Transcript Notulen Algemene Ledenvergadering 2014 van de NVBS op 12

Notulen Algemene Ledenvergadering 2014 van de NVBS op 12 april 2014
De gewone Algemene Ledenvergadering 2014 vond plaats op zaterdag 12 april 2014 in het Apollo
City Hotel in Breda. Volgens de presentielijst waren, inclusief de leden van het Hoofdbestuur 104
leden aanwezig. Voorzitter van het Hoofdbestuur (HB) is Maikel Rörik (MR). Secretaris is Willem Jan
Wiebosch (WJW).
1)
Opening
MR opent de vergadering om 14.00 uur met een welkom aan de aanwezigen, en stelt vervolgens alle
leden van het Hoofdbestuur voor, met hun functie. Hij vestigt de aandacht op de aanwezigheid van
de Winkel.
Vervolgens vindt de herdenking plaats van de 60 leden die zijn overleden in het kalenderjaar 2013.
Voorgelezen worden hun naam en de woonplaats. Daarna wordt door de ALV staande 1 minuut stilte
in acht genomen.
WJW. noemt de namen van de leden die hebben laten weten verhinderd te zijn de ALV 2014 bij te
wonen: Ad Venderbos, Gerrit van Straaten, John Krijgsman, Leo van Engeland, Kees van de Meene,
Carel Neijenhuizen, Karel van Hilten, Gerard de Graaf, Wim Reedijk, Sander Mayer, Evert van Laar en
de heer P. Postma.
Hierna wordt door MR de agenda van de vergadering kort doorgenomen. Het agendapunt 19
benoeming leden geschillencommissie vervalt; De huidige leden van de Geschillencommissie zijn
benoemd tot 2015, 2016, en 2017. Daarom is er geen (her)benoeming aan de orde.
2)
Mededelingen van het Hoofdbestuur
Wilfred Klaassen vraagt of iedereen die wil blijven eten een bon heeft gekocht. Verder meldt hij dat
in de eerste versie van het Jaarverslag 2013 dat is rondgezonden in de financiële stukken fouten
stonden. In het exemplaar dat op de website staat, is dit gecorrigeerd, in de kopieën bij de ingang
van de zaal nog niet.
MR wijst op de korte samenvatting van het jaarverslag die bij de ingang lag. Opmerkingen over dit
nieuwe initiatief zijn welkom.
3)
Notulen van de ALV van 13 april 2012 te Hooglanderveen
MR vraagt de ALV of er nog opmerkingen zijn n.a.v. de correctheid van deze notulen. Er zijn geen
opmerkingen vanuit de zaal. Hierna wordt de voortgang van de actiepunten uit deze notulen gemeld,
voor zo ver deze niet bij het beleidsplan aan de orde komen en kunnen er vragen worden gesteld.
Actiepunten uit deze notulen:
Declaratieregels: zijn toegezonden aan de afdelingen
Clusteroverleg: is nu ook in Zuid gehouden
Programmaboekjes afdelingen naar Amersfoort sturen loopt bij diverse afdelingen
1
4)
Ingekomen stukken
MR vraagt de secretaris of er nog ingekomen stukken zijn (behalve de onder agendapunt 1
genoemde berichten van verhindering). Er zijn geen stukken ingekomen.
5)
Verslag van de secretaris over het verenigingsjaar 2012
WJW geeft een korte toelichting. De ALV heeft geen vragen naar aanleiding van dit verslag.
6)
Rekening en verantwoording van de penningmeester over het verenigingsjaar 2012
Wilfred Klaassen geeft op 3 punten van de jaarrekening 2013 een toelichting.
Door het overgaan naar een andere drukker zijn de kosten van Op de Rails lager geworden.
De NVBS heeft haar aandelenportefeuille verkocht, door de boekwinst is er een eenmalig hoog
resultaat in 2013.
Er loopt al langdurig een discussie met NS Stations over de servicekosten van NVBS Centraal in
Amersfoort. De effecten zijn in de jaarrekening 2013 meegenomen.
Per saldo is sprake van een goed jaarresultaat over 2013, maar de hogere kosten van onze
verenigingsruimte leiden tot een extra druk op de begroting voor 2014 en volgende jaren.
7)
Verslag van de Kascommissie, bedoeld in art. 52 van de statuten, over het boekjaar 2013
Jan Haasdijk geeft namens de commissie een toelichting op het verslag: de financiën bijhouden geeft
veel werk voor de penningmeesters binnen de NVBS; Er is echter een goede interactie tussen Wilfred
Klaassen, de penningmeester en de kascommissie geweest. Jan complimenteert WK voor het vele
werk dat hij in het afgelopen jaar heeft gedaan.
De commissie heeft enkele knelpunten gesignaleerd.
Bij de Winkel ontbreekt momenteel een penningmeester; Frits Kwakkel heeft de administratie voor
het jaarverslag 2013 ad-hoc gedaan, waarvoor dank.
Penningmeesters afdelingen: bij sommige afdelingen is er geen penningmeester aanwezig en wordt
door anderen met veel moeite toch een boekhouding bijgehouden. Jan doet een oproep aan de
aanwezige leden om waar nodig en indien mogelijk penningmeester van een afdeling te worden.
Aanbevelingen van de kascommissie zijn: zo spoedig mogelijk een penningmeester voor de winkel
zoeken, en de claims van NS stations z.s.m. afdoen, waarbij echter het probleem is dat NS traag
reageert.
Opmerkingen vanuit de ALV over het verslag en de toelichting van Jan Haasdijk:
 Gerrit van Arendonk: er moet wel iemand binnen een afdeling beschikbaar zijn als de afdeling
geen penningmeester heeft, en die beschikbaarheid is nou juist het probleem.
 Rene Platjouw: ik heb geen tekenbevoegdheid meer bij ING voor de afdeling Amsterdam. WK: we
gaan over naar Rabo, voor Amsterdam moet de tekenbevoegdheid nog worden geregeld.
 Jan Willem Tinselboer: is er een gevaar voor de continuïteit voor winkel als er geen
penningmeester is? Jan Haasdijk: vrijwilligers werken nu binnen de winkel aan de financiën, maar
zonder coördinatie. Karel Hoorn zegt namens de Winkel dat er gelukkig vrijwilligers zijn. Hij doet
een oproep om penningmeester te worden, of in de omgeving te kijken naar pasgepensioneerden die dit zouden kunnen doen. Het penningmeesterschap kost ongeveer 2 dagen
per week, maar bij een goede samenwerking met degene die boekhouding doet moet dat te
reduceren zijn tot 1 dag (5 uur). Helaas zijn er nog geen kandidaten n.a.v. de oproep in Op de Rails
gekomen.
MR bedankt Jan Haasdijk en de leden van de Kascommissie voor het vele werk.
2
8)
Verslag het lid van het Hoofdbestuur belast met het contact met de afdelingen
Rob Daale geeft een korte toelichting.
Jan Haasdijk: Bij de laatste afdelingsavond in Apeldoorn waren er 35 aanwezigen met dames.
GertJan Binkhorst heeft bij het zoeken naar sprekers meegemaakt dat iemand zei niet voor 8 man te
komen; hij doet een oproep om ook voor kleine groep te komen.
Ton Pruissen zegt dat een presentatie voorbereiden veel tijd kost, dat moet wel lonen via een flinke
opkomst.
Ronald Boers meent dat het ook leuker voor een spreker is als er veel aanwezigen zijn
Hij heeft een vraag over het verslag van de afdeling Gooi, waarin een declaratie van 80 euro voor
bezoeken aan andere afdelingen staat, hij vindt dat dit niet in lijn met het beleid is.
Wilfred Klaassen antwoordt dat de penningmeester van Gooi richtlijnen heeft gevraagd voor de
uitgaven van afdelingen; er is geantwoord dat daarbij vrijheid bestaat bij een bestuur binnen de
bevoegdheden van een afdelingsbestuur; hij wil echter in de toekomst een strakker beleid en dan zal
dit in de toekomst waarschijnlijk niet meer goedgekeurd worden. RB: blijft het er niet mee eens dat
deze kosten gedeclareerd zijn.
Karel Hoorn: kleine afdelingen kunnen wel erg gezellig zijn. Afdeling Rijnland telt het bestuur niet
mee bij de bezoekersaantallen. Hij vraagt om richtlijnen voor een uniforme verslaggeving. MR: als
bestuursleden betalen moeten ze wel worden meegeteld.
Rob Daale stelt dat de cluster-overleggen met de afdelingen een goede plek zijn voor het maken van
afspraken over dit soort onderwerpen.
9)
Verslagen van de in hoofdstuk VII van de Statuten bedoelde diensten [en alle andere
diensten, geledingen en aanhangsels binnen de NVBS]
Er zijn geen vragen naar aanleiding van dit deel van het Jaarverslag.
10)
Verlenen of onthouden van decharge aan het Hoofdbestuur naar aanleiding van het in het
verenigingsjaar 2013 gevoerde beleid, inclusief de financiën
MR vraagt de ALV of ze decharge verleent aan het Hoofdbestuur. De ALV stemt met applaus unaniem
in met deze decharge.
11)
Verslag van de Stichting NVBS-Railverzamelingen (SNR)
Namens SNR zegt Adriaan Pothuizen dat er een foutje in het verslag staat, nl. dat er geen
collectiebeleid zou zijn geweest; dit beleid was wel ooit vastgesteld in een SNR-beleidsplan maar dat
was bij het huidige bestuur niet bekend, excuses aan oud-bestuursleden zijn gemaakt.
Er zijn geen vragen vanuit de ALV.
12)
Verslag van de Stichting NVBS-Excursies (SNE)
Namens SNE spreekt Geert Gorissen. Er waren 900 tevreden deelnemers in 2013. Nieuw is de
aansluiting van SNE bij SGR (Stichting Garantiefonds Reizen); dit is van belang voor deelnemers aan
buitenlandse reizen zodat zij altijd zeker zijn dat ze weer naar huis kunnen.
Er zijn geen vragen aan de SNE.
13)
Verslag van de Stichting NVBS-Manifestaties (SNM)
Namens SNM zal Patrick Berger eventuele vragen uit de zaal beantwoorden. MR licht toe dat het
SNM-bestuur kleiner is geworden door vertrek van Geert Gorissen. Er zijn geen vragen vanuit de ALV
omdat er geen activiteiten in 2013 waren waarbij de SNM betrokken was.
3
13)
Benoeming van Leden van Verdienste van de NVBS
MR deelt mee dat dit jaar vanuit de vereniging acht leden zijn voorgedragen om te worden
opgenomen in het register van Leden van Verdienste van de vereniging. Deze benoemingen dienen
volgens de regeling formeel te worden bekrachtigd door de ALV. Het gaat om de volgende leden:
o
o
o
o
o
o
o
o
Jos Jekel (afwezig)
Pim van der Kuijlen
Loet Kuipers
Evert van Laar (afwezig)
Sander Mayer (afwezig)
Carel Neijenhuizen (afwezig)
Gerhard Riesthuis (afwezig)
Jirvis Verhoef
MR reikt onder instemmend applaus van de ALV aan de aanwezigen een oorkonde, een kadobon van
de Winkel, en een bos bloemen uit.
14a) Benoeming van drie leden van het Hoofdbestuur Martin Bos, Frits van Buren en Gerrit
Nieuwenhuis.
Deze benoemingen lopen tot 2018. De kandidaten presenteren zich kort aan de ALV. De ALV geeft
haar unanieme goedkeuring per lid aan de voorgestelde benoemingen, met drie keer applaus.
14b)
Aanwijzing voorzitter
MR wordt tot de volgende ALV in 2015 aangewezen als voorzitter van de NVBS. De globale
taakverdeling onder bestuursleden is dat MR, Gerrit Nieuwenhuis en Frits van Buren zich gaan
bezighouden met het erfgoed, Martin Bos met ICT, en MR zelf zal het onderwerp P & R aandacht
blijven geven.
Gevolgd door het afscheid van de zittende bestuursleden
MR spreekt de heren achtereenvolgens toe.
Henk van den Blink is 8 jaar bestuurslid geweest, onder meer contactpersoon voor de SNE, maar vooral
het juridische geweten van het Hoofdbestuur;
Rob Daale, commissaris afdelingen, is ook 8 jaar bestuurslid en heeft zich met name bezig gehouden
met de contacten met de afdelingen. De Lijst van Contactpersonen, de Stafnieuwsbrief en de
clusteroverleggen zijn de tastbare resultaten van zijn bestuurslidmaatschap.
Jan Noorlander, commissaris ICT; had vanwege alle veranderingen op ICT gebied binnen de NVBS een
zware portefeuille, bovendien was hij naast lid van het Hoofdbestuur ook nog voorzitter van de afdeling
Noord-Holland Noord
Allen krijgen een boek en een boeket aangeboden door MR, als blijk van waardering voor hun inzet
binnen het Hoofdbestuur. Ook applaus van de aanwezige leden voor hun inzet de afgelopen jaren.
PAUZE
4
16)
Beleidsplan 2014 en volgende jaren
Namens het Hoofdbestuur zal de secretaris eventuele vragen uit de zaal beantwoorden.
Hij geeft een korte toelichting op de nieuwe vorm van het beleidsplan. Concrete plannen zijn geen
integraal onderdeel meer van beleidsplan
Er komen geen opmerkingen vanuit de ALV zodat MR constateert dat de ALV met de gekozen richting
kan instemmen. De uitwerking in concrete prioriteiten zal nu gaan plaatsvinden in de (mini-)
stafvergaderingen, mede op basis van jaarlijkse gesprekken met de diverse geledingen van de NVBS.
17)
Begroting en vaststelling contributie voor het verenigingsjaar 2015
Namens het Hoofdbestuur geeft de penningmeester Wilfred Klaassen een toelichting. In beginsel is er
een sluitende begroting voor 2015 en is het de bedoeling de contributie in 2015 niet te verhogen,
maar hij wil een mandaat om eventueel deze toch met maximaal 2 euro te verhogen als bijv. de
exploitatie van NVBS Centraal dat nodig maakt om tegenvallers op te vangen en een sluitende
begroting te krijgen. De ALV gaat akkoord met het gevraagde mandaat.
Ernst van Gulden: de begroting gaat uit van de huidige verdeling van kosten over afdelingen etc. Zijn
advies aan het HB is om ook te kijken naar de algemene kosten, om te kijken waar eventueel
besparingen mogelijk zijn.
De ALV stemt unaniem in met het contributievoorstel van de penningmeester en de begroting 2015.
18)
Benoeming leden en reserveleden van de Kascommissie
Wilfred Klaassen dankt Jan Haasdijk die de afgelopen jaren belangrijke rol in de Kascommissie heeft
vervuld voor zijn inspanningen en overhandigt hem een attentie.
De voorgestelde bezetting van de Kascommissie voor de jaarrekening over 2014 is:
Leden: Theo van Riet , Cees Broekhuijse , Kees Huisman
Reserveleden: Ernst Kaarls , Cees de Rouwe.
MR vraagt of de ALV akkoord hiermee instemt. De ALV gaat unaniem akkoord met het voorstel.
19)
(Her)benoeming leden van de Geschillencommissie
Vervallen; niet van toepassing dit jaar
20)
Plannen van de redactie van ‘Op de Rails’
Sjoerd Bekhof: doet aan de ALV de groeten van de redactie. Er komt extra aandacht voor het thema
Berlijn. Een wijziging van de opmaak van het blad is nog in discussie.
Gerrit van Arendonk: Op de Rails op Facebook kan helpen om meer mensen te bereiken. MR: er zijn
nu al 2734 likes. Er komen ook veel reacties. Het is een leuke manier om met de leden te
communiceren en Facebook is voor iedereen beschikbaar.
Gevraagd wordt of er een artikel over nieuwe stations kan komen. Sjoerd Bekhof zegt dat de
redactie daarvoor afhankelijk is van deskundige auteurs die artikelen schrijven.
21)
Bespreking van het excursieplan van SNE voor 2013/2014
Geert Gorissen kijkt vooruit tot het eind van het jaar. De Koningsdagrit zit vol. Verder is gepland
Spoorzoeken in juni, een reis naar Frankrijk, weer een Schones Wochenende, en in december de
traditionele Oliebollenrit met een tram ergens in Nederland.
5
22)
Plannen ten aanzien van de SNR
Adriaan Pothuizen presenteert namens SNR de plannen.
Uitwerking PR-beleid SNR
– Voor het voetlicht brengen welke schatten we als vereniging hebben
– Nauwere samenwerking NVBS-P&R
– Afspraken gemaakt over gastheerschap
Vinger aan de pols collectiebeleid
– Update beleidsplan
– Update collectiebeleid
– Voortbouwen op werk vorige bestuursleden
Digitalisering
– Na negatieven worden nu ook dia’s gescand
– Streven naar variatie: voor elk wat wils
– Verzameling digitale foto’s (samen met OdR en ID)
– Internetdienst verdient steun voor de realisatie van de ledenpagina’s op nvbs.com
– Ruim 20.000 afbeeldingen beschikbaar
Verder wil het SNR bestuur de samenwerking zoeken met relevante partijen op gebied van erfgoed.
Karel Hoorn: de metadata beginnen met provincie. Wordt niet als 1 e zoekcriterium gebruikt. Advies
om er nog eens naar te kijken. AP: is overgenomen uit metadata van beheerders. Wordt
meegenomen.
23) Plannen ten aanzien van NVBS website en overige online aanwezigheid
Ernst van Gulden spreekt namens de Internetdienst: hij uit zijn waardering voor de webredacteuren.
Er zijn veel ideeën. Maar de Internetdienst is afhankelijk van het HB vwb besluiten over prioriteiten
en financiën.
Gevraagd wordt naar de lay-out van de website: kan deze moderner en trendier worden, ook i.v.m.
het gebruik van tablets etc.? EvG: we zullen kijken wat met kleine wijzigingen mogelijk is om
verbeteringen in de leesbaarheid aan te brengen.
Kunnen leden onder het domein van de NVBS pagina’s aanmaken? Volgens EvG zit dat vanwege
beveiligingsproblemen er niet in, wordt wel via een link verwezen naar ledenwebsites.
Han de Graaf: hoe zit het met de privacy van de Ledenadministratie? EvG antwoordt dat deze in een
beveiligde omgeving wordt verwerkt en wordt niet geïntegreerd in de website.
MR wijst op andere succesvolle vormen van online aanwezigheid: Facebook , Somda
24) Plannen P&R en activiteiten NVBS Centraal
Namens P&R spreekt Hans Koppelman. Belangrijke activiteit blijft de aanwezigheid bij verschillende
evenementen. Verder gaat P & R informeren bij opzeggende leden naar de reden van opzegging. In
het Spoorwegmuseum zijn goede resultaten bereikt met leden werving.
Hij doet een oproep voor hulp bij het bemannen van stands. P&R ondersteunt ook afdelingen die bij
lokale evenementen aanwezig willen zijn.
MR gaat in op de Activiteitencommissie in NVBS Centraal.
Iets organiseren helpt! Er is veel aanloop, zelfs kort achter elkaar. Het is een goede gelegenheid om
Bibliotheek, verzamelingen, en de winkel op de kaart zetten
Activiteiten zijn echter niet altijd lang vooruit te plannen:
– Data boekpresentaties niet altijd zeker
6
– Vaak afhankelijk andere deelnemers
– Samenwerking kan op punten beter
25) Voorstellen die in gevolge artikel 21 van het Huishoudelijk Reglement zijn ingediend
Er zijn geen voorstellen ontvangen.
24)
Rondvraag
Hans Koppelman: er zijn nog 4 mokken 1000e nummer Op de Rals te koop.
MR: heeft een gesprek met 2e Kamerlid Sander de Rouwe gehad, komt nog een initiatief.
Ger Haaswinders: de rol van Evert vaan Laar als beheerder van het NVBS Archief werd niet vermeld
bij zijn nominatie als Lid van verdienste; MR meldt dat Evert hiermee stopt vanwege
gezondheidsredenen en door het HB wordt gezocht naar een opvolger.
MR dankt Frits Kwakkel voor inzet bij de winkeladministratie en overhandigt hem een boeket
bloemen.
25) Sluiting
MR sluit om 17.00 uur de vergadering met dank aan alle aanwezigen voor hun komst en inbreng. Hij
nodigt alle aanwezigen uit voor de borrel, aangeboden door het Hoofdbestuur, en degenen die
daarvoor een bon hebben gekocht, voor het dinerbuffet. Het buffet begint om ca 18.00 uur.
7