MODERN FILING & RECORD RETENTION

3.

4.

5.

6.

1.

2.

Pengertian Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filing Peralatan-peralatan filing Perkembangannya Record retention schedule Klasifikasi record

PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN

a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.

c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari

KESIMPULAN

Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang.

TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP



Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu.



Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan.



Memberi keterangan-keterangan vital, sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum

YANG DIMAKSUD “PAPERS”

1. Surat penyerahan barang 2. Program pembangunan 3. Petunjuk-petunjuk pemesanan 4. Surat-surat perejanjian 5. Surat-surat utang piutang 6. Surat-surat asuransi 7. Surat-surat pembelian 8. Surat-surat penjualan 9. Surat-surat pengiriman 10. Surat-surat pesanan 11. Nota-nota pernyataan 12. Surat-surat kepegawaian 13. Indeks harga-harga 14. Kutipan-kutipan/petikan petikan surat 15. Grafik, data, skema-skema 16. Laporan-laporan 17. Formulir-pormulir 18. Surat-surat tuntutan 19. Surat-surat permohonan 20. Surat-surat pajak 21. Surat-surat keputusan 22. Surat-surat rutin lainnya

5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING

 Menurut abjad (alphabetical)  Menurut subyek (by subject)  Menurut nomor (numerical)  Menurut daerah (geographical)  Menurut urutan (chronological)

1. MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL)

Dinamakan sistem abjad karena dasar pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan :

-

Nama perusahaan, Nama orang, Nama instansi, Nama tempat atau nama barang

2. MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT) Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan menurut abjad. Penyusunan lebih didasarkan :

-

Subyek surat Pembidangan Perihal dari pokok surat

3. MENURUT NOMOR (NUMERICAL)

Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan Nomor urut pada item dari masing-masing file dan menempatkan (menyusunnya) menurut nomor urut. Filing cara ini dipakai untuk papers seperti : Surat-surat cek, daftar pembelian, Surat-surat mobil, dsbnya

Misalnya untuk bidang politik, diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi; politik luar negeri, dalam negeri, dan penerangan. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb : a. Pol. Luar negeri 12 - 01 b. Pol. Dalam ngeri 12 - 02 c. Penerangan 12 - 03

PERALATAN FILING



Filing kabinet/almari



Guide



Folder



Map

PERKEMBANGAN

Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek, maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional, dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing : 1 . Dengan micro film 2. Tape 3. Hard disc 4. Compact Disc

RECORDS RETENTION SCHEDULE

Disamping filing, salah satu masalah urgen lainnya yg dihadapi oleh setiap Instansi, kantor, ataupun organisasi ialah tentang penentuan-penentuan jangka waktu berapa lama surat-surat, dokumen, warkat, atau Records yang manakah yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi.

JADWAL RETENSI

1. Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records 2. Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan

KLASIFIKASI RECORDS

 Records yang tidak penting (non esensial)  Records yang dapat dimanfaatkan (helpful)  Records yang penting (important)  Records yang sangat penting (vital)

Pasal 2 UU No.7/1971 Fungsi ARSIP

FUNGSI ARSIP

       ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara.

a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.

b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.

c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus.

ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah

PENYUSUTAN ARSIP Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan. Jika hal ini terus berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip”

DASAR PEMINDAHAN ARSIP

Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”, biasanya setelah suatu priode tertentu, misalnya 1 tahun, dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan.

DASAR PEMINDAHAN ARSIP

Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”, tergantung pada kebijakan masing-masing instasi. Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus, seperti filing kabinet, tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip)