Transcript Notulen van de Ledenvergadering DESTO Tennis Datum vergadering

Notulen van de Ledenvergadering DESTO Tennis Datum vergadering: 25 juni 2014 !
Aanwezig: Sietske Bijkerk, Elise van Driel, Mark Verstraaten, Ria van Merkerk, Monique Jeurissen, Ton van de Water, Theo van Duijn, Francesco Je?en (LRT), Maxim Schreefel (voorzi?er) en Esther de Clercq (penningmeester) !
Afmeldingen: Werner Vrind, Jurgen Broos, Erik Lukkassen, Rene Exel, Lambert van Ouwerkerk, Mylene Lauritsen, Mariken Radstaat, Erik Lukkassen !
Opening Aanwezigen worden welkom geheten, de agenda vastgesteld en de vergadering wordt geopend door de voorzi?er. !
DEEL 1: Past, Present, Future De zogezegde 1e 100 dagen van de voorzi?er van DESTO Tennis zi?en erop. De voorzi?er neemt dit momentum om terug te blikken op wat hij heeR gezien en ervaren vanuit zijn rol, waar ze als bestuur nu staan en welke sSp op de horizon hij voor zich ziet. !
Bij aantreden als voorzi?er heeR hij zichten doel gesteld om de ledenafname te stoppen en voorzichSg te denken aan een toename. Door gesprekken met leden, andere verenigingen en VSU (Vereniging Sport Utrecht) zijn kansen en mogelijkheden bijna op een presenteerblaadje aangereikt om mee aan de slag te gaan. Een andere uitdaging is om de afdeling tennis te laten ontwaken en uit de comfortzone te halen. Hierbij speelt het onderdeel zijn van de OMNI verenging een significante rol om als DESTO Tennis een eigen identiteit te ontwikkelen naast een hele sterk aanwezige voetbalvereniging. !
Een eerste acSe in de nieuwe rol als voorzi?er was in samenwerking met het hoofdbestuur de VSU te vragen een enquête samen te stellen. Doel van deze enquête was om een beeld te krijgen waarom het ledenaantal achterblijR bij de infrastructuur. De enquête is uitgezet bij zowel de leden als de vertrokken leden. Een korte samenvaYng van de enquête: o Een grote meerderheid mist een tennissfeer en voelt zich verloren in een paviljoen dat wordt gedomineerd door voetbal. o Ook het ontvangst in het paviljoen is niet opSmaal doordat er hoesjes gedragen moeten worden bij binnenkomst. Een meerderheid vindt dit zelfs belachelijk. o Ook de tennisbanen zelf zíjn voor sommigen reden van kriSek. Slecht onderhoud en mosgroei maken de banen onbespeelbaar. Een groep merkt op dat er nu hard aan gewerkt wordt. o Een overgroot deel vindt dat vrijwilligers bij een vereniging horen en weten de meesten welke vacatures openstaan. Echter maar een klein deel is ook bereid een vrijwilligerstaak op zich te nemen. !
Een tweede acSe was het formuleren van de sSp op de horizon mede dankzij de training "Besturen met een visie". Met de uitkomst van de enquête in de hand is het een relaSef simpele taak een beleidsplan te schrijven. Een simpele taak die helaas Sjdrovend is, naast de 'day to day' beslommeringen van een bestuur. Samengevat is de stip op de horizon waar het bestuur naartoe wil werken samen met de leden: DESTO tennis is een verenigingsafdeling waar ieder lid kan spelen naar niveau en zich thuis voelt. Dat houdt in, dat er plaats is voor junioren en senioren, deze kunnen presteren naar het niveau dat zij ambiëren en vooral dat zij zich trots en één voelen met de vereniging in een paviljoen waarlijk is voor iedereen. !
Deel II Dialoog sessie Uit de enquête is een 7-­‐tal thema’s gedesSlleerd die met de aanwezige leden nader worden besproken. De thema’s worden door de voorzi?er toegelicht. 1. Aansprekend evenementen programma waarbij gedacht kan worden aan: 2. Invulling vrijwilligers organisaSe 3. Verhogen tennissfeer 4. Jeugdontwikkeling 5. CommunicaSe 6. Tennisbanen 7. Tennisles ontwikkeling !
Na de toelichSng heeR een dialoog tussen de aanwezige leden plaatsgevonden over de thema’s en mogelijke acSes die kunnen worden ondernomen om op deze thema’s opvolging te geven. De samenvaYng hiervan is in de bijlage opgenomen. In deze samenvaYng zijn de 7 thema’s terug gebracht naar 5 thema’s en op aanraden van Francesco Je?en (waarvoor dank!)zijn deze gedeeld Sjdens de clubkampioenschappen. Tevens wordt door Ria voorgesteld om de uitkomsten langs de assen van ‘impact’ en ‘inspanning’ te ordenen om keuzes te maken met welke acSes eerst aan de slag kan worden gegaan. Ook dank voor deze goede suggesSes. Deze wordt in het beleidsplan verder uitgewerkt. !
Deel III Huishoudelijke zaken Vanzelfsprekend zijn er Sjdens een ledenvergadering ook enkele huishoudelijke zaken te delen. !
CompeCCe Senioren Allereerst de compeSSe uitslagen van de senioren. Bij de voorjaarscompeSSe zijn er maar liefst 4 teams kampioen geworden: !
➢ 3 vrijdagavondteams: o 2de klasse GD DESTO 1 teamcaptain Simone o 3de klasse GD DESTO 2 teamcaptain Vincent o 2de klasse HD DESTO 1 teamcaptain Jeffrey ➢ 1 zaterdagteam: o 3de klasse Dames DESTO 2 teamcaptain Jacqueline !
Nota bene, aan deze teams zullen nog foto’s gevraagd worden, om op de website te plaatsen.
AcSe: bestuur. !
Vrijwilligers Ook kunnen we als vereniging erg blij om te kunnen vermelden dat de volgende volgende mensen hebben zich dit jaar hebben aangemeld als vrijwilliger: o Werner Vrind – Groundsmen o Mariken Radstaat – VCL (Verenigings CompeSSe Leider) o Sietske Bijkerk-­‐Oord – LedenadministraSe o Ilona Warnaer en Elise van Driel – Jeugdcommissie De voorzi?er verwelkomt de nieuwe vrijwilligers en wens hen succes. !
De volgende mensen hebben zich afgemeld als vrijwilliger: o MarSjn Hamerslag – VCL o Chris Klok en Marcel Rood – Barcommissie De aRredende vrijwilligers worden bedankt voor hun getoonde inzet. !
Financiën: De penningmeester geeR toelichSng op de cijfers van 2013 en de begroSng 2014. !
Uit de commissies: !
Jeugdcommissie; Elise ziet dat er een toename van leden is. Met veel plezier kijkt de commissie terug op de geslaagde clubkampioenschappen voor de jeugd en het kamp, inclusief overnachSng in het paviljoen. Voor volgend jaar wel een andere periode kiezen, zodat er meer leden mee kunnen doen. De deelnemers gaan nu weer verder met de najaarscompeSSe. !
RecreaSecommissie; Ria meldt dat de recreaSecommissie in de prakSjk nog bestaat uit met name Ellen en Ria. Koen gaat stoppen i.v.m. verhuizing en Mariken is nu ook de VCL. Een oproep voor extra commissieleden is gewenst. Verder merkt Ria op dat er nog een verschil is tussen het aantal leden op het amangbord en in mijnKNLTB. AcSe Sietske: Ledenbestand analyseren. !
Deel III SluiJng !
Rondvraag: Francesco vraagt of er nog ballen besteld moeten worden. Esther geeR door dat zij nog wacht op antwoord van Mariken voor de najaar compeSSe. Elise geeR de bestelling door voor de jeugdcompeSSe. !
De voorzi?er vraagt de aanwezigen Hoe zij deze vergadering hebben ervaren. -­‐ Complimenten voor de voorbereiding, opzet en inhoudelijke verdieping -­‐ Jammer dat de opkomst laag is -­‐ Idee wordt geopperd om elk jaar 1 thema te kiezen om uit te diepen in onder andere de ledenvergadering !
Francesco geeR als suggesSe om de sheets op te hangen Sjdens de clubkampioenschappen, zodat ook andere leden opmerkingen/ideeën kunnen vermelden. Door de voorzi?er wordt aangegeven dat aan dit idee opvolging zal worden gegeven en licht toe dat het vervolg is dat na de inventarisaSe door het bestuur een concept beleidsplan met acSeplan wordt uitgewerkt. !
De voorzi?er sluit de vergadering en dankt eenieder voor zijn/haar aanwezigheid en bijdrage. !
!
Bijlage: samenvaYng flappensessie !