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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 3

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 4

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 5

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 8

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 9

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 10

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 13

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 14

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 15

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 18

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 19

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 20

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 23

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 24

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 25

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 28

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 29

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 30

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 33

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 34

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 35

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 38

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 39

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 40

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 43

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 44

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 45

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 48

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 49

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 50

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 53

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 54

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 55

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


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L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 58

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 59

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 60

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。


Slide 61

L/O/G/O

第三章 会展组织
关键词：组织；
组织结构；会展
组织设计；会展
组织活动

任务引导：
2009年4月初，福州国际会展中心请求我校
会展专业学生参与5.18展会协助工作。07
级会展班部分同学去国际会展中心服务时，
主要要去找谁？哪些部门是很难接触到的？
在会展业中，有哪些组织结构及其职能？
如你作为一个会展企业中的经理或员工，
将如何组织会展活动？

知识点：
第一节 会展组织的内涵
第二节 会展企业组织设计
第三节 会展企业组织结构类型
第四节 会展组织活动

第一节 会展组织的基本内容

自组织

•白蚁筑巢
•会展的聚集

一、组织的基本概念
（一）组织的含义
1、含义：组织（organization） ，一般有两种
含义，一种是动词，就是有目的、有系统地集合
起来，如组织群众，这种组织是管理的一种职能；
表现为组织行为，即为达到一定目标，运用组织
所赋予的权力，对所需的资源进行合理配置。
另一种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起
来的集体，如工厂、机关、学校、医院、各级政
府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治
团体等等，这些都是组织表现为组织形式，即按
照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工
而构成的有机整体 。

2、组织与组织化（organizing）的区别
通过设计组织内部的结构和维持相互之
间的关系，使组织成员能为实现组织的目
标而有效地协调工作的过程。

（二）组织的基本特点
1、复杂化
（1）组织内部结构的分化程度所决定。
多要素的聚集所称构成的不同层次与缠结。
导致不可以预测特征性质的涌现。
（2）会展活动的不同层次与主体
组委会、管理委员会、各项目部、各专
题部、各工作组以及工作人员个体。

2、正规化
（1）组织依靠规章制度来指导员工行为的程度。
（2）制度的重要性：
人们会对激励作出反应。而不同的制度安排会
对一个人产生不同的激励，从而导致他产生不同
的行为反应。
其一是制度起源于降低交易成本，有的制度很
好，但实行它需要太高的交易成本，它是不可能
存在下去的，所以人类许多美好的设计最终还是
乌托邦似的构想；
其二是制度具有路径依赖，即制度存在自我
强化和惯性。

3、集权化
（1）决策权的集中程度。
（2）与分权区别。集权的风险与
分权的扁平化的快捷反应。

（四）组织须具备的性质

1、有共同目标
2、有统一的领导
3、有沟通的意愿与意志

二、会展组织
（一）会展组织的含义
会展组织（动词）含义，就是会展组织机构为了
达成会展目的、有系统的集合会展主体，参与会
展活动的行为。主要有主办方的组织、参展商的
组织、承办方的组织以及观众的组织等。
会展组织（名词）含义，指按照会展业特有的的
宗旨和目标建立起来的集体。表现为组织形式，
即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责
分工而构成的有机整体。

（二）会展组织的特征

1、会展组织的目的性
2、会展组织的聚集性
3、会展组织的展示性
4、会展组织的市场性
4、会展组织的策略性

（三）会展组织的类型

根据会展组织的定义不同，可以
分为不同的类型：
1、会展组织结构
2、会展组织活动：主要包括会展
项目组织、信息组织、观众组
织、参展商组织

第二节 会展组织设计
一、会展组织所处的环境
二、会展组织的目的与手段
三、会展组织的要素
三、会展组织结构设计的人物、依据、原则
四、会展组织职务设计

组织设计是一个动态的工作过程，包含了众多的
工作内容。科学的进行组织设计，要根据组织设
计的内在 规律性有步骤的进行，才能取得良好效
果。组织设计可能三种情况：
1、新建的企业需要进行组织结构设计；
2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标
发生变化，原有组织结构需要进行重新评价和设
计；
3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

一、会展组织一般环境

•
•
•
•

（一）政治
（二）文化
（三）经济
（四）技术

二、组织的目的与手段
（一）会展组织的目的：整体力量——整体
目标；多客户；优质服务；创造品牌，实
现经济价值和社会价值。
（二）会展组织的手段。
如何通过有效的组织来配置人力、物力、
财力？（切近——聚集——合理有效）

三、会展组织的要素
•
•
•
•
•

组织：动态活动；静态模式。
会展组织系统的要素：
（一）会展的目标与宗旨
目标的重要性
会展组织目标：实现经济和社会效益的最
佳综合。
• 会展的宗旨：取得直接经济效益的同时，
拉动相关产业的发展，树立城市品牌。

（二）会展人员与职务及其团队
法人制度下的，人员在会展活动赋予不同
的职务：
1、会展场馆。
正式和非正式员工
2、会展公司。
3、大型综合性会展活动。
有不同的职务和职权

（三）履行任务完成项目的
机制
任何一个会展组织应该具有
承接会展项目，完成会展任
务的组织能力。
内在的运行机制（制度保障）

（四）有效的会展资源
1、企业制度下的资金
2、有效的会展项目
3、应有的社会网络关系

四、会展组织结构设计的任务、依据与原则
（一）会展组织结构设计的任务
为实现目标而合理配置人员，使组织变成有机协调适应
会展活动需求的组织活动。
（二）会展组织结构设计的依据
1、会展组织结构与战略
战略不同，则有不同的组织结构，组织结构不同就有不
同的岗（职）位；所以一旦调整战略，组织结构设计也随
之变化。
2、会展组织结构与环境
稳定的与多变的环境：稳定分明的责权、结构灵活的工
作内容、权责、等级具有弹性。
3、会展组织与技术
技术影响效率与管理幅度，扁平结构

五、会展企业有效组织结构的设计活动

1、确认组织的目标
划分完成组织目标所需的各项活动，再将
活动分类及汇总，而形成组织中的部门或
单位；同时确认直线与幕僚的地位，以及
管理幅度的大小 授权各部门主管，明确规
定各单位人员职责，并提供所需的设备、
工具及环境 建立各单位间的纵向命令连锁
阶层、横向联系关系 。

2、组织的整合
（1）纵向的整合
指挥链 是指组织内由上而下的职权关系，
授权上级将自己的职权透过指挥链分派下
去管理幅度管理人员能够有效地监督、指
挥其直接下属的人数的限度直线与幕僚的
职位设置直线与幕僚的最主要差别在于前
者能依偱指挥链发布命令，而后者通常只
能提出建议或提供协助。

（2）橫向的整合
部门化：组织分化所形成的许许多多工作
职位，必须按照某种逻辑进行整合，才有
可能加以有效管理，整合的结果就形成部
门横向协调机制-建立部门之间的协调 。

六、会展职务的设计

（一）任务分解
根据要实现会展组织目标的活动
分解小单元，并组成项目小团队，赋
予责权。不同的会展组织（活动主体）
则有不同的职务设计方式与时间周期。

（二）职务工作内容的明确
• 根据不同的工作任务组合，首先考虑工作
效率；其次是员工的成就感（工作体验满
足程度）。会展活动内容不同，组织结构
也不同，工作性质也不尽相同，所要求的
技能与知识也不同。

（三）职务设计的步骤
1、专业分工原则
专业人员与专门岗位。利：减少培训时间、
节约成本、锻炼熟练员工。弊：工作内容
单调、厌烦。
2、职务扩大化
破除专业分工的弊端。有两种方式：一
是合并数个单一的工作，使之扩大范围与
内容；二是职务轮换，使员工技能多样化。

3、职务丰富化
克服职务扩大化的横向广度所带来的缺乏深度（职业认
同）。增加员工对工作自主性和责任心，使员工认识到
工作的意义、挑战性和成就感。授权与奖励有助于员工
不断创新，降低成本。
4、团队
团队的定义：为实现任务而组合的相互协调的个体集合。
优点：灵活、破除组织界限、快速、自我管理、有利于
战略思考。

第三节 会展组织结构类型
• 1、直线制

总经理

项目经理

班组

班组

班组

项目经理

班组

班组

项目经理

班组

班组

班组

班组

特点：最简单的集权式组织结构形式，其领导关系按垂直
系统建立，不设立专门的职能机构，自上而下形同直线。
优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确；
横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题
及时，管理效率较高。
缺点：缺乏专业化的管理分工，企业规模扩大时，不利于
集中精力处理管理的重大问题。
适用范围：规模小、业务活动简单、稳定的企业。

2、职能式组织结构
总经理
职能科室

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组

项目班组长

项目经理

项目经理

项目班组长

项目班组长

特点：职能式组织是企业最常见的组织结构形态,其本质是将
企业的全部任务分解成分任务,并交与相应部门完成。当
外界环境稳定,技术相对例行,而不同职能部门间的协调相
对不复杂时,这种结构是最有效的。在职能型组织,纵向控
制大于横向协调,正式的权力和影响来自於职能部门的高
层管理者。
优势：专业化分工；鼓励职能部门的规模经济。
劣势：对外界环境变化的反应太慢，协调少，缺乏创新,每个
职员对组织目标认识有限。

3、直线职能制
总经理
职能科室

项目经理

职能科室

项目经理

项目班组

项目班组长

项目经理

项目班组

项目班组长

项目班组长

直线职能制特点：经理对业务和职能部门均实行垂直领导
各级直线管理人员在职权范围内对直接下属有指挥和命令
的权力，并对此承担全部责任；职能管理部门是经理的参
谋和助手，没有直接指挥权，其职能是向上级提供信息和
建议，并对业务部门实施指导和监督，它与业务部门的关
系只是一种指导关系，而非领导关系。
优点：既保证了集中统一指挥，又能发挥各种专家业务管理
的作用；弥补领导人员在专业管理知识和能力方面的不足。
缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作
容易重复，职能单位之间可能出现矛盾和不协调，造成效
率不高。职能部门缺乏弹性，对环境变化迟钝。
适用范围：被我国绝大多数企业采用

4、事业部制组织结构
事业部制组织结构亦称M型结构（Multidivisional structure）
或多部门结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。
( “斯隆模型”or“联邦分权化”，1924)是一种高度（层）
集权下的分权管理体制。
事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种形式，即
一个公司按地区或按产品类别分成若干个事业部，从产品
的设计，原料采购，成本核算，产品制造，一直到产品销
售，均由事业部及所属部门负责，实行单独核算，独立经
营，公司总部只保留人事决策，预算控制和监督大权，并
通过利润等指标对事业部进行控制。也有的事业部只负责
指挥和组织生产，不负责采购和销售，实行生产和供销分
立，但这种事业部正在被产品事业部所取代。还有的事业
部则按区域来划分。这里就产品事业部和区域事业部做些
简单的介绍。

优点：
集中精力考虑全局问题；
独立核算有助于经营管理的积极性；
利于组织专业化生产和实现企业的内部协作；
相互促进企业的发展；
事业部内部的供、产、销之间容易协调；
有利于培养和训练管理人才。
缺点：
职能机构重叠，构成管理人员浪费；
影响事业部之间的协作；
业务联系与沟通往往也被经济关系所替代。甚至连总部
的职能机构为事业部提供决策咨询服务时，也要事业部
支付咨询服务费。

会展产品事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

会议

展览

搭建

设计

财务

营销

项目策划

现场管理部

后勤服务

会展区域事业制结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

国际

国内

展览部
搭建

设计

财务

会议部
营销

项目策划

联络部
现场管理部 后勤服务

电话营销部

5、分权组织结构
（1）联邦分权化结构:有一群独立的经营单
位，每一单位都自行负责本身的绩效、成
果以及对公司的贡献；每一单位具有自身
的管理层；联邦分权化组织的业务虽然是
独立的，但公司的行政管理却是集权化的。
（2）模拟分权化结构:组成单位是独立的事
业部，有较大的自主权，相互之间存在有
供销关系等联系。

分权化组织的优点在于:
可以降低集权化程度，弱化直线制组织结构的不利
影响；
提高下属部门管理者的责任心，促进权责的结合，
提高组织的绩效；
减少高层管理者的管理决策工作，提高高层管理者
的管理效率。
缺点：
各部门因本位主义，导致恶性竞争，只求本身目标，
忽略公司整体之目标；
必须建立额外之沟通系统与防弊之侦测系统，导致
成本浪费；
可能导致各部门设备或人员之重复与浪费。

会展企业分权组织结构
总经理

公关部

市场部

人力资源

展览部

项目经理

搭建

会议部

项目经理

设计

财务

营销

项目经理

项目策划

项目经理

现场管理部

后勤服务

6、矩阵制
特点：
由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组
成，最大特点在于具有双道命令系统。
优点：
将企业横向联系和纵向联系较好地结合起来，有利于加强各职能部
门之间的协作和配合，及时沟通情况，解决问题；
能在不增加机构和人员编制的前提下，将不同部门的专业人员集中
在一起，组建方便；
能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务之变之间的矛盾，使一
些临时性的、跨部门的工作任务的执行不再困难；
为企业综合管理与专业管理的结合提供了恰当的组织结构形式。
缺点：
组织关系比较复杂。成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责
任心不够强，人员受双重领导，出了问题，有时难以分清责任。
使用范围：大型企业的临时组织，临时工程、项目

矩阵制结构图
总经理

财务部
展览项目经理

会议项目经理

特殊活动项目经理

人力资源部

市场部

公关部

7、网络型组织结构

会展物流公司

会展项目开发

经理小组

会展服务公司

参展商

会展搭建公司

酒店

（1）特点
信息网络技术。
灵活适应性。
外买与外包。
契约关系。
精英精力班子核心。

（2）优点：
一是降低管理成本，提高管理效益；
二是实现了企业全世界范围内供应链与销售环节的整合；
三是简化了机构和管理层次，实现了企业充分授权式的
管理。
（3）缺点
网络型组织结构需要科技与外部环境的支持；
网络型组织结构并不是对所有的企业都适用的，它们需
要相当大的灵活性以对时尚的变化做出迅速反应。网络组
织也适合于那些制造活动需要低廉劳动力的公司。

第四节 会展组织活动
会展组织（动词）含义，就是会展组织机
构为了达成会展目的、有系统的集合会展
主体，参与会展活动的行为。主要有主办
方的组织、参展商的组织、承办方的组织
以及以及观众的组织等。
会展组织活动：主要包括会展项目组织、
信息组织、观众组织、参展商组织。

一、会展项目组织
1、涵义
广义：会展项目管理，会展项目组织，就
是会展项目的优选。整体就是会展项目从
会展项目前期调查与环境分析、项目制定
与计划、实施、后续工作的活动过程。体
现为会展项目管理。
狭义：会展项目开发。
2、特征：
时间性；创新性；聚集性。

二、会展信息组织
1、涵义：
信息组织即会展信息的有序化与优质化，
也就是利用一定的科学规则和方法，通过
对会展信息外在特征和内容特征的表征和
排序，实现无序信息流向有序信息流的转
换，从而使信息集合达到科学组合实现有
效流通，促进会展用户对信息的有效获取
和利用。

2、会展信息特征
类聚性，系统性，动态性，多重性，综合性。
（1）信息组织的渗透性
信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存
贮和检索活动之中。
（2）信息组织的依附性
信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以
信息的识别、揭示等活动为前提。
（3）信息组织的增效性
信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检
索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。

3、会展信息组织的步骤
（1）信息选择：从采集到的、处于无序状态的信息流中甄
别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的
第一步。
（2）信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用
上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整
理并归类的信息活动。
（3）信息描述与揭示：也称为信息资源描述，根据信息组
织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、
物质形态等进行分析、选择、记录的活动。
（4）信息存贮：将经过加工整理序化后的信息按照一定的
格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

4、信息组织的原则
（1）客观性原则
（2）系统性原则
把握好这四个关系：
宏观信息组织与微观信息组织的关系；
信息组织部门与其他部门的关系 ；
信息组织工作各个环节之间的关系；
不同信息处理方法之间的关系 。
（3）目的性原则
信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需
求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变
化特征，满足成本收益对称的原则。
（4）及时性原则

5、会展信息组织的要求
(1) 信息特征有序化。
一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起，把无关的信息
区别开来；二是集中在一起的信息要有系统、有条理，按一定标识呈现某
种秩序，并能表达某种意义；三是相关信息单元之间的关系要明确化，并
能产生某种关联性，或者能给人某种新的启示。
(2) 信息流向明确化。
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。
信息整序要做到信息流向明确化。首先，要认真研究用户的信息需求和信
息行为，按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向；其次，要注
意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。
(3) 信息流速适度化。
信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可
能会降低决策的效率。同时，人们面对的决策问题在不断地发展变化，信
息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度，把握信息传递
时机，提高信息的效用。

6、信息组织的目的
信息组织的目的可以概括为“实现无序
信息向有序信息的转换”。具体地说，信
息组织的目的应包括：
①减少社会信息流的混乱程度；
②提高信息产品的质量和价值；
③建立信息产品与用户的联系；
④节省社会信息活动的总成本。

三、观众组织
1、观众组织的内容
2、观众组织的途径
（1）主办方的邀请函、门票策略。
（2）利用客户数据资源。借助于电子邮件、直邮、媒体夹
带、 手机短信等有效形式，向家庭及个人用户、中小企
业用户以及电子信息产品分销商 /经销商/代理商代表等广
泛发出邀请。
（3）媒体宣传和形式多样的公关活动。
（4）展会专门网站进行观众在线登录。
（5）由参展企业邀请其自身客户和潜在客户参加本次展会。
3、现场观众流动的规律

3、现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流。比如出入
口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）跟随的观众流。羊群效应明显。也就是
无意识的、无目的人会随着有目的人流动。
（3）好奇适应之后的观众流。走一段之后，
才看展品。
（4）本能所形成的观众流。人们进入大厅之
后，大多数人会自然向左转，然后按顺时
针方向走。

4、观众组织原则

展览会设计师，要争取
让观众看遍展览，设计
上要确保通畅。

5、控制的方法
（1）根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、
展馆的条件来设计、布局、标志引导。
（2）通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类
为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望
的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
（3）通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展
台的布局等。
（4）通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、
绳索等。

四、参展商组织
（1）通过招商、招展是参展商主要的内容
（2）参展商的入场组织
（3）参展商的现场组织沟通
（4）撤展组织
（5）参展商、采购商、研发专家组织

企业项目与任务
• 福建煦生传媒有限公司承接库帕终端机新
产品推广策划业务，公司总经理把任务安
排给业务扩展部的小陈，请她对此进行策
划，如这岗位人是你，你将如何策划？请
你撰写一份营销策划书。