Transcript Til uw financiële waardeketen naar een hoger niveau

Til uw financiële
waardeketen naar
een hoger niveau
WHITEPAPER
Met de juiste internetbankingsoftware maakt u tijd vrij in uw bedrijf
om meer toegevoegde waarde te
leveren. Daarvoor hoeft u slechts
drie pijnpunten aan te pakken.
Zorg dat u toegang tot al uw banken
hebt vanuit één softwarepakket.
Kies voor een internetbankingtoepassing die toelaat het werk op
een veilige manier te delegeren
zonder dat u de controle verliest.
Maak maximaal gebruik van de
integratiemogelijkheden met uw
boekhoudpakket of ERP-systeem,
zodat er geen gegevens meer
moeten worden overgetypt.
Isabel 6 helpt u op deze drie punten.
De uitdagende economische context
vraagt van iedereen heel wat
inspanningen: bedrijven staan voor de
taak om hun kosten te drukken en zo
efficiënt mogelijk te werken. Of het nu
om grote of kleine bedrijven gaat,
iedereen wil zijn tijd graag zo efficiënt
mogelijk besteden om zijn
concurrentievermogen te versterken.
In de financiële waardeketen van
bedrijven liggen er nog heel wat
mogelijkheden om efficiënter te
werken. Uw financiële medewerkers
loggen herhaaldelijk in met andere
wachtwoorden en kaartlezers voor
iedere bank. Ze moeten wachten tot
een collega terug van vakantie is om
een betaling uit te voeren. Ze moeten
elke keer opzoeken hoe ze nu weer een
begunstigde toevoegen in de
internetbankingsoftware. En het
overtypen van facturen en
rekeninginformatie wordt altijd maar
uitgesteld omdat het saai is.
In deze whitepaper bespreken we
waaraan een internetbankingoplossing
moet voldoen om uw financiële
waardeketen efficiënter te maken. De
tijd die uw medewerkers daarmee
uitsparen, kunnen ze besteden aan
taken met een hoge toegevoegde
waarde.
Drie manieren om uw
betaalverkeer efficiënter
te doen verlopen
De gebruiker moet de hele tijd veranderen van de ene internetbankingtoepassing naar de andere. Dat betekent ook telkens een gebruikers-ID
ingeven, tokens berekenen, zoekopdrachten herhalen enzovoort.
Kortom, heel wat tijdverlies.
Zelfs al zijn de toepassingen gratis, er
zijn heel wat verborgen en indirecte
kosten, bijvoorbeeld voor installatie,
opleiding, ondersteuning en integratie
met eigen systemen.
Eén toegang voor
al uw banken
Als gevolg van de financieeleconomische crisis is het bankenlandschap drastisch veranderd. Om de
risico's te spreiden en de concurrentie
meer te laten spelen, werken meer en
meer bedrijven samen met meerdere
banken in plaats van zich tot één
huisbank te beperken. Zo kunnen ze
ook de beste producten van elke bank
kiezen: elke bank heeft zijn eigen
aanbiedingen, competenties en
know-how.
Door met meerdere banken te werken
krijgt u wel te maken met meerdere
toepassingen voor internetbankieren.
Dat confronteert u met diverse
operationele moeilijkheden:
Omdat uw financiële gegevens over
meerdere toepassingen verspreid zijn,
hebt u geen overzicht: u moet immers
in elke toepassing de saldo's opzoeken,
noteren en optellen. Als gevolg daarvan
misloopt u bovendien potentiële interesten van spaarrekeningen en riskeert
u om debetinteresten op uw zichtrekeningen te betalen.
standen wil bekijken, komt dikwijls van
een kale reis terug. Het is immers
omslachtig om al die digipassen mee te
nemen.
Een multibancaire toepassing lost al
deze problemen op. De gebruiker vindt
al zijn rekeningen in één toepassing
terug en heeft altijd een duidelijk
overzicht van de saldo's van alle
rekeningen bij de verschillende banken,
ideaal voor cash management. Er
gebeuren minder menselijke fouten en
u maximaliseert de opbrengst van uw
rekeningen. De beveiliging gebeurt
door een persoonlijke smartcard met
PIN, die eenvoudig op verplaatsing mee
kan. Geen gedoe meer met meerdere
kaartlezers en herhaaldelijk inloggen.
Kortom, met een multibancaire
toepassing ligt de total cost of
ownership heel wat lager en haalt u het
beste uit elke bank.
“Het grootste voordeel
aan Isabel? Ik zie in één
oogopslag voor alle
rekeningen en alle
filialen of onze
transacties geslaagd
zijn.”
Christine Plasmans
Financieel Directeur bij
Mazda Logistics
Europe
Gebruikers moeten hun taken voortdurend herhalen in meerdere
toepassingen. Bovendien verschilt de
werking van de diverse toepassingen
sterk. Door die repetitieve manuele
processen en incoherentie riskeert u
een grote kans op fouten.
Elke internetbankingtoepassing heeft
zijn eigen gebruikersnaam, wachtwoord
en digipass. Al die wachtwoorden en
gebruikersnamen zijn moeilijk te
onthouden en worden dan ook vaak
opgeschreven, met een verzwakte
veiligheid als gevolg.
Wie op verplaatsing een dringende
betaling moet uitvoeren of de rekening-
Til uw financiële waardeketen naar een hoger niveau
ISABEL WHITEPAPER
dan niet opzoeken wat de saldo's van
uw rekeningen zijn en welke facturen al
betaald zijn?
Met een goede internetbankingtoepassing delegeert u het afhandelen
van uw bankzaken op een veilige
manier: u bepaalt zelf welke gebruikers tot welke bankrekeningen toegang
hebben en wat ze daarmee kunnen
doen:
rekeninggegevens raadplegen;
betalingen aanmaken;
Vlot samenwerken
en delegeren
In veel bedrijven weten slechts een
beperkt aantal personen hoe ze met de
internetbankingtoepassingen moeten
werken. Vaak gaat het om een kwestie
van veiligheid en vertrouwelijkheid: een
bedrijf geeft uiteraard niet aan iedereen
toegang tot de rekeninggegevens en
bankverrichtingen. Soms is zelfs maar
één persoon verantwoordelijk voor de
afhandeling van bankzaken. Op die
persoon rust dan de taak om alle
betalingen en opzoekingen uit te
voeren, wat een inefficiënt gebruik van
zijn kostbare tijd is.
Bovendien vormt die ene verantwoordelijke persoon een bottleneck:
wat als hij even afwezig of langere tijd
op vakantie of ziek is? Blijven dan alle
betalingen liggen, kunnen zijn collega's
Til uw financiële waardeketen naar een hoger niveau
betalingen tekenen (eventueel met een
maximumbedrag en de vereiste om met
meerdere personen te tekenen);
begunstigden, verrichtingen en
rekeninggegevens delen met andere
gebruikers die dezelfde rechten hebben.
Op die manier delegeert u heel wat
werk zonder de controle te verliezen.
Als zaakvoerder of verantwoordelijke
hoeft u de verrichtingen enkel nog
maar te tekenen, terwijl uw financiële
medewerkers het voorbereidende werk
uitvoeren. U ontvangt per e-mail een
uitnodiging om de verrichting te
ondertekenen. En door de mogelijkheid
om gegevens op een beveiligde manier
te delen, is uw financiële waardeketen
nooit meer afhankelijk van één
persoon: collega's kunnen gemakkelijk
het werk verdelen en voor elkaar
inspringen.
Elke medewerker heeft een persoonlijke smartcard, zodat altijd duidelijk is
wie inlogt. Alle handelingen worden
gelogd, zodat later altijd na te kijken is
wie een verrichting heeft aangemaakt
of getekend. Een medewerker die het
bedrijf verlaat, levert zijn smartcard in
en heeft daardoor geen toegang meer
tot uw rekeningen.
“Dankzij Isabel 6 hoef
ik niet langer op kantoor
te zijn om dringende
betalingen te verrichten:
ik kan de opdracht ook
door anderen laten
uitvoeren in mijn
afwezigheid”
Béatrice Thomas,
afdeling boekhouding,
TPB
“Zowel op de financiële
dienst als op de personeelsafdeling voeren
verschillende medewerkers betalingen uit met
Isabel. Bij grote bedragen logt een tweede
gebruiker in om een
betaling goed te keuren.”
Laetitia Van Doren,
Koninklijke Belgische
Voetbalbond
ISABEL WHITEPAPER
medewerkers. Er kleven de volgende
nadelen aan:
dag ervoor aanleveren. Dat bestand
bevat uitgebreide informatie over uw
verrichtingen en is eigenlijk een elektronische versie van uw papieren
rekeninginformatie. U ziet in uw internetbankingtoepassing dat er CODAbestanden beschikbaar zijn, u downloadt
ze en importeert ze dan in uw boekhoudpakket. De boekhoudpakketten
beschikken over de nodige intelligentie
om het merendeel van deze verrichtingen volledig automatisch te reconciliëren.
Overtypen is traag. Weinig
medewerkers hebben geleerd om
correct blind te typen.
Niet-professionele typisten halen
slechts 20 tot 25 woorden per minuut.
Niets meer uit uw
boekhoudpakket
overtypen
In veel bedrijven worden de talenten
van administratieve en financiële
medewerkers dagelijks verspild aan het
overtypen van gegevens bij
factuurverwerking. De verwerking van
inkomende facturen ziet er typisch als
volgt uit: de factuur wordt overgetypt in
de leveranciersboekhouding, de
gegevens worden overgetypt in de
internetbankingtoepassing om de
factuur te betalen, de
rekeninginformatie wordt overgetypt in
het bankjournaal en tot slot wordt de
informatie uit het bankjournaal in
overeenstemming gebracht met de
inkomende en uitgaande facturen.
Al dat manueel overtypen creëert geen
meerwaarde voor het bedrijf en is een
inefficiënt gebruik van de tijd van uw
Til uw financiële waardeketen naar een hoger niveau
Overtypen kost veel tijd en geld. De
medewerkers met deze taak zijn
doorgaans overgekwalificeerd. En
aangezien vergissen menselijk is, ziet
het bedrijf zich verplicht om te
investeren in bijkomende processen
voor de detectie van fouten.
Overtypen heeft een hoge
opportuniteitskost: de tijd die financiële
medewerkers besteden aan overtypen,
kunnen ze niet doorbrengen met taken
die meer waarde toevoegen, zoals het
controleren van leveranciersfacturen en
het opvolgen van wanbetalers.
Overtypen is riskant. Zelfs ervaren
typisten hebben een foutpercentage dat
kan oplopen tot 4%. Een vergissing bij
een bankverrichting kan bovendien
ernstige financiële gevolgen hebben.
Ook indirect: elke klant die onterecht
een aanmaning krijgt en elke
leverancier die te laat betaald wordt,
leidt tot een deuk in uw reputatie.
Als uw boekhouding steunt op
tijdrovend overtikwerk, is het moeilijk
om de vinger aan de pols te houden. De
boekhouding is dan onoverzichtelijk en
niet geschikt om een proactief en
up-to-date financieel beheer te voeren.
Gelukkig bestaan er oplossingen die uw
internetbankingtoepassing integreren
met uw boekhoudpakket of ERPsysteem, zodat u niets meer hoeft over
te typen en u de efficiëntie van uw
financiële waardeketen maximaliseert:
Betalingsbestanden opladen: Uw
boekhoudpakket of ERP-systeem maakt
een bestand met betalingsopdrachten
aan op basis van uw ingevoerde facturen.
Dat betalingsbestand, met hierin
gegroepeerd alle betalingsopdrachten,
laadt u dan in één keer op naar uw
internetbankingtoepassing, waar ze
klaar staan om getekend te worden. Na
ondertekening worden ze doorgestuurd
naar de verschillende banken, die de
betalingen effectief uitvoeren.
Rekeninginformatie elektronisch
verwerken: Uw bank kan u via uw
internetbankingsoftware aan het begin
van elke bankwerkdag een CODAbestand (geCOdeerd DAgafschrift) van de
Met beide vormen van integratie
vermijdt u typfouten, terwijl u toch nog
de volledige controle behoudt.
Nagenoeg alle boekhoudpakketten,
zowel voor grote als voor kleine
bedrijven, bieden ondersteuning voor
deze efficiënte manier van werken.
“Ook voor een kleine
kmo als de onze zijn
elektronische rekeninginformatie en gestructureerde mededelingen
zeer nuttig: onze betalingsopvolging verloopt
nu veel efficiënter.”
Gert Christiaens,
zaakvoerder Brouwerij
Oud Beersel
ISABEL WHITEPAPER
Integratie met uw
ERP/boekhoudpakket
Meer dan 25 boekhoudpakketten
hebben een Isabel Go-knop ingebouwd.
Met één klik op de knop in uw boekhoudpakket worden de betalingen naar
Isabel 6 doorgestuurd.
Isabel Go partners :
Met diezelfde klik downloadt uw boekhoudpakket CODA-bestanden via Isabel,
waardoor uw verrichtingen up-to-date
zijn. Daardoor hebben uw financiële
medewerkers meer tijd om facturen
beter te controleren of betalingen
sneller op te volgen.
Voor bedrijven met heel grote volumes
of die een volledige automatisatie van
hun financiële waardeketen willen, is er
nog de Isabel Corporate Synchroniser
(ICS).
van ondernemers d’entr epreneurs
voor ondernemer s à entr epr eneur s
C-LOGIC
“Met Isabel Go wordt
het werk van meer dan
één uur per dag
herleid tot amper 25
minuten.”
Frederik Gallon,
Aandrijvingen
Gallon NV
Til uw financiële waardeketen naar een hoger niveau
ISABEL WHITEPAPER
Isabel 6: haal meer
uit uw dag
Met de juiste internetbankingsoftware
maakt u tijd vrij voor meer toegevoegde
waarde. Isabel 6 doet dat op drie
manieren:
Al uw banken zijn maar een klik
verwijderd, zodat u het beste uit elke
bank haalt. Voor sommige banken heeft
Isabel 6 zelfs een directe link naar de
bankeigen toepassing om minder
frequente acties uit te voeren. Isabel 6
is dus complementair aan de oplossingen die de banken aanbieden.
Over Isabel
Isabel NV is de belangrijkste aanbieder
van internetbankieren voor
professionele gebruikers in België.
Grote bedrijven, KMO's en
overheidsinstellingen kiezen zo de
beste producten en diensten van meer
dan 20 banken aan de beste
voorwaarden. Dankzij de uitgebreide
multi-usermogelijkheden en
doorgedreven integratie met
boekhoudpakketten verhogen klanten
hun efficiëntie en verlagen zij hun
administratieve werkingskosten. Met
Isabel 6 worden jaarlijks 400 miljoen
beveiligde transacties verwerkt voor
een waarde van 2.400 miljard euro.
Wilt u meer weten
over de
mogelijkheden van
Isabel 6?
Stuur een mail met uw vraag naar
[email protected]
Laat uw gegevens achter op
www.isabel.eu/contact en wij nemen
contact met u op.
U kunt vlot samenwerken met uw
collega's en taken op een veilige
manier delegeren, waarbij elke
gebruiker een eigen Isabel-smartcard
heeft.
U hoeft niets meer over te typen door
de integratie met uw boekhoudpakket
of ERP-systeem.
Daarenboven krijgt u alle mogelijke
toeters en bellen die in een
bedrijfscontext nodig zijn. Isabel 6
beschikt over een gebruiksvriendelijke
interface die rekening houdt met de
speciale behoeften van bedrijven, zoals
het verwerken van grote hoeveelheden
betalingen, het gebruik van
terugkerende betalingen en krachtige
zoekmogelijkheden.
Til uw financiële waardeketen naar een hoger niveau
ISABEL WHITEPAPER