Transcript Portefeuilleverdeling bestuur COA (link is external)

intern memo
Portefeuilleverdeling bestuur COA
d.d. 8 juli 2014
Organogram
Inleiding
Het bestuur van het COA bestaat uit een voorzitter en twee leden van het bestuur. Een lid met de
portefeuille Uitvoering (COO) en een lid met de portefeuille Bedrijfsvoering (CFO).
Het uitgangspunt is dat het bestuur op basis van collegialiteit1 functioneert. Ten principale is de
voorzitter eindverantwoordelijk.
Portefeuilleoverstijgende zaken (zoals projecten) kunnen in principe belegd worden bij alle drie de
bestuurders. Dit wordt vastgelegd via een werkafspraak/besluit in de bestuursvergadering.
Op basis van de profielschetsen van de bestuursleden is aangegeven waarvoor het bestuur als geheel
en de leden van het bestuur afzonderlijk, verantwoordelijk zijn. De portefeuilleverdeling Bestuur COA
is bedoeld om aan de interne organisatie en externe omgeving duidelijk te maken welk bestuurslid
waarvoor verantwoordelijk is.
Het is van belang om ook de Bevoegdhedenregeling COA hierbij te betrekken. Onderstaand een korte
toelichting. Voor nadere informatie wordt verwezen naar de regeling zelf.
Bevoegdhedenregeling COA
‘Het COA verricht zowel civielrechtelijke rechtshandelingen (zoals het aangaan van een overeenkomst)
als bestuursrechtelijke rechtshandelingen (het nemen van beschikkingen of publiekrechtelijke besluiten).
Conform de Wet COA komen alle bevoegdheden die niet bij of krachtens wet aan de raad van toezicht
zijn toegekend, toe aan het bestuur.
De Bevoegdhedenregeling COA vindt haar grondslag in de Wet COA en in het Reglement voor het
bestuur van het COA, waarvan deze regeling deel uitmaakt.
De Bevoegdhedenregeling COA bevat een beschrijving van de bevoegdheden die door het bestuur
kunnen worden uitgeoefend en waarvoor mandaat, dan wel volmacht is verleend aan functionarissen
binnen het COA. Het bestuur is bevoegd tot vaststelling, wijziging en intrekking van deze
bevoegdhedenregeling.’
In de Bevoegdhedenregeling COA is eveneens de vervangingsregeling voor het bestuur opgenomen.
1
De bestuurders oefenen gezamenlijk de bestuurstaak uit, waarbij de taken worden verdeeld.
Portefeuilleverdeling bestuur COA
Het bestuur:
 is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen en wettelijke taken van het COA, de
strategie, de begroting, het beleid en de daaruit voortvloeiende ontwikkeling van de resultaten,
evenals risicobeheersing en monitoring daarvan;
 legt onder leiding van de voorzitter verantwoording af aan de raad van toezicht, de
verantwoordelijke bewindspersoon, departementale eigenaar (secretaris-generaal Veiligheid en
Justitie) en de eigenaar (directeur-generaal Vreemdelingenzaken);
 neemt deel aan de vergaderingen van de raad van toezicht;
 is roulerend aanwezig bij de vergaderingen van de unittafel;
 heeft op basis van stakeholdermanagement afspraken gemaakt wie voor welk extern bestuurlijk
contact verantwoordelijk is;
 elk bestuurslid spreekt namens het bestuur.
Onderstaand een overzicht welk lid van het bestuur waarvoor verantwoordelijk is.
De voorzitter van het bestuur:
 geeft als eindverantwoordelijke hiërarchisch en integraal leiding aan de gehele organisatie;
 organiseert en begeleidt het functioneren van de leden van het bestuur gericht op samenwerking en
taakverdeling;
 draagt zorg voor overleg en afstemming met de (voorzitter van) de raad van toezicht;
 is bestuurder in de zin van de WOR en voert het overleg met (het dagelijks bestuur van) de
ondernemingsraad;
 heeft als specifieke aandachtsterreinen de strategische koers van de organisatie, de externe
beeldvorming en het externe contractenpatroon, is verantwoordelijkheid voor het
integriteitsbeleid;
 overlegt met de staatssecretaris, de secretaris-generaal (eigenaar) en de directeur-generaal
Vreemdelingenzaken over inhoudelijke en bedrijfsmatige zaken, de begroting en de strategische
koers van het COA;
 zoekt actieve samenwerking met ketenpartners en neemt deel aan het MT kleine keten;
Unit(s):
De unit Staf onder leiding van een unitmanager bestaat uit: team Audit, team Bestuurlijke
Ondersteuning (inclusief werkgebieden Veiligheid en Integriteit en Internationaal), team
Communicatie, team Financiën en team Juridische Zaken.
Met uitzondering van team Financiën behoort de unit Staf tot de portefeuille van voorzitter van het
bestuur. De strategisch controller van team Financiën van de unit Staf heeft rechtstreeks toegang tot de
voorzitter van het bestuur.
2 van 3
Het lid van het bestuur/CFO:
 geeft sturing en leiding aan de units binnen het bedrijfsvoeringsproces;
 heeft als specifiek aandachtsterrein de stategische koers van het financiële en bedrijfsmatige
proces van de organisatie;
 vertegenwoordigt de organisatie extern, met name gericht op de bedrijfsvoeringprocessen;
 draagt bij aan een verdere samenwerking in de keten op het gebied van de bedrijfsvoering;
 initieert en neemt deel aan diverse samenwerkingsverbanden en stuurt op
samenwerkingsvoordelen;
 draagt zorg voor overleg en afstemming met de (voorzitter van) de auditcommissie van de raad
van toezicht;
 draagt zorg voor overleg en afstemming met de accountant;
 overlegt met de door de ondernemingsraad aangewezen vertegenwoordiger voor bedrijfsvoering;
formele punten verlopen altijd via de formele lijn voorzitter bestuur – voorzitter
ondernemingsraad.
Unit(s):
De unit Administratie & Inkoop, unit ICT, unit Hrm en unit Huisvesting elk onder leiding van een
unitmanager behoren tot de portefeuille van het lid van het bestuur/CFO.
Team Financiën van de unit Staf behoort tot de portefeuille van het lid van het bestuur/CFO.
Het lid van het bestuur/COO:
 geeft sturing en leiding aan de units binnen het uitvoerende proces;
 heeft als specifiek aandachtsterrein de strategische koers van de uitvoering van de organisatie;
 vertegenwoordigt de organisatie extern, met name gericht op de uitvoeringsprocessen;
 draagt bij aan een verdere samenwerking in de keten waar het gaat om de gezamenlijke uitvoering
van het vreemdelingenbeleid;
 initieert en neemt deel aan diverse samenwerkingsverbanden en stuurt op samenwerkingsvoordelen;
 overlegt met de door de ondernemingsraad aangewezen vertegenwoordiger voor uitvoering;
formele punten verlopen altijd via de formele lijn voorzitter bestuur – voorzitter
ondernemingsraad.
Unit(s):
De unit Noord, unit Midden-Noord, unit Midden-Zuid, unit Zuid, unit Plaatsing en unit
Uitvoeringsprocessen elk onder leiding van een unitmanager behoren tot de portefeuille van het lid
van het bestuur/COO.
3 van 3