Transcript pdf, 223 kB - Waterschap Reest en Wieden

VOORSTEL AB
AGENDAPUNT :
CATEGORIE
PORTEFEUILLEHOUDER
: K.B. Schelhaas
VERGADERING D.D.
NUMMER
OPSTELLER
FUNCTIE
:
:
:
:
VERGADERING MT D.D.
VERGADERING DB D.D.
OPGESTELD D.D.
: A-STUK (Afdoeningsstuk)
AB
30 september 2014
WS/ZOM/PS/8366
P. Spanninga, 0522-278650
Teamleider Waterbeheer, team toezicht en handhaving en
muskusrattenbestrijding
: -: 19 augustus 2014 (8317)
: 24 juli 2014
ONDERWERP
Evaluatie schouw 2013.
SAMENVATTING
In 2013 is het nieuwe schouwbeleid vastgesteld. Als gevolg van het nieuwe beleid zijn er circa 70%
minder sloten aangewezen als zijnde schouwsloot. Deze wijziging is aanleiding geweest om de wijze en
organisatie van het schouwen aan te passen.
Tijdens de voorbereiding, van de schouw van 2013, zijn er een aantal keuzes gemaakt, zoals bijvoorbeeld
wie worden betrokken bij de schouw, hoeveel schouwcommissies, instructie, aanpassing van de
schouwmap e.d. Naar aanleiding van de ervaringen met deze nieuwe schouw en de resultaten is een
evaluatie opgesteld.
ADVIES
Kennis nemen van de evaluatie schouw 2013.
-OPENBAARHEID
Ja
BIJLAGEN
-BESLUIT
Dagelijks Bestuur,
mr. A.K. Schuttinga,
Secretaris-directeur
bms
M.M. Kool,
Dijkgraaf
Pagina 2 van 4
Nummer: WS/ZOM/GBM/8366
TOELICHTING
Aanleiding
In 2013 is het nieuwe schouwbeleid vastgesteld. Als gevolg van het nieuwe beleid zijn er circa 70%
minder sloten aangewezen als zijnde schouwsloot. Deze wijziging is aanleiding geweest om de wijze en
organisatie van het schouwen aan te passen.
Tijdens de voorbereiding, van de schouw van 2013, zijn er een aantal keuzes gemaakt, zoals bijvoorbeeld
wie worden betrokken bij de schouw, hoeveel schouwcommissies, instructie, aanpassing van de
schouwmap e.d. Naar aanleiding van de ervaringen met deze nieuwe schouw is een evaluatie opgesteld.
In dit document is deze evaluatie kort verwoord.
De schouw voorbereiding
De voorbereiding van de schouw is tijdig gestart. Tijdens een brainstormsessie binnen de afdeling
Waterbeheer zijn de wensen tot verbetering geïnventariseerd. Kaarten zijn gemaakt, gebieden opnieuw
ingedeeld en de schouwmappen zijn opnieuw samengesteld. Tijdens de schouwvoorbereiding werd
duidelijk dat de betrouwbaarheid van de kadastrale gegevens onvoldoende was. Er zaten te veel fouten in
de bestanden afkomstig van het GBLT. Nadat een nieuwere versie van het bestand was geleverd, is
besloten om toch te starten met de schouw.
Ook voor de schouw van 2014 zijn de kadastrale gegevens een punt van zorg. In september komt er een
nieuw bestand waarmee tijdig getest gaat worden.
Vanaf 2015 is er binnen Rijn-Oost voorzien in een structurele oplossing zodat er actuele kadastrale
gegevens beschikbaar komen.
Professionalisering:
Met het invoeren van het nieuwe schouwbeleid zijn alleen de sloten van enige betekenis op de legger
gebleven als zijnde schouwsloot. Deze sloten zijn van wezenlijk belang voor de beheersing van het
watersysteem. Met dit in het achterhoofd was de wens tot een “betere” schouw snel geboren.
Om een professionaliseringsslag te kunnen maken zijn er een aantal verbeterpunten benoemd.
Dit zijn:
 Gebiedskennis, kennis van watersysteem
 Continuïteit personeel
 Eenduidigere observatie en uniforme registratie
Om dit te kunnen bewerkstelligen is de keuze gemaakt om alleen personeel van de afdeling Waterbeheer
in te zetten. Voor deze medewerkers is het onderdeel van de normale werkzaamheden en het is nuttig
voor een goede terreinkennis en basiskennis van het watersysteem.
Voor een gedegen voorbereiding, inzetbaarheid van medewerkers en juiste gegevens en materialen wordt
er een draaiboek schouw opgesteld.
De uitvoering van de schouw
De schouw is in 2013 uitgevoerd door 13 schouwcommissies. De commissies waren zo samengesteld dat
er in ieder geval iemand met gebiedskennis aanwezig was. Met 13 commissies is het nog haalbaar dat de
schouw en de verwerking van de resultaten in 1 week tijd worden uitgevoerd zodat de aanschrijvingen op
de maandag na de schouw verstuurd kunnen worden.
De schouwcommissies hebben vooraf een instructie bijeenkomst bijgewoond; in de afgelopen jaren was
er bijvoorbeeld een wildgroei ontstaan in de wijze waarop de schouwgebreken gerapporteerd werden.
Tijdens deze instructie is ook duidelijk uitgelegd hoe er geschouwd moet worden, wat is goed en wat is
fout. Daarnaast is tijdens deze bijeenkomst het schouwen op bodemdiepte uitgelegd. De bedoeling is om
ieder jaar weer een instructie bijeenkomst wordt georganiseerd. Dit geeft de mogelijkheid om nieuwe
items toe te lichten en daar waar nodig nog bij te sturen.
Conclusie: De wijze van instructie en inzet van personeel heeft goed gewerkt. De te verwerken
schouwkaarten gaven weinig aanleiding tot vragen. De medewerkers waren goed geïnstrueerd.
Pagina 3 van 4
Nummer: WS/ZOM/GBM/8366
Vanuit het bestuur is de vraag gekomen of het mogelijk is om als bestuurder ook weer te kunnen
schouwen. Dit is voor de organisatie van de schouw geen probleem, de bestuurders zijn van harte
welkom. Het is wel de bedoeling dat de bestuurder dan minimaal 2 dagen voor de eerste schouwronde
beschikbaar is en minimaal 1 dag voor de herschouw. Daarnaast wordt van de bestuurder verwacht dat
hij of zij aanwezig is bij de instructiebijeenkomst in de week voor de eerste schouwdatum. In 2014 is deze
bijeenkomst op donderdag 13 november om 8.00 uur aan de Zomerdijk. De bestuurders kunnen zich per
e-mail aanmelden op [email protected] of op telefoonnummer 06-29560978.
De resultaten
In onderstaande tabel zijn de schouwgebreken van de afgelopen 4 jaar vermeld. De resultaten zijn
normaliter erg afhankelijk van de weersituatie.
Jaar
2010
2011
2012
2013
Schouwgebreken
4183
3800
2546
2675
Conclusie:
De resultaten van 2013 waren erg tegenvallend. De verwachting was dat er significant minder gebreken
zouden worden geconstateerd dan de voorgaande jaren.
Er zijn ruim 1500 brieven verstuurd naar de perceel eigenaren. Na verzending van de brieven wordt
gestart met het bemensen van de schouwtelefoon. Tijdens de telefoongesprekken is gebleken dat er veel
ingelanden niet meer wisten of op “hun” sloot nog de schouw van toepassing was, en hebben ze de
aanschrijving afgewacht. Daarnaast is er een grote groep eigenaren die ieder jaar de eerste aanschrijving
afwacht voordat de sloot wordt schoongemaakt. Of de loonwerker is nog niet geweest.
Om de onduidelijkheid bij de ingelanden weg te nemen komt er extra aandacht voor de communicatie
voor de schouw 2014.
De kosten
Naast een professionaliseringsslag was de doelstelling om kosten efficiënter te gaan schouwen.
Qua tijdsbesteding van personeel (in het veld) schatten we de situatie als volgt in tijdens de schouw
(exclusief herschouw):
Jaar
2010, 2011
en 2012
2013
Schouwdagen
totaal
70
40
Naast een besparing in personeelskosten zijn ook de reis en verblijfskosten gedaald.
De totale besparing is in 2013 ongeveer € 18.000,00.
Gelet op het grote aantal schouwgebreken in 2013 is er tijdens het vervolgtraject (herschouw en
handhavingstraject) geen besparing gerealiseerd.
De verwachting is dat de komende jaren de besparingen verder op gaan lopen.
Conclusie: Het aantal schouwdagen is niet met 70% verminderd. Dit was ook niet de verwachting. Het te
schouwen gebied is immers is qua oppervlakte (en dus qua reisafstanden) even groot gebleven.
Om tot een verdergaande efficiencyslag te komen, wordt onderzocht of in 2015 een proef met een
helikopterschouw en/of een drone zal worden uitgevoerd.
Pagina 4 van 4
Nummer: WS/ZOM/GBM/8366
Handhavingstraject:
Al jaren wordt er bij de schouw het volgende handhavingstraject doorlopen:
1. Half november: eerste schouwronde; bij schouwgebreken wordt een brief (met bestuurlijke
voorwaarschuwing) verstuurd;
2. Twee weken na de eerste aanschrijving (tweede week van december) wordt de herschouw
uitgevoerd, bij schouwgebreken wordt een last onder bestuursdwang verstuurd;
e
3. Na 1 februari wordt de 3 schouwronde uitgevoerd. Indien het onderhoud nog steeds niet is uitgevoerd
dan voert het Waterschap bestuursdwang uit en wordt de sloot op kosten (vermeerderd met € 50,00
administratiekosten) van de eigenaar geschoond.
Conclusie:
Het totale handhavingstraject heeft een lange doorloop tijd en vergt veel inzet van uren. De praktijk leert
dat er een behoorlijke groep ingelanden is die de eerste aanschrijving en/of de tweede aanschrijving van
het waterschap afwacht en dan pas de sloot gaat schonen. Met de aanschrijvingen zijn veel kosten
gemoeid. Alle schouwgebreken moeten administratief worden verwerkt en er worden brieven gegenereerd
en verstuurd. Daarnaast worden al deze sloten ook weer meegenomen in de herschouw, dit kost ook
weer veel tijd.
Een grove schatting van de kosten laat zien dat de kosten voor 1 schouwgebrek in 2013 (inclusief het
herschouwen) € 11,00 bedroeg.
In het najaar zal aan het Dagelijks Bestuur een aantal verschillende handhavingstrategieën worden
voorgelegd. Voorbeelden hiervan zijn de inzet van de Bestuurlijke strafbeschikking of om de last onder
bestuursdwang direct na de eerste schouwronde te versturen. Aan het Dagelijks Bestuur zal een besluit
worden gevraagd over de te volgen strategie voor de schouw van 2014 en verder.
Communicatie:
Voorafgaand aan de schouw is nadrukkelijk veel aandacht besteed aan de communicatie. Middels
streamers, internet en persberichten zijn de ingelanden geïnformeerd over de schouw.
Conclusie:
Uit de tegenvallende resultaten kan geconcludeerd worden dat de communicatie wellicht ontoereikend is
geweest. Uit de gesprekken van de schouwtelefoon bleek dat mensen de eerste aanschrijving hebben
afgewacht omdat onduidelijk was of er nog schouw van toepassing was op hun sloot.
Deze informatie was overigens beschikbaar via de website. Ook bij gemeenten en andere organisaties
was veel onduidelijkheid.
Met het cluster Communicatie zal voor de schouw van 2014 een communicatieplan op gesteld.
Daarnaast wordt onderzocht of kaartlagen aan gemeenten en organisaties ter beschikking gesteld kunnen
worden zodat duidelijk is op welke sloten de schouw van toepassing is.