Transcript Calamiteitenregeling

Calamiteitenregeling
Inleiding
Waar gewerkt wordt, gaat af en toe iets mis. Melding en analyse van incidenten en calamiteiten
biedt de mogelijkheid om lering te trekken uit deze ervaringen en herhaling te voorkomen.
De Inspectie voor de Volksgezondheid (verder te noemen: IGZ) verplicht zorggroepen om
incidenten en calamiteiten te melden aan de IGZ.
THOON heeft daarom deze regeling incidenten en calamiteiten opgesteld voor de procedurele en/of
administratieve aspecten van de zorg die door de zorgaanbieders geleverd worden aan de
patiënten die zijn geïncludeerd in een (keten)zorgprogramma van THOON (Diabetes Mellitus type
2, COPD, VRM en Ouderenzorg).
Indien de zorgverlener over een eigen regeling beschikt prevaleert deze boven onderhavige THOON
Calamiteitenregeling.
Voorts is deze regeling van toepassing op personeelsleden in dienst van THOON met een BIGregistratie, die werkzaam zijn in huisartsenpraktijken. Aan melding zijn enkel onderhevig
incidenten en calamiteiten die rechtstreeks verband houden met de dienstverlening van en door
het THOON personeelslid.
In het kader van deze regeling functioneert een calamiteitencommissie. Om redenen van
praktische en kwalitatieve aard is THOON met de HDT Oost overeengekomen dat de
calamiteitencommissie die werkzaam is voor de huisartsenpost, deze rol ook zal vervullen binnen
de calamiteitenregeling die THOON hanteert. Vanuit THOON is de manager Operationele Zaken aan
de commissie toegevoegd.
THOON heeft zijn (keten)zorgprogramma’s georganiseerd in verschillende rechtspersonen, te
weten: Diabeteszorg in TED, COPDzorg in TACO, VRMzorg in TECAM en Ouderenzorg in TEO. De
THOON Calamiteitenregeling is van toepassing voor alle genoemde, aan THOON gelieerde
rechtspersonen.
1. Doelstelling
Zorgvuldig en tijdig afhandelen van een calamiteit, opdat de kwaliteit van de door THOON
georganiseerde en gecontracteerde ketenzorg bewaakt en verbeterd wordt, recht gedaan wordt
aan de betrokkenen en voldaan wordt aan de wettelijke verplichtingen.
2. Toepassing
2.1 Definitie calamiteit
Een gebeurtenis die onverwacht en onbedoeld heeft geleid tot de dood of een ernstig schadelijk
gevolg voor een patiënt.
Het bestuur van de instelling (THOON directie) heeft de wettelijke plicht om een calamiteit bij de
IGZ te melden.
2.2 Melden binnen de organisatie
Elke zorgverlener/contractant - en ingeval sprake is van een zorgorganisatie: de directie - die het
vermoeden heeft dat er sprake is van een calamiteit dient dit z.s.m. maar in ieder geval binnen 24
uur te melden aan de THOON directie .
De melding geschiedt per email en zo nodig ook telefonisch.
De voor de melding noodzakelijke gegevens staan vermeld in bijlage 1.
THOON Twentse Huisartsen Onderneming Oost Nederland
Pagina 1
Calamiteitenregeling Versie 2.
2.3 Beoordelen van de melding
De THOON directie stelt zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval 72 uur na binnenkomst van de
melding vast of er sprake is van een calamiteit.
De THOON directie wordt hierover geadviseerd door de calamiteitencommissie.
Indien de THOON directie vaststelt dat er sprake is van een calamiteit en hiervan krachtens
wettelijke verplichting melding wordt gemaakt bij de IGZ, wordt ook de voorzitter van de
Aandeelhoudersvergadering van THOON op de hoogte gebracht van de aard en inhoud van de
calamiteit zonder vermelding van gegevens van betrokken patiënt en zorgverlener(s).
2.4 Melding bij de Inspecteur voor de Gezondheidszorg
De directie meldt de calamiteit schriftelijk aan de Inspecteur voor de Gezondheidszorg.
De IGZ verwacht, binnen 6 weken vanaf de dagtekening van de ontvangstbevestiging afkomstig
van de IGZ, een schriftelijke rapportage van het onderzoek naar de melding.
2.5 Case-audit
Als er sprake is van een calamiteit zullen onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de
calamiteitencommissie de betrokkenen benaderd worden. In de meeste gevallen zal er met alle
betrokkenen een afspraak gemaakt worden om de casus in zijn gehele context gezamenlijk te
bespreken. Zij krijgen een schriftelijke bevestiging van de bijeenkomst met de verslaglegging van
de contacten met THOON als bijlage.
De betrokkenen wordt medegedeeld dat uit wettelijke noodzaak THOON de calamiteit zal melden
bij de IGZ
Tevens wordt de betrokken zorgverlener/contractant meegedeeld dat hij/zij een kopie van de
reactie van de Inspecteur zal ontvangen.
De voorzitter van de calamiteitencommissie zit deze bijeenkomst voor.
Indien de huisarts van patiënt niet rechtstreeks betrokken is bij de calamiteit zal deze op de hoogte
gebracht worden van het onderzoek dat THOON naar de calamiteit instelt, tenzij patiënt of diens
wettelijke vertegenwoordiger hiertegen bezwaar heeft.
2.6 Verslaglegging
Na de bijeenkomst maakt de calamiteitencommissie (of laat verslag opmaken) een concept
verslag van het onderzoek.
Dit concept wordt ter instemming naar alle betrokkenen verstuurd. Daarna wordt het definitieve
verslag aan de IGZ gezonden.
In dit verslag zijn de gegevens opgenomen als vermeld in Bijlage 2.
Nadat de calamiteitencommissie daartoe een schrijven van de Inspecteur heeft ontvangen, zal de
calamiteitencommissie haar aanbevelingen aan de THOON directie formuleren.
De betrokken zorgverleners/contractanten zullen de reactie van de IGZ in kopie toegezonden
krijgen.
2.7 Nazorg
De patiënt, wettelijke vertegenwoordiger en/of nabestaanden zullen, indien daar in een eerder
stadium afspraken over zijn gemaakt, op de hoogte worden gebracht van de uitkomst van het
onderzoek.
2.8 Verbetermaatregelen
De uitkomsten van het onderzoek zullen door THOON intern worden besproken met alle bij de
kwaliteitsontwikkeling betrokken functionarissen en organisatie onderdelen (kaderhuisarts,
kwaliteitsfunctionaris, klankbordgroepen). Deze bespreking geschiedt zonder vermelding van
gegevens van betrokken patiënt en zorgverlener(s).
Doel van deze besprekingen: het waar mogelijk formuleren van aanbevelingen ter verbetering van
de kwaliteit van de zorg en zo mogelijk ter voorkoming van herhaling .
In deze besprekingen worden de verbetermaatregelen geprioriteerd, evt. verder uitgewerkt en
toegewezen aan de proceseigenaar.
Implementatie: ingeval er sprake is van een calamiteit in de beroepsuitoefening van een
individuele zorgverlener/contractant zullen de aanbevelingen respectievelijk geadviseerde
verbeteringen door THOON met betrokkene worden gecommuniceerd; de individuele
zorgverlener/contractant is verantwoordelijk voor de verbetering van het eigen beroepsmatig
handelen.
THOON Twentse Huisartsen Onderneming Oost Nederland
Pagina 2
Calamiteitenregeling Versie 2.
Registratie en overzicht: de THOON directie houdt een register bij van de meldingen.
De THOON directie en de hiervoor genoemde en bij de kwaliteitsontwikkeling betrokkenen
bespreken tenminste ieder half jaar het overzicht van calamiteiten die zich hebben voorgedaan.



3. Samenstelling calamiteitencommissie
Jan Haijkens, extern klachtenfunctionaris (HDT-Oost, THOON).
Peter van Aken, voorzitter kwaliteitscommissie/medisch adviseur (voorzitter
calamiteitencommissie) van HDT-Oost.
Erica de Goeij, operationeel manager THOON
THOON Twentse Huisartsen Onderneming Oost Nederland
Pagina 3
Calamiteitenregeling Versie 2.
Bijlage 1.
Meldingspunten:


Telefoon
: 074 – 2568798 (onder vermelding van: calamiteitmelding en vragen om
doorverbinding met de directeur).
Emailadres : [email protected]
THOON Twentse Huisartsen Onderneming Oost Nederland
Pagina 4
Calamiteitenregeling Versie 2.
Bijlage 2.
Format rapportage voor het melden van een calamiteit door de THOON directie aan de
Inspectie voor de Gezondheidszorg
Voorwaarden waaraan de rapportage van de calamiteitencommissie tenminste moet voldoen:
1. Persoonsgegevens patiënt (initialen, geboortedatum en geslacht).
2. De wijze waarop het onderzoek is verricht.
3. Een beschrijving van de volgende feiten:
• wat is de voorgeschiedenis van de patiënt?
• hoe was het verloop van de contacten met de zorgverlener voor zover het de diabeteszorg
betreft
• samenvatting van de gebeurtenissen
• waar vond de behandeling plaats?
• naam functie en rol van betrokken beroepsbeoefenaren en medewerkers
• wat en hoe is geregistreerd?
4. Een antwoord geven op onderstaande vragen:
• op welke wijze heeft de diagnostiek plaatsgevonden?
• was de bevoegd- en bekwaamheid van betrokkenen op niveau?
• volgens welke professionele normen werd gewerkt?
• werd er protocollair gewerkt en zo niet, wat was motivatie om af te wijken?
• hoe is de communicatie verlopen, intern en naar patiënt?
• welke organisatorische tekortkomingen waren er?
• was de medische verslaglegging adequaat?
• heeft farmacotherapie bijgedragen aan het ontstaan van de calamiteit?
• bijwerkingen van medicatie en zo ja, gemeld aan LAREB?
• waren er technische gebreken van medische hulpmiddelen of agentia? Zo ja ga arne een
toelichting.
• wanneer patiënt is overleden: is er een verklaring van natuurlijke dood afgegeven en was
dat gerechtvaardigd?
5. Welke herstelacties waren mogelijk en zijn die geëffectueerd of waarom niet?
6. Een analyse van basis oorzaken volgens ee n deugdelijke onderzoeksmethode zoals
bijvoorbeeld de PRISMA en SIRE.
7. Conclusies ten aanzien van vermijdbaarheid van de calamiteit.
8. SMART geformuleerde aanbevelingen voor verbeteracties voor zover binnen de bevoegdheden
van de zorggroep.
9. Wat is de actie van de directie naar aanleiding van de aanbevelingen?
10 Is patiënt en/of familie geïnformeerd en wat is aan nazorg gedaan.
THOON Twentse Huisartsen Onderneming Oost Nederland
Pagina 5
Calamiteitenregeling Versie 2.