Accepteren betaalpassen

Zo werkt het

264937_0214.indd 1 30-01-14 10:56

Accepteren betaalpassen

Het accepteren van betalingen met een betaalpas biedt gemak voor u en uw klanten. Bovendien verhoogt deze betaalmogelijkheid uw veiligheid, omdat er minder geld in uw zaak aanwezig is. Betalingen met een betaalpas worden daarnaast snel op uw Zakelijke Rekening bijgeschreven. Ook is het accepteren van betaalpassen meestal voordeliger dan het accepteren van contant geld.

ING Bank N.V. is één van de grootste aanbieders van fi nanciële producten in Nederland. Klanten kunnen bij de ING terecht voor fi nanciële producten op het vlak van betalen, sparen, lenen, hypotheken en beleggen. Daarnaast bemiddelt ING Bank N.V. in verzekeringen.

Deze handleiding is geldig vanaf februari 2014. De informatie uit deze handleiding kan wijzigen. Kijk voor actuele informatie op ING.nl.

ING Bank N.V., statutair gevestigd te Amsterdam, handels register nr. 33031431, Amsterdam.

264937_0214.indd 2 30-01-14 10:56

Zo werkt het accepteren van betaalpassen

Het betalingsverkeer is volop in ontwikkeling. Tegenwoordig is het gebruik van betaalkaarten een vertrouwd beeld. In Nederland kennen we de betaalpas en de creditcard. Deze betaalkaarten maken het mogelijk om snel, veilig en eenvoudig te betalen. Uw voordelen van pinnen

• Snelle afhandeling aan de kassa.

• Betalingen met een betaalpas stimuleren impulsaankopen.

• De kosten van elektronische betalingen zijn relatief lager dan het tellen en afstorten van contant geld.

• Door het accepteren van betaalpassen verhoogt u de veiligheid van uzelf, uw medewerkers en de klanten in uw winkel.

• Door het accepteren van betaalpassen voorkomt u dat u een vervalst bankbiljet aanneemt.

• De kans op kasverschillen is kleiner dan bij contante betalingen.

• Buitenlandse klanten kunnen probleemloos op uw betaalautomaat een betaling doen.

Pinbetalingen via de betaalautomaat

Pinbetalingen met Maestro en V PAY mogen alleen geaccepteerd worden op EMV-gecertificeerde betaal automaten. De klant haalt de betaalpas met EMV-chip niet meer door de kaartlezer, maar steekt hem in de chiplezer. Zodra het bedrag bekend is, toetst de klant de pincode in en vervolgens drukt hij op ‘OK’. Bij de betaling wordt gecontroleerd of de pincode correct is ingevoerd en de kaarthouder voldoende saldo op zijn rekening heeft. De betaalpas blijft gedurende de hele transactie in de chiplezer zitten. Voorwaarde bij deze manier van betalen is dat u minimaal één kopie van de transactiebon aan uw klant overhandigt. Ook mag u geen speciale voorwaarden stellen aan het accepteren van een betaalpas, zoals minimum- of maximumbedragen.

Betalingen met Chipknip

U kunt ervoor kiezen om alleen betalingen met een betaalpas te accepteren of om betalingen met de betaalpas en de Chipknip te accepteren. Wij adviseren u om alleen betalingen met een betaalpas te accepteren. U betaalt bij de ING namelijk minder voor pinbetalingen dan voor betalingen met een Chipknip. Ook voorkomt u een extra handeling voor uw klant op de betaalautomaat: de keuze tussen betaalmerk Maestro of Chipknip. Dit verkort de doorlooptijd aan uw kassa.

Accepteren betaalpassen: zo werkt het

februari 2014

3

264937_0214.indd 3 30-01-14 10:56

De betaalautomaat

U kunt zelf een betaalautomaat huren of kopen. De betaalautomaat moet EMV-gecertificeerd zijn. Verder is het belangrijk dat uw betaalautomaat gebruikmaakt van een telecommunicatieverbinding. U kunt kiezen tussen een vaste en mobiele betaalautomaat. Ook is het mogelijk om een kassagekoppelde of stand-alone betaalautomaat aan te schaffen.

Betaalautomaatleverancier

Van een betaalautomaatleverancier koopt of huurt u een betaalautomaat die voldoet aan de eisen die de organisatie Betaalvereniging Nederland hieraan heeft gesteld. Om de betalingen te kunnen autoriseren, communiceert de betaalautomaat via een telecommunicatieverbinding. Het autorisatieverzoek wordt via een verwerkende instelling (Equens of CCV) doorgestuurd naar de kaartuitgevende bank. Daarna geeft de kaartuitgevende bank akkoord bij voldoende saldo van de kaarthouder. Via de verwerkende instelling wordt op de betaalautomaat vervolgens aan gegeven of de betaling is voltooid. Tot slot wordt bij voldoende saldo de transactie bijgeschreven op de Zakelijke Rekening. Een betaalautomaat kan via een ADSL verbinding of via het GSM-/GPRS-netwerk communiceren. Wij adviseren u om bij de betaalautomaatleverancier een servicecontract af te sluiten om verzekerd te zijn van een optimale werking van de betaalautomaat. Bij storingen kunt u dan in veel gevallen gebruikmaken van een helpdesk van de betaal automaat leverancier.

Certificering betaalautomaten

Als een betaalautomaat voldoet aan de eisen voor veiligheid en functionaliteit, verleent de Betaalvereniging Nederland een bewijs van goedkeuring. Zonder dit bewijs mag u geen betalingen accepteren. Het bewijs wordt verleend voor een bepaalde periode. Na deze periode mag de automaat niet meer worden gebruikt. Wij adviseren u om bij de leverancier na te vragen tot wanneer de betaalautomaat gebruikt mag worden. Wanneer het bewijs van goedkeuring van uw betaalautomaat afloopt, wordt u hierover ook geïnformeerd. Als u weet dat het bewijs afloopt, wacht dan niet te lang met het vervangen van een betaal automaat. Hiermee voorkomt u dat u in de toekomst zonder betaalautomaat zit en u uw klanten niet kunt laten pinnen. Meer informatie vindt u op de site www.betaalterminal.nl. Als de betaalautomaat niet veilig blijkt of als er vaak fraude op de betaalautomaat plaatsvindt, heeft Betaalvereniging Nederland het recht om het bewijs van goedkeuring vroegtijdig in te trekken. Vanaf dat moment melden wij uw betaalautomaat af voor het accepteren van betalingen.

De telecomverbinding

Uw betaalautomaat communiceert via een telecomverbinding met Equens of CCV. Afhankelijk van uw betaalautomaat kan deze communiceren via een ADSL-verbinding of via het GSM-/GPRS-netwerk. De snelheid van verwerking van de transactie wordt beïnvloed door de kwaliteit van de

Accepteren betaalpassen: zo werkt het

februari 2014

4

264937_0214.indd 4 30-01-14 10:56

telecommunicatie verbinding. Alle internetverbindingen zijn geschikt voor het trans porteren van betaalgegevens tussen de betaalautomaat en de verwerkende instelling. Een transactie via ADSL wordt over het algemeen het snelst verwerkt.

Stickers plaatsen

Als u de betaalmerken Maestro en V PAY accepteert, dan bent u verplicht om op een duidelijk zichtbare plaats de stickers van deze merken te plaatsen. Uw klanten kunnen zo zien welke betaalmerken u accepteert.

Accepteren betaalpassen: zo werkt het

februari 2014

5

264937_0214.indd 5 30-01-14 10:56

Hoe kunt u zorgen voor veilige pinbetalingen?

Het accepteren van betaalpassen via een betaal automaat is snel, veilig en efficiënt. Toch kunt u te maken krijgen met een poging tot fraude. Hieronder vindt u daarom maatregelen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat uw klanten zo veilig mogelijk kunnen betalen met hun betaalpas.

De chiplezer van de betaalautomaat

Zorg ervoor dat uw klant zijn betaalpas niet uit het oog verliest. Laat uw klant daarom altijd zelf zijn betaalpas in de chiplezer steken. Als dit om praktische redenen niet mogelijk is, laat dan uw klant zien hoe u de betaalpas in de chiplezer steekt.

Afscherming bij het intoetsen van de pincode

Het toetsenbord (pinpad) moet u zo opstellen dat uw klant voldoende privacy heeft bij het intoetsen van zijn pincode. Hierdoor is het voor anderen (redelijkerwijs) onmogelijk om de pincode af te kijken.

Op het toetsenbord van de mobiele betaalautomaat zit een beschermkapje. Dit kapje mag niet van het toetsenbord worden verwijderd. Zit er geen beschermkapje op het toetsenbord? Neem dan contact op met de leverancier van uw betaalautomaat.

De opstelling van de betaalautomaat

• Plaats de betaalautomaat op een voor iedereen bereikbare plek. Dicht bij de kassa en niet te midden van producten.

• De betaalautomaat moet zo staan, dat de klant het intoetsen van de pincode met de hand of met het lichaam kan afschermen. Daarom moet het toetsenbord op minimaal 80 cm en maximaal 120 cm hoogte zijn geplaatst. U mag alleen van deze richtlijnen afwijken als door een speciale opstelling het intoetsen van de pincode volledig is afgeschermd. Zorg er altijd voor dat niemand anders dan de klant het intoetsen van de pincode kan zien. Bijvoorbeeld vanaf een verhoging of via spiegels of camera’s. • Zet de betaalautomaat niet vast. Zo kan uw klant de betaalautomaat dichterbij brengen. Dit is belangrijk voor mensen in een rolstoel en slechtzienden. • Zorg voor een goede verlichting en voorkom storende reflecties in het scherm.

Overige veiligheidsmaatregelen

Graag wijzen wij u op onderstaande aanvullende veiligheids maatregelen om fraude op uw betaalautomaat te voorkomen.

• Controleer dagelijks of er iets veranderd is aan uw betaalautomaat. Op www.betaalterminal.nl kunt u lezen waar u precies op moet letten.

• Het gebruik van bewegingsalarmering in de omgeving van uw betaalautomaat is een geschikt aanvullend middel om verandering tijdens sluitingsuren op te merken.

• Controleer na een inbraak uw betaalautomaat extra goed op mogelijke veranderingen.

Accepteren betaalpassen: zo werkt het

februari 2014

6

264937_0214.indd 6 30-01-14 10:56

• Meld diefstal van uw betaalautomaat onmiddellijk bij het Landelijk meldpunt onveilige omstandigheden betaalautomaten via telefoonnummer 030 283 65 55.

• Vraag altijd een identiteitsbewijs aan monteurs en verzeker u ervan dat hun bezoek is aangekondigd door de leverancier van uw betaalautomaat.

• Wees alert op skimming en shouldering: skimming is een vorm van betaalpasfraude, waarbij criminelen de magneetstrip kopiëren van een betaalkaart (bijvoorbeeld van een betaalpas of creditcard) en de pincode bemachtigen op het moment dat u een rechtmatige transactie verricht door over uw schouder mee te kijken (shouldering). Vervolgens maken ze een kopie van de betaalkaart. Hiermee kunnen ze geld opnemen en betalen in binnen- en buitenland.

Vergeten betaalpas

Als uw klant zijn betaalpas vergeet, bewaar deze dan 48 uur op een veilige plaats. Als uw klant terugkomt voor zijn betaal pas, vraag dan om een legitimatie en identificatie door middel van een handtekening. Komen de handtekeningen overeen? Dan kan de betaalpas worden meegegeven. Haalt de klant de betaalpas niet binnen 48 uur op? Knip de betaalpas dan doormidden en stuur deze naar de bank van de klant.

Accepteren betaalpassen: zo werkt het

februari 2014

7

264937_0214.indd 7 30-01-14 10:56

De transactie

Uitbetaling

Wij zorgen ervoor dat pinbetalingen door de bank van de kaarthouder worden goedgekeurd en dat het bedrag op uw Zakelijke Rekening wordt bijgeschreven. Betaalpasbetalingen voor 22.00 uur worden de volgende werkdag bijgeschreven op uw Zakelijke Rekening. Onder de voorwaarden zoals vermeld in de Voorwaarden Acceptatie betaalkaarten garandeert de ING betalingen met Maestro en V PAY. Dat wil zeggen dat u ervan verzekerd bent dat deze betalingen op uw Zakelijke Rekening worden bijgeschreven. Voorwaarde is wel dat de betaling is geaccepteerd. U ziet dit op de transactiebon.

Comprimering

De manier waarop pinbetalingen op uw Zakelijke Rekening worden bijgeschreven, noemen we het comprimeringsniveau. Standaard worden iedere werkdag alle pinbetalingen van een betaalautomaat als één totaalpost op uw Zakelijke Rekening bijgeschreven. Hierbij wordt nog onderscheid gemaakt in de betaalmerken Maestro en V PAY. Wij schrijven dus per betaalautomaat en per betaalmerk één totaalpost op uw Zakelijke Rekening bij. Heeft u meer dan 5 betaalautomaten gekoppeld aan één Zakelijke Rekening? Dan is het mogelijk om bijschrijvingen via een ander comprimeringsniveau te laten gebeuren. U kunt dan kiezen uit de volgende 3 comprimeringsniveaus: • Betaalautomaat (standaardniveau): elke werkdag worden alle pinbetalingen van iedere betaalautomaat als één totaalpost per betaalmerk op uw Zakelijke Rekening bijgeschreven. • Verkooppunt: alle pinbetalingen van alle gekoppelde betaalautomaten op één verkooppunt worden elke werkdag als één totaalpost per betaalmerk op uw Zakelijke Rekening bijgeschreven.

• Contract: alle pinbetalingen van de betaalautomaten die gekoppeld zijn aan één overeenkomst worden elke werkdag als één totaalpost per betaalmerk op uw Zakelijke Rekening bijgeschreven. Wilt u een ander comprimeringsniveau, dan kunt u terecht bij uw contactpersoon bij de ING.

Bewaren transactiebon

Nadat uw klant betaald heeft, overhandigt u minstens één kopie van de transactiebon aan hem. U bent zelf verplicht kopie bonnen minimaal 13 maanden na de transactiedatum te bewaren.

Chargeback

Bij de betaalmerken Maestro en V PAY kan de kaarthouder (uw klant) om een ‘chargeback’ (terugbetaling) vragen. Dit is alleen in specifieke situaties mogelijk. Wat gebeurt er in zo’n geval? Een consument kan een betaling betwisten en het bedrag terugvragen bij zijn bank. Wij stellen naar aanleiding van deze betwisting een onderzoek in. U ontvangt vervolgens van ons een brief met een verzoek om bewijsmateriaal te leveren. In deze brief vragen wij u om, binnen 16 kalender dagen na dagtekening, geprinte bonnen van de

Accepteren betaalpassen: zo werkt het

februari 2014

8

264937_0214.indd 8 30-01-14 10:56

betaalautomaat of kassabonnen aan te leveren. U moet ook een schriftelijke verklaring meesturen van de juistheid van de transactie(s). Kunt u de gevraagde documentatie niet binnen 16 kalenderdagen opleveren, dan zijn wij niet in staat het onderzoek binnen de internationale gestelde tijdslijnen uit te voeren. In dat geval incasseren wij bij u het transactiebedrag.

Informatie over chargebacks vindt u ook in de Voorwaarden Acceptatie betaalkaarten.

Eenmalige Machtiging Pinnen bij storing

Het kan voorkomen dat uw klanten niet kunnen pinnen door een storing. Uw klant kan dan voor transacties tot € 150 een eenmalige machtiging geven. Hij vult hiervoor het formulier ‘Eenmalige Machtiging Pinnen’ in. Op dit formulier zijn uw bedrijfsgegevens al voorgedrukt. Bij een storing vult u het formulier verder in en stuurt u deze naar PMP Administratie kantoren B.V. (PMP).  PMP zorgt ervoor dat u uw klanten kunt laten betalen via de ‘Eenmalige Machtiging Pinnen’. Zij doet dit namens de Stichting Gelden Eenmalige Machtiging Pinnen. Deze stichting probeert vervolgens het bedrag bij uw klant te incasseren. Als dit is gelukt, dan ontvangt u het bedrag binnen 6 weken op het IBAN/rekeningnummer dat op het formulier is voorgedrukt. U en uw klant kunnen er natuurlijk ook voor kiezen om de betaaltransactie op een later tijdstip af te ronden. Het formulier ‘Eenmalige Machtiging Pinnen’ kunt u aanvragen bij PMP via 088 567 8375. Om u te kunnen identificeren vraagt PMP om het nummer van uw pincontract. Belangrijk om te weten is dat de Eenmalige Machtiging Pinnen géén gegarandeerde betaling is zoals een normale pinbetaling. Uw klant mag de betaling aan de Stichting Gelden Eenmalige Machtiging namelijk binnen 8 weken annuleren. Als u het geld in dat geval al heeft ontvangen, dan moet u het bedrag weer terugbetalen aan de stichting. U moet dan vervolgens zelf uw klant benaderen om alsnog het geld te ontvangen. Het is daarom van groot belang dat uw klant zijn gegevens juist invult en dat u die controleert. Wij adviseren u om uw klant ook om een kopie van zijn identiteitsbewijs te vragen.

Transacties met Chipknip

Wanneer u betalingen met de Chipknip accepteert, is het belangrijk dat u de betalingen minimaal één keer per week afstort. Zorg ervoor dat de betaalautomaat is aangesloten op de stroomvoorziening. Ook moet de betaalautomaat verbinding kunnen maken met de computer van de verwerkende instelling die de transactie verwerkt. Chipknip betalingen kunt u automatisch en handmatig afstorten. Standaard wordt 7 dagen na de laatste afstorting automatisch afgestort. Hoe u handmatig afstort, leest u in de handleiding van uw betaalautomaat. Afstortingen voor 22.00 uur schrijven wij de volgende werkdag op uw Zakelijke Rekening bij. Wanneer u op vaste dagen wilt afstorten, kunt u dit aangeven op het ING-formulier ‘Acceptatie betaalkaarten wijzigen’. Deze vindt u op ING.nl/pinpakketcompleet.

Accepteren betaalpassen: zo werkt het

februari 2014

9

264937_0214.indd 9 30-01-14 10:56

Factuur van de ING

Voor de verrekening van pintransacties vindt u hieronder twee voorbeelden van een kwartaalfactuur: één met schijven en één met een bundel. Het totale aantal pintransacties staat apart in de factuur vermeld. De transacties via Maestro- en V PAY zijn van btw vrijgesteld. Over het ‘Abonnement betaal automaat’ en de ‘Bundel’ betaalt u wel btw (herkenbaar aan ‘(H)’ op de factuur). De totaal betaalde btw vindt u onder aan de factuur. Deze kunt u gebruiken voor uw belastingaangifte.

In onderstaand voorbeeld hebben er gedurende 3 maanden achtereenvolgens 20, 55 en 10 transacties plaatsgevonden (in totaal dus 85 transacties in het betreffende kwartaal).

Voorbeeld kwartaalfactuur schijven

Naam Adres Postcode plaats Postbus xx, postcode plaats Specificatie betalingsverkeer xx.xx.xx.xxx

xx.xx.xx.xxx 12-02-2008 11-01-2008 / 31-01-2008 Alle bedragen zijn in Euro VPAY/Maestro transactie Abonnement Betaalautomaat (H) Te verrekenen bedrag 5 3 0,051 3,65 0,26 10,95 17,45

Voorbeeld kwartaalfactuur bundel

Naam Adres Postcode plaats Postbus xx, postcode plaats Specificatie betalingsverkeer xx.xx.xx.xxx

xx.xx.xx.xxx 12-02-2008 11-01-2008 / 31-01-2008 Alle bedragen zijn in Euro Bundel 300 pintransacties per maand (H) Verrekening pintransacties Bundel BTW H 19% Te verrekenen bedrag 3 6,88 20,64 44,20 6,00 37,59

Accepteren betaalpassen: zo werkt het

februari 2014

10

264937_0214.indd 10 30-01-14 10:56

Meer informatie

Informeer ons over veranderingen van uw zakelijke gegevens

Het is belangrijk dat u de ING op de hoogte houdt van de volgende wijzigingen binnen uw onderneming: • adreswijziging; • bedrijfsbeëindiging of verandering van eigenaar. Het is niet mogelijk om de overeenkomst Acceptatie betaal kaarten door te geven aan iemand anders. Als u ons niet laat weten dat u geen onderneming meer heeft, blijft u toch verant woor delijk voor de eventuele schulden die de nieuwe eigenaar maakt; • wijziging van de ondernemingsvorm en/of tekenbevoegd heid; • wijziging in (handels-)naam; • wijziging in product- of dienstenaanbod. Bij het afsluiten van de overeenkomst vragen wij u welke verschillende producten uw onderneming aanbiedt. Op basis daarvan delen wij u in een bepaalde categorie in. Het is daarom belangrijk dat u het ons laat weten als de aard van uw onderneming wijzigt. Bijvoorbeeld als een product of dienst verandert of als u uw activiteiten uitbreidt met activiteiten in een andere bedrijfstak. Dit kan namelijk van invloed zijn op de categorie waarin u bent ingedeeld.

Deze wijzigingen kunt u alleen schriftelijk aan ons doorgeven. Op ING.nl/zakelijk vindt u formulieren voor het doorgeven van wijzigingen.

Waar kunt u terecht voor meer informatie?

• Voor vragen over de verwerking van betaaltransacties kunt u bellen met de Supportdesk Acceptatie betaalkaarten: 088 464 22 02 (maandag t/m vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur).

• Voor overige vragen of meer informatie belt u 020 22 888 22, bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 8.00 tot 21.00 uur en op zaterdag van 9.00 tot 17.00 uur.

Wat kunt u doen bij fraude?

Bij verdachte omstandigheden of skimming kunt u contact opnemen met het Landelijk meldpunt onveilige omstandig heden betaalautomaten: 030 283 65 55.

Handige websites

Hieronder hebben wij voor u de belangrijkste websites op een rij gezet: • www.betaalterminal.nl

• www.slimmepinpakketten.nl

Heeft u een klacht?

Bel met 020 22 888 22. U kunt ook een e-mail sturen via ING.

nl of naar één van onze kantoren gaan. We horen graag uw mening, ook als u een keer minder tevreden bent. En we lossen uw klacht of probleem graag samen op. In de klachtenprocedure ING Bank N.V. staat beschreven hoe u een klacht kunt voorleggen. Deze procedure vindt u op ING.nl en in de Voorwaarden en overige regelingen Zakelijk. Als u er met de ING niet uitkomt, dan kunt u uw klacht altijd nog voorleggen aan de rechter.

Accepteren betaalpassen: zo werkt het

februari 2014

11

264937_0214.indd 11 30-01-14 10:56

Meer weten over de ING?

Kijk op ING.nl/zakelijk Of bel 020 22 888 22

264937_0214.indd 12 30-01-14 10:56