Transcript Concept-verslag ALV 26 juni 2014
Verslag algemene ledenvergadering Langhenkel Orion , gehouden op 26 juni 2014 in de Sazahal.
Aanwezig: 43 leden en voltallig bestuur (Bart Knepper, voorzitter, Joke Emaus, secretaris, Charmaine Wijskamp, penningmeester en Sven Dassen, bestuurslid technische zaken, Martine Merckx, algemeen bestuurslid
1.
2.
Voorzitter opent de vergadering en kijkt terug op een prachtig seizoen: promotie degradatiewedstrijden met promotie van D1, D2 en H2, Jongens D hebben open club kampioenschappen gewonnen en de recreanten zijn landelijk tweede geworden.
Verslag algemene ledenvergadering 8 november 2013
Op de vraag of de sponsorcommissie al is uitgebreid, wordt negatief geantwoord.
Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
3.
Begroting 2014/2015, Contributie 2014-2015, prognoses seizoen 2013-2014
efficiënt gebruik van de hal en verhoging vrijwilligersbudget en opleidingsbudget.
Prognose voor lopende seizoen:
waarschijnlijk € Presentatie financiële situatie door de penningmeester. In een vraag- en antwoordronde worden stellingen voorgelegd aan de leden. De stellingen betreffen het aantal (jeugd)leden, opleidingsbudget, uitgaven voor vrijwilligers, huurbedrag hal, verlaging trainersbudget door 1000 voordeliger dan begroot. Eigen vermogen is na dit seizoen rond € 10.000.
Contributie:
verhoging als gevolg van Volleybalagenda Nevobo van € 0,65 per kwartaal per lid.
Meerjarenbegroting
: onzeker is hoe de baten zich gaan ontwikkelen. De begrotingsomvang is € 164.000. Belangrijk is om aan de batenkant nieuwe sponsoren te vinden. Lasten: zaalhuur en trainers hebben groot aandeel in de lastenkant. Roel Booij: Zijn er mensen gevonden voor Zwarte Cross ? Ja, en dit telt voor het nieuwe boekjaar mee omdat het evenement in juli aanstaande plaatsvindt.
drie leden geweest dit de financiële stukken hebben opgevraagd. leden, zal het boetebedrag teruggevorderd worden. bestuur volgt hierin het advies van de kascommissie.
Hennie van Haarlem vindt de toelichting te summier om tot vaststelling over te gaan. Er zijn Roel Booij: hoe worden boetes bij leden teruggehaald. daar waar het aan te rekenen is aan de Vriendenclub: de gelden worden buiten de verenigingsbegroting gehouden, omdat de vriendenclub een eigen potje heeft. De vereniging kan hier niet over beschikken en het Roel Booij: Zijn de inkomsten van de seizoenkaarten in de begroting verwerkt? Nog niet. Horen ereleden thuis in het rijtje van vrijwilligers, die korting krijgen op seizoenkaarten? Is nu geen rekening mee gehouden. Henk Bazen stelt voor om dit in heroverweging te nemen. Het bestuur neemt dit over en beluit de ereleden/voorzitter ook in aanmerking te laten komen voor korting op de seizoenkaarten voor de wedstrijden van Heren 1.
Vaststelling contributie 2014/2015 en de begroting 2014/2015.
De contributie 2014/2015 en de begroting 2014/2015 worden vastgesteld.
4.
5.
Huishoudelijk Reglement Orion 2014
Het afgelopen jaar is gewerkt aan het actualiseren van het huishoudelijk reglement. Roel Booij adviseert erelid cq erevoorzitter op te nemen in huishoudelijk reglement. Hij is van mening dat te slordig wordt omgegaan met in het verleden benoemde ereleden cq erevoorzitter Met inachtneming van deze wijziging wordt het huishoudelijk reglement vastgesteld.
Orion levendig en leidend, visie en strategie
Toelichting door Sven Dassen. In de toelichting wordt teruggegrepen op de werkgroepen, die vorig jaar zijn begonnen om de
Postbus 492 7000 AL Doetinchem Fortisbank. 93.60.29.706 KvK Arnhem nr. 40119825
6.
verenigingsstructuur te actualiseren. In februari 2014 is met 50 kaderleden een avond het thema kernwaarden besproken. Het resultaat is verwerkt en de lading was dat de kernwaarden de leden onderling verbinden en een verbinding maken met sponsoren, omgeving etc. De visie van de vereniging is om in breder perspectief alles wat noodzakelijk is om volleybal te spelen, ook te bieden. Er zijn vijf focusgebieden benoemd. Elk jaar worden doelstellingen geformuleerd. Het komende seizoen heeft aandacht nodig: 1. vrijwilligersbeleid, het zijn er veel die kostbaar werk doen en het zijn er ook te weinig. De aandacht zal bestaan uit het vragen aan vrijwilligers waar ze energie uithalen. 2. Vacatures die urgent zijn: wedstrijdsecretariaat inclusief scheidsrechters, ondersteuning ledenadministratie en kleding. 3. sponsorinkomsten verhogen 4. Communicatie en PR door Orion als sterk merk neer te zetten: zelfde lettertype, logo, briefpapier, website voor vereniging en stichting gezamenlijk. Structuur aanbrengen in gebruik social media. Lambiek Knepfle wordt bijvoorbeeld niet gevoed als webmaster terwijl facebook wel informatie bevat. Ook benadering van de pers gebeurt door aangewezen personen. Henk Bazen stelt voor nieuwe werkgroepen samen te stellen rondom de nieuwe focuspunten. BartJan van der Mark waarschuwt ervoor dat behoud van vrijwilligers hoge prioriteit moet hebben. Voorbeeld is wedstrijdsecretariaat: Paulien heeft het opgepakt als noodoplossing en de taak is te zwaar. Noodkreten van vrijwilligers worden niet door bestuur gehoord. Zorg dat belasting op de mensen niet te groot wordt. Misschien taken bij teams beleggen. Hennie wijst erop dat dit een paar jaar geleden al besloten is, maar het is blijven liggen. Het vrijwilligersplan moet er begin van het seizoen er liggen. De eisen van de bond aan de vereniging worden steeds hoger, zo zijn er 5 nieuwe scheidsrechters op regioniveau nodig. En de pool waaruit gevist kan worden, wordt erg klein. Hoe krijg je de wedstrijden allemaal bemand. Hoe krijg je trainers op alle teams? Rensje van Haarlem wijst erop dat dit allemaal voor de start van het seizoen geregeld moet worden. Andre Oosterink: Zorg voor het vrijwilligersbeleid wordt gedeeld door de vergadering. Nu zouden mensen moeten opstaan die met elkaar de schouders eronder zetten. Bart Jan had gehoopt dat er al stappen waren gezet. Het bestuur moet initiatief nemen, omdat met initiatieven tot nu toe te weinig gedaan is. Urgentie is er wel degelijk. De voorzitter zegt toe om binnen twee weken een overleg met technische commissie en bestuur te beleggen om besluiten te nemen. Verenigingsstructuur: het organisatieschema is nog een punt dat uitgewerkt moet worden. Sven Dassen beaamt dat de toename van het aantal scheidsrechters voorzien had kunnen worden. Het probleem is duidelijk, maar er wordt nog geen actie op genomen. Dat geldt ook voor de trainersbehoefte. Er is in verband met de werkdruk een splitsing van scheidsrechters- en wedstrijdsecretariaat nodig. Er zijn te weinig mensen met te veel taken bezig, waardoor ze overbelast worden. Henk Bazen stelt voor om vier mensen uit te zoeken, die een actieplan gaat opzetten binnen een week. Deze werkgroep gaat onmiddellijk aan de slag, onder leiding van een bestuurslid. Actieplan bevat korte- en lange termijn acties, zoals opleiding van scheidsrechters op hoog niveau. Plannen moet je kunnen vullen met mensen en dat is het probleem. Vergadering besluit een werkgroep in te stellen, die zich stort op scheidsrechters- en wedstrijdsecretariaat. Liefhebbers melden bij (nieuwe) voorzitter.
Samenwerking vereniging met stichting
Toelichting Martine Merkx: Het bestuur heeft samenwerking gezocht met de stichting Topvolleybal en er is afgesproken om naar buiten op te treden als een Orion. Er wordt een film getoond, waaruit blijkt hoe je samen op kunt trekken op de onderwerpen: gebruik hal, sponsoring, pr en communicatie, vrijwilligersbeleid, seizoenkaarten, jaarplan en overlegvergaderingen. Bij wedstrijden/toernooien kunnen vrijwilligers worden ingezet in bijvoorbeeld de kantine, waarvan revenuen ook ten goede komen aan de vereniging. Juridisch technisch zijn er twee juridische eenheden. Stichting en vereniging hebben ieder hun eigen
Postbus 492 7000 AL Doetinchem Fortisbank. 93.60.29.706 KvK Arnhem nr. 40119825
7.
verantwoordelijkheden. Op sommige zaken trek je samen op. De convenant is op een haar na klaar en is opgesteld in het licht van het door de ledenvergadering gegeven kader. Erik Veenstra maakt melding dat de besprekingen in goede sfeer en verbondenheid zijn verlopen. Er is geen uitwisseling van bestuursleden en het zwaartepunt ligt in de gezamenlijke werkgroepen. Een topsportomgeving heeft een iets andere uitstraling, de vereniging heeft vrijwilligers nodig, en dat heeft stichting top ook. Dat moet samen opgepakt worden. In de convenant leggen we vast dat er samengewerkt moet worden. Aandachtspunt is de bemensing van de werkgroepen. Roel Booij: Smits. Is er nu een stichting TOP en hoe is de bemensing daar. De stichting TOP bestaat uit de volgende bestuursleden: Erik Veenstra (penningmeester), Paul Bloem en Ben Spaai (manager en bestuurssecretaris), Wietsze Bosga (interim-voorzitter), Jan Dekker en Martin Convenant ligt er en moet getekend worden. De financiële zaken zijn afgedekt: het inschrijfgeld voor de nationale competitie moet bijvoorbeeld bij de vereniging op de bankrekening staan, voordat licentie door de vereniging wordt aangevraagd bij de Nevobo. De sponsorcommissie trekt samen op. Ben Spaai is centraal punt, die weet welke lijntjes er lopen. Er wordt pragmatisch samengewerkt. De seizoenkaarten-opbrengst is voor Heren 1. Dit roept de vraag bij de vergadering op waarom de vereniging dan stelt dat de inkomsten indirect weer terugvloeien naar de vereniging? Het bestuur beaamt dat hier een vergissing is gemaakt. De opbrengsten van de seizoenkaarten zijn uitsluitend voor de stichting TOP. Er komt een rectificatie richting leden. BartJan van der Mark informeert hoe de vertegenwoordiging van Orion bij de overlegvergaderingen van Nevobo is georganiseerd. Ook hier wordt samen opgetrokken, De vereniging heeft bij licentieaanvraag laten weten dat vereniging wordt vertegenwoordigd in de overlegvergaderingen door Ben Spaai.
Benoeming nieuwe voorzitter
Bart Knepper wordt onder dankzegging voor zijn jarenlange inzet voor Orion op zijn verzoek ontslagen als voorzitter.. De waardering wordt uitgesproken. Jeroen van Ree wil graag minimaal 12 maanden de kar trekken. Statutair wordt de voorzitter benoemd voor een periode van drie jaar. Jeroen heeft veel ideeën om in het komende jaar van betekenis te zijn voor de vereniging. De nieuwe sporthal zal hier een cruciale rol in gaan spelen. De vergadering besluit Jeroen van Ree te benoemen als nieuwe voorzitter. In de statuten/huishoudelijk reglement is voorzien in een eventuele eerder aftreden.
8.
R
ondvraag
Op de vraag waarom er geen trainersoverleg is geweest over de indeling van de teams antwoordt Marco Buiting dat een trainersoverleg lastig te organiseren bleek. Dit zit wel in de planning. Bij de jongens- en herenlijn is het al gebruikelijk. Bij de meisjes- en dameslijn moet het nog worden opgestart. Er is begonnen met mailcontact en het ligt in de bedoeling om dit verder uit te bouwen. Gevraagd wordt om transparantie omtrent de opbouw van de trainersvergoedingen en hoe het trainingsschema voor de nieuwe hal tot stand is gekomen. Marco Buiting antwoordt dat vooral gekeken is naar wat mogelijk was: beschikbaarheid trainers in combinatie met het door het bestuur meegegeven (streng) financieel kader: zoveel mogelijk alle wedstrijden en trainingen concentreren in de nieuwe hal, zo weinig mogelijk op externe locaties. De TC is binnen dat kader aan het zoeken gegaan naar de meest optimale invulling van het trainingsschema. Om met alle wensen van alle teams rekening te houden, is dat vrijwel onmogelijk. Versie 16 van het schema is nu vastgesteld en het is zo goed mogelijk getracht het passend te maken. Drie teams trainen extern: de CMV jonge jeugd vanwege binding met de wijk en Heren 2 traint met een laag budget extern. De situatie van Dames 2 is niet anders. Er is een combitraining met Dames 3 voorzien. De enige wens van Dames 2 was een keer op het wedstrijdveld trainen en daar is aan voldaan.
Postbus 492 7000 AL Doetinchem Fortisbank. 93.60.29.706 KvK Arnhem nr. 40119825
Bart Jan van der Mark vindt de houding van de bond ten opzichte van de vereniging treurig te noemen is.. Hier mogen we wel een keer tegengas geven. Belangrijk is dat TC en bestuur aanwezig zijn bij clusterbijeenkomsten. Het bestuur zet punten op een rij om als bespreekpunt te dienen voor Nevobo Per 1 juli 2014 vervalt de sponsornaam Langhenkel. Er wordt een nieuw logo ontworpen. Er is nog geen nieuwe hoofdsponsor. Aldus vastgesteld in de ledenvergadering van 12 december 2014 Joke Emaus secretaris