Transcript algemene voorbereidingen verbonden aan een wedstrijd vkf – bkf

Vleugel van de Belgische Karate Federatie vzw
Via de Belgische Karate Federatie vzw aangesloten bij:
European Karate Federation
World Karate Federation
Belgisch Olympisch Interfederaal Comité
MULTISTIJL
ALGEMENE VOORBEREIDINGEN VERBONDEN AAN EEN WEDSTRIJD
VKF – BKF – BO
TAAK
Aanvraag vd wedstrijd ad Raad van Bestuur dmv
het daartoe voorziene formulier (in bijlage)
VERANTWOORDELIJKE
WANNEER
VOLDAAN
Niet van toepassing
NA SCHRIFTELIJKE TOESTEMMING VOOR HET INRICHTEN VD WEDSTRIJD
Reservatie van de sporthal
Samenstellen hulpploegen
Reservatie Rode Kruis (kumitewedstrijden)
Reservatie geluidsinstallatie
Controle geluidsinstallatie
Reservatie wedstrijdmateriaal en –matten +
betaling van de waarborg
Toegangskaarten of tickets
Reservatie lunch
Pers contacteren (persconferentie – persmap)
Perskaarten op naam voorzien (B.O.)
Ophalen wedstrijdmateriaal en –matten + bekers
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
!!verhuiswagen met mogelijkheid van de matten vast te
zetten!! (geen container!)
Klaarzetten van de zaal
Bewegwijzering
Kassa +wisselgeld (toeschouwers)
Onthaal genodigden, pers, radio, tv, regionale tv
Controle ingang en kassa
Publiciteitsborden
Terugbrengen wedstrijdmateriaal en -matten
Plakband (tape ) wedstrijdvloer
Aanvragen parkeerplaatsen bij gemeente
Wedstrijdklokken
Opmaak mooie kleurenaffiches
dmv subsidies gemeente of sponsoring
Bepalen van toegangsprijs (€) – deelnameprijs (€)
Wedstrijdinfo opstellen
Inschrijvingsmodus op site
Uitnodigen scheidsrechters
Uitnodigen timekeepers )
(+ stagiair-scheidsrechters: extra)
Consumptiebonnen (scheidsrechters – officiëlen)
Reservatie dokter
Sponsor federatie contacteren (promotiestand)
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
CLUB
RVB
Bestelling bekers – medailles controle bekers
Controle vergunningen VKA
Correspondentieadres: Brusselsesteenweg 86A - 9280 Lebbeke
Tel: 0032-52/34 33 01 Fax: 0032-52/34 33 02
Email: [email protected]
Controle vergunningen VKV
Controle vergunningen FFKAMA
Aanduiden helpers Raad van Bestuur
 Coördinatie bij het aanmelden
 Beslissingsrecht bij betwistingen
(betalingen, gewicht,…)
 ….
Verzekering vrijwilligers (Arena)
Badge fotograaf
Uitnodigingen genodigden
Badge genodigden (10-tal)
Aanduiden scheidsrechters, timekeepers
Vraag aan VKV en BKF-site: info op site
Vraag aan VKV om adressen clubs
Gent stuurt documenten mee met mailing
Vraag aan FFK om adressen clubs
Clubs aanschrijven
Aankondigingen: affiches(met vermelding
webadres federatie), pamflet, VKF-nieuwsbrief
NA DEADLINE INSCHRIJVINGEN
Lottrekking
Controle inschrijvingen
Wedstrijdformulieren
Verzekeringspapieren
Verwerken van wedstrijdresultaten
Terugstorten waarborg na eindcontrole materiaal
Contact houden met de organisators
Coacharmbanden
KM-vergoeding document:
Arbiters – Timekeepers – Officiëlen
Opstellen begeleidend schrijven coaches
Opstellen procedure voor aan wedstrijdtafel (oa
met doel kamperskaart
Opstellen kamperskaarten (BO)
Tijdsschema
Trekking + tijdsschema op site zetten
Deelnemers op site plaatsen
DAG ZELF VAN TORNOOI
Optekenen van wedstrijdresultaten
Controle kampers en coaches
NA TORNOOI
Controle wedstijdmateriaal (boxen + aantal matten)
Wedstrijdresulaten online zetten
Andere vleugels
RVB
SR-COMMISSIE
Correspondentieadres: Brusselsesteenweg 86A - 9280 Lebbeke
Tel: 0032-52/34 33 01 Fax: 0032-52/34 33 02
Email: [email protected]