Transcript Aanwezigheidsregistratie op werven

Aanwezigheidsregistratie
op werven
3de infosessie 22 okt 2014
programma
•
•
•
•
•
•
•
Verwelkoming
Toelichting regelgeving aanwezigheidsregistratie
Hoe implementeren? Praktische demo
Pauze
Hoe kan technologie hierbij helpen?
Vraag en antwoord
Conclusie gevolgd door broodjesmaaltijd
2
Dit event kwam mede tot stand door:
3
programma
•
•
•
•
•
•
•
Verwelkoming
Toelichting regelgeving aanwezigheidsregistratie
Hoe implementeren? Praktische demo
Pauze
Hoe kan technologie hierbij helpen?
Vraag en antwoord
Conclusie gevolgd door broodjesmaaltijd
4
programma
•
•
•
•
•
•
•
Verwelkoming
Toelichting regelgeving aanwezigheidsregistratie
Hoe implementeren? Praktische demo
Pauze
Hoe kan technologie hierbij helpen?
Vraag en antwoord
Conclusie gevolgd door broodjesmaaltijd
5
Met dank aan de volgende spnsors:
6
programma
•
•
•
•
•
•
•
Verwelkoming
Toelichting regelgeving aanwezigheidsregistratie
Hoe implementeren? Praktische demo
Pauze
Hoe kan technologie hierbij helpen?
Vraag en antwoord
Conclusie gevolgd door broodjesmaaltijd
7
CASE- DUIGLOBAL
8
MobiTime @ Docks Bruxsel
Ons geval
• Vanaf de 01 april, zijn de bedrijven van het bouwsector
onder de druk
• Hun objectief? De oplossing vinden om wetverband in orde
te zijn terwijl :
Een minimum administratieve werk houden,
User Friendly voor het personeel,
Best pratices en betalbaar kosten combineren
Het Docks werf is :
• Tot 700 arbeiders / dag
Verloren tijd op het werf en administrieve werk beperken
• Aanwezigheid van Belgische en buitenlanders aarbijders
Aarbeidersgegevens invulling verminderen
• +/- 200 ondernemers
De verschillende betrokken maatschappijen centraliseren
• 56 000 m² Grondbouw
Rap aanwezigheidcontroles op een breed oppervlak maken
• 2 aparte ingangen
Flexibiliteit van de locatie van de prikkloken
Hoe hebben wij op hun
noden beantwoorden?
Tot 700 arbeiders per
dag
Rap scoorsysteem (slechts
een paar seconden) en
automatische naar de RSZ
verzonden
Aanwezigheid van
Belgische en
buitenlanders aarbeiders
Toegevoegde lezers compatibele
met de ConstruBadge en Limosa
gegevens.
+/- 200 verschillende
ondernemers
Cascade overzicht van de
bedrijven en alle ketel van de
ondernemers
56 000 m²
grondbouw
Mobitime met een
batterijhouder
2 aparte ingangen
Gesynchroniseerd Mobitime
systemen delen dezelfde
gebruikersgegevens database,
Mobitime oplossing
Aanwezigheid registrerend
oplossing:
• Mobile
• User friendly
• Robuust
MobiTime
• Multimodale prikklok per
badges, ConstruBadges,
QR Code of
vingerafdruklezer
• Bekijk de aanwezigheden
van uw personeel in real
time op tablet, smartphone
of PC
Historisch en verslagen
• Aanwezigheden en activiteiten
verslagen
• Automatisch herstel van de
gegevens op PDF of CSVV files
• Aankomst en vertrek uren,
vertragingen en afwezigheden
controleren
Wervenoverzicht
Géolocalisatie van alle
uw werven dankzij de
Mobitime
Onmiddelijke alarm
Vraag uw eigen
opvolgingsalarmen die via
mail of SMS verzonden
worden
De MobiTime geeft ook de kans van:
Mobieleploegen controleren
•
•
Overzicht van de start van de missie, interventieplaatsen en de levertijd
van het personeel
De activiteit en prestaties van u ploeg analyseren
Stockbeheer
•
•
Mobile Stock voor uw onderhoudploegen
Stock op site in uw stappelplaats, …
Bedankt !
CASE
24
Welcome
Case Cegelec
Frederick Scraeyen – Project Manager Suivo
Geo Solutions
•
•
•
•
•
•
•
Belgian Geo-ICT company
10+ years experience in GEO Technology
475+ active customers, 11,760 + vehicles
70+ employees
Turnover in 2013 + 13 Mio
Offices in Antwerp, Gentbrugge, Hasselt, Wavre
Cronos Groep (3,000 employees, 150 companies)
Geo Solutions - Divisions
•>>G I S
• Advice
• Analysis
• Development
• GEO-Data
• GISConsultancy
• >> M O B I
L E
• Advice
• Analysis
• Development
• Applications for
the Enterprise
Mobile
Workforce
• >> L B S
• Track & Trace
• Fleet
Management
System
Track and Trace
Time registration
(mobility allowence)
Planning and dispatch
Presence control
(Checkin@Work)
ECO driving
Specific navigation
Custom reporting
Special equipment
parameters
Auto Tacho download
Temperature checks
Fuel checks
Maintenance checks
…
Cegelec eliminates risk of penalties &
minimized workload of CheckInAtWork
with Checkin@Suivo
VINCI Energies Belgium
VINCI Energies serves public authorities & business customers,
helping them to deploy, equip, operate and optimize their
energy transport and communication infrastructure, industrial
facilities and buildings.
In Belgium, VINCI Energies employs nearly 2.000 people &
operates through 7 brands:
Cegelec stands for quality and knowledge in:
• building techniques,
• industrial & commercial refrigeration,
• infrastructure and
• fire protection.
In Belgium, 500 mobile workers are spread over the 4 companies
operating with the brand Cegelec:
•
•
•
•
CEGELEC
CEGELEC REFRIGERATION
CEGELEC INFRA TECHNICS
CEGELEC FIRE SOLUTIONS
Cegelec’ s Challenge
As of April 1, 2014 the law of December 8, 2013 started to
operate with a transition time of 6 months until 1/10/2014.
Challenge:
Find a simple and digitalized solution to assure the correct
attendance registration at temporary and mobile construction
sites for 500 mobile workers in 4 different companies before
1/10/2014.
What Cegelec believed should be
possible …
...but wasn't yet?
- Existing solution: Tracking system was installed only in parts of
the fleet
- New solution: Automated solution = !!! Need of integration!!!
- Price: Solution should be in proportion to the effort “saved”
- Timing: Find an automated solution in a short timeframe
(Cegelec did not directly start to search on 1/4/14....)
Challenge | Usergroup
Management
• Avoid operational challenges & stress for employees
• Need of immediate automated solution starting on 1/10
Planner / Administration
• Troubled by (the potential of) a lot of manual work
• Fearful of ‘unknown’ workload (unclearness of law and
rules)
Mobile workers
• Obligation to badge
• Frightened of making errors
• Afraid to cause company & personally substantial penalties
Challenge | In Numbers
500 people & 1-2 registration / day 500-1.000 registrations/ day =
10.000 - 20.000 registrations / month
Cost manual registration:
10.000 - 20.000 registrations with 1 minute / manual
registration
Example of 20.000 Minutes / month =
• 20.000 / 60 Min = 333 h / month
• 333h / 8h per day = 41 days = 2 FTE’s
Risk of errors:
2% “error margin” (*) = 400 errors / month
• Could run into a penalty (600-3600 EUR/ case)
• Cause additional workloads to find error and correct it
* Estimated % based on manual data entry
Cegelec Solution
Suivo Tracking System
& ID Badges
Suivo Time Clock Terminal
& ID Badges
Pluspoint:
Both systems support multiple technologies of badges
allowing to re-use the existing badges.
Cegelec Solution
In-Car
At construction site
*Mobile solution also possible, e.g. Garmin
Timing | Implementation Solution
• 01/09 | Order 350 Suivo ID badges &
47 Suivo Time Clock Terminals and 40
Vehicles Terminals
• 15/09 | Test phase of 2 weeks ‘semi-automated’
to check if registration is running 100%
correctly.
• 01/10 | CheckInAtWork running fully
automated
Indicators of success
• 1 single, easy-to-use solution
• Lowest possible investment to get a 100% digitalized solution
• Extend existing working tool
– Administration employees were familiar with Suivo
– Suivo Tracking System & badges: known by construction
workers
Both teams needed less time & training for set-up
• Ability to meet the timeframe of 1/10
• Additional advantage:
Checkin@Suivo leverages basic data to automate time
registration in the future (data connected to SAP)
Your questions are welcome.
CASE
41
Dominique Gobert
agenda
1. The right tool for the job
2. KISS : Keep It Simple, Stupid
3. Manage by exception
4. Think out of the box
OKTOBER
22
43
The right tool for the job
Welke oplossing past best bij uw situatie?
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
44
THE RIGHT TOOL
Welke opties biedt pin.all?
Badgen
SMS / begeleid bellen
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
45
THE RIGHT TOOL
Wat beïnvloedt de keuze?
Aantal personen
Frequentie van de bezoeken
Aantal locaties
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
46
THE RIGHT TOOL
Wanneer badgen?
Veel personen
Frequent bezoek
Voorbeelden
Hoofdaannemer werf
Een periode van intensieve onderaanneming (veel personen)
Cleaning sector
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
47
THE RIGHT TOOL
Wanneer sms?
Sporadisch bezoek
Veel locaties
Geen vaste “ingang” (mobiele werven)
Voorbeelden
Service-techniekers
Beperkte periode van onderaanneming
Cleaning sector
Combineren van badgen en sms’en
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
48
KISS : Keep It Simple,
Stupid
De kracht van de eenvoud
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
49
KISS
Eenvoud voor de personen op de werf (1)
Registreren via badge
Construbadge
Eigen badge
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
50
KISS
Eenvoud voor de personen op de werf (2)
Registreren via sms
1 locatie = 1 telefoonnummer
o
Voordeel : altijd zelfde bericht
Bericht
o
Ondernemingsnummer + rijksregisternummer
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
51
KISS
Eenvoud voor de administratieve
medewerkers (1)
Intuïtieve menustructuur
Eenvoudige schermen
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
52
KISS
Eenvoud voor de administratieve
medewerkers (2)
Duidelijke feedback van de Checkinatwork-melding
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
53
KISS
Eenvoud voor de administratieve
medewerkers (3)
SMS / eigen badge: minimum aan beheer
Beheer personeel
Badgewriter
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
54
KISS
Eenvoud voor de administratieve
medewerkers (4)
Construbadge: GEEN beheer
de beschikbare data wordt gebruikt om
o
een nog niet gekende onderaannemer automatisch aan te maken
– ondernemingsnummer
o
een nog niet gekende persoon automatisch aan te maken
–
–
–
–
naam
voornaam
rijksregisternummer
koppeling aan onderneming
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
55
KISS
Eenvoud voor de IT-afdeling
pin.all = cloud-oplossing
geen interne server nodig
geen zorgen
back-up
o up-time
o
geen client-installatie
geen upgrade-kosten
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
56
Manage by exception
De juiste signalen
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
57
MANAGE BY EXCEPTION
Geen signaal = geen zorgen
pin.all zorgt voor een volledig geautomatiseerde melding bij
Checkinatwork
geen manuele tussenkomst nodig
binnen de minuut na tikking
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
58
MANAGE BY EXCEPTION
Wanneer manueel ingrijpen ? (1)
Checkinatwork-foutmelding
ErrorCod
e
2
3
4
ErrorDescription
Invalid companyId node content. Invalid KBO/BCE number
Invalid limosaId node content. Invalid Limosa meldingsplicht/ number
Invalid WorkPlaceId node content. Invalid Déclaration de Travaux/Aangifte van Werken
number
5
Invalid INSS node content. Invalid INSZ/INSS number
in basis-data
6 foutenInvalid
registration date (only today or tomorrow are allowed)
u hoeft dit niet zelf te controleren: alert-mail
corrigeren en vanuit pin.all opnieuw doorsturen
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
59
MANAGE BY EXCEPTION
Wanneer manueel ingrijpen ? (2)
Annuleren van een Checkinatwork-registratie
CancellationReason
Holiday
Disease
Planning
C32A
vanuit pin.all
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
60
Think out of the box
Voor de meerwaardezoeker
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
61
THINK OUT OF THE BOX
Vertrek melden? Een aanrader! (1)
Aanwezigheidscontrole iedere minuut van de dag
Werfleider
Veiligheidscoördinator
Personeelsdienst
Onderaannemer
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
62
THINK OUT OF THE BOX
Vertrek melden? Een aanrader! (2)
Nuttige info voor externe pakketten
Planning
Nacalculatie
Facturatie
Loonadmin
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
63
Conclusie
Wrap-up
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
64
CONCLUSIE
Samenvatting pin.all
pin.all is een complete oplossing
Eenvoudig in gebruik
Eenvoudig te beheren
Alerts
Uitbreidbaar
© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden
65
CASE
66
CheckinatRAM
Aanwezigheidsregistratie op werven
www.ram.be
RAM Mobile Data
• 20 jaar ervaring Mobiele data communicatie
• RAM Infotechnology
• www.track-and-trace.be sinds 1998
• Mobiliteitsvergoeding
• Mobiele tijdsregistratie
• Partner Confederatie Bouw sinds 2005
• ISO 27001, NICTIZ, NEN7510
CheckinatRAM
Voor wie
• Eigen personeel
• Onderaannemers
• Buitenlanders
Hoe
• App
• Track-and-trace
• Eigen badges
• Construbadge
• Limosa L1document
• Werfmelding document
• Planning
CheckinatRAM
Real-time registratie
• Voertuig
• Werf
• App
Pre-registratie
• Planning PME
• ERP
CheckinatRAM Web portaal
Regelgeving RSZ : real-time registratie
CheckinatRAM badges
Voertuigen en werven
• Dallas key, RFID, NFC
• Construbadge
CheckinatRAM QR scan
• Werflezer
• App
CheckinatRAM
• Real-time registratie
In het voertuig
• Personeel
Op de werf Construbadge lezer
• Personeel
• Onderaannemers
CheckinatRAM App
• Personeel
• Onderaannemers
CheckinatRAM App
Meerdere talen
Nederlands
Pools / Polski
Frans / Français
Roemeens / Română
Engels / Englisch
Tjechisch / Čeština
Duits / Deutch
Slowaaks / Slovenščina
Spaans / Español
Lithouwen / Latviešu
Portugees / Português
Bulgaars / Български
Italiaans / Italiano
Hongaars / Magyar
Turks / Türkçe
CheckinatRAM App
Regelgeving RSZ : pre-registratie
CheckinatRAM
• Pre-registratie
CheckinatRAM
• All-in one
All-in One
Aannemer
Planning
ERP
Badge in voertuig
App
Construbadge
(werfklok)
QR Limosa
Onderaannemer
02-715.25.11
Aanwezigheidsregistratie op werven
www.ram.be
www.track-and-trace.be
programma
•
•
•
•
•
•
•
Verwelkoming
Toelichting regelgeving aanwezigheidsregistratie
Hoe implementeren? Praktische demo
Pauze
Hoe kan technologie hierbij helpen?
Vraag en antwoord
Conclusie gevolgd door broodjesmaaltijd
86
programma
•
•
•
•
•
•
•
Verwelkoming
Toelichting regelgeving aanwezigheidsregistratie
Hoe implementeren? Praktische demo
Pauze
Hoe kan technologie hierbij helpen?
Vraag en antwoord
Conclusie gevolgd door broodjesmaaltijd
87