Transcript Handleiding deelnemers Trouwbeurs Delft 5

Handleiding deelnemers Trouwbeurs Delft 5 oktober 2014 WestCord Hotel Delft
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
Inhoud:
1. Trouwbeurs Delft
2. Beursvloer
3. Real-Life-Wedding
4. Proeverij
5. Speeddaten
6. Workshops
7. Onderzoek
8. Geboden faciliteiten
9. Publiciteit
10. Deelname voorwaarden
11. Prijzen
12. Deelname overeenkomst
Bijlagen:
1. Beursplattegronden en voorlopige standnummers
2. Deelnameformulier
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
1. Trouwbeurs Delft
Op zondag 5 oktober 2014 zal de vierde Trouwbeurs Delft plaatsvinden in het WestCord Hotel Delft.
De beurs bestaat diverse onderdelen; De beursvloer met stands van leveranciers. In de patio van het hotel zal
een Real-Life-Wedding plaatsvinden. De aanstaande bruidsparen kunnen zich inschrijven voor een aantal
proeverijen. Tijdens deze proeverij is het mogelijk om te genieten van wijn, heerlijke hapjes en verschillende
bruidstaarten. Tevens kunnen de bruid en bruidegom tijdens een speeddatesessie kennismaken met diverse
leveranciers uit de trouwbranche. Daarnaast is er een onderzoek naar de ervaring van zowel bezoekers als
exposanten.
Voor Trouwbeurs Delft is de volgende missie en het volgende imago geformuleerd:
Trouwbeurs Delft is gericht op locale/regionale bruidsparen en leveranciers en is een kwalitatief hoogstaande, trendy,
stijlvolle maar laagdrempelige beurs.
De organisatie van Trouwbeurs Delft is in handen van Color Weddings. Frederiek Klop, eigenaar van Color
Weddings, werkt nauw samen met ITH Events, WestCord Hotel Delft, Van Gils Creations en Locomotion Facilitair
Bedrijf om deze beurs een fantastische ervaring te laten worden voor zowel exposanten als bezoekers.
Color Weddings & Events streeft ernaar de unieke en persoonlijke kleur van het bruidspaar tot uiting te laten
komen op de mooiste dag van hun leven! Hoe we dat doen? Eigenlijk is alles mogelijk! Color Weddings levert
uitsluitend maatwerk. Wil het bruidspaar de gehele organisatie uit handen geven? Dat kan! Wil het bruidspaar
enkele onderdelen van de bruiloft uit handen geven? Dat kan ook! Wil het bruidspaar op de dag een
professionele ceremoniemeester? Ook dat kan! Misschien wil het bruidspaar alleen een adviesgesprek? Dat kan
natuurlijk ook! Het ‘organiseren’ van een bruiloft is een zeer persoonlijke aangelegenheid, als
bruiloftsleverancier begeef je je diepgaand in iemands privéleven. In het concept voor een bruiloft komen alle
persoonlijke wensen, ideeën en voorkeuren tot uiting. Voor de meeste bruidsparen moet hun trouwdag de
mooiste dag van hun leven worden. Juist het realiseren van alle persoonlijke aspecten van een bruiloft is de
grootste uitdaging. Geen lopende band bruiloften, geen standaard arrangementen en niet 2 bruiloften op één
dag willen uitvoeren. Ieder bruidspaar is uniek en verdiend een eigen ‘eigen’ dag. Het Event gedeelte richt zich
vooral op het organiseren van evenementen in opdracht van bedrijven en particulieren. Van
conceptontwikkeling tot de uitvoering, alles kan door Color Weddings & Events verzorgd worden. Vooral het
entertainment krijgt hierbij speciale aandacht. Color Weddings & Events werkt hierbij samen met diverse
leveranciers als cateraars, licht- en geluidstechnische bedrijven, decorateurs, stylisten en bloemisten.
ITH – Events organiseert in het hele land diverse netwerkbijeenkomsten voor de Uitvaartbranche en
rouwbeurzen voor consumenten. Onder de naam In Tedere Herinnering wil zij nabestaanden helpen bij de
invulling van de uitvaartceremonie. Voor hen die weten dat ze binnenkort zullen sterven organiseert In Tedere
Herinnering een viering van het leven of hun uitvaart. Zij schrijft op verzoek het levensverhaal, gaat op zoek naar
passende muziek en gedichten maar kan ook de ceremonie leiden.
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
WestCord Hotel Delft is ideaal gelegen aan de A13 tussen Rotterdam en Den Haag, naast IKEA. Delft is dé plaats
om te verblijven: geniet van de stad, Delfts Blauw, Oranje, Vermeer en ervaar een wandeling langs historische
bezienswaardigheden of maak een rondvaart. Het hotel heeft 140 hotelkamers, alle voorzien van airconditioning.
17 daarvan zijn ruime appartementen voorzien van extra faciliteiten, speciaal voor lang verblijf. In het hele hotel
is gratis WIFI internet beschikbaar. Alle 11 modern vergaderzalen hebben daglicht en airconditioning. Het Atrium
biedt zelfs mogelijkheden tot 250 personen! U kunt ontspannen in de fitnessruimte met sauna. Daarna een
borrel in de bar of het terras en dineren in het restaurant.
Van Gils Creations ontwerpt en realiseert diverse gedrukte en digitale media voor bedrijven en particulieren. Van
uiteenlopende producten voor huisstijlen en grafische ontwerpen. Van brochures, folders, flyers, posters,
kalenders, horeca-artikelen of bijvoorbeeld (post)kaarten tot hoogglanzende magazines. Naast de grafische
vormgeving specialiseert het bedrijf zich in drukwerkbegeleiding. De mogelijkheid voor een combinatie van
diverse services maakt Van Gils Creations mede hierdoor tot een prettige partner.
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
2. Beursvloer
Trouwbeurs Delft heeft voor de standhouders diverse mogelijkheden. Door de beursorganisatie worden er
stands van diverse afmetingen geplaatst. De eerste zijn de zogenaamde statafel-stands. Deze zijn zeer geschikt
voor leveranciers die een dienst leveren en dus geen producten uit hoeven te stallen. Deze statafel-stands zijn op
diverse plaatsen gesitueerd. Een variant op deze stand is de statafel-stand front buiten, deze liggen naast de
glazen voorpui van het WestCord hotel. Het derde type is een klassieke beursstand. Deze zijn ook in diverse
afmetingen opgesteld en zeer geschikt voor leveranciers van middelgrote en grote producten. Leveranciers van
trouwvervoer zijn uiteraard van harte welkom. De auto’s kunnen op het trottoir van het WestCord hotel worden
geplaatst, evenals op de groenstrook tussen het hotel en de A13 en andere locaties op het terrein. Wanneer u
met 3 auto’s of meer vertegenwoordigd bent, reserveren wij een statafel voor u op de beursvloer.
De exposanten kunnen aan de hand van het beursplattegrond een voorkeurslocatie opgeven, de uiteindelijke
indeling zal door de beursorganisatie worden bepaald. De stands worden voorzien van een statafel, afvalbak en
met een stroompunt opgeleverd. De standhouders hebben de mogelijkheid de stands naar eigen inzicht aan te
kleden, maar er zijn ook diverse losse opties bij te boeken, zie hiervoor hoofdstuk 8.
De voorwaarden voor deelname worden in hoofdstuk 10 uitvoerig besproken. Bij bevestiging van deelname gaat
de deelnemer akkoord met de voorwaarden.
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
3. Real-Life Wedding
Het doel is de beurs op zich een belevenis te laten zijn. Diverse leveranciers zullen samen de toekomstige
bruidsparen laten ervaren en beleven hoe mooi hun grote dag zal zijn. Er wordt vast een tipje van de sluier
opgelicht en een kijkje gegeven in de toekomst... In de patio van het Westcord zal een Real-Life Wedding
plaatsvinden. Een bruidspaar zal door een zelfstandige BABS in de echt worden verbonden. Het geheel wordt
aangekleed door de diverse leveranciers van de beurs die aan het woord komen in een vragengesprek met het
bruidspaar. Zij kunnen waardevolle tips aan de potentiële bruidsparen die hier te gast zijn geven voor hun eigen
huwelijk. Na afloop van de ceremonie kunnen de bruidsparen kennismaken met de leveranciers tijdens de
bruidsborrel. Voor 2 artiesten is er de mogelijkheid te laten zien hoe de ceremonie muzikaal omlijst kan worden.
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
4. Proeverij
Naast het meemaken van de Real Life Wedding willen wij de aanstaande bruidsparen kennis laten maken met uw
tongstrelende gerechten en overheerlijke wijnen. Wat is er leuker, voor het bruidspaar, om alvast te proeven hoe
de bruidstaart zou kunnen smaken?
In het Atrium van het WestCord hotel wordt door een aantal leveranciers, in samenwerking met elkaar, een
proeverij gegeven. Wij denken hierbij bijvoorbeeld aan een wijnhuis, oesterbar, cateringorganisatie of een van
de trouwlocaties. Maar maakt u bruidstaarten, heerlijke bonbons die als geschenk meegegeven kunnen worden
ook dan bent u harte welkom als deelnemer aan de proeverij.
Er zijn in totaal maximaal drie rondes. De bruid en haar gevolg moet zich vooraf aanmelden voor deelname aan
een proeverij. Er zullen per ronde maar 20 bruidsparen deel kunnen nemen. Dit maximaal aantal bruidsparen
stelt u in de gelegenheid om een toelichting te geven op de te proeven hapjes en persoonlijk kennis te maken
met de bezoeker van Trouwbeurs Delft.
5. Speeddaten met leveranciers uit de trouwbranche
Vaak wordt de keuze van het bruidspaar voor met name een BABS of weddingplanner bepaald door ervaringen
van vrienden en mond tot mond reclame. Trouwbeurs Delft denkt dat een eerste kennismaking ook anders kan.
Durft u out of the box te denken en levert u diensten? Meldt u dan aan als deelnemer voor het Speeddaten.
Tijdens een speeddate sessie kan het aanstaande bruidspaar maximaal 5 minuten met u kennismaken. Er zullen
in totaal maximaal vijf speeddate sessies worden gehouden. En er zullen per sessie ongeveer tien bruidsparen
kunnen deelnemen. Zij kunnen zich vooraf aanmelden bij de beursorganisatie.
Om u de gelegenheid te geven om bruidsparen waar u een “click” mee heeft uitgebreider te spreken is er tussen
de sessies in, de gelegenheid om verder te praten in de daarvoor ingerichte loungeruimte op de eerste etage.
6. Workshops
Nieuw op Trouwbeurs Delft!
Een activiteit die de creativiteit van bruidsparen zal prikkelen. Onder leiding van Weddingplanner Frederiek Klop
zullen de bruidsparen de mogelijkheid hebben een moodboard te maken van een thema naar keuze. Aller hande
materialen voor het maken van het moodboard zijn aanwezig. Diverse tijdschriften, papier, lint, stof, en
fournituren zullen voor de bruidsparen beschikbaar zijn. Bij het brainstormen krijgen de bruidsparen tips om
gezamenlijk tot een mooi moodboard voor een sfeervolle dag te komen. Deze workshop wordt gratis
aangeboden aan de bruidparen.
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
7. Onderzoek
Tijdens de Trouwbeurs Delft zal een onderzoek naar de ervaring van de bezoekers en exposanten gedaan
worden. Op de beursdag wordt een kleine enquête afgenomen onder bezoekers. De resultaten zullen met de
deelnemers worden gedeeld.
8. Geboden faciliteiten
De geboden faciliteiten verschillen per standtype. Alle stands op Trouwbeurs Delft worden kosteloos van stroom
voorzien.
Statafel stand:
 Statafel
 Afvalbak
 Stroom voorziening
 Optioneel: LCD scherm, DVD speler
Statafel stand front buiten:
 Statafel
 Afvalbak
 Stroom voorziening
 Optioneel: LCD scherm, DVD speler
Beursstand:
 Statafel of lage tafel
 Afvalbak
 Stroom voorziening
 Optioneel: LCD scherm, DVD speler
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
9. Publiciteit
Elke deelnemer kan posters en flyers bestellen. Alle deelnemers worden genoemd in het beursmagazine en er zal
een weblink geplaatst worden op de website.
Voor Trouwbeurs Delft is het grootste deel van de publiciteit centraal geregeld. Om zoveel mogelijk potentiële
bruidsparen te bereiken, maken we gebruik van zowel gedrukte media als online media. Ook sociale media wordt
ingezet.
De volgende gedrukte media wordt ingezet voor Trouwbeurs Delft:
 A2 posters, poster met aankondiging van de beurs. Deze zal niet alleen onder de deelnemers worden
verspreid, maar ook in diverse openbare gelegenheden opgehangen worden. Denk hierbij aan
sportscholen, trouwlocaties en winkels.
 A0 posters / driehoeksborden. Plaatsing in Delft en/of Westland en/of Pijnacker-Nootdorp en/of
Lansingerland, Bergschenhoek & Bleiswijk en/of Berkel en Rodenrijs.
 Flyers, op de flyer vindt men meer informatie over de beurs en de deelnemers. De flyer kan zowel door
de deelnemers als door bijvoorbeeld trouwlocaties, winkels en sportscholen uitgedeeld worden.
 Beursmagazine, op de beurs ontvangen de bezoekers een beurstas met een beursmagazine. Alle
deelnemers worden in dit magazine genoemd en er is een mogelijkheid tot adverteren. Ook zullen er
diverse artikelen geplaatst worden over trouwen in het algemeen en trends en ontwikkelingen in de
markt.
 Advertenties, in de regionale huis-aan-huisbladen zullen regelmatig advertenties verschijnen. In de
maand voorafgaand aan de beurs zal er ook één grote beurspagina worden uitgebracht waarin ook de
deelnemers kunnen participeren.
 Gevelreclame, aan het WestCord Hotel Delft wordt communicatie geplaatst over datum en tijd van de
beurs. Deze gevel is grenzend aan de A13.
Online en sociale media:
 Website, op de website van Color Weddings is een pagina ingericht voor Trouwbeurs Delft
http://www.colorweddings.nl/page/3-trouwbeurs. Op deze pagina zullen alle deelnemers worden
vermeld en kunnen bezoekers alle informatie vinden met betrekking tot openingstijden, het programma
en een routebeschrijving naar de locatie.
 Vermelding op diverse beurspagina’s.
 Vermelding op pagina’s van leveranciers.
 Facebook, Trouwbeurs Delft heeft een eigen facebook pagina,
http://www.facebook.com/TrouwbeursDelft. Op deze pagina zullen nieuwtjes verschijnen en kunnen
bezoekers informatie vinden.
 Twitter, ook op Twitter is Trouwbeurs Delft actief, Trouwbeurs Delft@TrouwbeursDelft
Zoals eerder al gezegd, is het grootste deel centraal geregeld. Een klein, maar zeker niet onbelangrijk, deel kan
door de deelnemers worden beïnvloed. De facebookpagina kan gedeeld worden en in tweets kan de Trouwbeurs
natuurlijk ook genoemd worden.
We verwachten dat de deelnemende standhouders actief mee zullen werken aan de publiciteitsverspreiding!
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
10. Deelnamevoorwaarden Trouwbeurs Delft
Algemene informatie
Beursdatum
Zondag 5 oktober 2014
Beurstijden
De openingstijden voor bezoekers van 11.00 tot 17.00 uur.
Real Life Wedding
In de Patio wordt een huwelijk voltrokken worden waarna aansluitend een receptietoast wordt uitgebracht. De
ceremonie heeft een duur van circa 30 minuten.
Proeverij.
Tijdens een aantal proeverijen kunnen verschillende hapjes en drankjes geproefd worden van diverse
leveranciers. Bruidsparen dienen zich van te voren aan te melden via de website.
Speeddaten
Alles kan het bruidspaar vragen aan diverse leveranciers tijdens een speeddate sessie. Hiervoor dienen de
bruidsparen zich van te voren aan te melden via de website. Eventueel kan in een ruimte op de 1e etage verder
kennisgemaakt worden.
Workshops
Creativiteit van bruidsparen wordt geprikkeld in een workshop over het maken van een moodboard. Diverse
materialen en tips worden aangereikt en de bruidsparen zullen met een mooi moodboard naar huis gaan.
Artistieke keuzes
Artistieke keuzes binnen de Real-life Wedding en op de beursvloer liggen volledig en alleen bij de organisator.
Voor zover mogelijk zullen belanghebbende hiervan tijdig op de hoogte gebracht worden.
Toelating
Alleen bedrijven vermeld op het inschrijfformulier zullen worden toegelaten op de beurs. Ook voor de te tonen
producten en diensten geldt: alleen de op het inschrijfformulier vermelde producten en diensten zullen worden
toegelaten. Per 2m² is één medewerker toegestaan. Per stand zijn maximaal 3 medewerkers toegestaan. Het is
niet mogelijk met meerdere bedrijven één stand te huren.
Toewijzing plaatsen volgens:
1. Beslissing van de organisator.
2. Volgorde van inschrijving cq. betaling. Zolang de betaling niet binnen is, wordt uw bedrijf niet definitief
ingedeeld op de plattegrond.
Zowel u als standhouder, de organisator en de bezoekers zijn gebaat bij een aantrekkelijke en gevarieerde beurs.
Betaling
Na ontvangst van uw digitale aanmelding of deelnameformulier sturen wij u een bevestiging van deelname of
plaatsing op de wachtlijst. Na bevestiging ontvangt u een nota die binnen 14 dagen betaald dient te zijn.
Indien betaling niet binnen de termijn is voldaan, dan kan de deelname door de organisatie worden geannuleerd
met behoud van de betalingsverplichting.
Verzekering
Uw standinrichting is niet verzekerd via de organisatie, hier dient u zelf zorg voor te dragen.
Annulering
De annuleringsvoorwaarden kunt u terugvinden in Artikel 7.5 van de Algemene Voorwaarden van Color
Weddings.
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
Ontbindende voorwaarden
1. Color Weddings beslist over het al dan niet houden van het in de overeenkomst van deelname genoemde
evenement en stelt de plaats, de data en de openingstijden vast waarop het genoemde evenement zal
plaatshebben.
2. Indien het evenement zoals genoemd in de overeenkomst van deelname wegens te weinig animo door een te
gering aantal overeenkomsten van deelname geen doorgang kan vinden heeft de deelnemer geen recht op
schadeloosstelling in welke vorm dan ook. De door de deelnemer reeds betaalde sommen zullen door de
organisator binnen vier weken worden gerestitueerd, verminderd met de door Color Weddings gemaakte
administratiekosten.
3. Color Weddings behoudt zich ten allen tijde het recht voor wegens situaties van overmacht zoals brand, storm,
overstroming, nationale rouw, staking, oorlog, molest, oproer, vorderingsmaatregelen door de overheid,
natuurrampen, evacuatiemaatregelen en andere buitengewone omstandigheden, de vastgestelde data van het
evenement zoals genoemd in de overeenkomst van deelname te wijzigen, af te gelasten dan
wel het reeds vastgestelde evenement geen doorgang of voortgang te laten vinden.
4. In geval de vastgestelde data van het evenement zoals genoemd in de overeenkomst van deelname wegens
situaties van overmacht zoals brand, storm, overstroming, nationale rouw, staking, oorlog, molest, oproer,
vorderingsmaatregelen door de overheid, natuurrampen, evacuatiemaatregelen en andere buitengewone
omstandigheden, deze ter uitsluitende beoordeling van Color Weddings gewijzigd worden, blijft de met de
deelnemer gesloten overeenkomst van deelname van kracht, tenzij de deelnemer binnen acht dagen en per
aangetekend schrijven kenbaar maakt de overeenkomst te willen beëdigen.
5. In geval het evenement zoals genoemd in de overeenkomst van deelname wegens situaties van overmacht
zoals brand, storm, overstroming, nationale rouw, staking, oorlog, molest, oproer, vorderingsmaatregelen door
de overheid, natuurrampen, evacuatiemaatregelen, terroristische aanslagen en andere buitengewone
omstandigheden, in het geheel geen doorgang mag of kan vinden of gedurende het al lopende evenement geen
verdere voortgang meer mag of kan vinden vanwege genoemde situaties, komt de overeenkomst van deelname
te vervallen, en worden naar de stand van voorbereiding of uitvoering de reeds voldane bedragen
samenhangend met de overeenkomst van deelname gerestitueerd. Wel blijft de voorwaarde van gehoudenheid
van de deelnemer bestaan die kosten te voldoen die gegeven de fase van voorbereiding,
opbouw, aanvang of voortduring van het evenement niet meer bespaard konden worden. Deze kosten worden in
mindering gebracht op het te restitueren bedrag. De deelnemer accepteert met deze overeenkomst van
deelname met name deze bijzondere omstandigheid als zijnde een risico voor rekening van uitsluitend de
deelnemer.
6. In geen van de hierboven genoemde gevallen kan deelnemer recht doen gelden op vergoeding van de schade
in welke vorm dan ook.
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
Beurs “Do’s en Don’ts”
Opbouw stands:
Exposanten kunnen hun stand in de beursruimte op zondag 5 oktober 2014 tussen 08.00 en 10.00 uur inrichten.
Exposanten die dit willen kunnen zaterdag 4 oktober tussen 17.00 en 20.00 uur inrichten.
Buiten deze tijden zijn er géén laad- en los mogelijkheden, u betreedt de hal via de hoofdentree.
Inrichting en meubilair
Stroomvoorziening en 1 tafel naar keuze worden door de organisatie verzorgd. Voor overige standinrichting
dient u zelf zorg te dragen. Voor specifieke wensen kunt u contact opnemen met de organisatie.
Het is niet toegestaan om in de afscheiding van de stands te spijkeren, boren of nieten. Bovenaan ieder
wandpaneel bevindt zich een stalen buis. Aan deze buis kunnen bijvoorbeeld banners met een koord of ketting
worden bevestigd. In de vergaderruimten is het ook niet toegestaan te spijkeren, boren of nieten.
Beschadigingen zullen na afloop van de beurs bij u in rekening worden gebracht.
Badges
Om uniformiteit in de uitstraling van de beurs te verkrijgen worden er deelnemersbadges gemaakt.
De badges treft u aan in de beursenveloppe die zondagochtend 5 oktober bij aankomst opgehaald moet worden
bij de informatiebalie. De badges moeten op de beursdag tussen 17.00 en 18.00 uur ingeleverd worden bij de
informatiebalie.
Gedragscodes
Exposanten dienen hun stand dusdanig in te richten dat men in staat is bezoekers vanuit de stand te benaderen.
Om een goede verstandhouding met andere exposanten te creëren en behouden, is het niet toegestaan om voor
uw stand in het gangpad te staan en om bezoekers aan te spreken die bij exposanten van omliggende stands,
producten en/of diensten staan te bekijken.
Indien u geluid- of beeldmateriaal gebruikt mag een andere exposant daar geen overlast van ondervinden.
Beurskorting
Om de onderlinge verstandhoudingen optimaal te houden, is de maximale beurskorting die u bezoekers mag
aanbieden, vastgesteld op 15%. Acties waarbij kortingen in natura worden gegeven zijn wel toegestaan, zoals
gratis accessoires.
Prijsvragen, enquêtes en het maken van (digitale) foto’s van bezoekers moeten schriftelijk ter goedkeuring
worden aangevraagd bij de organisatie
Eten en drinken
Er mag door exposanten en haar medewerkers niet gegeten worden op de beursvloer. Flesjes met water worden
u door de organisatie aangeboden. In het café/restaurant gedeelte van het WestCord Hotel kan een lunch
worden gebruikt van de kaart. Deze lunch of eigen meegenomen lunch kan worden genuttigd in de daartoe
aangewezen ruimte.
Uitruimen stand
Zondag na sluiting van de beurs, kunt u tussen van 17.00 tot 18.00 uur uw stand uitruimen. Om uiterlijk 19.00
uur moeten de zalen uitgeruimd zijn. Het is niet toegestaan om uw stand vóór 17.00 uur uit te ruimen. Om 17.00
uur wordt de stroom uitgeschakeld i.v.m. veiligheidsmaatregelen.
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
Promotie en beeldmateriaal
Poster en flyers
Als exposant heeft u de mogelijkheid om uw deelname extra onder de aandacht te brengen. Voor de beurs
worden A2-posters gedrukt met hierop de beursaankondiging. De promotie flyer geeft informatie over de beurs.
Deze kunt u namens uw bedrijf aanbieden aan uw klanten. Op het inschrijfformulier kunt u aangeven of u van
bovenstaande gebruik wil maken.
Beurstas
Op de beursdag is bij de informatiebalie voor de bezoekers een beurstas verkrijgbaar.
Beursmagazine
In de beurstas bevindt zich de beursmagazine. In magazine wordt behalve algemene informatie over de beurs u
de mogelijkheid geboden om advertenties, acties en voordeelcoupons te plaatsen.
Advertenties in beursmagazine
In de advertentie mogen geen kortingen en prijzen worden benoemd. Het is wel mogelijk om in de advertentie te
verwijzen naar de voordeelcoupon elders in het magazine, waarin u desgewenst wel een korting kunt geven.
Voorwaarden en aanlevereisen:
De advertentie dient 6 weken voor de beurs binnen te zijn bij Color Weddings en te voldoen aan onderstaande
voorwaarden. Indien de advertentie niet tijdig correct wordt aangeleverd, kunnen wij plaatsing niet garanderen.
Er vindt in dit geval geen restitutie van de door u gemaakte kosten plaats.
Het magazine heeft een A4 formaat (breedte 210 mm en hoogte 297 mm).
Afmeting 1/1 pagina
Afmeting ½ pagina (liggend)
Afmeting ¼ pagina (staand)
Voordeelcoupons in beursmagazine
De korting mag een vast geldbedrag zijn of een procentuele korting van maximaal 15% op het totale
aankoopbedrag. De voordeelcoupons mogen geen kortingen zijn in de vorm van een product van een
aanverwant bedrijf uit de huwelijksbranche. De voordeelcoupons moeten een minimale geldigheid hebben van 3
maanden na de beursdatum. (eventueel langere geldigheid wordt door het deelnemende bedrijf zelf bepaald).
De voordeelcoupon wordt full colour gedrukt en kan voorzien worden van logovermelding. Het deelnemende
bedrijf levert de aanbieding voor de voordeelcoupon in tekst en met het eventuele logo aan. De lay-out van de
voordeelcoupons wordt verzorgd door Color Weddings.
B to B tas
Naast de beurstas voor bezoekers is er ook een Business to Business tas voor de exposanten onderling. U kunt
voor deze tas een gadget of publiciteitsmateriaal aanleveren bij de beursorganisatie voor 4 oktober 2014.
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
11. Prijzen
Trouwbeurs Delft hanteert de volgende basis standprijzen:
Statafel zonder stand ombouw, inclusief genoemde faciliteiten
€ 250,00
Statafel zonder stand ombouw front buiten,
€ 250,00
Vervoersbedrijven, kosten per auto
Bij 3 auto’s of meer krijgt u een statafel toegewezen.
€ 100,00
Beursstand, 4m2, inclusief genoemde faciliteiten
€ 375,00
Artiesten / Real-Life Wedding / BABS voor RLW
€ 150,00
Proeverij leverancier
€ 100,00
Deelname aan Speeddate sessie
€ 100,00
Advertentie mogelijkheden in het Beursmagazine
Advertentie 1 / 1 pagina
€ 125,00
Advertentie 1 / 2 pagina
€ 75,00
Advertentie 1 / 4 pagina
€ 50,00
Optioneel zijn de volgende faciliteiten en communicatie mogelijkheden bij te boeken:
LCD scherm
€ 115,00
DVD speler
€ 25,00
Notitie: Alle bovengenoemde prijzen zijn exclusief 21% BTW.
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
12. Deelname overeenkomst
Deze deelname overeenkomst of digitale aanmelding is bindend. Wanneer u het ingevulde en ondertekende
formulier of de digitale aanmelding aan Color Weddings retour stuurt, gaat u akkoord met de voorwaarden. U
ontvangt van ons een factuur en zodra de factuur voldaan is, gaat de organisatie over tot plaatsing van uw bedrijf
op de beursplattegrond. Vanaf dan zal ook uw bedrijfslink op de webpagina vermeld worden.
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
Beursplattegronden en standnummers
Beursvloer begane grond
Beursvloer 1e etage en locatie voor Trouwbeurs Delft Proeverij, het Speeddaten en de Workshops
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014
Deelnameformulier Trouwbeurs Delft
U kunt het formulier ook digitaal invullen via de link in onze email.
Organisatie:
Contactpersoon:
Adres:
Postcode:
Woonplaats:
Telefoonnummer:
E-mailadres:
Website:
Twitter account:
Facebookpagina:
Product -dienstomschrijving:
Standvoorkeur:
Statafel
Statafel front buiten
Beursstand, 4m2
Deelname aan
Voorkeursstand nummer (o.v.b)
Aantal badges:
Namen op badges:
Publiciteitsopties:
Aantal posters:
Flyers:
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………
……………………………………………
……………………………………………
Proeverij / Speeddate / Real Life Wedding / Artiest
…………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Ja / Nee
Bij te boeken opties:
Expeditkast 5 vaks
LCD scherm
DVD speler
Advertentie 1 / 1 pagina
Advertentie 1 / 2 pagina
Advertentie 1 / 4 pagina
Commercial
VoordeelCoupon
o
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja, ik ga akkoord met de voorwaarden van Trouwbeurs Delft
Plaats en datum
Handtekening
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
Handleiding exposanten Trouwbeurs Delft
Beursdatum: 5 oktober 2014