Transcript Verslag activiteiten en financiële verantwoording 2013

Verslag van activiteiten en
financiële verantwoording 2013
Verslag van
uitgeoefende activiteiten 2013
Het productieteam van De Grote Prijs kijkt terug op een prachtig jaar 2013 en wil haar
artiesten, gasten, medewerkers, sponsoren en andere direct betrokkenen hartelijk
danken hun bijdragen aan de shows! Ieder jaar streeft het productieteam naar
verbetering en vernieuwing. Dit jaar hebben wij dit gevonden in de nieuwe aanpak
van licht en video rond De Grote Prijs, maar ook in het verder inrichten van de
stichting, haar vrijwilligers en het lanceren van onze nieuwe website.
Activiteiten aangaande de Stichting zelf
Op 7 november 2012 is Stichting De Grote Prijs opgericht. In dat jaar heeft het
bestuur gewerkt aan de feitelijke oprichting, financiële inrichting, bestuurlijke
inrichting en het opstellen van het beleidsplan 2013. De subsidie van Gemeente
Heerhugowaard was aangevraagd en goedgekeurd.
In april 2013 is de Stichting vanaf moment van oprichting aangemerkt als ANBIstichting. Doordat De Grote Prijs al had plaatsgevonden, was werving van donateurs
cq bewegen van sponsoren om (extra) te doneren niet meer mogelijk. In 2013 bleek
dat De Grote Prijs nog niet de status van Culturele ANBI had gekregen. Die maakt een
extra giftenaftrek mogelijk en is direct aangevraagd en toegekend. Verder heeft de
Stichting een BTW-status gekregen en is dit alles bancair verwerkt.
Beloning van vrijwilligers en bestuurders
In 2013 is de stichting gestart met het contracteren van vrijwilligers, conform de
beloningsregel in het Beleidsplan. In 2013 is besloten dat het Trinitas College vanaf
schooljaar 2013-2014 géén formatie-uren voor De Grote Prijs meer toekent. Vanaf 1
juli 2013 zijn Hans Mooij en Rob Lieshout dan ook naast Marco Rijkhoff en Erik
Wegman in hun rol als producent met onbelaste vrijwilligersvergoeding gehonoreerd.
Net als andere medewerkers van Trinitas blijft gelden dat zij voor eventuele uren in
hun Trinitas werkweek (bijvoorbeeld tijdens basisschoolvoorstellingen van De Grote
Prijs) géén vrijwilligersvergoeding ontvangen. Voor werkzaamheden in het bestuur
van Stichting De Grote Prijs, heeft geen van de bestuurders een vergoeding
ontvangen, waardoor deze werkzaamheden onbezoldigd verricht zijn.
de Kleine Prijs 2013
Op donderdag 7, vrijdag 8 en zaterdag 9 februari 2013 heeft de Kleine Prijs 2013
plaatsgevonden. Ook dit jaar werden de artiesten op categorie ingedeeld. Op
donderdag traden de deelnemers in de categorieën soundmix en dans op, vrijdag was
voor de categorieën live begeleid en instrumentaal zaterdag kon het publiek kijken
naar de leerlingen die zich ingeschreven hadden in de categorieën popgroepen en
rap/hiphop/DJ. De jury had 20 plaatsen voor De Grote Prijs te verdelen en heeft op
2
Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording 2013
zaterdag nog acts uit de dagen daarvoor blij kunnen maken. Het was pas echt
spannend toen het productieteam op zondag via een live-internet uitzending de
laatste vier wild-cards bekend maakte.
De Grote Prijs 2013
Op 20, 21 en 22 maart zijn vijf voorstellingen van De Grote Prijs uitgevoerd. Op
donderdag- en vrijdagochtend is op kosten van het Trinitas College voor twee volle
zalen met basisschoolleerlingen opgetreden. Hierin is tweemaal de Basisschoolprijs
uitgereikt. De donderdagavond was ook dit jaar voor de Rodi Media Publieksprijs,
vrijdagavond voor De Grote Prijs met jurycommentaar en zaterdagavond vond de
ontknoping met prijsuitreiking plaats. Voor het tweede jaar won Kai Ting Lam de fel
begeerde De Grote Prijs wisseltroffee. Het winnende nummer is tevens door
Heerhugowaard A Life als videoclip opgenomen.
Ook dit jaar trok De Grote Prijs volle zalen en mocht op de gebruikelijke aandacht in
de pers rekenen. De lokale omroep, Heerhugowaard A Life heeft, in aanloop naar de
show, zelfs een vijfdelige rapportage gemaakt van De Grote Prijs.
Vermeldenswaardig is de wijze waarop Theater Cool in 2013 heeft meegedacht in de
productie en door goede voorbereiding van het Theater heeft meegewerkt aan het
verlagen van de kosten. Dit jaar heeft De Grote Prijs geen ervaren lichttechnicus
ingezet maar gebruik gemaakt van twee vrijwilligers die, ondersteund door de
hoofdtechnicus van Cool, met gedegen voorbereiding een prachtige show hebben
neergezet. Dit jaar is voor het eerste geëxperimenteerd met grote LED-schermen op
de lichtbrug, voor extra beleving van onze gasten op het balkon.
Het decor van dit jaar was, op initiatief en met goede medewerking van Cool, een
zeer groot horizon doek dat door leerlingen van het Trinitas College op meerdere
zondagen prachtig is beschilderd in de vormgeving van 2013. De vormgeving 2013
was gebaseerd op de schoolopdracht van scholier Demi Hageman.
Doordat Heerhugowaard A Life De Grote Prijs niet alleen via internet, maar ook op de
kabeltelevisie heeft uitgezonden, was het aantal kijkers dit jaar niet te meten. De
kaartverkoop kwam dit jaar wel wat langzamer op gang, mogelijk te wijten aan de
gemakkelijke toegang op internet en via de kabel. Internet en kabel uitzending passen
wel goed in de “breed-toegankelijke” doelstelling van De Grote Prijs.
In 2013 is de vormgever van onze website gestopt met zijn (grotendeels vrijwillige)
activiteiten. Er is hard gewerkt aan een nieuwe, zelf te onderhouden website,
waaraan zeer weinig kosten verbonden zijn.
Voorbereidingen en maatregelen voor 2014
Medio 2013 werd pas duidelijk dat 2013 een verliesgevend jaar voor De Grote Prijs
zou gaan worden. Zo bleek begin 2013 dat niet alle sponsoren, door de verslechterde
economische situatie, hun voorgenomen sponsoring konden waarmaken. Ook is er, in
lijn met andere culturele producties, terugloop in de kaartverkoop geweest. Mogelijk
is dit versterkt door de live uitzendingen op internet en TV. Voor het decor moest
meer speciale verf gebruikt worden dan verwacht. Vanwege problemen met het LEDscherm moest bij Cool extra apparatuur gehuurd worden en werden extra
techniekuren gemaakt. Ook zijn Hans Mooij en Rob Lieshout vanaf 2013 vanuit De
Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording 2013
3
Grote Prijs als vrijwilliger gehonoreerd, waarover tijdens het vaststellen van de
kaartprijzen 2013 nog geen besluit gevallen was.
Het bestuur heeft hierop een set aan maatregelen ingezet om de begroting voor 2014
en verder op orde te brengen:
- Opzetten van donatie mogelijkheid, inclusief aanvraag van de Culturele
ANBI status voor belastingvoordeel bij donatie
- Inrichten van Vrienden van De Grote Prijs lidmaatschap voor meer
zekerheid in inkomsten
- Voorbereidingen en goedkeuring voor een extra Cultuurpas-voorstelling
in 2014
- Zeer vroeg beginnen met sponsorverzoeken 2014 en extra
sponsorverzoeken doen
- Verhoging van de kaartprijs voor de Basisschoolvoorstelling
- Bezetting op de donderdagavond verhogen door korting te bieden voor
Huygenpashouders
- Vervroegd toekennen van VIP-kaarten, waardoor minder vrijval van
kaarten op het laatste moment
- Doorvoeren van diverse bezuinigingen in 2014, waaronder;
- Kledinguitgaven verminderen
- Drukwerkkosten verlagen
- Zo veel mogelijk bij producenten thuis vergaderen
- Afspraken met leveranciers van ingehuurde apparatuur en
diensten
- Afspraken met Cool over materialen en extra uren
- TV uitzending onder voorbehoud stellen van dekking van kosten
en voldoende kaartverkoop
In 2013 is verder gebleken dat de sponsorbeslissingen pas op het laatste moment
genomen worden. De definitieve kaartprijs voor De Grote Prijs avondvoorstellingen
zal daarom ook pas in januari 2014 bepaald worden.
Het bestuur zal dan ook in 2014 nieuwe oplossingen gaan bedenken om de kwaliteit
van de voorstellingen te waarborgen, innovaties te kunnen blijven doen, maar ook de
gezonde financiële positie te kunnen blijven waarborgen.
4
Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording 2013
Financiële verantwoording 2013
Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording 2013
5
Toelichting op de balans
en verlies- & winstrekening
A. Balans
In 2013 zijn geen grote investeringen in bedrijfsuitrustingen gedaan. Alle in
2013 uitstaande crediteurengeleden zijn ontvangen, waarmee het saldo op 0
staat. Het in 2013 geleden verlies (zie onderstaande toelichting) is ten laste
van het eigen vermogen geboekt. De kaspositie is sterk genoeg om eventuele
operationele risico’s op te kunnen vangen.
B. Verlies & winstrekening
Over 2013 heeft Stichting De Grote Prijs een verlies van EUR 2.785,78
geleden. Op de verlies- & winstrekening verdienen onderstaande punten een
nadere toelichting:
Toelichting op inkomsten
Kaartverkoop
De kaartprijs voor de Kleine Prijs bedroeg EUR 3,- per kaartje. De
Basisschoolvoorstelling kostte EUR 6,- per kaartje. Voor De Grote Prijs
bedroeg de kaartprijs EUR 10,-.
Het aantal verkochte kaarten was lager dan in 2012. Omdat de zaterdag en
vrijdag populaire avonden zijn, was de bezetting op de donderdagavond lager
dan 2012. Omdat het aantal deelnemende leerlingen hoog was en de
kaartprijs gelijk was aan 2012, zal de oorzaak hoogstwaarschijnlijk liggen in de
teruglopende consumentenuitgaven en in 2013 nieuwe live-uitzending via TV.
Sponsorinkomsten
Niet alle sponsoren konden hun voorgenomen sponsoring waarmaken. In
Saturn hebben wij een mooie nieuwe sponsor gevonden die ons van TV’s en
een LED-wall kon voorzien. Bar Dancing Marlene is in 2013 gestart met het
sponsoren van De Grote Prijs, omdat dat goed aansluit bij haar doelgroep en
–beleving.
Subsidies
Ook in 2013 heeft Gemeente Heerhugowaard een bijdrage geleverd aan de
gestegen kosten van Cool.
6
Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording 2013
Toelichting op de uitgaven
Huur locaties en -faciliteiten
Cool kent voornamelijk daghuurders. Hierin is De Grote Prijs een uitzondering,
want zij huurt Cool voor meerdere dagen achter elkaar. In tegenstelling tot
bedrijven die techniek verhuren, kent Cool hiervoor geen gestaffelde huur en
betaalt De Grote Prijs gewoon de niet-commerciële tarieven. In de overgang
van De Schakel naar Cool en gegeven het langdurig gebruik van Cool heeft
Cool enkele jaren een korting toegepast. 2013 was het laatste jaar waarin
Cool deze korting toe heeft gekend.
Vermeldenswaardig is de wijze waarop Theater Cool in 2013 heeft
meegedacht in de productie en door goede voorbereiding van het Theater
heeft meegewerkt aan het verlagen van de kosten. Door problemen met de
LED-wall is voor EUR 767,- ex BTW aan extra kosten gemaakt in huur van een
beamer, projectiescherm en manuren.
Kosten inhuur techniek
Door inzet van twee lichtmannen met vrijwilligersvergoeding en beperkte
extra inhuur van licht zijn de kosten voor extra licht (exclusief bij Cool
inbegrepen licht) bij De Grote Prijs teruggebracht naar EUR 1868,- ex.
Vanwege TV-rechten zijn de kosten voor internet- (KP & GP) en TV-uitzending
(GP) gestegen naar EUR 625,50 ex.
Vrijwilligersbijdragen ex Techniek
In 2013 is voor het eerst gewerkt met vrijwilligersvergoedingen conform het
beleidsplan. In 2013 hebben Marco Rijkhoff en Erik Wegman de maximale
onbelaste vergoeding ontvangen voor hun onkosten en werkzaamheden. In
2013 heeft Trinitas College besloten vanaf schooljaar 2013-2014 géén
formatie-uren voor De Grote Prijs meer toe te kennen. Vanaf 1 juli 2013 zijn
Hans Mooij en Rob Lieshout dan ook naast Marco Rijkhoff en Erik Wegman in
hun rol als producent als vrijwilliger in dienst getreden. Dit leverde een extra
post van EUR 1500,- op.
Drukwerk
Het drukwerk is in 2013 in zijn volledigheid ondergebracht bij onze sponsor
Rodi Media, die hier voor een zeer concurrerende prijsstelling in heeft
verzorgd.
Consumpties tijdens de KP, GP en vergaderingen
In 2013 heeft De Grote Prijs zelf haar consumpties ingekocht voor de Kleine
Prijs. Zo veel mogelijk zijn productievergaderingen ’s avonds of in het
weekend bij de producenten thuis gehouden om zo de horecakosten terug te
dringen. Doordat de BTW op zelf meegebrachte consumpties, in tegenstelling
tot consumptie in daarvoor bestemde gelegenheid, wel aftrekbaar zijn bood
dat een dubbel voordeel.
De uitgaven op de door het Horizon College verzorgde hapjes na afloop van
de show zijn ook verder teruggebracht.
Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording 2013
7
Kantoorbenodigdheden
Naast de gebruikelijke kosten voor DVD’s is voor EUR 155, - ex een nieuwe
printer aangeschaft. Er is éénmalig EUR 244,12 ex BTW uitgegeven aan
apparatuur om HDMI-signaal over lange afstanden naar de video-schermen te
kunnen sturen.
8
Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording 2013