Transcript Versie 181 - CODEMA Systems Group

Versie 181
GLN codes en Incoterms
GLN bedrijfscodes en locatiecodes geïmporteerd van Floricode
Er wordt in de orderverwerking gewerkt met GLN locatiecodes en GLN bedrijfscodes.
Die zijn nodig t.b.v. de orderverwerking.
Met de hand invoeren van deze codes is vanaf deze versie niet meer nodig.
Opmerkingen die betrekking hebben op de GLN tabellen:












Deze aanpassingen zijn gebaseerd op de Floricode GLN tabellen. De laatste versie van
de Floricode GLN tabellen wordt dagelijks gedownload.
CRM bedrijven, CRM Adressen, Locatiecodes, Bedrijfscodes, Landcodes en
Kopernummers worden automatisch dagelijks bijgewerkt vanuit de Floricode GLN
tabellen.
Tot nu toe waren zowel Klanten als Afleverlocaties ondergebracht in CRM bedrijven.
Nu zijn de Afleverlocaties verplaatst naar Afleveradressen die gekoppeld zijn aan CRM
bedrijven.
De conversie naar versie WIN181 bouwt de Bedrijven die als afleverlocatie werden
gebruikt om naar adressen. De Afleverbedrijven moeten blijven bestaan omdat er
informatie aan gekoppeld kan zijn, maar de conversie zet het veld Klant op NEE zodat
het bedrijf niet meer voorkomt als klant in de orderverwerking. Ook vult de conversie
zoveel mogelijk bedrijfscodes en kopernummers in, maakt zo nodig de bijbehorende
afleveradressen met locatiecodes en koppelt deze aan de klant (CRM bedrijf).
De Floricode berichten zoals EAB, EKT, VMP, QUOTES en Florecom orders maken
veelvuldig gebruik van Bedrijfscodes, Locatiecodes en Landcodes. Het is dus van
belang dat deze gegevens kloppen en bijgewerkt zijn!
Voor de EAB is het van belang dat of de GLN Locatiecode ingevuld is, of de
Woonplaats en Landcode.
In de schermen Orderinvoer, Aflevergegevens per klant en Afleverlocaties VMP is het
veld Afleverlocatie vervangen door het veld Afleveradres. Dit is in de
schermdefinities automatisch geregeld.
Het veld Afleveradres bevat de afleveradressen die gekoppeld zijn aan de gekozen
klant, aangevuld met algemene afleveradressen. Het veld toont achter elkaar geplakt
en voor zover het past: Naam (uit de GLN Bedrijfscodetabel), Straat, Huisnummer en
Woonplaats. Door met de muis boven het veld te zweven is het hele adres zichtbaar.
De algemene afleveradressen zijn te vinden in Algemeen, CRM, Volgorde algem.
Afleveradressen. De volgorde van de algemene afleveradressen kan door de
gebruiker worden aangepast maar wordt ook aangevuld door de dagelijkse GLN
update.
Een nieuw veld in CRM Bedrijf is de GLN Bedrijfscode.
Nieuwe velden in CRM Adres zijn GLN Locatiecode, Landcode, Naam en Omschrijving.
Naam bevat indien van toepassing vaak een docknummer of boxnummer.
Als de gebruiker of het systeem bij een CRM Bedrijf een GLN Bedrijfscode invult,
koppelt het systeem automatisch de afleveradressen van de klant aan dit CRM Bedrijf










en vult de ontbrekende kopernummers aan. Als het adres al bestaat koppelt het
systeem dit adres. Zo niet dan maakt en koppelt het een nieuwe adres.
Een aangemaakt Afleveradres bevat een GLN Locatiecode en zoveel mogelijk andere
gegevens uit de Floricode tabel. Een CRM Adres met een GLN Locatiecode kan niet
meer met de hand worden gewijzigd, op de opmerkingen en eventueel het Land na.
Na wijzigen neemt het programma de velden weer over uit de GLN Locatietabel.
Het adresveld Land wordt gebruikt voor de brieven en bonnen.
Het adresveld Landcode wordt gebruikt voor de EAB, als er geen GLN locatiecode
aanwezig is. Later gaan we dit veld ook voor andere doeleinden gebruiken.
Na het invullen van veld landcode kan het systeem deze overnemen naar het veld
land. Er zijn enkele instellingen die het gedrag hiervan regelen in Algemeen,
Adressen, Adressen indeling , Instellingen. Zie de F1 help bij dit scherm voor uitleg.
Als er een Florecom order of VMP order binnenkomt met een nog niet gebruikte
Bedrijfscode, maakt het systeem een CRM bedrijf aan in SDF met de bijbehorende
afleveradressen en vult automatisch de kopernummers in.
Als de gebruiker in Toevoegen kopernummers een bedrijf wil aanmaken dan maakt
het systeem het bedrijf aan op basis van de GLN Bedrijfscode die bij het
kopernummer in het dagafschrift hoort. Met de bijbehorende afleveradressen en
kopernummers en bedrijfsnaam uit de Floricode tabellen.
Het systeem werkt overzicht adressen steeds bij als CRM is aangepast.
Er is in CRM naast Bedrijven en Contactpersonen een keuze Adressen bijgekomen.
Hiermee ziet de gebruiker welke bedrijven er van een bepaald adres gebruik maken
en kan er worden gezocht in de adressen.
Het veld EAN code in Aflevergegevens per klant is vervallen, omdat de GLN codes zijn
verhuisd naar CRM.
Het onderdeel EAN codes per klant is vervallen, omdat de GLN codes zijn verhuisd
naar CRM.
Incoterms toegevoegd





Incoterms kan van belang zijn als u via FloraHolland handelt met het buitenland.
Nieuwe velden in de orderinvoer en Aflevergegevens per klant zijn Incoterm en
Financieel Afleveradres. Dit is in de schermdefinities automatisch geregeld.
Incoterms regelt waar het risico en de financiële verantwoordelijkheid overgaat van
de kweker naar de koper, met name bij transacties naar het buitenland.
Het Financieel afleveradres is nodig als de plaats van afleveren een andere is dan de
plaats waar de financiële verantwoordelijkheid over gaat.
De conversie heeft zo goed mogelijk het veld Incoterm ingevuld op basis van de
afzetwijze.
Onbekende Florecom/VMP koper automatisch toevoegen
Als er FC/VMP orders binnenkomen met onbekende GLN codes, wordt de GLN code
opgezocht in de Floricode tabel en wordt er automatisch een CRM bedrijf voor
aangemaakt, incl zijn GLN code, kopernrs en afleveradressen.
Voor de bedrijfsnaam staat een '*' zodat deze bovenaan je 'Onderhoud relaties' scherm
staat zodat ie meteen opvalt, je de info verder kan aanvullen, voorletters op de goede
plek zetten, e.d. en het * weg kan halen.
Naam EAN vervangen door GLN
De naam EAN code die staat voor European Article Numbering is vervangen door de
naam GLN code. GLN staat voor Global Location Number en identificeert een bedrijf of
organisatie.
Weergave Adres toegevoegd aan Onderhoud relaties
Hierin staan alle adressen die in Onderhoud relaties voorkomen. Met het +teken kan
worden getoond bij welke Bedrijf of Bedrijven dit adres wordt gebruikt.
Conversie informatie GLN en Incoterms
Conversiemeldingen aan de gebruiker
Soms vindt de conversie bijzondere gevallen. Bijvoorbeeld een ongeldige GLN
Locatiecode.
Het bestand C:\SDF\SDF_GLN_CONVERSIE_BIJZONDERHEDEN.TXT bevat de meldingen
die van belang zijn voor de gebruiker. Na de conversie wordt dit tekstbestand
automatisch geopend en getoond aan de gebruiker.
Deze meldingen staan ook in conversie.log genoteerd, naast een aantal andere
controlemeldingen die voor de gebruiker niet zo relevant zijn.
In dit hoofdstuk bespreken wij de meldingen die relevant zijn voor de gebruiker.
Deze uitleg staat ook in C:\SDF \SDF_GLN_CONVERSIE_BIJZONDERHEDEN.TXT.
A.Melding van wijziging adres in CRM
Voorbeeld:
(a) Afleveradres WENDY SCHIPPERS, DIJKGRAAF 8 ALPHEN A/D RIJN met EAN code
8713782589756 krijgt gewijzigd adres uit GLN tabel: Tulpenveld 138, CASTRICUM
Uitleg:
Dit CRM adres met GLN locatiecode had een ander adres dan volgens de Floricode GLN
tabel zou moeten. De conversie geeft deze melding als de straat van Floricode niet
voorkomt in het CRM adres veld Straat of de woonplaats niet in het veld CRM Adres
Woonplaats.
Oplossing:
 Mogelijkheid 1 is dat het adres niet correct was. Dat is dan nu bijgewerkt.
 Mogelijkheid 2 is dat de GLN Locatiecode niet correct was.
o U kunt de Correcte code opzoeken door in het CRM adres op het veld GLN
Locatiecode op het vergrootglas te klikken en met CTRL-F te zoeken op
bijvoorbeeld straat. Door de juiste GLN Locatiecode te kiezen wordt ook het
adres weer bijgewerkt.
o Of als er geen GLN Locatiecode is voor het adres kunt u de code weghalen en
zelf het oude adres weer intypen.
B. Melding ongeldige GLN Locatiecode
Voorbeeld:
(b) Afleveradres AS VAN, MIDDELBROEKWEG 29 HONSELERSDIJK met EAN code 1234
heeft geen LOCATIE GLN code, EAN code niet overgenomen
Uitleg:
Als een CRM Bedrijf dat als Afleverlocatie werd gebruikt een niet bestaande GLN
locatiecode had, dan heeft de conversie deze locatiecode niet overgenomen naar een
CRM adres.
Oplossing:
U kunt de correcte GLN Locatiecode zoeken op dezelfde manier als bij melding A.
C. Melding Kopernummer komt niet overeen met GLN Bedrijfscode
Voorbeeld:
(c) Bedrijf WATERDRINKER ALBERT HEIJN met GLN bedrijfscode 8713783254752 en GLN
FH kopernr 420139 komt het ingevoerde SDF kopernr 420152 niet overeen
Uitleg:
In het Floricode GLN Bedrijfscode bestand staan bedrijfscodes EN kopernummers. De
gegevens in SDF kwamen niet overeen. Het in SDF ingevoerde kopernummer blijft
gewoon bestaan.
Oplossing:
U vult het juiste kopernummer bij de juiste GLN Bedrijfscode in. U kunt zo nodig de GLN
Bedrijfscodetabel doorzoeken door in het CRM bedrijf op het veld GLN Bedrijfscode op het
vergrootglas te klikken en met CTRL-F te doorzoeken op bedrijfscode of kopernummer.
D. Melding ongeldige GLN Bedrijfscode
Voorbeeld:
(d) Bedrijf FLOREXPRESS met EAN code 8913782695679 is geen geldige GLN code
Uitleg:
Deze GLN Bedrijfscode komt niet voor in de Floricode GLN Bedrijfscodetabel.
Oplossing:
U kunt de correcte code opzoeken in het CRM Bedrijf op dezelfde manier als bij C.
NB: In de tabel onder het vergrootglas staan alleen de actuele regels, dus niet de
vervallen regels. Deze zijn wel te raadplegen in de Systeembeheer, Instellingen, GLN
Tabellen, GLN Bedrijfscodes.
Conversie Incoterms
De conversie behandelt Aflevergegevens per klant en de orders als volgt:
Veld “Incoterm”
De conversie vult hier in “EXW Af tuin” of “DDP Franco inclusief rechten”.


Als het een Veilingafzetwijze is, dus veiling <>N.V.T.:
o Dan is het “DDP Franco inclusief rechten”.
Als het Op rekening is, dus veiling=N.V.T.:
o Als het afleveradres geen GLN code heeft dan is het “EXW Af tuin”.
o Als het afleveradres de GLN code voor 'Af tuin' (8714231208761) dan is het
“EXW Af tuin”.
o In alle andere gevallen is het “DDP Franco inclusief rechten”.
Veld “Financieel afleveradres”
Dit veld wordt altijd N.V.T..
Bediening
Invoerschermen en overzichten sorteren instelbaar
Via schermdefinities kan de gebruiker zelf instellen op welke kolom(men) er wordt
gesorteerd bij het openen van een overzicht of invoerscherm.
In onderstaand voorbeeld wordt het orderoverzicht gesorteerd op Teelt getoond.
Het is mogelijk om op meerdere invoervelden te sorteren. De volgorde van de velden
bepaalt op welke eerst wordt gesorteerd, en op welk veld daarna.
Sneltoetsen voor Links in Onderhoud relaties
Scrollen geoptimaliseerd
Het scrollen werkt nu op de plaats waar de focus op staat.
Orderverwerking
Aanvoertype GP/EK bij splitsen geoptimaliseerd
Als na het aanmaken van een order bij het opslaan de order wordt gesplitst naar een of
meerdere ‘hoofdkarren’ en een ‘restkar’ dan blijft/wordt het aanvoertype juist ingevuld.
Bl.Klok wordt overgenomen naar nieuwe regel
Bij de orderinvoer van een Naaldwijk Klok order met het aanvoertype = Bl.Klok wordt dit
veld aanvoertype automatisch overgenomen naar de volgende regel in deze order.
Florecom stoppen: melding Weet u het zeker?
Bij het stoppen van een Florecom order verschijnt eerst de vraag: Weet u het zeker?
Optie klant = ja/nee bij Kopernummers toevoegen
Bij het toevoegen van nieuwe kopers via Kopernummers toevoegen is het nu mogelijk
om deze nieuwe koper direct als koper ‘uit de volgorde’ te halen. Deze nieuwe koper is
dan niet te kiezen in de loper bij Klant, maar ze wordt wel getoond in de overzichten.
Commercieel aanbod
Wijzigen regels aangepast
Het scherm wijzigen regels waarmee u meerdere geselecteerde regels tegelijk kan
aanpassen is aangepast. Nu zijn de velden bij prijs wijzigen aangepast:
De waarden bij Prijseenheid en Leveringsconditie staan nu op TOTAAL. Let op dat u niet
onverhoopt teveel prijzen wijzigt.
Eenheid standaard op FUST bij VMP
Bij VMP wordt het veld eenheid in de aanbodregel standaard op FUST gezet.
Beeldbank
Commerciële foto’s krijgen einddatum
Nieuw opgestuurde foto’s voor commercieel aanbod krijgen een einddatum van de laatste
datum van de commercieel aanbodregel, telkens als de foto opnieuw gepubliceerd wordt,
wordt bekeken of de einddatum nog geldig is, anders wordt deze geüpdate en wordt het
veld Foto verzenden opnieuw op JA gezet.