Transcript Lean voor Facility Management (deel 2)

LEAN
Lean voor Facility Management (deel 2)
VIJF LEANPRINCIPES
VOOR FM
In een serie van vier artikelen besteedt Facto aandacht aan het onderwerp
Lean en FM. Deze maand deel 2, over de vijf Lean-principes.
DOOR BRIGITTE DE HAAN-KETELAARS EN PEGGY CECILIA SPONG
B
ij Lean Facility Management worden de
menselijke capaciteiten binnen een organisatie op een slimme
manier ingezet om
zoveel mogelijk waarde te creëren voor de klant.
De succesvolle inzet van Lean leidt tot een efficiëntere organisatie met een constante kwaliteit tegen
gelijkblijvende of lagere kosten. Kleine verbeteringen brengen verlichting in de dagelijkse werkzaamheden. Na een tijdje merken organisaties dat
het niveau en de complexiteit van de verbeteringen
toeneemt. Medewerkers raken vertrouwd met continu verbeteren en durven steeds meer en steeds
complexere zaken op te pakken. Bij een bottom-up
aanpak van Lean verbeteringen zijn de eerste successen dan ook al snel te zien.
40
5 LEAN-PRINCIPES
Principe 2. Bepaal de waardestroom
Lean management bestaat uit een aantal eenvou-
Een organisatie moet de waardestroom van pro-
dige principes die iedereen kan begrijpen, zie af-
cessen in kaart brengen en verspillingen binnen
beelding 1.
deze processen elimineren. Daarbij is het van belang te herkennen welke activiteiten direct waarde
toevoegen voor de klant. Maar ook de activiteiten
te herkennen die geen directe waarde toevoegen
maar wel noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering.
Alles wat niet van toegevoegde waarde is in een
proces, noemen we verspillingen en kan geëlimineerd worden. Bijvoorbeeld tussenpersonen die
een taak alleen maar doorzetten naar een andere
collega of afdeling, transformeren een activiteit
niet en zijn niet van toegevoegde waarde.
Principe 3. Creëer flow
De organisatie moet een ononderbroken doorstroming (flow) van het product of de dienst creëren.
Dit wil niets anders zeggen dan ervoor zorgen dat
er nergens voorraden of wachttijden ontstaan. Het
proces is zo georganiseerd dat producten constant
in beweging blijven en nergens liggen te wachten,
maar voortdurend een waardetoevoegende bewer-
Afbeelding 1. Lean management bestaat uit 5 eenvoudige principes die
king ondergaan. Bijvoorbeeld bij fluctuaties in
iedereen kan begrijpen.
aanbod zal de flexibiliteit in de organisatie vergroot moeten worden door medewerkers multiinzetbaar te maken of een flexibele schil van re-
Principe 1. Identificeer waarde
> Lean is het
sources te creëren.
In Lean wordt waarde altijd gedefinieerd vanuit
minimaliseren
het standpunt van de klant. De klant is degene, en
van verspillingen
Principe 4. Creëer pull
de enige, die de waarde van de output van een pro-
en het maximali-
De organisatie moet overproductie voorkomen.
ces bepaalt. Er zijn drie criteria waaraan een acti-
seren van
Doe wat door de klant wordt gevraagd en precies
viteit moet voldoen wil het van toegevoegde waar-
klantwaarde.
op tijd. Dit heet pull en vraagt te denken vanuit
> Lean gaat niet
klantperspectief in plaats vanuit productiesche-
de zijn. Klanten moeten bereid zijn voor een
activiteit te betalen. Daarnaast moet de activiteit
over het inzetten
ma’s of teambezetting. Pull staat voor vraagge-
het product of de dienst op een of andere manier
van tools, maar
stuurd werken. De facilitaire organisatie moet
transformeren en de activiteit moet voor de eerste
is een manier
flexibel zijn en snel en soepel kunnen inspelen op
keer correct worden uitgevoerd.
van werken, ver-
de steeds veranderende omgeving en vraag van de
beteren, denken
klant. De facilitair medewerkers moeten openstaan
en zijn.
voor verandering. Met de geschetste stappen kan
Lean is niet het doel, maar slechts een middel om
de klant beter te bedienen. Bijvoorbeeld: veel keu-
> Lean vind je
dit gestructureerd worden opgepakt.
ze bieden in de dienstverlening is niet per se van
overal waar
toegevoegde waarde. Het kan zelfs tot keuzestress
ruimte is voor
Principe 5. Streef naar perfectie
leiden bij de klant. Het gevolg is een dienstenaan-
verbetering.
De organisatie moet een continue verbetercultuur
bod dat de klant niet herkent. Een helder produc-
creëren. In een continu veranderende wereld ver-
ten- en dienstenoverzicht in lijn met de behoefte
anderen de wensen van de klanten mee. Daarop
van de klant draagt bij aan de toegevoegde waarde.
moet de organisatie blijven anticiperen.
>>
41
LEAN
ganisaties. Verbeteringen worden beloond. Lean is
iets dat iedereen kan begrijpen, iedereen kan doen
en waar iedereen van kan profiteren. Alles wat je
in een Lean organisatie doet, is uiteindelijk gericht op het zo effectief mogelijk bedienen van de
klant. Het start met het weten wat de klant wil.
DENKEN IN MOGELIJKHEDEN
Denken in mogelijkheden is cruciaal om een organisatie te ontwikkelen naar een organisatie van
continu verbeteren. Dit lijkt simpel, maar is tegen
de natuur van de meeste mensen in. Mensen
staan niet te springen om te veranderen en houden liever vast aan datgene wat ze al jaren doen.
Continu verbeteren is niet te bereiken zonder de
Lean tree: met basis Lean is snel een verbetering te realiseren.
bestaande normen ter discussie te stellen en in
mogelijkheden te denken. <<
LEAN OF LEAN SIX SIGMA?
Bij elk van de vijf Lean-principes horen tools die
Lean is een filosofie en vooral een manier van
helpen de Lean-principes te bereiken. In het volgen-
werken waarbij alles en iedereen in de onderne-
SERIE VAN 4
de artikel (in Facto van december a.s.) komen de
ming zich richt op het creëren van waarde in alle
ARTIKELEN
Lean toolbox en visual management aan de orde.
processen en het elimineren van verspillingen.
Dit is het tweede
Door de klant centraal te stellen creëer je maxi-
deel in een serie
male toegevoegde waarde voor de klant. Dit resul-
van 4 artikelen over
teert in hogere klanttevredenheid en meer be-
Lean en FM.
trokkenheid van de medewerkers.
De volgende onderwerpen staan nog
Met Lean en Lean Kaizen events kun je vrijwel
op het programma:
direct aan de slag en pak je het laaghangend fruit
aan. De basisprincipes van Lean zijn redelijk een-
- Facto 12, decem-
voudig te begrijpen en is daarom niet direct een
ber: ‘De Lean tool-
technisch hoogstandje.
box voor FM en vi-
Lean Six Sigma voegt de principes van Lean en
sual management’
Six Sigma samen. Lean Six Sigma is in de basis
gelijk aan Lean maar kent daarbovenop statisti-
- Facto 1/2, januari/
sche methodieken en is gebaseerd op data en fei-
februari 2015:
ten. Six Sigma is een manier om variatie in de
‘De Lean cultuur en
processen die de prestaties en de winsten het
verandermanage-
meest beïnvloeden te ontdekken en te beheersen.
ment; elke dag
Hiervoor is meer en specifieke training nodig
Lean’
voordat je ermee aan de slag kunt gaan.
RESPECT VOOR MENSEN
Brigitte de Haan-Ketelaars MBA, FM-professional
Naast de vijf basisprincipes is respect voor men-
en Peggy Cecilia Spong BSc, Lean Six Sigma
sen fundamenteel voor het slagen van Lean-
Black Belt. Beide zijn trainers Lean Basic for FM
verbeteracties. Lean organisaties zijn lerende or-
bij Lean Facility Management uit Eindhoven.
43