Transcript Duits Verkeersbureau Haaksbergweg 51 1101 BR

Duits Verkeersbureau
Haaksbergweg 51
1101 BR Amsterdam
Amsterdam, 15 december 2014
Aanvraag tot inschrijving
(exemplaar voor de deelnemer)
Onderhandse aanbesteding in Nederland (conform § 3 (1), art. 3 van het Duitse
aanbestedingsreglement VOL/A)
Bijlage 1: Aanvraag tot inschrijving met standaardformulieren
Geachte deelnemers,
Het Duits Verkeersbureau/Deutsche Zentrale für Tourismus e.V. (DZT) is voornemens de
diensten, zoals beneden genoemd, aan te besteden.
1.
Informatie over de aan te besteden werkzaamheden
1.1
Over de opdrachtgever
De Deutsche Zentrale für Tourismus e.V. (DZT) – het Duits Verkeersbureau – is de
nationale organisatie voor toerisme in Duitsland. Al 60 jaar promoot het Duits
Verkeersbureau het vakantieland Duitsland in opdracht van de Duitse bondsregering. In de
hele wereld brengt de organisatie de veelzijdigheid van Duitsland als vakantieland onder
de aandacht. Daarmee verzorgt het bureau de marketing voor een van de grootste en
meest aantrekkelijke merken: het vakantieland Duitsland. Het Duits Verkeersbureau is met
11 buitenlandse vertegenwoordigingen en 18 agentschappen overal in de wereld
aanwezig. Zij vormen de basis van de commerciële activiteiten en zorgen ervoor dat het
merk 'Vakantieland Duitsland' de grootst mogelijke bekendheid krijgt over de hele wereld.
1.2
Onderwerp van de opdracht
Het vakantieland Duitsland is de populairste buitenlandse vakantiebestemming van de
Nederlanders. Deze positie is de afgelopen jaren op succesvolle wijze uitgebouwd.
Succesfactoren zijn onder andere het veelzijdige aanbod, de nabijheid, een uitstekende
prijs-kwaliteitverhouding, het sterk verbeterde imago en innovatieve marketing in
samenwerking met vele partners.
Voor 2015 zoekt het Duits Verkeersbureau een pr-bureau / zzp’er ter ondersteuning van de
werkzaamheden rond de positionering van Duitsland als vakantieland in de Nederlandse
media en social media.
Het Duits Verkeersbureau hanteert een pr-strategie waarbij de nadruk ligt op de
veelzijdigheid van het vakantieland Duitsland. Aan de hand van diverse reisthema’s
worden de vele kanten van de bestemming Duitsland belicht. Duitsland wordt als een
moderne, aantrekkelijke lifestyle-bestemming gepresenteerd, zonder de traditionele kanten
uit het oog te verliezen. Dat komt tot uitdrukking in een eigentijds aanbod, inspirerende
teksten (o.a. storytelling) en aansprekende beelden.
Wij geven de voorkeur aan een pr-bureau / zzp’er met ervaring op het gebied van
toeristische communicatie, dat / die in staat is om onze basis PR-instrumenten snel en
competent aan de Nederlandse markt aan te passen, daarbij inspelend op de behoefte van
de media.
Aanbesteding van de volgende werkzaamheden:
(I) Redactionele werkzaamheden, presentaties & social media
 Opstellen van persberichten, maandelijkse nieuwsbrieven, themanieuwsbrieven en
campagneteksten afkomstig van de DZT / Duitse partners
 Redactioneel bewerken van teksten voor nieuwsbrieven / persberichten afkomstig
van de DZT / Duitse partners, evt. i.c.m. vertalen
 Opstellen van speeches, statements en editorials
 Opstellen / vormgeven van presentaties voor de Nederlandse pers
 Vertalen/schrijven van Facebook posts en tweets, inclusief zoeken van beeld
(II) Organisatorische werkzaamheden
 Organisatie van persgesprekken (roundtables), redactiebezoeken en PRevenementen in opdracht van het Duits Verkeersbureau
 Werven van journalisten / bloggers voor deelname aan persreizen (1-6 deelnemers)
 Organisatie van twitterchats
(III) Ad hoc werkzaamheden
 Vertalen van slogans, advertentieteksten en schrijven van advertorials
Te allen tijde dient rekening te worden gehouden met het corporate design van de DZT.
De opdrachten worden op onregelmatige basis verstrekt. Opdrachten worden op
Seite 2 von 7
freelancebasis vanuit een zelfstandige werkplek verricht.
1.3
Plaats van dienstverlening
Nederland
1.4
Uitvoeringstermijn/looptijd
15 februari 2015 – 15 februari 2016 (mogelijke verlenging tot 15 augustus 2016)
1.5
Verdeling
Nee
2
Informatie over de gunningprocedure
2.1
Wijze van gunning
Onderhandse aanbesteding in Nederland conform § 3 (1), art. 3 van het Duitse
aanbestedingsreglement VOL/A
2.2
Bureau dat de gunning verleent
Duits Verkeersbureau
Haaksbergweg 51
1101 BR Amsterdam
2.3
Informatie/inzage in de aanbestedingsdocumenten
Voor informatie:
Duits Verkeersbureau
Loes Kraaijo
Haaksbergweg 51
1101 BR Amsterdam
Tel.: +31 (0) 20 311 39 29
Fax: +31 (0) 20 69 12972
[email protected]
Vragen met betrekking tot deze aanbesteding kunnen worden gesteld t/m 05-01-2015,
12:00 uur. Vragen kunnen alleen per e-mail worden gesteld. Als het antwoord van belang
is voor alle deelnemers aan de aanbesteding, zal het Duits Verkeersbureau dit antwoord
ter informatie aan alle bieders sturen. Vragen die na de hierboven vermelde datum en het
hierboven vermelde tijdstip binnenkomen, zullen niet beantwoord worden.
Mochten er onduidelijkheden in de aanbestedingsdocumenten staan, dan vragen wij u
onmiddellijk contact op te nemen met de hierboven vermelde persoon.
Kosten die gemaakt worden voor de aanbesteding, worden niet vergoed. Dit betreft ook de
kopieer- en frankeerkosten.
Seite 3 von 7
Aanbestedingsdocumenten die niet compleet zijn, worden niet in behandeling genomen.
Mocht u na de toekenning vragen hebben, dan kunt u gedurende 3 werkdagen contact
opnemen met Loes Kraaijo, 020-3113929 of [email protected]
Mocht u na de toekenning klachten hebben, dan kunt u gedurende 3 werkdagen contacten
opnemen met Anja Richter, Administration Manager van het Duits Verkeersbureau in
Amsterdam (e-mail [email protected] tel. 020-3113927).
Als u niet tot overeenstemming komt naar aanleiding van de klachten, dan kunt u binnen 5
werkdagen schriftelijk contact opnemen met ons hoofdkantoor in Frankfurt:
Deutsche Zentrale für Tourismus
De heer Volaric
Beethovenstraße 69
60325 Frankfurt/Main
DUITSLAND
Alle relevante informatie moet worden toegevoegd. De uitspraak van het hoofdkantoor in
Frankfurt is bindend.
2.4
Beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers
De beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers vindt plaats op grond van
financiële, economische, inhoudelijke en technische criteria; met name op grond van de
onder 3.2.2. genoemde documenten, verklaringen en bewijzen.
Het is een pre, als u referenties met betrekking tot ervaring in de toeristische sector indient.
3
Voorwaarden waaraan aanvragen tot inschrijving en offertes moeten voldoen
3.1
Vorm en inhoud van de aanvragen tot inschrijving en de offertes
3.1.1 Vorm
Schriftelijke aanvragen tot inschrijving en offertes moeten als zodanig worden aangeduid
en in tweevoud in afzonderlijke, dubbel gesloten enveloppen worden ingediend bij het
onder 3.3. genoemde bureau met het opschrift 'Aanbesteding - PR 2015'. Digitale
aanvragen worden niet in behandeling genomen.
3.1.2 Wijzigingen, aanvullingen en toelichting
Wijzigingen en aanvullingen in de aanbestedingsdocumenten zijn niet toegestaan.
Voor zover een toelichting noodzakelijk is om de aanvraag tot inschrijving te kunnen
beoordelen, kan deze als bijlage worden toegevoegd. Wijzigingen van de inschrijver in zijn
documenten moeten boven alle twijfel verheven zijn.
3.1.3 Ondertekening
Alle documenten, de standaardformulieren (voor zover van toepassing) en verklaringen
moeten ondertekend zijn met vermelding van de naam van de ondertekenaar.
Seite 4 von 7
3.2
Bewijsstukken bijvoegen
Bij de aanvraag tot inschrijving moeten de volgende, onder 3.2.1. tot 3.2.2 vermelde
bijlagen worden gevoegd.
3.2.1
Standaardformulieren
 Ingevuld en ondertekend formulier 'Formulier aanvraag met
standaardformulieren, inclusief:
 Ingevuld en ondertekend formulier 'Lijst met bijlagen'
 Ingevuld en ondertekend standaardformulier 1 'Gegevens van de inschrijver'
 Ingevuld en ondertekend standaardformulier 2 'verklaring van de groep
inschrijvers '
 Standaardformulier 3: benoeming van onderaannemers (voor zover van
toepassing)
 Standaardformulier 4: referenties van de inschrijver/derden voor vergelijkbare
werkzaamheden (voor zover van toepassing)
 Standaardformulier 5: referenties over de werkzaamheden van de
verantwoordelijke medewerkers van de inschrijver/van derden (voor zover
van toepassing)
3.2.2
Documenten voor de beoordeling van de geschiktheid
Voor het beoordelen van de geschiktheid van de inschrijver moeten de volgende
documenten worden ingediend:
 Uittreksel uit het handelsregister
 Gegevens van de inschrijver conform standaardformulier 1 'Gegevens van de
inschrijver' met alle daar gevraagde gegevens (voor zover van toepassing:
één voor ieder lid van de gezamenlijke inschrijvers)
 Referenties van de inschrijver conform standaardformulier 4 'referenties van
de inschrijver/derden voor vergelijkbare werkzaamheden (voor zover van
toepassing: een afzonderlijk exemplaar voor ieder lid van de gezamenlijke
inschrijvers)
Het overleggen van deze verklaringen en bewijzen is een vereiste. Aanvragen tot
inschrijving die niet of niet volledig voorzien zijn van deze verklaringen en bewijzen
worden niet in behandeling genomen.
Ook de in de standaardformulieren gevraagde gegevens moeten absoluut volledig
worden ingevuld en wel in ieder van de daarvoor bestemde velden. Indien een
inschrijver om zakelijke redenen bij een of meerdere velden geen gegevens kan
verstrekken, moet dit absoluut bij dit veld of deze velden worden vermeld. Bovendien
moet dit hier of ergens apart worden toegelicht. Indien er gegevens ontbreken zonder
dat de zakelijke redenen hiervoor worden toegelicht, dan moet het Duits
Verkeersbureau de betreffende aanvraag tot inschrijving zonder verdere toetsing van
de procedure uitsluiten.
Seite 5 von 7
3.3
Indienen van de aanvraag tot inschrijving
Groepen bieders
Samenwerkingsverbanden en andere gemeenschappelijke bieders zijn gezamenlijk
aansprakelijk voor het verrichten van de aangeboden werkzaamheden en moeten in
de inschrijving alle leden van de groep bieders en de vertegenwoordigers noemen
die een volmacht voor het offerteproces, het afsluiten en het uitvoeren van het
verdrag hebben.
Doorgeven van werkzaamheden aan onderopdrachtnemers
De bieder moet de aard en omvang van de werkzaamheden benoemen, die hij aan
onderopdrachtnemers wil overdragen en deze benoemen. Bij het binnenhalen van
offertes van onderopdrachtnemers is de bieder verplicht om kleine en middelgrote
ondernemingen passend te laten deelnemen, opdrachten van onderopdrachtnemers
aan kleine en middelgrote ondernemingen in die mate te verdelen, zoals dit te
verenigen is met de uitvoering van de werkzaamheden volgens het contract. De
bieder is ook verplicht om bij het overdragen van deelwerkzaamheden te handelen
vanuit het oogpunt van concurrentiebeding en de onderopdrachtnemer geen
ongunstige voorwaarden te verstrekken – in het bijzonder met betrekking tot de wijze
van betaling en de zekerheidstelling.
Kostenvergoeding
Het opstellen van de inschrijving wordt niet vergoed.
De kopieerkosten, gemaakt voor de verzending van deze aanbestedingsdocumenten,
worden niet vergoed.
Informatieplicht
Nadat het Duits Verkeersbureau de inschrijving heeft geopend, kunnen van de
bieders nadere uitleg en meer gegevens worden verlangd om zo onduidelijkheid over
de inschrijving of de bieder weg te nemen.
Anticorruptierichtlijn
Volgens de richtlijn van de Duitse Bondsregering, gedateerd op 30 juli 2004, over de
preventie van corruptie in het bestuur van de Bondsstaat Duitsland, verklaart de
bieder zich bereid om zijn werknemers die bij de uitvoering van de werkzaamheden
betrokken zijn, te wijzen op de verplichting - volgens de Duitse verplichtingswet - de
taken die voortvloeien uit de overeenkomst, gewetensvol te verrichten.
Seite 6 von 7
Sluitingstermijn indienen aanvraag tot inschrijving:
06-01-2015, 12.00 uur
Duits Verkeersbureau
'Aanbesteding - PR 2015'
T.a.v. Loes Kraaijo
Haaksbergweg 51
1101 BR Amsterdam
Aanvragen tot inschrijving die later binnenkomen, kunnen niet in behandeling worden
genomen.
Wij hopen dat het u aanspreekt om samen met het Duits Verkeersbureau te werken aan het
imago van het vakantieland Duitsland en de positionering van deze reisbestemming in de
Nederlandse media en zien uw aanvraag tot inschrijving graag tegemoet.
Met vriendelijke groeten,
Michaela Klare
Directeur Duits Verkeersbureau Amsterdam
Seite 7 von 7