Transcript Handleiding communicatie januari 2014

HANDLEIDING
Communiceren via
&
Versie 1.1 dd. 29/01/2014
iOmniwize / iKklik Communicatie| Een nieuwe module…
2
Inhoudstabel
1
EEN NIEUWE MODULE… .................................................................................................... 4
2
POSTVAK........................................................................................................................... 5
2.1 POSTVAK IN ............................................................................................................................... 6
2.2 EEN NIEUW BERICHT AANMAKEN ..................................................................................................... 7
2.3 VERZONDEN ITEMS ...................................................................................................................... 7
2.4 PRULLENBAK ............................................................................................................................. 7
3
INTERNE BERICHTEN UITWISSELEN .................................................................................... 8
3.1
3.2
EEN INTERN BERICHT NAAR EEN COLLEGA ..................................................................................... 8
EEN INTERN BERICHT VOOR EEN GROEP GEBRUIKERS ..................................................................... 11
4
EEN E-MAIL STUREN NAAR COLLEGA’S, OUDERS EN EXTERNEN......................................... 12
4.1
4.2
4.3
EEN E-MAIL NAAR EEN COLLEGA OF EXTERNE BEGELEIDER............................................................... 13
EEN E-MAIL NAAR EEN GROEP GEBRUIKERS................................................................................. 13
EEN E-MAIL VERSTUREN NAAR DE OUDERS VAN JE LEERLINGEN ........................................................ 13
5
EEN SMS STUREN NAAR COLLEGA’S, OUDERS EN EXTERNEN ............................................. 16
6
WERKEN MET STANDAARDBERICHTEN............................................................................. 17
6.1
WAT IS EEN STANDAARDBERICHT? ........................................................................................... 17
6.2
BEHEER STANDAARDBERICHTEN .............................................................................................. 17
6.2.1
MAAK CATEGORIEËN AAN VOOR UW STANDAARDBERICHTEN ............................................................. 18
6.2.2
CREËER STANDAARDBERICHTEN .................................................................................................... 18
6.3
STANDAARDBERICHTEN VERSTUREN ......................................................................................... 19
7
RAPPORTEN VIA E-MAIL VERSTUREN ............................................................................... 21
8
ALERTS INSTELLEN OP HET ZORGDOSSIER ........................................................................ 24
iOmniwize / iKklik Communicatie| Een nieuwe module…
3
1 Een nieuwe module…
iOmniwize/iKklik is een geïntegreerd online platform voor leerkrachten in het basisonderwijs. Het
ondersteunt in heel Vlaanderen schoolteams bij het inplannen, voorbereiden en bijhouden van
lessen (module klasagenda), het registreren en rapporteren van toetsen en evaluaties (module
rapporten leerkrachten) en het opvolgen van leerlingen op een structurele manier (module gegevens
leerlingen).
Maar vanaf september 2013 kunt u via iOmniwize/iKklik met de communicatiemodule ook interne
berichten, e-mails en sms’en sturen naar uw collega’s, externe begeleiders en ouders van uw
leerlingen. Maak ook standaardberichten aan voor berichten die je regelmatig of jaarlijks verstuurt
naar uw contactpersonen. Al benieuwd? Deze korte handleiding zet u snel op weg!
TIP
VUL DE COMMUNICATIEGEGEVENS VAN UW LEERKRACHTEN EN LEERLINGEN AAN
Vooraleer je e-mails of sms’en kan versturen met de communicatiemodule, vul ke de
communicatiegegevens van de leerkrachten en leerlingen aan.
- Voor Informatscholen zitten de communicatiegegevens reeds in het systeem. Belangrijk hier is wel
dat het vinkje “schoolcommunicatie” aangevinkt is bij de juiste e-mailadressen en gsm-nummers.
Laat weten aan het secretariaat dat dit belangrijk is voor jullie. Bovendien, zij kunnen nu zelf gebruik
maken van deze module voor communicatie met ouders!
- Niet-Informatscholen voegen communicatiegegevens toe in “Beheer iOmniwize”. Leerkrachten
kunnen zelf hun communicatiegegevens toevoegen in het gebruikersprofiel onder menu/instellingen.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Een nieuwe module…
4
2 Postvak
Ga via menu naar communicatie. Je komt terecht in het postvak.
Je zal onmiddellijk merken dat je beschikt over bekende functies die je goed kent uit standaard emailprogramma’s. Zo is er een postvak in en een map met verzonden items. Ook in iOmniwize / iKklik
zal je een nieuw bericht kunnen aanmaken en verwijderen, op een bericht kunnen antwoorden, een
bericht doorsturen, een bericht markeren als belangrijk enzovoort.
Postvak
In het postvak beheer je de berichten die je via iOmniwize / iKklik verstuurt. Je verstuurt, markeert
en verwijdert berichten via het postvak. Alle centrale functies van de communicatiemodule vind je
terug in dit scherm. Het postvak bestaat uit het postvak in, de verzonden berichten en een
prullenbak.
De zoekfunctie
zoekt alle berichten met een bepaald trefwoord doorheen het hele postvak: de
zoekresultaten bevatten zowel verzonden items als ontvangen items.
Je kan elk bericht ook afdrukken via het afdrukicoontje. Er wordt een pdf gegenereerd die je kan
afdrukken.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Postvak
5
2.1 Postvak in
In het postvak in komen alle interne berichten terecht die je van collega’s hebt ontvangen, met
onderaan in het scherm de e-mail die je op dit moment selecteert met de muis.
Wanneer je belangrijke berichten ‘vlagt’, kan je ze heel makkelijk later raadplegen door in de
navigatie links bij “snelle weergave” te kiezen voor “gemarkeerd met vlag”. Je krijgt op die manier
een overzicht van alle belangrijke of openstaande taken.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Postvak
6
2.2 Een nieuw bericht aanmaken
In het postvak in maak je een nieuw bericht aan met de groene plus
Wanneer je hierop klikt, opent volgende pop-up:
.
Je krijgt de mogelijkheid om drie soorten berichten te sturen: interne berichten, e-mails en sms’en.
Bijlages toevoegen is mogelijk en je beschikt over heel wat opmaakmogelijkheden. We gaan
uitgebreid in op deze mogelijkheden in de volgende paragrafen.
Hoe je standaardberichten gebruikt, vertellen we later in paragraaf x.x.x.
2.3 Verzonden items
In de map Verzonden vind je alle berichten terug die door jou werden verstuurd. Interne berichten,
e-mails en sms’en staan hier in gerangschikt met bovenaan de recentst verstuurde berichten.
2.4 Prullenbak
In de prullenbak vind je de berichten terug die je recent hebt verwijderd.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Postvak
7
3 Interne berichten uitwisselen
Wie kent het niet, de briefjes die rondgaan van klas tot klas? Juf Tine deelt briefjes rond met het idee
om een crea-namiddag te houden en de vraag wat jij daarvoor zou organiseren. Meester Bart laat
een post-it na op je bureau of jij z’n toezicht kan overnemen morgenmiddag. Het zijn briefjes die je
moet lezen en soms ook bevestigen. Boodschappen zoals “Op 6/12 eten we allemaal in de eigen
klas” komen soms te makkelijk terecht onder een stapel papier. Het is namelijk niet altijd mogelijk
onmiddellijk te reageren, en/of je wordt afgeleid en vergeet te reageren…
iOmniwize / iKklik verlost jullie in één oogopslag. Want je kan nu interne berichten sturen naar je
collega, die terecht komen op zijn/haar startscherm. Van zodra je inlogt op iOmniwize/iKklik, krijg je
een melding op je startscherm dat je een nieuw bericht hebt ontvangen… Raadplegen kan op het
moment dat het jou past en je raakt het in geen geval kwijt.
3.1 Een intern bericht naar een collega



Maak een nieuw bericht aan door te klikken op de groene plus
staat in dit geval reeds geselecteerd.
Je krijgt volgende pop-up:
. De optie “intern bericht”
Klik op “aan”. Je krijgt nu twee mogelijkheden: sturen naar enkele gebruikers of sturen naar
een groep gebruikers… We gaan nu een bericht sturen naar een gebruiker.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Interne berichten uitwisselen
8
Gebruikers
Gebruikers zijn leerkrachten met een account op iOmniwize/iKklik. In dit geval zie je enkel die
leerkrachten die ook de module “communicatie” in hun menu zien.

Selecteer de gebruiker(s) links met het vinkje en klik op het pijltje naar in het midden van de
pop-up om de gewenste contacten te selecteren. Je contacten verschijnen rechts in de popup.

Klik op “ok” om je keuze van contacten te bevestigen. Je kan er later altijd meer toevoegen
of verwijderen.
Na het klikken op “verzenden” krijg je een melding in de groene balk dat het bericht is
verstuurd.

Je kan dit eventueel controleren in de map “verzonden”.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Interne berichten uitwisselen
9

Je collega ziet bij het openen van iomniwize/ikklik, op het startscherm rechts, dat hij/zij een
nieuw bericht heeft.
Met een klik op de link zie je het bericht in de middenkolom van de pagina.

Klik op “open bericht”. Je komt terecht in het postvak in van de communicatiemodule zodat
je kan antwoorden op het bericht. Klik hiervoor op “beantwoorden”.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Interne berichten uitwisselen
10
3.2 Een intern bericht voor een groep gebruikers
Groepen
Groepen zijn groepen van gebruikers in uw school. Meestal hebben we een groep met leerkrachten
kleuter, leerkrachten lager, beleidsmedewerkers en de directie.



Maak een nieuw bericht aan met de groene plus
.
Selecteer je contactpersonen. Klik op de knop “aan”.
Selecteer in het tweede tabblad bij “groepen” de groep(en) waarnaar je een intern bericht
wilt sturen met het vinkje.
Klik op het pijltje naar rechts om de groep te selecteren als contact. De groepen waarnaar je
een intern bericht zal versturen, verschijnen rechts in de pop-up.

Je kan ook individuele leerkrachten selecteren als contact door te werken via de groepen.
Wanneer je met de muis over de naam over de groep gaat, verschijnt een icoontje
. Klik
hierop
om
de
individuele
leden
van
de
groep
te
tonen:

Klik op “ok” om je keuze van contacten te bevestigen. Je kan er later altijd meer toevoegen
of verwijderen.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Interne berichten uitwisselen
11
4 Een e-mail sturen naar collega’s,
ouders en externen


Maak een nieuw bericht aan met de groene plus
.
Kies voor “e-mail”. Je kunt nu een e-mailadres selecteren van waaruit je de e-mail wilt
versturen. Dit kan het e-mailadres van de school zijn of het e-mailadres dat je zelf onder
instellingen/gebruikersprofiel hebt ingegeven.

Klik op “aan”. We kunnen nu e-mails versturen naar:
1. Gebruikers: collega’s en externe begeleiders
2. Een groep gebruikers: alle leerkrachten lager, leerkrachten kleuter, beleidsmedewerkers,
directie, externen…
3. Klassen: de ouders van je leerlingen
iOmniwize / iKklik Communicatie| Een e-mail sturen naar collega’s, ouders en externen
12
4.1 Een e-mail naar een collega of externe begeleider
Voor de werkwijze om een e-mail te versturen naar een collega, volg je grosso modo de stappen
omschreven in 3.2.
WAT BETEKENEN DE RODE BOLLETJES BIJ EEN CONTACTPERSOON?
Als je rode bolletjes ziet bij een contactpersoon, betekent dit dat er geen e-mailadressen gelinkt zijn
aan deze persoon en dat je dus geen e-mailbericht kan versturen.
Doe een oproep aan je collega’s om hun e-mailadres in te geven onder instellingen/gebruikersprofiel.
Om alle e-mailadressen en gsm-nummers meteen in iOmniwize te zetten, doen Informatscholen een
aanvraag bij het secreatriaat; niet-Informatscholen kunnen alle gegevens zelf aanvullen via het
menu-item “Beheer iOmniwize”.
4.2 Een e-mail naar een groep gebruikers
Voor de werkwijze om een e-mail te versturen naar een collega kan je grosso modo de stappen
volgen omschreven in 3.2.
4.3 Een e-mail versturen naar de ouders van je
leerlingen
Een e-mail versturen naar de ouders van je leerlingen doe je door een nieuw bericht aan te maken, te
kiezen voor e-mail en na het klikken op “aan” naar het tabblad “klassen” te gaan en daar de
klassen/leerlingen te selecteren.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Een e-mail sturen naar collega’s, ouders en externen
13
Ik wil in dit geval een e-mail versturen naar de ouders van mijn leerlingen van 3A:


Maak een nieuw bericht aan en kies voor e-mail
Klik op “aan”, selecteer het tabblad klassen. Je ziet het volgende scherm:

Vink 3A aan en klik op het pijltje in het midden. 3A staat nu rechts en is geselecteerd als
contactpersoon.
Wil je de e-mail versturen naar één ouder of naar enkele ouders van uw leerlingen van klas
3A? Klik dan op het icoontje
dat verschijnt wanneer je met de muis over de naam over de
naam van de klas gaat. Je ziet nu alle leerlingen van 3A:

Je kan nu de leerlingen individueel selecteren.
Schrijf en verzend je bericht…
iOmniwize / iKklik Communicatie| Een e-mail sturen naar collega’s, ouders en externen
14
TIP G
EBRUIK DE “PERSONALISEER” FUNCTIES BIJ COMMUNICATIE NAAR OUDERS
Je kan het bericht dat je in één klap verstuurt naar de hele klas toch persoonlijk maken, door een
alias in te geven bij het versturen van een bericht en door gebruik te maken van de
“personaliseer” functie bij het aanmaken van een e-mail.


Eerst en vooral kan je een alias ingeven. Je kan er dus voor zorgen dat je e-mail bij de ouders
terecht komt als een e-mail van “Juf Elien”.
Je kan ook de voornaam, naam en klas van de leerling laten opnemen in je bericht.
Een voorbeeld?
Dat wordt bij de ouders…
De e-mail die de ouders ontvangen geeft aan naar welk e-mailadres men terug kan sturen:
iOmniwize / iKklik Communicatie| Een e-mail sturen naar collega’s, ouders en externen
15

Als je bericht niet werd verstuurd omdat er geen e-mailadres beschikbaar is, dan krijg je
volgende foutmelding:
5 Een sms sturen naar collega’s,
ouders en externen
Met de communicatiemodule van iOmniwize/iKklik is het ook mogelijk om sms’en te versturen naar
collega’s en ouders! Eerst dient de school hiervoor sms-tegoed aan te vragen via de helpdesk, en dan
kunnen jullie aan de slag. Een sms kost 0,15 cent.
Voor de werkwijze om een e-mail te versturen naar een collega kan je grosso modo de stappen
volgen omschreven 3.1, 3.2 en 4.3.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Een sms sturen naar collega’s, ouders en externen
16
6 Werken met standaardberichten
6.1 Wat is een standaardbericht?
Voor het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen of herinneringen aan vaste activiteiten zoals
zwemmen, is het interessant om vaste berichten op te stellen. Je maakt één keer zo’n bericht, en je
kan het later opnieuw makkelijk oproepen. Maak kennis met onze standaardberichten…
Standaardbericht
Een standaardbericht is een bericht dat je vaker verstuurt tijdens het schooljaar en dat je dus wilt
kunnen hergebruiken. Beschouw gerust een standaardbericht als de lesfiche van de
communicatiemodule.
6.2 Beheer standaardberichten
Je beheert je standaardberichten onder “Beheer standaardberichten”.
Je maakt hier categorieën aan voor je standaardberichten en je maakt er de standaardberichten aan.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Werken met standaardberichten
17
6.2.1Maak categorieën aan voor uw standaardberichten
We maakten voor jullie reeds een categorie aan, “standaardberichten”, zodat jullie onmiddellijk aan
de slag kunnen. Maar je kan ook zelf categorieën zoals oudercontact, schoolreizen, herinneringen,
schoolfeest… aanmaken. Een rechtermuisklik op “berichtcategorieën” toont je de mogelijkheid
“Categorie toevoegen” bij de groene plus
. Geef de gewenste naam aan je categorie.
6.2.2Creëer standaardberichten
Je kan op twee manieren een standaardbericht toevoegen
Manier 1: standaardberichten klaarzetten via beheer standaa rdberichten


Klik op het groene plusje
bovenaan bij beheer standaardberichten om een
standaardbericht toe te voegen
Bepaal de categorie en geef een titel aan het standaardbericht. Kies ook of je een gewoon
standaardbericht of een standaard –sms wilt aanmaken. Schrijf je bericht en voeg toe als
standaardbericht.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Werken met standaardberichten
18
Manier 2: standaardbericht aanmaken wanneer je een nieuw bericht aanmaakt

Sla een nieuw bericht op als standaardbericht voor je het verstuurt.

Kies een categorie en geef het standaardbericht een passende naam.
6.3 Standaardberichten versturen



Om een standaardbericht te versturen, maak je een nieuw bericht aan met de groene plus
.
Selecteer het juiste medium (e-mail, intern bericht, sms…) en de gewenste contactpersonen,
en vul een onderwerp in.
Selecteer nu bij standaardbericht het gewenste standaardbericht
iOmniwize / iKklik Communicatie| Werken met standaardberichten
19

Van zodra je een standaardbericht hebt geselecteerd, merk je dit heel goed want de tekst
wordt niet-aanpasbaar.
TIP
MAAK WIJZIGINGEN IN STANDAARDBERICHTEN DOOR “GEEN
STANDAARDBERICHT” TE SELECTEREN
Van zodra je een standaardbericht selecteert om te versturen, wordt de tekst niet-wijzigbaar.
Geen nood, je kan het bericht wel degelijk nog wijzigen. Selecteer eenvoudigweg de optie “geen
standaardbericht”. De tekst van je standaardbericht blijft dan staan, maar je kan wel alle
wijzigingen doen die je wenst.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Werken met standaardberichten
20
7 Rapporten via e-mail versturen
Van zodra alle communicatiegegevens van de ouders werden ingevuld en het vinkje
“schoolcommunicatie” werd aangevinkt, kan je ervoor zorgen dat de ouders in de toekomst het
rapport ook in pdf-formaat in hun mailbox ontvangen!
Stap 1: Bepaal de afdruk-instellingen van uw rapport per periode

HTTP :// WWW . IOMNIWIZE . NET / MENU / RAPPORTEN LEERKRACHTEN / VAKKEN EN
PROEVEN / PERIODES

Ga als beheerder naar de rapportenmodule en ga naar het tabblad “periodes” in het menu
“Vakken en proeven”.

Selecteer een afdelingsjaar in de navigatiebalk links. Rechts komen nu de rapportperiodes
tevoorschijn.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Rapporten via e-mail versturen
21

Klik op het driehoekje links van een rapportperiode, je ziet nu de instellingen voor de afdruk.

Klik het potloodje
-
aan om alle afdrukinstellingen te tonen. Je ziet nu volgend venster:
Je ziet dat je over tal van mogelijkheden beschikt om de instellingen per leerjaar, graad of
vestiging te doen.
Geef je afdrukinstelling een naam
Vink “activeer (LP/mail)” aan
Selecteer bij type afdruk “rapporten”
Bij layout selecteer je “standaardrapporten.xsl” als uw rapport is samengesteld via de
rapportenstandaard.
Onder layout instellingen bepaal je specifiek met welke layoutinstelling (gemaakt via de
rapporten standaard) je de pdf van de rapporten wilt genereren.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Rapporten via e-mail versturen
22
Stap 2: Verstuur het rapport naar de ouders

HTTP :// WWW . IOMNIWIZE . NET / MENU / RAPPORTEN LEERKRACHTEN / AFDRUKKEN / PER
AFDELINGSJAAR (2 DE TABBLAD ) / SCHOOLCOMMUNICATIE



We gaan de rapporten naar de ouders versturen per afdelingsjaar of leerjaar.
Selecteer een afdelingsjaar uit de lijst
Selecteer bij “periode” het rapport dat u naar de ouders wilt versturen.
Kies een verzendend e-mailadres en eventueel een alias, bv. “De Bengeltjes Lokeren”
Klik nu bovenaan het e-mailicoontje
aan. Het rapport wordt onmiddellijk verzonden.
Je krijgt een foutenrapport als het rapport niet kon verzonden worden.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Rapporten via e-mail versturen
23
8 Alerts instellen op het zorgdossier
Wilt u steeds op de hoogte blijven van de wijzigingen in het zorgdossier van uw leerlingen?
In de rechterbovenhoek van uw scherm klikt u door naar “Mijn meldingen”. U kunt meldingen
instellen per klas, per leerling en per zorgtype.
Vink het oranje icoontje aan indien u deze meldingen per e-mail wilt ontvangen. Indien u dit wenst,
voegt u dit e-mailadres ook toe via menu – instellingen – gebruikersprofiel – e-mailadressen.
Vink het blauwe icoontje aan indien u de wijzigingen in het zorgdossier via een intern bericht wilt
ontvangen. Klik op ‘Opslaan en sluiten’.
Nieuwe berichten verschijnen rechts op het startblad.
iOmniwize / iKklik Communicatie| Alerts instellen op het zorgdossier
24
Indien u voor een bepaalde leerling of leerlingen op de hoogte wil blijven van aanpassingen op 1 of
meerdere zorgtypes dan kiest u :
1.
2.
3.
4.
5.
Specifieke leerling,
uit een vestiging
uit een klas
Selecteer de leerling(en)
Selecteer zorgtype(s)
In onderstaand voorbeeld wens ik telkens een intern bericht te krijgen als er iets wijzigt aan het IHP
(individueel handelingsplan) van Jana en Larissa uit K3
iOmniwize / iKklik Communicatie| Alerts instellen op het zorgdossier
25