Transcript TIM ERPA GKI KB (TIM EVALUASI RENCANA PROGRAM DAN ANGGARAN) Presentasi & Pemaparan Di Persidangan Majelis Jemaat GKI Kebayoran Baru 1 Mei 2011

TIM ERPA GKI KB
(TIM EVALUASI RENCANA PROGRAM DAN ANGGARAN)
Presentasi & Pemaparan
Di Persidangan Majelis Jemaat
GKI Kebayoran Baru
1 Mei 2011
Tim ERPA
• Ketua
: Gunawan Tanumihardja
• Wakil Ketua
: Pnt Pudjartono
• Sekretaris
: Tjocky Nasution
• Anggota
:
•Rio Wisaksono
•Hermine Paulina Pakan
•Erwin Barus
•Widjanarko Tantono
•Reinhart Simanjuntak
•Danny Kosasih
•Pdt. JH. Wirakotan
Sistim Manajemen Organisasi
Planning
Controlling
Organizing
Actuating
Sistim Manajemen Organisasi Gereja
Planning
Penyelen Panitia RPA
ggara
Output
Rencana
Program &
Anggaran
Organizing
Actuating
Mabid & BPJ
Pengelola
Kegiatan (i.e
Komisi, Panitia,
Tim, dll)
Staffing
• Pelaksanaan
Program
Kegiatan
• Laporan
Pelaksanaan:
Laporan
Kegiatan
• Laporan
Keuangan
Rekomendasi
Evaluasi
Evaluasi
Controlling
BPHM
Tim ERPA
BPHM:
- Hasil
pemeriksaan
keuangan
- Hasil
penggunaan
Anggaran
Tim ERPA:
- Evaluasi
Pelaksanaan
Program
- Rekomendasi
Apa itu Evaluasi & Rekomendasi?
Evaluasi Pelaksanaan:
Penilaian terhadap pelaksanaan program pelayanan,
dilakukan secara obyektif.
Rekomendasi:
Saran atau Usulan dilakukannya perbaikan,
modifikasi atau revisi berdasarkan hasil evaluasi
Proses Evaluasi Pelaksanaan Program
Pelaksana
an
Program
Rencana
Program
Laporan
Pelaksana
an
Program
Evaluasi
• Proposal vs Misi
• Rencana
Program vs
Pelaksanaan
Analisa Kuantitatif &
kualitatif
Rekomendasi:
• Koreksi/
Perbaikan
• Modifikasi
• Revisi
• Eliminasi /
Penambahan
Program
Tujuan Evaluasi
1.
Menyelaraskan:
• Program dengan MISI
• Pelaksanaan program dengan tujuan dan sasaran rencana
program
2.
Menghindari:
• “copy-paste”
• Pengulangan kesalahan
3.
Melihat apakah program dilaksanakan secara efektif dan
efisien.
4.
Memberikan rekomendasi, sebagai:
• Masukan bagi Rencana Program tahun berjalan dan tahun
berikutnya
• Bahan Laporan Tahunan Kehidupan Jemaat
Faktor Kunci Sukses (Key Critical Factors)
Dukungan & Komitmen:
1.
•
•
Majelis Jemaat
Semua pelaksana program
2.
Proposal atau Kerangka Acuan Kerja (TOR) dalam
membuat perencanaan
3.
Keseragaman Format
•
•
Laporan Hasil Pelaksanaan Program
4.
•
•
5.
Proposal RPA
Laporan Pelaksanaan Kegiatan
Tepat waktu
Akurat
Adanya Tim yang melakukan Evaluasi (Tim ERPA)
Kronologis Tim ERPA
2009
Q4
SK Tim
ERPA??
2009 Nov
Tim ERPA
terbentuk
2010
Q1
Q2
2009 Q4–2010
Q1: Kompilasi
data Mabid &
BPJ tahun 2009
sebagai acuan
evaluasi tahun
2010-2011
2009 Q4–2010 Q2: Mapping
Misi & Sosialisasi dengan
Mabid & BPJ
2011
Q3
Q4
2010 Q3-Q4:
Usulan Format
Proposal & Format
Laporan
Pelaksanaan
Program
Q1
Q2
2011 Q1-Q2:
Usulan KAK,
SK,Sistim
Manajemen
2009 Q4–sekarang: Rapat Rutin Setiap Selasa
Pertemuan dengan Tim SOP GKI KB
2009 Q4 – sekarang,:
- Laporan Bulanan Evaluasi Pelaksanaan Program Mabid & BPJ
- Rekomendasi & Usulan
Q3
Q4
TERIMA KASIH - GBU
Pertanyaan/ Opini dll:
Pnt. Agus:
1.
•
evaluasi diawali dengan tugas masing-masing (job desc), SOP, dan KPI. Index ditetapkan berdasarkan
ketetapan bersama. Setelah itu diadakan Audit Evaluation.
Pdt. Titus:
2.
•
RPA 2011-2012 sudah dibuatkan proposalnya, namun perlu dicek apakah sudah sesuai dengan format yang
diusulkan oleh Tim ERPA. Bila tidak sama, tolong agar tetap dapat dilaksanakan proses evaluasi berdasarkan
format yang ada. Agar dapat memberikan rekomendasi atas RPA tahun 2012-2013 berikutnya
Pnt. Wiwoho (Wika):
3.
•
Apa yang dilakukan Tim ERPA dianggap sudah bisa memberikan tertib administrasi, mengapa belum disetujui?
Pnt.Suharno:
4.
•
Controlling  internal dan external. Internal: Tim ERPA, external: BPHM. SOP sudah dibuat dan disetujui
sewaktu… Usulan kepada Tim ERPA, agar evaluasi bulanan disampaikan kepada BMPJ. Apabila tidak
ditanggapi, tetap diberikan bulan-bulan berikutnya. Agar Tim ERPA juga bekerja sama dengan BPHM, sebagai
alat controlling dari PMJ.
Pnt. Zisca:
5.
•
Usulan dan rekomendasi format baru evaluasi dari Tim ERPA sudah didengar dalam BPMJ
• Bila laporan keuangan dan program tidak dibuat, maka uang muka untuk program berikutnya tidak bisa diberikan
Pak Gunawan:
6.
•
Terbentuknya Tim ERPA adalah rekomendasi dari BPK pada waktu tahun pelayanan Bpk. Sudung.
Pak Rio:
7.
•
Laporan kegiatan belum lengkap.