Transcript 1 Verslag Gebruikersoverleg Gemeenten 16 april 2014

Verslag Gebruikersoverleg Gemeenten 16 april 2014
Aanwezig: Heike Andrea en Dorien Jellema (Gemeente Groningen), Natascha
Wiersma en Siska Brouwer (Gemeente Smallingerland), Jos Betten (RMC Noorden Midden Drenthe), Paul Peeters (Gemeente Enschede), Natasja de Kok
(Gemeente Utrecht), Vera Sena (Hoorn, RMC West-Friesland), Sanneke van Well
(Gemeente Rotterdam), Paula Rulkens en Henriëtte Arts (Gemeente Roermond),
Lou Beckers (Gemeente Maastricht), Hans van der Velden (Gemeente Leiden),
Joke van Velzen (Gemeente Amsterdam), Ton Nuninga (Ingrado), Dennis van
Gessel en Ellen Ipenburg-Tomesen (MinOCW), Marc De Raedt (DUO), Leida
Berndt (DUO, voorzitter) en Ina Huizinga (DUO, notulist)
Afwezig: Baukje de Jager (Gemeente Leeuwarden), Magda de la Croix (RMC
Zuidwest-Drenthe), Olaf Scholten (Gemeente Nijmegen), Caro Wustenhoff
(Gemeente Purmerend), Lonneke Hussaarts (Gemeente Rotterdam), Annet
Wijnen (Gemeente Weert) en Harry Bruijsten (Gemeente Venray)
1. Opening
Leida Berndt opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom.
2. Mededelingen / vaststellen agenda
• Dennis van Gessel van het Ministerie van OCW is vandaag aangeschoven.
Dennis houdt zich bezig met de informatievoorziening en informatieproducten.
Hij schuift aan als zijn input gewenst is en bij afwezigheid van Ellen, zodat er
altijd iemand vanuit het Ministerie aanwezig is bij de gebruikersoverleggen.
• De uitvoeringstoets PO loopt momenteel en wordt eind april opgeleverd.
3. Verslag Gebruikersoverleg 15 januari 2014
Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
4. Extra bespreekpunten Gemeenten
Gemeente Assen:
Bij met name de verzuimsoort 16 uur per 4 weken krijgen we per leerling vaak
veel meldingen terwijl eerdere meldingen nog niet afgesloten zijn. Omdat de
leerling een nieuwe periode van 16 uur heeft bereikt, moet school opnieuw
melden. De vraag is of het voor scholen mogelijk kan worden om bij herhaaldelijk
verzuim, niet iedere keer een nieuwe verzuimmelding hoven te doen maar de
bestaande (nog openstaande verzuimmelding) aan kunnen vullen.
Via de nieuwe release 7 kunnen scholen de melding kopiëren. Dat is niet de
oplossing voor dit probleem, want ze sluiten niet altijd de vorige melding af. Voor
gemeenten is het nu lastig te bepalen welke verzuimmelding nog geldt. Het zou
fijn zijn als de school een signaal krijgt bij meldingen met overlappende data, dat
er nog een melding open staat. Gemeente Amsterdam heeft een handboek
geschreven hoe scholen om moeten gaan met deze meldingen. De scholen
hoeven daar bij langdurig verzuim maar 1x per week te melden. Dit is in overleg
met de Inspectie afgesproken, omdat zij toezicht houden op de 16 dagen termijn.
Hans van der Velden geeft aan dat de gemeente Leiden het op de M2M zo
geregeld heeft dat volgende meldingen via de 1e melding te verwerken zijn.
Bij vervolgmeldingen moeten scholen wel weten, dat de einddatum niet de
einddatum verzuim is, maar de einddatum melding. DUO gaat kijken wat ze hier
aan kunnen doen. Ze zullen hier mogelijk Jos Betten en Joke van Velzen voor
benaderen om tot een goede oplossing te komen. (actie 140416-01)
1
Problematiek rondom locatiecodes MBO. In de dagelijkse praktijklopen we steeds
meer tegen problemen aan omdat er in onze leerlingensystemen nog steeds geen
adres geregistreerd kan worden bij de geleverde locatiecodes. Omdat de
locatiecode verplicht is gesteld wordt er meer en meer van gemeenten verwacht
dat zij die informatie hebben en krijgen de gemeenten de informatie niet meer op
een andere manier (bij scholen zelf bijvoorbeeld). Ook word ik veel bevraagd
door o.m. de beleidsafdeling/RMC-coördinator voor gegevens per schoollocatie.
Het handmatig opzoeken van de codes is een eindeloze klus als je dit voor je hele
bestand moet doen. Er moet hier dus op korte termijn een oplossing voor
komen!!!!
Dit onderwerp komt aan de orde bij de bespreking van locatiecode in de
actiepuntenlijst.
5. Actiepuntenlijst
Actiepunt 121031.03: Als leerling tijdens koppeling van onderwijsnummer aan
BSN buiten regio of gemeente gaat wonen, ontvangt de regio of gemeente de
koppeling niet in de RMC levering en blijft met ongekoppelde nummers zitten.
Elke gemeenten heeft een lijst met leerlingen met een OWN, die mogelijk
intussen is verhuisd. De melding gaat nu alleen naar de nieuwe gemeente en de
oude gemeente houdt de leerling op de lijst. Acties over OWN worden
samengevoegd tot 1 actiepunt. Dit actiepunt komt te vervallen en wordt
vervangen door actiepunt 140416-02.
Actiepunt 130123.06: Aandacht besteden aan scholen die leerlingen zonder BSN
aanleveren.
Dit actiepunt komt te vervallen en wordt verzameld met andere acties m.b.t.
OWN in actiepunt 140416-01.
Actiepunt 130410.03: Reminder verhuizing Leerlingen: Ingrado neemt dit punt
mee naar OCW.
Dit zit bij DUO ook in CIOP, die wordt uitgefaseerd eind 2014. Hiervoor in de
plaats komt BAP. Er is een analyse gemaakt en het probleem is bekend. Wordt nu
opgelost in BAP, maar dat duurt nog even.
Dit actiepunt komt te vervallen en wordt verzameld met andere acties m.b.t.
OWN in actiepunt 140416-01.
Actiepunt 130410.06: Is het mogelijk een kwaliteitscontrole uit te voeren op de
locatiecode in de leveringen. Wens gemeenten: koppelen adressen aan
Kvknummers door DUO.
Per 1 juli komt er een nieuwe wet voor koppeling NHR. DUO gaat dit helaas niet
redden. Er is een vulling van 97% in BRON, maar er is geen controle op de
kwaliteit van de vulling. DUO gaat samen met OCW kijken naar de lange
termijnproblemen en hoe we op de korte termijn iets kunnen doen.
Actie blijft staan.
Actiepunt 130410.07: Discrepantie GBA en adressen (leerlingen die alleen een
onderwijsnummer hebben)
Dit zit bij DUO ook in CIOP, die wordt uitgefaseerd eind 2014. Hiervoor in de
plaats komt BAP. Er is een analyse gemaakt en het probleem is bekend. Wordt nu
opgelost in BAP, maar dat duurt nog even.
Actiepunt 130410.09: Wens gemeenten: aansluiten VSO op verzuimloket.
De uitvoeringstoets PO wordt eind april opgeleverd. Dan wordt gekeken naar
eventuele aanpassingen in wet-/regelgeving en dan gaat het een traject in via
Justitie, ambtelijke voorportalen en uiteindelijk de Kamer. Het gaat niet meer
2
lukken voor het nieuwe schooljaar. Op zijn vroegst kan het ingaan met schooljaar
2015/2016, maar de verwachting is eerder later. Actie blijft staan.
Actiepunt 130410.10: Onderzoek oneigenlijk gebruik verzuimloket
Op 13 mei staat er een overleg gepland tussen DUO en Ingrado. Tijdens dit
overleg wordt ook gekeken naar risicoleerlingen (Actiepunt 131030.04)
Actie blijft staan.
Actiepunt 131030.01: Natascha Wiersma vraagt hoe dagbesteding in het kader
van PRO in BRON komt. Dit moet door DUO uitgezocht worden.
Alles wordt geleverd aan BRON, maar alleen vervolgonderwijs wordt geleverd aan
Gemeenten. DUO zal nog een keer vragen wat de reden is dat gemeenten dit niet
geleverd kunnen krijgen. Actie blijft staan.
Actiepunt 131030.02: Locatiecode versus vestigingsnummers. Dit geldt vooral
voor een BVE vakschool met VO of volwasseneneducatie. De BVE school heeft 1
locatiecode met hetzelfde BRIN, maar voor VO en volwasseneneducatie kan geen
locatiecode worden gegeven. Het vestigingsnummer wordt niet doorgeleverd,
omdat de hoofd BRIN voor het BVE geldt. Jos Betten geeft aan dat dit moet
kunnen, want het Wellantcollege zit in dezelfde positie en kan het wel. Dit zal
worden uitgezocht.
Het vestigingsnummer is zowel voor PO als VO verplicht om te leveren. Actie kan
worden afgevoerd.
Actiepunt 131030.03: Ook het onderwerp vrijstellingen in relatie tot
inschrijvingen zou goed in het E-zine beschreven moeten worden.
Actie kan worden afgevoerd.
Actiepunt 131030.04: Een leerling die voortijdig schoolverlater is, kan terecht
komen in verzuim, maar is feitelijk geen verzuimer. Het gaat hier om een soort
van risicomelding dat een leerling dreigt in het verzuim terecht te komen. De
leden spreken de wens uit om op te nemen of een leerling een risicoleerling is.
OCW zal dit moeten bespreken met de directies VO en BVE.
Actie wordt besproken in overleg DUO en Ingrado op 13 mei (zie actiepunt
130410.10) Actie kan worden afgevoerd.
Actiepunt 131030.05: Hans van der Velden stelt voor om de groep die een
uitschrijving in de toekomst heeft te isoleren op werkelijke uitschrijfdatum en in
de R-levering door te geven net als de 18-jarigen. DUO zal kijken of deze wens
uitgevoerd kan worden.
Dit zit in de komende release (juli 2014). Actie blijft staan.
Actiepunt 131030.06: Terugkoppeling van de controle op levering 7-dagentermijn
vindt plaats via het gebruikersoverleg VSV/Verzuim.
In januari heeft er weer een onderzoek plaatsgevonden. Er zit een stijgende lijn
in. Gemeenten hebben nog steeds last van scholen die niet tijdig leveren. Als een
school geleverd kan er maximaal 7 dagen verschil zitten tussen aangeleverde
gegevens en de P-levering. Paul Peeters geeft aan dat een gemeente niet kan
zien of het een nieuwe levering is of een mutatie. Het staat wel in de P-levering,
maar dan moeten gemeenten wel in staat zijn de lijsten naast elkaar te kunnen
leggen. Gemeenten zouden echt gebaat zijn met een lijst met scholen met zowel
de inschrijvingsdatum als de registratiedatum.
De problemen doen zich meestal voor bij PO-VO en bij de ROC’s.
3
Daarnaast zouden gemeenten het heel fijn vinden als het dashboard zouden
kunnen krijgen die de instellingen ook krijgen. DUO zoekt uit of dit juridisch
mogelijk is en of het anders geanonimiseerd kan. Actie blijft staan.
Actiepunt 131030.07: Natascha Wiersma vindt het vreemd dat recente
inschrijvingen wel zichtbaar zijn voor SoZa, maar niet voor de
leerplichtambtenaar. Is het niet mogelijk om te kijken naar nieuwe technische
mogelijkheden als realtime koppeling of net zoiets als een inkijktool voor scholen.
Is in het technisch overleg aan de orde geweest. Gezien de kosten die de
aanpassing met zich meebrengt is afgesproken dat dit meegenomen zal worden
in doorontwikkelen BRON. Staatsexamens zitten niet in BRON, maar daar wordt
wel naar gekeken zodat we deze VSV’ers kunnen schrappen. Leida Berndt gaat
kijken of er volgende keer iemand van doorontwikkelen BRON mee kan komen
naar het overleg.
Actiepunt 131030.08: Inschrijfvolgnummers in PvL: Volgens Paul Peeters heeft
Datawarehouse mogelijk iets anders voor ogen gehad dan wat de gemeenten
bedoelen. DUO zoekt uit wat DWH voor ogen heeft met de inschrijfvolgnummers.
Leida Berndt heeft dit rechtstreeks afgestemd met Paul Peeters. Er is helaas geen
oplossing voor het probleem gevonden. Actie kan worden afgevoerd.
Actiepunt 131030.09: Natascha Wiersma vraagt of het getuigschrift ook in het
diplomaregister komt. Marc De Raedt deelt mee dat praktijkscholen wel leveren
maar geen cijfers. Hij zal navragen of het getuigschrift ook in het diplomaregister
komt
Getuigschrift komt niet in het diplomaregister. Actie kan worden afgevoerd.
Actiepunt 140115.01: Leerlingen met BSN die verhuizen: Marc De Raedt gaat
kijken of het ingediende wijzigingsverzoek volledig overeenkomt met dit probleem
en of hiermee het probleem voor iedereen is opgelost.
Leerlingen met BSN die verhuizen: Marc De Raedt gaat kijken of het ingediende
wijzigingsverzoek volledig overeenkomt met dit probleem en of hiermee het
probleem voor iedereen is opgelost. Actie kan worden afgevoerd.
Actiepunt 140115.02: Onderzoek 7-dagen levertermijn: Er komt een nieuw
onderzoek, maar hiervan is onduidelijk wanneer deze plaats gaat vinden en wat
er met de uitkomsten gebeurt.
De leden van het overleg vragen of de regionale verschillen ook inzichtelijk te
maken zijn. Het onderzoek is een landelijk onderzoek en niet op regio. Doede de
Vries zal worden gevraagd of een overzicht per regio te leveren is. De
ontwikkelingen zullen ook in het E-zine opgenomen worden. Actie blijft staan.
Actiepunt 140115.03: Meldnummer opnemen in rapportages: Gemeenten willen
graag een meldnummer van leerlingen zonder BSN in de rapportages om zaken
terug te kunnen vinden. Deze wens is ook eerder over tafel geweest en
afgeschoten, omdat dan de historie van de leerlingen niet meer zichtbaar is.
Lonneke Hussaarts vraagt na bij haar collega’s of dit voor Rotterdam werkbaar is.
Meldnummer is een 6-cijferige code die in het verzuimloket staat. Deze is terug te
vinden in de rapportage R06 en R07. De aanpassing staat op de wensenlijst voor
aanpassing. Deze wensenlijst is ook terug te vinden op de site van DUO. Actie
blijft staan.
4
Actiepunt 140115.04: Problematiek rondom overstappen naar een andere
opleiding: De leden van het gebruikersoverleg hebben 2 voorstellen en zouden
graag willen dat DUO deze bekijkt en met een oplossing komt: Voorstel 1: DUO
maakt een extra veld waarin de BRIN gemeld kan worden waar de leerling
mogelijk naar toe gaat. Voorstel 2: Vertrekkende school moet bericht ontvangen
als leerling op andere school is ingeschreven, zodat zij hem uit kunnen schrijven.
Het zou een enorme aanpassing voor BRON betekenen en dan is het de vraag of
het wel een goede oplossing is. Instellingen komen vaak te laat in actie met in/uitschrijven. DUO blijft scholen er op wijzen dat zij zich moeten houden aan de
regels en werkwijze. Een veld met BRIN-nummer zou de gemeenten helpen een
leerling sneller op te kunnen sporen. OCW gaat over dit onderwerp aandacht
besteden in hun nieuwsbrief. Actie kan worden afgevoerd.
Actiepunt 140115.05: Dubbele inschrijvingen in PO/VO leveren geen probleem,
maar voor dubbele inschrijvingen VO/BVE willen gemeenten graag weten welke
instelling de bekostiging krijgt, zodat zij gericht actie kunnen ondernemen.
Een leerling kan op twee opleidingen staan ingeschreven, waarvan er één niet
wordt bekostigd. Kan niet meegenomen worden in de leveringen. In de marap
wordt gekeken naar het vinkje bekostiging en vervolgens wordt aan de hand van
de beslisboom bepaald wie de bekostiging ontvangt. De beslisboom BVE staat op
de site van DUO (zie link:
http://www.duo.nl/zakelijk/BVE/bekostiging/beslisbomen_beroepsonderwijs_201
5.asp).
Dit probleem wordt ook besproken met OCW en meegenomen in doorontwikkelen
BRON. Gemeenten willen graag weten welke instelling de bekostiging krijgt. Actie
blijft staan.
Actiepunt 140115.06: BPV-registratie in BRON: Gemeenten zouden graag in de
levering een viertal extra zaken willen zien, zodat zij hierop kunnen controleren.
Het betreft de volgende punten: volgt leerling stage, begindatum stage,
einddatum stage en waar loopt hij/zij stage.
UO gaat uitzoeken of dit in het kader van de privacy geleverd mag worden. Actie
blijft staan.
Actiepunt 140115.07: Levering gegevens door DUO: DUO levert normaal binnen
een week tot 10 dagen de gegevens aan de gemeenten. Natascha Wiersma geeft
aan dat dit in het begin van het schooljaar echt langer duurt. Zij zoekt uit hoeveel
meer tijd er over heen gaat voordat de gegevens van DUO bij de gemeenten
komt.
De RMC regio de Friese Wouden is op dit moment nog de lijst aan het bijhouden.
Zij kunnen het pas echt zien aan het begin van een schooljaar, want dan hebben
ze daar het meeste last van. Nu zijn ze pas begonnen na de vakantie met het
bijhouden. Er kan op dit moment nog niet meer over gezegd worden. Het is met
name de eerste 3 maanden van een nieuw schooljaar een probleem. Actie blijft
staan.
Actiepunt 140115.08: Een school heeft ten onrechte een verzuimmelding via de
M2M koppeling gedaan en kreeg te horen dat ze deze niet aan mochten passen.
Volgens de andere deelnemers kan de school deze melding afsluiten met
onterechte melding, maar deze melding blijft een melding. Leida Berndt zoekt een
en ander uit en zal dit rechtstreeks terugkoppelen aan Magda.
Onterechte verzuimmeldingen kunnen niet verwijderd worden. Deze blijven in het
systeem staan. Vanuit de helpdesk wordt altijd geadviseerd contact op te nemen
met de leerplichtambtenaar om dat uit te leggen. Zij kunnen de melding afsluiten.
Mail gestuurd aan Magda la Croix op 4 februari. Actie kan worden afgevoerd.
5
Actiepunt 140115.09: Een overzicht met alle bestaande rapportages wordt
meegestuurd met het conceptverslag.
Is meegezonden met verzoek om agendapunten op 31 maart. Actie kan worden
afgevoerd.
Actiepunt 140115.10: In het verleden is er in het gebruikersoverleg wel eens
gesproken dat detentieleerlingen, defensieleerlingen en politieleerlingen in BRON
zouden worden opgenomen. Is hierover al iets meer te melden? Deze leerlingen
zitten in de witte vlekken en die worden achteraf gecorrigeerd door DUO. Leida
Berndt gaat uitzoeken bij DUO Zoetermeer of deze gegevens bekend zijn.
MBO1 met baan en politie en defensie zijn geschrapt. Politie en Defensie zijn
bekend maar mogen vanwege privacy niet worden geleverd. Detentie is niet
bekend bij OCW en deze zitten dus wel in de VSV aantallen. Actie kan worden
afgevoerd.
N.a.v. actiepunt 140115.10 vragen gemeenten of zij de lijst met 100 erkende
instellingen kunnen ontvangen. Leida Berndt zal deze mee laten sturen met het
verslag. (actiepunt 140416-03)
In theorie schrijft een school een leerling in in BRON en levert vervolgens aan. Als
deze levering in BRON wordt goedgekeurd komt er een vinkje en dan krijgt de
school deze teruggeleverd met een foutmelding. Scholen zien soms niet dat bij de
terugmelding een fout hebben gemaakt en leveren zij niet opnieuw aan. Dit
gebeurt vaak als er nieuwe medewerkers mee bezig gaan. DUO zal dit
aandachtspunt nog een keer vermelden in het E-zine. (actiepunt 140416-04)
Actiepunt 140115.11: Een leerling die nog geen indicatie heeft is wel al geplaatst
op een SO-school. De inschrijving is op de school van herkomst. In deze gevallen
is het lastig wie nu verzuim moet melden. Hoe moet dit opgelost worden? DUO
zoekt dit uit en zal het terugkoppelen naar de leden van het overleg.
De school waar de leerling staat ingeschreven moet de verzuimmelding
doorgeven. Bij VAVO kunnen beide scholen melden. Actie kan worden afgevoerd.
Actiepunt 140115.12: Kunnen de velden contactgegevens en mentor ook
verplichte velden worden? Nu moeten leerplichtambtenaren soms veel moeite
doen om de juiste contactpersoon te pakken te krijgen.
Dit probleem staat op de wensenlijst. Actie blijft staan.
6. Rondvraag en sluiting
Ton Nunninga geeft aan dat de geplande bijeenkomst die Ingrado voor de
zomer wilde houden vanwege de financiering nog niet rond is. Als deze
uitgesteld wordt welke periode is dan het meest geschikt. Dat zou voor
gemeenten kunnen tussen medio januari en de zomervakantie.
Ton Nunninga vraagt tevens hoe de stabiliteit van het verzuimloket wordt
ervaren. Na de release van 27 maart is het een stuk verbeterd. De oudere
versies zijn verwijderd en die gaven vaak nog problemen. Daarnaast is
dankzij een aantal aanpassing het portaal nu ook een stuk stabieler.
Heike Andreae geeft aan dat bij haar de printknop niet meer werkt bij actieve
meldingen. Bij de rest werkt het wel, alleen niet bij actieve meldingen. Leida
Berndt vraagt Heike of zij het door wil geven als dit een probleem blijft, want
dan moet DUO gaan zoeken waar het probleem zit.
Leerlingen in het buitenland zitten niet in het huidige convenant, wanneer
komen die er in? Dat zal op zijn vroegst vanaf schooljaar 2015/2016 zijn.
Vera Sena geeft aan wat er nog meer in de witte vlekken zit naast detentie
en buitenlandse leerlingen. Hier zitten de B3 scholen in (Inspectie) en
staatsexamens.
6
Natascha Wiersma geeft aan dat zij de volgende vergadering voor de laatste
keer deelneemt aan de vergadering, omdat zij in het najaar gaat emigreren
naar Schotland. Siska Brouwer neemt haar rol over.
Lou Beckers vraagt of het mogelijk is dat gemeenten het overzicht deelnemer
en type onderwijs via de VSV-verkenner eerder kunnen ontvangen. Dit voor
het opstellen van het jaarverslag.
De deelnemersaantallen zijn mogelijk wel eerder te leveren omdat deze in
december al bekend zijn, maar de VSV-aantallen kunnen niet eerder geleverd
worden. OCW gaat na in hoeverre het sneller leveren van de deelnemersaantallen mogelijk is. (actiepunt 140416-05)
Jos Betten geeft aan dat de voorlopige cijfers later geleverd zijn. Dit
resulteerde in heel veel vragen bij de gemeente Assen. Ellen Ipenburg geeft
aan dat het dit jaar inderdaad later is geleverd in verband met gegevens die
eerder niet gebruikt werden. De gegevens zijn op hoofdlijnen in de 2e helft
van januari beschikbaar en zullen dan bekend gemakt worden. Gedetailleerde
informatie wordt dan later geleverd. Gekeken wordt of het haalbaar is het 1e
moment iets op te schuiven, zodat de tussenliggende periode niet te lang
wordt.
Joke van Velzen vraagt de overige deelnemers of zij er ook tegenaan lopen
dat Internationale instellingen geen apart BRIN volgnummer kunnen krijgen.
Zij heeft deze vraag ook uitgezet bij DUO-Zoetermeer. Jos Betten geeft aan
dat zij wel een instelling met asielzoekers hebben die te klein is voor een sub
BRIN-nummer.
Marc De Raedt geeft aan dat ook hij de volgende vergadering voor het laatst
aanschuift. Hij hoopt in juli van zijn prepensioen te kunnen gaan genieten.
Datum volgend overleg: woensdag 11 juni 2014, 11.00 – 13.00 uur in Utrecht.
7