Transcript Presentatie Justin Bitter

Goederenlogistiek en de rol van GTSH
(Global Traceability Standard for Healthcare)
Justin Bitter MSc.
Manager bedrijfsvoering VE OK/CSA/PPO
27 mei 2014
• drs. Justin Bitter
• Manager bedrijfsvoering VE OK/CSA/PPO
Bernhoven ziekenhuis, Uden
• Promovendus Radboud Universiteit
Nijmegen
• Voorzitter van de Nederlandse GS1 Focus
Groep traceerbaarheid
2
Wetenschappelijke publicaties:
Bitter, J. et al. “Multidisciplinary teamwork is an
important issue to healthcare professionals”. Team
Performance Management, Volume 19 (5/6), 2013.
Van Veen-Berkx E, Bitter J, Elkhuizen SG,
et al. The Influence of Anesthesia-Controlled Time on
Operating Room Scheduling in Dutch University
Medical Centers. Can J Anesth 2014; In press.
Bitter et al. “Preoperative Cross-functional Teams
(CFT) Improve OR Performance”. Journal of Health
Organization and Management, 2014; In press.
3
dinsdag 3 juni 2014
Operatieafdeling






Structuur: OK-CSA-PPO
Aansturing: medisch leider en manager bedrijfsvoering
Personeel: 141 fte
Zittingen per jaar: +/- 16.000
55% budget = personeel gerelateerd
45% budget = materieel gerelateerd
Aandachtsgebieden:
 Vernieuwing binnen de OK
 Meer controle op achtergrondprocessen
 Meer grip op indirecte kosten
 Betere aansluiting tussen planning en inzet middelen
Aanloop
Kostenbeheersing
Veiligheid
Innovatie
5
• Nijmegen
• 1 van de 8
• 1.000 bedden
• 9.000 medewerkers
• > 26.000 OK-behandelingen
• < € 1000.000.000 activa
• < € 14.000.000 rendement (2012)
• Voorraad balans 2012: > € 16.000.000
2011: € 13 Mio
2010: € 6 Mio
2009: € 2 Mio
6
Bron: geconsolideerde jaarrekening 2012 Radboud umc (online)
Bernhoven ziekenhuis (I)
• Uden per 01/04/2013
• samenvoeging Veghel en Oss
• 380 erkende bedden
• 9 OK’s
• Aantal medisch specialisten: 150
• Aantal medewerkers: 2.300
• Aantal fte medewerkers: 1540
• Adherentiegebied: 362.000 inwoners
• Aantal opnames : 23.160
• Aantal dagopnames: 18.850
• Aantal eerste polikliekbezoeken: 400.000
• Aantal OK-behandelingen: 16.000 (incl. acuut)
7
Bernhoven
ziekenhuis (II)
Vlottende activa 2011: € 467.800,Vlottende activa 2012: € 827.200,Verwachting
Vlottende activa 2013:
OK voorraad + € 254.000,-
Magazijnvoorraden +/- € 333.000,Geneesmiddelen > € 70.000,CSA instrumentennetten ?
8
Bron: geconsolideerde jaarrekening 2012 Bernhoven (online)
Bernhoven
ziekenhuis (III)
uitdaging
9
Overeenkomsten
• Kosten in de exploitatie
• Geen balansverantwoording
• Geen inzicht in voorraden (digitaal)
• Hoge indirecte kosten (personeel)
• Hoge (onbekende) derving
• Lage standaardisatiegraad
• Geen systeemintegratie
• Bestelprocedures weinig transparant
• Richtlijnen onsteriel/steriel
• Klaarzetprotocollen en beheer handmatig (.docx)
• Hoge afhankelijkheid kennis OK-personeel
• Weinig visie
Conclusie:
• Hoge voorraden
Veel werk met een
• Veel incidentmanagement
onbekend rendement
• Veel spoed (onrust)
• Geschatte OK-begroting (is geen forecasting)
10
Overeenkomsten
Hoge indirecte kosten door suboptimale processen
11
Juiste moment, juiste mensen, juiste middelen:
Logistiek-OK is een volwaardige professie
Electief
Voorraad
OK
Acuut
voorraad-OK
CSA
• afstemmingsprobleem
• derving
• aanhouden voorraad
• dood kapitaal
12
dinsdag 3 juni
2014
Samenhang bedrijfsvoering
13
dinsdag 3 juni
2014
Artikel
Patient
Bepalen assortiment OK
(incl. min-max)
Uniformeren naamgeving
behandelingen
Bestelaanvraag/order
(ERP systeem)
Diagnose en
onderhouden
patientdossier
(EPD)
Beheren
OK-voorraad
OK-planning
Klaarzetprotocol
(inzet middelen vs behandeling)
Reserveren middelen en gereedmaken voor OK-ingreep
Verbruiksregistratie in OK
14
Voorraadmutatie
(ERP)
Registratie EPD
(artikel, expiratie
en LOT-nr)
dinsdag 3 juni
2014
De uitdaging: patienten- en goederenlogistiek integreren
Electief
Voorraad
OK
voorraad-OK
CSA
Acuut
• afstemming
• geen verspilling
• lage voorraad
• werkkapitaal
15
dinsdag 3 juni
2014
Waar begin je…
Laag hangend fruit om lange termijn succes te realiseren
1. Voorraden inzichtelijk maken
2. Balans versterking ziekenhuis
3. Sturen op derving en consignatie
4. Verhogen solvabiliteit
16
17
VE OK/CSA/PPO algemeen
18
Waar begin je…
• Bernhoven
Laag hangend fruit om lange termijn succes te realiseren
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
19
Afstemmen vraag en aanbod
Kwaliteit registratie verbeteren
Ontvangsten, voorraad en verbruik vastleggen
Patiëntenlogistiek aansluiten op goederenlogistiek
Logistiek OK-proces automatiseren
OK-assortiment standaardiseren
Waarschuwingen inbouwen (min.voorraad, expiratie, etc)
Logistiek: tot in de kast laten bevoorraden
Klaarzetprotocollen centraal beheren
Afbouwen overvoorraden
Wat zegt de theorie..
A supply chain is “a virtual network that facilitates the movement of product from
its production, distribution, and consumption” (Ozcan, Yasar A., 2009, pp. 263).
A good inventory management of these supplies is fundamental for the success of the
operation in any hospital. An important reason is the proportion of money expenditure that
they represent in the budget of hospitals, which typically ascends to 25 to 30%
(Ozcan, Yasar A., 2009, pp. 268). This means that medical supplies may involve a
significant quantity of a hospital’s assets, therefore reducing or optimizing its inventories
20
can significantly increases its ROI (Return on Investment).
Eén aanpak:
Laag hangend fruit – processen en integratie – vernieuwen
1.wat heb ik: inventarisatie (waarde: geld -> basis)
2.Intern draagvalk creëren: resultaat boeken
3.Uitzetten visie: stappenplan
4.- structureel voorraad waarderen
5.- processen optimaliseren
6.- klaarzetprotocollen structuren
7.- factuurregels beoordelen (waar gaat het geld naartoe)
8.- contracten beoordelen en saneren (+leveranciers)
9.- visie ontwikkelen (samenwerking aangeven)
10. Rente, ruimte, risico
11.Intern awareness en draagvlak
12.Visie op nieuwe ontwikkelingen
13.Niets investeren en wel willen renderen werkt niet…….
21
Identificatie
Patiënten moeten vertrouwen hebben dat
het juiste product
in de juiste dosis
aan de juiste patiënt
op het juiste moment
op de juiste manier
wordt bereid en toegediend.
22
Opmerkelijk
?
overwegend
handmatig
23
100%
traceerbaar
Barcodering
24
Brede interesse
15/11/13 en 19/11/13
24/01/14
18/02/14
25
20/03/14
Landelijke basisregistratie implantaten
26
dinsdag 3 juni
2014
27
2011
2012
Stappenplan voor ziekenhuizen
2013
Keuze
• Handmatige werkzaamheden vereenvoudigen
• Eén barcode (GS1-standaard)
• Uniformeren naamgeving
• Gebruik brondata
• Integrale toepassing
• Controle vooraf
29
Werkwijze Bernhoven
Door ontbreken van standaardisatie van barcodes:
In 100% van de gevallen wordt er een barcode zelf
aangebracht om de patiëntveiligheid te vergroten en de
efficiency te verbeteren;
Barcode omvat artikelnummer, lotnummer, expiratiedatum
30
Voordelen van standaardisatie van barcodes
Draagt bij aan patiëntveiligheid
Eliminatie van niet waarde toevoegende activiteiten
Sneller traceren van recalls op patiënt- en
voorraadniveau
Verhoogde efficiency in de keten
Door digitaal inzicht sterke reductie incourante voorraden
Voorraadreductie 10% tot 30%
31
Nadelen van geen standaardisatie
Foutkans invoer circa 2%, middels steekproeven
1 fte benodigd voor aanbrengen van eigen barcode
Recall: - voorraad wordt vertraagd weggehaald
- patiënten worden relatief laat benaderd door
niet digitaal traceren
32
Fase 3
Drie faseplan implementatie GS1 standaarden
Convenant Medische technologie
Fase 2
Bedside scanning
Apparatuur op OK
Instrumentensets
Fase 1
Medicatie toediening
33
OK
Radiologie
HCK
dinsdag 3 juni 2014
…implementatie van GLN, UDI, and berichtuitwisseling
ziekenhuis/leverancier
Item data
Leverancier
Verzending data van gebruikte artikelen
GLN
GLN
UDI
GLN
GLN
GLN
GLN
GLN
GLN
GLN
GLN
GLN
GLN
GLN
GLN
Vanaf leverancier
GLN
GLN
Tot en met in de patient
34
Fase 1: verbruik
35
Bernhoven brede integratie
Fase 1: resultaat
•
•
•
•
36
1.237 geregistreerde patiënten (m.n. orthopedie)
Afname assortiment/volume/doorlooptijd
Reductie derving voorraad 80%
Reductie voorraadwaarde: € 125.879 (start 01/07/13)
Fase 1: recall
Lotnummer
Patient en locatie
37
Bernhoven brede integratie
Recalls
Door digitaal inzicht zijn zowel
patiënten als voorraden op locaties in het
ziekenhuis met een druk op de knop te herleiden
Bernhoven is voorbereid op een landelijke
basisregistratie van implantaten
38
Vervalsing tegengaan door standaardisatie barcodes
39
Hoe nu verder..
1. volop kansen op verbetering (veiligheid EN
kostenreductie)
2. standaardisatie en ketenintegratie gaan te
langzaam
3. afwezigheid eenduidige barcode hindert
acceptatie
4. hoe voldoende massa te creëren
5. Bernhoven ziekenhuis gaat over tot verdere
invoering
40