Transcript 04.0 DS - Utfieringsprogramma YBT

provinsje fryslân
provincie fryslân
b
cj)
postbus 20120
8900 hm leeuwarden
tweebaksmarkt 52
telefoon: (058) 292 59 25
telefax: (058) 292 51 25
www.fryslan.nl
[email protected]
www.twitter.com/provfryslan
Provinsjale Steaten fan Fryslân
•
0
Ljouwert, 4juny 2014
Ferstjoerd, 17JUNI2014
Os merkteken
Ofdieling
Opsteld troch
Jo merkteken
Taheakke(n)
01140161
Stêf buro Stipe Bestjoer en Direksje
/ +31 58 292 58 45 of [email protected]
Ûnderwerp
Utfieringsprogramma YBT
Achte steateleden,
Hjirby wolle wy jim ynformearje oer it iffieringsprogramma Ynterbestjoerlik Tafersjoch
(YBT). Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht (Wet rgt) fan krôft
wurden. Yn dizze Wet binne in tal fûnemintele Wizigings opnaam oangeande it tafersjoch
tusken bestjoerslagen. Op 6 novimber 2012 hawwe wy ynstimd mei de Fryske
ûtgongspunten fan it YBT te witten: risikorjochte, sober, pro-aktyf, betrouwen, it fersterkjen
fan de horizontale ferantwurding en minder bestjoerlike drokte. Yn de brief fan 6 novimber
2012, nûmer 01021786, binne jim hjir fan op de hichte steld. Yn it bygeande
itfieringsprogramma Ynterbestjoerlik Tafersjoch wurde PS tuskentiids ynformeard oer de
ûtgongspunten sa as hjir boppe neamd.
Foar
ventueel drukt eksimplaar fan it ûtNeringsprogramma kinne jo terjochte by de
ôfdie ing OBD.
Steaten fan Fryslân,
den Berg, sekretaris
1 /1
-
Üs
merkteken: 01140161
provinsje fryslân
provincie frys1ân
Uitvoeringsprogramma
Ruimtelijke Ordening- Bouwen en wonen-Omgevingsrecht- Archief toezicht
Huisvestingswet-Water-Monumentenzorg-Archeologie-Financieel toezicht
Interbestuurlijk toezicht provincie Fryslân
1
Risicogericht en sober toezicht op basis van vertrouwen.
Werkgroep IBT
afdeling
H.Brakels
J.Dijkstra
H.Nieken
H.J.Kemper
R.Steensma
projectleider
s&P
K&M
K&E
SOBD
K&M
December 2013
Samenvatting
Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) in werking getreden.
Deze wet vormt de basis voor de vereenvoudiging han het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) dat
provincies op gemeenten en waterschappen houden. Het gaat om toezicht op het uitvoeren
van wettelijke taken door gemeenten op het gebied van Ruimtelijke Ordening, Omgeving,
Huisvesting van statushouders, water monimenten en erfgoed. Op 6 november 2012 heeft
GS ingestemd met de uitgangspunten van het IBT.
Die uitgangspunten zijn
•
•
•
•
•
•
•
•
toezicht op basis van vertrouwen en invullen van eigen verantwoordelijkheid;
in lijn met de coöperatiegedachte inzetten op de voorkantbenadering (maken van
afspraken);
uitgaan van het versterken van de horizontale verantwoording, inclusief adequate
kwaliteitsborging;
risicogericht toezicht en de hieruit voortvloeiende selectieve toetsing;
toezicht op basis van wettelijke grondslag;
toezicht vanuit een integrale benadering (totaalbeeld);
afspraken over informatiestromen;
minder bestuurlijke drukte en minder informatielasten
In het uitvoeringsprogramma 2014 worden de directie en Gedeputeerde Staten geinformeerd
over de hiervoor genoemde uitgangspunten en wordt gevraagd de uitwerking van de
uitgangspunten en de vervolgprocedure vast te stellen. Op de eerste plaats wordt er
aandacht gevraagd voor de verkennings- en vervolggesprekken met de gemeenten (0meting). Daarnaast is er aandacht voor de volgende onderwerpen; beoordeling van
gemeenten, het omgaan met klachten, het opstellen van een totaalbeeld, het inrichten van
de werkprocessen en de uitvraag van informatie aan gemeenten. In het tweede deel wordt
van alle toezichtsgebieden beschreven wat de belangrijkste risico’s zijn, swelke informatie
wij van de gemeente op mogen vragen en wanneer er als provincie als toezichthouder
sprake is van goed, normaal/slecht en zeer slecht taakuitvoering van de gemeenten.
In juli 2014 komt er een eind aan het project IBT en gaat het over in het reguliere proces. Op
dat moment zal er totaalbeeld liggen van de bestuurlijke en ambtelijke implementatie en de
wijze waarop wij toezicht op gemeenten houden. Ook zal dan bekend zijn welke informatie
bij gemeenten wordt opgevraagd. Deze informatie die wordt vastgelegd bij de
informatieverordening zal in de loop van het jaar aan Provinciale Staten worden voorgelegd.
•17
INHOUD
1. Inleiding
1.1
Uitgangspunten
1 .2 Opzet programma
1 .3 Status van het programma
2. Uitvoering
2.1
Inleiding
2.2
Hoe komen we aan de nodige (kern)informatie
2.3 Verwerken en beoordelen van de informatie
2.4 Overzicht nulmeting gemeentelijke archieven
2.5. Selectieve toetsing na beoordeling nulmeting/toezegging van de jaarlijkse
informatie
2.6 Klachten meldingen over gemeenten en waterschappen
2.7 Totaalbeeld voor alle beleidsterreinen
2.8 Interne organisatie en werkprocessen
2.9 Interventies
3. Beleidsterreinen
3.1 Ruimtelijke Ordening
3.2 Bouwen wonen en milieu
3.3 Gemeente financiën
3.4 Archief
3.5 Huisvestingwet
3.6 Water
3.7. Monumentenzorg, Cultuurhistorie en Archeologie
4. Samenvattend totaaloverzicht
Bijlage 1
Bestuurlijke interventieladder
Bijlage 2 Procedurebeschrijving burgerbrieven 1 BT
5
1. INLEIDING
Voor u ligt het eerste uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk toezicht (IBT) 2014. Dit
uitvoeringsprogramma beschrijft de uitvoering van de Wet revitalisering generiek toezicht
zoals die op 1 oktober 2012 is vastgesteld.
Al enkele jaren is een provinciale werkgroep bezig om dit proces te begeleiden. In aanvang
verliep het proces zeer moeizaam omdat alle geledingen van het openbaar bestuur: Rijk,
koepels, provincies en gemeenten, bij de uitwerking van de wet waren betrokken. Op het
moment van de inwerkingtreding van de wet lagen er nog veel onvolkomenheden, zeker
waar het ging om beleidskaders en de overdracht van formatie. Vandaar dat er een knip is
gemaakt in de bestuurlijke en ambtelijke implementatie. Deze knip was temeer noodzakelijk
omdat het gaat om een integraal project waarbij verschillende afdelingen zijn betrokken. De
bestuurlijke implementatie blijft hier buiten beschouwing. In het in paragraaf 1.1 genoemde
GS voorstel is dit afdoende aan de orde geweest.
Met betrekking tot de ambtelijk implementatie hebben wij in 2012 twee waardevolle pilots
gevoerd met de gemeenten Achtkarspelen en het Bildt. De uitgangspunten zoals in
paragraaf 1.1. zijn benoemd zijn daarbij onderwerp van gesprek geweest. De ervaringen uit
deze pilots zijn meegenomen in de vervolgfase.
De pilot-gemeenten hebben geadviseerd om op basis van de vragen lijsten van het VNG
(KPI’s) tot een risicoprofiel per gemeente te komen. Naar aanleiding van dit advies zijn er
e
inmiddels verkenningsgesprekken gevoerd met alle gemeenten (nulmeting). Een 2
tranche
zal in het eerste kwartaal van 2014 plaatsvinden, waarna dit IBT project is afgerond en
naadloos kan worden omgezet in een regulier proces. Op basis van vorenstaande gegevens
wordt door de provincie een selectieve toetsing (stoplichtmodel) opgesteld zoals aangegeven
in paragraaf 2.3.
In de verkenningsgesprekken met gemeenten wordt ook de informatie uitvraag aan de orde
gesteld. De toezichthouder mag- voor de toezichthoudende taak- namelijk niet over meer
informatie beschikken dan aan de gemeenteraad ter beschikbaar wordt gesteld. De uitvraag
naar meer informatie zal in een informatieverordening vastgelegd moeten worden.
Met betrekking tot de voorkantbenadering is de insteek dat het IBT gaat meeliften in de
begrotingscirculaire die door financieel toezicht gemeenten in maart/april aan de gemeenten
wordt verstrekt. Zo wordt aan de voorkant (pro actief) aangegeven wat wij van de gemeente
verwachten. Monitoring zal in belangrijke mate plaatsvinden in de risicoparagraaf van de
programmabegroting van de gemeenten.
Zoals hiervoor is aangegeven zal het IBT project in het 2 kwartaal van 2014 worden
beëindigd. Op dat moment zijn de verkenningsgesprekken afgerond. Naar aanleiding
hiervan zal een eind notitie voor de directie en Gedeputeerde Staten worden opgesteld
waarbij u de volgende documenten zult aantreffen:
•
•
•
•
een informatieverordening (wel/niet)
totaalbeeld per gemeente
selectieve toetsing per gemeente
administratieve organisatie (opstellen AO’s)
7
1.1. Uitgangspunten
De Wet Revitalisering Generiek Toezicht bevat een aantal fundumentele wijzigingen voor het
toezicht tussen de bestuurslagen. De wet maakt een einde aan de veelheid van
toezichtsinstrumenten en keert terug naar twee generieke instrumenten: schorsing- en
vernietiging en indeplaatstelling bij taakverwaarlozing. Het 1 nterbestuurlijk toezicht heeft
betrekking op de volgende beleidsterreinen: Ruimtelijke Ordening,Bouwen en Wonen,
Omgevingsrecht, Archief toezicht, Huisvestingswet,Water-Monumentenzorg, Archeologie
enFinancieel toezicht
Op 6 november 2012 is de notitie “Stand van zaken betreffende het Interbestuurlijk Toezicht”
(IBT) vastgesteld. In deze notitie is ingestemd met de uitgangspunten van het IBT voor de
provincie Fryslân alsmede de bestuurlijk implementatie. Er is kennisgenomen van een lichte
organisatorische aanpassing waarbij de inhoud van het IBT bij de vak-afdelingen is
neergelegd en het proces en de coördinatiefunctie bij de afdeling SOBD.
In dit uitvoeringsprogramma wordt uitwerking gegeven aan het interbestuurlijke toezicht (IBT)
conform de volgende uitgangspunten zoals die in voornoemde notitie zijn vastgelegd
•
•
•
•
•
•
•
•
toezicht op basis van vertrouwen en het invullen van de eigen verantwoordelijkheid;
in de lijn van de coöperatiegedachte inzetten op de voorkantbenadering;
uitgaan van versterking van de horizontale verantwoording, inclusief een adequate
kwaliteitsborging
risicogericht toezicht en de hieruit voortvloeiende selectieve toetsing;
toezicht op basis van wettelijke grondslag;
toezicht vanuit een integrale benadering (totaalbeeld);
afspraken over informatiestromen;
minder bestuurlijke drukte en minder informatielasten.
De uitgangspunten worden hier vertaald naar concrete onderwerpen waarbij de activiteiten
worden beschreven. In de hiervoor genoemde notitie is aangegeven dat wij uitgaan van de
voorkantbenadering d.w.z. dat op basis van verkenningsgesprekken een nulmeting wordt
opgesteld. Naar aanleiding van deze nulmeting zullen de intensiteit van het toezicht en de
omvang van de informatiestromen worden bepaald. Zo nodig zal samen met de gemeente
een verbeterplan worden opgesteld. Aangezien deze meting de basis is van het IBT is het
noodzakelijk om zorgvuldig te handelen en de gemeenten hierin volop te betrekken. Dit is
dan ook de reden dat de verkenningsgesprekken dit jaar nog niet in z’n geheel kunnen
worden afgerond. In het eerste kwartaal van 2014 zullen met alle gemeenten de afrondende
gesprekken plaatsvinden. Verder wordt in dit programma aandacht geschonken aan de
ambtelijke implementatie (formatie en AO) en een beschrijving per beleidsterrein. Het
programma beperkt zich tot een doorkijk naar het interbestuurlijk toezicht in 2014.
1.2. Opzet programma
Het is de bedoeling om het Uitvoeringsprogramma IBT jaarlijks op te stellen en te
actualiseren naar aanleiding van bijvoorbeeld concrete ervaringen of signalen van
gemeenten met het toezicht of op basis van actuele of recente risicoanalyses, gewijzigde
bestuurlijke inzichten, of vanwege ontwikkelingen ten aanzien van op de verschillende
toezichtgebieden. In het voorliggende programma, dat betrekking heeft op alle
bestuursorganen (gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen, tezamen
veelal aangeduid als “lokale overheden”), leggen wij overigens het accent op gemeenten,
afgezien van de toezichtdomeinen water en archiefbeheer, waarbij ook provinciaal toezicht
op het waterschap plaatsvindt.
1.3. Status van dit programma
Primair wordt het uitvoeringsprogramma gebruikt als een basis voor het uitoefenen van het
interbestuurlijke toezicht Gezien de consequenties voor gemeenten vinden wij het van
belang om het programma bestuurlijk te bekrachtigen. Waar wij enerzijds gestreefd hebben
naar een zo compleet en transparant mogelijk programma, hebben wij er anderzijds bewust
voor gekozen om voldoende ruimte te laten voor het zich verder uit laten kristalliseren van
het nieuwe IBT en dus niet alles tot in de laatste details vast te leggen. Wij beseffen, dat met
dit programma niet op alle (praktijk)vragen direct een antwoord wordt gegeven. Immers, het
nieuwe IBT zal zich juist in de praktijk moeten gaan ontwikkelen.
Het daadwerkelijk aan de slag gaan met het IBT nieuwe stijl staat voor ons voorop. De
verkenningsgesprekken die thans met de gemeenten worden gevoerd zullen naar
verwachting aanvullende informatie opleveren voor de verdere ontwikkeling van het toezicht.
Daarnaast zullen we in de praktijk, al werkende weg, vragen tegenkomen die we dan zullen
uitwerken of oplossen, bij voorkeur samen met de gemeenten c.q. waterschap.
Voor de bestuursorganen is het van belang om vooraf te weten wat de hoofdaccenten en
informatie-afspraken zijn voor het provinciale toezicht. Het programma zal dan ook
nadrukkelijk met hen worden gecommuniceerd. Daarnaast moet dit document gezien worden
als (onderdeel van) het werkprogramma voor de betreffende afdelingen, waar het gaat om
het concreet uitvoeren van het interbestuurlijke toezicht. Over de voortgang en de uitvoering
van dit programma zullen wij u periodiek informeren.
10
2. Uitvoering
2.1 Inleiding
Een belangrijk onderdeel van de herziening van het interbestuurlijk toezicht is vermindering
van de bestuurlijke en ambtelijke drukte en versobering van het toezicht. De te verstrekken
informatie dient te voldoen aan de eisen van selectiviteit en proportionaliteit. Wij zullen het
interbestuurlijk toezicht risicogericht uitoefenen: niet op het gehele palet van
medebewindstaken, maar alleen op die taken die cruciaal zijn vanwege met name de risico’s
die daarbij aan de orde zijn. De systematische informatievoorziening zal zich daartoe
beperken.
In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde:
• het informatiearrangement op grond waarvan de provincie als toezichthouder
(kern)informatie ontvangt van de lokale overheden en waar binnen zij met die lokale
overheden afspraken hebben gemaakt;
• het verwerken en beoordelen van de informatierisico’s en de
voorwaarden/omstandigheden waaronder naar het oordeel van de provincie sprake
is van een goede taakuitvoering, een matige taakuitvoering dan wel een gebrekkige
taakuitvoering door de lokale overheid;
• het resultaat. De bovengenoemde beoordeling leidt tot een verschil in regime en
intensiteit van het toezicht (laag/soepel; gemiddeld; hoog/streng) en kan uiteindelijk
leiden tot het in werking zetten van de interventieladder;
• welke provinciale formatie c.q. organisatie is daarvoor nodig.
2.2 Hoe komen wij aan de nodige (kern) informatie?
Algemeen uitgangspunt is dat de te verstrekken gegevens het toezichthoudend
bestuursorgaan in de gelegenheid moeten stellen een oordeel te vormen over de vraag of
het onder toezicht staande bestuursorgaan zijn wettelijke taken uitvoert in overeenstemming
met de wettelijke eisen.
In beginsel is er overeenstemming met de gemeenten over de benodigde toezichtsinformatie
en de wijze waarop de gemeenten hun informatiehuishouding weten af te stemmen op de
gevraagde toezichtsinformatie. In samenwerking met de provincie is op een eenduidige en
vergelijkbare wijze een nulmeting opgesteld voor de beleidsterreinen waar het interbestuurlijk
toezicht op van toepassing is. Voor de nulmeting is gebruik gemaakt van het door VNG
ontwikkelde instrument van Key Performance Indicators (KPI’s) en toezichtsindicatoren.
Mede naar aanleiding van de uitgevoerde pilots heeft de provincie daar voor een aantal
beleidsterreinen aanvullende vragen aan toegevoegd. De beantwoording van de nulmeting
door de gemeente vormt de basis voor de provinciale toezichthouder. De eerste fase van de
verkenningsgesprekken is inmiddels afgerond. Op 1 juli zal de tweede fase, matching met
de provinciale sjablonen, worden afgerond. De voor de provincie benodigde
toezichtinformatie zal per gemeente nader worden omschreven in een
informatiearrangement. Belangrijk onderdeel van dit arrangement is de inhoudelijke
informatievraag( wat) die mede wordt geformuleerd op basis van landelijke en provinciale
cruciale thema’s. Daarnaast gaat het informatiearrangement in op de structuur van de
informatievoorziening.
2.2.1 Grondslag en structuur van informatievoorziening
Bij de uitvoering van het toezichtprogramma in concrete situaties houden wij naast de Wet
Revitalisering Generiek Toezicht en het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie
onder meer rekening met de algemene beleidskaders voor indeplaatstreding bij
taakverwaarlozing en voor schorsing en vernietiging en de aanwezige vastgestelde
aanvullende specifieke beleidskaders Op dit moment is alleen het aanvullend beleidskader
voor het archieftoezicht (nieuwe schoenen) vastgesteld. Voor de overige beleidstereinen
wordt landelijk onderzocht of een aanvullend beleidskader in de behoefte voorziet
Bovendien beschikken de provinciale toezichthouders over goede vakkennis en reeds
opgedane ervaring. Zij vormen met elkaar het kader en instrumentarium voor ons
interbestuurlijk toezicht op de lokale overheden.
• Systematische toezichtinformatie
Dit betreft de informatie die eenmalig van meer dan één gemeente wordt gevraagd
(= eenmalige verstrekking van systematische informatie) en de informatie die meer dan een
keer wordt gevraagd (=periodieke verstrekking van systematische informatie). De
verplichting tot het eenmalig verstrekken van systematische toezichtinformatie berust op
artikel 2, lid 3 van het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie.
Dit besluit bevat spelregels voor de informatieverstrekking in het kader van het
interbestuurlijk toezicht: het bevat algemene regels over het gebruik van toezichtinformatie,
zodat enerzijds adequaat toezicht mogelijk is en anderzijds onder toezicht gestelde
overheden niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen.
Het besluit heeft als uitgangspunt dat de verplichting tot verstrekking van periodieke
systematische informatie zo voorspelbaar mogelijk gebeurt. Uit artikel 120 Gemeentewet
volgt dat een dergelijke verplichting bij wettelijk voorschrift moet worden opgelegd. Daarvoor
heeft de provincie het instrument van de informatieverordening ter beschikking. Uit de
verkenningsonderzoeken zal worden opgemaakt of wij als toezichthouder meer informatie
nodig hebben dan de informatie die aan de gemeenteraad wordt verstrekt. Indien dit het
geval is dan zal er in 2014 een informatieverordening worden opgesteld.
• Incidentele in formatie
De verplichting van gemeenten om incidentele informatie te verstrekken aan de provincie
berust op artikel 118 van de Gemeentewet (voor deze uitvraag is geen provinciale
informatieverordening nodig). Het gaat hier veelal om signalen, meldingen, klachten die bij
de toezichthouder binnenkomen (piepsysteem). In paragraaf 2.6 wordt ingegaan op de wijze
hoe wij hier als provincie mee om zullen gaan.
• Nadere, aanvullende en gerichte informatie uit realitychecks
Deze nadere onderzoeksinformatie komt niet van de gemeenten, maar van de provinciale
toezichthouders zelf die op één risicovol punt onderzoek bij een gemeente kunnen(laten)
uitvoeren, bijvoorbeeld aan de hand van dossiers of vraaggesprekken.
2.2.2 Enkele spelregels m.b.t. informatie
Naast de te verkrijgen informatie maken wij waar relevant ook gebruik van eventueel al
beschikbare informatie, bijvoorbeeld uit bepaalde metingen of bijv. voorgaande rapportages
Los van bestaande metingen of rapportages speelt de opgedane ervaring en vakkennis van
provinciale toezichthouders een belangrijke rol. Wij zullen als provincie geen informatie van
een gemeente (respectievelijk waterschap of gemeenschappelijke regeling) vragen, die zij al
(eerder) beschikbaar heeft gesteld.
De aangeleverde toezichtinformatie controleren wij in principe jaarlijks (beperkt) en eens in
een aantal jaren (afhankelijk van risicoanalyses en andere bevindingen) uitgebreid door
middel van realitychecks.
De toezichtinformatie zal, waar relevant en inclusief de daarop gebaseerde analyses!
oordelen, digitaal intern beschikbaar worden gesteld voor provinciale afdelingen, wat ook zal
leiden tot een efficiënter gebruik van die informatie (meervoudig gebruik).
In het geval de provincie niet de gevraagde toezichtinformatie krijgt, zal ambtelijk en zo nodig
bestuurlijk overleg met de betreffende gemeente ertoe moeten leiden dat die informatie
alsnog wordt verstrekt. Daarbij zal zo nodig gebruikt worden gemaakt van de stappen in de
bestuurlijke interventieladder. Voor het maken van goede inschattingen en het wegen van
informatie moet de toezichthouder op de hoogte zijn van de ontwikkelingen bij een
gemeente. Hiertoe kan hij in overleg met de gemeente relatiebezoeken afleggen.
—
2.3 Verwerken en beoordelen van de informatie
-
12
Het IBT gaat uit van risicogericht toezicht waarbij alleen de risicovolle thema’s bij het toezicht
worden betrokken. De wettelijke regelgeving is vaak zeer divers en veel omvattend.
Risicogericht toezicht richt zich niet op het totaal aan medebewindstaken maar beperkt zich
primair tot de meest relevante risicogebieden en de landelijke cruciale thema’s. Nadat de
gemeenten in het kader van de nulmeting de door de VNG opgestelde KPI’s en de
toetsingscriteria hebben beantwoord worden de antwoorden van de gemeente beoordeeld
door de provincie, Op basis van het oordeel kan van de gemeente gevraagd worden een
verbeterplan op te stellen. Bij het in beeld brengen van de risico’s worden ook de landelijke
cruciale thema’s betrokken. Naast de landelijke thema’s wordt er dus nog geïnventariseerd
of er nog aanvullende provinciale thema’s zijn.
Als voorbeeld worden hier de provinciale cruciale thema’s genoemd voor archieven, waarbij
een duidelijk verband wordt gelegd met de landelijke thema’s (KPI’s)
Cruciale thema’s Archieven
1 Het beheer van zowel analoge als digitale
overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen
van een toe te passen kwaliteitssysteem.
2 Zowel analoge als digitale overheidsinformatie
wordt in goede, geordende en toegankelijke staat
gebracht.
3 Zowel analoge als digitale overheidsinformatie
wordt tijdig vernietigd dan wel overgebracht,
openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld.
4 Zowel analoge als digitale overheidsinformatie
wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in
daartoe geëigende omgevingen.
VNG
KPI 1, 2, 9 en 10
KPI 3 en 4
KPI 5, 6 en 8
KPI 3 en 7
13
2.4 Overzicht nulmeting gemeentelijke archiefketen, gemeente X
Vervolgens wordt een selectieve toetsing (stoplichtmodel) toegepast volgends onderstaand
model. Het eerste model geeft de gemeentelijke opgave aan. In het tweede model vindt een
een provinciaal oordeel plaats.
Bijlagel gemeentelijke opgave
1
2
3
4
5
Lokale regelingen
Interne kwaliteitzorg en toezicht
Ordening authenticiteit context etc
Specifiek en digitaal archief
Vernietiging vervanging en vervreemding
6
7
8
Overbrengen naar archiefbewaarplaats
Archiefbewaarplaats ruimten E depots
Ter beschikking stelling
9
10
Rampen. calamiteiten en veiligheid
Middelen en mensen
1.2
21
2 la
31
32
41
4.2
51a
51b
54e
5.4b
&1
62
71a
7lb
81e
8 1h
8.5a
8.5b
9.1
ib.îri.2a
1.3
33
4.3
5 le
54c
8T
7 ic
-
8 6h
92b
10 2b
1.4
2 2a
34
4.4
5 2a
5.4d
1.5
2 2b
35
4.5b
52b
1.6
23
36
4.5b
5 3a
7.2a
7.2b
8 2b
8.6e
9.3b
10.3a
7.2c
8 2c
8.7
7.3a
8 2d
10.3c
10.4
86b
93a
10.2c
Volgens de gemeente in orde
Geen taakverwaarlozing volgens de gemeente risico/aandachtspunt of niet ingevuld
Taakverwaarlozing volgens de gemeente risico/verbeteringspunt of niet ingevuld
Volgend de gemeente niet n.v.t
Niet door de gemeente ingevuld
1.7
24
4.5c
5 3b
4.6a
53e
_
83
E6b
53d
74e
84e
84b
Overzicht nulmeting archiefketen, gemeente X
Bijlage 2 Na overleg en beoordeling door de provincie op wet-en regelgeving en cruciale risicofactoren.
T
2
3
4
5
Lokale regelingen
Interne kwaliteitzorg en toezicht
Ordening,authenticiteit,context etc
Specifiek en digitaal archief
Vernietiging, vervanging en vervreemding
6
7
8
Overbrengen naar archiefbewaarplaats
Archiefbewaarplaats ruimten Edepots
Ter beschikking stelling
10
Rampen, calamiteiten en veiligheid
Middelen en mensen
ÏT
21
31
4.1
5.la
5 4a
61
7.la
8.la
8.5a
10.1
1.2
2 1a
3.2
4,2
5.lb
5.4b
6.2
7.lb
8.lb
8.5b
9.2a
10.2a
1.3
2 lb
3.3
4.3
5.lc
5.4e
3
7.lc
8.1c
8.6b
9.2b
10.2b
1.4
2 2a
3.4
4.4
5.2a
5.4d
1.5
2 2b
3.5
4.5b
5.2b
1.6
23
3.6
4.5b
5.3a
1.7
24
4.5c
5.3b
4a
5.3c
4.6b
5.3d
7.2a
8,2a
8.6b
9.3a
10.2c
7.2b
8.2b
8.6c
9.3b
10.3a
7.2c
8.2c
8.7
7.3a
8.2d
7.3b
8.3
7.4a
84a
10.3c
10.4
7.4b
&4b
In orde
Aandachtpunt
Taakverwaarlozing risico/verbeterpunten
n.v.t
Onvoldoende informatie
Toelichting provincie bij afwijkende beoordeling
1.1 Nieuwe regelgeving na 25-1 0-2007 maakt dit een aandachtspunt
2.1 Reeds opgedane ervaring maakt dit geen taakverwaarlozing
2.lb Wordt nader onderzocht
2.2a Het benoemen van een archivaris is binnen de nieuwe samenwerking is een aandachtpunt
3.1 Het volledige DSP vormt een groot risico
Enz.
14
2.5.Selectieve toetsing na beoordeling nulmeting en toezending jaarlijkse informatie
De voorgaande procedure leidt tot de volgende toetsing. Zie voorts het aanvullende
beleidskader archief, hoofdstuk 3.4.1. inzake archieven.
Zorg voor en beheer van archief op
een enkel aspect niet op orde
Zorg voor en beheer
van archief op meerdere
aspecten niet op orde
Intensiteit toezicht: laag
Frequentie algemeen
inspectiebezoek:
lx per2 3 jaar
Intensiteit toezicht: gemiddeld
Frequentie algemeen inspectiebezoek:
lx per jaar (met nadruk op
risico’s/thema’s)
Relatiebeheer:
lx per jaar; op verzoek kan dat vaker
of minder vaak*
Relatiebeheer:
lx per jaar (gecombineerd met
inspectie)*
Intensiteit toezicht: hoog
Frequentie algemeen inspectiebezoek,
met extra nadruk op de risico’s: 2x per jaar
(waarvan lx monitoring voortgang)
Relatiebeheer:
1 â 2 keer per jaar, waarvan lx
gekoppeld aan inspectiebezoek*
Informatiearrangement:
algemene vragenlijst archiefinspectie
lx per 2 jaar + voor zover aanwezig
horizontale verslaglegging door
gemeentelijk archiefinspecteur c.q.
hoofd
Documentaire informatievoorziening
*trend is intensief relatiebeheer in de
periode waarin wordt toegewerkt naar
machtiging substitutie (van analoge
naar digitale archivering)
lnformatiearrangement:
algemene vragenlijst archiefinspectie lx
per jaar + voor zover aanwezig
horizontale verslaglegging door
gemeentelijk archiefinspecteur c.q. hoofd
Documentaire informatievoorziening.
Monitoring afspraken bij de ‘zorgpunten’
2x per jaar
*zie noot bij groen’
Zorg voor en beheer van archief op
orde
lnformatiearrangement:
algemene vragenlijst archiefinspectie
lx per jaar + 2x per jaar
actualisatie op de
aanbevelingen van
OS + voor zover aanwezig
horizontale verslaglegging door
gemeentelijk archiefinspecteur
c.q. hoofd Documentaire
informatievoorziening
*zie noot bij ‘groen’
2.6. Klachten!meldingen over gemeenten en waterschappen
Eén van de taken die in het kader van het interbestuurlijk toezicht ook aan de provincies is
opgedragen is het behandelen van klachten en meldingen van burgers over de uitvoering
van wet- en regelgeving door het bevoegd gezag (gemeente of waterschap) op de
beleidsterreinen waar het IBT op van toepassing is. Daarnaast kunnen deze klachten en
meldingen gebruikt worden als informatiebron om een beeld te krijgen van het presteren van
een gemeente.
In het kader van het IBT betekent dat dat enerzijds de individuele klachten en meldingen
behandeld worden, maar anderzijds dat periodiek op basis van alle ontvangen klachten en
meldingen een analyse plaatsvindt. Om dat te kunnen doen zullen van de ontvangen en
afgehandelde klachten en meldingen een aantal gegevens geregistreerd worden.
Om te garanderen dat individuele klachten en meldingen op een soortgelijke wijze en in lijn
met de uitgangspunten van het IBT worden behandeld is een procedurebeschrijving
“Burgerbrieven Interbestuurlijk Toezicht’ opgesteld (zie bijlage 2).
De hoofdpunten daarin zijn:
• Bij klachten en meldingen heeft het coördinatiepunt IBT de centrale rol.
• Via de website van de provincie zal gestuurd worden dat klachten en meldingen bij het
coördinatiepunt 1 BT terechtkomen.
• Het coördinatiepunt IBT zal in eerste instantie proberen de klacht of melding af te
handelen door de burger te wijzen op (Juridische) mogelijkheden die hij/zij nog heeft (de
verwachting is dat in 9 van de 10 gevallen dat mogelijk is).
• Wanneer een klacht of melding toch nader onderzocht moet worden, wordt deze
overgedragen aan de vakinhoudelijke afdeling.
• Alle klachten en meldingen worden schriftelijk afgehandeld, waarbij het mandaat voor
ondertekening ligt bij het afdelingshoofd.
15
2.7 Totaalbeeld voor alle beleidsterreinen.
Hiervoor is aangegeven hoe wij per beleidsterrein tot een oordeel komen. Als alle
beleidsterreinen worden gekoppeld levert dit een totaalbeeld per gemeente op. Wel is het
van belang om de informatievoorziening van de betrokken beleidsvelden zo goed mogelijk
op elkaar af te stemmen. Het totaalbeeld voor de betreffende beleidsterreinen samen vormt
de basis voor het vaststellen van een algemeen toezichtregime voor een gemeente
(variërend van laag tot intensief toezicht). Ook hierover communiceren wij met de gemeente.
Min of meer analoog aan de aanpak voor gemeenten zullen wij bezien of ook voor het
Wefferskip Fryslân een vergelijkbaar totaalbeeld kan worden verkregen. Gezien de
specifieke (toezicht)taken en omstandigheden zal dit nog verder moeten worden uitgewerkt.
Monitoring van het totaalbeeld vindt alsvolgt plaats:
Monitoring totaalbeeld van gemeente x
[...Rrogrammabegroting
-----
L_
r
Risicoparagraaf
Voldaan aan
wettelijke
grondslag
iaarliikse circulaire
+
L,VaststeIIenrisicovollethema’sJ
Invullen KPI’s
Beschrijving model
De VNG heeft per beleidsterrein vragen lijsten (Key Performance Indicators) opgesteld. Deze
vragenlijsten zijn opgesteld op basis van een wettelijke grondslag. De gemeenten vullen
deze vragenlijsten in. Vervolgens worden ze vergeleken met de uitgangspunten van de
provinciaal toezichthouder. Deze handeling wordt in beginsel toegepast bij de nulmeting. en
bij het ontstaan van eventueel nieuwe risico’s.
Op basis van uitkomst van de vragenlijst vindt een selectieve toetsing plaats (stoplichtmodel)
en worden de risicovolle thema’s vastgesteld.
De risicovolle thema’s worden meegenomen in de begrotingscirculaire die jaarlijks door
toezicht gemeentefinanciën wordt uitgebracht.
Een onderdeel van de gemeentelijke begroting is de risicoparagraaf. Gemeenten wordt
gevraagd om de risico’s op te nemen in de risicoparagraaf. Op deze wijze wordt de raad op
de hoogte gebracht van de risico’s en kan de toezichthouder middels de begroting monitoren
of er verbeteringen zijn opgetreden.
16
Met de gemeenten wordt in het kader van de nulmeting een verbetertraject afgesproken.
Ook kunnen nieuwe risico’s ontstaan zoals recentelijk rond de grondexploitatie. Met
betrekking tot de verbeterplannen en de nieuwe risico’s wordt middels de KPl’s indicatoren
opnieuw de wettelijke grondslag doorgenomen.
2.8 Interne organisatie en werkprocessen
Op basis van het uitvoeringsprogramma zullen de werkprocessen (verder) worden ingericht,
kunnen de urenplanningen van de toezichthouders worden ingevuld en kunnen de
toezichtactiviteiten worden ingepland. Daarnaast dient het uitvoeringsprogramma als basis
voor de verantwoording van de toezichtwerkzaamheden in het kader van het (provincie
brede) planning en control proces.
2.8.1 Onderlinge afstemming
Intern
In het GS voorstel “stand van zaken interbestuurlijk toezicht” van 25 september 2012 is
opgenomen dat gekozen is voor een lichte organisatorische aanpassing.ln deze variant
wordt det interbestuurlijke toezichtstaak op inhoudelijk vakgebied geimplementeerd bij de
vakafdelingen. De afdeling SOBD behoudt heeft hierbij een procesmatige rol en is
verantwoordelijk voor de toepassing van de coördinatorrol richting vakafdelingen. Deze
coördinator zal tevens worden ingezet om G.S. en directie periodiek te informeren over het
I.B.T. Een belangrijkste vorm van interne afstemming betreft de afstemming tussen de
verschillende beleidsafdelingen. Per beleidsafdeling zullen de toezichthouders onderling af
moeten stemmen. Om deze afstemming goed te laten verlopen wordt een handhaving van
de huidige werkgroep voorgesteld. Doel van de afstemming is om tot een integraal beeld
van het functioneren van de Friese gemeenten te komen, het delen van toezichtervaringen
en het (verder) afstemmen van werkprocessen, werkwijzen en planningen.De erkprocessen
zullen in A.O.’s worden ondergebracht. De voorbereidingen hieromtrent zijn gestart.
Extern
In de verkenningsgesprekken worden in overleg met de gemeenten, gemeentelijke
coördinatoren aangewezen. In de komende jaren zullen deze coördinatoren nauw worden
betrokken bij nieuwe ontwikkelingen en verdere aanpassingen van het interbestuurlijk
toezicht. Ook worden ze betrokken bij de mate van toezicht en het afstemmen van
informatiestromen.
2.8.2 Taakuitvoering en formatie
Binnen de provinciale organisatie is/was formatie beschikbaar voor de toezichthoudende
taken van de provincie op verschillende beleidsterreinen.
Beleidsterreinen!wetten
Wabo
Huisvestingswet (statushouders)
Huidige formatie
0,6
0,22
Wet ruimtelijke ordening
Monumentenwet en archeologie
Archiefwet
Financieel toezicht
Waterwet
Totaal
nieuw
nieuw
1,5
3,0
2.0
7,32
Huidige formatie
Uit bovenstaande tabel kan worden opgemaakt dat in totaal 7,32 fte worden ingezet voor het
huidige toezicht betreffende medebewindstaken. Het totaal van de specifieke toezichtstaken
(financieel toezicht en waterschap) bedraagt 5,0 fte. Aangezien er betreffende het specifieke
toezicht geen veranderingen optreden en uit onderzoek is gebleken dat financieel toezicht
een minimale bezetting kent en het toezicht op het waterschap voor een deel bestaat uit
beleidsgericht toezicht (is geen IBT met uitzondering van de archiefwet)) kunnen deze 2
beleidsterreinen verder buiten beschouwing worden gelaten.
Voor de IBT taken resteren dan 2,32 fte. Ook hier is sprake van een minimale bezetting. De
reden hiervan is dat het toezicht in de provincie Fryslân al sterk IBT gericht was. Vandaar dat
er in beginsel vanuit is gegaan dat vooralsnog met de huidige bezetting kan worden
volstaan. Omdat toezicht moest worden uitgeoefend door de naastgelegen laag zijn de
VROM taken overgeheveld van het Rijk naar de provincie. Voor het uitvoeren van de nieuwe
VROM inspectietaken is door het IPO een berekening gemaakt van het aantal benodigde
fte’s. Deze berekening is gemaakt op basis van sober, proportioneel en selectief toezicht.
Enerzijds gebaseerd op vertrouwen en anderzijds op de inschatting van de risico’s. De
uitkomst van de berekening was 30 formatieplaatsen voor alle provincies. Naar aanleiding
van de conclusies uit het inspectierapport “Taakuitvoering risico thema’s leefomgeving” zijn
hier later nog eens 12 fte aan toegevoegd. De reden van deze toevoeging was dat de VROM
inspectie een achterstand had bij de uitoefening van de toezichtstaak. Op 3 april 2013 is er
een definitief (eind)bod gedaan door het ministerie van l&M van 12 fte. Het ministerie heeft
hierbij de opmerking gemaakt dat er geen inzet van de provincies wordt verwacht met
betrekking tot uitvoeringsachterstanden van de VROM inspectie. Het hieraan verbonden
bedrag is vanaf 1januari 2013 toegevoegd aan het provinciefonds. Voor onze provincie
betekent dit € 104.500,-- (1,2 fte). Deze fte’s zijn alsvolgt verdeeld:
18
Beleidsterreinen /wetten
Huidige informatie
Nieuwe formatie
0,6
1,05
0,22
0,22
0
1,5
3
2,0
0
0
0,45
1,5
3
2,0
0
0,3
7,32
8,52
Wabo
Huisvestingswet
Stateshouders
Ruimtelijke Ordening,
monumenten en archeologie
Archiefwet
Financieel Toezicht
Waterschap
Waterschapswet
Coördinator
Klachten/signalen
Totaal
Zoals hiervoor vermeld is door het IPO meer formatie geclaimd (2 formatieplaatsen) dan
door het Rijk is bijgedragen (1,2 formatieplaats). Met deze minimale bijdrage kan aan de
structurele invulling van de formatie worden voldaan. De beschikbare (IBT) formatie zal
primair worden ingezet voor het verzamelen en analyseren van de gestructureerde
toezichtinformatie over de uitvoering van wettelijke taken.
Verdeling in uren extra structurele formatie (extra taken).
Jaarlijks
Informatie verzamelen en beoordelen
Coördinatie
-Beleidsadvisering
-Opstellen jaarlijks uitvoeringsplan
-Ontwikkelen bijstellen vh werkproces
-Op- en bijstellen risicoanalyse
-Opstellen begrotingsbrief
-Doorzenden monitoring jaarrekening
-Provinciaal-landelijk overleg
-Klachtenregistratie (signalen)
55 uur x 24 gemeenten
1320 uur
15 uur x 24 gemeenten
360 uur
Incidentele formatie.
Afhankelijk van de omstandigheden zal in de uitvoering van het programma zo nodig een
jaarlijkse bijstelling moeten plaatsvinden waarbij extra inzet van formatie noodzakelijk is,
zoals bijvoorbeeld:
•
•
•
wanneer bepaalde signalen of meldingen (piepsysteem) daartoe aanleiding geven;
wanneer wordt besloten tot het uitvoeren van een realitycheck of een nadere
risicoanalyse;
het zetten van stappen op de interventieladder.
In aanvang zal de inzet zijn om deze extra werkzaamheden binnen de formatie op te vangen.
Indien de omvang van de werkzaamheden dit niet toelaten of indien er speifieke
deskundigheid vereist is zal er bij afzonderlijk voorstel een aanvraag worden gedaan om
incidentele middelen.
19
2.9 Interventies
De wet revitalisering generiek toezicht beperkt zich tot twee generieke toezichts
instrumenten. Het betreft de instrumenten schorsing & vernietiging en indeplaatstreding
bij taakverwaarlozing.
2.9.lSchorsing en vernietiging
De provincie kan een besluit van een gemeente voordragen voor schorsing en vernietiging
door de Kroon, indien een besluit in strijd is met het recht of het algemeen belang. De wijze
waarop aan dit instrument vorm wordt gegeven is terug te vinden in het Beleidskader
schorsing en vernietiging. Voor het toezicht op de waterschappen geldt dat de bevoegdheid
tot schorsing en vernietiging bij Gedeputeerde Staten is neergelegd (art. 156
Waterschapswet en art. 10:43 Awb)
In het beleidskader schorsing en vernietiging is de volgende interventieladder opgenomen
Signaleren
Eerste beoordeling verzoek
Informatie opvragen
Schorsen
Informeren uitkomsten in
overleg
Voordracht voor vernietiging
Actie na vernietiging
2.9.2 Indeplaatstreding bij taakverwaarlozing.
Ingeval een gemeente nalaat een besluit te nemen of een wettelijke taak niet naar behoren
uitvoert, dan is er sprake van taakverwaarlozing. In dat geval kan de toezichthouder het
besluit nemen of de uitvoering van de taak ter hand nemen op kosten van en in naam van de
gemeente. Deze bevoegdheid is belegd bij de provincie als toezichthouder.
De toepassing van het instrument kent eveneens een interventieladder die ook is
opgenomen in het Algemeen beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing.
Stap 1 : constateren (vaststellen dat vermoedelijk sprake is van taakverwaarlozing);
Stap 2 : valideren (vaststellen dat dat inderdaad het geval is, en wat de oorzaak is);
Stap 3 : actief toezicht (afspraken met de gemeente maken met het doel alsnog de taak naar
behoren uit te voeren);
Stap 4 : vooraankondiging maatregel (bij onvoldoende voortgang de gemeente aanzeggen
dat het instrument zal worden toegepast, openbaar publiceren van deze
aanzegging);
Stap 5: laatste kans (de gemeente alsnog in de gelegenheid stellen om aan zijn taak te
voldoen);
Stap 6:. indeplaatstreden (daadwerkelijk uitvoeren van de indeplaatstreding, de taak
uitvoeren in naam van en voor rekening van de gemeente).
Voor verdere informatie over de bestuurlijke interventieladder zie bijlage 1.
21
BELEIDSTEREINEN
3
Het interbestuurlijke toezicht heeft betrekking op de volgende beleidsterreinen.
•
Ruimtelijke ordening, waarbij onze aandacht zich vooral richt op gemeentelijke
bestemmingsplannen (actualiteit; handhaving);
•
Bouwen en wonen, met als bijzonder aandachtspunt de kwaliteit en veiligheid van
gebouwen en inrichtingen;
•
Omgevingsrecht, in het bijzonder de naleving van de regelgeving rond asbest, bodem
en fysieke veiligheid;
•
Financieel toezicht, vooral vanwege een evenwichtige begroting;
•
Archieftoezicht, gericht op de meest risicovol geachte onderdelen van de Archiefwet;
•
Huisvestingswet: Toezicht huisvesting verblijfsgerechtigden, met name de uitvoering
van de halfjaarlijkse taakstelling;
•
Water, met betrekking tot gemeenten vooral gericht op het gemeentelijke
rioleringsplan, en met betrekking tot waterschappen vooral gericht op het
waterbeheer, op de waterkeringen, en op organisatorische, juridische en financiële
aspecten;
•
Monumentenzorg en archeologie, in het bijzonder waar het gaat om
vergunningverlening en handhaving op grond van de Monumentenwet..
Deze toezichtgebieden werken wij hierna per onderwerp verder uit tot concrete speerpunten.
Daarbij gaan wij vooral ook in op de belangrijkste risico’s in het geval er sprake is van het
niet of gebrekkig uitvoeren door een lokale overheid van een bepaalde wettelijke taak in
medebewind.
23
3.1 RUIMTELIJKE ORDENING
3.1.1. Risico’s
Op het gebied van ruimtelijke ordening heeft de provincie nieuwe toezichttaken/
bevoegdheden gekregen, als onderdeel van de herziening van het interbestuurlijke toezicht
en de daarmee gepaard gaande decentralisatie van een aantal rijkstoezichttaken.
In dit geval betreft het taken/bevoegdheden, die voorheen vielen onder de landelijke
inspectie (eerst: VROM Inspectie, later: Inspectie Leefomgeving & Transport).
Deze decentralisatie brengt met zich, dat de provincie als toezichthouder voor het domein
van de ruimtelijke ordening formeel verantwoordelijk is om onder andere toe te zien op:
• de actualiteit van bestemmingsplannen en met name de adequate handhaving van
bestemmingsplannen.
Het belang hiervan is vooral gelegen in het voorkômen van ontwikkelingen in strijd met het
ruimtelijk beleid van de gemeente en het voorkômen van rechtsongelijkheid en het bijdragen
aan de rechtszekerheid.
• de verwerking van externe veiligheid in bestemmingsplannen (zijn de gestelde normen voor
geluid en externe veiligheid voldoende verwerkt in een bestemmingsplan?).
De kern van extern veiligheidsbeleid is ruimtelijke scheiding aanhouden (zoneren) tussen
(geprojecteerde) kwetsbare en beperkt kwetsbare objecten risicobronnen. Hiervoor is het
noodzakelijk dat te verlenen omgevingsvergunningen en bestemmingsplannen onderling
goed op elkaar zijn afgestemd. Risicobronnen voor de externe veiligheid zijn bedrijven
(inrichtingen) waar grote hoeveelheden gevaarlijke stoffen aanwezig zijn, transportroutes
voor het vervoer van gevaarlijke stoffen (via weg, water, spoor, buisleidingen) en
Iuchtvaartterreinen in algemene zin (luchtvaartveiligheid). Bij besluiten waarbij het
groepsrisico relevant is moet het besluit gemotiveerd en verantwoord worden, als maat voor
de maatschappelijke impact van een ongeval met veel slachtoffers.
Overigens zullen wij in het toezichtdomein van de ruimtelijke ordening naast
bestemmingsplannen, waar nodig zaken als projectbesluiten, omgevingsvergunningen en
beheersverordeningen in ons toezicht betrekken.
In aansluiting op dit toezichtprogramma zullen wij voor het toezicht in de sfeer van ruimtelijke
ordening tevens in voorkomende gevallen het aanvullende beleidskader RO hanteren.
3.1.2. Informatie
Vanuit risico-oogpunt en beperken wij ons vooralsnog tot het systematisch beoordelen van
de handhaving van bestemmingsplannen. Daartoe volstaat de provincie in eerste instantie
met het verslag, dat burgemeester en wethouders jaarlijks op grond van artikel 10 van de
Wro aan de gemeenteraad dienen uit te brengen.
Eventuele signalen/meldingen (piepsysteem) zullen worden onderzocht. Nader aanvullend
onderzoek (bijvoorbeeld in de vorm van een realitycheck) wordt uitgevoerd afhankelijk van
de noodzaak daartoe.
3.1.3. Beoordeling! mate van toezicht
Situatie 1:
Er is sprake van een adequate taakuitvoering, wanneer
• de bestemmingsplannen actueel zijn,
• en er op adequate wijze handhaving van bestemmingsplannen plaatsvindt.
De intensiteit van het toezicht zal dan laag zijn. Dat houdt in, dat er geen nadere contacten
met de gemeente zijn afgezien van reguliere advisering en planbegeleiding.
In geval van signalen of meldingen, wordt een onderzoek ingesteld en zal de gemeente
worden gehoord.
Situatie II:
Er kan zich in een gemeente de situatie voordoen, dat er op zich sprake is van een goede
ruimtelijke ordening, terwijl er een achterstand bestaat in bijvoorbeeld de actualisatie van
bestemmingsplannen of dat er problemen zijn in de uitvoering van de handhaving van
bestemmingsplannen. Het toezicht zal dan op een gemiddeld niveau van intensiteit liggen.
Naast de reguliere advisering en planbegeleiding zullen wij dan een systematische controle
uitvoeren op de wijze van handhaving van bestemmingsplannen.
In geval van signalen of meldingen stellen wij een onderzoek in en zullen wij de gemeente
horen.
Situatie III:
Het toezicht zal een hoge intensiteit krijgen, indien een achterstand bestaat in de actualisatie
van bestemmingsplannen, of wanneer de uitvoering van de handhaving van
bestemmingsplannen achterwege blijft.
Bij dit intensieve toezicht hanteren wij naast de reguliere advisering en planbegeleiding de
volgende acties:
•
•
•
•
instellen van beroep
systematische controle op de uitvoering van de handhaving van bestemmingsplannen
bij signalen of meldingen het instellen van een onderzoek en horen van gemeente
zo nodig uitvoeren van een nader, aanvullend onderzoek (realitycheck).
Bij niet-nakomen van de verplichting te beschikken over actuele bestemmingsplannen heeft
de provincie overigens de mogelijkheid in de plaats te treden van de gemeente(raad).
25
r
4
/
b:
1
3.2 BOUWEN, WONEN EN MILIEU
3.2.1 Risico’s
Met de inwerkingtreding van de Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) heeft de provincie
tweedelijns toezichttaken/-bevoegdheden gekregen op het gebied van bouwen, wonen en
milieu.
In samenwerking tussen het IPO en de (voormalige) VROM-Inspectie zijn op basis van een
risicoanalyse vijf cruciale (risicovolle) medebewindstaken op dit beleidsveld benoemd. Bij
deze risicothema’s gaat het veelal om onderwerpen, waarbij veiligheid en gezondheid in het
geding (kunnen) zijn. De maatschappelijke wens om de taakuitvoering van overheden op
deze thema’s op orde te hebben is groot. De publieke aandacht bij incidenten rond deze
thema’s laat dat duidelijk zien. Friese voorbeelden die dat goed illustreren zijn het instorten
van een deel van de galerijen van de Antillenfiat in Leeuwarden in 2011 en, zeer recent, de
tragische brand in de binnenstad van Leeuwarden.
Als IBT-houder zullen wij ons dan ook in eerste instantie op alle vijf benoemde risicothema’s
richten, te weten:
1. Asbestregelgeving
Toezicht op en de handhaving van sloopmeldin gen en omgevingsvergunningen voor
slopen en het opsporen en tegengaan van illegale asbestveiwjfdering
2. Brandveiligheid bij de opslag van gevaarlijke stoffen
Het opnemen van de juiste voorschriften in de omgevingsvergunning en het handhaven
van de vergunning
3. Constructieve veiligheid en brandveiligheid
Aandacht voor de desbetreffende regelgeving bij de vergunningverlening en handhaving
4. Verontreinigde grond
Toetsing van meldingen en toezicht op het gebruik en de afvoer van bouwstoffen
5. Risicovolle inrichtingen
Aandacht voor de desbetreffende regelgeving bij de vergunningverlening en handhaving
De keuze voor deze risicothema’s betekent overigens niet dat wij op dezelfde wijze als de
(voormalige) VROM-Inspectie het interbestuurlijk toezicht zullen invullen.
3.2.2 IBT-houder versus Regisseur
In het kader van de vergunning-, toezicht- en handhavingstaken (VTH) heeft de provincie op
dit moment zowel een regisserende rol als een IBT-rol. Het cruciale verschil, zoals
weergegeven in onderstaande tabel, verdient hier nadere aandacht.
Wettelijke basis
Regisseur
Wet algemene bepalingen
omgevingsrecht
Doel
Verbeteren van de kwaliteit
Betrokkenheid
Wijze van
optreden
Instrumenten
Gezamenlijk met gemeenten
Stimulerend
Faciliterend
Aanwijzing tot verplichte
samenwerking
IBT-houder
Wet revitalisering generiek toezicht
Provinciewet
Gemeentewet
Afrekenen op basis van individuele
besluiten
Op afstand
Dwingend
Schorsing en vernietiging
lndeplaatsstelling
In de regierol vervullen wij tijdelijk een stimulerende en faciliterende rol vooraf. Onze rol is
daarbij gericht op het stimuleren van de kwaliteit en het kwaliteitsdenken. Dit moet er in
resulteren dat gemeenten op het moment dat de kwaliteitseisen VTH wettelijk verankerd zijn
(naar verwachting in 2015) daaraan voldoen.
Bij IBT gaat het om optreden achteraf. Het IBT-instrumentarium maakt achteraf optreden
mogelijk als niet aan wettelijke criteria wordt voldaan.
In het kader van het nu voorliggende toezichtprogramma gaat het om het concreet invullen
van onze structurele IBT-rol en niet om onze tijdelijke regierol.
3.2.3 Informatie
Om onze rol als IBT-houder in te vullen zullen wij gebruik maken van de volgende
informatiebronnen:
1. De
•
•
•
•
•
wettelijk verplichte en/of facultatieve documenten:
Handhavingsbeleid (art. 7.2, le lid Besluit Omgevingsrecht (Bor))
Uitvoeringsprogramma (art. 7.3, le lid Bor)
Rapportage (art. 7.7, le lid Bor)
Jaarverslag/Evaluatie (art. 7.7, 2 lid Bor)
Milieubeleidsplan (art. 4.16, le lid Wet Milieubeheer)
2. De door de VNG/KING ontwikkelde ‘Toezichtindicatoren Woon- en Leefklimaat’.
Deze vragen zijn opgenomen op de site www.waarstaatjeqemeente.nl en zijn te zien als
toezichtindicatoren voor primair de horizontale verantwoording. Hier sluiten wij als IBT
houder op aan.
3. De door de provincie Fryslân ontwikkelde Aanvullende provinciale vragen IBT Woon- en
leefklimaat’.
Mede op basis van de pilots in 2013 zijn aanvullend aan de door de hierboven genoemde
toezichtindicatoren een aantal aanvullende indicatoren opgesteld.
Voor zover de hierboven benoemde informatie niet openbaar beschikbaar is, zal deze
worden opgevraagd bij de gemeenten.
Daarnaast kunnen incidenten, klachten en meldingen van burgers of berichten in de media
informatie verschaffen over de wijze waarop gemeenten uitvoering geven aan hun wettelijke
taken op het gebied van bouwen, wonen en milieu.
3.2.4 Beoordeling / mate van toezicht
Bij de beoordeling van de taakuitvoering laten wij ons leiden door de Friese visie op
interbestuurlijk toezicht: vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid. Daarbij verbinden wij dat
uitgangspunt vooral aan de vorming van de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwîng
(FUMO). De FUMO is immers gevormd om de kwaliteit van het vergunningverlenings- en
handhavingsproces te borgen. Verder mag aangenomen worden dat in het samenspel
tussen lokale overheid en de FUMO de horizontale verantwoording sterker zal worden. Hoe
sterker deze horizontale verantwoording wordt, des te beperkter kan onze rol als IBT-houder
worden.
De benoemde risicothema’s zullen wij dan ook op afstand monitoren. Dit zullen wij vooral
doen door te toetsen of de lokale inhoudelijke beleids- en beheercyclus de voor de uitvoering
benodigde voorwaardenscheppende kaders bevat. Op basis van de daarvoor beschikbare
informatiebronnen (zoals in voorgaande paragraaf aangegeven) wordt de gemeente
beoordeeld.
27
Hieruit volgt dan een toezichtintensiteit volgens onderstaande tabel:
Goed
Gemeente voldoet v.w.b,
risicothema’s in voldoende
mate aan de
beoordelingscriteria
Matig
Gemeente voldoet vw.b.
risicothemas niet in voldoende
mate aan de
beoordelingscriteria of biedt
onvoldoende inzicht
Intensiteit toezicht laag:
Intensiteit toezicht
gemiddeld:
Intensiteit toezicht hoog:
Ambtelijk contact:
.
Minimaal
Ambtelijk contact:
•
Maatwerk
Ambtelijk contact:
•
Veelvuldig
1 nterventie:
• Mogelijkheid tot steekproef
eens per 3 4 jaar
•
1 nterventie:
Ambtelijk verzoek om
toelichting vraagpunten met
monitoring ontwikkelingen
• Als onduidelijkheid blijft
opschalen naar
toezichtregime Rood
.SIedit
voldet
ricmaöa
laat
zien
Interventie:
Bestuurlijk overleg
•
Eventueel gevolgd door
interventie volgens de
bestuurlijke
interventieladder
•
28
——
3.3. GEMEENTE FINANCIEN
Weliswaar maakt het financiële toezicht geen onderdeel uit van de Wet Revitalisering
Generiek Toezicht. Toch vinden wij het zeker op zijn plaats om het financiële toezicht mee te
nemen in dit uitvoeringsprogramma interbestuurlijk toezicht. Er is immers een sterke
overeenkomst met het generieke toezicht in die zin, dat wij ook voor het financieel toezicht
nadrukkelijk streven naar versterking van de horizontale verantwoording en uitgaan van
meer risico-oriëntatie bij de uitvoering van het toezicht.
3.3.1 Risico’s
Het provinciale toezicht richt zich hier op de uitvoering van wettelijke taken en naleving van
wettelijke verplichtingen op grond van de Gemeentewet zoals omschreven in het provinciale
beleidskader voor financieel toezicht, en op essentiële risico’s bij gemeenten.
Bij deze risico’s wordt bijvoorbeeld gedacht aan de grondexploitatie.
Per gemeente wordt de begroting op een aantal toetsingscriteria beoordeeld.
Ten aanzien van het financiële toezicht op waterschappen verwijzen wij hier naar de
paragraaf over het toezichtsdomein “water”.
3.3.2. Informatie
De volgende informatie over deze zaken wil de provincie ontvangen van de gemeenten:
• begroting: raadsvoorstel/aanbiedingsbrief, (getekende) programma- en productenbegroting
en bijlagen, (meerjaren) algemene uitkering, E 1V3 formulier, informatieformulier, getekend
vaststellingsbesluitv55r 15november voorafgaand aan het volgend begrotingsjaar
• voorjaarsnota/kadernota op basis van financiële verordening gemeente
• jaarrekening: raadsvoorstel/aanbiedingsbrief, programmarekening/jaarverslag, verslag van
bevindingen accountant, 1V3 formulier, getekend vaststellingsbesluit. Uiterlijk 15 juli van het
jaar volgend op het rekeningsjaar
• najaarsnota- op basis van financiële verordening gemeente
• begrotingswijzigingen na vaststelling door de raad
• financiële verordening na vaststelling (wijziging) door de raad, op basis van art. 212
Gemeentewet
• overige stukken (zoals nota reserves en voorzieningen, nota grondbeleid etc.) veelal
geregeld in de financiële verordening gemeente.
In dit verband verwijzen wij ook naar de jaarlijkse begrotingscirculaire die hierover naar de
gemeenten wordt gezonden.
Zo nodig zullen wij naar gemeenten afzonderlijk aangeven of en welke meer specifieke
gegevens wij van hen willen ontvangen in het kader van het financiële toezicht en de
begrotingsbeoordeling.
—
-
-
3.3.3 Beoordeling 1 mate van toezicht
Voor de intensiteit van ons toezicht zijn met name de volgende factoren/omstandigheden van
belang:
• het wel of niet in evenwicht zijn van de geraamde structurele uitgaven en inkomsten;
• of uit de meerjarenbegroting blijkt dat het evenwicht gecontinueerd wordt, wordt hersteld
dan wel niet wordt hersteld;
• of er eventueel sprake is van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie
substantieel nadelig kunnen beïnvloeden (zoals weerstandsvermogen, grondexploitatie of
andere onderwerpen).
Met elkaar leidt de beoordeling van deze factoren tot een besluit over repressief dan wel
preventief toezicht.
Naar aanleiding van het zogenaamde le fase onderzoek (een onderzoek op hoofdlijnen naar
de (meerjarige) financiële positie van de gemeenten), besluiten GS over de toezichtvorm
voor het volgende begrotingsjaar (repressief of preventief).
Repressief toezicht houdt in dat de begroting en begrotingswijzigingen rechtskracht krijgen
zonder afhankelijk te zijn van een besluit tot goedkeuring van de provincie. Indien wordt
geconstateerd dat GS vanuit de toezichthoudende rol moeten ingrijpen, zal in eerste
instantie bestuurlijk overleg met de gemeente plaatsvinden.
Preventief toezicht houdt in dat een gemeente haar begroting en begrotingswijzigingen voor
goedkeuring aan GS moet voorleggen. De gemeente wordt (financieel) nauwlettend gevolgd
en er kan gedurende het gehele begrotingsjaar door GS gebruik worden gemaakt van de
toezichthoudende bevoegdheden.
Vervolgens is er voor GS de mogelijkheid een besluit van een gemeente voor te dragen voor
schorsing en vernietiging (artikel 273 Gemeentewet).
Overigens beschikken wij voor het toezicht op gemeentefinanciën over een
gemeenschappelijk toezichtkader (“Zichtbaar toezicht”), vastgesteld bij GS-besluit van 10
juni 2008.
3.3.4 Wijziging van de Gemeentewet
Het financieel toezicht op gemeenten en provincies is met ingang van 1januari 2014
aangepast. De Eerste Kamer is akkoord gegaan met een wijziging van de Gemeentewet en
de Provinciewet. Het wetsvoorstel houdt in dat preventief financieel toezicht op gemeenten
en provincies in de loop van het begrotingsjaar kan worden ingetrokken. Het laten vervallen
van preventief toezicht in de loop van het begrotingsjaar past bij de ontwikkeling van de
toezichtpraktijk en sluit goed aan op de horizontale verantwoording. Daarnaast vervalt de
mogelijkheid om preventief toezicht in te stellen op grond van een tekort op de jaarrekening”
In artikel 189, tweede lid, en in artikel 203, eerste lid, van de gemeentewet wordt de term “in
evenwicht” vervangen door “structureel en reëel” in evenwicht
3.3.5 Gemeenschappelijk toezichtskader.
Over de wijze waarop het financieel toezicht wordt uitgeoefend worden afspraken gemaakt
tussen de minister van BZK en de provincies. Deze afspraken zijn vastgelegd in het
Gemeenschappelijk financieel toezichtkader “Zichtbaar toezicht” (GTK) opgesteld in 2008.
Omdat er zoals hiervoor omschreven veranderingen zijn opgetreden in de uitoefening van
het toezicht wordt het GTK aangepast en zal binnenkort aan u ter vaststelling worden
voorgelegd.
GEM ETcIË
3.4 ARCHIEF
3.4.1 Risico’s
Bij het archieftoezicht wordt de nadruk gelegd op de wettelijke verplichtingen, waarbij de
risico’s het grootst zijn. Hierbij wordt gedacht aan onherstelbaarheid van genomen
beslissingen, onbetrouwbaarheid van de informatie en het informatiesysteem,
onvindbaarheid of onvolledigheid van archiefbescheiden, inadequate bewaring en
ondeskundig beheer. Voorbeelden van onherstelbaarheid zijn:
• het vernietigen van archiefbescheiden op basis van een onvolledige of onduidelijke
vorming en inventarisatie of zonder het doorlopen van een goede besluitvormingsprocedure;
• het vervangen van papieren archiefbescheiden door scans, zonder voldoende geborgde en
beschreven kwaliteitsprocedures of toetsing door de archivaris.
De focus vanuit de provincie ligt op het kwaliteitssysteem van de gemeenten, it wetterskip en
gemeenschappelijke regelingen voor het beheer van archiefbescheiden. Bij de provinciale
speerpunten voor toezicht wordt hieronder een relatie gelegd met de archief-KPI’s van de
VNG, die de grondslag vormen van het kwaliteitssysteem. Bij de aanpak van de provincie is
het aanvullend beleidskader voor interbestuurlijk archieftoezicht, dat GS vaststelde op 6
november 2012, leidend.
3.4.2 Focus
Op basis van een analyse van de informatievoorziening van de onder toezicht gestelde
overheden zijn voor de periode 2014-2017 als speerpunten voor toezicht geformuleerd:
Speerpunten
1 Het beheer van zowel analoge als digitale
overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen
van een toe te passen kwaliteitssysteem.
2 Zowel analoge als digitale overheidsinformatie
wordt in goede, geordende en toegankelijke staat
gebracht.
3 Zowel analoge als digitale overheidsinformatie
wordt tijdig vernietigd dan wel overgebracht,
openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld.
4 Zowel analoge als digitale overheidsinformatie
wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in
daartoe geëigende omgevingen.
Archief KPI’s VNG
KPI 1,2,9 en 10
KPI 3 en 4
KPI 5, 6 en 8
KPI 3 en 7
3.4.3 Informatievraag
Om onze rol als IBT toezichthouder uit te kunnen voeren wordt de volgende informatievraag
geformuleerd:
Informatie
T Het verslag aan B&W over het uitgevoerde toezicht op basis van de door de VNG
vastgestelde KPI’s.
2 De verantwoording van B&W aan de gemeenteraad over het gevoerde
informatiebeheer.
3 De verslagen van audits op basis van het toegepaste kwaliteitssysteem.
4 De meldingen van voor het informatiebeheer wettelijk verplichte of risicovolle zaken.
5 De beantwoording van de, op basis van een risicoanalyse, door de toezichthouder
opgestelde aanvullende vragen en overige stukken waar om was verzocht.
32
Noot 1
Risicoanalyse (zie aanvullend beleidskader voor IBT)
1 De recente ervaringen van de archiefinspectie met de ondertoezicht gestelde.
2 Het al dan niet functioneren van het horizontaal toezicht, blijkend uit de rapportage.
3 Het al dan niet melden van wettelijk verplichte of risicovolle zaken.
4 De klachten en signalen van andere toezichthouders, burgers, bestuurders, pers of
andere derden.
5 De ervaringen met door de archiefinspectie (soms elders) uitgevoerde reality checks.
3..4.4 Beoordeling
Door de toezichthouder wordt bovenstaande informatie beoordeeld en gewogen, waarbij de
bovengenoemde risicoanalyse wordt betrokken. De toezichthouder maakt op basis van de
uitkomst van deze beoordeling en weging per onder toezicht staande organisatie een
toezichtplan.
Hierin wordt ook de intensiteit van het toezicht voor de periode 2014-2017 omschreven. De
intensiteit kent drie niveaus, die oplopen in risico: laag, gemiddeld en hoog. Zie ook schema
2.5.
33
3.5.
HUISVESTING VERBLIJFSGERECHTIGDEN
3.5.1 Risico’s
Gemeenten zijn op grond van de Huisvestingswet wettelijk verplicht elk halfjaar een vooraf
bepaald aantal verblijfsgerechtigden te huisvesten, de zogenaamde taakstelling. Een
gemeente kan dit niet alleen, en wordt daarbij al jaren geholpen door partijen die aan
verblijfsgerechtigden woningen verhuren.
De minister van BZK bepaalt per gemeente de taakstelling. Deze hangt af van het aantal
inwoners van een gemeente en het verwachte aantal verblijfsgerechtigden.
Het niet nakomen van de taakstelling voor huisvesting van verbljfsgerechtigden heeft risico’s
vanuit politiek-maatschappelijk oogpunt en financiële risico’s (als het rijk besluit om in de
plaats te gaan treden van de provincie).
3.5.2. Informatie
Met de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht is de
rapportageverplichting uit de Huisvestingswet vervallen. Wij beoordelen de voortgang van de
huisvesting aan de hand van de cijfers, die wij van het Centraal Orgaan Asielzoekers (CDA)
verstrekt krijgen.
Indien uit de cijfers van het CDA blijkt, dat niet aan de taakstelling is voldaan, zullen wij nog
nadere informatie opvragen bij de regievoerder van het CDA en de gemeente. Vervolgens
wordt indien nodig
over de verkregen informatie overleg gevoerd met het gemeentebestuur. Daartoe nodigen
wij de gemeente uit voor een bestuurlijk overleg met de gedeputeerde.
Het provinciale toezicht, toegespitst op het thema huisvesting van verblijfsgerechtigden, kent
de volgende fasen:
Signalering:
Aan het eind van de halfjaarperiode kan een gemeente aan de taakstelling hebben voldaan,
of daar (nog) niet aan hebben voldaan. Wij beoordelen dit aan de hand van de cijfers die wij
van het CDA verstrekt krijgen.
Informatie opvragen, valideren en actief toezicht:
Richting de eerste groep gemeenten ondernemen wij geen actie. Indien uit de cijfers van het
COA blijkt dat niet aan de taakstelling is voldaan, zullen wij nog nadere informatie opvragen
bij de regievoerder van het CDA en de gemeente. Vervolgens wordt indien nodig over de
verkregen informatie overleg gevoerd met het gemeentebestuur. Daartoe nodigen wij de
gemeente uit voor een bestuurlijk overleg met de gedeputeerde. Indien er sprake is van
verwijtbare taakverwaarlozing, zullen wij met de gemeente afspraken maken over te nemen
acties en termijnen en krijgt deze de gelegenheid om alsnog aan zijn wettelijke verplichtingen
te voldoen.
Vooraankondiging van juridische interventie:
Wanneer de gemeente na het verstrijken van de daartoe gestelde termijn aan zijn
verplichtingen heeft voldaan beëindigen wij het bestuurlijke traject. Wanneer de gemeente na
het verstrijken van de daartoe gestelde termijn niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan,
krijgt de gemeente een vooraankondiging van de geplande interventie. In een brief zullen wij
aangeven waarom tot interventie wordt overgegaan en wat de consequenties zijn van een
besluit tot indeplaatsstelling.
Besluit tot indeplaatsstelling met laatste termijn om alsnog zelf te voorzien:
Wanneer eerder bestuurlijk overleg niet leidt tot overeenstemming, nemen wij een besluit tot
indeplaatsstelling. Dit besluit houdt in dat, wanneer de gemeente niet binnen de gestelde
termijn de voorgeschreven maatregelen heeft genomen, wij die maatregelen zullen nemen
op kosten van de gemeente. Daarvoor hebben wij verschillende juridische en feitelijke
mogelijkheden. Zo kan de provincie woningen kopen via een makelaar of huren op de
particuliere markt.
Feitelijke indeplaatsstelling:
Wanneer de laatste termijn is verstreken en de gemeente niet zelf aan zijn verplichting heeft
voldaan, gaan wij over tot feitelijke indeplaatssteliing van de gemeente. Dat betekent dat alle
maatregelen die
genomen moeten worden om de taakstelling te realiseren, door ons worden genomen.
Wanneer de gemeente naar ons oordeel in voldoende mate aannemelijk heeft gemaakt dat
het de taakstelling alsnog naar behoren zal uitvoeren, kunnen wij het besluit tot
indeplaatsstelling intrekken.
3.5.3 Beoordeling / mate van toezicht
Situatie 1:
Als een gemeente heeft voldaan aan de halfjaarlijkse taakstelling, of aan de laatste
taakstelling en geen achterstand heeft of niet heeft voldaan aan de laatste taakstelling maar
een voorsprong heeft, dan zal de intensiteit van het toezicht laag zijn.
Wij zullen dan de voortgang volgen aan de hand van de maandelijkse overzichten van het
COA en verder geen contact zoeken met de gemeente.
Situatie II:
Als een gemeente heeft voldaan aan de halfjaarlijkse of aan de laatste taakstelling doch een
achterstand heeft, dan zal er sprake zijn van een gemiddelde intensiteit in het toezicht.
In dat geval maken wij een afspraak met de regievoerder van het COA, dat de gemeente
meer kandidaten krijgt toegewezen dan in de nieuwe taakstelling opgenomen.
Maandelijks volgen wij de voortgang van de gemeente.
Situatie III:
Als een gemeente niet heeft voldaan aan de halfjaarlijkse taakstelling of aan de laatste
taakstelling, dan zal de intensiteit van het toezicht hoog zijn. Wij zullen dan achtereenvolgens
de volgende acties ondernemen: nadere informatie opvragen bij de regievoerder van het
COA en de gemeente;
Vervolgens wordt indien nodig over de verkregen informatie bestuurlijk overleg gevoerd met
het gemeentebestuur. Indien sprake is van een verwijtbare taakverwaarlozing, zullen wij met
de gemeente afspraken maken over te nemen acties en termijnen en krijgt de gemeente de
gelegenheid om alsnog aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen. Heeft de gemeente na
het verstrijken van de gestelde termijn niet aan zijn verplichtingen voldaan, dan krijgt ze een
vooraankondiging van de geplande interventie. Als eerder bestuurlijk overleg niet leidt tot
overeenstemming, dan nemen wij een besluit tot indeplaatsstelling. Dat houdt in, dat
wanneer de gemeente niet binnen de gestelde termijn de voorgeschreven maatregelen heeft
genomen, wij die maatregelen zullen nemen op kosten van de gemeente. Is de laatste
termijn verstreken en heeft de gemeente niet zelf aan zijn verplichting voldaan, dan gaan wij
over tot feitelijke indeplaatsstelling van de gemeente.
3.6. WATER
Voor het beleidsveld water dient onderscheid te worden gemaakt tussen de watertaken van
gemeenten en de specifieke watertaken van waterschappen. Dit leidt ook tot een
onderscheid tussen watertoezicht voor gemeenten en het brede watertoezicht op
waterschappen.
3.6.1 Gemeenten
Risico’s
De gemeente heeft zorgplicht voor afvalwater, grondwater en hemelwater. Als dit niet of
slechts deels is geborgd, ontstaan risico’s op het gebied van het waterbeheer.
Het niet naleven van Europese regels (NErpe) kan leiden tot ingebrekestelling door de
Europese Commissie of tot een proces bij het Europese Hof. Dit kan voor de gemeente grote
financiële gevolgen hebben.
Voor de gemeenten kan ons provinciale toezicht zich richten op een aantal verschillende
onderwerpen. Als wij aansluiting zoeken bij de toezichtindicatoren van KING
(Waarstaatjegemeente.nl), dan gaat het om:
• bestuurlijke afspraken van gemeenten met waterschappen (bijvoorbeeld over beleid,
planvorming, investeringsprogrammering). Die afspraken zijn het resultaat van
samenwerking tussen gemeenten en waterschappen in de waterketen;
• vergunningverlening (watervergunningen);
• handhaving en toezicht (i.c. op illegale lozingen);
• zorgplichten van de gemeente (rioleringsplan);
• meerjarenraming voor rioolheffing;
• eventuele gebieden en registers voor Kaderrichtlijn Water.
Als toezichthouder achten wij het niet direct noodzakelijk om bij voorbaat al deze
onderwerpen mee te nemen in ons toezicht.
Voor de gemeenten zullen wij bij het toezicht op gebied van water het accent leggen op het
gemeentelijk rioleringsplan (GRP). Dat betekent dat wij de plannen financieel beoordelen, in
de zin van doelmatige keuzes in het afvalwaterbeheer in de planperiode. De waterschappen
beoordelen de plannen technisch inhoudelijk.
Voor de overige onderwerpen volstaan wij vooralsnog met eventuele signalen of meldingen
(piepsysteem). Er geldt een toezendingsplicht voor het GRP van gemeenten aan de
provincie. Ook de website Waarstaatjegemeente.nl vraagt (en levert) informatie op dit vlak,
mits uiteraard de gemeenten daaraan deelnemen.
3.6.2. Waterschappen
Voor de waterschappen richt het (specifieke) toezicht zich op doorwerking van beleid in het
waterbeheer, op de waterkeringen (veiligheid tegen overstromen) en op financiën en
organisatorische/juridische aspecten.
In het waterdomein spelen verschillende concrete onderwerpen, waarover informatie van het
waterschap aan de provincie wordt gezonden, zoals:
• Waterbeheer/waterhuishouding: doorwerking van beleid uit het Waterhuishoudingsplan, het
waterbeheerplan/beheerprogramma van het waterschap; peilbesluit; projectplan
waterberging; vaarwegbeheer;
• Waterkeringen: projectplan (goedkeuring) en coördinatie vergunningen primaire
waterkeringen; M.e. r. (-beoordeling) t. bv. projectplannen primaire waterkeringen; aanwijzing,
normering en toetsing van regionale waterkeringen; projectplan regionale waterkeringen;
• Financiën: begroting, begrotingswijzigingen en de meerjarenraming; jaarrekening en
jaarverslag; naleving Wet Fido; belastingverordening; kostentoedelingsverordening;
verordening beleids- en verantwoordingsfunctie; controleverordening;
• Juridisch/organisatorische aspecten: keur; legger watergangen; legger en beheerregister
36
dijken; inspraakverordening; benoeming dijkgraven.
Risico’s
Vanwege de grote maatschappelijke, financiële en veiligheidsbelangen die hier spelen,
vraagt de provincie aandacht voor een gezonde financiële situatie van de waterschappen, de
veiligheid tegen overstromingen (primaire en regionale keringen), het realiseren van mooi en
schoon water, veilige zwemwaterlocaties en het realiseren van een robuust en veerkrachtig
watersysteem.
In formatie en bevoegdheden
In het domein water houdt de provincie toezicht op de waterschappen. De wettelijke grond
voor IBT op waterschappen ligt in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit, de
Waterwet, de Wet Financiering decentrale overheden (Fido) en het Waterbesluit.
Naast de nieuwe algemene IBT-instrumenten (indeplaatsstelling, schorsing en vernietiging)
blijft in het waterdomein ook het bestaande specifieke IBT-instrumentarium behouden.
Daarbij gelden de algemene uitgangspunten van het IBT nieuwe stijl. In de praktijk wordt in
het waterdomein al gewerkt conform deze uitgangspunten.Dit geldt eveneens voor de
(bestaande) informatiestromen.
In alle gevallen wordt het toezicht op de waterschappen uitgevoerd vanuit een proactieve
houding, waarbij betrokkenheid/afstemming/advisering aan de voorkant van een traject
bijdraagt aan de kwaliteit van het uiteindelijke product en mogelijke knelpunten aan de
achterkant (inzet toezichtinstrumenten) beperkt. De wijze waarop dit exact vorm wordt geven
(eigen activiteiten, intensiteit, frequentie) verschilt per onderwerp.
37
3.7. MONUMENTENZORG, CULTUURHISTORIE EN ARCHEOLOGIE
Voor de Monumentenwet, cultuurhistorie en archeologie is het interbestuurlijk toezicht
overgedragen vanuit het rijk (de rijksinspectie) naar de provincies.
Het IBT op het gebied van de monumentenzorg, cultuurhistorie(inclusief de archeologische
monumentenzorg) gaat vooral langs de sporen van het toezicht op de gemeentelijke
ruimtelijke plannen en de vergunningverlening en handhaving.
3.7.1 Risico’s
Mogelijke risico’s zullen zich vooral op het gebied van vergunningverlening, onomkeerbare
schade en handhaving voordoen. Hiervoor geldt dat de provincie risicogericht zal toezien op
de algemene handhavingscyclus waartoe dit beleidsveld ook behoort.
Bijzonder risico is dat bij illegale activiteiten er onherstelbare schade kan ontstaan. Datgene
dat weggegraven is of afgebroken is, kan immers alleen door reconstructie worden hersteld
waarbij de historische waarde fors in waarde daalt.
Uiteraard kunnen ook realitychecks hier toegepast worden. Daarbij moeten we wel bedenken
dat, wat zich niet in de publieke ruimte afspeelt, ook eerder al aan het oog van de
rijksinspectie voorbij ging (zoals het slopen van een monumentale interieurs onderdelen)
3.7.2. Informatie
archeologie
Op basis van informatie van de Erfgoedinspectie willen wij ons verder een beeld vormen van
lopende zaken en van mogelijke risico’s en van (potentieel) “zwakke broeders”.
Voor eventuele informatie uit het zogenaamde piepsysteem, geldt inmiddels ook de afspraak
met het ministerie van OC&W dat burgerbrieven, die betrekking hebben op de uitvoering van
de gemeentelijke taken op grond van de Monumentenwet in beginsel aan de gemeente
worden gestuurd, met afschrift aan de provincie. Ook de telefonische klagers worden op die
manier verwezen. Ook dit vormt voor ons als verticale toezichthouder een informatiebron.
monumentenzorg (gebouwde monumenten)
De vraag is hoe de provincies inzicht krijgen in aard en omvang van de monumenten en
mogelijk structurele tekortkomingen in het monumenten/erfgoedbeleid. Er is een openbaar
rijksregister voor rijksmonumenten, per provincie en per gemeente gerangschikt. De
gemeenten hebben de wettelijke plicht om een openbaar register bij te houden, waarin staat
aangegeven of er voor een bepaald (rijks-)monument vergunningen zijn verleend voor
wijzigingen. Bovendien bepaalt artikel 6.4 van het BOR dat bij ingrijpende wijzigingen aan
een monument de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) moet adviseren. Ook de
provincie heeft een (beperkte) adviesbevoegdheid voor rijksmonumenten buiten de
bebouwde kom.
Naast het algemene IBT op de handhavingscyclus en het piepsysteem ontlenen wij ten
behoeve van inzicht in aard en omvang van het beleidsveld structurele informatie aan de
KPI’s van het KING.
Die indicatoren zijn:
• hoeveel rijksmonumenten zijn er per gemeente (openbare gegevens)?
• hoeveel vergunningen heeft de gemeente verleend voor wijziging aan/van monumenten
(gegevens die nu al verplicht door de gemeente in een openbaar register moeten worden
bijgehouden)?
• hoeveel adviezen zijn er door de Monumentencommissie afgegeven?
*
hoeveel adviezen zijn er door de Rijksdienst voor het cultureel erfgoed afgegeven?
Deze vragen zijn opgenomen door het KING op de site Waarstaatjegemeente.nl en zijn te
zien als toezicht indicatoren voor primair de horizontale verantwoording. Hierbij willen wij als
toezichthouder aansluiten.
Het antwoord op de bovenstaande vragen geeft ons namelijk alvast een indicatie van de
omvang van het toezichtsveld, het functioneren van de Monumentencommissie en de mate
waarin de gemeente haar taken serieus neemt.
De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) kan een signaal doen toekomen als er door
een bepaalde gemeente veel vergunningen zijn verleend voor rijksmonumenten en als zij
niet of weinig om advies zijn gevraagd.
3.7.3. Archeologische monumentenzorg
Voor archeologie achten wij het vanuit onze rol als toezichthouder nodig om te weten of de
gemeente beschikt over een door de raad vastgesteld archeologiebeleid en of dat
planologisch zijn beslag krijgt, met andere woorden: of het wordt door vertaald naar
bestemmingsplannen. Voor cultuurhistorische waarden is de informatie over de vertaling in
gemeentelijke ruimtelijke plannen ook relevant. Aldus kunnen wij vaststellen of er in de
bestemmingsplannen rekening wordt gehouden met de cultuurhistorie/archeologie. Niet
alleen wordt dit door het rijk verplicht gesteld (Besluit Ruimtelijke Ordening), maar ook uit
oogpunt van risico’s achten wij dat belangrijke toezichtinformatie.
Van belang is hierbij te melden dat het provinciale beleid in dit opzicht tot nu toe minder
streng was dan de monumentenwet. Op grond van provinciaal beleid werden
bestemmingsplannen tot nu toe beoordeeld op de manier waarop de FAMKE hierin was
verwerkt. Echter, mede uit jurisprudentie is gebleken dat de monumentwet strikt genomen
meer vraagt dan wij via de FAMKE. Hierbij gaat het onder meer om bepaalde categorieën
van archeologisch waardevolle terreinen en archeologische verwachtingen. Verder zullen wij
bij gemeenten informatie opvragen over verleende omgevings-vergunningen, vooral om een
beeld te krijgen hoeveel omgevingsvergunningen worden verleend en hoeveel
archeologische en cultuurhistorische onderzoeken daarbij gevraagd worden. De combinatie
van die gegevens achten wij van belang. Als er bijvoorbeeld 100 vergunningen zijn verleend
en bij geen enkele ervan is een archeologisch onderzoek gevraagd, dan kan dat aanleiding
zijn voor ons tot een nader onderzoek.
3.7.4 Beoordeling / mate van toezicht
Voor dit toezichtdomein zullen wij na de verkenningsgesprekken nog een nadere invulling
geven aan de beoordeling en analyse van de verkregen of verzamelde toezichtinformatie om
aan de hand daarvan te kunnen bepalen welk toezichtregime (lage intensiteit, gemiddelde
intensiteit en hoge intensiteit van toezicht) in welke omstandigheden van toepassing zal zijn.
39
017
4. SAMENVATTEND TOTAALOVERZICHT
Toezichtgebied
wettelijke taak
Met prioriteit
Ruimtelijke ordening
(Wettelijke) informatie
Beoordeling
Toezichtinstrumenten
(ultimum remedium)
Jaarverslag
Waarstaatjegemeente. nI
Systematische toets
op risico’s (KPI ‘s)
Realitycheck
Piepsysteem
Schorsing, vernietiging
Reactieve aanwijzing in
vervolg op zienswijze
1 ndeplaatsstelling bij
taakverwaarlozing
Bouwen, wonen en
milieu
Jaarverslag
Waarstaatjegemeente.nl
Systematische toets
op risico’s (KPI’s)
Realitycheck
Piepsysteem
Schorsing, vernietiging
lndeplaatsstelling bij
taakverwaarlozing
Gemeente financiën
Stukken financiële
jaarcyclus
Systematische toets
op financiële positie
en
weerstandsvermogen
Preventief toezicht (met
goedkeuring vooraf)
Archief
Jaarverslagen en
specifieke wettelijke info
Waarstaatjegemeente. nI
Systematische toets
op risico’s (KPI’s)
Realitycheck
Piepsysteem
Schorsing, vernietiging
lndeplaatsstelling bij
taakverwaarlozing
Huisvesting
verblijfsgerechtigden
Rapportage COA
Mate realisatie
taakstelling
lndeplaatsstelling bij
taakverwaarlozing
Water
Specifieke wettelijke
informatie m.b.t.
financiën,
waterkeringszorg,
waterhuishouding,
Organisatie en juridische
zaken
Gezonde financiële
positie, veiligheid
tegen overstromingen,
robuust watersysteem
en functioneren
waterschap in het
algemeen
Schorsing, vernietiging
Proactieve en reactieve
aanwijzing
1 ndeplaatsstelling bij
taakverwaarlozing
Goedkeuring
Monumentenzorg,
cultuurhistorie en
archeologie
Jaarverslag
Openbare registers
Waarstaatjegemeente. nI
Systematische toets
op risico’s (KPI’s)
Realitycheck
Piepsysteem
Schorsing, vernietiging
lndeplaatsstelling bij
taakverwaarlozing
41
Zonder prioriteit
Andere wettelijke taken voortvloeiende uit
wetten zoals o.a. Boswet, Onteigeningswet,
Uitvoeringswet grondkamers, Natuurbeschermingswet, Wegenverkeerswet, Wet
op het Consumentenkrediet, Wet op de
strandvonderij, Pandhuiswet 1910, Wet
ambulancevervoer, Wet Luchtvaart, Politiewet,
Planwet verkeer en vervoer
Piepsysteem
Schorsing,
vernietiging
lndeplaatsstelling bij
taakverwaarlozing
42
BIJLAGE 1
BESTUURLIJKE INTERVENTIELADDER
Een juridische interventie in het kader van IBT in de vorm van een besluit tot
indeplaatsstelling van een toezichthouder, wordt voorafgegaan door een bestuurlijk traject. In
de praktijk blijkt dat bestuurlijk overleg en het dreigen met juridische interventie in het
algemeen voldoende is om ervoor te zorgen dat een bestuursorgaan de gevorderde taken
naar behoren uitvoert.
Een juridische interventie kan daarmee niet los worden gezien van het bestuurlijk traject dat
Hieraan vooraf gaat. Het bestuurlijk traject wordt omschreven als een interventieladder die
verschillende fasen kent.
De interventieladder is niet dwingend. Een toezichthouder beslist zelf in welk tempo de
treden worden doorlopen. In spoedeisende situaties bijvoorbeeld wanneer onomkeerbare
situaties dreigen te ontstaan staat het de toezichthouder vrij om direct over te gaan tot een
juridische interventie in de vorm van een besluit tot indeplaatsstelling.
-
-
Fase 1: Signaleren
Toezicht begint met het signaleren van mogelijke misstanden. Er zijn diverse manieren
waarop een toezichthouder geattendeerd kan worden op een misstand, bijvoorbeeld door
eigen onderzoek en een risicoanalyse op basis van openbare informatie of gegevens die
speciaal voor de toezichth ouder systematisch worden verzameld, of door berichten in de
media, personen of bedrijven die een mogelijke misstand melden of door een klokkenluider.
Het is aan de toezichthouder om het piepsysteem effectief in te richten. De toezichthouder
neemt een beslissing over het bestaan van een vermoeden van een misstand en de
overstap naar fase 2.
In beginsel wordt in deze fase alleen gebruikgemaakt van de verkregen signalen. Er kan
echter aanleiding voor de toezichthouder bestaan om over te gaan tot informatie-uitvraag bij
het betrokken bestuursorgaan om te kunnen beoordelen of er sprake is van
taakverwaarlozing. In dat geval wordt de beslissing genomen tot overstap naar fase 2.
Fase 2: In formatie opvragen en valideren
Nadat bij de toezichthouder het vermoeden is ontstaan dat sprake is van een misstand kan
informatie worden opgevraagd bij het betrokken bestuursorgaan, bijvoorbeeld via een
ambtsbericht.
Bij het uitblijven van adequate en tijdige informatie kunnen ambtenaren van de
toezichthouder informatie verkrijgen door inzage in archieven en documenten.
Vervolgens wordt over de verkregen informatie door de toezichthouder overleg gevoerd met
het bestuursorgaan. De toezichthouder kan daarbij termijnen stellen aan het bestuursorgaan.
Ter afsluiting van deze fase neemt de toezichthouder een beslissing over taakverwaarlozing.
Wanneer geconstateerd wordt dat er sprake is van taakverwaarlozing, neemt de
toezichthouder een beslissing over de overstap naar fase 3. Bij een overstap naar fase 3 is
er sprake van actief toezicht door de toezichthouder.
Fase 3: Actief toezicht: afspraken over acties, termijnen en vervolg
Nadat de toezichthouder geconstateerd heeft dat er grond bestaat voor een interventie,
maakt het afspraken met de onder toezicht gestelde over te nemen acties en termijnen.
Wanneer het IBT op gemeenten in een bepaald geval bij de vakminister is belegd en deze
constateert dat er aanleiding bestaat voor een interventie, dan informeert de vakminister in
deze fase de provincie, zodat zij vanuit haar rol als bewaker van de integrale kwaliteit van
het functioneren van gemeenten kan beoordelen in welke mate de mogelijke interventie van
de vakminister samenhangt met mogelijk andere problemen binnen de betrokken gemeente.
In deze fase krijgt de onder toezicht gestelde de gelegenheid om in overeenstemming met
de wet alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen. De toezichthouder kan zo nodig hulp
bieden en adviseren.
Ter afsluiting van deze fase maakt de toezichthouder afspraken met de onder toezicht
gestelde en krijgt deze de gelegenheid om alsnog aan zijn wettelijke verplichtingen te
voldoen. Wanneer de onder toezicht gestelde na het verstrijken van de daartoe gestelde
termijn niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan, neemt de toezichthouder een beslissing
over de overstap naar de volgende fase.
Fase 4: Vooraankondiging van Juridische inteiventie
Voordat de toezichthouder definitief besluit tot een juridische interventie, krijgt de onder
toezicht gestelde een vooraankondiging van de geplande interventie. Hierin wordt in grote
lijnen aangegeven welke taak niet of niet naar behoren wordt uitgevoerd, waarom tot
juridische interventie wordt overgegaan en wat de consequenties zijn van een besluit tot
indeplaatsstelling. Deze vooraankondiging bestaat uit een brief van de toezichthouder aan
de onder toezicht gestelde. Een afschrift van deze vooraankondiging (waarschuwing) wordt
gezonden aan Provinciale Staten wanneer de onder toezicht gestelde een provinciaal
bestuursorgaan betreft en aan de gemeenteraad wanneer de onder toezicht gestelde een
gemeentelijk bestuursorgaan betreft.
Tegelijkertijd wordt het voornemen gepubliceerd in een breed verspreide publicatie (krant of
huis-aanhuisblad) dan wel op andere geschikte wijze.
Het betrekken van Provinciale Staten en de gemeenteraad geeft deze organen de
gelegenheid hun rol in het kader van de horizontale verantwoording te nemen.
Ter afsluiting van deze fase neemt de toezichthouder een beslissing over de overstap naar
fase 5 en daarmee over het voornemen om tot indeplaatsstelling over te gaan.
Fase 5: Besluit tot indeplaatsstelling met laatste termijn om alsnog zelf te voorzien
Wanneer het bestuurlijk overleg niet leidt tot overeenstemming tussen de toezichthouder en
de onder
toezicht gestelde, neemt de toezichthouder een besluit tot indeplaatsstelling.
Dit besluit impliceert dat, wanneer de onder toezicht gestelde niet binnen de gestelde termijn
de voorgeschreven maatregelen heeft genomen, de toezichthouder die maatregelen zal
nemen op kosten van de betrokken provincie of gemeente. In deze formele fase kan de
toezichthouder zo nodig de onder toezicht gestelde met hulp en advies ondersteunen zodat
deze binnen de gestelde termijn alsnog aan zijn medebewindverplichtingen kan voldoen.
Op kosten van de onder toezicht gestelde provincie of gemeente treft de toezichthouder
verder zelf de
maatregelen die nodig zijn om het gevorderde resultaat te bereiken.
In deze fase neemt de toezichthouder het besluit tot indeplaatsstelling. Tegen dat besluit kan
door de onder toezicht gestelde rechtstreeks beroep worden ingesteld bij de ABRvS.
Wanneer de onder toezicht gestelde niet binnen de termijn aan de opdracht heeft voldaan,
neemt de toezichthouder een besluit over de overstap naar fase 6.
Fase 6: Sanctie indeplaatsstelling
Wanneer de termijn van de formele waarschuwingfase is verstreken en de onder toezicht
gestelde niet zelf aan zijn medebewindverplichting(en) heeft voldaan, gaat de toezichthouder
in beginsel over tot feitelijke indeplaatsstelling van de onder toezicht gestelde. Dat betekent
dat alle maatregelen die genomen moeten worden om de gevorderde taak uit te voeren,
worden genomen door de toezichthouder. Wanneer de onder toezicht gestelde naar het
oordeel van de toezichthouder in voldoende mate aannemelijk heeft gemaakt dat het de
gevorderde taken alsnog naar behoren zal uitvoeren, kan de toezichthouder het besluit tot
indeplaatsstelling intrekken.
BIJLAGE 2
Zie losse bijlage
“Procedurebeschrijving burgerbrieven Interbestuurtjk Toezicht”
45
9;f7