www.paap.ro PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE pentru MANAGEMENTUL INTEGRAT AL BUGETULUI DE CHELTUIELI www.paap.ro Copyright © VDN Base.
Download ReportTranscript www.paap.ro PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE pentru MANAGEMENTUL INTEGRAT AL BUGETULUI DE CHELTUIELI www.paap.ro Copyright © VDN Base.
Slide 1
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 2
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 3
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 4
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 5
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 6
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 7
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 8
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 9
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 10
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 11
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 12
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 13
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 14
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 15
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 16
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 17
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 18
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 19
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 20
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 21
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 22
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 23
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 24
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 25
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 26
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 27
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 28
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 29
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 30
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 31
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 32
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 33
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 34
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 35
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 36
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 37
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 38
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 39
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 40
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 41
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 42
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 43
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 44
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 45
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 46
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 47
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 48
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 49
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 50
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 51
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 52
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 53
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 54
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 55
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 56
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 57
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 2
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 3
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 4
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 5
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 6
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 7
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 8
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 9
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 10
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 11
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 12
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 13
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 14
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 15
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 16
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 17
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 18
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 19
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 20
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 21
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 22
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 23
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 24
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 25
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 26
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 27
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 28
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 29
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 30
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 31
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 32
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 33
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 34
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 35
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 36
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 37
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 38
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 39
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 40
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 41
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 42
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 43
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 44
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 45
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 46
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 47
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 48
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 49
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 50
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 51
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 52
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 53
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 54
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 55
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 56
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57
Slide 57
www.paap.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
pentru
MANAGEMENTUL INTEGRAT
AL BUGETULUI DE CHELTUIELI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
1
Quad non est in actis non est in mundo
ceea ce nu este in acte nu este pe lume
(axioma juridica potrivit careia un lucru neconsemnat printr-un act este ca si inexistent)
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
2
www.paap.ro
informatia este introdusa in sistem o singura data si de ea beneficiaza toti
utilizatorii in functie de drepturile de acces.
sistemul elimina munca inutila datorata dublarii activitatilor.
Principalele functionalitati asigurate de catre sistemul PaaP.ro sunt:
fundamentarea, elaborarea, acoperirea financiara a programului anual al
achizitiilor publice; repartizarea creditelor pe centre de cost si urmarirea
executiei bugetare analitic si sintetic la nivelul ordonatorului de credite;
organizarea, planificarea si desfasurarea procedurilor de achizitie;
managementul contractelor incheiate si comenzilor directe sau de livrare
lansate.
Sistemul PaaP.ro pune la dispozitia utilizatorilor nomenclatoarele
actualizate cu toate codurile CPV, clasificatia bugetara in vigoare,
formularele actualizate ale dosarului achizitiei si documentatiei de atribuire
si are presetate termenele legale prevazute de lege si pragurile valorice
pentru determinarea automata a procedurilor de achizitie.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
3
www.paap.ro
De sistemul www.paap.ro beneficiaza orice utilizator caruia i-a fost creat
cont de acces (username, password, ID autoritate contractanta) si care
apartine unei autoritati contractante care a perfectat contractul de achizitie al
sistemului cu VDN BASE.
Conturile utilizatorilor unei autoritati contractante pot fi create de catre
admin-ul desemnat in cadrul acelei autoritati contractante care de regula
este seful CISACAP (compartimentul independent specializat in atribuirea
contractelor de achizitie publica).
Un astfel de utilizator va avea acces in sitem tastand intr-un browser, de
exemplu: google chrome, mozilla firefox, IE 7 (recomandate de catre VDN
BASE in aceasta ordine), www.paap.ro iar apoi in blocul de logare, numele
utilizatorului, parola, si ID autoritatii contractante pe care o reprezinta.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
4
www.paap.ro
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
5
www.paap.ro
Utilizatorul, dupa ce a introdus in blocul de logare, numele utilizatorului,
parola, si ID-ul autoritatii contractante pe care o reprezinta, va da click pe
“autentificare sistem” si va trebui sa selecteze anul bugetar pentru ca
sistemul www.paap.ro sa incarce baza de date aferenta.
In acest mod, utilizatorul poate incarca date in sistem atat in baza de date
aferenta anului in curs cat si pentru anul urmator.
De remarcat ca, la nivelul autoritatii contractante (ordonatorului de credite)
o data ce a fost creata o baza de date completa pentru un an bugetar aceasta
va putea fi folosita pentru anii urmatori modificandu-se doar acele date
corespunzatoare necesitatilor reale din anul respectiv:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
6
www.paap.ro
In sistemul www.paap.ro pot opera simultan un numar nelimitat de
utilizatori din partea autoritatii contractante care pot avea drepturi de acces
diferite in functie de rolul pe care il indeplinesc.
Exemplu:
– centrele de cost isi elaboreaza si fundamenteaza necesarele de produse,
servicii sau lucrari;
– compartimentul financiar introduce creditele repartizate pe centre de
cost conform bugetului aprobat sau previzionat;
– directorul economic avizeaza acoperirea financiara;
– managerul aproba PAAP-ul acoperit financiar;
– CISACAP organizeaza si desfasoara procedurile de achizitie, perfecteaza
contractele si lanseaza comenzile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
7
www.paap.ro
Dupa ce a selectat si anul bugetar utilizatorul are acces in pagina
PAAP a sistemului in care sunt valorificate toate datele introduse
anterior de catre utilizatori pe baza carora au fost definite automat
de catre sistem, configurate si planificate ulterior de catre seful
CISACAP toate procedurile de achizitie din planul anual al
achizitiilor publice.
Pagina PAAP afiseaza procedurile de achizitie definite in sistem,
astfel:
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
8
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
9
www.paap.ro
Paginile principale ale sistemului www.paap.ro sunt:
– PAAP;
– Autoritate contractanta;
– Home;
– Centru Cost;
– Obiect achizitie;
– Fundamentare;
– Elaborare;
– Repartizare credite;
– Acoperire Financiara;
– Aprobare;
– Procedura achizitie;
•
•
•
•
Ofertant castigator;
Procedura achizitie;
Contract;
Comanda
– Rapoarte
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
10
www.paap.ro
Pagina: Autoritate Contractanta
Are ca scop definirea denumirii autoritatii contractante, a
principalelor date de identificare, a grupurilor de utilizatori si
elementelor ce tin de configurarea sistemului.
Pentru configurarea sistemului utilizatorul poate incarca logo-ul
autoritatii contractante (care va aparea automat in toate
documentele ce tin de dosarul achizitiei sau documentatia de
atribuire), poate stabili cursul Euro pentru exprimarea valorilor
inscrise in PAAP, TVA-ul in vigoare si centrele de cost care sunt
obligate sa-si defineasca necesarul cantitativ in mod automat de
catre sitemul paap.ro dupa ce si-au stabilit si incarcat norme si
indicatori.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
11
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
12
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
13
www.paap.ro
Pagina: Home
Are scopul de a prezenta statistica utilizarii online a sistemului de catre
utilizatorii autoritatii contractante, astfel:
•
•
•
•
•
•
www.paap.ro
Numar utilizatori;
Centre de cost;
Obiecte de achizitie definite (produse, servicii, lucrari);
Situatia creditelor pe structura clasificatiei bugetare;
Proceduri achizitie;
Contracte incheiate;
Copyright © VDN Base. All rights reserved
14
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
15
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Centrul de cost reprezinta entitatea din cadrul autoritatii
contractante la nivelul căreia se pot determina cheltuieli directe sau
indirecte ocazionate de activitatea sa. Aceste centre de cost pot fi de
exemplu: secţie, serviciu, birou, departament, atelier, compartiment.
Pagina centru cost permite selectarea dupa ID-ul, numele sau
resortul (domeniul de activitate) al centrului de cost.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
16
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
17
www.paap.ro
Pagina: Centru Cost
Pentru fiecare centru de cost pot fi definite in pagina “detalii centru
cost”: denumirea acestuia (nume), resortul, seful (managerul)
centrului de cost, utilizatorii desemnati, obiectul achizitiei (produse,
servicii sau lucrari).
Obiectul achizitiei poate fi creat sau selectat dintr-o lista predefinita
a sistemului paap.ro.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
18
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
19
www.paap.ro
Pagina: Obiect achizitie
Obiectul achizitiei definit in sistemul paap.ro este afisat dintr-o lista
ce curpinde urmatoarele elemente: ID, art. bugetar, CPV, nume, UM,
pret unitar, necesar normat, consum an precedent, stoc, intrari, iesiri,
necesar de asigurat.
Obiectul achizitiei poate fi selectat dupa: ID, nume (denumire), cod
CPV, resort (domeniul de activitate) si articol bugetar.
In sistemul paap.ro sunt definite un numar de 9454 de coduri CPV.
Articolele bugetare definite in sistemul paap.ro respecta clasificatia
bugetara in vigoare si sunt actualizate permanent in functie de
modificarile aduse de MFP.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
20
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
21
www.paap.ro
Pagina: Detalii obiect achizitie
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie sau prin click pe butonul
“inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii obiect achizitie”.
Daca exista un obiect deja definit acesta poate fi modificat. Daca nu
exista un obiect de achizitie poate fi definit unul nou.
In pagina “detalii obiect achizitie” pot fi vizualizate centrele de cost
care au solicitat obiectul de achizitie respectiv precum si fisierele ce
contin versiunile de fise tehnice ale obiectului achizitiei care
corespund necesitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
22
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
23
www.paap.ro
Pagina: Fundamentare
In pagina “Fundamentare” obiectele de achizitie pot fi selectate
dupa: ID (fundamentare), ID produs, ID centru cost, cod CPV, resort,
denumire obiect achizitie, denumire centru cost, articol bugetar.
Prin click pe ID-ul obiectului de achizitie afisat sau prin click pe
butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina “detalii
fundamentare”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
24
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
25
www.paap.ro
Pagina: Detalii fundamentare
In pagina “Detalii fundamentare” utilizatorii desemnati din partea centrelor
de cost isi pot fundamenta necesarul de asigurat in mod automat, de catre
sistemul paap.ro, pe baza de norme si indicatori, definite in prealabil de
catre utilizator, sau in mod manual prin inscrierea directa a necesarului de
asigurat.
De retinut este ca in aceasta pagina prin selectarea centrului de cost din lista
definita sistemul incarca automat doar obiectele de achizitie atribuite
centrului de cost respectiv.
Pentru eliminarea redundatei inutile privind incarcarea datelor si a
eventualelor erori din partea utilizatorului in aceasta pagina majoritatea
campurilor sunt “read-only”.
Campurile necesar absolut (necesar normat) si necesar de asigurat pot
deveni editabile prin bifarea optiunii “setare manuala”.
Prin comanda “salvare” datele sunt incarcate in baza de date si devin
operationale la nivel de sistem.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
26
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
27
www.paap.ro
Pagina: Elaborare
In pagina “Elaborare” sunt afisate toate obiectele de achizitie care au fost
atribuite centrului de cost si fundamentate cu urmatoarele date: ID, art.
bugetar, produs (obiect achizitie), CPV, gramaj, UM, forma de prezentare,
necesar de asigurat, necesar absolut (necesar normat),
necesar de
asigurat/acoperit financiar pentru fiecare trimestru, valoarea aferenta
cantitatilor acoperite financiar pe trimestre, valoarea total fara TVA, tip
procedura, si centru cost.
Coloana “control” inclusa in situatia afisata in pagina “Elaborare” afiseaza ,
in culori diferite, diferentele dintre necesarul de asigurat si necesarul
acoperit financiar astfel incat utilizatorul sa vizualizeze usor pozitiile
neacoperite financiar.
Toate coloanele beneficiaza de facilitatea de sortare atat in ordine
crescatoare cat si descrescatoare.
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“detalii elaborare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
28
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
29
www.paap.ro
Pagina: Detalii elaborare
In pagina “Detalii elaborare” este afisat statusul elaborarii obiectului de
achizitie respectiv.
Statusul poate fi: nou, in acoperire manuala, acoperit financiar, aprobat,
respins.
O data cu selectarea centrului de cost sunt incarcate automat obiectele de
achizitie aferente acestuia.
In aceasta pagina utilizatorul desemnat din partea centrului de cost isi
defalca necesarul cantitativ pe trimestre in coloana “valoare actuala”.
Daca deja s-a produs repartizarea creditelor pentru acest centru de cost la
articolul bugetar la care se incadreaza obiectul de achizitie solicitat atunci
sistemul va afisa in coloana “acoperire financiara” cantitatile acoperite
financiar, defalcate pe trimestre, in functie de nivelul creditelor alocate si de
cuantumul acestora cum au fost repartizate pe trimestre.
Sectiunea “valoare” va afisa, pentru obiectul de achizitie respectiv, valorile
acoperite financiar defalcate pe trimestre.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
30
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
31
www.paap.ro
Pagina: Repartizare credite
Pagina “Repartizare credite” afiseaza prevederile anuale si defalcate pe
trimestre precum si necesarul fundamentat pentru fiecare centru de cost in
parte.
Valorile sunt exprimate cu TVA.
Selectarea sau gruparea se poate face atat dupa centrul de cost cat si dupa
articolul bugetar.
Prin click pe ID, centru de cost sau articolul bugetar (marcate cu albastru)
se ajunge in pagina “detalii repartizare credite”.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
32
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
33
www.paap.ro
Pagina: Detalii repartizare credite
Pagina “Detalii repartizare credite” permite utilizatorului incarcarea
creditelor alocate pe articole bugetare pentru fiecare centru de cost.
Articolele bugetare ce pot fi selectate spre incarcare sunt de cel mai mare
grad analitic.
In pagina sistemul paap.ro afiseaza coloanele “necesar fundamentat”
(necesar de asigurat)
si
“acoperit financiar”. Coloana “necesar
fundamentat” cuprinde valorile obiectelor de achizitie (produse, servicii
sau lucari) fundamentate de centrul de cost. Coloana “acoperit financiar”
cuprinde gradul de acoperire financiara sub forma de procent.
Tot in aceasta pagina utilizatorul (de regula, serviciul financiar-contabil)
defalca creditele alocate sub forma de procente pe fiecare trimestru.
Sistemul paap.ro calculeaza si afiseaza automat valorile pe articole
bugetare la nivelul primului grad analitic in partea superioara a paginii
pentru a da posibilitatea utilizatorului sa aiba un control permanent
asupra valorilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
34
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
35
www.paap.ro
Pagina: Acoperire financiara
Dupa ce obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) au fost
fundamentate si elaborate de catre centrele de cost iar serviciul financiarcontabil a repartizat creditele alocate pe centre de cost si articole bugetare
sunt create conditiile realizarii acoperirii financiare in pagina “Acoperire
financiara”.
Acoperirea financiara poate fi facuta automat de catre sistem (recomandat)
in baza unui algoritm de calcul complex sau poate fi facuta in modul
manual de catre utilizator. In acest din urma caz utilizatorul va trebui sa
stabileasca manual cantitatile care pot fi acoperite finaciar pentru toate
obiectele de achizitie (produse, servicii sau lucrari) care se incadreaza la
acelasi articolul bugetar in care se regaseste pozitia pentru care s-a dorit
acoperirea financiara manuala.
Dupa ce se realizeaza acoperirea financiara prin butonul “salvare”
sistemul preia informatiile in baza de date si le proceseaza pentru a fi
utilizate in toate paginile.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
36
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
37
www.paap.ro
Pagina: Aprobare
Aceasta pagina poate fi editata doar de : Directorul economic si de
Manager. Fiecare avand drepturi de acces separate.
In pagina sunt afisate valorile creditelor alocate, valorile necesarelor
fundamentate si gradul de acoperire financiara pe articole bugetare si
centre de cost.
De asemenea, in pagina este afisat si statusul operatiunii care poate fi: nou,
in acoperire manuala, acoperit financiar, apobat sau respins.
Selectarea poate fi facuta dupa articol bugetar sau dupa status.
Prin click pe ID se ajunge in pagina “Detalii aprobare”.
In pagina “Detalii aprobare” Directorul economic avizeaza sau respinge
avand optiunile “DA” sau “NU” si un camp text in care poate sa-si inscrie
rezolutia. Similar, Managerul aproba sau respinge.
Managerul nu poate aproba decat in conditiile in care Directorul economic
a avizat operatiunea.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
38
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
39
www.paap.ro
Pagina: Detalii ofertant castigator
Ofertantul declarat castigator la o procedura de achizitie desfasurata va
trebui sa fie definit in sistem prin intermediul paginii “Detalii ofertant
castigator”.
In aceasta pagina sunt definite toate datele de identificare ale ofertantului
castigator care o data ce vor fi salvate in sistem vor putea fi procesate la
eleaborarea contractului si/sau emiterea comenzilor de livrare.
Tot in aceasta pagina pot fi incarcate preturile unitare ale ofertantului
castigator pentru produsele, serviciile sau lucrarile aferente procedurii de
achizitie la care acesta a participat.
O data ce aceasta operatiune a fost finalizata cu succes sistemul va putea
elabora automat anexa la contract cu produsele, serviciile sau lucrarile
adjudecate de catre ofertantul castigator.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
40
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
41
www.paap.ro
Pagina: Procedura achizitie
Dupa ce Managerul autoritatii contractante aproba paap-ul acoperit
financiar, sistemul emite in mod automat cele trei categorii de proceduri
pentru care sunt stabilite praguri valorice conform OUG 34/2006:
cumparare directa, cerere de oferte, licitatie deschisa.
Utilizatorul (de regula de la CISACAP) poate atribui denumiri noi acestor
proceduri emise automat de catre sistem sau le poate comasa sau redefini
in celelalte tipuri de proceduri de achizitie prevazute de OUG 34/2006.
In aceasta pagina exista posibilitatea stabilirii calendarului procedurii prin
selectarea criteriilor specifice care au influenta asupra termenelor minime
si introducerea doar a datei de transmitere spre publicare a anuntului sau
invitatiei de participare .
Tot aici pot fi vizualizate pentru fiecare procedura de achizitie definita:
calendarul procedurii, lista procedurilor ce au fost comasate (proceduri
copil), lista ofertantilor castigatori si lista produselor, serviciilor si
lucrarilor ce au facut obiectul procedurii de achizitie desfasurate.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
42
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
43
www.paap.ro
Pagina: Contract
Dupa ce au fost definiti ofertantii castigatori pentru fiecare procedura de
achizitie organizata se ajunge in pagina “Contract” unde utilizatorul (de
regula CISACAP) poate selecta contractele perfectate dupa urmatoarele
criterii: ID, ID produs, ID procedura achizitie, ID ofertant castigator,
denumire obiect achizitie (produs, serviciu sau lucrare), denumire
procedura achizitie, denumire ofertant castigator.
Prin click pe ID contract sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in
pagina “Detalii contract” unde utilizatorul incarca principalele date
definitorii ale contractului: tip, numar, data, conditia de livrare, termen de
livrare, conditia de plata, termen de plata, valoare garantie de buna
executie s.a.
Avand in vedere dinamica creditelor angajate sistemul permite
utilizatorului incarcarea cantitatilor aferente produselor ce fac obiectul
contractului in functie de necesitati.
Dupa incarcare si salvare se poate da comanda “genereaza” si astfel se
deschide pagina “generare formular contract furnizare”
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
44
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
45
www.paap.ro
Pagina: Generare formular contract furnizare
Utilizatorul are posibilitatea de a selecta clauzele contractuale pe care
doreste sa le includa in formularul de contract in functie de specificul
acestuia.
Dupa selectarea acestora prin comanda “Generare” se deschide in format
word formularul de contract cu toate datele completate, gata pentru a fi
printat si semnat.
Totusi daca utilizatorul doreste inca sa modifice continutul acestuia o
poate face .
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
46
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
47
www.paap.ro
Pagina: Comanda
In pagina “Comanda” utilizatorul poate selecta comenzile inregistrate in
sistem dupa: ID, numar contract, tip comanda.
Comenzile in sistemul paap.ro pot fi de doua tipuri: comanda directa
(aplicabila in cazul cumpararilor directe) si comanda de livrare (in baza
unui contract).
Prin click pe ID sau pe butonul “inregistrare noua” se ajunge in pagina
“Detalii comanda”.
Pentru definirea unei comenzi in aceasta pagina este necesar a fi selectate
urmatoarele: procedura achizitie, ofertant castigator, numarul
contractului, tipul comenzii, data emiterii, persoanele de contact si
semnatarii comenzii. De remarcat ca la acest moment toate aceste date
exista in sistem si ele sunt doar selecatabile nefiind necesara editarea lor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
48
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
49
www.paap.ro
Pagina: Rapoarte
Valorificarea datelor din sistemul paap.ro se face sub forma de rapoarte.
La solicitarea autoritatii contractante care are incheiat un contract pentru
utilizarea sistemului paap.ro putem implementa si alte tipuri de rapoarte
conform necesitatilor si specificului activitatii autoritatii contractante
preluand sau procesand datele existente in sistemul paap.ro
In continuare va prezentam rapoartele:
• Programul anual al achizitiilor publice;
• Situatia repartizarii creditelor;
• Bugetul de cheltuieli
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
50
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
51
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
52
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
53
In cadrul autoritatii contractante pe care o reprezentati puteti defini un
numar nelimitat de utilizatori ai sistemului www.paap.ro
CENTRE DE
COST
MANAGER
CONTABILIT
ATE
ORGANE DE
CONTROL
CISACAP
GESTIUNI
www.paap.ro
JURIDIC
FINANCIAR
Copyright © VDN Base. All rights reserved
54
AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC
www.PaaP.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice si finantele
publice;
Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru
aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);
Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem
imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;
Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer;
Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software
suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind
suficienta conexiune la internet);
Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica;
Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea
contractanta;
Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza
bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP;
Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor legislative sau a
specificului activitatilor.
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
55
Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai
fidel aliat in activitatea pe care o
desfasurati.
Este rapid, discret si la dispozitia
dumneavoastra oricand si oriunde aveti
conexiune INTERNET!
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
56
www.PaaP.ro
PORTALUL ORDONATORILOR DE CREDITE
PENTRU MANAGEMENTUL INTEGRAT AL
PATRIMONIULUI
www.paap.ro
Copyright © VDN Base. All rights reserved
57