CENTAR ZA ODRŽIV LOKALNI I REGIONALNI RAZVOJ Šušeoka bb, Mionica Telefon: 014/354-1077; 063/251-192 Internet adresa: www.cor.co.rs / E-mail: [email protected] dr Slobodan Ilić Vrnjačka Banja, 07/05/2015
Download ReportTranscript CENTAR ZA ODRŽIV LOKALNI I REGIONALNI RAZVOJ Šušeoka bb, Mionica Telefon: 014/354-1077; 063/251-192 Internet adresa: www.cor.co.rs / E-mail: [email protected] dr Slobodan Ilić Vrnjačka Banja, 07/05/2015
CENTAR ZA ODRŽIV LOKALNI I REGIONALNI RAZVOJ Šušeoka bb, Mionica Telefon: 014/354-1077; 063/251-192 Internet adresa: www.cor.co.rs / E-mail: [email protected]
Vrnjačka Banja, 07/05/2015 . godine dr Slobodan Ilić
SISTEM IFK U JS
• Termin IFK u JS razvila je EK, a prema
ZBS sastoji se od tri osnovna elementa:
•Finansijsko upravljanje i kontrola
(FUK) kod KJS
•IR (funkcionalno nezavisna) kod KJS •Harmonizacije i koordinacije FUK i
IR koju obavlja MF - Centralna jedinica za harmonizaciju (CJH)
• IFK (sastavljen od FUK i IR) služi da
obezbedi podršku rukovodstvu KJS u ispunjavanju njegovih ciljeva
FUK IR - BI
•
SET (finansijskih i nefinansijskih) KONTROLA, koji kroz proces upravljanja rizicima, treba da, u razumnoj meri, pruži uveravanje da će se ostvariti ciljevi KJS na:
• • • • •
zakonit, pravilan, ekonomičan, efikasan, i efektivan način.
• •
IR – procenjuje kako funkcioniše FUK (rizici, kontrola, upravljanje), izveštava o uočenim slabostima i daje preporuke za unapređenje FUK.
Pruža podršku (alat)
rukovodstvu KJS da ostvari postavljene ciljeve.
•
BI – kontroliše sve ono što se plaća JS,kao i namenskog i zakonitog korišćenja sredstava KJS.
ZNAČAJ - ZAŠTO SE USPOSTAVLJA FUK?
•
Sistem IFK u JS u Srbiji predstavlja čvrstu odbranu finansijskoj nedisciplini u JF.
•
EU EU. – pregovaranje i mogućnost apliciranja za predpristupne fondove
•
Nakon donošenja Strategije razvoja IFK u JS u Republici Srbiji (2009), SVA JKP bila su u obavezi da razviju strategiju za IFK, procedure i administrativne kapacitete.
•
Uvođenje IFK je individualan proces za svakog KJS.
DA LI JE USPOSTAVLJANJE FUK OBAVEZNO ILI NE? ZA KOGA?
•
OBAVEZA sve KJS na još od 2009. godine za republičkom i lokalnom nivou.
KO JE ODGOVORAN U KJS ZA USPOSTAVLJANJE FUK?
•
FUK se organizuje kao sistem procedura i odgovornosti svih lica u KJS / JKP.
•
Za uspostavljanje, održavanje i redovno odgovoran je Rukovodilac JKP. Tu ažuriranje sistema FUK nadležnost on može preneti na lice koje on ovlasti. To ga ne oslobađa odgovornosti.
•
Postojeći pravni okvir za FUK u RS obezbeđuje većinu međunarodnih standarda IK
Za uspostavljanje FUK primenjuju se opšte prihvaćeni INTOSAI standardi IK za JS
ZBS uvodi se OBAVEZA KJS / JKP da uspostave sistem FUK, kao set pravila i procedura, i njihovu primenu i da uvedu funkciju IR
Podzakonskim aktima bliže je propisan način uvođenja, održavanja i razvoja sistema FUK
•
Zakon o budžetskom sistemu (“Sl.glasnik RS”, br. 54/09, 73/10, 101/10, 101/11, 93/12, 62/13, 63/13 и 108/13 );
•
Pravilnik o zajedničkim kriterijumima i standardima za uspostavljanje, funkcionisanje i izveštavanje sistema FUK u JS (“Sl.glasnik RS”, br. 99/11 и 106/13);
•
Zakon o državnim službenicima (“Sl.glasnik RS”, br. 79/05, 81/05, 83/05, 64/07 67/07, 116/08 и 104/09);
•
Zakon o javnim nabavkama (“Sl.glasnik RS”, br. 124/12);
•
Uredba o budžetskom računovodstvu (“Sl.glasnik RS”, br. 125/03 и 12/06);
•
Pravilnik o zajedničkim osnovama, kriterijumima i zadacima za rad finansijske službe direktnog korisnika budžetskih sredstava (“Sl.glasnik RS”, br. 123/03);
•
Pravilnik o standardnom klasifikacionom okviru i kontnom planu za budžetski sistem (“Sl.glasnik RS”, br. 103/11, 10/12, 18/12, 95/12, 99/12, 22/13, 48/13, 61/13, 63/13 - ispravka , 106/13, 120/13 и
•
20/2014);
•
Pravilnik o načinu pripreme, sastavljanja i podnošenja finansijskih izveštaja KBS i korisnika sredstava organizacija obaveznog socijalnog osiguranja (“Sl.glasnik RS”, br. 12/04, 11/05, 17/05 и 11/06); Odluke o izmenama poslovnika Vlade, sa ciljevima i rezultatima (“Sl.glasnik RS”, br. 100/05, 51/06).
izveštajem o
•
Zakon o radnim odnosima u državnim organima
•
Zakon o radu
•
Zakon o platama u državnim organima i javnim službama
•
Zakon o poreskom postupku i poreskoj administraciji
•
Zakoni iz oblasti obaveznog socijalnog osiguranja
•
Zakon o državnoj uprave
•
Zakon o lokalnoj samoupravi
•
Zakon o finansiranju lokalne samouprave
•
Zakon o javnom dugu
•
Zakon o javnim preduzećima
•
Zakon o komunalnim delatnostima
•
Zakon o javnoj svojini
•
Spisak DBK i IBK sredstava Republike, odnosno lokalnih vlasti I organizacija obaveznog socijalnog osiguranja koji su uključeni u sistem KRT
•
Pravilnik o budžetskom računovodstvu i računovodstvenim politikama
•
Pravilnik o načinu korišćenja sredstava sa podračuna odnosno drugih računa konsolidovanog računa trezora JLS i o načinu izveštavanja o investiranju sredstava korisnika budžeta
•
Pravilnik o zvanjima, zanimanjima i platama zaposlenih u Upravi JLS (gradskoj ili opštinskoj)
•
Uputstvo za pripremu za svaku kalendarsku godinu, na osnovu uputstva za pripremu budžeta JLS koje se donosi budžeta RS
•
Uputstvo o radu u oblasti planiranja, pripreme i izvršenja budžeta, budžetskog računovodstva i izveštavanja
•
Uputstvo o načelima za unutrašnje uređenje i sistematizaciju radnih mesta u Gradskoj / Opštinskoj uprave JLS
•
Statut JLS
- Pravilnik o računovodstvu i knjigovodstvenom postupanju - Uputstvo o toku ulazne dokumentacije i odobravanju obaveza i plaćanje Sadržaj neophodne dokumentacije uz zahtev za prenos budžetskih sredstava korisnicima budžetskih aproprijacija i za pravdanje namenskog trošenja - Delokrug rada finansijske službe, protok dokumentacije, raspodela poslova na izvršioce i kontrola dokumentacije za FMIS Trezora Ovlašćenje za pripremu, overu i potpisivanje Zahteva za kreiranje preuzete obaveze - Pravilnik o organizaciji i sprovođenju popisa imovine i obaveza - Procedura za materijalno finansijsko poslovanje - Procedura pripreme i izvršenja finansijskog plana - Pravilnik o finansijskoj službi - Uputstvo o javnim nabavkama - Pravila o organizaciji posla u sprovođenju postupka JN - Odluka o preispitivanju i potpisivanju ugovora - Uputstvo o postupanju sa sredstvima finansijkog obezbeđenja ugovornih obaveza - Procedure i direktive za poslove obračuna i isplate plata zaposlenima - Uputstvo o međusobnim obavezama i odgovornostima JLS i IBK - Odluka o utvrđivanju politika i procedura za upravljanje rizicima - Pravilnik o sistemu FUK - Pravilnik o unutrašnjoj kontroli i bezbednosti - Pravilnik o kategorizaciji, tajnosti podataka i isprava i njihovoj zaštiti - Pravilnik o IK i internim kontrolnim postupcima - Pravilnik o poslovima rešavanja pritužbi - Uputstvo procesa o sprovođenju poslovnih procesa sa mapom poslovnih - Osnovni dokument o poltici zaštite informacionog sistema
•
CJH predstavlja centralnu organizaciju u RS odgovornu za pripremu i promovisanje metodologije za FUK i IR, u skladu sa međunarodno prihvaćenim standardima i najboljom praksom.
•
CJH inicira, koordinira i prati sprovođenje novih propisa, vezanih za odgovornost upravljačkih struktura, organizuje obuku za FUK i IR i vrši sertifikaciju IR.
•
Rukovodilac CJH JS.
izveštava direktno ministra finansija o razvoju i napretku u oblasti IFK u
•
JKP ima svojstvo pravnog lica. JKP predstavlja i zastupa Rukovodilac JKP.
•
...
…
Корак 10:
Припрема акционих планова/ корективне радње
Корак 9:
Анализа постојећих и очекиваних контрола
Корак 11:
Сумарни извештаји о инт. контроли
Корак 8:
Анализа спроведених контрола
Корак 7:
Процена 5 компоненти инт. контроле/само оцењивање
Корак 12:
Годишњи извештај ЦЈХ
Процес прегледа ФУК
Корак 6:
Процена и управљање ризицима
Корак 13:
Периодично тестирање интерних контрола
Корак 1:
Организовање процеса
Корак 2:
Припрема акционог плана
Корак 3:
Визија, мисија и циљеви
Корак 5:
Припрема системске документације
Корак 4:
Приказати процесе
( http://mfin.gov.rs/pages/issue.php?id=8285 )
Faza 5:
Procena rizika
Faza 6:
Analiza sistema IK
Faza 4:
Segmentacija organizacije – osnovni finansijski sistemi
Faza 7:
Korektivne aktivnosti
Faza 8:
Izveštavanje o FUK
Plan uspostavljanja FUK
Faza 3:
Samoocenjivanje trenutna situacija
Faza 1:
Organizovanje procesa – pregled FUK
Faza 2:
Pripremiti plan aktivnosti
( http://mfin.gov.rs/pages/issue.php?id=8285 ) План активности за имплементацију финансијског управљања и контроле Број 1 Кораци процеса анализе финансијског управљања и контроле Активнос т Прибавити и проучити прописе о Интерној финансијској контроли у јавном сектору Прибавити и проучити упутства ЦЈХ о имплементацији ИФКЈ прописа 2015. година Број докумен та везе Одговорна особа Планиран датум завршетка 1. квартал 2. квартал 3. квартал 4. квартал 2016. година 1. полов.
2. полов Датум завршеткa Шеф правне службе Шеф правне службе Организовати процес преглед финансијског управљања и контроле Припремити опис права и обавеза за Руководиоца задуженог за ФУК, по потреби за Координатора, и радну групу за Финансијско управљање и контролу (у даљем тексту ФУК) Одредити руководиоца задуженог за ФУК Одредити координатора ФУК (уколико је потребно) Формирати радну групу Шеф правне службе Руководилац КЈС Руководилац КЈС Руководилац КЈС Руководилац ФУК Саставити стратегију ФУК Припремити материјал обуке за ФУК и детаљан материјал за оне који су директно укључени у имплементацију Поделити материјал обуке ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК
План активности за имплементацију финансијског управљања и контроле Број 1 Кораци процеса анализе финансијског управљања и контроле Активнос т Прибавити и проучити прописе о Интерној финансијској контроли у јавном сектору Прибавити и проучити упутства ЦЈХ о имплементацији ИФКЈ прописа 2015. година Број докумен везе Одговорна особа Планиран датум завршетка 1. квартал 2. квартал 3. квартал 4. квартал 2016. година 1. полов.
2. полов Датум завршеткa Шеф правне службе Шеф правне службе Организовати процес преглед финансијског управљања и контроле Припремити опис права и обавеза за Руководиоца задуженог за ФУК, по потреби за Координатора, и радну групу за Финансијско управљање и контролу (у даљем тексту ФУК) Одредити руководиоца задуженог за ФУК Одредити координатора ФУК (уколико је потребно) Формирати радну групу Шеф правне службе Руководилац КЈС Руководилац КЈС Руководилац КЈС Руководилац ФУК Саставити стратегију ФУК Припремити материјал обуке за ФУК и детаљан материјал за оне који су директно укључени у имплементацију Поделити материјал обуке ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК
- obavljanje operativnih poslova na uvođenju i razvoju sistema - donošenje Strategije upravljanja rizicima za period 2015 – 2017. godina
- Zadatak RG je da organizaciono uspostavi sistem FUK, kao sveobuhvatni sistem IK - popis i opis poslovnih procesa; - izradi mapu poslovnih procesa; - identifikuje poslovne procese koji nisu propisani u pismenom obliku; - uvrdi kontrolno okruženje; - identifikuje, proceni rizike i odredi način upravljanja rizikom; - uspostavi kontrolne aktivnosti koje obuhvataju pisane politike i procedure i njihovu primenu, a koje će pružiti razumno uveravanje da su rizici za postizanje ciljeva ograničeni na prihvatljiv nivo; - uspostavi sistem informisanja, komunikacije i uspostavi sistem efektivnog, blagovremenog i pouzdanog izveštavanja; - uspostavi sistem kontrola i funkcionisanja finansijskog upravljanja; - utvrdi način praćenja i procene advekatnosti i funkcionisanja uspostavljenog sistema finansijskog upravljanja; - sačini predlog Strategije upravljanja rizicima za period 2015-2017. godine
Republika Srbija ____________________________________ (Naziv JKP) ____________________________________ (Naziv organa koji donosi odluku) Broj: ___________________ Dana: ___/___/2015. godine ____________________________________ (Adresa JKP) Na osnovu člana 10. Pravilnika o zajedničkim kriterijumima i standardima za uspostavljanje, funkcionisanje i izveštavanje o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole u javnom sektoru («Službeni glasnik RS», br. 99/11 i 106/13), i člana ___ (upisati broj člana, stava ako je potrebno) ___________ (upisati naziv akta npr. Statuta…) ________________ (upisati naziv JKP) («Službeni list ________/upisati naziv JLS/», br. ____), ________________ (upisati naziv organa koji donosi npr. Direktor...) dana __/__/2015. godine donosi R EŠENJE o imenovanju Rukovodioca odgovornog za uvođenje i razvoj sistema finansijskog upravljanja i kontrole I. Imenuje se _____________________________ (upisati ime) za Rukovodioca odgovornog za uvođenje i razvoj sistema finansijskog upravljanja i kontrole u __________ (upisati naziv JKP).
II. Za obavljanje operativnih poslova na uvođenju i razvoju sistema finansijskog upravljanja i kontrole u _______________ (upisati naziv JKP) i donošenje Strategije upravljanja rizicima za period 2015 – 2017. godina, biće obrazovana radna grupa, koja će za svoj rad odgovarati Rukovodiocu odgovornom za uvođenje i razvoj sistema finansijskog upravljanja i kontrole i ______________. (Rukovodiocu KJS, Direktoru…) III. Poslove navedene u ovom Rešenju Rukovodilac će izvršiti do ___/___/20__. godine. (npr. 31/12/2015) IV. Poslove utvrđene ovim Rešenjem, Rukovodilac će obavljati ________________________ .
(npr. “bez naknade” ili “sa naknadom” / u slučaju da ove poslove Rukovodilac obavlja uz naknadu treba regulisati kako i kolika će biti naknada) V. Ovo Rešenje objaviti u «Službenom listu __________________ (upisati naziv JLS)».
______________________________ (upisati ime Rukovodioca organa koji donosi odluku) DOSTAVITI: - svim zaposlenima - Odeljenju za _____________________________ (upisati nadležnu službu) - Rukovodiocu odgovornom za uvođenje i razvoj sistema finansijskog upravljanja i kontrole - Arhivi ( http://mfin.gov.rs/pages/issue.php?id=8285 )
( http://mfin.gov.rs/pages/issue.php?id=8285 ) Republika Srbija ____________________________________ (Naziv JKP) ____________________________________ (Naziv organa koji donosi odluku) Broj: ___________________ Dana: ___/___/2015. godine ____________________________________ (Adresa JKP) Na osnovu člana 10. Pravilnika o zajedničkim kriterijumima i standardima za uspostavljanje, funkcionisanje i izveštavanje o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole u javnom sektoru («Službeni glasnik RS», br. 99/11 i 106/13), i člana ___ (upisati broj člana…, stava ako je potrebno…) _________ (upisati naziv akta npr. Statuta…) ___________________ (upisati naziv JKP) («Službeni list ________ /upisati naziv JLS/», br. ____), ___________________ (upisati naziv organa koji donosi odluku, npr. Nadzorni odbor…), dana ___/___/ 2015. godine donosi O D L U K U o obrazovanju Radne grupe za uvođenje i razvoj sistema finansijskog upravljanja i kontrole u __________________________ (upisati naziv JKP) I. Obrazuje se Radna grupa za uvođenje i razvoj sistema finansijskog upravljanja i kontrole u _______ (upisati naziv JKP) i donošenje Strategije upravljanja rizicima za period 2015 – 2017. godina (u tekstu: RG). II. U RG imenuju se sledeća lica: 1. _______________________________, predsednik 2. _______________________________, zamenik predsednika 3. _______________________________, član 4. _______________________________, član 5. _______________________________, član 6. _______________________________, član 7. _______________________________, član Lica iz stava 1. ove tačke imenuju se u RG na mandatni period od ____ (npr: dve godine).
III. Zadatak RG je da organizaciono uspostavi sistem finansijskog upravljanja i kontrole, kao sveobuhvatni sistem internih kontrola, koji se sprovodi politikama, procedurama i aktivnostima, a koji će obezbediti razumno uveravanja da će se ciljevi _________ (upisati naziv JKP) ostvariti kroz: 1. poslovanje u skladu sa propisima, unutrašnjim aktima i ugovorima; 2. realnost i integritet finansijskih i poslovnih izveštaja; 3. dobro finansijsko upravljanje; 4. zaštitu sredstava i podataka.
IV. U cilju uspostavljanja finansijskog upravljanja i kontrole, neophodno je da RG izvrši sledeće: - popis i opis poslovnih procesa; - izradi mapu poslovnih procesa; - identifikuje poslovne procese koji nisu propisani u pismenom obliku; - uvrdi kontrolno okruženje; - identifikuje, proceni rizike i odredi način upravljanja rizikom; - uspostavi kontrolne aktivnosti koje obuhvataju pisane politike i procedure i njihovu primenu, a koje će pružiti razumno uveravanje da su rizici za postizanje ciljeva ograničeni na prihvatljiv nivo; - uspostavi sistem informisanja, komunikacije i uspostavi sistem efektivnog, blagovremenog i pouzdanog izveštavanja; - uspostavi sistem kontrola i funkcionisanja finansijskog upravljanja; - utvrdi način praćenja i procene advekatnosti i funkcionisanja uspostavljenog sistema finansijskog upravljanja; - sačini predlog strategije upravljanja rizicima za period 2015-2017. godine.
V. Poslove navedene u ovoj odluci RG će izvršiti do ___/___/20__. godine (npr. 31/12/2015) VI. Poslove i zadatke utvrđene ovom odlukom, članovi RG obavljaće ____________ (npr. "bez naknade” ili “sa naknadom” / u slučaju da ove poslove RG obavlja uz naknadu treba regulisati kako i kolika će biti naknada) VII. Ovo rešenje objaviti u «Službenom listu _________________ (upisati naziv JLS)».
______________________________ (upisati ime Rukovodioca organa koji donosi odluku) DOSTAVITI: - svim zaposlenima - Odeljenju za _____________________ (ubaciti nadležnu službu) - članovima RG - Arhivi
- Materijal za obuku možete naći na sajtu Ministarstva finansija na adresi:
( http://mfin.gov.rs/pages/issue.php?id=8285 )
- Eksterna i interna obuka za sistem FUK: treba da omogući upoznavanje sa procesom i pripremom i podelom materijala obuke za sistem FUK (sa detaljnim materijalom za one koji su direktno uključeni u implementaciju FUK). Dosadašnjom obukom, a u vezi sa FUK, obuhvaćen je vrlo uzak krug zaposlenih. Obukom nisu bili obuhvaćeni rukovodioci na najvišem nivou, odnosno obuhvaćen je vrlo mali broj rukovodilaca na srednjem nivou i drugi zaposleni.
План активности за имплементацију финансијског управљања и контроле Број Кораци процеса анализе финансијског управљања и контроле 2.
2.
Активност Набавити и проучити упутства ЦЈХ о плану активности по питању имплеменације ИФКЈ прописа Сачинити програм са Акционим планом и одредити одговорности за Припремити план поједине задатке активности Одредити форму акционог плана Одредити опсег акционог плана Размотрити и ускладити акциони план са радном групом Размотрити и ускладити акциони план са руководиоцем КЈС Проследити задатке из одобреног акционог плана Припремити план Размотрити напредак у односу на акциони план и давање нових предлога за наредну годину Размотрити и ускладити ревидирани акциони план са руководиоцем КЈС Проследити задатке из одобреног акционог плана Број документа везе Одговорна особа 2015. година 2016. година Планиран датум завршетка 1. квартал 2. квартал 3. квартал 4. квартал 1. полов.
2. полов Датум завршеткa Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК
Strateški plan za trogodišnji period je osnova za donošenje budžeta, plana razvojnih programa i finansijskih planova. Strateški plan uključuje sve razvojne programe, kapitalna ulaganja, kapitalne programe, definiše njihove načine ostvarenja i određuje smer kretanja za sledeće tri godine. JKP treba prvo da sprovede samoocenjivanje, tako što će koristiti upitnik CJH. - Prihvatljiv način za samoocenjivanje je primena COSO modela. Način korišćenja navedenog modela je kroz odgovore na pitanja sa „da“ ili „ne“ i „nisam siguran“, uz predočavanje dokumentacije kada je odgovor „Da“. - Pitanja za samoocenjivanje po COSO modelu se grupišu u 5 oblasti – komponenti internih kontrola:
План активности за имплементацију финансијског управљања и контроле Број 3.
Кораци процеса анализе финансијског управљања и контроле Активност Прибавити упутсво за само-оцењивање од Централне јединице за хармонизацију (ЦЈХ) Саставити резиме само оцењивања за целу организацију уз подршку оперативног руководства Само-оцењивање тренутна ситуација Прикупити доказе потребне ради подршке закључцима добијених приликом само оцењивања Дискутовати и усагласити само-оцењивање са радном групом Дискутовати и усагласити само-оцењивање са руководиоцем КЈС Број документа везе 2015. година Одговорна особа Планиран датум завршетка 1. квартал 2. квартал 3. квартал 2016. година 4. квартал 1. полов.
2. полов Датум завршеткa Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК
Podelom – segmentacijoim treba da se obuhvate sve aktivnosti, procesi i oblasti JKP i da se sačini potpuni pregled njegovih delova. Dva pitanja koja se postavljaju kod segmentacije JKP su: (1) razlog za podelu – segmentaciju JKP, i (2) kriterijumi po kojima se obavlja podela – segmentacija.
Rizik predstavlja verovatnoću da će se desiti određeni događaj koji bi mogao imati negativan uticaj na ostvarivanje ciljeva JKP, a meri se kroz njegove posledice i verovatnoću dešavanja Procena rizika obuhvata identifikovanje i analizu bitnih rizika koji prete ostvarivanju ciljeva JKP i predstavlja osnov za izbor načina upravljanja rizicima.
Pre bilo kakvih aktivnosti koje su vezane za procenu rizika, potrebno je odrediti strukturu poslovnih ciljeva i za svaki poslovni cilj identifikovati rizike.
План активности за имплементацију финансијског управљања и контроле Број Кораци процеса анализе финансијског управљања и контроле Активност 4.
Прибавити и проучити упутства ЦЈХ по питању сегментације организације Идентификовати структуру, природу и величину организације и њених активности Сегментација организације основи финансијски системи Идентификовати кључне финансијске системе и остале кључне пословне процесе Сегментација организације Дискутовати и ускладидити са радном групом сегментацију организације 2015. година 2016. година Број документа везе Одговорна особа Планиран датум завршетка 1. квартал 2. квартал 3. квартал 4. квартал 1. полов.
2. полов Датум завршеткa Руковод.
ФУК Руковод.
ФУК Руковод.
ФУК Руковод.
ФУК Руковод.
ФУК
План активности за имплементацију финансијског управљања и контроле Број 5.
Кораци процеса анализе финансијског управљања и контроле Активност Прибавити упутсва везана за управљање ризиком од ЦЈХ Дискутовати о ризицима и рангирању са интерном ревизијом Број документа везе Одговорна особа Планиран датум завршетка 1. квартал 2015. година 2. квартал 3. квартал 4. квартал 2016. година 1. полов.
2. полов Датум завршеткa Руковод.
ФУК Руковод.
ФУК Процена ризика Дискутовати и ускладити са радном групом рангирање категорија ризика у односу на вероватноћу и утицај За све кључне финансијске системе и кључне пословне процесе спровести преглед управљања ризиком Рангирати управљање ризиком користећи Регистар управљања ризиком или матрицу ризика Дискутовати налазе са интерном ревизијом Дискутовати и ускладити са радном групом налазе о ризицима Дискутовати и ускладити са руководиоцем КЈС резиме кључних ризика Руковод.
ФУК Руковод.
ФУК Руковод.
ФУК Руковод.
ФУК Руковод.
ФУК Руковод.
ФУК
- Sprovodi se kroz 4 faze: identifikovanje kontrolnih aktivnosti / analiza opšteg kontrolnog okruženja / dokumentovanje kontrolnih aktivnosti / testiranje kontrola..
- Sprovodi se u različitim vremenskim periodima, kao i od različitih osoba. - Sistemi IK moraju biti nadgledani – proces procene kvaliteta učinka sistema.
- Kada lice koje je obavilo sve preglede zaključi da postoje oblasti za koje nije u razumnoj meri uveren da se ostvaruje cilj kontrole, ili da postoje nepotrebne kontrole, neophodne su naknadne aktivnosti.
- Treba pripremiti izveštaje koji ne samo da identifikuju slabosti, već daju i preporuke za njihovo korigovanje. - Preporuke treba da odgovaraju rizicima. - Preporučena promena treba da u razumnoj meri pruži uveravanje za kontrolu i treba da bude ekonomična u odnosu na očekivanu korist koja će se dobiti kroz izbegavanje rizika, odnosno utvrđenih grešaka ili nepravilnosti.
План активности за имплементацију финансијског управљања и контроле Број Кораци процеса анализе финансијског управљања и контроле Активност Ускладити са радном групом приоритет најризичнијих система и активности за проверу интерних контрола Дискутовати са интерном ревизијом да ли ће бити утицаја на програм њиховог рада или ће то бити само оцењивање или област која ће захтевати додатне изворе средстава 6.
Анализа система интерних контрола За сваку проверу интерне контроле: • Идентификовати контролне активности • Анализирати опште контролно окружење • Документовати контролне активности • Оценити очекиване контроле • Тестирати контроле • Дискутовати налазе са оперативним руководством • Извештавати о налазима Број документа везе Одговорна особа Планиран датум завршетка 1. квартал 2015. година 2. квартал 2016. година 3. квартал 4. квартал 1. полов.
2. полов Датум завршеткa Руковод.
ФУК Руковод.
ФУК Различите особе одговорне за сваку проверу Различити датуми
План активности за имплементацију финансијског управљања и контроле Број Кораци процеса анализе финансијског управљања и контроле Активност 2015. година 2016. година Број документа везе Одговорна особа Планиран датум завршетка 1. квартал 2. квартал 3. квартал 4. квартал 1. полов. 2. полов Датум завршеткa 7.
Корективне активности За сваку проверу интерне контроле: • Идентификовати корективне активности • Надгледати спровођење • Размотрити шири утицај Руководилац ФУК Различити датуми
- Navedenim zakonom (ZBS, član 81 stav 5) i podzakonskim aktima (Pravilnik FUK član 13) propisana je obaveza Rukovodilaca KJS (direktor…) da o stanju FUK (adekvatnosti i funkcionisanju uspostavljenog sistema) i IR u JKP za koji su odgovorni, jedanput godišnje izveste (na propisan način) ministra finansija preko CJH.
- CJH je sačinila obrasce upitnika za sastavljanje godišnjeg Izveštaja JKP o FUK. Ovi obrasci su sačinjeni na osnovu modela upitnika koji se koriste u zemljama EU za ove potrebe.
- Obrazac godišnjeg Izveštaja o SFUK sastoji se iz dva dela: opšteg (sadrži opšte podatke o JKP i organizaciono uspostavljanje FUK) i upitnika za samoocenjivanje.
План активности за имплементацију финансијског управљања и контроле Број 8.
Кораци процеса анализе финансијског управљања и контроле Активност Успоставити стандарде извештавања ЦЈХ Извештавање о финансијском управљању и контроли Успоставити стандарде извештавања руководиоцу КЈС и радној групи Подносити кварталне извештаје Подносити годишње извештаје 2015. година 2016. година Број документа везе Одговорна особа Планиран датум завршетка 1. квартал 2. квартал 3. квартал 4. квартал 1. полов.
2. полов Датум завршеткa Руководилац ФУК Руководилац ФУК Руководилац ФУК Према потреби Руководилац ФУК
( http://mfin.gov.rs/pages/issue.php?id=8285 )
1
. OPŠTI PODACI O KORISNIKU JAVNIH SREDSTAVA Rukovodilac KJS (ime i prezime) Rukovodilac KJS (ime i prezime) zadužen za uvođenje i razvoj sistema FUK Telefon: Ukupan iznos planiranih rashoda i izdataka za izveštajni period (u RSD) 2. ORGANIZACIONO USPOSTAVLJANJE SISTEMA FUK Elektronska adresa: 2.1. Da li je imenovan rukovodilac zadužen za FUK?
2.2. Ako je odgovor DA, navesti datum i broj odluke / rešenja, ime rukovodioca i njegovu funkciju: 2.3. Da li je osnovana RG koja će se baviti pitanjima vezanim za uvođenje i razvoj sistema FUK?
2.4. Ako je odgovor DA, navesti datum i naziv akta i sastav RG: Da Da 2.5. Da li ste doneli akcioni plan za uspostavljanje sistema za FUK?
2.6. Da li za uspostavljanje sistema za FUK koristite Priručnik za FUK, koji je urađen u okviru projekta „PIFC i IA – faza 2 – MF?
2.7. Da li ste započeli sa popisom i opisom poslovnih procesa?
Da Da Da 2.8. Ako je odgovor NE, navesti obrazloženje: 2.9. Da li je sačinjena mapa poslovnih procesa u vašoj organizaciji?
2.10. Navedite podzakonske i interne akte kojima su regulisani poslovni procesi specifični za vašu organizaciju: 2.11. Navedite najznačajnije poslovne procese koji nisu propisani u pisanom obliku: 2.12. Da li su IK u poslovnim procesima uspostavljene uzimajući u obzir najznačajnije rizike?
2.13. Ako je odgovor NE, navesti obrazloženje: Da Da Ne Ne Ne Ne Ne Ne Ne
PITANJA DA NE 1. KONTROLNO OKRUŽENJE POENI a) Da li postoji procedura koja obezbeđuje da su svi zaposleni upoznati sa kodeksom ponašanja?
b) v) g) Da li su svi zaposleni obavezni da postupaju u skladu sa koeksom ponašanja odnosno kodeksom organizacije?
Da li ste usvojili kadrovsku politiku (strategiju)?
Da li postoje kriterijumi za utvrđivanje efikasnosti kadrovske politike?
d) đ) Da li se kadrovska politika prati?
Da li su utvrđeni nivoi potrebnog znanja i veština za svako radno mesto?
5 4 e) ž) z) i) j) Da li obavljate analizu potreba za obukom na godišnjem nivou za svako radno mesto?
Da li obavljate analizu potreba za obukama iz FUK?
Da li su rukovodioci uvereni da su procesi upravljanja rizicima, IK I IR korisni, tj. da li značajno doprinose ostvarivanju ciljeva?
Da li su sredstva, uključujući i intelektualnu svojinu, zaštićena od neovlašćenog pristupa i korišćenja?
Da li u organizaciji postoji obaveza redovnog izveštavanja o upravljanju rizicima, IK I IR?
3 2 1 Odgovor DA je moguć ukoliko postoji interni akt ili druga pisana smernica rukovodstva koja propisuje obavezu da svaki zaposleni potpiše prijem kodeksa. Organizacija može uvesti kodeks za zaposlene na različite načine (npr. organizovanje obaveznih seminara). Navedite odgovarajuće dokumente koji potkrepljuju Vašu tvrdnju u komentarima.
Samo uvođenje kodeksa nije dovoljno jer zaposleni treba da se potpisom obavežu da će postupati u skladu sa kodeksom.
Treba navesti da li je donet strateški kadrovski plan koji obuhvata izveštajni period I navedite odgovarajuću dokumentaciju koja potvrđuje vaše tvrdnje.
Treba utvrditi kriterijume za merenje ciljeva navedenih u kadrovskim politikama, pomoću kojih će se proceniti efikasnost (efikasnost je stepen ostvarenja ciljeva). Treba navesti odgovarajuću dokumentaciju koja potvrđuje vaše tvrdnje u komentarima.
Ukoliko se prati navedite na koji način se to čini.
Da li je donet akt o unutrašnjoj organizaciji I sistematizaciji radnih mesta sa opisom poslovna, brojem izvršilaca sa organizacionom šemom, uslovima u pogledu stručne spreme, potrebnih veština I radnog staža, rukovodiocima sa posebnim ovlašćenjima, rasporedom poslovna, planiranja rada I drugih pitanja u vezi sa organizacijom rada.
Da li upoređujete znanje I veštine kojima raspolažu izvršioci sa potrebnim znanjem I veštinama propisanim sistematizacijom I na osnovu rezultata utvrđujete potrebe za obukom?
Da li analizirate potrebe zaposlenih, koji se bave uvođenjem I razvojem sistema FUK, za obukama iz oblasti FUK?
Odgovor na ovo pitanje je subjektivan – potencijalni odgovori ne moraju biti konzistentni: prve tri mogućnosti (kolone) sa odgovorima DA (različit stepen uverenosti), druge dve kolone NE, znače da rukovodilac nije uveren u korist ovih procesa (2 moguća nivoa negativnih odgovora).
Redovno izveštavanje u pisanoj formi može da uključi upitnik za samoocenjivanje I izveštaje IR. Obaveza redovnog izveštavanja mora biti definisana u pisanoj formi.
PITANJA DA NE POENI 2. UPRAVLJANJE RIZICIMA a) Da li organizacija ima definisane poslovna ciljeve u pisanoj formi?
b) Da li utvrđujete ciljeve koji su konkretni, merljivi, ostvarivi, realni I vremenski ograničeni?
5 4 3 v) g) d) đ) e) Da li su zaposleni upoznati sa dugoročnim I kratkoročnim ciljevima organizacije?
Da li su prihodi rashodi projektovani I planirani u skladu sa ciljevima organizacije?
Da li se redovno prati ostvarenje ciljeva?
Da li se analiziraju uzroci eventualnog odstupanja?
Da li su identifikovani rizici?
ž) Da li je izvršena procena rizika?
z) i) Da li se donose odluke radi rešavanja identifikovanih rizika?
Da li je vaša organizacija usvojila strategiju upravljanja rizicima?
j) Da li ste sačinili registar rizika za vašu organizaciju?
2 1 Organizacija mora imati jasno definisane ciljeve koji su međusobno povezani I kompatibilni sa opštom poslovnom strategijom organizacije I njenim budžetom. Ciljevi moraju biti merljivi, a rukovodioci odgovorni za predstavljanje tih ciljeva zaposlenim. Navedite u komentarima odgovarajuća dokumenta koji potvrđuju vaše navode.
Utvrđivanje ciljeva predstavlja smernice za ono što organizacija treba da ostvari I obezbeđuje da svi učesnici jasno znaju šta se od njih očekuje. Najbolji rezultati se postižu ako su ciljevi: konkretni – kada navode ono šta treba da se ostvari, merljivi – omogućuju merenje ostvarenih rezultata, ostvarivi – kada su utvrđeni ciljevi ostvarivi, realni – kada je realno ostvariti ciljeve sa resursima sa kojima raspolažete, vremenski ograničeni – u kojem roku želite da ostvarite utvrđene ciljeve.
Navedite u komentarima odgovarajuća dokumenta koji potvrđuju vaše navode. (zapisnike, godišnje diskusije sa zaposlenima, itd.) Da li su za sprovođenje utvrđenih ciljeva, koji proističu iz strategija, akcionih planova, zakona I podzakonskih akata, određena potrebna sredstva?
Navedite u komentarima odgovarajuća dokumenta koji potvrđuju vaše navode.
Navedite u komentarima odgovarajuća dokumenta koji potvrđuju vaše navode.
Organizacije uspostavljaju I prate system definisanja, procene I upravljanja rizicima koji se javljaju tokom ostvarivanja ciljeva.
Rizici koji utiču na ostvarivanje ciljeva moraju biti identifikovani.
Navedite u komentarima odgovarajuća dokumenta koji potvrđuju vaše navode.
Mora se proceniti mogućnost realizovanja svih rizika I njihove posledice.
Navedite u komentarima odgovarajuća dokumenta koji potvrđuju vaše navode.
Potrebno je sačiniti strategiju upravljanja rizikom I odrediti lica odgovorna za preduzimanje mera za upravljanje rizikom.
Svaka organizacija mora da pripremi sopstvenu strategiju za upravljanje rizicima, koja će utvrditi okvir za identifikovanje rizika, njihovu procenu, rešavanje, izveštavanje I praćenje. Svrha upravljanja rizicima je da pruži razumno uveravanje da će organizacija ostvariti svoje ciljeve.
Registar rizika je dokument koji pruža organizaciji ključne informacije o rizicima I licima odgovornim za upravljanje rizicima?
PITANJA DA NE POENI 3. KONTROLNE AKTIVNOSTI a) Da li su za poslovna procese pripremljeni detaljni opisi, uključujući I tok dokumentacije?
b) Da li su detaljno propisane procedure rada (navedite akt)?
v) g) d) Da li u procedure rada dostupne svim zaposlenim?
Da li postoje operativna uputstva za rad?
Da li ova uputstva sadrže opise internih kontrola?
5 4 3 đ) e) ž) z) i) Da li je obezbeđeno da isto lice ne obavlja dve ili više sledećih dužnosti: predlaže, odobrava, izvršava I evidentira poslovna promene (podela dužnosti)?
Da li se radne procedure I organizacione šeme redovno ažuriraju?
Da li je utvrđena procedura pristupa podacima I evidenciji (pristup samo ovlašćenim licima)?
Da li su definisane procedure za rukovodioce koji prate sprovođenje interne kontrole (samoprocena)?
Da li se primenjuju procedure za rukovodioce koji prate sprovođenje interne kontrole (samoprocena)?
2 1 Kontrolne aktivnosti su pisana pravila I principi, procedure I druge mere koje su uspostavljene radi ostvarivanja ciljeva organizacije svodeći rizike na prihvatljiv nivo.
Sve osnovne procedure organizacije moraju da budu u formi internog akta (pravilnici, uputstva, standardi…) I dostupne svim zaposlenima.
Pravilnik o organizaciji I sistematizaciji radnih mesta nije dovoljan. Za svako radon mesto mora postojati posebna procedura (opis poslovna I dužnosti) koja je sastavni deo procesa, navedena u dijagramu u kojem se vidi I prethodni I naknadni procesi I dokumentacija.
Dokumentacija treba da bude obrazložena tako da svaki novi zaposleni može da obavlja standardne zadatke bez pomoći, odnosno posebnih uputstava.
Opisi procedura I dijagrami moraju uključiti I pregled kontrolnih tačaka, opise kontrolnih procedura I kontrolore. Procesi moraju biti definisani prema odgovarajućim kriterijumima IK, kao što su podela dužnosti, dvostruki potpisi, naknadne kontrole, evidentiranje odstupanja, kontinuitet posla, promene radnih mesta ukoliko su rizična ili uspostavljanje dodatnih kontrola.
Ukoliko zbog nedovoljnog broja zaposlenih podela dužnosti nije moguća, treba obezbediti neke druge kontrole, kao npr. dvostruko potpisivanje, naknadna kontrola… Mora da postoji procedura koja obezbeđuje njihovo ažuriranje I usaglašenost sa zakonima I propisima. Svim zaposlenim na koje se procedure odnose moraju se dostaviti procedure.
Zaposleni moraju koristiti šifre za pristup kompjuterskim programima I redovno ih menjati. Rad sa dokumentima mora biti u skladu sa propisima o čuvanju I obezbeđivanju utvrđenog nivoa poverljivosti.
Kontrole su efikasne ako se sprovode konzistentno I kontinuirano. Organizacija mora uspostaviti procedure koje su osnova za dobijanje informacija o aktivnostima IK?
PITANJA DA NE POENI 4. INFORMACIJE I KOMUNIKACIJA a) Da li sistem informacija I komunikacija omogućava praćenje ostvarivanja utvrđenih ciljeva I sprovođenja efikasnog nadzora nad poslom?
5 4 3 2 1 b) v) g) d) đ) e) Da li je obezbeđen efikasan I efektivan system interne pisane, elektronske I verbalne komunikacije, koji zaposlenima omogućava da dobiju informacije neophodne za obavljanje posla?
Da li je uspostavljena procedura koja omogućava zaposlenima da informišu rukovodstvo o uočenim slabostima u kontrolama?
Da li je uspostavljen process evidentiranja grešaka ili žalbi, tako da one mogu da se analiziraju, utvrde razlozi I uklone problem?
Da li su u system informacija I komunikacija uvedene adekvatne procedure za umnožavanje podataka radi čuvanja I procedure za povraćaj podataka u slučaju gubitka?
Da li su testirane u praksi uspostavljene procedure u sistemu informacija I komunikacija za umnožavanje podataka radi čuvanja I procedure za povraćaj podataka u slučaju gubitka?
Da li je zaposlenima omogućeno da prijave eventualne nepravilnosti I probleme?
Omogućavaju prikupljanje I razmenu informacija potrebnih za upravljanje, sprovođenje I nadzor nad poslom. Organizacija mora imati utvrđene procedure I bezbedne opcije za prenos informacija I komunikaciju u vidu redovnih I hitnih sastanaka, izveštaja radnih grupa, prikupljanje I upravljanje podacima, informacije zaposlenih o nepravilnostima. Pored toga, treba obezbediti komunikaciju zaposlenih sa najvišim nivoima, tako da zaposleni imaju adekvatne informacije na raspolaganju I da mogu lakše obavljati svoje zadatke.
Navedite u komentarima odgovarajuće dokumente koji potvrđuju vašu izjavu.
Navedite u komentarima odgovarajuće dokumente koji potvrđuju vašu izjavu.
Navedite u komentarima odgovarajuće dokumente koji potvrđuju vašu izjavu.
Navedite u komentarima odgovarajuće dokumente koji potvrđuju vašu izjavu.
Navedite u komentarima odgovarajuće dokumente koji potvrđuju vašu izjavu.
Navedite u komentarima odgovarajuće dokumente koji potvrđuju vašu izjavu.
Navedite u komentarima odgovarajuće dokumente koji potvrđuju vašu izjavu.
PITANJA POENI 5. PRAĆENJE (NADZOR) I PROCENA a) Da li je uspostavljena struktura izveštavanja koja omogućava objektivnost I nezavisnost IK?
DA NE 5 4 3 2 1 b) v) g) d) đ) Da li rukovodilac prihvata I sprovodi usaglašene preporuke internih revizora?
Da li se prati izvršenje preporuka koje daju eksterni I interni revizori za unapređenje sistema FUK?
Da li su izveštaji IR dostupni zaposlenima u oblastima na koje se izveštaj odnosi?
Da li postoje uputstva koja propisuju radnje koje treba preduzeti I lica koja treba obavestiti u slučaju nedostatka kontrola?
Da li su utvrđene procedure koje obezbeđuju ažuriranje uputstava iz tačke 5. d) I njihovu primenu u praksi?
Proces upravljanja rizicima, odnosno sistem FUK, treba redovno pratiti I ocenjivati njegovu efikasnost I efektivnost. Na osnovu toga u poslu organizacije I njenom okruženju treba sprovoditi neophodne promene. Osnovni zadatak IR jeste ocean funkcionisanja sistema FUK, izveštavanje o slabostima I davanje preporuka za unapređenje. Pored IR, sistem FUK može se pratiti I kroz process samoocenjivanja, kao I kroz druge vrste razmene informacija.
Organizacija redovno reaguje na preporuke IR menjajući sistem FUK na odgovarajući način.
Navedite da li postoji lice zaduženo za praćenje izvršenja preporuka eksternih I internih revizora, I za definisanje mera koje treba preduzeti. Da li se utvrđuju rokovi za sprovođenje?
Navedite da li je propisano koga treba obavestiti u slučaju odsustva interne kontrole, neadekvatnosti, odnosno kada se postojeće kontrole ne primenjuju. Navedite u komentarima odgovarajuće dokumente koji potvrđuju vašu izjavu.
Navedite u komentarima odgovarajuće dokumente koji potvrđuju vašu izjavu.
Sadržaj?
• Obaveza uspostavljanja
SIK