Transcript ARIS proceshandboek Creditcards

ARIS proceshandboek
Creditcards
Versie:
3
Status:
Productie
Datum:
14-04-2014
Pagina:
1 van 18
Creditcards
Documenthistorie
Datum
Eenheid
Activiteit
Besproken met:
Uitkomst
09-04-2014
AC
Onderhouden
procesbeschrijving
Nico Eigenhuis (Cash Management)
07-02-2013
AC
N.v.t.
07-02-2013
AC
30-10-2012
AC
14-03-2011
AC
Uitdraaien nieuw
proceshandboek
Accorderen
procesbeschrijving
Verwerken reactie
risicomatrix
Vaststellen
procesbeschrijving
Procesbeschrijving
onderhouden
Nieuw proceshandboek
uitgedraaid
Aangepaste handboek
geaccordeerd
Beoordelen ter
accordering
Handboek vastgesteld
Geselecteerd model:
In ARIS-groepsstructuur:
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Nico Eigenhuis (Cash Management)
Eric van Lochem en Nico Eigenhuis
(Cash Management)
Chris Schut (Directeur AC) en Arne
Brentjes (Directeur Concern Control)
Creditcards
Main group\Algemeen\Processen\Ondersteunende processen\Financieel
management\Creditcards
Pagina 2 van 18
Creditcards
Inhoudsopgave
1.
PROCES: CREDITCARDS ............................................................................................................................. 4
1.1
2.
PROCES: AANVRAGEN CREDITCARD ....................................................................................................... 7
2.1
3.
PROCESKETEN: CREDITCARD VERANTWOORDING ........................................................................................ 11
PROCES: CREDITCARD BEHEER ............................................................................................................. 13
4.1
5.
PROCESKETEN: AANVRAGEN CREDITCARD ................................................................................................... 8
PROCES: CREDITCARD VERANTWOORDING ......................................................................................... 10
3.1
4.
PROCESKETEN: CREDITCARDS .................................................................................................................... 6
PROCESKETEN: CREDITCARD BEHEER ........................................................................................................ 15
PROCES: VERLIES OF DIEFSTAL VAN CREDITCARD ............................................................................ 17
5.1
PROCESKETEN: VERLIES OF DIEFSTAL VAN CREDITCARD .............................................................................. 18
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Pagina 3 van 18
Creditcards
1.
Proces: Creditcards
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Financieel management
Het doel van dit proces is het aanvragen en verstrekken van creditcards aan
daartoe gerechtigde medewerkers, zodat zij in staat zijn betalingen te verrichten,
welke niet via het gewone inkoopproces kunnen verlopen en het administratief
verwerken van de met een UvA credit card gedane betalingen.
In artikel 2 van de Regeling credit cards UvA staat aangeven dat het aantal
kaarthouders tot een minimum wordt beperkt.
Dagelijks
Regeling credit cards UvA
Regeling kostenvergoedingen
Bestuur en bestuursstaf
De Concern Controller zorgt ervoor dat:
* een aanvraag wordt geaccordeerd of afgewezen indien er twijfel bestaat of de
aanvrager gerechtigd is een aanvraag in te dienen.
De Secretaris van de Universiteit en/of de Concern Controller:
* controleert of de medewerkers die vermeld staan in de 4 maands rapportage nog
steeds gerechtigd zijn te beschikken over een UvA creditcard.
* maakt actievoorstel voor cashmanagement indien uit de rapportage blijkt dat
mutatie(s) benodigd zijn.
Administratief Centrum (AC)
De medewerker cashmanagement zorgt ervoor dat:
* een aanvraag voor een creditcard wordt beoordeeld en via het bestelportaal van
de creditcardmaatschappij (ICS) wordt ingevuld, ondertekend en verstuurd.
* een creditcard wordt geregistreerd in het register.
* de 4 maands rapportage wordt gecontroleerd op juistheid en volledigheid.
* elke 4 maanden een rapportage wordt gestuurd aan de Secretaris van de
Universiteit/Concern controller.
* de creditcardmaatschappij wordt ingelicht indien een creditcard geblokkeerd
dient te worden.
* periodiek navraag wordt gedaan bij PSA of kaarthouder(s) nog in dienst zijn.
De medewerker grootboekadministratie zorgt dat:
* het declaratieformulier juist wordt verwerkt op basis van de
kostenverantwoording
* actie wordt ondernomen, indien bonnen niet zijn ontvangen van de
credicardhouder verstrekt
* controle wordt uitgevoerd over de tussenrekening creditcards
* de kaarthouder (eventueel via contactpersoon) wordt geïnformeerd over de
ontbrekende bonnen
* een viermaandelijkse rapportage wordt opgesteld en aan medewerker
cashmanagement wordt gestuurd.
Faculteiten en overige diensten.
De budgethouder zorgt voor:
* controle of gemaakte kosten vallen binnen vastgelegde budget(ten) c.q. de
regeling kostenvergoedingen.
* dat de inkoopopdracht of kostenverantwoording wordt ondertekend voor
akkoord.
De creditcardhouder zorgt ervoor dat:
* de kostenverantwoording wordt ingevuld en opgestuurd, inclusief originele
bonnen.
* bij het ontbreken van bonnen voor gedane uitgaven een schriftelijke verklaring
wordt afgegeven.
* bij vervanging de nieuwe creditcard wordt geactiveerd en de oude creditcard
wordt doorgeknipt.
* het creditcardnummer ergens wordt vastgelegd zodat hij deze in geval van
verlies of diefstal aan de creditcardmaatschappij kan doorgeven
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Pagina 4 van 18
Creditcards
Triggers
Afbakening
Prestatie-maatstaf
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Datum opgeslagen: 14-04-2014
* in geval van verlies of diefstal direct contact wordt opgenomen met de
creditcardmaatschappij en cashmanagement.
* aanstelling of wijziging functie
* melding van verlies of diefstal
* ingeleverde declaratie formulieren
Van het indienen van een aanvraag voor een creditcard tot en met het archiveren
van de afmelding bij de creditcard maatschappij.
[email protected]
Apr 10, 2014 1:38:47 PM
rkieft1
Pagina 5 van 18
Creditcards
1.1
Procesketen: Creditcards
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Pagina 6 van 18
Aanvragen Creditcard
2.
Proces: Aanvragen Creditcard
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 14-04-2014
• Creditcards met samenhang
• Creditcards
Het verstrekken van credit cards door/aan daartoe gerechtigde medewerkers van
de UvA.
Bij iedere aanvraag van een creditcard.
98% van de aanvragen wordt binnen 3 werkdagen na goedkeuring door secretaris
of Concern Control afgehandeld.
Regeling credit cards UvA
Regeling kostenvergoedingen
Administratief Centrum
De medewerker cashmanagement zorgt ervoor dat:
* een aanvraag voor een creditcard wordt beoordeeld en via het bestelportaal van
de creditcardmaatschappij wordt ingevuld, ondertekend en verstuurd.
* een creditcard wordt geregistreerd in het register.
Bestuur en bestuursstaf
De concern controller zorgt ervoor dat:
* een aanvraag wordt geaccordeerd of afgewezen, als er twijfel bestaat of de
aanvrager gerechtigd is een aanvraag in te dienen.
Aanvraag creditcard
Van het indienen van een aanvraag voor een creditcard tot en met ontvangen en
activeren van de creditcard.
[email protected]
Apr 10, 2014 4:42:41 PM
rkieft1
Productie
Pagina 7 van 18
Aanvragen Creditcard
2.1
Procesketen: Aanvragen Creditcard
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Pagina 8 van 18
Aanvragen Creditcard
Korte uitleg per processtap van proces: Aanvragen Creditcard
Processtappen / objecten
1
Indienen aanvraag creditcard
2
Beoordelen aanvraag creditcard
3
Accorderen speciale aanvraag
4
Toelichten afwijzing aanvraag
creditcard
Aanvraag doen via bestelportaal
creditcard-maatschappij
Ontvangen en verwerken
aanvraag creditcard
5
6
7
9
Ontvangen aanvraagformulier
creditcard
Aanvraag ter ondertekening
naar aanvrager
Opnemen in creditcardregister
10
11
Aanvraag ondertekenen
Kopiëren en verzenden
12
Ontvangen en verwerken
aanvraag
Verzenden creditcard
8
13
14
Ontvangen en activeren
creditcard
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Beschrijving / doel
De volgende medewerkers kunnen een UvA creditcard aanvragen:
* een lid van het College van Bestuur of secretaris van de Universiteit.
* een houder van een mandaat of ondermandaat volgens de regeling Standaardmandaat
Bedrijfsvoering. Per eenheid mag één van de genoemde personen over een UvA creditcard
beschikken. Tevens mag deze persoon niet bevoegd of in staat zijn tot het verwerken of
goedkeuren van de met de kaart gedane uitgaven in de boekhouding.
* een andere medewerker van de UvA, uitsluitend na daartoe strekkend besluit van het
College van Bestuur.
Indien geaccordeerd door de Concern Controller kunnen al deze medewerkers een creditcard
aanvragen.
De medewerker cashmanagement beoordeelt of de aanvrager gerechtigd is om een creditcard
aan te vragen. Als de aanvrager niet gerechtigd is een creditcard aan te vragen, wordt de
aanvraag per e-mail afgewezen en wordt de reden van afwijzing vermeld. Als de aanvrager
wel hiertoe gerechtigd is, vraagt de medewerker cashmanagement per e-mail een aantal
gegevens op.
Als de medewerker cashmanagement twijfelt wordt dit aan de Concern Controller voorgelegd.
Indien het een aanvraag betreft van een medewerker die niet behoort tot genoemde groepen in
art 2 van de Regeling credit cards UvA, dan is er sprake van een speciale aanvraag die wordt
beoordeeld door de Concern Controller.
De medewerker Cashmanagement informeert aanvragers, die geen recht hebben op een
creditcard hierover en licht de afwijzing toe.
Als alle gegevens zijn ontvangen, dient de medewerker cashmanagement de aanvraag van de
creditcard via het bestelportaal van de creditcardmaatschappij in.
De creditcardmaatschappij ontvangt en verwerkt de aanvraag van de creditcard.
Het procuratieschema is in beheer bij de creditcardmaatschappij. De creditcardmaatschappij
erkent alleen wettelijke vertegenwoordigers en gemachtigden om aanvragen in behandeling te
nemen.
De medewerker cashmanagement ontvangt van de creditcardmaatschappij het
aanvraagformulier creditcard.
De medewerker cashmanagement verzendt de aanvraag ter ondertekening aan de aanvrager.
De medewerker Cashmanagement neemt in het dossier met bestedingsoverzichten van
creditcardhouders de volgende gegevens op:
* Creditcard maatschappij
* Tenaamstelling
* Collecterende UvA bankrekening
* Bestedingslimiet
* Pincode faciliteiten ja/nee
De aanvrager ondertekent de aanvraag van de creditcard.
De medewerker cashmanagement kopieert en archiveert de aanvraag.
De medewerker Cashmanagement verzendt de originele aanvraag naar de
creditcardmaatschappij om de creditcard aan te maken.
De creditcardmaatschappij ontvangt en verwerkt de aanvraag.
De creditcardmaatschappij verzendt de creditcard naar het huisadres van de aanvrager. En de
creditcardmaatschappij verzendt een bevestiging van de kaartuitgifte aan de medewerker
cashmanagement.
De creditcardhouder ontvangt en activeert de creditcard voor gebruik.
Door de creditcardmaatschappij worden creditcard en pincodes separaat uitgeleverd. Ook bij
eventuele vervanging.
De creditcardhouder wordt geïnstrueerd pin en pas gescheiden te houden en niet onderling
over te dragen. En de creditcardhouder is door de creditcardmaatschappij geïnstrueerd hoe te
handelen bij diefstal en/of vermissing. De creditcardmaatschappij blokkeert de creditcard
direct bij melding van verlies of diefstal door de creditcardhouder of een medewerker
cashmanagement.
De creditcardhouder is verantwoordelijk voor het juist gebruik van de creditcard.
Pagina 9 van 18
Creditcard verantwoording
3.
Proces: Creditcard verantwoording
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Creditcards met samenhang
• Creditcards
Het doel van dit proces is om te zorgen dat uitgaven met een creditcard passen
binnen de functie waarvoor de creditcard is aangevraagd en dat over de uitgaven
een juiste verantwoording wordt gedaan.
Bij ieder (maand)afschrift van de creditcard maatschappij
Regeling credit cards UvA
Regeling kostenvergoedingen
Faculteiten en overige diensten.
De creditcardhouder zorgt ervoor dat:
* de kostenverantwoording wordt ingevuld en opgestuurd, inclusief originele
bonnen.
* bij het ontbreken van bonnen voor gedane uitgaven een schriftelijke verklaring
wordt afgegeven.
De budgethouder zorgt voor:
* controle of gemaakte kosten vallen binnen vastgelegde budget(ten) c.q. de
regeling kostenvergoedingen.
* dat de kostenverantwoording wordt ondertekend voor akkoord.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Administratief Centrum
De medewerker grootboekadministratie zorgt dat:
* het declaratieformulier juist wordt verwerkt op basis van de
kostenverantwoording.
* actie wordt ondernomen, indien bonnen niet zijn verstrekt.
* controle wordt uitgevoerd over de tussenrekening Creditcards.
Ontvangst dagafschrift
Betaalde kosten met creditcard.
Van het invullen van het formulier kostenverantwoording creditcards tot en met
goedkeuren van de verantwoording van de creditcard.
[email protected]
Apr 10, 2014 1:38:48 PM
rkieft1
Productie
Pagina 10 van 18
Creditcard verantwoording
3.1
Procesketen: Creditcard verantwoording
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Pagina 11 van 18
Creditcard verantwoording
Korte uitleg per processtap van proces: Creditcard verantwoording
Processtappen / objecten
1
Invullen formulier kostenverantwoording creditcard
2
Goedkeuren van
verantwoording
3
Afstemmen met
creditcardhouder over gedane
uitgaven
4
Verwerken formulier kostenverantwoording
5
Boeken creditcard-afschrijving
6
Accorderen uitgaven
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Beschrijving / doel
Alle bestedingen vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de kaarthouder en worden bij
de maandelijkse verantwoording op juistheid gecontroleerd.
Maandelijks worden de bestedingsoverzichten verstuurd aan de kaarthouders.
Voor de verantwoording van de kosten die gemaakt zijn met de creditcard, wordt het formulier
Kostenverantwoording creditcard ingevuld. Dit dient door de kaarthouder uiterlijk een maand
na afschrijving door de creditcardmaatschappij gedaan te worden. Zolang de
verantwoordingsbewijzen niet zijn aangeleverd blijft de kaarthouder persoonlijk
verantwoordelijk voor de gedane uitgaven. De kaarthouder/contactpersoon eenheid geeft zelf
de kostendrager aan (kostenplaats of wbs-element).
Indien een bestelling via internet is gedaan, wordt een printscreen gemaakt van de bestelling.
Deze wordt door de kaarthouder getekend. De kaarthouder tekent deze en stuurt deze ter
goedkeuring aan de budgethouder.
De declaratie wordt door de budgethouder geaccordeerd. Indien de kaarthouder zelf de
relevante budgethouder is, laat hij zijn leidinggevende mede ondertekenen. Er wordt gekeken
of alle bonnen zijn aangeleverd en of er kosten zijn gemaakt die niet op kosten van de UvA
gemaakt mogen worden.
Als op formulier kostenverantwoording uitgaven staan die niet ten laste van de UvA mogen
komen, wordt dit besproken met de Creditcardhouder. N.a.v. dit gesprek wordt besloten of de
kosten alsnog ten laste van de UvA komen of dat de creditcardhouder deze terugbetaalt. Dit
kan middels salarisverrekening of het instellen van een vordering (verkooporder). Tevens
moet dan het formulier kostenverantwoording worden aangepast.
Een medewerker grootboekadministratie ontvangt het getekende formulier
kostenverantwoording, controleert dit en boekt de kosten in het grootboek. O.a. wordt getoetst
of uitgaven niet via de Zelfbediening hadden moeten lopen resp. belast moeten worden. Als
een creditcardhouder een bedrag moet terugbetalen, wordt dit als nog te ontvangen bedragen
geboekt.
De betalingen worden via kostenverantwoording rechtstreeks in de kosten geboekt. Voor de
UB (4300) worden betalingen via SAP Crediteuren geboekt in de kosten geboekt en op de
tussenrekening Creditcards tegengeboekt.
Betalingen voor IC (4100) worden als inkopen in SAP MM geboekt.
Indien betalingen geen onderliggende bonnen hebben, wordt het bedrag niet direct ten laste
van de kosten geboekt. Er wordt verzocht aan de contactpersoon de bonnen aan te leveren. Pas
na schriftelijke verklaring van de leidinggevende dat er geen bonnen voor desbetreffende
betalingen aanwezig zijn, zullen de kosten alsnog worden geboekt.
Betalingen met een UvA creditcard worden in één totaalbedrag afgeschreven van een UvAbankrekening. Deze afschrijving wordt op grootboekrekening "20040 Tussenrekening credit
cards" geboekt.
Bij afschrijvingen van creditcard uitgaven wordt op het dagafschrift het creditcardnummer
vermeld.
FA ziet toe op het aflopen van de tussenrekeningen.
De controller van de eenheid, resp. de budgethouder ziet toe op het juist verwerken van de
uitgaven.
De controller of de budgethouder laat Grootboekadministratie hiervoor een nota opstellen en
meldt dit aan de leidinggevende.
Pagina 12 van 18
Creditcard beheer
4.
Proces: Creditcard beheer
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Creditcards met samenhang
• Creditcards
• Uitstroom personeel met samenhang
Het doel van dit proces is de controle houden op de verstrekte creditcards en te
zorgen dat er geen onbevoegden beschikken over een creditcard en waar nodig
tijdig worden afgemeld bij de creditcard maatschappij.
Bij termijn volgens afsluitschema. Bij verlies of diefstal dient de kaarthouder dit
meteen telefonisch en schriftelijk te melden bij de creditcardmaatschappij en de
medewerker cashmanagement.
Regeling credit cards UvA
Regeling kostenvergoedingen
Administratief Centrum (AC)
De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat:
* de kaarthouder (eventueel via contactpersoon) wordt geïnformeerd over de
ontbrekende bonnen
* een 4 maands rapportage wordt opgesteld en aan de medewerker
cashmanagement wordt gestuurd.
De medewerker cashmanagement zorgt er voor dat:
* de 4 maands rapportage wordt gecontroleerd op juistheid en volledigheid.
* elke 4 maanden een rapportage wordt gestuurd aan de Secretaris van de
Universiteit/Concern controller.
* de creditcardmaatschappij wordt ingelicht indien een creditcard geblokkeerd
dient te worden.
* periodiek navraag wordt gedaan bij PSA of kaarthouder(s) nog in dienst zijn.
Bestuur en bestuursstaf
De Secretaris van de Universiteit en/of concern controller:
* controleert of de medewerkers die vermeld staan in de rapportage nog steeds
gerechtigd zijn te beschikken over een UvA creditcard.
* maakt actievoorstel voor cashmanagement indien uit de rapportage blijkt dat
mutatie(s) benodigd zijn.
Creditcardmaatschappij
Enkele weken voordat de creditcard verloopt, ontvangt de medewerker
automatisch een nieuwe creditcard.
In geval van melding diefstal of verlies of in geval van verzoek voor
blokkade/intrekking, wordt de creditcard onmiddellijk geblokkeerd.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 14-04-2014
De creditcardhouder zorgt ervoor dat:
* de nieuwe creditcard wordt geactiveerd en moet de oude creditcard
doorknippen.
* het creditcardnummer ergens wordt vastgelegd zodat hij deze aan de
creditcardmaatschappij kan doorgeven in geval van verlies of diefstal.
* in geval van verlies of diefstal direct contact wordt opgenomen met de
creditcardmaatschappij en cashmanagement.
* verlies of diefstal van creditcard
* rapportage aan Secretaris
* kaarthouder handelt in strijd met bepalingen uit de Regeling credit cards
* mutaties in mandateringen (intrekkingen)
* uitdiensttreding medewerker, functiewisseling of overlijden
Van het beoordelen of de kaarthouder voldoet aan de bepalingen van deRegeling
credit cards UvA tot en met het archiveren van de afmelding bij de creditcard
maatschappij.
[email protected]
Apr 10, 2014 4:42:42 PM
rkieft1
Productie
Pagina 13 van 18
Creditcard beheer
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Pagina 14 van 18
Creditcard beheer
4.1
Procesketen: Creditcard beheer
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Pagina 15 van 18
Creditcard beheer
Korte uitleg per processtap van proces: Creditcard beheer
Processtappen / objecten
1
Maken en versturen 4 maands
overzicht
2
Beoordelen of kaarthouder
voldoet aan bepalingen van
regeling
3
Controleren rapportage
4
Verzenden beoordeling en 4
maands rapportage
5
Ontvangen en beoordelen 4maands-rapportage
6
7
Beoordelen wijzigingen
Creditcard blokkeren
8
Creditcard wijzigen
9
10
11
Geen wijzigingen
Creditcard vernietigen en
creditcard maatschappij
inlichten
Archiveren van afmelding bij
creditcard maatschappij
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Beschrijving / doel
Elke 4 maanden stelt een medewerker grootboekadministratie een overzicht van de creditcard
uitgaven op. Hierin staat vermeld welke werknemers beschikken over een UvA creditcard,
welke betalingen zij hebben verricht met de creditcard en voor welke posten originele
documenten ontbreken.
Een medewerker cashmanagement beoordeelt periodiek of de kaarthouders nog voldoen aan
de bepalingen van de Regeling credit cards UvA. Indien de kaarthouder niet meer voldoet aan
de bepalingen in de regeling, dan moet de creditcard worden geblokkeerd via de portal van de
creditcardmaatschappij. Als blijkt dat iemand geen recht meer heeft op een creditcard, wordt
de aanvraag tot blokkering geaccordeerd. Tevens wordt bij verlies of diefstal opnieuw
goedkeuring gegeven voor de nieuwe aanvraag van een creditcard. Als een creditcard is
ingenomen, wordt deze geblokkeerd en vernietigd. De afmelding bij creditcardmaatschappij
voor blokkering van de creditcard wordt gearchiveerd.
Een medewerker cashmanagement controleert de rapportage inhoudelijk op juistheid en
volledigheid.
De medewerker cashmanagement verzendt de 4 maands rapportage en de bevindingen ten
aanzien van het naleven van de bepalingen van de Regeling credit cards UvA ter accordering
aan de Concern Controller.
De Concern Controller ontvangt en beoordeelt de rapportage en stelt eventuele acties voor. Als
een kaarthouder bijvoorbeeld niet meer voldoet aan de bepalingen van de Regeling credit
cards UvA, dan stelt de Concern Controller voor om de creditcard te blokkeren.
De medewerker cashmanagement beoordeelt eventuele wijzigingen.
Als de creditcard moet worden geblokkeerd accordeert de medewerker cashmanagement de
aanvraag tot blokkering. Bij verlies of diefstal wordt nogmaals goedkeuring gegeven voor de
nieuwe aanvraag van een creditcard.
De creditcardmaatschappij blokkeert de creditcard direct bij melding van verlies of diefstal
door de creditcard of een medewerker cashmanagement.
Een medewerker cashmanagement geeft eventuele wijzigingen, zoals wijzigingen in de
bestedingslimiet, door aan de creditcardmaatschappij.
P.S.
Cashmanagement regelt de limieten. Deze zijn standaard vastgesteld om het gebruik en de
risico's te beperken. Periodiek worden de grenzen door Cash Management afgestemd met de
creditcardmaatschappij.
Als alles correct verloopt zijn geen wijzigingen nodig.
Als een creditcard is ingenomen, wordt deze vernietigd en wordt de creditcardmaatschappij
gevraagd de creditcard te blokkeren.
Een medewerker cashmanagement archiveert de formele blokkering van de credit card in het
dossier op de afdeling.
Pagina 16 van 18
Verlies of diefstal van creditcard
5.
Proces: Verlies of diefstal van creditcard
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 14-04-2014
• Creditcards met samenhang
• Creditcards
Het zo snel mogelijk laten blokkeren van de creditcard in geval van verlies of
diefstal, zodat de kans op misbruik van de creditcard wordt voorkomen.
Bij verlies of diefstal van een creditcard dient de kaarthouder dit direct telefonisch
en schriftelijk te melden bij de creditcardmaatschappij en de medewerker
cashmanagement.
Regeling credit cards UvA
Regeling kostenvergoedingen
Faculteiten en overige diensten
De creditcardhouder zorgt ervoor dat:
* contact wordt opgenomen met de creditcardmaatschappij en cashmanagement.
Verlies of diefstal van een creditcard
Van het informeren van de creditcardmaatschappij bij verlies of diefstal tot en met
het blokkeren van de creditcard.
[email protected]
Apr 10, 2014 1:12:37 PM
rkieft1
Productie
Pagina 17 van 18
Verlies of diefstal van creditcard
5.1
Procesketen: Verlies of diefstal van creditcard
Korte uitleg per processtap van proces: Verlies of diefstal van creditcard
Processtappen / objecten
1
Informeren creditcardmaatschappij en
cashmanagement
Datum opgeslagen: 14-04-2014
Beschrijving / doel
Wanneer een medewerker ontdekt dat zijn creditcard is gestolen of verloren, meldt hij dit
direct bij de creditcardmaatschappij zodat de kaart wordt geblokkeerd. Daarna wordt de
afdeling cashmanagement op de hoogte gesteld. Bij diefstal dient tevens aangifte bij de politie
te worden gedaan.
Pagina 18 van 18