k e l 6. O n t v a n g s t b e v e s t i g i n g
Voor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website en
functionele berichten die b i n n e n k o m e n via [email protected] e n / o f [email protected] wordt
een technische ontvangstbevestiging v e r s t u u r d . Hiermee w o r d t aangegeven dat het bericht, technisch
gezien, in goede orde o n t v a n g e n is. Indien een Wob-verzoek w o r d t ingediend op bovengenoemde emailadressen, w o r d t aan de verzender kenbaar g e m a a k t dat Wob-verzoeken slechts dan in
behandeling worden genomen indien zij via de reguliere postzending zijn ingediend.
A r t i k e l 7. A f h a n d e l i n g
1.
Afzenders van alle functionele berichten o n t v a n g e n binnen 5 dagen na ontvangst een
behandelingsbericht waarin aangegeven w o r d t :
a. Wie de behandelende ambtenaar of afdeling is.
b. Wat de t e r m i j n is van de vervolgreactie.
c. Of de vervolgreactie schriftelijk zal z i j n .
d. Of een o n d e r t e k e n d document e.d. nodig is.
Als d a t u m van o n t v a n g s t geldt hierbij de d a t u m waarop het bericht door de gemeente
Coevorden is o n t v a n g e n .
2.
Iedere m e d e w e r k e r is zelf verantwoordelijk v o o r het tijdig afhandelen van functionele
(3)
3.
a.
b.
4.
5.
6.
7.
b e r i c h t e n w a a r v a n hij of zij de b e h a n d e l a a r is. I n het g e v a l v a n b e s t u u r l i j k e b e r i c h t e n ligt d e
f o r m e l e v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d bij h e t b e s t u u r s o r g a a n .
Onder een tijdige afhandeling w o r d t v e r s t a a n :
a f h a n d e l i n g b i n n e n de w e t t e l i j k g e l d e n d e t e r m i j n ;
bij o n t b r e k e n v a n een w e t t e l i j k e t e r m i j n a f h a n d e l i n g b i n n e n e e n t e r m i j n v a n a c h t w e k e n .
W a n n e e r het n i e t m o g e l i j k is e e n b e r i c h t t i j d i g af t e h a n d e l e n s t u u r t de b e h a n d e l a a r c.q. h e t
b e s t u u r s o r g a a n een v e r t r a g i n g s b e r i c h t . Naast een n i e u w e s t r e e f d a t u m b e v a t dit b e r i c h t de
reden van vertraging.
De f o r m e l e a f h a n d e l i n g v a n b e s t u u r l i j k e b e r i c h t e n v i n d t s c h r i f t e l i j k e n / o f e l e k t r o n i s c h p l a a t s .
E l e k t r o n i s c h e a f h a n d e l i n g is a l l e e n t o e g e s t a a n i n d i e n :
a. de g e a d r e s s e e r d e e x p l i c i e t k e n b a a r h e e f t g e m a a k t langs e l e k t r o n i s c h e w e g v o l d o e n d e
bereikbaar te zijn.
b. h e t u i t g a a n d e b e r i c h t , i n d i e n v a n t o e p a s s i n g , o n d e r t e k e n d is m i d d e l s een m e t v o l d o e n d e
waarborgen omgeven elektronische handtekening.
De f o r m e l e a f h a n d e l i n g v a n o v e r i g e f u n c t i o n e l e b e r i c h t e n v i n d t s c h r i f t e l i j k e n / o f e l e k t r o n i s c h
p l a a t s . E l e k t r o n i s c h e a f h a n d e l i n g is a l l e e n t o e g e s t a a n i n d i e n v o l d a a n is aan de eis uit a r t i k e l 7
lid 5 o n d e r b.
Alle u i t g a a n d e e l e k t r o n i s c h e b e r i c h t e n w o r d e n v o o r z i e n v a n e e n s t a n d a a r d d i s c l a i m e r , zoals
v a s t g e s t e l d in het " B e s l u i t d i s c l a i m e r 2 0 0 7 " .
H O O F D S T U K 5. R E G I S T R A T I E EN A R C H I V E R I N G
Artikel 8. R e g i s t r a t i e
1.
A r c h i e f w a a r d i g e b e r i c h t e n die b i n n e n k o m e n via een w e b f o r m u l i e r v a n a f de g e m e e n t e l i j k e
w e b s i t e w o r d e n d o o r de d a a r v o o r v e r a n t w o o r d e l i j k e m e d e w e r k e r s g e r e g i s t r e e r d in h e t
daarvoor bestemde informatiesysteem.
2.
A r c h i e f w a a r d i g e b e r i c h t e n die r e c h t s t r e e k s b i n n e n k o m e n op de a l g e m e n e p o s t b u s s e n
g e m e e n t e @ c o e v o r d e n . n l e n i n f o @ c o e v o r d e n . n l w o r d e n d o o r de d a a r v o o r v e r a n t w o o r d e l i j k e
m e d e w e r k e r s g e r e g i s t r e e r d in h e t d a a r v o o r b e s t e m d e i n f o r m a t i e s y s t e e m .
3.
O v e r i g e e l e k t r o n i s c h e b e r i c h t e n w o r d e n n i e t g e r e g i s t r e e r d bij o n t v a n g s t . Op deze b e r i c h t e n
vindt dus ook geen t e r m i j n b e w a k i n g plaats.
Artikel 9. Archivering
1.
I e d e r e m e d e w e r k e r is zelf v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r h e t t e r r e g i s t r a t i e en a r c h i v e r i n g a a n b i e d e n
v a n a r c h i e f w a a r d i g e b e r i c h t e n , die r e c h t s t r e e k s zijn o n t v a n g e n o p of v e r s t u u r d v a n a f zijn of
haar persoonlijke postbus.
2.
Bij h e t b e o o r d e l e n of een e l e k t r o n i s c h b e r i c h t in a a n m e r k i n g k o m t v o o r a r c h i v e r i n g g e l d e n
d e z e l f d e c r i t e r i a als v o o r p a p i e r e n s t u k k e n .
3.
Het a a n b i e d e n v a n b e r i c h t e n t e r a r c h i v e r i n g v i n d t p l a a t s via de d a a r v o o r g e l d e n d e r i c h t l i j n e n .
4.
De a f d e l i n g die belast is m e t de d o c u m e n t a i r e i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g is v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r
h e t t o e t s e n v a n de a a n g e b o d e n b e r i c h t e n a a n de r e g i s t r a t i e c r i t e r i a en het r e g i s t r e r e n en
a r c h i v e r e n v a n deze b e r i c h t e n .
H O O F S T U K 6. O V E R I G E B E P A L I N G E N
Artikel 10. Onvoorziene omstandigheden
I n g e v a l l e n w a a r i n d e z e b e l e i d s r e g e l s n i e t v o o r z i e n o f bij t w i j f e l o m t r e n t de t o e p a s s i n g h i e r v a n
beslist het c o l l e g e v a n b u r g e m e e s t e r en w e t h o u d e r s .
Artikel 11.
Inwerkingtreding
Deze b e l e i d s r e g e l s t r e d e n in w e r k i n g na b e k e n d m a k i n g .
Artikel 12. Citeertitel
Deze b e l e i d s r e g e l s w o r d e n a a n g e h a a l d als " B e l e i d s r e g e l s e l e k t r o n i s c h b e r i c h t e n v e r k e e r g e m e e n t e
Coevorden 2014".
C o e v o r d e n , 25 m a a r t 2 0 1 4 .
Burgemeester en/wethouders voornoemd,
de b u r g e m e e s t e r ,
B u r g e m e e s t e r en w e t h o u d e r s v a n C o e v o r d e n ;
G e l e z e n het v o o r s t e l v a n de a f d e l i n g K w a l i t e i t en C o n c e r n c o n t r o l , t e a m Planning en K w a l i t e i t d . d .
maart 2014.
25
Gelet op de " B e l e i d s r e g e l s e l e k t r o n i s c h b e r i c h t e n v e r k e e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 1 4 " ;
b e s l u i t e n :
Het " B e s l u i t d i s c l a i m e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 1 4 " v a s t t e s t e l l e n .
Besluit disclaimer gemeente Coevorden 2014.
A r t i k e l 1.
Alle f u n c t i o n e l e b e r i c h t e n die d o o r m e d e w e r k e r s en o r g a n e n v a n de g e m e e n t e C o e v o r d e n w o r d e n
v e r z o n d e n b e v a t t e n e e n link n a a r de t e k s t v a n de d i s c l a i m e r e n n a a r d e " B e l e i d s r e g e l s e l e k t r o n i s c h e
b e r i c h t e n v e r k e e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 1 4 " op de W e b s i t e v a n de g e m e e n t e C o e v o r d e n .
Artikel 2.
De t e k s t v a n de d i s c l a i m e r l u i d t als v o l g t :
" D i t e - m a i l b e r i c h t is u i t s l u i t e n d b e s t e m d v o o r de g e a d r e s s e e r d e . Als d i t b e r i c h t niet v o o r u b e s t e m d i s ,
w o r d t u v r i e n d e l i j k v e r z o c h t d i t a a n de a f z e n d e r t e m e l d e n . De g e m e e n t e C o e v o r d e n s t a a t d o o r de
e l e k t r o n i s c h e v e r z e n d i n g v a n d i t b e r i c h t n i e t in v o o r de j u i s t e en v o l l e d i g e o v e r b r e n g i n g v a n de
i n h o u d , noch v o o r t i j d i g e o n t v a n g s t d a a r v a n . W i j v e r z o e k e n u d a n o o k o m de i n h o u d v a n d i t bericht
n i e t o p e n b a a r te m a k e n d a n w e l t e v e r s p r e i d e n . "
Artikel 3.
Dit b e s l u i t w o r d t a a n g e h a a l d als " B e s l u i t d i s c l a i m e r g e m e e n t e C o e v o r d e n 2 0 1 4 " .
C o e v o r d e n , 25 m a a
de s e c r e t a r i
N
Broers
014
e burgemeester,
B J . Bouwm
ter