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行政文秘工作中Excel的应用（初级）



图书馆流通部
 仰永菊

2012-11-19


Slide 2

认识Excel工作簿


Excel工作簿


介绍页面：标题栏，工作表，选项卡，功能区，滚动条等



新建，保存(自动恢复时间设置，密码保存）


Slide 3

认识Excel工作表


Excel工作表


工作表的新建，复制



重命名，改变颜色

查找时选择工作簿、
工作表有何区别？


Slide 4

Excel表的建立


Excel表头设计


表头内容形成：输入，复制，自动生成（日期，工作日，自定义）



单元格的合并(行，列，区域）



单元格斜线画法（一条，二条）


Slide 5

浏览Excel表


浏览Excel表


冻结窗口：冻结行，列，单元格



新建窗口


Slide 6

Excel表单元格格式设置


Excel表单元格格式设计

1.如何自动换行？
2.如何强行换行？
3 .选择单元格时，
+ctrl与+shift有何区别



行宽设置（菜单，快捷方式）



字体设计，填充颜色，单元格边框（像皮擦利用）



单元格插入（整行，整列，单元格）



单元格对齐方式：自动换行，强行换行（ALT+回车），缩小字体填充


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Excel表内容复制、粘贴


选择性粘贴


数值，值和数字格式



公式，公式和数字格式



转置


Slide 8

Excel表内容的删除


删除：橡皮擦利用


删除内容，删除格式，全部清除


Slide 9

Excel表的打印


打印


打印选择：PDF、WPS、纸质



设置页面:页面，面边距，页眉页脚，工作表

起始页为18页

1．如何让表头在每一 页
都能打印出来？
2．如何设置起始页为18页？
3．如何在页脚显示出
页码/总页数？


Slide 10

Excel表的打印


打印


打印预览的利用


Slide 11

Excel表的打印


分页预览


预览文档打印时的分页位置，调整打印页面


Slide 12

Excel表的打印


打印


标签打印向导加载


Slide 13

Excel表的打印


打印标签向导


Slide 14

数据有效性利用打印


数据有效性利用

如何设置提示？



设置上：整数，小数，日期，时间，序列，文本长度，自定义（公式）等



输入信息：输入内容提示语



出错警告：停止，警告，信息



步骤：数据→数据有效性

如何设置序列？


Slide 15

条件格式应用


条件格式应用


突出显示单元格规则：(大于，小于，包含）



选项选取规则：前10，后10，高于平均值


Slide 16

单元格数据分列、合并


单元格数据分列，合并


数据分列：数据-分列-三步骤（选择分列符）



数据合并：利用“&”符，公式（=A1&〝/〞&B1）


Slide 17

数据排序


排序作用




便于查看将数据组按需求，递增或递减重新排列方式

排序种类


使用简单排序：“升序”按钮排序;“排序”对话框排序



高级排序：编辑多个关键字排序



删除排序


Slide 18

数据筛选


筛选作用




显示满足某条件的记录，隐藏其他

筛选种类


自动筛选：所选单元格值进行筛选，自动筛选前10，大于平均值等。



自定义或关键字筛选


Slide 19

数据筛选


筛选种类




高级筛选

删除重复项

①区域
③单击

②
条
件

④单击
⑥单击

⑤选中


Slide 20

数据分类汇总


汇总作用




通过数据字段对数据表格进行分类汇总，方式有求和，计数，平均值，最大、小值。

分类汇总步骤


排序


Slide 21

数据分类汇总


分类汇总步骤


按关键字分类汇总：求和，计数，平均值

点击1，2，3
显示不同结果


Slide 22

数据分类汇总


分类汇总步骤


分级（二级）分类汇总

取消选项


Slide 23

数据分类汇总


分类汇总步骤


复制分类汇总结果（确定-CTRL+C-CTRL+V)



删除分类汇总


Slide 24

常用公式符号


23/39

简单的公式运算符号


算术运算符：+、-、*、/、^——加、减、乘、除、乘方



比较运算符：=，>,<,>=,<=,<>



文本运算：&



$——引用符（$A$1绝对单元格，A$1绝对行，$A1绝对列 ）

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

相对引用：A3相对引用



绝对引用: C1为绝对引用



混合引用: A3-A3*$C$1


Slide 25

求和


求和



直接输入或选中单元格：=B4+B5+B6+B7+B8+B1



SUM:某一单元格区域中所有数字求和

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Slide 26

函数COUNT


COUNT：计算区域中包含数字的单元格个数



统计区域（A3:I5)包含数字单元格个数

25/39


Slide 27

函数COUNTA


COUNTA：计算区域中非空单元格的个数



统计区域（A3:I5)非空单元格个数

26/39

26/39


Slide 28

函数COUNTIF


COUNTIF：计算区域中满足给定条件的单元格数目
统计(c4:bl4)中，时间早于或等于8：30的个数

27/39

27/39


Slide 29

案例

28/39



根据身份证利用MID函数计算出期出生日期：=TEXT(MID(B3,7,8),"0000-00-00")



用DATEDIF函数计算出年龄：=DATEDIF(C3,$C$1,"Y")



用IF函数表示出是否满足上学条件：=IF(D3>=6,"能","否")


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没了谢谢您的参与!

没了
谢谢您的参与!
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