Transcript Handleiding SoT RFID

Handleiding SoT RFID
Solid Business Systems
Postbus 1392
1300 BJ Almere
Tel: 036-5342180
Fax: 0365335948
[email protected]
www.benzing.nl
Inhoud
Introductie
Complete set
Systeem eisen
Installatie software
Montage paslezer
Bladzijde 1
Admin module
Medewerkers
PIN
Pas registeren
Reserve pas registreren
Uurroosters
Afwezigheidsredenen handmatig
Werkschema
Individueel een afwezigheid toekennen
Collectief een afwezigheid toekennen
Correcties
Nieuwe correcties
Rapportage
Rapportage printen
Overuren en min-uren
Boekingen bewerken
Instellingen
Speciale codes (afwezigheidsredenen via de prikklok)
Punctualiteits gemiddelden
Bladzijde 2
Bladzijde 2
Bladzijde 2
Bladzijde 2
Bladzijde 2
Bladzijde 3
Bladzijde 3
Bladzijde 4
Bladzijde 4
Bladzijde 4
Bladzijde 5
Bladzijde 5
Bladzijde 6
Bladzijde 6
Bladzijde 6
Bladzijde 6
Bladzijde 7
Bladzijde 7
Bladzijde 7
ID module
INFO module
Bladzijde 8
Bladzijde 8
Introductie
Gefeliciteerd met de aankoop van dit technische hoogstandje van Rimax ontworpen en
geproduceerd in Spanje. Enige kennis van techniek strekt tot de aanbeveling alhoewel dit niet
echt noodzakelijk is.
Introductie:
In het begin is alles nog onbekend maar met behulp van deze handleiding wordt u
stap voor stap bekend gemaakt met de software.
De complete set:
In de doos bevindt zich het volgende:
- RFID paslezer (licentie code zie achterzijde) met USB kabel
- CD met SoT voor Windows 2003/NT/XP/Vista (W7 via update)
- 20 RFID pasjes
Minimum systeem eisen:
Pentium III PC, 256 MB RAM, 50 MB vrije ruimte op de harddisk, CDROM speler,
VGA scherm, Microsoft Windows XP en printer. Scherm: vanaf 800x600 instelling.
Installatie software:
Plaats de bijgeleverde CD in uw CDROM speler en start de installatie (windows doet dit
automatisch; indien niets gebeurt click dan op “mijn computer” icoon en open de folder van
de CDROM (bij XP: start – mijn computer en de CDROM) en click het
icoontje.
De software bestaat uit drie modules, elk afzonderlijk of tegelijk te installeren:
- Admin module (bewerkingen, registratie personeel etc)
- ID module (klokmodule)
- Info module (wie is aanwezig en wie niet)
BELANGRIJK:
Er wordt nu een scherm getoond waarin u enkele vragen wordt gesteld. Volg deze op.
Click op installeer “complete” en na installeren laat de pc opnieuw opstarten. Na opstarten
sluit nu pas de RFID paslezer aan op een USB poort. Nu worden de stuurprogramma’s
geïnstalleerd. Windows meldt vanzelf dat alles gereed is en kan worden gebruikt.
De ID module start nu. Indien er een nieuwe database moet worden aangemaakt sluit dan de
ID module en start eerst de Admin module om het pad te kiezen (kan op netwerk, server, usb
stick, netwerkschijf enz.) en maak uw medewerkers aan en ken ze een pasje toe.
De ID en de Admin module kunnen niet tegelijk actief zijn indien geïnstalleerd op 1 pc.
Dit kan wel binnen een netwerk; admin en ID module elk op een andere pc in het netwerk.
Montage paslezer:
De paslezer kan m.b.v. speciale tape aan de wand worden gemonteerd of vast geschroefd.
Indien u de frontsticker voorzichtig weg buigt kunt u twee schroeven plaatsen.
De USB kabel mag verlengd worden naar 10 meter.(niet meegeleverd)
-1Solid Business Systems, Zwinpad 29, 1317 CN Almere. Tel: 036-5342180 / Fax: 0365335948
Admin module
Medewerkers:
Click op het icoon “Medewerkers” om eerst een
afdeling aan te maken. Click op de invoerregel
“Bedrijfsnaam of afdeling”. U geeft hier in de
naam van het bedrijf in en click vervolgens op de
gele pijl ernaast afgebeeld. Uw ingave wordt
onmiddellijk rechts getoond.
U heeft nu een bedrijfsnaam ingegeven. Voer nu
de naam in van een medewerker in het vakje
“medewerker”. Vul eventueel telefoonnummer in
het vakje “telefoon”. Doe op dezelfde wijze voor
email en positie indien van toepassing.
PIN
In het vakje PIN geeft u een cijfer code in. De PIN mag uit één of meerdere cijfers bestaan.
Deze PIN is verplicht. De PIN wordt gekoppeld aan het pasje. Indien u een pasje hergebruikt
moet u ook een nieuwe unieke PIN code ingeven. De PIN wordt niet gebruikt tijdens klokken.
Druk op de gele knop naast het vakje “medewerker” om ingegeven gegevens te bewaren.
"
Opgegeven PIN code hoort definitief bij een geregistreerde pas!
Hiernaast ziet een voorbeeld van ingevoerde
medewerkers, hun namen en gegevens.
Door een naam te dubbelclicken worden
gegevens van die persoon getoond.
Gele pijlknop (opslaan)
Paslezer aanzetten om pas in te lezen
Pasje registreren
Dubbelclick op de naam van een zojuist ingevoerde medewerker. Zet de paslezer aan door op
het linker vakje te clicken. Biedt de pas vervolgens rustig aan om de registratie vast te leggen.
Vergeet niet de gele pijlknop aan te clicken om te bewaren
Vastleggen reserve pas (bij verlies):
Zelfde wijze als hierboven maar dan veld PID2 gebruiken.
-2Solid Business Systems, Zwinpad 29, 1317 CN Almere. Tel: 036-5342180 / Fax: 0365335948
Uurroosters
Uurroosters stelt u in indien u controle wilt uitoefenen of de medewerker zich houdt aan
gemaakt afspraken voor werktijden. Indien u daarvoor kiest en de uurroosters ook inpland per
medewerker stelt u het systeem in staat een punctualiteit rapport te genereren.
Geef in een naam voor uw nieuwe uurrooster in
“uurrooster omschrijving” en click op de gele pijl
ernaast afgebeeld.
Geef het aanvang uur in bij “IN”. Doe ditzelfde
voor de einde werktijd bij “UIT”. Click hierna op
de gele pijl naast “IN”. U kunt u het rooster
ook opsplitsen in twee delen.
‘s-Ochtends, ‘s-middags (zie rapportage).
U heeft nu een uurrooster gemaakt. U kunt
meerdere uurrooster aanmaken. In werkrooster
plant u deze bij medewerkers pas in.
Afwezigheidsredenen handmatig:
Afwezigheids redenen als dokter, tandarts maar ook feestdagen en vakantie dagen kunt u in
dit venster ook ingeven. In werkrooster kent u ze individueel of collectief aan medewerkers of
afdelingen toe.
Geef de naam van de nieuwe afwezigheidsreden in in het vakje “afwezigheid omschrijving”.
Click vervolgens op de gele pijl ernaast. Dubbelclick de nieuwe afwezigheidsreden en click
op de kalender voor de datum. U kunt de knoppen in de kalender gebruiken om een andere
maand dan de huidige te kiezen. Click vervolgens op de gele pijl naast de kalender.
Opmerking:
U kunt ook achteraf correctie boekingen maken in “correcties” voor afwezigheid of andere
redenen. Zie “Correcties”.
-3Solid Business Systems, Zwinpad 29, 1317 CN Almere. Tel: 036-5342180 / Fax: 0365335948
Werkschema
In werkschema plant u de gemaakte uurroosters per medewerker in en plant u ook de
individuele of collectieve afwezigheid.
Individueel toekennen van een uurrooster click op
de medewerker uit de lijst rechts. Selecteer de
dagen van de maand (gepasseerde dagen worden
geweigerd) waarop u het rooster actief wilt laten
zijn. click vervolgens op de gele pijl wijzen naar
onderen. Click vervolgens op de gele pijl wijzend
naar boven. Click op Ja.
Individueel een afwezigheid toekennen
Individueel toekennen van een afwezigheid click op de medewerker uit de lijst rechts. Click
op de gemaakte afwezigheden uit de lijst (gepasseerde dagen worden geweigerd). Click
vervolgens op de gele pijl wijzend naar onderen. Click vervolgens op de gele pijl wijzend
naar boven. Click op Ja.
Collectief toekennen van afwezigheid of uurrooster
Om een aangemaakte afwezigheid of uurrooster collectief toe te kennen click dan op de
bedrijfsnaam of afdelingsnaam rechts. Click vervolgens op een afwezigheid in
“Afwezigheden” en click op de gele pijl ernaast.
Click op “Ja”.
-4Solid Business Systems, Zwinpad 29, 1317 CN Almere. Tel: 036-5342180 / Fax: 0365335948
Correcties
U kunt boekingen toevoegen, in en uitboekingen corrigeren in dit venster.
Verklaring van icoon knoppen:
Maken nieuwe correctie
Verplaats correctie naar rapportage
Print correcties
Wis gekozen correctie
Toon gevonden boekingen
Filter voor uitfilteren onvolledige
boekingen als vergeten uitklokken.
Deze vindt u alleen hier terug.
Tonen onvolledige boekingen:
Maak eerst uw periode keuze datum “van/tot”. Click daarna op “Met inboeking” en “Zonder
uitboeking”. Click op medewerker of afdeling of bedrijfsnaam en click de gele pijl .
Nieuwe correctie
Kies eerst de datum in “van” “tot” en dubbelclick op de medewerker van keuze.
Click op
om de nieuwe boeking te maken. Click op het vakje onder “IN” en voer de tijd in.
Click Ja.
U kunt in opmerkingen onderaan in het venster nog commentaar ingeven.
Click op
om de gemaakte correctie naar “Rapportage” te verplaatsen.
-5Solid Business Systems, Zwinpad 29, 1317 CN Almere. Tel: 036-5342180 / Fax: 0365335948
Rapportage
Click op de periode waarover een wilt zoeken naar boekingen. Geef bij “Van” “tot” de datum
in of m.b.v de kalender. Dubbelclick op de naam van een medewerker waarvan u rapportage
van boekingen en totalen wenst te zien en te printen.
Verklaring van icoon knoppen
Rapport zien alvorens printen
Geeft boekingen weer
Verplaats boeking naar correcties
Meerdere rapporten tonen
Export van rapport in csv bestand
Rapportage printen
Geef de datum in van/tot betreffende de gewenste boekingen periode. Dubbelclick de
. Boekingen worden nu getoond. Click op
medewerker en click op de gele pijl
om de boekingen te zien. Click de
printer icoon om het rapport te printen.
Het logo in het rapport kunt u zelf wijzigen in uw eigen logo in de map: Admin.
Verklaring:
In
:
Werkelijk in :
Uit
:
Werkelijk uit :
Rode totalen :
Groene totalen:
volgens het ingeplande rooster
werkelijk ingeklokt door medewerker
volgens het ingeplande rooster
werkelijk uitgeklokt door medewerker
Min-uren
Over-uren
Boekingen bewerken
Geef de datum in van/tot en dubbelclick op de medewerker. Click op de gele pijl en
vervolgens op de boeking die u wilt wijzigen. Click daarna op
icoon om deze boeking te
verplaatsen naar het “correcties” venster. Click op het vakje onder “Werkelijk in” of
“Werkelijk uit” en voer de te corrigeren tijd in.
-6Solid Business Systems, Zwinpad 29, 1317 CN Almere. Tel: 036-5342180 / Fax: 0365335948
Instellingen
Verklaring van icoon knoppen
Backup copy terugzetten
Back up copy maken
Pad bestand wijzigen
Speciale codes
Toegang wachtwoord instellen. Vink “zien” en “wijzig” aan en voer wachtwoord naar keuze
in. Bij de eerstvolgende opstart wordt u dit wachtwoord gevraagd.
Speciale codes (afwezigheidsredenen via de prikklok)
U kunt speciale codes benoemen zodat uw personeel zelf via de ID module (toetsenbord) kan
aangeven met welke reden zij eerder uitklokken of later binnenkomen. Uitklokken met
afwezigheid doet u als volgt: Druk op het toetsenbord op de “F” toets (functie) en daarna bijv.
“01” (code). Deze code dient te worden ingetoetst bij vertrek en terug komen! (wordt dit niet
gedaan dan wordt bij terugkomen uitgeklokt) De bij deze code behorende afwezigheidreden
verschijnt in het venster. Houdt nu uw pasje bij de paslezer en u klokt uit met afwezigheid.
Deze afwezigheid vindt u terug in “Rapportage”.
Click op Instellingen en daarna op de
speciale code icoon om het ingave
venster te activeren. U kunt 99 codes in
deze lijst vrij bestemmen voor uw eigen
redenen.
Code 01 bijvoorbeeld: Dokter/Tandarts
U kunt aangeven; betaald of onbetaald.
Breng in mindering op werkdag:
dit geldt voor onbetaalde afwezigheid.
Actief: click dit vakje aan om de code
beschikbaar te maken voor gebruik.
Punctualiteits gemiddelden
Door dit keuzevakje aan te clicken activeert u de punctualiteits controle in de rapportage.
U dient dan ook een werkrooster in te geven. In rapportage wordt de punctualiteit
weergegeven. Indien u het uurrooster in tweeën opsplitst (ochtend en middag) wordt deze met
resp. 1 en 2 aangegeven in het rapport.
-7Solid Business Systems, Zwinpad 29, 1317 CN Almere. Tel: 036-5342180 / Fax: 0365335948
ID - Paslezer
Dit is het actuele venster en programma wat de boekingen registreert. De ADMIN module
wordt alleen gebruikt voor het aanmaken nieuwe medewerkers, boekingen correctie en
rapportage. De ID module wordt gebruikt om de paslezer in de klokstand te zetten. Het
display wordt hierbij ook aangestuurd door de ID module. Na het starten kan er “geklokt”
worden.
Houdt uw pasje bij de paslezer en er verschijnt in dit
venster uw naam en de mededeling of in uit of in klokt.
Afwezigheid uitklokken:
Druk op het toetsenbord op de “F” toets. Nu verschijnt F
in het venster. Toets de code bijvoorbeeld 01 in.
Nu toont het venster de afwezigheids omschrijving.
Houdt u pas bij de paslezer en u wordt uitgeklokt met
deze afwezigheid.
Geluidsignalen:
De paslezer heeft een buzzer in zich en deze kan worden
aangezet bij instellingen. (geluidsignalen)
Klok (pop-up) venster ID module.
Door op het
icoon te clicken kunt u de instellingen wijzigen.
Verklaring van functies:
Algemeen
Taal instellen : kies Nederlands uit de lijst
Berichten
: kies pc scherm/terminal
Wijzig dir
: pad bestand wijzigen
Geluidsignalen: paslezer’s buzzer inschakelen
Aanwezig
Marges
: minimale tijd tussen boekingen
Altijd tonen : pop up wordt uitgeschakeld.
De usb paslezer heeft een ingebouwde buzzer voor correct in & uitklokken en weigeren.
Korte piep; correct inklokken, 2x korte piep; correct uitklokken,
lange piep; al geklokt(marge)
INFO module
Er is een INFO module die inzage geeft in wie is aanwezig
en wie niet. Dit wordt getoond in een grafisch tableau.
M.b.v. de CD kunt u deze INFO module overal in uw netwerk
installeren en het pad naar het gegevensbestand opgeven.
-8Solid Business Systems, Zwinpad 29, 1317 CN Almere. Tel: 036-5342180 / Fax: 03653359488