Transcript Draaiboek

Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
Draaiboek
Inhoudstafel
1. Voorbereiding
1.1. Contract
1.2. Zaal
1.3. Aankleding zaal
1.4. Turnmateriaal
1.5. Logistiek materiaal
1.6. Drukwerken
1.7. Kassa
1.8. Catering
1.9. Medische
1.10. Aandenkens juryleden en gymnasten
1.11.Medewerkers
1.12. Allerlei
1.13. GymFed zorg voor
1.14. Opleiding Score Express
p. 2
p. 2
p. 3
p. 3
p. 3
p. 4
p. 4
p. 4
p. 5
p. 5
p. 5
p. 5
p. 6
p. 6
2. Op het toernooi
2.1. Opening zaal
2.2. Aankomst clubs
2.3. Verloop recreatoernooi
2.4. Prijsuitreiking
p. 7
p. 7
p. 7
p. 7
3. Na het toernooi
3.1. Resultaten
3.2. Administratie
3.3. Materiaal
3.4. Factuur – vergoeding ondersteuning
p. 8
p. 8
p. 8
p. 8
Bijlage 1: Planning voorbereiding
Bijlage 2: Functiebeschrijving medewerkers
Bijlage 3: Overzicht ‘wie zorgt waar voor?’
p. 10
p. 11
p. 15
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 1 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
Met dit draaiboek willen we de organisatoren een handje helpen in de voorbereiding van de organisatie
van een Recreatoernooi. De vereisten en tips die in het document worden beschreven zijn de minimale
noden voor een vlot verloop van de toernooien. Neem dit document zorgvuldig door.
Bij bijkomende vragen, aarzel niet me te contacteren: [email protected] of telefonisch op het
nummer 09/243 12 07
1.
Voorbereiding
1.1.
Contract
Een getekend exemplaar van het contract dient aan de federatie bezorgd te worden tegen ten laatste 15
november 2014. Aanstellen van de algemeen verantwoordelijke, materiaal verantwoordelijke en
computer verantwoordelijke (voor functieverantwoordelijke, zie verder) en deze op het contract te
vermelden.
Eventuele extra aanvragen voor beamer, projectiescherm, Gymbo, merchandising,… kunnen tot 1 maand
voor de competitie ingediend worden ([email protected]). De aanvragen worden in chronologische
volgorde behandeld.
1.2.
Zaal
De zaal wordt door de organiserende club gereserveerd van vrijdagavond tot zondagavond (uitgezonderd
organisaties op één dag). Ten laatste 2 maand voor de competitie wordt een zaalplan bezorgd aan de
Coördinator van de Recreatoernooien: [email protected].
Daarop
















dient volgende vermeld staan:
Plaatsing materiaal
Opwarmruimte
Tafels en stoelen voor juryleden (Panel 1 en panel 2) en juryverantwoordelijke
Muziek en plaats speaker
Secretariaat
Tribunes publiek en scheiding van de tribunes met wedstrijdvloer
Tribune of banken voor gymnasten
Ingang en kassa
Onthaal gymnasten, trainers en juryleden
1-2-3 Podium
EHBO-ruimte
Kleedkamers
Vergaderzaal juryleden
Eetzaaltje juryleden
Kiss and cry
Wachtzone op het wedstrijdplateau waar gymnasten in competitie kunnen wachten voor de start
van de oefening
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 2 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
1.3.











Aankleding zaal
Zorg ervoor dat het wedstrijdmateriaal voldoende ver van het publiek (min 5 meter) en de muren
geplaatst wordt (veiligheid!)
Zorg voor een duidelijke en stevige scheiding (ketting, hekjes,…) tussen publiek en wedstrijdvloer
(ordelijk verloop, veiligheid!!)
Voorzie voldoende ruimte (banken, deel van de tribune,…) voor gymnasten die niet in competitie
zijn
Jurytafels en banken van de gymnasten zo veel mogelijk aan de zijkanten van de zaal plaatsen,
zodat de wedstrijdvloer overzichtelijk en ordelijk blijft.
Aanduiden panel 1 en 2 op de jurytafels.
Indien mogelijk op de wedstrijdvloer enkel gebruik maken van GymFed-tafellakens
Voorzie vuilzakjes in de tribune om de zaal ordelijk te houden
Voorzie altijd extra tafels + stoelen voor eventuele schaduwjuryleden
Zorg ervoor dat de medailletafel en het podium bij de start van de wedstrijd klaar is voor de
eerste prijsuitreiking – netjes aangekleed
Spandoeken en/of vlaggen GymFed en federatiepartners dienen op prioritaire plaatsen zichtbaar
te zijn
Signalisatie (kleedkamers, opwarmruimte,…) en bewegwijzering (pijltjes) naar de zaal ophangen
vanaf een belangrijke toegangsweg (indien mogelijk)
TIPS – HOE MAAK IK MIJN ORGANISATIE TOP?
Wedstrijdzaal extra uitstraling geven door
o het plaatsen van planten
o het hangen van doeken – vb: Zwart doek om bergruimtes en dergelijke te verbergen
o het leggen van tapijt
o het inkleden van het 1-2-3 podium
o het gebruik van een projectiescherm en beamer voor de projectie van de resultaten en/of het
projectie van foto’s en sfeerbeelden
o het voorzien van een beweegplein (springkasteel, turnparcours, …)
o het voorzien van comfortabele zitplaatsen voor de toeschouwers en juryleden
1.4.
Turnmateriaal
Voor de Recreatoernooien wordt gebruik gemaakt van het gymmateriaal van de club.
Volgend materiaal is nodig:
 ACRO
o Wedstrijdvloer: Verende turnvloer 14 x 14 m of een dubbele mattenset 14 x 14 m
o Opwarmvloer: verende vloer 14x14m of een dubbele mattenset 14x14m
o Voldoende magnesium + magnesiumbak
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 3 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
1.5.
1.6.
Logistiek materiaal
 Tribunes of stoelen voor het publiek
 Jurytafels voorzien per panel 15 personen
 1-2-3-podium voor de prijsuitreiking
 Printer
 Kopieermachine + voldoende papier (ongeveer 300 exemplaren)
 Audioapparatuur: versterker, cd-speler, micro, boxen, USB aansluiting
 Sfeermuziek en tunes (Recrea CD wordt ook voorzien door GymFed)
 Kantoormateriaal (perforator, schrijfgerei, nietjesmachine, plakband,…) voor
secretariaat
op het
Drukwerk
 Affiches: voorgedrukte affiches (A3 - met mogelijkheid tot kopiëren van de eigen toernooiinfo) zijn GRATIS verkrijgbaar op het GymFed-secretariaat.
 Drank- en maaltijdbonnetjes voor juryleden, medewerkers,…
1.7.
Kassa
Voorzie een tafel met minimum 2 stoelen en dit op een goed zichtbare plaats bij de ingang, netjes
aangekleed. Alle betalende toeschouwers krijgen een toegangskaart. Hiervoor dienen verplicht de
voorgedrukte en genummerde inkomtickets van de Gymnastiek Federatie gebruikt te worden!
Nodige signalisatie voorzien voor toegangsprijzen en prijzen programmaboekje (indien voorzien).
1.8.
Catering
De organiserende club staat in voor de catering van:
 Toeschouwers
 Eigen vrijwilligers/medewerkers
 Juryleden en wedstrijdleiding GymFed
Afhankelijk van aanwezigheid minimum volgende zaken voorzien:
 1 wedstrijdsessie aanwezig
o 1 broodje (minimum 25 cm)
o 1 drankje
 2 wedstrijdsessies aanwezig:
o volwaardige warme maaltijd s‘middags
o 1 broodje
o 2 drankjes
 3 wedstrijdsessies aanwezig:
o volwaardige warme maaltijd
o 1 broodje (minimum 25 cm)
o 3 drankjes







Tijdens een wedstrijdweekend dient de warme maaltijd op zaterdag en zondag verschillend te
zijn.
De juryleden dienen hun maaltijden en drank op een aparte locatie te kunnen nuttigen. Indien het
jurylokaal voldoende groot is kan dit hier georganiseerd worden.
Een overzicht van de nodige maaltijden wordt opgemaakt door de organiserende club.
Voorzie steeds een aantal reservemaaltijden!
Enveloppen klaarmaken met bonnetjes voor eten en drank (+ aandenken) voor juryleden.
Jurylokaal: minimum koffie, water en een koekje voorzien voor elke juryvergadering
Jurytafels: water en bekertje voor elk jurylid
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 4 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
TIPS – EXTRA’S
Zaken die de wedstrijd extra uitstraling kunnen geven:
o Variatie in de warme maaltijden wordt echt op prijs gesteld!
o Voorzie ontbijtkoeken voor de juryleden in het jurylokaal
o Voorzie een trainershoekje in de zaal waar trainers terecht kunnen voor een drankje en kleine
hap vb. water, koffie, fruit, koekje,…
1.9.
Medisch
 Medische permanentie voorzien. Deze permanentie kan gedaan worden door een
eerstehulporganisatie (vb: [email protected], www.ambu_alert.be ) of door 2 à 3 vrijwilligers met
(para)medische opleiding (vb: arts, verpleger, ...). Indien u de keuze maakt om de
permanentie te laten voorzien door vrijwilligers, gelieve ervoor te zorgen dat deze mensen in
de organisatie geen andere taken hebben.
 Te voorzien medisch materiaal: EHBO-materiaal, (schep)brancard, halskragen, …
1.10.
Aandenken juryleden / gymnasten
 GymFed zorgt voor de medailles en de aandenkens
 De medaillewinnaars ontvangen enkel een medaille, vanaf de 4 de plaats ontvangt met een
aandenken
 De club zorgt voor een aandenken voor de juryleden (richtprijs € 2,50)
1.11. Medewerkers
Verdeling van de verschillende taken. Een overzicht van de taken en functiebeschrijving is terug te vinden
in bijlage 3.
1.12.
Allerlei
 Contacten en kosten Sabam + billijke vergoeding
 Indien gebruik gemaakt wordt van een niet-gemeentelijke sportzaal, bv. van een school, dient
nagegaan te worden als er een verzekering is voor objectieve aansprakelijkheid.
Een dergelijke verzekering kan via de federatie worden afgesloten.
1.13.
De GymFed zorgt voor

Het materiaal kan vanaf de donderdag vóór de competitie afgehaald worden op het
secretariaat van de GymnastiekFederatie Vlaanderen en wordt teruggebracht ten laatste op
dinsdag na de competitie.

Computerprogramma (ScoreExpress), Microsoft Office Acces-wedstrijdbestand met
deelnemers.
Dit bestand wordt in de week voor de wedstrijd per e-mail aan de club bezorgd.
OP VOORHAND INSTALLEREN EN TESTEN! (www.scoreexpress.be)
 Wedstrijdvolgordes in voldoende exemplaren voor juryleden en trainers
 Rugnummers (indien van toepassing)
 Vlaggen en spandoeken GymFed
 Medailles en herinneringen gymnasten
 Extra promotioneel materiaal (tafellakens, protocolkussentjes,…)
 Na aanvraag en indien beschikbaar: Gymbo, merchandising
 Voorgedrukte en genummerde toegangstickets van de GymnastiekFederatie (verplicht te
gebruiken aan de kassa)
 Puntenboeken (indien van toepassing), aanduidingen,...
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 5 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
1.14 Opleiding Score Express
De federatie voorziet een opleiding voor medewerkers die de computers bedienen. Deze infosessie is
verplicht voor clubs die voor de 1e maal een wedstrijd organiseren, maar zeker ook aan te raden voor alle
clubs.
De opleidingen gaan door op volgende data:
 17.11.2013 – Ceder te Deinze
 11.01.2014 – Huis van de Sport te Berchem
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 6 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
2. Op het toernooi
2.1.
Opening zaal
 De zaal is een uur voor aanvang van het toernooi in gereedheid gebracht.
 Laatste materiaalcontrole, aanduiden ‘panel 1 en panel 2 op jurytafels.
 Recrea signalisatie is opgehangen
 Lokaal voor juryvergadering (koffie, water, aandenkens klaarzetten).
 Deelnemerslijsten klaarleggen op jurytafels
 Enveloppen met bonnetjes afgeven aan juryverantwoordelijke
 Fichebak speaker staat bij de speaker aan micro
2.2.
Aankomst clubs
 Aanmelden en afmelden clubs centraliseren op één plaats.
Dus niet aanmelden aan de ingang en het mapje verkrijgen op het wedstrijdsecretariaat.
 Nodige documenten (rugnummers, wedstrijdvolgorde) per club klaarleggen op het secretariaat
 De trainer meldt zijn club aan en laat weten welke gymnasten al dan niet aanwezig zijn.
 Schrappingen doorvoeren (ook in scoreprogramma) en doorgeven aan jury + medewerkers
(klaarzetten gymnasten).
 Opvragen wedstrijdbladen
 Sorteren op nummer van de wedstrijdbladen + aanduiden op lijst
2.3.
Verloop recreatoernooi
 De speaker verwelkomt alle aanwezigen, wenst de gymnasten succes en geeft kort uitleg over
het wedstrijdverloop.
Er wordt hiervoor een basisdocument aangeleverd door GymnastiekFederatie Vlaanderen.
 Ten laatste 5 minuten voor aanvang van de wedstrijd wordt de wedstrijdvloer ontruimd en
verzamelen de gymnasten in de aangegeven verzamelruimte.
 Gymnasten die in competitie komen (eerste blok) zetten zich klaar in turnkledij. Bij
opmarcheren stellen alle gymnasten zich voor aan de jury.
 De clubmedewerkers zorgen voor het opstellen van de gymnasten bij de aanvang van de
wedstrijd, begeleiden toestelwissels en zorgen er voor dat de niet-turnende gymnasten op de
banken plaatsnemen.
 Timing wordt gerespecteerd. Bij vertraging overleggen met juryverantwoordelijke/
wedstrijdleiding.
2.4.
Prijsuitreiking
 De prijsuitreiking start zo snel mogelijk (liefst onmiddellijk) na het beëindigen van de
wedstrijd. Wanneer alle resultaten binnen zijn deze ter goedkeuring laten ondertekenen door
de juryverantwoordelijke. Tijdens de wedstrijd reeds een lijst opmaken van de personen die
de medailles zullen uitreiken, deze personen tijdens de laatste oefeningen reeds naar het
secretariaat vragen.

1 medewerker van de club voorzien die verantwoordelijk is voor de prijsuitreiking en op
voorhand alle medailles controleert en in volgorde van de prijsuitreiking (afroeping speaker)
legt.

Verloop prijsuitreiking
o Alle deelnemende gymnasten komen op in wedstrijdkledij
o Per categorie worden de plaatsen 3-2-1 op het podium gevraagd (in deze volgorde).
o Podiumtune spelen, op dat ogenblik gaan de VIP’s naar het podium (alle drie) samen met
de medaillemeisjes en reiken tegelijkertijd de medailles uit.
o Winnaarsmuziek afspelen en even tijd geven voor het nemen van foto’s
o Vragen aan de gymnasten om terug te gaan naar hun plaats
o Verder gaan met de volgende categorie
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 7 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
TIPS – HOE MAAK IK MIJN ORGANISATIE TOP?
Zaken die de wedstrijd extra uitstraling kunnen geven:
o Oefen op voorhand de prijsuitreiking in, rekening houdend met volgende zaken:
passende muziek (opmarcheren, uitreiking medailles, winnerstune, afmarcheren), uniformiteit
in de kledij van de voorlopertjes (een verzorgd voorkomen is belangrijk), vlotte looproutes,
opstelling gymnasten.
o Bepaal op voorhand wie de medailles zal uitreiken. Vraag een topgymnast of bekende vlaming
uit de buurt om een medaille te komen uitreiken.
o De aanwezigheid van Gymbo (de mascotte van de GymnastiekFederatie) wordt altijd gesmaakt
door het publiek. Een ideaal moment is voor en na de prijsuitreiking.
o Hebben jullie een dans- en of demogroep in de club? Een optreden van deze groep(en) voor of
na de prijsuitreiking geeft de organisatie extra glans.
3. Na de wedstrijd
3.1. Resultaten
 De resultaten worden meegegeven aan de trainers onmiddellijk na de prijsuitreiking.
 Er wordt een mapje met de originele resultaten klaargemaakt voor de GymnastiekFederatie
Vlaanderen, dit wordt meegegeven met het materiaal dat terug naar de GymFed gebracht
wordt.
 Alle puntenbriefjes worden verzameld en gebundeld. Deze worden meegegeven met het
materiaal van de GymFed.
 Alle resultaten (PFD bestanden) en het wedstrijdbestand (Acces – bestand – mdb) worden op
de dag zelf, via e-mail, bezorgd aan [email protected] en [email protected] .
De resultaten komen dan de dag zelf nog op de website www.GymFed.be!
3.2 Administratie
 Lijst opmaken met wijzigingen deelnemers (eventuele hernummering, afwezige gymnasten,
eventuele toegevoegde gymnasten,…) en deze lijst meegeven met het materiaal voor GymFed.
3.3. Materiaal
 Terugbrengen materiaal GymnastiekFederatie Vlaanderen:
Al het materiaal (puntenboeken, spandoeken, vlaggen, …) ten laatste dinsdag na de
competitie terugbrengen op het secretariaat te Gent.
3.4. Factuur
 De federatie verbindt zich ertoe, als ondersteuning voor de organisatie, een bedrag (zie
contract)te betalen aan de club. Dit bedrag wordt gestort na afloop van de organisatie en na
ontvangst van:
o Een factuur opgemaakt door de club aan de federatie voor het toegekende bedrag
o
Een kopie van de bijbehorende bewijsstukken ter waarde van het toegekende bedrag
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 8 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
De factuur en bewijsstukken mogen de hierna volgende rubrieken bevatten:
Omschrijving
 Aankopen sportmateriaal (<250 EUR)
 Aankopen technologisch materiaal (<250 EUR)
 Aankopen didactisch materiaal (<250 EUR)
 Huur sportaccommodatie
 Huur sportmateriaal
 Huur technologisch materiaal
 Huur didactisch materiaal
 Huur voertuigen
 Verbruikskosten
communicatie
voor
interne
en
externe
 Aankoop van bureelbenodigdheden
 Brandstof voertuigen
 Verplaatsingskosten: Administratieve medewerkers
 Verplaatsingskosten: Sporttechnische medewerkers
 Verplaatsingskosten: Deelnemers
 Kosten vervoer materiaal
 Kosten drukwerken
 Kosten voor informatie- en promotiemateriaal
 Kosten voor medische hulpposten
 Kosten Sabam
Veel succes!
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 9 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
Bijlage 1: Planning voorbereiding
Minimum 6 maanden voordien:
 Zaal reserveren, bevestiging van de reservatie bezorgen op het secretariaat van de
GymnastiekFederatie.
 Contract voor organisatie wedstrijd ondertekend terugsturen naar secretariaat van de
GymnastiekFederatie.
 Aanvraag materiaal uitleendiensten en federatie: podia, tafels, stoelen, materiaal voor catering,
materiaal voor aankleding zaal, logistiek materiaal (vb: computers, printers, kopieermachines,…)
 Verzamelen van al het bijkomende wedstrijdmateriaal en regelen vervoer van dat materiaal indien
nodig.
 Reservatie EHBO-post.
 Medewerkers die de computers zullen bedienen: infosessie over het computerprogramma laten
volgen via de federatie. Deze infosessie (verplicht voor clubs die voor de eerste maal een
wedstrijd organiseren, aan te raden voor alle club) wordt georganiseerd op verschillende
momenten (zie pg. 6))
Minimum 2 maanden voordien:
 Opmaken zaalplan en bezorgen aan de coördinator: [email protected]
Minimum 1 maand voordien:
 Opmaken affiches (50 standaardaffiches gratis te verkrijgen via de federatie)
 Cateraar vastleggen
2 weken voordien:
 Aankopen aandenken/attentie voor juryleden.
 Volgende zaken worden door de coördinator organisaties doorgemaild naar de organiserende
clubs:
o Definitieve dagindeling
o Wedstrijdrotatie
o Overzicht jurypanels
 Doorgeven aan de coördinator wanneer het materiaal wordt opgehaald (donderdag of vrijdag voor
de wedstrijd).
1 week voordien:
 Klaarmaken mapjes per club (resultaten) mapje bij aanmelding
 Afhalen materiaal uitleendiensten, federatie, …
 Afhalen herinneringen gymnasten en juryleden
 Maken wegwijzers (parking, kleedkamers, wedstrijdvloer, plaats aanmelding, bonnetjesverkoop,…)
Een sjabloon wordt door GymFed aan de club bezorgd.
 Versturen persbericht en informatie naar lokale pers (optioneel)
 Testen computer en ScoreExpress
 Aanmaken drank- en eetbonnetjes
 Bestellen maaltijden medewerkers en juryleden
Avond of ’s ochtends voor de wedstrijd:
 Opbouwen zaal: plaatsen wedstrijdmateriaal, tribunes, afscheiding wedstrijdplateau, aankleding
zaal, podia, tafels en stoelen, reclameborden, spandoeken,…
 Installatie wedstrijdsecretariaat en testen computer(s), printer(s), kopieermachines,
muziekinstallatie, boxen, micro,…
 Bevestigen wegwijzers en plaatsaanduidingen.
 In orde brengen jurylokaal
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 10 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
Bijlage 2: Functiebeschrijving medewerkers
Hieronder een mogelijke verdeling van functies met de bijhorende taken van een werkgroep
wedstrijdorganisatie. Het spreekt voor zich dat afhankelijk van de situatie, het aantal beschikbare
medewerkers en hun beschikbare tijd, taken verder kunnen opgesplitst/verdeeld worden of kunnen
worden samengenomen/gecumuleerd.
Wedstrijdleider
Indien nodig of gewenst (vb. bij eerste organisatie) kan een overlegvergadering gepland worden met de
verantwoordelijke Coördinator Organisaties van de GymnastiekFederatie.
 Verantwoordelijk voor het team dat zorgt voor de op- en afbouw van het
gymnastiekmateriaal, tribunes, secretariaat,...
 Aanwezig in de zaal 30 minuten voor aanvang van de inturntijd (ochtend) tot het einde
van de wedstrijd.
 Ophalen materiaal op het secretariaat van de GymnastiekFederatie Vlaanderen (ten
vroegste donderdag voor de wedstrijd en ten laatste vrijdagochtend voor de wedstrijd)
 Coördinatie van de volledige wedstrijd
 Strikte opvolging van de timing, zowel bij opwarming als wedstrijd
 Orde en tucht op het wedstrijdplateau
 Organisatie van de prijsuitreiking
 Terugbrengen materiaal GymnastiekFederatie Vlaanderen (ten laatste dinsdag na
competitie)
 Controle resultaten na iedere blok/rotatie
 Coördinatie resultatenbundel voor clubs en GymnastiekFederatie Vlaanderen
Deze persoon werkt nauw samen met de juryverantwoordelijke (= persoon aangeduid door de
GymnastiekFederatie).
Verantwoordelijke jury – wordt aangeduid door de federatie
 Organisatie en leiding van de juryvergadering
 15 minuten voor de juryvergadering aanwezig op de wedstrijd
 Verzamelen en uitdelen wedstrijdvolgordes,… aan de juryleden
 Bezorgt voor aanvang van de wedstrijd een lijst met eventuele wijzigingen in de
jurypanels aan de organisatieverantwoordelijke (voor scoreprogramma)
 Zorgt voor tijdig plaatsnemen van de juryleden
 Verantwoordelijk voor het onpartijdig reglementair verloop.
 Neemt in samenspraak met de wedstrijdleiding beslissingen bij conflicten i.v.m.
juryproblematiek
 Ziet toe op een correcte naleving van de catering voor juryleden
Verantwoordelijke aanmelden clubs (gymnasten en trainers)
 Aanwezig 30 minuten voor de start van de eerste opwarming
 Onthaal voor de clubs apart organiseren van de kassa
 Trainer laten controleren of alle gymnasten er zijn
 Navraag naar afwezige gymnasten doen bij de trainers
 Mapje bezorgen aan de trainers (1 per club)
 Lijst bijhouden van de afwezige gymnasten – zie map wedstrijdleiding
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 11 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
Speaker




Blijft gedurende de volledige inturn- en duurtijd van het toernooi bij de micro
Is 30 min. voor officiële inturntijd aanwezig
Zorg voor een ervaren (professionele) speaker
Voorzie een draadloze micro en test op voorhand het volume en bereikbaarheid.
i.s.m. de wedstrijdleider

Coördinatie van de opwarming en wedstrijd (volgens timing)

Melden binnenbrengen muziek (acro)

Melden juryvergadering (waar, wanneer, …)

Coördinatie wedstrijd

Opmars gymnasten in samenwerking met de wedstrijdleiding en muziek

Opvolging timing

Welkomstwoord (wie organiseert, programma, welkom aan publiek, gymnasten,…)

Helpt bij het handhaven van de orde/rust in de zaal en tijdens de prijsuitreiking

Prijsuitreiking (cfr. 2.6)
Operator muziekinstallatie
- Testen muziekinstallatie en micro (op voorhand!)
- Verzamelen cd’s (opmars, inturntijd, sfeermuziek,…)
- Verzamelen muziek gymnasten en op wedstrijdvolgorde plaatsen (acro).
- Tune (Recrea CD) afspelen na opwarming
Verantwoordelijke secretariaat
 Aanwezig op secretariaat van 30 minuten voor aanvang opwarming tot 15 minuten na het
verdelen van de resultaten aan de trainers.
 Wijzigingen (schrappingen,...) van gymnasten noteren.
 Wedstrijdvolgordes en rugnummers meegeven aan verantwoordelijke club (trainer)
 Schrappingen doorgeven aan bedieners computerprogramma + personen die de gymnasten
klaarzetten
 Resultaten laten controleren door juryverantwoordelijke alvorens de resultaten te
kopiëren.
 Kopiëren resultaten: eerst kopie voor de speaker nadien voor de bundeltjes voor de clubs,
juryleden, GymnastiekFederatie Vlaanderen (na prijsuitreiking) pers en VIP’s.
 Verspreiden resultaten aan de clubs. Opgelet: resultaten enkel uitdelen aan trainers (1
per club) en dit na de officiële prijsuitreiking
Computeroperators
 Bediening computer
 Controle hard- en software (op voorhand). Er dient voor gezorgd te worden dat er steeds
met de nieuwste versie van ScoreExpress gewerkt wordt.
 Grondige kennis van het programma vereist. De GymnastiekFederatie organiseert in het
najaar een verplichte infosessie over het programma. Dit voor clubs die voor de eerste
maal een wedstrijd organiseren, we raden elke club echter aan deze sessie te volgen
 Ingeven van eventuele wijzigingen in het jurypanel na de juryvergadering
 uitprinten uitslagen + controle. De resultaten worden steeds door de
juryverantwoordelijke gecontroleerd, alvorens te kopiëren.
 Kopiëren resultaten: eerst kopie voor de speaker, nadien voor de bundeltjes voor de
clubs, juryleden, GymnastiekFederatie Vlaanderen (na prijsuitreiking) en VIP’s.
 zien erop toe dat alle uitslagen op de dag zelf bezorgd worden aan [email protected]
(PDF-bestanden). Het Microsoft Office Access-bestand (*.mdb) wordt na het
wedstrijdweekend eveneens bezorgd aan [email protected].
 Alle wijzigingen op papier (lijst) doorgeven: afgemelde gymnasten, hernummering
gymnasten, eventueel toegevoegde gymnasten.
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 12 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
Kassa en programmaverkoop
 Verkoop toegangskaarten: tafel met min. 2 stoelen. Goed zichtbaar bij de ingang, netjes
aangekleed.
 Verkoop programmaboekjes (optioneel)
 Wisselgeld voorzien
 Aanduiding toegangsprijzen en prijzen programmaboekje
 Eventueel lijst met genodigden
 Lijst Special Guest Card GymFed
 Alle betalende toeschouwers ontvangen een ticket
Toegang is GRATIS voor:
 Leden en personeel Raad van Bestuur GymnastiekFederatie Vlaanderen
 Gebrevetteerde juryleden (op vertoon van jurybrevet – ongeacht discipline)
 Sponsors van de federatie
 Ereleden GymnastiekFederatie Vlaanderen
Uitgezonderd juryleden zijn deze personen in het bezit van een “special guest card”.
Lijst wordt aan de club bezorgd.
Voor de recreatoernooien zijn volgende toegangsprijzen van toepassing:
Leden
Niet leden



€3
€5
Kinderen t.e.m. 6 jaar: gratis
Prijzen zijn telkens per dag (niet per wedstrijd)
Kostprijs programmaboekje: te bepalen door de organisatie (i.f.v. kostprijs)
Leden GymnastiekFederatie kunnen enkel op vertoon van de persoonlijke lidkaart de ledenprijs
vragen (opgelet voor misbruik bij, controleer of geboortedatum klopt).
Voorlopers/puntenlopers
 Aanwezig 30 min. voor aanvang van het toernooi.
 Bij voorkeur in eenvormige (club)kledij.
 Transfer puntenbriefjes van jurytafels naar toernooisecretariaat.
 Voorlopen bij wisselen van toestel (toestelturnen).
 Prijsuitreiking:
 1 puntenlopertje om voor te lopen (voor gymnasten)
 2 à 3 hostesses voor hulp prijsuitreiking (dragen medaillekussen, uitdelen
herinneringen)
Klaarzetten gymnasten
 Aanwezig 30 minuten voor aanvang van het toernooi
 Briefen en begeleiden van de voorlopers
 Zet de gymnasten op volgorde van de wedstrijdrotatie klaar voor het opmarcheren
Verantwoordelijke protocol
 Ordelijk houden van het wedstrijdplateau gedurende de hele wedstrijd: geen gymnasten
of trainers die daar echt niet moeten zijn. Zorgen dat er geen kledij, sportzakken,
magnesium,… rondslingert op de wedstrijdvloer
 Speaker briefen over naam en functie van VIP’s die de medailles uitreiken
 Klaarleggen benodigdheden voor protocol (medailles, kussentjes, aandenkens, bloemen,…)
 Briefing en controleren voorlopertjes en protocolmeisjes/jongens
 Maakt de tafel klaar voor de prijsuitreiking (mooi aankleden), controleert alle medailles
op voorhand en legt ze op volgorde van afroepen (afchecken met speaker)
 Bepaalt i.s.m. de wedstrijdleiding tijdig welke genodigden de prijsuitreiking doen, geeft
dit ook door op papier aan de speaker.
 Zorgt dat de genodigden tijdig bij het wedstrijdsecretariaat zijn voor de prijsuitreiking
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 13 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015



Zet de gymnasten klaar voor de prijsuitreiking in wedstrijdkledij
Zorgt ervoor dat bij gebruik van de Gymbo, Gymbo tijdig klaar staat voor de prijsuitreiking
Begeleidt de opmars, de prijsuitreiking, de afmars
Verantwoordelijke catering
 Enveloppe met bonnetjes voor eten en drank (+ aandenken) voor juryleden, EHBO-post,...
voorzien.
 Maaltijden voorzien voor juryleden, medewerkers en wedstrijdleiding GymFed.
o Warm middagmaal + broodje + min. 2 drankjes voor juryleden die volledige dag
aanwezig zijn (3 wedstrijden)
o Warm middagmaal + drankje voor juryleden die 2 wedstrijden jureren
o 1 à 2 broodjes + drankje voor juryleden die halve dag (1 wedstrijd) aanwezig zijn
o Koffie voorzien voor juryvergadering
o Water en bekertjes voorzien op de jurytafels
 2014 www.GymFed.be
Pagina: 14 van 15
Datum: 15.09.2014
Draaiboek
Recreatoernooien
2014 - 2015
Bijlage 3: Overzicht ‘wie zorgt waar voor?’
Actie/taak
Gymmateriaal
Communicatie met de clubs
De aankondiging op website, nieuwsbrief en via andere communicatiekanalen
Vlaggen en spandoeken federatie en federatiepartners
voor programmaboekje (te bezorgen aan club – op vraag van club):
- logo’s GymnastiekFederatie Vlaanderen en federatiepartners
- deelnemerslijst (1 ex.)
Wedstrijdbladen (1 ex.)
Wedstrijdvolgordes in voldoende exemplaren voor juryleden en trainers
Computerprogramma + wedstrijdbestand
Printer
Kopieermachine + voldoende papier (± 500 exemplaren)
Muziekinstallatie (versterker, CD- speler, micro, boxen, USB-aansluiting)
Sfeermuziek en tunes
Toegangstickets (genummerd)
Programmaboekjes: (optioneel)
inhoud: frontpagina of mapje met: benaming, datum en plaats kampioenschap +
logo’s GymnastiekFederatie Vlaanderen, federatiepartners, logo club
Advertenties GymnastiekFederatie Vlaanderen, federatiepartners en deelnemerslijst
(geleverd door federatie)
Affiches - voorgedrukte affiches gratis te verkrijgen op secretariaat.
Medailles en herinneringen gymnasten
Aandenken juryleden
1 mapje per club met de resultaten
Drank- + maaltijdbonnetjes: juryleden, medewerkers,…
Wisselgeld
Tafels en stoelen (jurytafel, secretariaat, protocol, verkoop, …)
Inrichting + decoratie van de zaal (planten, afschermdoeken,…)
Tafellakens (voor zover beschikbaar GymFed)
Huren sportaccommodatie, inclusief vergaderzaal en voldoende kleedkamers
Medische permanentie
Verzekering objectieve aansprakelijkheid (bij niet-gemeentelijke infrastructuur)
Contacten en kosten SABAM en billijke vergoeding
Fed.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Speaker
X
Fichebak speaker
Catering medewerkers + jury
 2014 www.GymFed.be
Club
X
x
X
Pagina: 15 van 15
Datum: 15.09.2014