Transcript concept verslag - Vereniging Friese Gemeenten

Verslag van:
VFG portefeuillehoudersoverleg Financiën en Middelen
Locatie:
Datum:
Tijd:
Raadszaal gemeentehuis Smallingerland
16 januari 2014
10.00 – 12.00 uur
Aanwezig (bestuurlijk): G. Krol (Het Bildt), A. Aalberts (De Friese Meren), P. Glasbeek (Harlingen),
J. Zoetendal (Heerenveen),L. Pen (Menameradiel), R. Jonkman (Opsterland),
E. Berenst (Smallingerland – voorzitter), G. Schippers (Tytsjerksteradiel),
K. Antuma (Achtkarspelen), R. Bos (Dantumadiel), R. Hoekstra (Vlieland),
J. Liemburg (Littenseradiel), B. Bilker (Kollumerland), T. Twerda
(Franekeradeel) en D. Durksz (De Friese Meren).
Aanwezig (ambtelijk):
H. Verbunt (Súdwest Fryslân), Sj. Kuipers (Súdwest Fryslân), J. Dijkstra
(Littenseradiel), R, van der Mei (Weststellingwerf), J. Admiraal (Dantumadiel),
A. Raap (Terschelling), H. Krottje (Ferwerderadiel), S. van der Leij
(Menameradiel), S. Groustra (Franekradeel), J. Folkers (Littenseradiel),
H. Pilat (Dongeradeel), S. de Boer (Kollumerland), G. Broekman (Opsterland),
L. Maarleveld (De Friese Meren), E. Plantinga (Achtkarspelen), J. van der Lei
(VNG) en J. Holwerda (VFG - verslag)
Aanwezig (gasten):
R. Werkhoven (BMC) en B. Gossen (BMC)
1. Opening
Voorzitter Egbert Berenst opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom in de
raadszaal van Smallingerland.
2. *Vaststellen verslag van de bijeenkomst van 3 oktober 2013
Het verslag wordt zonder opmerkingen vastgesteld.
3. Mededelingen

Mededelingen vanuit de VNG commissie Financiën
Johanneke Liemburg, burgemeester van Littenseradiel en de Friese afgevaardigde in de VNG
commissie Financiën is vanwege privé omstandigheden niet bij de laatste vergadering van
9 januari jl. aanwezig geweest. De bijeenkomst had vooral een informatief karakter. Op 14 februari
vindt er een extra vergadering plaats over de herijking / herverdeling van het gemeentefonds. Er
wordt afgesproken dat zodra de stukken voor deze bijeenkomst binnen zijn, deze door het VFG
secretariaat onder alle portefeuillehouders Financiën zullen worden verspreid. Dit geeft iedere
portefeuillehouder de mogelijkheid om mevrouw Liemburg te voorzien van input en commentaar,
die ze vervolgens kan meenemen richting de vergadering van de VNG. Voorwaarde hierbij is
uiteraard wel dat de agendastukken op tijd door de VNG worden verstrekt.

Mededelingen vanuit het VNG Expertise Centrum Gemeentefinanciën
Jan van der Lei, senior beleidsmedewerker bij het Expertise Centrum Gemeentefinanciën van de
VNG is aanwezig om de aanwezigen te informeren over de laatste stand van zaken rondom de
gemeentefinanciën. Wat het proces van de herijking van het gemeentefonds betreft zullen de
VNG commissie Financiën en de raad voor Financiële verhoudingen een advies uitbrengen. Het is
de verwachting dat de cijfers binnen een paar weken via de website van het Ministerie van BZK
bekend zullen worden gemaakt en dat e.e.a. nog in de Meicirculaire zal worden meegenomen.
4. Thema: Zero Base Budgetting
De mogelijkheden waaruit gekozen kan worden als het aankomt op het vinden van doelmatigheidsvoordelen en van taken, die minder of niet meer hoeven worden uitgevoerd, zijn legio. In de publieke
sector is Zero Base Budgetting een betrekkelijk onbekende manier. In 2013 is door BMC een
uitgebreid zero base onderzoek uitgevoerd voor de gemeente De Friese Meren.
1
Leendert Maarleveld, gemeentesecretaris van De Friese Meren, en René Werkhoven en Bjorn
Gossen van BMC zijn uitgenodigd om Zero Base Budgetting met de aanwezigen te bespreken en
vragen te beantwoorden.
Bij gemeentelijke bezuinigingen is het de uitdaging om tot een afgewogen balans te komen tussen
beleid, taakuitvoering en middelen. Er zijn verschillende manieren en modellen van bezuinigen,
variërend van het beter organiseren van de bedrijfsvoering tot een complete strategische
heroriëntatie, waarbij de vraag word gesteld: Wat voor gemeente moeten / willen we eigenlijk zijn?
Bij een dergelijke heroriëntatie is Zero Base Budgetting een model dat toegepast kan worden.
Zero base onderzoek komt uit het bedrijfsleven. Uitgangspunt is het bepalen van minimale capaciteit
en budget, die nodig en efficiënt zijn, om toekomstige doelen te kunnen realiseren. Vertrekpunt bij de
Zero Base benadering is om de uitvoering van taken op een basis voorzieningenniveau in stand te
houden. Daarbij moet wel in het achterhoofd worden gehouden dat het een theoretisch model betreft,
want in de praktijk is het wonen en leven in een dergelijke gemeente verre van ideaal.
De Zero base methode kent grofweg vier stappen: 1. Bepalen van de output (mits dit niet bekend is).
2. Doorlichten van de output. 3. Bepalen minimum voor de gemeente. 4. In beeld brengen van a)
effecten van minimum en b) inspanningen voor het minimum. Wanneer producten zijn gekoppeld aan
output, budgetten en formatie (stap 1), kan de output worden doorgelicht door deze onder te verdelen
in vier categorieën: 1. Prestaties / taken die wettelijk verplicht zijn -> handhaven op minimum niveau.
2. Prestatie taken die voortvloeien uit visie -> handhaven op minimum niveau 3. Overige reden voor
continuering -> handhaven op minimum niveau en 4. Niet zero base -> schrappen. Door het kiezen
van deze benadering word alle output als het ware gezeefd zodat alleen de echt noodzakelijk taken
overblijven die ook nog eens op het minimumniveau worden uitgevoerd. Dit betekent dat het beleid en
het uitvoeringsniveau van de gemeente kaal en sober is, en ontdaan van alle franje.
De bezuinigingsopgave voor de zero base aanpak was in de Friese Meren € 9 miljoen. Door het
toepassen van de Zero base methode bleek dat de gemeenten voor € 73 miljoen de basistaken op
een minimum niveau (= zero base) kan uitvoeren. Met een begroting van € 100 miljoen moest er dus
binnen € 27 miljoen (€ 100 - € 73 = € 27) keuzes worden gemaakt over wat de gemeente nog wel en
niet gaat doen. De benadering is dan dus niet: er moet voor 9 miljoen worden bezuinigd, maar er
kunnen nog voor 16 miljoen (€27 – €9 = €16) aan “extra taken” worden uitgevoerd. Alle extra taken
zijn uitgeschreven waarbij producten zijn gekoppeld aan output, budgetten, formatie, rolneming en
categorieën, en dat heeft geresulteerd in een stevig boekwerk. Dit boekwerk geeft collegeleden,
raadsleden en ambtenaren goed inzicht in wat het uitvoeren van een taak aan fte’s kost en wat het
maatschappelijke effect is. Voordeel van dit inzicht is dat er over taken word gediscussieerd en niet
alleen over menskracht. Het is de bedoeling dat eind maart de raad van de Friese Meren tot
besluitvorming komt.
Na afloop van de presentaties komt een levendige discussie tussen de aanwezigen op gang. Het blijkt
dat een aantal Friese gemeenten al een dergelijke methode of in ieder geval een variant ervan
hanteren. Er wordt ook opgemerkt dat het altijd zoeken is naar het evenwicht tussen de methode (en
kosten daarvan) die je hanteert en de bezuiniging die je uiteindelijk wilt bereiken. De kosten bij Zero
Base zijn echter incidenteel, terwijl het structurele bezuinigingen oplevert. Daarnaast ligt de kracht van
een dergelijk bezuinigingsmethode in het proces en de grote betrokkenheid van medewerkers. De
kosten zullen overigens aanmerkelijk lager zijn wanneer een gemeente al goed inzicht heeft in de
eigen output, want dan hoeft dat niet meer in beeld gebracht te worden.
Alle aanwezigen ontvangen na afloop van de presentatie een USB stick met daarop de sheets en
achtergrond informatie.
5. Volgend VFG portefeuillehoudersoverleg Financiën op 14 mei 2014
Het volgende VFG portefeuillehoudersoverleg Financiën vindt plaats op woensdag 14 mei 2014 van
13.30 – 15.30 uur in de raadszaal van het gemeentehuis van Het Bildt te Sint Annaparochie.
6. Rondvraag
Arie Aalberts (de Friese Meren) suggereert dat het goed zou zijn om de financiële huishouding van de
gemeenschappelijke regelingen ook eens te analyseren met een methode zoals Zero Base, en op
2
basis daarvan de discussie met elkaar aan te gaan. Dit is uiteindelijk een verantwoordelijkheid van de
besturen van de Gemeenschappelijke Regelingen en de gemeenten die hieraan zijn verbonden, maar
op verzoek van de aanwezige portefeuillehouders zal de VFG bestuderen in hoeverre zij hierin een
coördinerende rol op zich willen en kunnen nemen.
7. Sluiting
De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering om 12.00 uur.
3