Transcript bijlagen - Het Platform Beroepsonderwijs

Inhoudsopgave bijlage
Bijlage 1
De productieplanning ......................................................... II
Bijlage 2
ISO normen verantwoordelijkheden .................................III
Bijlage 3
Overlegstructuren ............................................................... X
Bijlage 4
Werkinstructies ............................................................... XIII
Bijlage 5
Model van visser en vergoor ......................................... XIV
Bijlage 6
Toepassing PBOI Model: ................................................ XV
Bijlage 7
Statistische gegevens opsluitbank ................................. XVI
Bijlage 8
De nieuwe layout ......................................................... XVIII
Bijlage 1
De productieplanning
II
Bijlage 2
ISO normen verantwoordelijkheden
1.
DOEL
Het vastleggen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende
medewerkers, zodat het kwaliteitssysteem op de juiste wijze wordt beheerst.
2. DEFINITIES
2.1
VERANTWOORDELIJKHEID
De plicht van een persoon om rekenschap af te leggen aan:
een hogere persoon in de organisatie;
een collega met wie een operationele of functionele relatie bestaat.
(M.a.w.: de plicht om verantwoording af te leggen aan de directe chef en / of aan een
collega die op gelijke hoogte staat en waarmee samengewerkt moet worden).
2.2
BEVOEGDHEID
Het recht om een bepaalde activiteit uit te voeren.
(M.a.w. het mogen in een functie).
3.
VERKLARING VAN DE TEKENS
De medewerker met het ●- teken (zwarte bal), die staat afgedrukt bij zijn
verantwoordelijkheidsgebied, is verantwoordelijk voor de gang van zaken op dat
gebied. Het verantwoordelijkheidsgebied met de toevoeging ‘ * ‘ geeft aan dat elke
medewerker verantwoordelijk is voor zijn eigen gebied. De medewerker met het ●teken neemt de uiteindelijke beslissing en is daarop aanspreekbaar. Alvorens een
beslissing te nemen, moet de medewerker met het ●- teken advies vragen aan de
medewerker met het ○- teken (open bal / adviesplicht). De medewerker met het ○teken is niet verantwoordelijk voor de genomen beslissing, maar zal door de
medewerker met het ●- teken aangesproken kunnen worden op de kwaliteit van zijn
uitgebracht advies.
Bij ziekte of afwezigheid is automatisch de medewerker die in de hiërarchie boven de
afwezige staat, zijn vervanger met de daarbij behorende verantwoordelijkheden en
bevoegdheden.
III
Verantwoordelijkheidsgebieden
Acquisitie uitgevoerd
Offerte later gereed aan klant gemeld
Technische haalbaarheid vastgesteld
Haalbaarheid levertijd vastgesteld
Afwijkingen KVT en IGT aan klant gemeld*
Offerteprijs kleine werken bepaald
Offerteprijs grote werken bepaald
Calculatie en offerte gecontroleerd en getekend
Offertebrief verstuurd*
Offerte gevolgd
Vragen en opmerkingen n.a.v. offerte met klant
opgenomen*
Kredietwaardigheid getoetst
Opdracht in productieplanning opgenomen
Renovatiewerk ingemeten
Spoedorder bepaald
Directeur
Calculator A
Calculator B
Hoofd Bedrijfsbureau
Werkvoorbereiders
Administrateur
Kwaliteitsfunctionaris/planner
Bedrijfsleider
Voorman Deurenfabricage
Voorman Machinale
Voorman Voor- en Afmontage
Secretaresse
VERKOOP / CALCULATIE
○
●
○
● ●
●
○ ○
○ ●
● ●
●
○
●
○
●
● ●
○ ○ ●
○
○
● ●
○
● ○ ○
○
●
● ○
●
IV
Verantwoordelijkheidsgebieden
Offerte met opdracht vergeleken*
Afwijkingen KVT en IGT verwerkt*
Technische haalbaarheid getoetst*
Voorlopige tekeningen en opdrachtbevestiging
verstuurd*
Tegenopdrachtbevestiging opdrachtgever
gecontroleerd*
Wijz. gecontroleerd, verwerkt en verstuurd*
Meer/- minderwerk vastgesteld en bevestigd*
Meer/- minderwerk voor akkoord van klant
verkregen*
Werkmap beschikbaar*
Factuurbedragen (deel)-leveringen beschikbaar*
Hout- en/of diverse materialen projectmatig
ingekocht*
Projectmatige inkoop bevestigd*
Retourzending gemeld en afgehandeld*
Leveranciersbeoordeling uitgevoerd
Hout afgeroepen
Materialen besteld*
Afkort/- raam/-deurlijsten en productietekeningen
beschikbaar*
Tekeningen voorzien van BAR-code*
Opdracht aan productie overgedragen*
Tussentijdse wijzigingen aan bedrijfsleider
doorgegeven*
Gegevens gereed werk opgeschoond en
gearchiveerd*
Leveranciersdocumentatie bijgehouden
Principedetails vastgelegd
Jaarcontract beschikbaar
Inkoopprijs hout beschikbaar
Inkoopprijs diverse materialen beschikbaar
Directeur
Calculator A
Calculator B
Hoofd Bedrijfsbureau
Werkvoorbereiders
Administrateur
Kwaliteitsfunctionaris/planner
Bedrijfsleider
Voorman Deurenfabricage
Voorman Machinale
Voorman Voor- en Afrmontage
Secretaresse
WERKVOORBEREIDING / INKOOP
● ●
● ●
● ●
● ●
● ●
● ●
● ●
● ●
● ●
● ●
● ●
●
●
●
●
●
○
○
●
●
○
●
●
● ●
● ●
● ●
● ●
○
○
○
○
●
●
●
●
●
○
○ ○
●
○
V
○ ●
●
○ ●
● ○ ○ ○
○ ●
●
○
●
○
○ ●
○
●
● ● ●
● ● ●
● ● ●
●
○
●
●
○
●
●
○
○ ○ ○ ○
●
●
○
●
○
●
●
●
○
● ○ ○ ○
○
●
VI
Secretaresse
Voorman Voor- en Afmontage
Voorman Machinale
Voorman Deurenfabricage
Bedrijfsleider
Kwaliteitsfunctionaris/planner
Administrateur
Werkvoorbereiders
Hoofd Bedrijfsbureau
Calculator B
Calculator A
Verantwoordelijkheidsgebieden
Productieplanning bewaakt
Tussentijdse wijzigingen uitgevoerd
Order later gereed aan klant gemeld
Overwerk gepland
Transport gepland
Voorraad diverse materialen afmontage
bijgehouden
Voorraad hout bijgehouden
Ingangscontrole hout uitgevoerd
Afleverbon met bestelling gecontroleerd
Ingangscontrole diverse materialen uitgevoerd*
Afwijkingen n.a.v. ingangscontrole aan inkoop
gemeld*
Opslag hout / div. materialen / gereed product
gerealiseerd
Half-fabricaat / machinaal werk afgekeurd
Productie stopgezet
Onderhoud machines en gereedschappen
gerealiseerd
Storingen machines / gereedschappen opgelost
(Electrisch) handgereedschap beschikbaar
Eindcontrole uitgevoerd
Gereed product afgekeurd
Gereed product met tekortkomingen vrijgegeven
Producten voor transport gereed
Afleverbon ingevuld
Levertijd gerealiseerd
Werkzaamheden op bouwplaats uitgevoerd
Afvoer afval gerealiseerd
Directeur
PRODUCTIE
Secretaresse
Voorman Voo- en Afrmontage
Voorman Machinale
Voorman Deurenfabricage
Bedrijfsleider
Kwaliteitsfunctionaris/planner
Administrateur
Werkvoorbereiders
Hoofd Bedrijfsbureau
Calculator B
Calculator A
Verantwoordelijkheidsgebieden
Faxberichten verwerkt
Inkomende post verwerkt
Uitgaande post verwerkt*
Kas/bank/giro-mutaties verwerkt
Inkoopfacturen verwerkt
Verkoopfacturen verwerkt
Kredietlimiet bepaald
Debiteuren / kredietlimiet bewaakt
Crediteuren bewaakt / betaald
Projectresultaten gerapporteerd
Financiële verslagen gerapporteerd
Aangiften / betalingen belastingen gecontroleerd /
verwerkt
Aangiften / betalingen sociale verzekeringen
gecontroleerd / betaald
Arbo beleidsplan opgesteld
Arbo jaarplan opgesteld
Begroting (jaar) opgesteld
Subsidie aanvragen
Directeur
ADMINISTRATIE
●
●
● ● ● ● ● ● ● ●
○
●
○
●
●
○
○
●
○
●
○
○
●
○
●
○
●
○
●
○
●
●
○
○
○
○
○
●
●
●
●
○
VII
○
○
○
○
○
●
●
●
●
○
●
●
○
○
○
○
●
●
●
○
●
●
●
●
○
VIII
Secretaresse
Voorman Voor- en Afmontage
Voorman Machinale
Voorman Deurenfabricage
Bedrijfsleider
Kwaliteitsfunctionaris/planner
Administrateur
Werkvoorbereiders
Hoofd Bedrijfsbureau
Calculator B
Calculator A
Verantwoordelijkheidsgebieden
Bezetting afdelingen gerealiseerd
Personeel geworven en geselecteerd
Stagiaires beschikbaar
Uitzendkrachten beschikbaar
Formulierenstroom in- en uit dienst treden
personeel verwerkt
Personeelsdossiers bijgehouden
Personeel ingewerkt
ADV-dagen en vakanties vastgesteld
Functioneringsgesprekken gehouden*
Opleidingsplan vastgesteld / aangepast
Opleiding jaarverslag gerapporteerd
Loonadministratie verwerkt
Subsidies aangevraagd
Directeur
PERSONEELSZAKEN
●
●
Voorman Voor- en Afmontage
Secretaresse
Voorman Machinale
Voorman Deurenfabricage
Bedrijfsleider
Kwaliteitsfunctionaris/planner
Administrateur
Werkvoorbereiders
Hoofd Bedrijfsbureau
Calculator B
Calculator A
Verantwoordelijkheidsgebieden
Doelstellingen beschikbaar*
Beleid en doelstellingen gerealiseerd*
IKB weekoverzichten beschikbaar
Notulen productieoverleg beschikbaar
Externe klachten geregistreerd
Externe klachten afgehandeld
Documenten goedgekeurd / geautoriseerd
Procedures / werkinstructies beschikbaar
Kalibreren gereedschappen
Managementbeoordeling beschikbaar
KOMO-certificaten verstrekt en kopieën
gearchiveerd
Verkregen KOMO- en garantiecertificaten
gearchiveerd
Documentatie NBvT, SKH, en IGT gearchiveerd
Documentenlijst beheren
Klanten klanttevredenheidsonderzoek geselecteerd
Vragenlijst klanttevredenheidsonderzoek
beschikbaar
Bedrijfsbezoek verzorgt
Analyse klanttevredenheidsonderzoek beschikbaar
Directeur
KWALITEITSZORG
●
●
●
●
○ ○ ○ ○ ○ ○ ● ○
●
○ ○
●
●
○
●
○
○
● ○
●
●
○
●
●
○
●
○
● ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
○
○
●
●
○
IX
Bijlage3
Overlegstructuren
1.
DOEL
Waarborgen dat er doelmatig vergaderd wordt.
2.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
De voorzitter van de betreffende vergadering is verantwoordelijk voor het tijdig
en volgens de richtlijnen houden van de vergaderingen. In overleg met de
betrokkenen kan een vergadering uitgesteld worden. Aan het begin van het jaar
maakt de kwaliteitsfunctionaris (KF) met behulp van Registratieformulier 1-2-101 een overlegplanning.
3.
SOORTEN OVERLEG
3.1
Doel
KADER OVERLEG
: Informatief en oordeelvormend t.a.v. van zaken uit de
voorbereidende en afrondende fasen.
Deelnemers
: Directeur, bedrijfsleider (voorzitter), kwaliteitsfunctionaris,
medewerkers calculatie, werkvoorbereiding secretaresse en
administratie.
Agendapunten
: 1. Opening;
2. Notulen vorig overleg;
3. Knelpunten planning;
4. Activiteitenlijst / afspraken;
5. Rondvraag waarbij iedereen de kans krijgt om zijn opof aanmerkingen te geven, zodat deze bespreekbaar
worden;
6. Sluiting.
Frequentie
: Indien gewenst
Notulen
: Wordt verzorgd door de kwaliteitsfunctionaris en wordt aan
alle deelnemers verstrekt.
3.2
Doel
WERKVOORBEREIDING
: De voortgang m.b.t. de werkvoorbereiding bespreken en
eventuele knelpunten op te lossen.
Deelnemers
: Hoofd Bedrijfsbureau (voorzitter), Bedrijfsleider/ planner
en werkvoorbereiding.
Agendapunten
: 1. Opening;
2. Knelpunten weekplanning;
3. Sluiting.
Frequentie
: Wekelijks, 8.30 uur
Notulen
: Er wordt niet genotuleerd.
3.3
Doel
CALCULATIE
: De voortgang m.b.t. de calculatie bespreken en eventuele
knelpunten op te lossen.
X
Deelnemers
Agendapunten
Frequentie
Notulen
: Hoofd Bedrijfsbureau (voorzitter), calculators.
: 1. Opening;
2. Knelpunten weekplanning;
3. Sluiting.
: Wekelijks, 8.45 uur
: Er wordt niet genotuleerd.
3.4
Doel
IKB- OVERLEG
: De voortgang m.b.t. het kwaliteitssysteem bespreken en
eventuele knelpunten op te lossen.
Deelnemers
: Hoofd Bedrijfsbureau (voorzitter), kwaliteitsfunctionaris,
Directeur en bedrijfsleider.
Agendapunten
: 1. Opening;
2. Voortgang IKB;
3 Sluiting.
Frequentie
: Indien gewenst: in combinatie met het overleg productie
voortgang.
Notulen
: Indien nodig wordt er genotuleerd.
3.5
OVERLEG PRODUCTIE VOORTGANG
Doel
: Informatief t.a.v. productievoortgang en transportplanning.
Deelnemers
: Bedrijfsleider (voorzitter), voorman machinale, voorman
voormontage, voorman afmontage en
kwaliteitsfunctionaris. Op wederzijds verzoek kan de
werkvoorbereiding ook deelnemen aan het overleg.
Agendapunten
: 1. Bespreking productievoortgang;
2. Bespreking transportplanning;
3. Bespreking Arbo;
4. Rondvraag.
Frequentie
: 2 a 3 maal per week, aansluitend aan ochtendpauze.
Notulen
: Op basis van dit overleg worden de productie- en
transportplanning bijgesteld. Indien nodig, wordt een
nieuwe planning verstrekt. Er worden geen notulen
gemaakt.
XI
3.6
OVERLEG MANAGEMENTTEAM
Doel
: Informatief en oordeelvormend t.a.v. algemene zaken.
Deelnemers
: Directie, bedrijfsleider, Hoofd bedrijfsbureau en eventueel
kwaliteitsfunctionaris.
Agendapunten
: 1. Opening;
2. Notulen vorige vergadering;
3. Activiteitenlijst;
4. Financiële zaken;
5. Personeelszaken;
6. Arbeidsomstandigheden;
7. Wisselend thema;
8. Rondvraag;
9. Sluiting.
Frequentie
: 2 maal per vier weken
Notulen
: Indien gewenst wordt deze verzorgd door de
kwaliteitsfunctionaris en
wordt aan alle deelnemers verstrekt.
3.7 OVERLEG MET GEHELE PERSONEEL
Doel
: Informatief t.a.v. algehele stand van zaken binnen het
bedrijf.
Deelnemers
: Directieleden inclusief alle personeelsleden.
Agendapunten
: 1. Bespreking algehele productievoortgang;
2. Personeelszaken;
3. Actuele onderwerpen;
4. Rondvraag.
Frequentie
: 1 a 2 maal per jaar.
Notulen
: Wordt verzorgd door de administrateur en ligt ter inzage bij
de notulist.
3.8
IKB REGISTRATIEFORMULIEREN
Iedere eerste werkdag van de week neemt de kwaliteitsfunctionaris de
registratieformulieren van de voorgaande week in. Deze verwerkt de IKB
registratieformulieren in een IKB weekoverzicht. De IKB weekoverzichten worden de
eerste werkdag gepubliceerd in de kantine. De kwaliteitsfunctionaris, de directie,
bedrijfsleider en voormannen, beoordelen ieder voor zich en mede op basis van
voorgaande weekoverzichten, of een probleem nader onderzocht moet worden. Dit
wordt aan de kwaliteitsfunctionaris doorgegeven die vervolgens een MTV-formulier
(Maatregel Ter Verbetering) invult. Hierdoor ontstaan diverse kleine
verbeterprojecten waar alleen de nodige medewerkers bij betrokken worden. De
voortgang en verantwoordelijke worden per uit te voeren maatregel bepaald.
XII
Bijlage 4
Werkinstructies
XIII
Bijlage 5
Model van visser en vergoor
XIV
Bijlage 6
Toepassing PBOI Model:
Voorraad (niveau)
*Intern transport
*Opslag capaciteit/ voorraad
locaties/ lay-out
Planning
* Machine capaciteit
* opslagcapaciteit
B
*Productie planning
*K.O.O.P.
*Voorraad hoogte
*Productie planning
*K.O.O.P.
*Proces beheersing
*Voorraad hoogte
O
*Wie verzorgt inkoop
*Interne communicatie
*voortgangsoverzichten
*Personele
planning/bezetting
*geautomatiseerd systeem
(ERP)
*Planningsborden
*Voortgangsoverzichten
P
I
Doorlooptijd
*Machine capaciteit
*Transport middelen
*Product karakteristieken
*Proces inrichting (lay-out)
*Productie planning
*K.O.O.P.
*Proces beheersing
*Interne communicatie
*Geautomatiseerde
systemen
*werkinstructies
XV
Bijlage 7
Statistische gegevens opsluitbank
Kolom1
Gemiddelde
Standaardfout
Mediaan
Modus
Standaarddeviatie
Steekproefvariantie
Kurtosis
Scheefheid
Bereik
Minimum
Maximum
Som
Aantal
Betrouwbaarheidsniveau(95,0%)
26.53571
0.862938
25.5
25
4.566238
20.85053
-0.66567
0.432311
17
19
36
743
28
1.770601
Het gemiddeld aantal seconden dat mensen moeten lopen, ligt op 26 seconden.
Het totale proces duurt 6 minuten. Dit betekent dat ruim
7% van de tijd mensen bij de opsluitbank aan het lopen zijn.
Er moet worden opgemerkt dat kozijnen één voor één worden vervoerd.
Er valt op de transporttijd te besparen,
door bijvoorbeeld een soort pallet/stelling neer te zetten waarop meerdere kozijnen passen.
Hierdoor kan de frequentie in een uur omlaag, wat zou betekenen dat er tijdswinst plaatsvindt.
XVI
Statistische gegevens voormontage
Kolom1
Gemiddelde
Standaardfout
Mediaan
Modus
Standaarddeviatie
Steekproefvariantie
Kurtosis
Scheefheid
Bereik
Minimum
Maximum
Som
Aantal
Betrouwbaarheidsniveau(95,0%)
56.84
19.50296
33.2
#N/B
43.60995
1901.828
-2.86751
0.419574
96
11
107
284.2
5
54.14902
Conclusie:
De tijd die het kost om verschillende producten te halen is hoog.
Dit komt met name doordat in de steekproef een medewerker
heel
ver moest lopen om zijn grondstoffen te halen.
De frequentie is door handigheid van de medewerker gelukkig niet zo hoog, maar wel
hoger dan dat anderen op de afdeling bezig zijn om de spouwframes bij hem op te halen.
Dit betekent dat het gemiddeld aantal
seconden waarin gelopen wordt om grondstoffen/gerede spouwframes op te halen
een vertekent beeld vertonen.
Na analyse van de gegevens blijkt dit ook uit de standaardeviatie.
Deze bedraagt maarliefst 43,6 seconden. Een andere oorzaak is de geringe
steekproef.
Het moge i.i.g. duidelijk zijn dat de medewerker die de spouwframes maakt
heel lang moet lopen om verschillende grondstoffen te verzamelen.
Een ander bijkomend probleem op de voormontage is dat mensen sommige spouwframes
niet meer kunnen vinden aangezien de voorraad vrij wordt ingedeeld.
Dit wil dus zeggen dat de spouwframes die klaar zijn worden neergelegd waar men plaats heeft.
Dit zorgt voor veel onduidelijkheid over de locatie.
Het zoeken naar de spouwframes kost veel te veel tijd.
XVII
Bijlage 8
De nieuwe layout
XVIII