Transcript Power Point (.ppt) verzija

DIGITALNI URED
Juro Ivančić
Ana Leko
Digitalno uredsko poslovanje odnosi se na digitalnu
izradu , obradu, prijenos i pohranu poslovnih
informacija. (A, Kliment, B.Knežević, V. Srića, 2003.)
Područja značajna za izradu digitalnog ureda su :
• Standardizacija poslovnih komunikacija
• Digitalna izrada pisanih poslovnih komunikacija
• Digitalna obrada poslovnih podataka
Juro Ivančić i Ana Leko
STANDARDI ILI NORME U IZRADI
POSLOVNIH KOMUNIKACIJA
Proces izrade poslovnih komunikacija tekao je u
smjeru:
1) racionalizacije poslovnih procesa
2) normiranja ili standardizacije poslovnih
procesa
Juro Ivančić i Ana Leko
Standardi ili norme se donose na više razina i
postoje:
1) nacionalne - Njemačka je prva u svijetu uvela
DIN-norme (Deutsche Indusri-Normen), a formati
papira su u uporabi od 1936. godine. Najpoznatiji
instituti za nacionalne standarde ili norme su:
ANSI (SAD), BSI (Velika Britanija), DIN (Njemačka)
te ON (Austrija). U Republici Hrvatskoj formiran je
1991. godine Državni zavod za normizaciju i
mjeriteljstvo-DZNM. Zadatak zavoda je
predlaganje i propisivanje hrvatskih normi-HRN.
Juro Ivančić i Ana Leko
2) europske i internacionalne - od europskih
instituta najznačajniji su CEN, ETSI, CEPT,
CENELEC
3) međunarodne norme i standardi - od
međunrodnih instituta najznačajniji su ICC,
ISO, IEC, ITU.
Juro Ivančić i Ana Leko
NORME ZA FORMATE PAPIRA
• Danas se rabe slijedeće dimenzije papira:
1) A-format (1189*841 mm)-rabi se za tiskanje
knjiga,novina i poslovnih papira
2) B-format (1414*1000 mm) –koristi se za
izradu knjiga i obrazaca
3) C-format (1294*917 mm)- upotrebljava se
za izradu vrećica i omotnica.
Juro Ivančić i Ana Leko
• Veličine poslovnih
papira dobivaju se od Aformata, dijeljenjem na
jednake dijelove, pri
čemu je osnovna
veličina papira
označena brojem 0.
Juro Ivančić i Ana Leko
• A4 ili tzv. veliki format (opširnija poruka, priopćivanje
važnog sadržaja)
• A5 (memorandum) rabi se za kraće poruke ili
obavijesti
• Praksa je kreirala još jedan format između formata A
i A5 tzv. veliki memorandum (2/3 A4), koji se koristi
za pisanje srednjih poruka
• Dopisnica A6 rabi se za kraće obavijesti koje nisu
poslovna tajna.
• A7-posjetnica koja se rabi prilikom uspostavljanja
poslovnih kontakata.
Juro Ivančić i Ana Leko
• B-formati rabe se za
tiskanje knjiga, časopisa i
u kompjuterskoj
obadi.Izrađuju se kao
perforirani blokovi u
veličinama B4, B5, B6.
Služe za automatiziranu
izradbu poslovnih
komunikacija i
dokumentacije kao što su
npr. računi, dostavnice itd.
Kad se od obrasca otkine
perforirani rub, dobiva se
veličina A-formata
Juro Ivančić i Ana Leko
• Dijeljenjem C formata
dobivaju se omotnice ili
kuverte
• Omotnice služe za otpremu
dopisa koje sadrže poslovne
informacije. Osim toga one
zaštićuju pismo da se ne
ošteti i ne uprlja. Omotnice
su i sredstvo ekonomske
propagande, pa je stoga
važan njihov izgled.
Juro Ivančić i Ana Leko
NORME ZA IZRADBU POSLOVNOG
PAPIRA
• Odabir kvalitetnog papira
• Poslovni papir DIN-forme za A-4 format je
podjeljen na slijedeći način:
1) podaci o trgovačkom društvu i skraćena adresa
adresanta
2) adresa primatelja i pozivni znakovi
3) ”predmet”
4) oznake gdje treba saviti papir te oznaku granica
pisanja komunikacije
Juro Ivančić i Ana Leko
STRUKTURA POSLOVNE KOMUNIKACIJE
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
A - temeljni podaci o poduzeću
B - mjesto i datum
C - adresa primatelja
D - predmet
E - oslovljavanje
F - sadržaj poslovne komunikacije
G - pozdrav
H-potpis
I- način otpreme
J – raspored kopija
K-dopisak ili post scriptum
Juro Ivančić i Ana Leko
NORME ZA OBLIKOVANJE POSLOVNIH
KOMUNIKACIJA
• Estetski izgled poslovne komunikacije postiže se
između ostalog i vizualizacijom teksta koju
možemo postići na više načina, i to:
1) vodoravnim rasporedom poruke
2) okomitim rasporedom poruke
3) pisanjem u ulomcima, isticanjem teksa
4) promjenom oblika pisma
5) pisanjem u boji
Juro Ivančić i Ana Leko
DIGITALNA IZRADA PISANIH POSLOVNIH
KOMUNIKACIJA
Standardizacija – omogućuje jednostavnije i brže
odvijanje poslovanja svih tržišta u okviru jedne
zemlje i na globalnom tržištu.
Automatizacija - se postiže programiranom
digitalnom obradom poslovnih procesa koja se
postiže integracijom teksta poslovnih komunikacija
i različitih podataka iz baze podataka poduzeća.
Zaključak
• Predloškom se unaprijed određuje struktura,
izgled i oblik dokumenta.
• Vrijeme izrade poslovnih pisama korištenjem
predložaka znatno se skraćuje a jednom izrađeni
predložak može se koristiti za izradu beskonačno
mnogo pisanih poslovnih komunikacija.
• Tako će se omogućiti slanje poslovnih
komunikacija istoga sadržaja na veći broj
poslovnih partnera
Juro Ivančić i Ana Leko
DIGITALNA OBRADA POSLOVNIH PODATAKA
• skeniranje
• prerekognicija (priprema)
• rekognicija (prepoznavanje) -optičko prepoznavanje
standardiziranih znakova, inteligentno prepoznavanje
nestandardiziranih znakova, prepoznavanje markiranih
obrazaca
• postrekogniciju prepravke
Juro Ivančić i Ana Leko
ELEKTRONIČKI OBRASCI
• izravan unos poslovnih
promjena u bazu podataka
poduzeća bez posrednih
predradnji
• obrada u stvarnome
vremenu
• tijekom unošenja podataka
na elektroničkom obrascu
može se izvršavati
automatizirana kontrola
prema zadanim uvjetima
• mnoštvo drugih prednosti
Juro Ivančić i Ana Leko
Zaključak
Digitalni ured služi za povećanje
učinkovitosti i brzine obavljanja
klasičnih uredskih poslova te
omugućuju ostvarenje bržeg i jeftinijeg
protoka informacija unutar poduzeća, te
između poduzeća i okoline. Digitalni
ured je temelj za ostvarivanje mobilnog
i vitualnog rada.
Literatura:
1. A.Kliment, B.Knežević, V.Srića, Uredsko
poslovanje – Strategija i koncepti automatizacije
ureda, Sinergija nakladništvo d.o.o., Zagreb,
2003.