Transcript FUWA-VO Sessie - Rijswijk Lyceum

Blz. 1
06.093FU48 Conrector Bedrijfsvoering / plaatsvervangend Rector
FUWA-VO Sessie
Functie-informatie
Functienaam
Codering
Organisatie
Onderdeel
Salarisschaal
Indelingsniveau
FUWASYS-advies
Werkterrein
Activiteiten
Kenmerkscores
Somscore
Uitvoerder
Datum
FUWASYS-versie
06.093FU48 Conrector Bedrijfsvoering / plaatsvervangend Rector
WAARDERINGSRAPPORT
Stichting VO Haaglanden
Scholen
14
Ve
14 - Ve
Bedrijfsvoering -> Financieel Economische zaken
Bedrijfsvoering -> Facilitaire Zaken
Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren
Coördinatie van activiteiten en processen
45444 45544 44 44
59
beheerder
24-01-2014
2010.1.62
Functiebeschrijving
Context
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen een van de scholen van de Stichting Voortgezet Onderwijs
Haaglanden. De Stichting Voortgezet Onderwijs Haaglanden is het schoolbestuur voor het openbaar
voortgezet onderwijs in Den Haag (en Rijswijk).
Het College van Bestuur is het bevoegd gezag en is in dat kader belast met de regeling van en
verantwoordelijkheid voor schooloverstijgende aangelegenheden en de vaststelling van de kaders voor het
door de stichting te voeren beleid. De eerste managementlaag op de scholen wordt gevormd door een
rector/(algemeen) directeur. Deze is eindverantwoordelijk op schoolniveau.
De conrector bedrijfsvoering / plaatsvervangend rector (hierna te noemen "de conrector bedrijfsvoering")
vormt (met zijn/haar eventuele collega-conrectoren) de tweede managementlaag op de scholen van de
Stichting Voortgezet Onderwijs Haaglanden.
De conrector bedrijfsvoering is onder verantwoordelijkheid van de rector belast met het pro-actief en
strategisch adviseren voor de langere termijn, met betrekking tot tenminste aangelegenheden betreffende
financiën, huisvesting, facilitaire zaken, administratie(s), ICT voor de onderwijsondersteunende
dienstverlening en voor zaken met betrekking tot de onderwijskundige bedrijfsvoering (bijvoorbeeld het
taakbeleid OP).De conrector
bedrijfsvoering kan vanuit die positie in de schoolorganisatie ontwikkelingen voor strategische doelen
richtinggevend beïnvloeden en/of integraal managen, de hierbij te nemen beslissingen hebben de vorm van
een besluitvormingsproces dat gericht is op het ondersteunen van de rector bij het ontwikkelen, vaststellen
en realiseren van strategische (beleids)doelstellingen voor de school. Het feitelijke effect van de
strategische adviestrajecten is pas op lange termijn vast te stellen.
De conrector bedrijfsvoering is (vanuit de eigen expertise op het gebied van de integrale bedrijfsvoering
binnen de school) mede verantwoordelijk voor de vormgeving van de onderwijskundige koers en strategie
van de school. In de rol van plaatsvervangend rector geeft de conrector ook leiding en sturing aan
teamleiders (zeker op (de)(een) andere locatie van de school).
FUWA-VO 2010.1.62
Van Beekveld & Terpstra
Blz. 2
06.093FU48 Conrector Bedrijfsvoering / plaatsvervangend Rector
FUWA-VO Sessie
De conrector bedrijfsvoering neemt ook deel aan het Directieoverleg (smal) en aan het
schoolleidingsoverleg (breed). Bij ontstentenis van de rector treedt de conrector bedrijfsvoering
onverwijld op als plaatsvervanger / waarnemer, totdat het College van Bestuur in dezen een aanwijzing
geeft inzake de structurele vervanging / waarneming / opvolging van de rector.
De conrector bedrijfsvoering is belast met het vormgeven en uitvoeren van het financiële beleid van de
school (binnen de centraal gestelde kaders), daaronder begrepen tevens de vertaling daarvan naar de
schoolformatie / de lessentabellen / taakbeleid / enzovoort.
De conrector bedrijfsvoering is verder belast met het vormgeven en (laten of doen) uitvoeren van de
navolgende kerntaken en verantwoordelijkheden : de aansturing van de diverse administraties (financiële /
leerlingen / examen / enzovoort), de beleidsmatige aansturing van de roostering, het aansturen en
vormgeven van de ICT component binnen de school, het vormgeven van het totale facilitaire beleid en het
aansturen van de TOA's (inclusief de mediatheek).
De conrector bedrijfsvoering geeft hiertoe tevens hiërarchisch leiding aan de hoofden en medewerkers van
de schoolonderdelen te omschrijven als: financiën, administratie(s), conciërgerie, ICT, facilitair,
huisvesting, roostering en de TOA's / mediatheek.
De conrector bedrijfsvoering legt hiërarchisch verantwoording af aan de rector.
Werkzaamheden
1. Adviseert strategisch en pro-actief aan de rector, monitort en evalueert binnen en vanuit de vastgestelde
kaders van de bedrijfsvoering de uitvoering van het beleid door:
* het toetsen in hoeverre het vastgestelde beleid is gerealiseerd, het pro-actief adviseren hierover en het
opstellen van adviezen inzake de eventuele bijstelling van het beleid;
het opstellen van discussie- en beleidsnotities over aanpassingen en bijstellingen van te voorziene lange
termijnontwikkelingen;
het evalueren van reorganisatie- en veranderingsprocessen en het daarbij ingezette instrumentarium;
het verrichten van onderzoeken naar de werkwijze en de structuur binnen de organisatie van de school;
* het overleggen met teamleiders en overige medewerkers (hoofden inbegrepen) met betrekking tot
uitvoering van het overeengekomen primaire onderwijs- en secundaire ondersteunende beleid;
* het gevraagd en ongevraagd adviseren van de rector met betrekking tot alle strategische beleids- en
uitvoeringsaspecten binnen de kaders van de taakstelling vanuit het oogpunt van een adequate
bedrijfsvoering gericht op een excellent onderwijsproces.
2. Adviseert de rector en het schoolleidingsoverleg over de ontwikkeling en de inrichting van een op de
organisatie van de school toegesneden onderwijsondersteunend beleid en de daarbij behorende
instrumenten door:
het signaleren van relevante maatschappelijke ontwikkelingen, ontwikkelingen op de diverse
vakgebieden (financiën, administratie(s), conciërgerie, ICT, facilitair, huisvesting, roostering en de TOA's
/ mediatheek)en ontwikkelingen binnen de relevante regelgeving en het daarover adviseren van de rector
en het schoolleidingsoverleg;
het (laten) verrichten van dan wel leiden van (door externe adviseurs te verrichten) onderzoek naar en
adviseren over organisatorische aangelegenheden / vraagstukken;
het (doen) opstellen van (meerjaren)beleidsplan voor de integrale bedrijfsvoering van de school;
het (laten) ontwerpen van richtlijnen, procedures, protocollen, reglementen en instrumentarium op de
verschillende gebieden van de bedrijfsvoering en het organisatiebeleid.
3. Ontwikkelt (strategische) beleidsvoorstellen op financieel-economisch en administratief gebied (mede)
op basis van voorstellen van de rector en het schoolleidingsoverleg door:
* het geven van (beleids)adviezen op het financieel-economisch en administratief terrein alsmede op het
gebied van de randvoorwaarden;
* het (laten) toetsen van (schoolbrede) beleidsvoornemens op hun financieel-economische consequenties
en het aandragen van alternatieven;
FUWA-VO 2010.1.62
Van Beekveld & Terpstra
Blz. 3
06.093FU48 Conrector Bedrijfsvoering / plaatsvervangend Rector
FUWA-VO Sessie
* het coördineren en adviseren bij de verzameling en analyse van financiële gegevens ten behoeve van de
(beleids)advisering en -evaluatie;
* het ondersteunen van de rector in financieel-economische aangelegenheden in contacten met onder meer
het BMO, de gemeente, leveranciers, bedrijven, instelling en dergelijke;
* het (laten) creëren samen met de afdeling huisvesting van het BMO van randvoorwaarden voor het
opzetten en onderhouden van een (meerjaren)onderhoudsplanning.
4. Draagt zorg voor de financieel-economische planning voor de school en het optimaliseren en bewaken
van de administratieve organisatie/interne controle (AO/IC) door:
* het belast zijn met en verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding van de jaarlijkse (ontwerp)begroting,
de meerjarenbegroting, de investerings- en exploitatiebegroting, de begrotingswijziging, de jaarrekening
en tussentijdse rapportages;
* het beheersen van de financieel-economische doelen door onder andere het opstellen van effectieve
rapportages ten behoeve van de rector en het schoolleidingsoverleg;
* het (laten) geven van ondersteuning aan de teamleiders bij de opstelling van deelbegrotingen en
meerjarenramingen en het beoordelen hiervan;
* het (laten) geven van ondersteuning aan de teamleiders bij het opstellen van (delen van) de schooljaar
afrekening en het verstrekken van tussentijdse (management)informatie;
* het belast zijn met en verantwoordelijk zijn voor het voeren van een juiste financiële administratie door
de school;
* het belast zijn met en verantwoordelijk zijn voor het cashmanagement van de school;
* het (laten) beheersen van de financiële activiteiten, onder meer door vergelijking van uitvoering versus
budget/planning, het signaleren van afwijkingen, het aangeven van oorzaken en de totstandkoming van
verantwoordingen;
* het signaleren, optimaliseren en implementeren van procesverbeteringen en controleprocessen;
* het gevraagd en ongevraagd adviseren aan de rector en het schoolleidingsoverleg.
5. Geeft, vanuit een onderwijsvisie, uitvoering aan kwantitatieve aspecten van het P&O-beleid
(bijvoorbeeld taakbeleid PO) door:
* het zorgdragen voor de macrokaders voor de formatieve inrichting (kwalitatief en kwantitatief) van de
school;
het (doen) opstellen van een (meerjaren) personele begroting van de school;
het bewaken van de uitputting van de personeelsbegroting.
6. Coördineert en laat werkzaamheden verrichten op het gebied van de overige bedrijfsvoering
(administratie(s), conciërgerie, ICT, facilitair (waaronder begrepen ARBO), huisvesting, roostering en de
TOA's / mediatheek) door:
* het houden van toezicht op de voortgang en kwaliteit van lopende activiteiten en projecten inzake de
(leerling)administratie;
* het in samenwerking met het hoofd administratie optimaliseren en bewaken van de administratieve
organisatie en overige opgedragen activiteiten (bewaken termijnen: Wet Poortwachter, gesprekscyclus,
enzovoort);
* het adviseren over aan de orde zijnde ICT-vraagstukken, ook met betrekking tot aanschaf van apparatuur
en programmatuur (ook vanuit onderwijs perspectief) en over de gevolgen van voorgenomen of gewijzigd
beleid voor (aspecten van) het ICT-beleid;
* het coördineren van de externe ondersteuning (onder andere vanuit het BMO) bij de planning van het
gebouwenbeheer c.q. de meerjaren onderhoudsplanning en bij de monitoring daarvan;
* het samen met het hoofd facilitaire zaken verrichten van de bewaking van de facilitaire contracten in
brede zin, alsmede de rendementsanalyse;
* het (laten) zorgdragen voor een adequaat veiligheidsbeleid binnen alle locaties;
* het voeren van overleg met de bedrijfsarts en de maatschappelijk werker (SMT);
het adviseren over arbeidsomstandigheden.
7. Geeft (direct) leiding aan de hoofden (facilitaire zaken / administratie) en aan overige medewerkers
FUWA-VO 2010.1.62
Van Beekveld & Terpstra
Blz. 4
06.093FU48 Conrector Bedrijfsvoering / plaatsvervangend Rector
FUWA-VO Sessie
door:
het coördineren en bewaken van de uit te voeren en opgedragen werkzaamheden binnen de
onderscheiden onderdelen en aan de overige medewerkers;
het (mede) zorgdragen voor een optimale personele bezetting van de onderscheiden onderdelen ten
behoeve van de werkzaamheden;
* het toezien op een goede uitvoering van de werkzaamheden en het pro-actief signaleren, optimaliseren
en implementeren van procesverbeteringen;
* het middellijk (laten) of onmiddellijk uitvoeren van de personeelszorg (onder andere
functioneringsgesprekken).
8. Verricht overige leidinggevende taken door:
* het in de rol van plaatsvervangend rector aansturen van teamleiders op een van de locaties van de school.
9. Bij ontstentenis van de rector treedt de conrector bedrijfsvoering onverwijld op als plaatsvervanger /
waarnemer, totdat het College van Bestuur in dezen een aanwijzing geeft inzake de structurele vervanging
/ waarneming / opvolging van de rector.
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden
- de conrector bedrijfsvoering is verantwoording schuldig aan de rector voor wat betreft de kwaliteit en de
bruikbaarheid van de pro-actieve en strategische advisering op alle aangewezen beleidsterreinen en
daarbinnen tevens voor de ontwikkeling en uitvoering van het kwantitatieve personeelsbeleid en
bijbehorend instrumentarium, het (laten) opstellen van de diverse begrotingen en meerjarenramingen, de
begrotingsuitvoering en -bewaking en de inbreng in de financieel-economische beleidsvorming, de
ontwikkeling en uitvoering van het ICT-beleid / het huisvestingsbeleid / de administratieve organisatie en
het facilitaire beleid en voor de kwaliteit van het leiding geven aan hoofden en medewerkers;
- de conrector bedrijfsvoering werkt binnen de door de rector vastgestelde centrale beleidskaders,
strategische beleidslijnen en richtlijnen en de van toepassing zijnde wetgeving alsmede externe regels en
voorschriften voor de integrale bedrijfsvoering;
- de conrector bedrijfsvoering neemt beslissingen over de inhoud van de operationele voorstellen /
strategische adviezen met betrekking tot de ontwikkeling en uitvoering van het beleid, over financieeleconomische beleidsvoorstellen en de inhoud van de diverse (ontwerp)begrotingen, meerjarenramingen en
werkplannen, over het ontwikkelen en bijstellen van de begrotingscyclus / de PDCA-cycli in het algemeen
en bij beoordeling van de rechtmatigheid van bestedingen, over de inkoop van materialen en diensten
alsmede bij het ontwikkelen van ICT-beleidsvoorstellen en bij het geven van (beleids)adviezen met
betrekking tot de ondersteuning van het primaire proces, tevens neemt de functionaris beslissingen bij het
geven van leiding aan de hoofden en medewerkers van de onderscheiden onderdelen binnen de school.
Kennis en vaardigheden
- brede kennis van de financiële wet- en regelgeving en van begrotingsprocessen;
- brede kennis van financiële planningsprocessen en de daarbij behorende instrumenten;
- kennis van (beleids)ontwikkelingen op onderwijs- en op personeelsgebied en de daarop van toepassing
zijnde wet- en regelgeving en van de relaties daarvan met andere beleidsterreinen;
- kennis van facilitaire processen, huisvestingsbeleid (inclusief veiligheidsbeleid) en administratieve
processen binnen grote complexe scholen;
- kennis van informatievoorzienings- en automatiseringsmethoden, -technieken en -processen, alsmede
van de structuur en werkwijze van de eigen school;
- inzicht in taak, organisatie en werkwijze van de eigen school ten behoeve van de ondersteunende
processen en de financieel-economische en bestuurlijke context en consequenties daarvan, alsmede de
vaardigheid om het begrotingsproces binnen de school daarop af te stemmen;
- inzicht in de toepassingsmogelijkheden van de beschikbare hard- en software;
- vaardigheid in het overzien, analyseren en oplossen van zich voordoende problematiek op de eigen
werkterreinen binnen de integrale bedrijfsvoering;
- vaardigheid in het opstellen en uitleggen van (strategische) beleidsadviezen;
FUWA-VO 2010.1.62
Van Beekveld & Terpstra
Blz. 5
06.093FU48 Conrector Bedrijfsvoering / plaatsvervangend Rector
FUWA-VO Sessie
- vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van beleid, nieuwe ideeën en concepten, ook
vanuit een eigen bredere visie op onderwijs;
- vaardigheid in het aansturen van een (deel van een) onderwijsorganisatie;
- vaardigheid in het overwinnen van weerstanden en het omgaan met tegengestelde belangen;
- vaardigheid op het gebied van managementtechnieken en het managen van diverse en complexe
uitvoeringsprocessen (zowel binnen onderwijs als binnen bedrijfsvoering);
- in staat om (delen van) het takenpakket van de rector bij diens ontstentenis uit te voeren;
- leidinggevende en communicatieve vaardigheden (bijvoorbeeld coachen, functionerings- en
beoordelingsgesprekken, aansturen, en dergelijke).
Contacten
- met de rector binnen het directieoverleg om te komen tot strategische advisering over het meerjaren
schoolbeleid, om nieuwe ontwikkelingen uit te dragen en draagvlak te realiseren voor het relevante beleid
(waaronder tenminste begrepen de bedrijfsvoering);
- met de rector en de teamleiders binnen het schoolleidingsoverleg om (pro-actief en strategisch) te
adviseren en om draagvlak te verwerven met betrekking tot inhoudelijke dossiers binnen tenminste alle
onderscheiden onderdelen van de integrale bedrijfsvoering en de relevante delen van het onderwijsproces;
- met de rector en de teamleiders over begrotingsvoorstellen en begrotingsuitvoering om te komen tot
samenvoeging van concept deelbegrotingen in de diverse (ontwerp)begrotingen en over de uitvoering van
evaluatie om overleg te voeren en indien noodzakelijk te komen tot het verwerven van draagvlak voor de
bijstelling van de begrotingscyclus;
- met het BMO over kaders voor de inrichting en werking van de verschillende (waaronder de financiële)
administraties en om problemen op te lossen bij knelpunten in het (financieel-) administratief proces;
- met vertegenwoordigers van andere onderwijsinstellingen om overleg te voeren over samenwerking;
- met leden van diverse interne VO Haaglanden commissies / werkgroepen / projectgroepen / stuurgroepen
/ enzovoort om informatie uit te wisselen en om draagvlak voor beleid te verwerven;
- met externe adviseurs, leveranciers en bedrijven om resultaatgericht te onderhandelen;
- met leden van de medezeggenschapsraad over te nemen of genomen beslissingen om relevante
aangelegenheden met hen (in de voorbereiding) af te stemmen en/of te adviseren;
- (desgewenst en desgevraagd) met de onderwijsinspectie over onderwijsaangelegenheden om
verantwoording af te leggen.
FUWA-VO 2010.1.62
Van Beekveld & Terpstra