Transcript tips en tricks - Dutch Green Building Week

[DUTCH GREEN BUILDING WEEK]
22-26 SEPTEMBER 2014
TIPS & TRICKS
Tips & Tricks
voor het organiseren van een succesvol evenement
Fase 1. Van idee tot actieplan
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Doelgroep in kaart brengen
Doelstellingen formuleren
o Kennisoverdracht
o motiveren/stimuleren
o platform creëren
o netwerken
Vorm kiezen
Dag, datum, locatie
Verzorgingsniveau
Luxe(congres), gemiddeld(bijeenkomst), eenvoudig(presentatie)
Beschikbaar Budget
Wat mag het kosten, wat moet het opleveren
Accommodatie
Hotel, congrescentrum, schouwburg enz
Informatie vergaren
Op internet, ervaringen derden enz.
Briefing
Voor leveranciers
Offertes
Beoordelen
Plan maken
Advies opnemen mbt keuze locatie enz.
Aanmelden op dgbw.nl
Fase 2. Algemeen voorbereidende fase
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Defintief programma maken
Uitnodiging maken
Website in orde maken
Briefing en voorbespreking met sprekers
Bevestigen deelnemers
Eventuele give-aways bestellen
Pers benaderen
Interne communicatie
Draaiboek maken
Fase 3. Laatste voorbereidingen circa week voor evenement
•
•
•
•
•
•
Productie informatiemap met presentaties (optioneel)
Deelnemerslijst maken
Programma uitdraaien
Badges maken
Aantallen doorgeven aan locatie
Presentaties op USB stick
Dutch Green Building Week 2013
Sponsorvoorstel
Fase 4. Opbouw en inrichting op dag evenement
•
•
•
•
Check catering
Check Techniek
Controle ppt-presentaties
Opbouw registratiebalie en ev. Banieren
Fase 5. Uitvoering
•
•
•
•
•
•
Controle aankleding zaal en locatie
Bewegwijzering
Entree en routing
Garderobe
Opvang en begeleiding sprekers of ev.artiesten
Tussentijds vertrek gasten
Fase 6. Direct na afloop
•
Afbouw meegebrachte spullen
Fase 7. Na afloop
•
•
•
•
•
Evaluatie maken
Bedankbrief spreker
Foto’s en/of presentaties op website
Aftersales: bedanktbrief, e-mail deelnemers
Definitief kostenoverzicht maken
Dutch Green Building Week 2013
Sponsorvoorstel