OCR & WF project

Hans Westerik Presentatie EBS-day 2 juni 2015 OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 1

Agenda: OCR en WF project (later)

      Inkoopfacturen bij UT; Workflow; Selectie OCR; Implementatie; Hoe werkt het; Ervaringen met het systeem OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 2

Soorten inkoop facturen en aantallen

   Inkoopfacturen: papier en elektronisch; Interfacebestanden (bv huisleveranciers als NS en Sodexo); Declaraties (binnenland, buitenland, overige kosten).

   Eerste groep: ca 50.000 per jaar, waarvan 30 % met bestelnummer; Bij 35 % is OFI-nummer (= activiteitnummer) of goedkeurder bekend; Bij ca 35 % is geen inkooporder of OFI-nummer bekend. 1/3 deel daarvan gaat eerst naar verkeerde goedkeurder.

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 3

Aantal facturen per leverancier (2012)

Aantal facturen/leverancier 1 2 3 4 5 8 30 75 150 250 350 450 550 650 750 850 950 1125 1375 1625

5 6 1 63 23 9

Aantal leveranciers

3183 963 458 283 192 447 497 0 2 0 0 0 4 1 51111 OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 9 7 4 3 5 1

Procentueel t.o.v totaal

6 4 3 2 2 7 29 0 3 0 0 0 11 3 99 (afr.verschil) 4

Leveranciers met meer dan 250 facturen in 2012

  Aandacht richten op leveranciers die veel facturen versturen; 28 leveranciers (tot interval 250 facturen per jaar) sturen 30 % van de facturen. OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 5

Facturen met meer OFI-nummers? (verzamelfacturen)

 Weer zelfde peiljaar: 2012 o Facturen t.l.v. 1 OFI-nummer: 94,5 %; o Facturen t.l.v. 2 OFI-nummers: 3,6 %; o o Facturen t.l.v. 3 OFI-nummers: 0,9 %; Facturen t.l.v. 4 of meer OFI-nummers: 1,1 %.

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 6

Workflow applicaties binnen de UT

 In 2004 gestart met goedkeuren inkoopfacturen: goedkeuring via workflow en scannen. WF-systeem is 10 jaar oud.  Ontwikkelingen WF gaan gestaag door (Inkoopfacturen, Reisdeclaraties, Reisaanvragen, Verlof, Urenregistratie Projectleider, urenregistratie hiërarchische chef, bestelaanvraag); OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 7

Elektronisch toezenden van inkoopfacturen

 Elektronisch toegezonden facturen geeft risico’s:  dubbel verwerking;  Fraude;  niet meer kunnen herkennen van originele factuur;  Eisen subsidiegever;  Oplossing UT: Portal met username/password Maar we lopen met huidige oplossing achter feiten aan.

 Leveranciers sturen inkoopfacturen elektronisch naar allerlei mailadressen;  Ze gaan soms rondzwerven binnen UT.

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 8

Ambities en aanpak

   OCR: mogelijkheid om kwaliteit en efficiency te verbeteren; Herbouw WF-toepassing na 10 jaar, wensen en ontwikkelingen; Portal inkoopfacturen   Keuze: OCR en WF in één keer aanpakken (twee systemen); Nog geen cloud voor deze deeloplossing. Besluitvorming Oracle EBS t.z.t. als geheel; 

Eisen aan inkoopfacturen (Indien geen PO-nummer of OFI nummer gaat factuur retour);

 Na scannen inkoopfactuur meteen boeken in Oracle EBS (anders dan huidig systeem);  WF: alleen goed- of afkeuren (bij huidig systeem kan bv kostensoort worden aangepast). OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 9

Schematisch

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 10

Selectie

    Bewezen technologie binnen NL in combinatie met Oracle EBS; Van ontvangst inkoopfactuur t/m goedkeuring; User interface WF moet aansluiten op bestaande systemen; Naast demo/bezoek leverancier ook referentiebezoeken.

    Beoordeling op:  Leverancier (continuïteit); Functionele mogelijkheden; Techniek; Kosten; Conversie/implementatie/afbreukrisico.

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 11

Selectierapport

 Selectierapport van slechts 12 pagina’s, maar wel een heel pak aan bijlagen;  Twee leveranciers vrijwel gelijkwaardig. Voorkeur voor APRO want functioneel beter en goedkoper.

  We passen APRO ook al toe bij betalingsverkeer. TU/e en RU werken ook met APRO (betalingsverkeer en OCR).

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 12

Implementatieplan

   PID of plan van aanpak opgesteld; Planning bij start project; ‘Vlak’ (ruime maand) voor live gang: terugrekenen. Dan een detailplanning OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 13

Concept detailplanning go live

Activiteit Documentatie inrichting/setup Werkinstructies /interne cursus Acceptatie van het systeem Communicatie Service desk ICTS bijpraten Specificatie grootboekrekeningen Bijzondere facturen en gassen en chemicaliën BTW cursus Fall back scenario uitwerken Conversie Monitoring procedure Stopzetten ‘oude werkwijze’ Voorbereiding go/nogo Planning Activiteit

19/5-23/5 26/5 26/5 26/5 2/6 9/6 9/6 9/6 9/6 9/6 – 13/6 – 20/6 – 11/7 – 20/6 – 20/6 – 20/6 – 13/6 – 13/6

Installatie werkplekken P-schijf aanmaken Installatie productieomgeving Setup werkzaamheden incl autorisatie BO koppelen aan productieomgeving Besluitvorming go/nogo Testen voor vrijgave productieomgeving Go live Rapportage live gang Ondersteuning gebruikers

9/6 – 20/6 13/6

Logboek aanloopproblemen Handboek AO

16/6 – 20/6 OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015

Planning

16/6 – 20/6 16/6 – 20/6 23/6 – 24/6 25/6 – 27/6 25/6 – 27/6 26/6 30/6 30/6 30/6 – 18/7 30/6 – 3/10 30/6 – 3/10 Na live gang 14

Facturen komen binnen

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 15

Meerdere bakjes

Bij het openen van het scherm zie je dat het systeem meerdere folders kent. Ook wel ‘bakjes’ genoemd.

Na keuze van een bakje wordt de eerste factuur getoond OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 16

Visuele controle

 De meeste rubrieken van de header zijn door het systeem gevuld, met name tijdens startfase is een visuele controle nodig;  In dit voorbeeld is het alleen het PO-nummer (bestelnummer) niet herkend;  Verder altijd handmatig te vullen: Invoice description en afdeling OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 17

PO-nummer is niet herkend

 OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 18

OFI-nummer herkenning

     OFI nummer wordt door leverancier op factuur gezet OFI nummer voor niet-po facturen OFI nummer is alias in Oracle Payables D.m.v. OCR wordt OFI nummer herkend OFI nummer gebruikt om Grootboekcodering te bepalen OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 19

OFI Zoekwoorden

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 20

Voorbeeld OFI nummer

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 21

Voorbeeld OFI nummer

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 22

Voorbeeld OFI nummer

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 23

Doorgeboekt naar Oracle EBS: start Workflow

  Na aanvulling gegevens wordt de factuur doorgeboekt naar Oracle EBS; Bij detailgegevens in Oracle EBS: Amount paid ‘0’, ‘never validated’ en ‘on hold’   Goedkeurder ontvang een verzoek om de inkoopfactuur goed te keuren; Hiervoor hebben we een ‘goedkeuringsportal’. Alle workflow goedkeuringsacties staan in één portal.

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 24

Goedkeuringsportal

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 25

Ervaringen na een half jaar

 Implementatie is succesvol, maar puntjes moeten op de ‘i’, in willekeurige volgorde:  Herkenning juiste site crediteur ging niet goed, met nieuwe versie APRO opgelost. En: niet meer gebruikte sites geblokkeerd;  Herkenning OCR was niet optimaal (TIFF/PDF, zoning). Tips tbv betere herkenning PDF;   Na verloop van tijd is consultant APRO langs geweest om lopende problemen door te nemen, dit heeft bruikbare tips opgeleverd; Nog op te leveren door APRO: leestekens binnen ‘OFI-nummer’ en tijdige signalering als twee personen tegelijkertijd willen werken aan een factuur;  Opvoeden UT-medewerkers v.w.b. eisen aan inkoopfactuur (retourzending als niet aan voorwaarden wordt voldaan). OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 26

Nabije toekomst

  Verwerken XML-facturen;   Eerste onderzoek voor start met 4 leveranciers  Mercateo – PO leverancier – SAP iDOC Breukers Verhuur Berco & Telva – –

OFI nummer OFI nummer

– UBL2.0

– UBL2.0

 Adwise –

OFI nummer

– UBL2.0

  OFI nummer wel op PDF factuur image maar nog niet in XML OFI nummer in XML = verwerken!

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 27

Einde presentatie, vragen en opmerkingen?

OCR & WF project, presentatie 2 juni 2015 28