Transcript top-5 van verbeterpunten

LIMS & Software | Nieuwe scanmethode voor een effectiever LIMS
LIMS top-5
verbeterpunten
Uit een nieuwe scanmethode voor Laboratorium Informatie Management Systemen,
uitgevoerd bij vijftien laboratoria in de Benelux met een commercieel of zelfgebouwd LIMS,
kwamen veel dezelfde knelpunten naar voren. Hieruit is een top-5 van verbeterpunten
opgesteld. Elke LIMS-gebruiker kan er zijn voordeel mee doen.
Louis Uunk | Graphic: LUFC LabConsultants
Een LabScan wordt uitgevoerd om een
lijk) verlies van de papieren informatie kan
tijdrovend en foutgevoelig. Controle van de
beeld te krijgen van de doelmatigheid en ef-
de workflow stagneren en kunnen belangrij-
invoer door een tweede medewerker is
ficiëntie van het werkproces (de workflow)
ke, kwaliteitsbepalende taken niet worden
noodzakelijk om aan de kwaliteitsstandaard
op het laboratorium. Hoofdonderwerp kan
uitgevoerd. De papiergestuurde workflow is
te kunnen voldoen. Veelvuldige handmatige
de laboratoriumorganisatie, -kwaliteit en
foutgevoelig en sterk afhankelijk van de
invoer verlaagt de efficiëntie.
-efficiëntie zijn. Bij een LabInfoScan wordt
alertheid en het geheugen van de individue-
Tip: Verminder handmatige invoer van resul-
ook specifiek het Laboratorium Informatie
le medewerker(s).
taten door de analyseapparatuur te koppe-
Management Systeem (LIMS) getoetst.
Tip: Laat een LIMS de workflow sturen en
len aan het LIMS. Vervang papieren werk-
Deze methodiek kan bovendien worden
de analist ondersteunen met relevante infor-
lijsten en waarnemingsformulieren door een
toegepast als voorbereiding op een LIMS-
matie en hem helpen door te signaleren
digitale versie op een tablet of touchscreen,
selectietraject.
wanneer bepaalde handelingen, zoals on-
waarbij de informatie bij invoer rechtstreeks
Inmiddels is de LabInfoScan bij vijftien la-
derhoud en kalibratie van instrumenten,
het LIMS in gaat. De kans op fouten bij
boratoria in de Benelux uitgevoerd. Deze la-
moeten worden uitgevoerd. Interactieve
‘overtikken’ gaat omlaag en ook het aantal
boratoria zijn actief in diverse sectoren, van
elektronische formulieren en -werklijsten
verplichte controlestappen.
food, farmacie en forensisch onderzoek tot
zorgen voor minder (controle)handelingen
chemie, milieu en overheid. Alle labs ge-
en minder papiergebruik.
bruikten tijdens de scan commerciële of
Een belangrijke functie van een LIMS is het
zelfgebouwde LIMS-systemen. Vergelijking
2 Handmatige invoer
van de resultaten van de scans levert een
Labmedewerkers besteden veel tijd aan het
tusoverzichten, planning- en management-
aantal verbeterpunten op die de workflow
handmatig invoeren van informatie en resul-
informatie en rapportage(s). Veel laboratoria
en/of de efficiëntie op het laboratorium
taten in meerdere computerprogramma’s,
geven aan dat het een uitdaging is om zelf
positief kunnen beïnvloeden.
waaronder LIMS en Excel. Vaak is deze in-
de benodigde (management)informatie een-
formatie al in digitale vorm voorhanden of al
voudig en snel uit het LIMS te halen. Het
1 Workflow: Papier of LIMS?
28
3 Informatie uit het LIMS halen
leveren van informatie in de vorm van sta-
eerder in het LIMS ingevoerd. Excel wordt
gebruik van veel rapportagetools om tem-
Papier is nog steeds een belangrijke infor-
veel gebruikt voor het bewerken van ruwe
plates te maken wordt als moeilijk en ar-
matiedrager in het lab. De workflow van het
data tot resultaten. Ook hierbij vindt veel
beidsintensief ervaren. Het automatisch
laboratorium wordt vaak gestuurd door pa-
handmatige invoer plaats in Excel en daar-
kunnen genereren van klantspecifieke rap-
pieren werklijsten en –formulieren. Bij (tijde-
na in het LIMS. Die handmatige invoer is
portages is vaak meer uitzondering dan re-
Laboratorium Magazine | Nummer 4-2014
LIMS verbeterpunten top-5 in een ‘mind map’.
gel. Veel laboratoria maken daarom voor
door wie is dat gecontroleerd en wanneer
van de werkzaamheden. Veel gebruikers er-
klantspecifieke en flexibele rapportage(s)
vrijgegeven? - wordt vaak niet centraal in
varen het LIMS als complex en geven aan
gebruik van – niet altijd kwaliteitsconforme
het LIMS vastgelegd. Het decentraal vast-
dat de gebruikersvriendelijkheid veel te
– bewerking in Word en Excel.
leggen van al deze informatie is arbeidsin-
wensen overlaat.
Tip: Inventariseer tijdens een implementatie
tensief en gevoelig voor het ontbreken van
Tip: Breng vóór de selectie van een LIMS
van een LIMS vroegtijdig welke informatie,
informatie. En het vergroot de stress bij
de gewenste workflow in kaart en stel vast
overzichten en (management)rapportages
audits.
waar en hoe het nieuwe LIMS deze work-
later uit het LIMS moeten komen. Dit kan
Tip: Zorg voor een goede implementatie van
flow moet gaan ondersteunen. Hieruit kun-
gevolgen hebben voor de implementatie
het LIMS. Dit kan sterk bijdragen aan het
nen de benodigde LIMS-functionaliteit en
van het LIMS. Flexibiliteit en gebruikers-
verhogen van de kwaliteit op het laboratori-
de eisen en wensen worden afgeleid. Het
vriendelijkheid bij het genereren van over-
um. Het beheer van gebruikte kwaliteitsbe-
LIMS wordt bijvoorbeeld gebruikersvriende-
zichten en rapportages is een niet te
palende middelen kan volledig in een LIMS
lijk door de gebruiker te voorzien van een-
onderschatten keuzecriterium tijdens een
worden opgezet. Zo is een volledige trac-
voudige rolgebaseerde workflows en scher-
selectietraject van een LIMS.
king & tracing en een complete audit-trail te
men die alleen dat tonen wat nodig is om
realiseren. Ook bij invoer van informatie kan
het werk te kunnen doen. LM
4 Kwaliteit & LIMS
een LIMS het aantal fouten reduceren door
Registratie van kwaliteitsbepalende infor-
bijvoorbeeld actieve validatie van invoer en
matie vindt bij laboratoria nog vaak plaats in
het aanbieden van voorkeuzelijsten.
meerdere losstaande applicaties. Denk
hierbij aan registratie van onderhoud en ka-
5 Gebruik van LIMS
libratie van instrumenten en aan bij analyse
Het is opvallend dat bij veel laboratoria
gebruikte middelen, zoals standaarden,
maar een beperkt deel van de mogelijk-
controlemonsters, chemicaliën en pipetten.
heden van een LIMS wordt benut. Het komt
Veel wordt decentraal vastgelegd in papie-
zelfs voor dat beschikbare LIMS-functiona-
ren logboeken, labjournaals, losse formulie-
liteit wordt vervangen door zelfgebouwde
ren, in Excel en in het LIMS. De volledige
Excel-oplossingen. Het LIMS ondersteunt
tracking & tracing – dus wie heeft wat, wan-
over het algemeen de laboratoriummede-
neer met welke middelen geanalyseerd en
werkers onvoldoende tijdens de uitvoering
Over de auteur
Louis Uunk is senior consultant en
eigenaar van LUFC LabConsultants.
Zijn werkzaamheden als senior consultant
bestaan voornamelijk uit het begeleiden
van selectietrajecten van Laboratorium
Informatie Management Systemen (LIMS,
LES, ELN, SDMS, etc.). De LabInfoScan,
workflowanalyse en URS zijn daarvan
belangrijke onderdelen. Meer informatie:
www.labconsultants.nl.
Nummer 4-2014 | Laboratorium Magazine
29