Transcript Dhr Peter Beirlaen, Business development Manager van Xperthis

Who we want to be:
Our main objectives:
The values guiding us:
• Number 1 ICT healthcare specialist in Belgium
• Trusted sustainable partner of our clients
• Improve the quality of healthcare, by means of ICT.
• Improve the healthcare sector’s efficiency, by means of ICT.
• Contribute to the development of our partners (as VAR).
•
•
•
•
Key Figures
•
•
•
•
170 employees
Turnover 2012: 26,46 m€
EBIT: 4,47 m€
Clients in Belgium, France, Luxemburg,
Switzerland
Belgian market share (70.000 beds) by solution area:
• Front Office:
• Mid Office:
• Back Office:
+ 20.500 beds
42.000 beds
22.500 beds
• Full strategic solution (= Front + Mid
+ Back Office): + 3.500 beds
social responsible entrepreneurship,
client satisfaction,
team spirit,
quality and innovation.
agenda
● Taken Medisch Technische Dienst
● Accreditatie
● JCI : norm FMS 8
● NIAZ : Rubriek 421
● FMIS : vlag dekt vele ladingen & integratie is key
● Casus : ZNA
● aan de hand van 6 uitdagingen en op basis van geïntegreerd SAP
ERP4HC platform FMIS Biotechniek gerelateerd toepassen in lijn
met norm JCI
Taak Medisch Technische dienst
●
●
●
●
●
beheer van medische
apparatuur (inventaris,
documentatie,
handleidingen, …)
advies bij opstellen van
specificaties en aankoop
van medische apparatuur
technische oplevering van
medische apparatuur en hun
installatie
meewerken aan vorming en
opleiding van gebruikers van
medische apparatuur
planning (en uitvoeren) van
preventief onderhoud (PO),
i.e. het periodiek preventief
vervangen van onderdelen
●
●
●
●
●
●
uitvoeren van routine
onderhoud (RO), in de zin
van de noodzakelijke
verzorging van medische
toestellen en vermeld in de
handleiding
accidenteel onderhoud (AO),
i.e. herstellingen
kwaliteitscontrole (QC)
uitbreiden of verbouwen van
medische apparatuur
toezicht op de uitbesteding
van het voormelde
….
Taken
●
●
●
●
●
bijhouden van gegevens en documentatie van
technische prestaties uitgevoerd op de medische
apparatuur
onderhouden van contacten met de technische
diensten van de leveranciers en fabrikanten
opvolgen van de technische uitbatingkosten van de
medische apparatuur
verlenen van technische informatie en technische
bijstand i.v.m. medische apparatuur
…….
Medische Technologie
●
Evoluties in:
●
Veiligheidsfilosofie
●
Ontwerp en technologie: elektronica, materialen, ICT, …
●
Maatschappij
●
Penetratie van Technologie in het ziekenhuis
●
Referentiedocumenten:
–
Richtlijnen, wetten en normen in verband met medische hulpmiddelen
–
Welzijn op het werk en bescherming van het leefmilieu
–
Erkenning van recht van patiënt op kwalitatieve zorg
–
Toepassing van normen en kwaliteitssystemen in de gezondheidszorg
EEG 93/42, KB, IEC,
T013, EN, 62353, …
HELP … en Ik?!
Accreditatie
“bewust omgaan met risico’s en
multidisciplinair samen-werken”
technische dienst, ziekenhuishygiëne, preventiedienst, artsen, verpleging, paramedici, apotheek,
schoonmaak, logistiek, aankoop, …
“risicoanalyse  prioriteiten”
ziekenhuisbreed: technicus en zorgverlener
“reactief  proactief”
Accreditatie
”zeg wat je doet EN doe wat je zegt”
“eigenaarschap taken en processen”
“traceerbaarheid”
“no shame, no blame”
Accreditatie
●
●
Externe toetsing dat het ziekenhuis voldoet aan
gepubliceerde omschreven normen / standaarden,
met als finaliteit het stimuleren van een continue
verbetering van de kwaliteit van de
gezondheidszorg
Cultuurverandering:
●
●
●
aandacht voor veiligheid
bewustwording
een nieuwe (kritische) bril om naar (patiënt)-veiligheid in
de eigen omgeving te kijken
Accreditatie : JCI
Patiënt
Organisatie
Patiëntveiligheid
Kwaliteitsbeleid en patiëntveiligheid
Toegankelijkheid van de zorg en
overgang tussen de zorgprogramma’s
Infectiepreventie & -controle
Leiderschap en directiebeleid
Rechten van patiënten en hun familie
Facilitair beleid en veiligheid
Diagnose
Kwalificatie en opleiding van medewerkers
Verzorging
Anesthesie en chirurgische ingrepen
Beheer en gebruik van medicatie
Informatie voor patiënten en hun familie
Communicatiebeleid en
beheer van informatie
Accreditatie : NIAZ
JCI Medische apparatuur
JCI Medische apparatuur
FMIS (Facilities Management Information System)
noodzakelijk
●
heeft impact op
●
●
●
●
●
●
●
Inventarisatie
Regsitratie lifecycle en indienststelling
Onderhoudsbeheer
Registratie van preventief/curatief onderhoud incl. link naar
documentatie (DMS)
Opvolg en verbeter proces
Ondersteuning van de accreditering
Randvoorwaarde: gebruiksvriendelijk (zowel input als rapportage)
●
●
Reden: input van (enkel) data/informatie met toegevoegde waarde is noodzakelijk.
Immers, zonder input geen data. Zonder data geen rapportage mogelijk voor
(risico)analyse/opvolging/beheer.
Integratie  samenwerking
FInance
Patrimonium
Project
beheer
Vast
Actief
Magazijn
FMIS
CAD-integatie
Real Estate
FMIS (Facilities Management Information System)
noodzakelijk
●
heeft impact op
●
●
●
●
●
●
●
Inventarisatie
Regsitratie lifecycle en indienststelling
Onderhoudsbeheer
Registratie van preventief/curatief onderhoud incl. link naar
documentatie (DMS)
Opvolg en verbeter proces
Ondersteuning van de accreditering
Randvoorwaarde: gebruiksvriendelijk (zowel input als rapportage)
●
●
Reden: input van (enkel) data/informatie met toegevoegde waarde is noodzakelijk.
Immers, zonder input geen data. Zonder data geen rapportage mogelijk voor
(risico)analyse/opvolging/beheer.
Inventarisatie
Alle medische apparatuur? Risicoclassificatie en ziekenhuisbreed
Inventaris/indienststelling
• Uniek inventarisnummer
• Classificatie (eenduidige omschrijving)
• Merk – model
• Omschrijving
• Serienummer
• Leverancier
• Locatie
• Eigenaar
• Beheerder onderhoud
• Risicoklasse
• Kostenplaats
• Bouwjaar
• Bestelbon
• Indienststelling
• Attesten/Certificaten
• …
Functionaliteit FMIS: velden (records) met keuzelijsten, geen vrije tekstvelden
Onderhoudsbeheer
• In eigen beheer?
• In regie?
• Onderhoudscontract?
Onderhoudsplanning
• Op basis van risicoanalyse
• Frequentie
• Uitvoerder
• Planning (datum)
Zeg wat je doet en doe wat je zegt
Opvolg en verbeterproces
Casussen
1. Jaarlijks bestelbon maken, gekoppeld aan een contract
voor een reeks medische apparaten
2. Opvolging van onderhoudsbeurten
3. Preventief onderhoud betalen na de uitvoering
4. jaarlijkse Kalibratie meetapparatuur BioTD
5. Status van de onderhoudsbeurten voor kritische
diensten
6. Reparatie
Casus 1
Jaarlijks bestelbon maken, gekoppeld aan een
contract voor een reeks medische apparaten
● Gegevens
● Contract wordt in ERP4HC gestoken per typetoestel met rubricering F
(gelinkt aan werkorder) incl. tekstartikel
● Elk type heeft meestal een andere prijs en heeft mogelijks ook een
andere OHC-formule (preventief, omnium, …)
● Elke type heeft binnen PM verschillende EQ-nummers welke dan weer
gekoppeld zijn aan andere kostenplaatsen
● Verwachting
● Aan de hand van een PO-plan moet er 1x/jaar een afroepbestelbon
afgeroepen worden om bestelling OH te plaatsen bij de leverancier.
Hierop wordt door leverancier gefactureerd, wordt er vooraf betaald,
nog voor alle onderhouden uitgevoerd zijn
Casus 1 : gegevens
Equipment  Contract  Onderhoudstrategie  Taaklijst  Onderhoudsplan
Rubricering U onbekend
Factuur kan op
voorhand betaald
worden
Case 1: interne & externe taaklijsten
Vereenvoudigd beheer van interne taaklijsten dankzij hiërarchieën:
32
Case 2
Opvolging van onderhoudsbeurten
Gegevens:
Contract in ERP4HC
Equipments in ERP4HC Patrimoniumbeheer
Aantal onderhoudsbeurten is gekend
Verwachting: (dashboard)
Opvolging in een rapport welke onderhoudsbeurten zijn uitgevoerd, welke
nog moeten uitgevoerd worden
Per toestel krijgen we van de firma een service-/onderhoudsrapport dat we
moeten kunnen koppelen, zodat dit altijd consulteerbaar is en dit zowel
voor mensen van BioTD als gebruikers.
Als er extra materialen, … worden gebruikt buiten het contract moeten
deze ook aan het desbetreffende toestel kunnen aangerekend worden.
33
Case 2: rapport OH-orders en status
Verschillende standaard rapporten beschikbaar:
34
Case 2: koppeling rapporten
Meerdere documenten en documenttypes koppelbaar aan een Equipment:
35
Case 2: extra materialen en diensten
Vanuit het onderhoudsorder kunnen materialen of diensten toegevoegd
worden die niet in het contract zitten:
36
Case 2: extra materialen en diensten
De extra diensten en materialen worden automatisch aan de ATB toegevoegd en
kunnen snel aan het aankooporder toegevoegd worden:
37
Case 6: Reparatie
•
•
Gegevens:
– Equipments in ERP4HC Patrimoniumbeheer
– Reeds een aantal reparaties en onderhoudsbeurten uitgevoerd
– Een aantal onderdelen / accessoires hebben een artikelnummer en liggen in het
magazijn van BioTD.
Verwachting:
– BioTD moet servicerapporten kunnen opvragen van laatste onderhoudsbeurten
– BioTD moet via equipmentnummer: bijvoorbeeld technische manual kunnen
raadplegen
– BioTD moet de onderdelenlijst van de goederen die in het magazijn liggen van dit
toestel kunnen bekijken en reserveren.
– BioTD moet verwittigd worden of er een contract is en welk soort contract.
Bijkomend op een eenvoudige manier kunnen opzoeken wie gecontacteerd moet
worden in geval van contract.
38
Case 6: servicerapporten
39
Case 6: technische manuals
40
Case 6: onderdelen
41
Case 6: contract & contact
42
Let’s aim a FMIS “Heaven”
Heaven is
● Where the police are Britisch
● The chefs Italian
● The mechanics German
● The lovers Brazilian
● AND…. It’s all organized by the Swiss
And not for FMIS HELL
Hell is ….
● Where the police are German
● The chefs British
● The mechanics Italian
● The lovers Swiss
● And …. It’s all organized by the Brazilians