Transcript Jaarverslag Centrale OpleidingsCommissie UMCG 2006

COC14.0019
Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013
Inleiding
Voor u ligt het jaarverslag van de Centrale Opleidingscommissie (COC) UMCG 2013.
Tot de taakstelling van de Centrale Opleidingscommissie hoort het bewaken en bevorderen van
een goed en veilig opleidingsklimaat. De COC van het UMCG heeft de zorg voor 34
opleidingen, 68 (plaatsvervangend) opleiders en ruim 400 aios.
Voor informatie over functie en taken van de COC wordt u verwezen naar bijlage 1. Voor
informatie over de samenstelling, zie bijlage 2. Voor de kwantitatieve gegevens aangaande het
bevorderen en in stand houden van een optimaal opleidingsklimaat, zie bijlage 3.
Vergaderingen
Het Reguliere Overleg van de Centrale Opleidingscommissie heeft vier maal vergaderd.
Het Dagelijks Bestuur van de Centrale Opleidingscommissie heeft zes maal vergaderd en heeft
één maal overleg gehad met de Raad van Bestuur.
Verder zijn er vier overleggen van de voorzitters van de COC’s in de Onderwijs- en
Opleidingsregio Noord en Oost Nederland (OOR N&O) geweest en twee gezamenlijke
overleggen van de voorzitters van de COC’s met de managers van de Leerhuizen in de OOR
N&O Nederland.
Belangrijkste activiteiten van de COC in 2013
Evaluatie studiekostenregeling voor aios
De Raad van Bestuur heeft er voor gekozen om de opleidingsgelden onderdeel te laten zijn van
de begrotingssystematiek van de afdelingen. Geconstateerd is dat de regeling is geëffectueerd en
naar tevredenheid verloopt. De regeling wordt de komende jaren kritisch gevolgd.
Rol COC bij de monitoring en vormgeving kwaliteitsbeleid medische vervolgopleidingen
De COC houdt toezicht op de implementatie van kwaliteitscycli bij de medische
vervolgopleidingen. Hiervoor heeft de COC de volgende kwaliteitsinstrumenten beschikbaar:
- Proefvisitaties;
- Interne opleidingsaudits;
- D-RECTs;
- 360 graden plus;
- Verslagen opleidingsvergaderingen;
- Exitgesprekken (vanaf 2014);
- ISO certificering (vanaf 2014);
- Sterkte/zwakte analyse (vanaf 2014).
De COC heeft zes kwaliteitswerkgroepen in het leven geroepen om haar te helpen invulling te
geven aan het kwaliteitsbeleid medische vervolgopleidingen. Met het instellen van deze
werkgroepen heeft de COC ook de intentie de opleiders actief te betrekken bij haar activiteiten.
1. Werkgroep Kwaliteit: Deze werkgroep beoogt dat het gebruik van de diverse
kwaliteitsinstrumenten is ingebed in een meerjaren kwaliteitsbeleid van de opleiders in de
COC. Voor de implementatie van de kwaliteitscyclussen wordt aansluiting gezocht bij de
ISO certificering en ten behoeve van de COC wordt nagedacht over een jaarlijkse sterkte
zwakte analyse aan de hand van onderwerpen en thema’s die opleiders belangrijk vinden.
De taak van de werkgroep is de gegevens te verzamelen en het opstellen van een
management rapportage.
Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013
Pagina 1
COC14.0019
2. Werkgroep Opleidingsklimaat: Het begrip “Wat is een goed opleidingsklimaat” is
uitgewerkt. Instrumenten voor het bewaken van het opleidingsklimaat zijn: D-Rect,
exitgesprekken en verslagen opleidingsvergaderingen. Vastgesteld is dat de D-RECT in
het UMCG gebruikt wordt als thermometer voor het opleidingsklimaat. De COC heeft de
‘commissie opleidingsklimaat’ aangesteld met als taak een positief / goed
opleidingsklimaat binnen de medische vervolgopleidingen in het UMCG te bewaken /
stimuleren. Deze commissie is het kenniscentrum en kwaliteitsorgaan dat gegevens en
ervaringen verzamelt en uitwisselt aangaande het opleidingsklimaat van medische
vervolgopleidingen. Deze commissie heeft inzage in alle D-RECT rapportages,
ondersteunt en adviseert opleiders en beantwoordt vragen over het opleidingsklimaat
binnen het UMCG. Er wordt momenteel gewerkt aan een systematische exit evaluatie
van alle aios die in het UMCG verlaten.
3. Werkgroep Docentprofessionalisering: De kaders voor docentprofessionalisering worden
gegeven door het Compact Competentieprofiel opleider en supervisor (auteur prof. Edith
ter Braak - Utrecht). Door de COC wordt dit profiel als uitgangspunt genomen voor het
profiel van de opleiders/leden opleidingsgroep in het UMCG. Stafleden houden
individueel bij welke professionalisering ze hebben gevolgd. Hiertoe wordt nog een
eenvoudig digitaal registratiesysteem ontwikkeld.
4. Visitaties: Sinds 2009 voert de COC in samenwerking met het UMCG Post Graduate
School of Medicine (PGSoM) van het Wenckebach Instituut proefvisitaties uit.
Proefvisitaties worden inmiddels ervaren als een waardevolle voorbereiding op de
visitatie, maar ook als evaluatie- en verbeterinstrument. Sinds 2012 worden ook interne
opleidingsaudits aangeboden. Doel van deze audits is tussentijds te checken hoe het
gesteld is met de resultaten van de vorige visitatie en met de werkbeleving en de
uitkomsten te gebruiken voor verbetercycli. Aan de aios is bekend gemaakt dat ook zij
een interne opleidingsaudit kunnen aanvragen. De werkzaamheden van de werkgroep zijn
overgegaan in de staande organisatie. De werkgroep heeft inzage in de resultaten van
visitaties, proefvisitaties en interne opleidingsaudits, overlegt op regelmatige basis en
komt waar nodig in actie.
5. Discipline overstijgend onderwijs: Een top 5 van onderwerpen voor discipline
overstijgend onderwijs is vastgesteld in overleg met het Martini en het MCL
(Timemanagement ,stress & burnout; Communicatie en samenwerking; Teach the
Teacher; Active Learner cursus & inwerkprogramma nieuwe aios; Financiën &
management). Gezamenlijk is nagedacht over de invulling van deze onderwerpen. Hierbij
is geprobeerd het onderwijs zodanig te organiseren en inhoudelijk in te vullen dat het
aansluit bij de wensen en behoeften van de aios / opleider. Hierbij worden nieuwe
onderwijsvormen ingezet (denk hierbij aan: video, intervisie, enz.). In 2014 worden, in
samenwerking met het MCL en het Martini, de cursussen aangeboden voor de AIOS in
de OOR N&O. In het UMCG zijn sinds 2013 ook discipline overstijgende leerlijnen in
ontwikkeling (Patiëntveiligheid en Healthy Ageing).
6. Afstemming en uitwisseling: De eerste UMCG opleidingsdag staat gepland op 20 juni
2014. In 2013 zijn de contouren voor deze dag neergezet. Als thema voor de dag is
gekozen voor Cultuur, als titel voor de dag is gekozen voor: Waar angst regeert wordt
niet geleerd. Het doel van deze dag is dat opleidingen zich bewust worden van het feit dat
cultuur van invloed is op de opleiding.
Healthy Ageing(HA)
Er zijn brainstormsessies over dit thema geweest, met als doel mogelijke onderwerpen voor een
leerlijn in kaart te brengen. Gebleken is echter dat het begrip HA groot is en dat eerst
uitgangspunten moeten worden geformuleerd over wat HA voor aios betekent. In 2014 wordt
verder invulling gegeven aan hoe onderwijs voor aios er uit zou kunnen zien.
Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013
Pagina 2
COC14.0019
Patiëntveiligheid en Kwaliteit
Gewerkt is aan het opzetten van een leerlijn Patiëntveiligheid en Kwaliteit. Inmiddels is het
programma vastgesteld, zijn de data voor 2014 gepland en zijn de deelnemers uitgenodigd. Er
starten 2 leerlijnen, één voor aios en klifio’s Radiotherapie en één voor aios Heelkunde, O&G,
Anesthesiologie en Medische Microbiologie.
Consultaties, bemiddeling en verwijzing
Regelmatig wordt de COC door aios, opleiders (lokaal en regionaal), bestuurders en andere
betrokkenen benaderd voor allerhande zaken aangaande de medische vervolgopleidingen. De
ambtelijk secretaris van de COC ziet er op toe dat deze zaken adequaat worden opgepakt en dat
er hulp geboden wordt bij problemen.
Mentoring voor nieuwe (plaatsvervangend) opleiders
Afgesproken is dat wanneer nieuwe (plaatsvervangend) opleiders daar behoefte aan hebben, ze
de mogelijkheid van mentoring aan te bieden, door een meer ervaren (plaatsvervangend)
opleider. Een eerste mentoring heeft plaatsgevonden.
Aios introductie
Gestart is met een aparte introductie voor aios tijdens de UMCG algemene introductie voor
nieuwe medewerkers. Doel hiervan is dat de aios zich welkom voelt en op weg wordt
geholpen aan het begin van zijn/haar opleiding in het UMCG. De aios zien en spreken de
mensen die voor hen belangrijk zijn, zoals een vertegenwoordiger van de COC, de aios
vertrouwenspersoon en een vertegenwoordiger van de Assistenten Vereniging UMCG.
Reductie van aios
De COC heeft zich de vraag gesteld hoe ze de komende jaren wil omgaan met de reductie
van aios (als gevolg van nieuwe erkenningsaanvragen en minder aios). Voor de COC is het
belangrijk dat de kwaliteit van de opleidingen niet in het geding komen en er zal met speciale
aandacht gekeken worden naar balans opleiding versus bedrijfsvoering. In 2014 gaat een
werkgroepje bestaande uit aios en opleiders uit het UMCG en de OOR N&O hier mee aan de
slag.
SHOTS
Aan het eind van elk Regulier COC overleg vinden sinds 2013 korte workshop s, SHOTS,
plaats: Simpel Hulpmiddel voor het Opleiden van Top Specialisten. Deze SHOTS gaan altijd
over een actueel thema, dienen tot inspiratie, zijn praktisch en direct toepasbaar en de
uitvoering ligt bij een (plaatsvervangend) opleider, een aios en een consulent van de PGSoM
van het Wenckebach Instituut. In 2013 zijn er SHOTS geweest over:
- Van (opleidings)activiteit naar competentie
- Communicatie volgens de SBAR-methode
- Leerlijn Patiëntveiligheid voor aios
- Feedback geven ‘als het niet zo goed gaat’.
Overige agendapunten in 2013
Behalve de bovengenoemde activiteiten hebben ook de volgende onderwerpen op de agenda
gestaan:
- Terugkoppeling inzet kwaliteitsinstrumenten bij Heelkunde
- Terugkoppeling resultaten interne opleidingsaudit bij Revalidatiegeneeskunde
- CAN Better project
- Clinical Audit
- Schakeljaar
Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013
Pagina 3
COC14.0019
Jaarplan Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014
De COC gaat in 2014 verder invulling geven aan haar rol als regisseur van de medische
vervolgopleidingen, o.a. door systematisch verder te werken aan de bewaking van de
implementatie van kwaliteitscycli van de vervolgopleidingen. De geplande doelen staan niet op
zichzelf, maar zijn een vervolg van de al in 2013 ingezette acties. Voor 2014 heeft de COC het
volgende jaarplan geformuleerd:
Nr.
Geplande doelen
Geplande acties
1
Monitoring
implementatie
kwaliteitscycli
medische
vervolgopleidingen
Healthy Ageing
Vormgeven rol COC als
toezichthouder
2
3
5
7
UMCG
Opleidingsdag
Exitgesprekken
Reglement van
orde COC
Geplande resultaten
Geplande
einddatum
Eind 2014
Kwaliteit meenemen in de
ISO certificering
Jaarlijkse sterkte/zwakte
analyse a.d.h.v. thema’s die
opleiders belangrijk vinden
Invulling geven aan hoe Thema een plek geven in
Medio
onderwijs voor aios er
de verschillende medische 2014
uit zou kunnen zien.
vervolgopleidingen
Thema Cultuur
Bewustwording
20 juni
2014
Gesprekken met alle aios Nieuw kwaliteitsinstrument 2014
die het UMCG verlaten
De nieuwe rol van de
Herziene versie
Medio
COC als toezichthouder
2014
opnemen
Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013
Pagina 4
COC14.0019
Bijlage 1
Functie en taken
Binnen het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is sinds juni 1991 een Centrale
Opleidingscommissie actief, de COC UMCG.
De COC is een commissie die de Raad van Bestuur gevraagd en ongevraagd informeert en
adviseert over de kwaliteit en veiligheid van de medische (inclusief profielregistraties),
tandheelkundige, klinisch technologische vervolgopleidingen, huisartsgeneeskunde en overige
medische vervolgopleidingen, aandachtsgebieden en specialisaties.
De COC heeft de volgende taken ten aanzien van de medische vervolgopleidingen:
1.
Handhaven en bevorderen van een gunstig en veilig opleidingsklimaat, o.a. door het
signaleren van ontwikkelingen die het opleidingsklimaat kunnen beïnvloeden.
2.
Bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de in het ziekenhuis aanwezige opleidingen.
3.
Toezicht houden op dat opleidingsgroepen een systematische kwaliteitscyclus (plan-docheck-act) implementeren en in stand houden. Hiertoe ontvangt de COC de verslagen van
de opleidingsvergaderingen en heeft zicht op de sterktes en verbeterpunten. De COC pakt
structurele punten centraal op.
4.
Het voorbereiden op visitaties, Advisering en informatie-uitwisseling bij de
voorbereiding van visitaties, door voorafgaand aan een visitatie een proefvisitatie te doen
of met opleiders te overleggen en vertegenwoordigd te zijn bij een visitatiegesprek.
5.
Nazorg verlenen bij visitaties, zodanig dat de commissie de opleiders en opleidingsgroep
gevraagd en ongevraagd kan adviseren.
5.
Bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de in het ziekenhuis aanwezige opleidingen.
6.
Overleggen over algemene en specifieke opleidingsaangelegenheden, zoals overleg over
raakvlakken tussen de verschillende medische vervolgopleidingen en discipline
overstijgende/onafhankelijke opleidingsactiviteiten.
7.
Bevorderen van de samenwerking en kennisuitwisseling rond de medische
vervolgopleidingen.
8.
Bespreken van algemene belangen van AIOS en van kritiekpunten van de zijde van
opleiders en AIOS.
9.
Bemiddelen bij geschillen tussen AIOS en opleider en zo nodig voorzien in mediation.
De vertrouwenspersoon voor aios bij het UMCG kan ook worden ingeschakeld bij
geschillen tussen AIOS en opleider.
10.
Het jaarlijks opstellen van een jaarverslag over de opleidingsactiviteiten gedurende het
kalenderjaar
11.
Participeren in regionaal overleg over medische vervolgopleidingen, waarbij de vicevoorzitter van de COC als voorzitter van het regionale overleg van COC-voorzitters
fungeert.
12.
Al de hiervoor genoemde taken ook waar nodig vervullen voor de niet-medische klinisch
technologische vervolgopleidingen, de tandheelkundige vervolgopleidingen, de
huisartsgeneeskunde en de overige medische vervolgopleidingen, aandachtsgebieden en
specialisaties.
Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013
Pagina 5
COC14.0019
Bijlage 2
Samenstelling
De Centrale Opleidingscommissie UMCG kent een Regulier Overleg en een Dagelijks Bestuur.
De leden van het Regulier Overleg zijn de opleiders en plaatsvervangend opleiders en de aios
van de vervolgopleidingen die vallen onder de taakstelling van de COC. Voorts worden voor dit
overleg uitgenodigd alle aios en de (plaatsvervangend) opleiders van de overige medische
vervolgopleidingen. Het Dagelijk Bestuur van de commissie bestaat uit vertegenwoordigers van
de opleiders en de aios, de pro-decaan onderwijs en opleiding en een adviseur. Bij de
samenstelling van het Dagelijks Bestuur is rekening gehouden met de invalshoeken
beschouwend, snijdend, ondersteunend, klinisch technologisch, kaakchirurgie/orthodontie en
huisartsgeneeskunde. Op dit moment is er geen vertegenwoordiger van de huisartsgeneeskunde
in het DB van de COC.
In 2013 was de samenstelling van het Dagelijks Bestuur van de COC als volgt:
Leden opleiders:
Prof.dr.mr A.A.E. Verhagen, opleider Kindergeneeskunde (voorzitter)
Mw. prof.dr. M.J.E. Mourits, opleider Obstetrie & Gynaecologie (vice-voorzitter)
Dr. R.J. van Ginkel, plaatsvervangend opleider Heelkunde
Dr. J.G.W. Kosterink, opleider Ziekenhuisfarmacie
Prof.dr. P.M.N. Werker, opleider Plastische Chirurgie
Dr. J.K.G. Wietasch, opleider Anesthesiologie
Mw. Drs. J.P.H. Fokkema-Elders, hoofd Huisartsopleiding (tot 1 december 2013)
Leden arts-assistent:
Mw. Dr. E.T. Liem, aios Kindergeneeskunde (tot 1 oktober 2013)
Mw. Drs. L. de Vetten, aios Kindergeneeskunde (vanaf 1 oktober 2013)
Dr. M. Raber, aios Heelkunde (tot 1 juli 2013)
Drs. R.B. Saleem, aios Heelkunde (vanaf 1 juli 2013)
Mw. Drs. J.I. Kamstra, aios Kaakchirurgie
Ir. R.G.J. Kierkels, klinisch fysicus i.o. (tot 1 juli 2013)
Mw. Drs. M. van der Vusse, aios Medische Microbiologie (tot 1 juli 2013)
Mw. Dr. M. Rook, aios Radiologie (vanaf 1 oktober 2013)
Drs. A. Konijn, aios Anesthesiologie (tot 1 februari 2013)
Mw. Drs. T.T. Kok, aios Anesthesiologie (vanaf 1 februari 2013)
Lid namens Raad van Bestuur:
Prof.dr. J.C.C. Borleffs, pro-decaan onderwijs en opleiding
Adviseur:
Prof.dr. L.G.M. de Bont, adviseur umc-staf - medische zaken, kwaliteit & veiligheid
Drs. A.K. Meininger, projectmanager Wenckebach Instituut
Secretaris:
Mw. M. Grave-de Jonge, stafmedewerker Wenckebach Instituut
Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013
Pagina 6
COC14.0019
Bijlage 3
Activiteiten van de COC met betrekking tot het opleidingsklimaat
Aantal keer dat de COC heeft bemiddeld bij een geschil tussen een AIOS en een opleider: 3.
Kwantitatieve gegevens over de inzet van kwaliteitsinstrumenten
Proefvisitatie: gedaan bij 4 opleidingen.
Interne opleidingsaudit: gedaan bij één opleiding.
D-RECT: afgenomen bij 20 opleidingen
360 graden plus: afgenomen bij 15 afdelingen
Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013
Pagina 7