Transcript Communicatieplan Duurzaam ondernemen ASSET Rail
Titel:
Communicatieplan Duurzaam ondernemen ASSET Rail
ASSET Rail Bezoekadres: Postadres: Tel: Fax: e-mail: Houtakker 33 Postbus 204 6680 AE Bemmel 0481 470 310 0481 463 143 [email protected] Documentcode
105000446/7.1/CBL/8798
Opsteller: KAM / V&G Coördinator C. Blaakmeer Datum:
Paraaf Versie
1.1
Datum
15/03/2014
Gecontroleerd door: Contractmanager G. Hoogveld Datum:
Paraaf Status
DEFINITIEF
Vrijgave: Directeur P. Ahsman Datum:
Paraaf ASSET Rail, Postbus 204, 6680 AE Bemmel
VERSIEBEHEER
Versie
1.1 1.0
Datum
15/03/2014 08/04/2010
Aangepast door Omschrijving
CBl H1: div. tekstuele aanpassingen H2: communicatieschema aangepast §3.1.1: Nieuwsbrief vervangen door Flyer §3.1.3: E-mail en publicatie vervangen door Intranet KMe Initiële versie ASSET Rail, Postbus 204, 6680 AE Bemmel Pagina 1
INHOUDSOPGAVE
ASSET Rail, Postbus 204, 6680 AE Bemmel Pagina 2
1 INLEIDING
ASSET Rail stuurt sinds 2010 actief op het reduceren van de energiebehoefte en de uitstoot van CO 2 (en op termijn ook andere broeikasgassen). Het bereiken van doelstellingen op dit gebied kunnen we nooit realiseren met louter technische maatregelen. Het informeren en stimuleren van eigen medewerkers en contractpartners in deze is minimaal even belangrijk. De communicatiemiddelen en -methoden die hiervoor nodig zijn, heeft ASSET Rail in voorliggend communicatieplan beschreven. Het doel van onze communicatie over de CO 2 emissie is tweeledig: 1. het stimuleren van het bewustwordingsproces van primair haar eigen medewerkers en secundair dat van de medewerkers van de partijen waarmee ASSET Rail overwegend de dagelijkse contacten heeft; 2. het rapporteren over het gevoerde en te voeren beleid om te komen tot een duurzame bedrijfsvoering. In het plan wordt onderscheid gemaakt in interne en externe communicatie. Beide zullen in navolgende paragrafen verder worden toegelicht. ASSET Rail, Postbus 204, 6680 AE Bemmel Pagina 3
2 COMMUNICATIESCHEMA
In onderstaande figuur is schematisch aangegeven op welke wijze ASSET Rail haar communicatie vorm geeft en op basis van welke afwegingen zij de communicatiemethode kiest. Communiceren over duurzaam ondernemen CO 2 emissie e.d. op website ASSET Rail nee Boodschap voor medewerkers?
ja ja Toelichten ambitie, motivatie (missie) en resultaten Boodschap intern gericht?
nee Introduceren / bespreken (concrete) maatregelen Communiceren CO 2 emissie, doelstellingen en prestaties - CO 2 footprint - Persberichten - Presentaties houden - Initiatieven ontwikkelen - Samenwerking zoeken met andere partijen Flyer op publicatiebord(en) Stimuleren bewustwording bij medewerkers Mondeling?
ja nee Nieuwsbericht op Intranet Kwartaaltoolbox Presentatie en presentielijst Rapporteren doelstellingen, voortgang en resultaten Jaarrapportage?
ja Onderdeel (paragraaf) van Q4 bedrijfsrapportage nee Onderdeel (paragraaf) van Q1/2/3 bedrijfsrapportage
Figuur 1: Communicatieschema
ASSET Rail maakt gebruik van de al bestaande communicatiemiddelen. Wel zullen deze middelen op punten worden aangepast om berichtgeving over de CO 2 doelstellingen en prestaties zo duidelijk mogelijk voor het voetlicht te brengen. In de volgende paragrafen wordt een nadere toelichting gegeven op het interne respectievelijk het externe communicatieproces. ASSET Rail, Postbus 204, 6680 AE Bemmel Pagina 4
3 INTERNE COMMUNICATIE
De interne communicatie kent twee ontvangers: de medewerkers en de aandeelhouders. 3.1 M EDEWERKERS
3.1.1 Flyer
Eens per kwartaal wordt op het KPI-borden in Bemmel en Amersfoort middels een flyer aandacht besteed aan milieubewustzijn en emissie reducerend gedrag. Dit middel wordt vooral ingezet voor het stimuleren van het bewustwordingsproces van de mensen. De inhoud zal enerzijds een voorlichtend en informerend karakter hebben over de CO 2 voetafdruk en beleidsmaatregelen en anderzijds oproepen tot nadenken en zelfreflectie (bijvoorbeeld triviale weetjes over CO 2 uitstoot, inzicht in gevolgen van dagelijks gedrag, e.d.). Deze vorm van communiceren leent zich niet voor het voeren van een dialoog en kenmerkt zich derhalve als éénzijdig.
3.1.2 Kwartaal toolbox meeting door MT
De betrokkenheid van het management vertaald zich in een toelichting op een (geagendeerd) CO 2 emissie onderwerp door het aanwezige lid van het MT bij de kwartaal toolbox voor het uitvoerend personeel. De inhoud heeft een voorlichtend en informerend karakter met een gerichte boodschap (bijvoorbeeld info over de CO 2 voetafdruk, beleidsmaatregelen, e.d.) en een expliciet doel om de dialoog met het personeel aan te gaan.
3.1.3 Intranet
Voor onderwerpen die een snelle (ad-hoc) communicatie wordt gebruik van een nieuwsbericht op Intranet. Bij het opstarten van een computer, welke in het netwerk hangt, of bij het opzetten van een VPN-tunnel, voor een computer op afstand, verschijnt direct de nieuwspagina van Intranet. Op deze wijze is gewaarborgd dat al het personeel, zowel uitvoerend als kantoorpersoneel, deze nieuwsberichten tot zich kan nemen. Ook de flyers worden via de nieuwsberichten gepubliceerd. 3.2 A ANDEELHOUDERS
3.2.1 Kwartaal rapportage
ASSET Rail rapporteert in haar reguliere kwartaalrapportage aan de aandeelhouders over de ontwikkeling en voortgang van haar beleid en prestaties op het gebied van het duurzaam produceren. In de Q4 rapportage aan de aandeelhouders neemt ASSET Rail haar eindrapportage van de uitgestoten CO 2 op. De tussenmetingen in de Q1 t/m Q3 rapportages krijgen een cumulatief karakter waarbij gekozen is voor het niveau van een quick scan. Indien blijkt dat dit onvoldoende inzicht geeft in het gevoerde en stuurinformatie geeft voor het te voeren beleid, wordt het detailniveau van deze rapportages aangepast.
3.2.2 Jaarrapportage
Bij de jaarrapportage stelt ASSET Rail een CO 2 footprint op, waarvan zij de uitkomst op haar website zal publiceren. Hierbij vertaalt AR de gegenereerde info naar een publiek toegankelijke toets van het uitgezette beleid (de reductiedoelstellingen) op effectiviteit en voortgang. ASSET Rail, Postbus 204, 6680 AE Bemmel Pagina 5
4 EXTERNE COMMUNICATIE
De externe communicatie kent meerdere ontvangers. Grofweg vallen deze in 3 groepen uiteen: contractpartijen, belanghebbenden en geïnteresseerden 4.1 N IET GERICHTE COMMUNICATIE ; ALLE ONTVANGERS ASSET Rail heeft op haar website een pagina ingericht waarop algemene informatie over het beleid, de doelstellingen en de resultaten inzichtelijk gemaakt zijn. Deze informatie is voor iedereen toegankelijk en geeft een helder beeld van de wijze waarop ASSET Rail bij wil dragen aan het leefbaar houden van onze leefwereld. 4.2 B ELANGHEBBENDEN ASSET Rail heeft een inventarisatie gemaakt van partijen die belanghebbende zijn in ons streven om tot duurzaam ondernemen te komen. Belanghebbende heeft een bredere betekenis dan de eerder benoemde partij, de geïnteresseerden. In dit licht zijn de belanghebbenden de bedrijven in de branche, waar wij geen directe contractuele verplichtingen over en weer hebben, bedrijven waar wij in de (directe) omgeving een gezamenlijke infrastructuur en leefomgeving mee delen en overheden waar ons handelen een impact heeft op hun doelstellingen. Deze partijen hebben ieder een specifiek belang die een gerichte communicatie vragen. Op basis van de afweging op welke wijze wij ons belang en dat van de belanghebbende het best kunnen dienen, maken we een keuze tussen een algemeen bericht dat via de website benaderbaar is, een publicatie in een vakblad, inbreng in een overlegplatform of een rechtstreekse benadering middels een brief of een persoonlijk contact. 4.3 C ONTRACTPARTIJEN
4.3.1 Opdrachtgevers
ASSET Rail heeft de ambitie om in haar periodieke rapportage aan de opdrachtgever (ProRail) een paragraaf op te nemen die de impact van het uitvoeren van haar contractverplichtingen op de CO 2 emissies heeft.
4.3.2 Onderaannemers en leveranciers
ASSET Rail wil bij haar onderaannemers en leveranciers eveneens een bewustwordingsproces op gang brengen en gaat daarvoor gericht vragen naar informatie over CO 2 uitstoot, duurzaamheiddoelstellingen en mogelijkheden om (elkaar) te helpen bij het realiseren van CO 2 emissie reductie. De eerste twee onderwerpen krijgen zeer waarschijnlijk een periodiek karakter terwijl het laatste onderwerp een ad-hoc communicatie betreft. Voor alle drie de onderwerpen maken we gebruik van rechtstreekse benadering met een brief of een persoonlijk contact. ASSET Rail, Postbus 204, 6680 AE Bemmel Pagina 6
5 SLOTWOORD
ASSET Rail heeft met dit plan voor zichzelf een kader geschapen waarbinnen het de transparantie van haar beleid op het vlak van duurzaam ondernemen vorm en richting geeft. Communiceren en informeren zijn de hoeksteen bij het realiseren van haar prestaties op het gebied van duurzaamheid aan te meten. Het plan draagt wezenlijk bij om te komen tot een duurzamer bedrijfsvoering, voor de eigen organisatie, belanghebbenden en de rest van de wereld. Na de eerste stappen zullen er nog vele volgen, eerst misschien nog aarzelend maar naarmate er meer genomen zijn zekerder en doelgericht. De missie die ASSET Rail voor zichzelf heeft geformuleerd, is ambitieus en misschien niet reëel maar dit weerhoud ons er niet van vol vertrouwen ons doel na te streven.
Mens Planeet Welvaart 1
1 People, Planet, Prosperity ASSET Rail, Postbus 204, 6680 AE Bemmel Pagina 7