Transcript Presentasjon TQM
Slide 1
Valg av system
• Hadde et elektronisk ”hjemmelaget system” med en del
begrensninger.
• Overbevise ledelse om behov for nytt system.
• Opprettet en prosjektgruppe med representanter fra alle
nivåer og faggruppe. (Stor gruppe fordeler og bakdeler)
• Prosjektgruppe hadde mandat til å velge system innenfor
budsjettert kostnad.
• Gruppa fikk presentert flere systemer.
• Bre enighet om å velge TQM.
1
Slide 2
Oppbygging av systemet.
2
Slide 3
Oppbygging av systemet
• Valgte ansvarlige med stedfortreder på alle prosesser.
• Flere avdelinger er delt inn i flere områder med egne
ansvarlige med stedfortreder.
• Ansvarlig for områder de som har det daglige ansvaret,
og som er på plassen. (Kjenner rutiner, prosessen osv.)
• Disse har ansvar for alle instrukser for området og at
hendelser blir behandlet og lukket innen for tidsfrist.
• Representanter i prosjektgruppe fikk ansvar for å informere
og få innspill fra ansatte i det område de representerte.
3
Slide 4
Oppbygging av systemet.
• Alle ansatte brukere.
• Alle ansatte eget passord.
• Alle ansatte full lesetilgang dokumenter, hendelser og
tilgang beslutningsstøtte.
• Ønskelig at alle er aktive på rapportering og har tilgang til
aktuelle dokumenter.
• Åpenhet om hva som blir rapportert.
• Den som registrerer får info om fremdrift av behandling.
• Alle kan inn å lese rapporterte hendelser og hvilke tiltak
som er utført.
4
Slide 5
Oppstart
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Opplæring av ”ansvarlige” sammen med TQM.
Opplæring alle ansatte, i grupper og personlig.
Alle fikk bruker navn og passord.
Først innlegging av dokumenter, med tidsfrist.
Tar i bruk hele systemet, stor fokus på rapportering.
Administrator aktiv med å hjelpe og korrigere.
Liten eller ingen nedgang i rapportering.
En del glemte passord, og mente det var tungvint.
En del problemer med behandling av hendelser.
5
Slide 6
Utfordringer
• Unngå nedgang i rapportering.
• Felles mal for behandling av hendelser. (Lik oppsett,
grundig årsaksanalyse osv.)
• Forståelse for bruk av brukernavn og passord.
• Personell med ”datasperre”.
• Unngå fokus på negative ting.
• Alltid oppdaterte instrukser.
• Bruke mest mulig av systemet.
6
Slide 7
Erfaringer oppstart.
•
•
•
•
•
•
•
•
Liten ingen nedgang rapportering.
Mye dårlig kvalitet på behandling.
Mange glemte passord.
Nærmeste leder ansvarlig for å registrere for personell
som ikke vil bruke data.
Alltid noen som mener alt er tungvint.
Lite bruk av å registrere kostnader og effekt av tiltak.
Dokumentasjonsdelen brukervennlig og oversiktlig.
Noen ”ansvarlige” med ansvar for mange hendelser.
7
Slide 8
Gevinster
• Brukervennlig og oversiktlig system.
• Dokumentasjon og registrering av hendelser i samme
system.
• Lett tilgang for alle til instrukser og registrerte hendelser.
• Lett for avdelinger og områder å presentere egne hendelser.
• Muligheter å registrere kostnader og effekt på tiltak som er
utført.
• Enkelt å hente frem grafer i forskjellige fora.
• Fornøyde myndigheter, kunder og andre.
8
Slide 9
Status i dag.
• 759 registreringer av hendelser i 2008 og 520 hittil i år.
• Mange fornøyde brukere. Brukervennlig og gode søkemuligheter.
• Bra system for dokumentasjon. (Instrukser)
• Bra system for oppfølging av tidsfrister for behandling
av rapporterte hendelser.
• God info/tilbakemelding melding til den som registrerer
hendelser via mail.
• Lett å kommunisere via systemet om en har kommentarer til
dokumentasjon eller registrert hendelser.
• Brukes aktivt av avdelinger og områder for gjennomgang
av hendelser og instrukser for gjeldende avd./område.
9
Slide 10
Status i dag fortsetter.
• Mange som brukere systemet, men fortsatt noen som ikke
vil bruke data.
• Noe sutring fra noen med ansvar for områder.
• Sliter en del med behandling og årsaksanalyse av
hendelser.
• Bruker ikke systemet fult ut. Få legger inn kostnader og
effekt av utførte tiltak.
• Aktiv bruk av grafer i forskjellige fora.
• Bra redskap for presentasjon for kunder, myndigheter,
Veritas, eiere og andre.
10
Slide 11
Avslutning
• HMS/KS-avdeling som administrerer systemet er veldig
fornøyd.
TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN.
11
Valg av system
• Hadde et elektronisk ”hjemmelaget system” med en del
begrensninger.
• Overbevise ledelse om behov for nytt system.
• Opprettet en prosjektgruppe med representanter fra alle
nivåer og faggruppe. (Stor gruppe fordeler og bakdeler)
• Prosjektgruppe hadde mandat til å velge system innenfor
budsjettert kostnad.
• Gruppa fikk presentert flere systemer.
• Bre enighet om å velge TQM.
1
Slide 2
Oppbygging av systemet.
2
Slide 3
Oppbygging av systemet
• Valgte ansvarlige med stedfortreder på alle prosesser.
• Flere avdelinger er delt inn i flere områder med egne
ansvarlige med stedfortreder.
• Ansvarlig for områder de som har det daglige ansvaret,
og som er på plassen. (Kjenner rutiner, prosessen osv.)
• Disse har ansvar for alle instrukser for området og at
hendelser blir behandlet og lukket innen for tidsfrist.
• Representanter i prosjektgruppe fikk ansvar for å informere
og få innspill fra ansatte i det område de representerte.
3
Slide 4
Oppbygging av systemet.
• Alle ansatte brukere.
• Alle ansatte eget passord.
• Alle ansatte full lesetilgang dokumenter, hendelser og
tilgang beslutningsstøtte.
• Ønskelig at alle er aktive på rapportering og har tilgang til
aktuelle dokumenter.
• Åpenhet om hva som blir rapportert.
• Den som registrerer får info om fremdrift av behandling.
• Alle kan inn å lese rapporterte hendelser og hvilke tiltak
som er utført.
4
Slide 5
Oppstart
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Opplæring av ”ansvarlige” sammen med TQM.
Opplæring alle ansatte, i grupper og personlig.
Alle fikk bruker navn og passord.
Først innlegging av dokumenter, med tidsfrist.
Tar i bruk hele systemet, stor fokus på rapportering.
Administrator aktiv med å hjelpe og korrigere.
Liten eller ingen nedgang i rapportering.
En del glemte passord, og mente det var tungvint.
En del problemer med behandling av hendelser.
5
Slide 6
Utfordringer
• Unngå nedgang i rapportering.
• Felles mal for behandling av hendelser. (Lik oppsett,
grundig årsaksanalyse osv.)
• Forståelse for bruk av brukernavn og passord.
• Personell med ”datasperre”.
• Unngå fokus på negative ting.
• Alltid oppdaterte instrukser.
• Bruke mest mulig av systemet.
6
Slide 7
Erfaringer oppstart.
•
•
•
•
•
•
•
•
Liten ingen nedgang rapportering.
Mye dårlig kvalitet på behandling.
Mange glemte passord.
Nærmeste leder ansvarlig for å registrere for personell
som ikke vil bruke data.
Alltid noen som mener alt er tungvint.
Lite bruk av å registrere kostnader og effekt av tiltak.
Dokumentasjonsdelen brukervennlig og oversiktlig.
Noen ”ansvarlige” med ansvar for mange hendelser.
7
Slide 8
Gevinster
• Brukervennlig og oversiktlig system.
• Dokumentasjon og registrering av hendelser i samme
system.
• Lett tilgang for alle til instrukser og registrerte hendelser.
• Lett for avdelinger og områder å presentere egne hendelser.
• Muligheter å registrere kostnader og effekt på tiltak som er
utført.
• Enkelt å hente frem grafer i forskjellige fora.
• Fornøyde myndigheter, kunder og andre.
8
Slide 9
Status i dag.
• 759 registreringer av hendelser i 2008 og 520 hittil i år.
• Mange fornøyde brukere. Brukervennlig og gode søkemuligheter.
• Bra system for dokumentasjon. (Instrukser)
• Bra system for oppfølging av tidsfrister for behandling
av rapporterte hendelser.
• God info/tilbakemelding melding til den som registrerer
hendelser via mail.
• Lett å kommunisere via systemet om en har kommentarer til
dokumentasjon eller registrert hendelser.
• Brukes aktivt av avdelinger og områder for gjennomgang
av hendelser og instrukser for gjeldende avd./område.
9
Slide 10
Status i dag fortsetter.
• Mange som brukere systemet, men fortsatt noen som ikke
vil bruke data.
• Noe sutring fra noen med ansvar for områder.
• Sliter en del med behandling og årsaksanalyse av
hendelser.
• Bruker ikke systemet fult ut. Få legger inn kostnader og
effekt av utførte tiltak.
• Aktiv bruk av grafer i forskjellige fora.
• Bra redskap for presentasjon for kunder, myndigheter,
Veritas, eiere og andre.
10
Slide 11
Avslutning
• HMS/KS-avdeling som administrerer systemet er veldig
fornøyd.
TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN.
11