Transcript "Den Haag rapport inspectie BAG 21082014" PDF document

Inspectierapportage
Wet BAG
Gemeente Den Haag
Datum inspectie
Naam inspectie-instelling
Naam leadinspecteur
Eventuele andere inspecteurs
Review door
:
:
:
:
:
Versie
Datum rapport
Projectnummer
:
:
:
19 juni 2014
DEKRA Certification B.V.
De heer C.J.M. de Grijs CISA
Mevrouw drs. S. Griffioen
De heer A. Diedering (technical manager DEKRA Certification
B.V.)
2.0 definitief
21 augustus 2014
107576
INHOUD
1 INLEIDING ............................................................................................................ 3
1.1
1.2
1.3
1.4
DE W ET BASISREGISTRATIES ADRESSEN EN GEBOUWEN (BAG) .......................... 3
KWALITEIT VEREIST ........................................................................................... 3
WETTELIJK VERPLICHT PERIODIEK INSPECTIEONDERZOEK ..................................... 4
COPYRIGHTVERKLARING .................................................................................... 4
2 GEGEVENS .......................................................................................................... 5
3 INSPECTIEVERLOOP, BEVINDINGEN EN CONCLUSIE ........................................ 6
3.1 PROGRAMMA ................................................................................................................. 6
3.2 BEVINDINGEN ................................................................................................................ 6
3.3 CONCLUSIE ................................................................................................................... 8
4 SAMENVATTING……………………………………………………………………...10
Bijlage: Overzicht verificatiepunten BAG-inspectie
Inspectierapport Wet BAG gemeente Den Haag 2.0 Definitief
Pagina 2 van 9
1
Inleiding
Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van het college van
burgemeester en wethouders (B&W) van de gemeente Den Haag bij hun gemeente op
19 juni 2014 uitgevoerde inspectie naar de uitvoering van de verplichtingen op grond
van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG).
Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door DEKRA Certification B.V.
1.1
De Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG)
Op 1 juli 2009 is de Wet BAG in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het
instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een
geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande
uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De BAG
maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties dat bedoeld is om de
informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van
de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van
bestuurlijke en administratieve lasten.
B&W zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in
het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze
documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de
gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de
adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het
vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht
om de door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens
terug te melden aan de houder van de basisregistratie zodat deze onderzoek kan doen
naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting
voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke
registraties via een Landelijke Voorziening (LV) BAG. Deze LV BAG wordt beheerd
door het Kadaster.
1.2
Kwaliteit vereist
Gezien het infrastructurele karakter van de BAG en de gebruiksplicht van de daarin
opgenomen authentieke gegevens voor afnemers wordt aan de basisregistraties een
groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet,
het bijbehorende Besluit BAG (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling BAG.
De BAG moet (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van
basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van
publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers, zonder nader onderzoek, kunnen
uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze
moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een
hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het
vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om
die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te
voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere
registraties.
Inspectierapport Wet BAG gemeente Den Haag 2.0 Definitief
Pagina 3 van 9
Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de
basisregistraties verschillende kwaliteit bevorderende maatregelen voorzien.
Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt:
 maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van
brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties
(maatregelen aan de ‘bronkant’);
 maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt
(zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen
van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn
ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn
aan de LV BAG);
 maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden
die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de
registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een
terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht
voor belanghebbenden).
Daarnaast is een aantal kwaliteit bevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in
het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG, voor zowel
bronhouders als afnemers, volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een
beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling BAG
vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een
objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen
objecten te verhelderen.
1.3
Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek
Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de
verantwoordelijkheden rondom basisregistraties is, in art. 42 van de wet, geregeld dat
B&W eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één
van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren.
De leidraad voor deze controle wordt gevormd door het ‘Protocol 0.44’ en het
‘Duidingsdocument, versie juni 2013’.
1.4
Copyrightverklaring
Het is verboden om dit document op enige manier te wijzigen, het opsplitsen in delen
daarbij inbegrepen. In geval van afwijkingen tussen een elektronische versie (bijv. een
PDF bestand) en een originele door DEKRA verstrekte papieren versie, prevaleert
laatstgenoemde.
DEKRA Certification B.V. en/of de met haar gelieerde maatschappijen zijn niet
aansprakelijk voor enige directe, indirecte, bijkomstige of gevolgschade ontstaan door
of bij het gebruik van de informatie of gegevens uit dit document, of door de
onmogelijkheid die informatie of gegevens te gebruiken.
De inhoud van dit rapport mag slechts als één geheel aan derden kenbaar worden
gemaakt, voorzien van bovengenoemde aanduidingen met betrekking tot
auteursrechten, aansprakelijkheid, aanpassingen en rechtsgeldigheid.
Inspectierapport Wet BAG gemeente Den Haag 2.0 Definitief
Pagina 4 van 9
2
Gegevens
Gegevens gemeente
Gemeente
Den Haag
Contactpersoon
Ben Roetgerink, teammanager Geodata
E-mail
[email protected]
Vestigingsadres
Dienst Stedelijke Ontwikkeling
afdeling Geo-informatie & Erfpachtbedrijf,
Leyweg 813,
2545 HA Den Haag
Postadres
Postbus 12 655
2500 DP Den Haag
Telefoonnummer
(070) 353 62 62
Gegevens inspectie
Datum inspectie
19 juni 2014
Versie en datum inspectierapportage
1.0 d.d. 15 juli 2014 Versie en datum
Naam inspectie-instelling
Dekra Certification B.V.
Naam leadinspecteur en eventuele andere inspecteurs
De heer C.J.M. de Grijs CISA, leadinspecteur
Mevrouw drs. S. Griffioen, inspecteur
Aanwezigen vanuit de gemeente
De heer B. Roetgerink, teammanager Geodata
De heer W. Sosef, projectleider strategisch aanvalsplan BAG
De heer E. van Klaveren, procesmanager BAG/super user
De heer R. van der Lubbe, senior medewerker bedrijfsbestanden/
plv. BAG beheerder
De heer M. Campen, projectmedewerker systemen
De heer B. Verdam, BAG-beheerder terugmelden
De heer R. Rambaran, Stadsdeelinspecteur Handhaving
De heer H. van Eldik, vergunningverlener/
Teammanager Gebieden, Afdeling Vergunningen & Toezicht
De heer D. Thoen, procesmanager Kernregistratie Topografie
De heer F. Roebeling, procesmanager DigTop
De heer H. Mostard, ICT-adviseur, afdeling Automatisering/
Projecten en Advies
Inspectierapport Wet BAG gemeente Den Haag 2.0 Definitief
Pagina 5 van 9
3
3.1
Inspectieverloop, bevindingen en conclusie
Programma
Deze inspectie was voor de gemeente Den Haag de eerste kennismaking met een
BAG-beheerinspectie.
Na een inleiding door de Leadinspecteur, is rond 09.00 uur gestart met de inhoudelijke
inspectie. In de ochtend zijn de onderdelen Gegevens en Systemen besproken, in de
middag het onderdeel Processen.
3.2
Bevindingen
Algemeen
De gemeente Den Haag heeft na de aansluiting op de LV-BAG veel tijd besteed aan
het op orde brengen van de ambtelijke organisatie voor het beheer van de BAG en
daarmee samenhangend de regie op alle gegevensstromen en het verwerken van
mutaties. In de afgelopen periode heeft vooral het opstellen van een actueel en
werkend Handboek BAG de meeste aandacht gekregen.
In de gehele periode vanaf de aansluiting tot nu heeft de gemeente nogal wat
technische problemen gehad met de applicatie en het netwerk. Mede als gevolg van
deze technische problemen zijn de termijnen voor het opvoeren van mutaties niet
gehaald.
In de praktijk is de werking van het nieuwe Handboek BAG (versie 2.1 juni 2014), dat
overigens nog niet officieel is vastgesteld door de procesverantwoordelijke, nog
onvoldoende geborgd. Geïnterviewde betrokkenen zijn op de hoogte van de processen
zoals ze beschreven staan maar geven aan dat het in de praktijk (nog) niet altijd zo
wordt uitgevoerd. De gemeente is drukdoende de BAG in de volle breedte op de juiste
wijze in te richten en te laten werken en hoopt zodoende dat bij een volgende her inspectie de openstaande punten zijn opgelost.
Het algehele beeld is dat de gemeente zich bewust is van het belang van actuele en
betrouwbare (basis)gegevens maar dat dit in de praktijk nog niet altijd lukt. De BAGbetrokkenen proberen naar eer en geweten te voldoen aan de eisen die de wet BAG
stelt maar lopen vaak nog tegen problemen aan bij de afstemming en uitvoering van de
verschillende betrokken afdelingen.
Derhalve is tijdens de inspectie een aantal tekortkomingen geconstateerd.
Inspectierapport Wet BAG gemeente Den Haag 2.0 Definitief
Pagina 6 van 9
Gegevens
Uit de inspectierapportage over de periode gezien van 1-7-2011 tot 4-6-2014 blijkt dat
de gemeente niet voldoet aan verificatiepunt 1 onderdeel bestandscontroles. De norm
ligt op 98% waarbij de gemeente dit niet haalt op panden (34%), verblijfsobjecten
(76%), nummeraanduidingen (44%) en openbare ruimtes (61%). In de afgelopen 6
maanden is het percentage van verblijfsobjecten gestegen naar 93%. Echter, op alle
andere onderdelen zijn de percentages gedaald. Uit de interviews blijkt dat dit vooral te
maken heeft met het terugvinden van niet verwerkte (nieuwbouw)vergunningen en
openbare ruimte besluiten waarbij in het verleden ook geen huisnummerbesluiten zijn
vastgesteld. Tevens blijkt dat de BAG beheerders zelf een pro actieve rol moeten
innemen om de juiste informatie uit de organisatie te verkrijgen en het blijkt vaak lastig
om dit binnen 4 werkdagen te realiseren.
Uit de interviews blijkt dat de termijnen van definitieve geometrie tot voor kort niet
werden gehaald. De verzoeken tot definitieve inmeting worden doorgezet naar Digtop
en zij leveren binnen een aantal weken terug. Het probleem lag bij het verwerken van
deze geometrie in de BAG applicatie, hierdoor werd de 6 maanden termijn niet
gehaald. Dit is sinds kort opgepakt door de gemeente en wordt momenteel verbeterd.
De termijn van afhandeling van de te onderzoeken objecten zit net onder de norm
(85%). De gemeente heeft dit zelf ook geconstateerd en de ambtenaar belast met de
terugmeldingen pakt dit op.
Tijdens de steekproef is gebleken dat brondocumenten op tijd en goed raadpleegbaar
zijn en dat de koppeling tussen brondocument, mutatie en object in bijna alle gevallen
gelegd kon worden middels het object ID of adres. Echter bleek ook dat de opgenomen
brondocumentnummers bij de BAG objecten in veel gevallen niet exact overeen
kwamen met de originele brondocumenten zie bijvoorbeeld PC.04/14/0244 en A27125. Het brondocumentnummer op het (papieren of digitale) brondocument moet
exact gelijk zijn aan het nummer dat opgenomen is in de BAG. Elke notering in
brondocumentnummering is toegestaan indien de gemeente goed kan aantonen dat dit
document voor altijd vindbaar en bewaard blijft en er geen ander document bij de
gemeente is met dezelfde kenmerken. Op dit moment wordt bijvoorbeeld het Proces
Verbaal genoteerd zoals op het origineel staat dus met punten en spaties en de andere
keer niet.
Wat ook opvalt bij de steekproef is dat datum document niet overeenkomt met de
datum welke is opgenomen in de BAG applicatie. Dit is o.a. het geval bij pand ID
275635, verblijfsobject ID 1648594 en 641079. Hierdoor komen deze mutaties in de
BAG niet exact overeen met de gegevens uit het originele brondocument. Een ander
punt dat opvalt bij de steekproef is dat proces verbaal van constateringen en
verklaringen door elkaar heen worden gebruikt. Hierdoor is het in enkele gevallen
onduidelijk tot welke mutatie in de BAG het brondocument leidt.
Processen
De gemeente heeft een mandaatregeling uit 2012 en een ondermandaatregeling uit
2013. Tijdens de inspectie is gebleken dat er nog steeds gebruikt wordt gemaakt van
de Verordening Naamgeving en Nummering uit 2009 waarin nog niet is vastgelegd dat
Burgemeester en Wethouders de afbakening van objecten mag vaststellen i.p.v. de
Gemeenteraad.
Het Handboek BAG beheer van 11 juni 2014, versie 2.1 is nog niet getekend door de
procesverantwoordelijke. De betrokken medewerkers zijn allen echter bekend met dit
nieuwe handboek en hebben de afgelopen periode conform de vastgestelde afspraken
gewerkt daarom wordt dit niet gezien als tekortkoming.
Inspectierapport Wet BAG gemeente Den Haag 2.0 Definitief
Pagina 7 van 9
De afdeling Vergunningen & Toezicht is bekend met de BAG en weet wat de BAG
momenten zijn tijdens het proces van vergunningverlening. De BAG functionarissen
zijn echter zelf verantwoordelijk voor het gelijktijdig afgeven van huisnummerbesluiten
met de omgevingsvergunning. Dit proces loopt parallel aan elkaar en het is aan de
BAG om zorg te dragen dat dit goed verloopt.
Uit de interviews blijkt verder dat tot voor kort de meldingen van start bouw en
gereedmeldingen bleven liggen of te laat bij de BAG gemeld werden. Meldingen uit het
vergunningensysteem komen ook consequent te laat. De sloopgereedmeldingen zijn
tevens onvoldoende ingebed in het proces. De BAG krijgt deze meldingen te weinig.
Deze tekortkomingen zijn begin 2014 opgepakt en er is in de WABO een voorziening
getroffen die nog wel toegepast moet worden. De werkwijze is opgenomen in het
nieuwe handboek. De inbedding van deze nieuwe werkwijze moet nog plaats vinden
maar er is ook nog verbetering nodig. De gereedmeldingen van niet-woningen worden
momenteel niet gemeld bij de BAG. Tevens ontvangt de BAG Beheerder
gereedmeldingen van woningen 1 keer per maand middels een CBS lijst i.p.v.
meldingen per woningen op het gesignaleerde moment van het gereedkomen van de
bouw.
Tot slot blijkt uit de interviews dat het gebruik van Proces Verbaal van Constateringen
en het opvoeren van objecten naar aanleiding van terugmeldingen niet conform het
Processenhandboek BAG worden uitgevoerd.
Hoewel kwaliteitsbeheersing in het inspectieprotocol een gewenst punt is, heeft de
gemeente een start gemaakt met het grip krijgen op de kwaliteit van de BAG.
Regelmatig worden door de BAG betrokkenen controles gedaan en worden de
analyses besproken en opgelost.
Systemen
De gemeente voldoet aan de verplichte punten voor wat betreft de BAG-conforme
applicatie en de continuïteit Systeem, zowel Uitwijk als Back-up. Feitelijk zijn de
noodzakelijke voorzieningen aanwezig. Formeel moet het een en ander nog worden
geborgd.
3.3
Conclusie
Voor de gemeente Den Haag lijkt deze inspectie te vroeg te komen. De doorgevoerde
verbeteringen zijn een stap in de goede richting maar de afspraken zoals vastgelegd in
het Handboek BAG versie 2.1 moeten nog inbedding krijgen in de normale dagelijkse
werkzaamheden.
De doorgevoerde verbeteringen met de afdeling Vergunningen & Toezicht zijn een stap
in de goede richting en deze lijn zal verder doorgevoerd moeten worden met de andere
processen van de BAG. Tevens moet de gemeente aandacht besteden aan
eenduidige en uniforme brondocumentnummering om fouten en onvolkomenheden
hierin in de toekomst te voorkomen.
De BAG betrokken zijn gemotiveerd en voldoende op de hoogte van de wet BAG. Er
moet echter hard gewerkt worden in de komende periode om de termijnen en de
andere tekortkomingen te verbeteren en naar het gewenste niveau te brengen.
Inspectierapport Wet BAG gemeente Den Haag 2.0 Definitief
Pagina 8 van 9
4 Samenvatting
Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie
Verificatiepunten bestandscontroles
Onvoldoende. De punten 1, 2, 4, 6 voldoen niet aan de eisen.
Verificatiepunten steekproef registratie en register
Onvoldoende. Punt 3 voldoet niet aan de eisen.
Verificatiepunten controle inbedding processen
Onvoldoende. De punten 4, 5, 9 en 10 voldoen niet aan de eisen.
Verificatiepunten controle werking processen
Onvoldoende. Punt 1 voldoet niet aan de eisen.
Verificatiepunten BAG conforme applicatie
Voldoende
Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)
Voldoende
Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en
herstel)
Voldoende
Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek
Conclusies
De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol
Herinspectie geïndiceerd
Ja, op de onderdelen Gegevens en Processen.
Opmerkingen
Voor de gemeente Den Haag lijkt deze inspectie te vroeg te komen. De doorgevoerde verbeteringen zijn
een stap in de goede richting maar de afspraken zoals vastgelegd in het Handboek BAG versie 2.1 moeten
nog inbedding krijgen in de normale dagelijkse werkzaamheden.
De doorgevoerde verbeteringen met de afdeling Vergunningen & Toezicht zijn een stap in de goede
richting en deze lijn zal verder doorgevoerd moeten worden met de andere processen van de BAG.
De BAG betrokken zijn gemotiveerd en voldoende op de hoogte van de wet BAG. Er moet echter hard
gewerkt worden in de komende periode om de termijnen en de andere tekortkomingen te verbeteren en
naar het gewenste niveau te brengen.
Inspectierapport Wet BAG gemeente Den Haag 2.0 Definitief
Pagina 9 van 9
ID-2708-70373 Bijl. Rapp BAG inspectie Den Haag gem.Schotanus R.xlsx
Verificatiepunten bestandscontroles
Verplicht/
gewenst
Gerelateerde wettelijke
Rapport
Norm
Toegestane
antwoorden
Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader
beschreven
norm
1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere
brondocumenten en processen-verbaal van
constatering alsmede schriftelijke verklaring van
daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier
werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in
de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie
adressen?
V
Wet: artt, 12, 16
98%
2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke
Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de
documentdatum?
V
Wet : artt. 16, 31
98%
3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als
redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de
Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd
door de Landelijke Voorziening?
V
4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van
de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed"
door de opname van definitieve pandgeometrie?
V
5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG
ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2
werkdagen is besloten tot opname of wijziging van
gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de
objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?
6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen
terugmelding of correctieverzoek, na het doen van
onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen
over het al dan niet wijzigen van de opgenomen
gegevens in de registratie?
V
Wet: art 39
90%
V
Wet: art 39,
90%
7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen
aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke
basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan
het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de
Landelijke Voorziening BAG?
V (met
document)
Wet: art 31
98%
Ja,
Nee
De percentages liggen gezien over de periode vanaf 1-7-2011
rond de 50% . Er is in de afgelopen 6 maanden hierin geen
verbetering te zien, er is zelfs bij de panden en
nummeraanduidingen een daling te zien. De norm van 98 %
procent wordt dus niet gehaald.
Nee
zie punt 1.
Ja
De gemeente controleert elke dag of er geweigerde berichten
zijn en indien aanwezig worden ze direct opgepakt. De gemeente
houdt dit bij in een logboek.
Nee
In de afgelopen periode werd de norm niet gehaald. De
gemeente heeft onlangs enkele procesverbeteringen
doorgevoerd waarbij de BAG direct een melding doet naar Digtop
bij gereedmelding van (ver)bouw.
Ja
Alle terugmeldingen worden direct opgepakt en doorgezet naar
het onderzoeksteam de 'Haagse Pand Brigade'.
Nee
De norm van 90 % wordt niet gehaald, het halen van de 6
maanden onderzoekstermijn wordt pas sinds kort geborgd.
Ja
De afwijkingen vallen binnen de norm. De gemeente is zich bewust van
de verschillen maar voert geen actief beleid om dit op te lossen.
Nee maar
Ja,
Nee maar
Wet : artt. 16, 31
98% in
maximaal 2
werkdagen
Ja,
Nee maar
Wet: art. 7
98%
Ja
Nee maar
Verificatiepunten steekproef registratie en register
Ja,
Nee maar
Ja
Nee maar
Ja,
Nee maar
Verplicht/
gewenst
Gerelateerde wettelijke
Norm
Toegestane
antwoorden
Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader
beschreven
norm
1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende
bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben
plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen
een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar
maken?
V
Wet : art. 9
98%
2. Heeft het brondocument in het register betrekking
op de betreffende mutatie op het object in de BAG
waarbij een verwijzing naar het betreffende
brondocument is opgenomen?
V
Wet: art. 14a
98%
Ja,
Ja
Alle documenten waren op tijd en goed beschikbaar.
Ja
Er was maar in 2 gevallen geen relatie te leggen tussen brondocument,
object en mutatie. Dit was bij de vbo's: 1633314 en 890041.
Nee maar
Ja
1 van 6
ID-2708-70373 Bijl. Rapp BAG inspectie Den Haag gem.Schotanus R.xlsx
3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de
registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het
betreffende brondocument zijn opgenomen?
V
Wet: art. 14a
Rapport
98%
Ja,
Nee
De gemeente heeft diverse datumfouten gemaakt zoals bijvoorbeeld bij
pand: 275635, vbo: 1648594, 641079 en nad: 1651616. Tevens worden
verklaringen en PvC door elkaar heen gebruikt waardoor het onduidelijk is
wat voor mutatie het betreft. Tot slot is de brondocumentnummering
vanuit de BAG in de meeste gevallen niet gelijk aan de nummering op het
brondocument zelf zie bijvoorbeeld brondocument PC.04/14/0244 en A27125.
Nee maar
Verificatiepunten controle inbedding processen
Verplicht/
gewenst
1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig
vormgegeven dat bij het plaatsvinden van
gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de
basisregistraties adressen en gebouwen relevante
wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze
wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze
2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen
genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende
bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding
van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname
van de betreffende panden en eventuele
verblijfsobjecten
in de basisregistratie
gebouwen?
3.
Heeft de gemeente
voldoende maatregelen
genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van
bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding
van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking
van deze intrekking bij de betreffende panden in de
4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen
genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is
aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant
zijn voor de bijhouding van de basisregistratie
gebouwen, leidt tot ver-werking van dit signaal bij de
betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?
5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen
genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat
bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de
bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn
afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de
betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de
basisregistratie gebouwen?
6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie
jaar de status “pand in gebruik (niet ingemeten)”
hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve)
bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder
opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige
bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve
7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw
van een serre), het “bouwjaar” het bouwjaar gebleven
waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is
opgeleverd?
8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen
Gerelateerde wettelijke
Toegestane
antwoorden
Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader
beschreven
norm
V
Wet: art. 16
Procestoetsing
Ja
Ja
De gemeente heeft zijn processen en afspraken vastgelegd in het
Handboek BAG beheer van 11 juni 2014, versie 2.1. Kanttekening: dit
handboek is nog niet officieel vastgesteld.
V
Wet : artt. 10, 14a
Procestoetsing
Ja
Ja
De BAG ontvangt meldingen vanuit OVX over aanvragen en verleende
vergunningen.
V
Wet : artt. 10, 14a
Procestoetsing
Ja
Ja
De BAG ontvangt een melding als een vergunning wordt ingetrokken.
V
Wet : artt. 10, 14a
Procestoetsing
Nee maar
Ja
Nee
De BAG ontvangt pas sinds kort meldingen als de bouw gestart is doordat
er intern discussie ontstond wat het start bouw moment is voor de BAG.
V
Wet : artt. 10, 14a
Procestoetsing
Nee
De BAG ontvangt enkel maandelijks de gereedgekomen woningen middels
de CBS lijst. De niet-woningen ontvangt de BAG tot op heden niet. De
meldingen vanuit het vergunningensysteem volgen pas als het dossier
gereed is, dat is niet het gereed moment voor de BAG.
V
Regeling: catalogus
Procestoetsing
Ja
Uit de steekproef is gebleken dat het bouwjaar conform jaar
gereedmelding is gewijzigd.
Nee maar
Nee maar
Ja
Nee maar
Ja,
Nee maar
V
Regeling: catalogus
Procestoetsing
Ja
Ja
Uit de steekproef is gebleken dat bouwjaren bij verbouw niet zijn
gewijzigd.
V
Wet : artt. 10, 14a
Procestoetsing
Ja
Ja
De BAG ontvangt meldingen van geaccepteerde sloopmeldingen.
V
Wet : artt. 10, 14a
Procestoetsing
Nee
De sloopgereedmeldingen vanuit het vergunningensysteem volgen pas als
het dossier gereed is, dat is niet het sloop gereed moment voor de BAG.
genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende
sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding
van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging
van over de betreffende panden in de basisregistratie
gebouwen bijgehouden statusgegevens?
9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen
genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat
sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de
bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn
afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de
betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de
Norm
Nee maar
Ja
2 van 6
9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen
ID-2708-70373 Bijl. Rapp BAG inspectie
genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat
sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de
bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn
afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de
betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de
10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen
genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding
over een object dat ten onrechte niet in de
basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen,
binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding
alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in
de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij
binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het
ontstaan van dit object geen regulier brondocument
11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen
genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het
onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook
worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft
gedaan?
V
Wet : artt. 10, 14a
Procestoetsing
V
Wet: art 6a, 10 en 39
Procestoetsing
V
Wet: art 40
Procestoetsing
Den Haag gem.Schotanus R.xlsx
Rapport
Nee maar
Ja
Nee
Geconstateerde objecten worden opgevoerd middels een Proces Verbaal
van Constatering met de indicatie in onderzoek maar zonder de indicatie
geconstateerd. Het object wordt voor verder onderzoek doorgezet naar
de inspecteurs, als zij signaleren dat het object er niet mag zijn wordt
alsnog de status geconstateerd opgenomen bij het object.
Ja
De melder ontvangt altijd een bericht na afronding van het onderzoek.
Ja
De gemeente heeft zijn processen en afspraken vastgelegd in het
Handboek BAG beheer van 11 juni 2014, versie 2.1. Kanttekening: dit
handboek is nog niet officieel vastgesteld.
Ja
Middels de Verordening Naamgeving en Nummering (2009) en de
mandaatregeling DSO 2012 en ondermandaatregeling van 2013.
Kanttekening: in de Verordening ontbreekt het recht om adresseerbare
objecten af te bakenen.
Ja
zie punt 13.
Ja
zie punt 13.
Ja
zie punt 13.
Ja
De gemeente beschikt over meerdere landmeters. Zij geven blijk van de
juiste kennis en meten conform de juiste richtlijnen.
Ja
De gemeente heeft onlangs een memo geschreven over de
gebruiksoppervlakte van niet-woningen. Ze zijn druk bezig om dit aan te
pakken in samenwerking met de WOZ omdat deze afdeling
verantwoordelijk is voor het aanleveren van de gebruiksoppervlakte van
de BAG. Er zijn inmiddels al een aantal niet-woningen aangepakt.
Nee maar
Ja
Nee maar
12. Hebben burgemeester en wethouders bij de
administratieve inrichting van de registers en
registraties de processen op een zorgvuldige,
transparante en consistente wijze vormgegeven?
V (met
document)
Regeling: art. 2
Procestoetsing
13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de
in het kader van de Wet basisregistraties adressen en
gebouwen aan burgemeester en wethouders
opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of
meerdere medewerkers, indien deze taken niet door
burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?
V (met
document)
Wet: art 2, 9, 10, 11, 14,
14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40
en 41
Procestoetsing
14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben
gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te
wijzen die zijn belast met de vaststelling van de
geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet
basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de
gemeente dan over een document waaruit deze
aanwijzing blijkt?
15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik
gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te
wijzen die zijn belast met het opstellen van een procesverbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10,
eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties
adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente
dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?
16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik
gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te
wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke
verklaringen strekkende tot het signaleren van
wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn
op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en
die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties
adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn
opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over
een
deze aanwijzing
blijkt?
17. document
Zijn bij de waaruit
opdrachtverlening
voor het
laten
V (met
document)
Regeling: art. 2 i.c.m. Wet:
art 8
Procestoetsing
V (met
document)
Regeling: art. 2 i.c.m. Wet:
art 10
Procestoetsing
V (met
document)
Regeling: art. 2 i.c.m.
Besluit: artt. 7 en 8
Procestoetsing
V
Regeling: catalogus
Procestoetsing
V
Regeling: catalogus
Procestoetsing
Ja
Nee maar
Ja
Nee maar
inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld
aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die
minimaal overeenkomen met de eisen die in de
catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van
panden?
18.
Heeft de gemeente maatregelen genomen om de
kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen
opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te
verbeteren indien gebruik is gemaakt van
conversiefactoren voor niet-woningen?
Ja,
Nee maar
Ja,
Nee maar
Ja,
Nee maar
Ja
Nee maar
Ja
Nee maar
3 van 6
ID-2708-70373 Bijl. Rapp BAG inspectie Den Haag gem.Schotanus R.xlsx
19. Is de kwaliteitsbeheersing en
kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties
adressen en gebouwen in het bestaande
kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er
sprake van een specifiek regiem van
kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor
Verificatiepunten controle werking processen
G (met
document)
Gebaseerd op regeling: art.
2
Rapport
Procestoetsing
Ja,
Nee
De gemeente is nog druk bezig met de inbedding van een
kwaliteitssysteem.
Nee maar
Verplicht/
gewenst
1. Worden de processen binnen de gemeente in de
praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden
van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de
basisregistraties adressen en gebouwen relevante
wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze
wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze
registraties worden verwerkt?
V
2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing
op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor
de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties
adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit
aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?
G
3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing
op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor
de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties
adressen en gebouwen de relevante
procesbeschrijvingen overleggen?
Gerelateerde wettelijke
Norm
Toegestane
antwoorden
Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader
beschreven
norm
Wet: art. 16
Procestoetsing
Ja
Nee
Uit de interviews blijkt dat de BAG medewerkers betrokken en
gemotiveerd zijn om de onlangs gemaakte afspraken na te komen.
Bijvoorbeeld het proces inzake gelijktijdigheid van nummerbesluit en
vergunning is nog steeds niet goed geborgd. Er moet de komende periode
daarom hard gewerkt worden om de processen uit te voeren zoals ze
beschreven staan en hierdoor de termijnen te verbeteren.
Regeling: art. 2
Procestoetsing
Ja,
Ja
De procesverantwoordelijke is zich bewust van het belang van de BAG en
stuurt hier ook op.
G
Regeling: art. 2
Procestoetsing
Ja
Ja
zie punt 2.
4. Kan een medewerker die belast is met het
doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van
meldingen of het verwerken van terugmeldingen en
correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit
verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?
G
Regeling: art. 2
Procestoetsing
Ja,
Ja
Uit de interviews blijkt dat de kennis van de medewerkers voldoet.
5. Kan een medewerker die belast is met het
doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van
meldingen of het verwerken van terugmeldingen en
correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen
overleggen?
G
Regeling: art. 2.
Procestoetsing
Ja
Het processenhandboek BAG is bekend bij de medewerkers die belast zijn
met het doorvoeren van mutaties.
Nee maar
Nee maar
Verificatiepunten BAG conforme applicatie
Verplicht/
gewenst
1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van
de applicatie aan de specificatie van de berichten ten
behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze
in de Regeling BAG is opgenomen?
Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)
V
Verplicht/
gewenst
Gerelateerde wettelijke
Norm
Ja
Toegestane
antwoorden
Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader
beschreven
norm
Wet : art. 31
100%
Gerelateerde wettelijke
Norm
Ja
Toegestane
antwoorden
Ja
Key2BAG versie 3.6.4
Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader
beschreven
norm
4 van 6
ID-2708-70373 Bijl. Rapp BAG inspectie Den Haag gem.Schotanus R.xlsx
1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie
beschikbaar voor de basisregistraties adressen en
gebouwen?
V (met
document)
Wet: art. 14; Regeling: art
3
Rapport
Procestoetsing
Ja
Ja
De gemeente beschikt over een productieomgeving in Haarlem. Deze omgeving
wordt gehuurd van een externe partij. Het systeembeher vindt plaats door de
gemeente Den Haag zelf. Toegangsbeheer wordt verzorgd door de externe partij.
Een exemplaar van het contract is op de dag van de inspectie ingezien. Dit bleek
echter geen ondertekend exemplaar. Het bewijs van formele ondertekening is
aanvullend alsnog aangetoond. De gemeente beschikt over meerdere locaties
waarnaar kan worden uitgeweken voor de continuiteit van de dienstverlening.
Nee
Er is sprake van een Uitwijkprocedure BAG. Deze procedure omvat feitelijk de
technisch infrastructuur en technische uitwijk. Het interne deel van de uitwijk is
niet beschreven. De procedure is intern bekend, maar een formele vaststelling is
niet aangetoond.
Nee maar
2. Beschikt de gemeente over een actueel
uitwijkdraaiboek waarin alle taken,
verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?
G
Gebaseerd op Wet: art. 14
Procestoetsing
3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de
reguliere locatie niet bereikbaar is?
G
Gebaseerd op Wet: art. 14
Procestoetsing
Ja
Nee maar
Ja
Ja
Nee maar
4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal
per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste
werking?
G (met
document)
Gebaseerd op Wet art. 14
en Regeling: art. 3
Procestoetsing
G
Gebaseerd op Wet art. 14
en Regeling: art. 3
Procestoetsing
Ja,
Ja
Dit blijkt uit een rapportage van de laatste uitwijktest, d.d. 6-4-2014. De
eindverantwoordlijke heeft tijdens het interview aangegeven hierover te zijn
geinformeerd. Dit blijkt echter niet uit de rapportage zelf.
Ja
Ja, er kan worden beschikt over meerdere locaties binnen Den Haag.
Nee maar
5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de
meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het
beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken
op een andere locatie kan plaatsvinden indien de
reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan
Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en
herstel)
Ja
Nee maar
Verplicht/
gewenst
Gerelateerde wettelijke
Norm
Toegestane
antwoorden
Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader
beschreven
norm
1. Wordt van de in de adressenregistratie en
gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere
werkdag een back-up gemaakt?
V
Wet: art. 14; Regeling: art
3
Procestoetsing
Ja
Ja
Oracle Airmanager wordt gebruikt tbv Archive Logging. Wekelijks wordt een full
back-up en dagelijks een incremantal back-up. Dit gebeurd via een
glasvezelverbinding en feitelijk worden de back-ups gemaakt op de locatie Het
Spui.
2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up
gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties
adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het
opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting
wordt
gevonden
met
datum en
hethet
tijdstip
van de
3.
Vindt
er nadat
dede
gegevens
naar
back-up
G
Wet: art. 14a
Procestoetsing
Ja
Ja
Er wordt gebruik gemaakt van archive-logging en hiermee is herstel tot op het
moment van de calamiteit te reconstrueren.
G
Gebaseerd op Wet art. 14
en Regeling: art. 3
Procestoetsing
Ja,
Ja
Back-ups worden op ad hoc basis gebruikt voor terughalen van dat. Hieruit blijkt
tot op heden dat back-ups zonder problemen zijn terug te lezen.
Ja
Back-up tapes worden bewaard in een afzonderlijk gebouw, in een beveiligde
kluis.
Nee
Er wordt ad hoc getest indien sprake is van een nieuw release van de BAGapplicatie. Een structureel opnieuw opbouwen en actualiseren van een BAGomgeving met het doel om het volledige herstel in geval van calamiteiten te
testen is niet aanwezig.
medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of
geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces
correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden
terug gelezen?
Nee maar
4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een
andere ruimte dan die waarin de gegevens van de
basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek
bevinden?
G
Gebaseerd op Wet art. 14
en Regeling: art. 3
Procestoetsing
5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de
BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?
G (met
document)
Gebaseerd op Wet art. 14
en Regeling: art. 3
Procestoetsing
Ja,
Nee maar
Ja
5 van 6
5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de
ID-2708-70373
Bijl.12Rapp
BAG
inspectie
BAG tenminste
eenmaal per
maanden
getest?
G (met
Gebaseerd op Wet art. 14
Den
Haag gem.Schotanus
document)
en Regeling: art. R.xlsx
3
Procestoetsing
Rapport
Nee maar
Handtekening auditor
Datum
Naam Auditor
22-8-2014 C.J.M. de Grijs CISA
Handtekening Gemeente
Datum
naam
6 van 6