汇文系统应用(读者服务) 技术部 范国银 主要内容 第一部分 流通借还 第二部分 通借通还 第三部分 流通管理 第一部分 流通借还 借书管理 还书管理 借还切换 超期罚款 续借管理 预约管理 智能流通 辅助管理.
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汇文系统应用(读者服务) 技术部 范国银 主要内容 第一部分 流通借还 第二部分 通借通还 第三部分 流通管理 第一部分 流通借还 借书管理 还书管理 借还切换 超期罚款 续借管理 预约管理 智能流通 辅助管理 一、借书管理 1、进入到借书管理几种常用方法 快捷键—F1键 工具栏—“借书管理”按钮 菜单栏—“借书管理”菜单 2、借书基本流程 正常情况下，在输入读者借书证条码号后，即可 为该读者办理借书手续。 当前借阅信息字体大小、颜色不一样以示区别。 3、借书基本流程—先判断证 事实上，在输入读者借书证条码号后，系统会对 该证有效性进行一系列判断，如挂失证、注销证、 有欠款、有违章、有效期等。另外还对该证最大 册数（已借满）、有超期书、超过最大欠款进行 判断，这些都会导致书不能借出。还有如果该读 者有预约书已还回来，会有一提示。 4、借书基本流程—再判断书 借书证判断通过后，还要再根据图书的相关情况， 会做很多判断。 系统会根据流通规则来进行控制，该书能不能借 给该读者，借多长时间，什么时间还。 所以应首先将流通规则设置好，借书时只需根据 它的提示来进行相关操作即可。 5、切换不同读者借书 快捷键—F1键 工具栏—“借书管理”按钮 菜单栏—“借书管理”菜单 使用特别条码 实现切换 空敲回车键，实现切换 自动切换，系统默认30秒，作为补充操作，读者 多时无实用意义 6、强制借阅 这是借书过程中的一种特殊情况 如读者有超期书、有超期欠款、有违章记录、允许借书 册数已达到最大值。正常情况下，系统已不允许借出。 但又因某些原因，又需将书借给这位读者。在“系统参 数设置”菜单中，选中“系统越权指令”（打勾），之 后工作人员就可强制借书给该读者，但在借书时需输入 越权口令，即工号口令。 但在借书证已失效、挂失、注销情况下，强制借阅无效。 7、附件借阅 系统参数设置中，勾选“借书时检查书刊附件信 息”（系统默认） 借出带附件的书时，提示包含、不包含、取消借 阅。 附件信息可以修改，如有2张光盘，只借出第1张。 二、还书管理 1、进入到还书管理几种常用方法 快捷键—F2键 工具栏—“还书管理”按钮 菜单栏—“还书管理”菜单 2、还书基本操作 还书时，当前还书列表字号大。 如归还的是超期书，则显示红色。 如有欠款，在欠款状态处，红色显示欠款额。 不同读者图书归还时，默认会清除上一个读者还 书列表。 3、附件归还 还书时，是否包含附件，还书时要求连同附件一 起归还。 三、借还互相切换 借还互相切换特别条码 借书管理 还书管理 四、超期罚款 1、借书时处理超期罚款 借书时，输入借书证条码后，如果该证有超期欠 款记录会自动弹出超期罚款窗口（系统默认）。 在超期罚款窗口界面，实罚款可以修改，可以在 此进行结算，或选中某些书进行免罚。 2、还书时处理超期罚款 还书时，如果还书读者有超期欠款记录，需进行 超期罚款处理，这时可按快捷键F8（或菜单操作， 辅助工具—还书罚款），手动弹出超期罚款窗口， 然后进行操作。 五、续借管理 一种特殊的借阅模式，也需进行判断。 读者可以通过OPAC自己完成续借。 续借有2种方式：书刊方式（默认）、读者方式。 读者方式：显示读者所借列表，双击相应书完成续借，或 直接输入图书条码号完成续借。 书刊方式：读者需将书带到馆进行续借。 完成续借后，列表字体颜色变蓝。 六、预约管理 预约权优先于续借权，预约书不允许续借。 多个读者同时预约某种书，书到馆后，按预约先 后顺序，先预约者先获得。 预约主要由读者通过OPAC完成。 汇文3.5版已允许强制预约。 1、借书时预约提醒 借书时，输入读者条码号后，如果该读者有预约 的书已经归还到馆，将提醒“你预约的书已经到 馆”，读者可到预约书架拿到该书后来办理借书 手续。 2、还书时预约提醒 还书时,如该种书有被读者预约,将提醒“该书被人 预约，请上预约书架”。 七、智能流通 1、智能流通基本操作 在一个输入框内同时完成借书和还书。 系统对输入的条码进行智能判别是借书证还是书。 如是借书证，由完成借书。 如是借出书，则完成还书；如是非借书出，则提 醒“如需借阅，请先输入读者条码”。 2、智能流通说明 之前借书管理、还书管理可以更清晰地知道当前 是在做什么操作。 而智能流通在一个输入框中，同时可以做借书、 还书操作，根据条码类型进行智能判断是借，是 还？ 可根据需要自主选择使用。 八、辅助工具 借书时，输入读者条码号后，可使用“辅助工具”菜单中 各项功能，为读者提供以下服务： （1）“读者详细信息”：可显示当前读者信息，双击密 码区可查看明文。 （2）“读者规则”、“读者权限”、“预约书架”信息 查询。 （3）打印当前借还书信息（列表方式、逐条方式），借 书方式显示借书信息，还书方式打印还书信息 第二部分 通借通还 委托借书 委托还书 一、委托借书 委托借书示意图(1) 盐阜馆 被委托馆藏组 敬文馆 委托馆藏组 被委托馆藏组 逸夫馆 淮海馆 被委托馆藏组 路南馆 被委托馆藏组 委托借书示意图(2) 盐阜馆 被委托馆藏组 敬文馆 被委托馆藏组 被委托馆藏组 逸夫馆 淮海馆 委托馆藏组 路南馆 被委托馆藏组 委托借书流程 打印申请清单 委托申请 找书 书刊划到 书刊划到 打印划到清单 物流送书 借书管理 1、委托申请 委托借书流程 对异地书先申请再借书 针对一个指定馆藏地的委托 只针对非本地馆藏地的委托 无“在馆”、“可借”书也可委托，人为控 制。 阅览室书也可委托，人为控制不委托。 提交后，委托保留天数，可改小。 申请时，可在“申请列表”对委托记录进行 删除。 OPAC中，读者可对委托记录进行管理删除。 委托申请 书刊划到 物流送书 借书管理 2、委托申请管理 委托借书流程 修改按钮：修改委托保留天数 删除按钮：删除委托书中指定读者委 托记录。 上移、下移按钮：调整委托到书优先 顺序。 清除按钮：删除指定委托书下过期委 托记录。 清空按钮：删除该馆藏地所有过期委 托记录。 委托申请 书刊划到 物流送书 借书管理 3、书刊划到 (1)打印申请清单 馆藏组，即指校区 委托馆藏组：读者所在校 区，可选所有 被委托馆藏组：书所在校 区，可选自已校区 被委托馆藏地：书所在馆 藏地，可选所有馆藏地 委托借书流程 打印申请清单 委托申请 找书 书刊划到 书刊划到 打印划到清单 物流送书 借书管理 3、书刊划到 (2)找书 对照申请清单，被委 托馆藏地到书库为读 者找书 委托借书流程 打印申请清单 委托申请 找书 书刊划到 书刊划到 打印划到清单 物流送书 借书管理 3、书刊划到 (3)划到 对找到的书，在汇文 系统中必须进行划到 划到后,读者借阅记录 将会增加一条,该书为 委托到书状态,实际并 未真正借出 委托借书流程 打印申请清单 委托申请 找书 书刊划到 书刊划到 打印划到清单 物流送书 借书管理 3、书刊划到 (4)打印划到清单 分别按校区对已划到书， 先进行交接, 再逐个打印 划到清单 委托馆藏组:委托读者者所 在校区，可逐个选择各校 区 划到馆藏组:划到书所在校 区，自已校区 委托借书流程 打印申请清单 委托申请 找书 书刊划到 书刊划到 打印划到清单 物流送书 借书管理 4、委托划到管理 对已划到书所在馆藏地的管理 修改按钮：修改委托到书保留 天数，可延后。 删除按钮：删除指定委托到书 清空按钮：删除该馆藏地已经 过期的所有记录 委托借书流程 委托申请 书刊划到 物流送书 借书管理 5、物流送书 逐个校区，对照划到书，整理划到 清单 划到清单随书物流送到各校区 委托借书流程 委托申请 书刊划到 物流送书 借书管理 6、借书管理 在“流通借还”模块中进行正常借书。 委托馆藏地：读者所在校区 被委托馆藏地：书所在校区 输入借书证后，提示“你委托的书已经到馆” 委托书记录，粉红色背景显示，并未真正借出， 是委托借出状态。 与正常借书一样，必须进行实际借出操作，需进 行验证（有超期书否？…），改变实际借出日期， 并置为借出状态。 委托借书流程 委托申请 书刊划到 物流送书 借书管理 6、借书管理 无委托借书权限的工作人员，只能 对本地书进行借书处理， 如是非本 地书将提示“无委托借书权限”。 具有委托借书权限的工作人员，对 所有校区馆藏地书都可进行借书处 理，无论该书是否进行过委托。 委托借书流程 委托申请 书刊划到 物流送书 借书管理 二、委托还书 委托还书示意图(1) 盐阜馆 被委托馆藏组 敬文馆 委托馆藏组 被委托馆藏组 逸夫馆 淮海馆 被委托馆藏组 路南馆 被委托馆藏组 委托还书示意图(2) 盐阜馆 被委托馆藏组 敬文馆 被委托馆藏组 被委托馆藏组 逸夫馆 淮海馆 委托馆藏组 路南馆 被委托馆藏组 委托还书流程 还书管理 打印回库清单 物流送书 验收清单 1、还书管理 在“流通借还”模块中进行正常还书。 委托还书：不管是否通过委托借出的书， 也不管是从哪个分馆借出的书，只要是 从扬州大学图书馆借出的书，都可以在 任意校区进行归还 归还的书，如是非本校区书，将提示 “其它校区书刊，馆藏地为：……”，便 于与本地书区别，对于非本校区书，需 通过物流进行回库。 委托还书流程 还书管理 打印回库清单 物流送书 验收清单 1、还书管理 无委托还书权限的工作人员，只 能对本地书进行还书处理， 如是 非本地书将提示“无委托还书权 限”。 具有委托还书权限的工作人员， 对所有借出书都可进行还书处理。 委托还书流程 还书管理 打印回库清单 物流送书 验收清单 2、打印回库清单 对在本地归还的其它校区书，打 印回库清单。 如果在本地归还的其它校区书， 又有借出，通过系统查询，并在 回库清单中注明该书去向。 并无实际数据操作。 馆藏组、馆藏地：书所在地，书 应回库的馆藏地 委托还书流程 还书管理 打印回库清单 物流送书 验收清单 3、物流送书 逐个校区，对照需回库书，整理 回库清单 回库清单随书物流送到各校区 委托还书流程 还书管理 打印回库清单 物流送书 验收清单 4、委托验收 此步骤可省略。 先经过汇文系统，对回库书逐本 扫描条码 ，进行逐本验收。 再通过验收清单，查询是否有读 者在别的校区已归还的书尚未回 库，如有与相关馆藏地进行交涉。 委托馆藏组：书归还地、书借出 地、读者所在地。 委托还书流程 还书管理 打印回库清单 物流送书 验收清单 第三部分 流通管理 证件注册 证件注销 补证换证 挂失解挂 费用管理 违章管理 超期罚款 遗失赔偿 书刊退赔 预约调整 预约到书处理 催还管理 临时延期 读者数据套录 套录数据维护 读者数据导出 读者数据维护 相片批量导入 借阅历史维护 账目清单查询 一、证件注册 1、基本操作 带*号的7个必备字段：条码号、证件号、姓名、 生效日期、失效日期、读者类型、借阅等级，必 填 年级组：目前单位格式：学院-班级号，可使用年 级组作为单位字段的补充，便于按年级管理，如 2008级等。 系别代码：预先设置好系别代码，便于按系别管 理 2、利用读者套录数据注册 从教务处获取新生数据，学号、姓名、年级、 班级等。 导入读者套录库 从读者数据套录库中检索若干条(按班级、学 院等) 一般只需再补输失效日期、生效日期、读者 类型、借阅等级，即可完成注册 保存完成，自动转入下一条 继续查询注册标志为0的记录注册 尽量将相同的读者类型数据置于同一批次便 于批量注册，如文科（学生1）、理科（学生 2） 外部文件 读者套录库 读者库 3、连续注册读者 “证件注册设置”按钮，设定对指定字段数据继承， 不必重复输入相同的数据，如读者类型、借阅等 级、失效日期等。 4、注册信息修改和删除 “批量修改”按钮，对一批检索出的读者数据对指 定字段统一修改 删除的功能比较弱，只有在证件被注销后，才能 被彻底删除 二、证件注销 1、基本操作 分单个注销/恢复和批量注销/恢复 不输任何条件，按检索按钮弹出通用检索界面 注销时，先检查借阅情况、违章情况、超期罚款 情况。 2、有在借书刊的注销 如有在借书刊，提示“该读者尚有在借书刊，请 先到还书模块处理”。 3、有违章记录的注销 如有违章记录，系统默认允许对有违章停借的进 行注销 4、有超期欠款的注销 如有超期欠款，将提醒有超期罚款记录，点击超 期罚款按钮，进行结算 超期欠款结清后允许注销 三、补证换证 补证换证：都是重给一新条码号，原条码号被注 销失效，而证件号始终不变，证件号是汇文中与 读者相关联的信息。 读者补证：只适用挂失证，否则提示“未挂失的 读者”。 读者换证：因某些原因，需换证，无限制。 新收取手续费处，双击进行收费处理。 四、挂失解挂 挂失后，借阅记录被保留，挂失证件将受限。 解挂，是挂失的反向处理，证件恢复正常。 读者可在OPAC3.5中进行自助挂失，但挂失后不 能由读者自行解挂，需在流通管理中由工作人员 为进行解挂。 五、费用管理 押金 手续费 预付款 收款：借方（收入），然后在空白处点击后，保 存按钮允许点击，进行保存。 退款：在贷方（支出）输入 六、违章管理 先在汇文中开罚单，再结算 或开罚单同时交罚单结算 2种方式：罚款、停借、或合并处理 停借截止日期需在操作日之后 状态有：停借、罚款、停借且罚款 当“停借且罚款”，收罚款后仍红色，状态变为 “停借”，如此时欲取消停借，可改停借截止期 为操作日，显示黑色，不再受违章限制 七、超期罚款 可进行结算或免罚 可修改实罚款 在借书时处理超期罚款 在还书时处理超期罚款 八、遗失赔偿 2种方式：赔书、赔款 选中遗失书，确定后进入具体遗失赔偿处理界面 赔偿标准，参照图书馆规定 技术处理费、人工处理费、书刊赔偿额、超期实 罚款等都可修改，确定后，便完成了遗失赔偿手 续，该书在系统中记为“遗失赔偿”状态，不被 删除，不计入馆藏统计。 赔书方式，需对赔回的书进行加工处理。 九、书刊退赔 只适用于赔钱类型 已赔钱的书又找到，需对该书进行退赔处理，退 赔后的书刊状态恢复正常“在馆”、“可借” 超期罚款项不在退赔之内 十、预约调整 对预约申请进行管理 预约超过截止时间，显示红色，已失效 预约顺序排队 调整预约顺序后需保存 过期按钮，用于删除过期记录 可修改预约截止日期 清除按钮，用于清除该馆藏地所有过期记录 按馆藏地选择、按读者选择、按书刊选择 十一、预约到书处理 有效期内，字体黑色 过期，字体红色 删除：删除预约到书记录 预约回库记录保存在本地 doc\工号*.noc 重置：重新预约到书通知时间（操作日期+保留天 数），重新生成新的截止日期，都会在OPAC上 公布 修改：修改保留天数 十一、预约到书处理 邮件：需预充邮件服务器设置，需登记过Email， 图书馆Email提醒自动进行。 到书 通知单 回库单 清除：清除所有馆藏地过期记录 十二、催还管理 1、超期催还和到期提醒 超期催还列表，OPAC发布 超期催还、到期提醒：汇文应用服务器（邮件提 醒）实现 在这里，也可以打印出来，张贴公布 2、强制催还说明 强制催还适用以下3种情况：读者催还、书刊催还、 预约催还 。 2、强制催还说明 强制催还后修改读者应还日期,具体修改原则如下: （1）,当天日期与该本图书的应还书日期相比，小于应还 书日期(不超期): a． 如果当天日期超出最小使用天数(以借阅日期为＋最 小使用期),则使用当天日期+相应规则中的“催还后允许使 用天数” b． 如果当天日期+相应规则中的“催还后允许使用天 数”小于最小使用天数,则使用借书日期＋最小使用期 c． 如果当天日期+相应规则中的“催还后允许使用天 数”大于最小使用天数,则使用当天日期+相应规则中的 “催还后允许使用天数” （2）当天日期与该本图书的应还书日期相比,大于应还书 日期(超期)则以应还书日期作为要求还书日期 3、读者催还 读者催还（强制催还）：指定读者，前方匹配方 式检索可实现批量读者催还 4、书刊催还 书刊催还：指定书 5、催还批处理 催还批处理：按馆藏地 催还批处理理包括：预约催还、超期催还、书刊 停借催还、到期前催还提醒。 预约催还：对被有读者预约的所有借出的书进行 催还（强制催还） 超期催还：已超期，按超期天数范围检索。 停借催还：对已借出书，状态被调整为“停借” 的书进行催还，以便尽早收回。 到期前催还提醒：Email提醒自动进行。 十三、临时延期 如用于读者有外出实习等 开始时间、终止时间：指应还日期范围 目标时间：临时延期的新的应还日期 选择记录变黑后，必须再按“选定”按钮，进行 再次确认选定，并提示选定读者数量 单本临时延期：借出界面，双击借出书列表对选 定书延期。 十四、读者数据套录 3种数据格式：dbf、mdb、xls xls应增设一行字段，因系统会自动以第一行当作 字段处理，而不当作数据 会读取表数据（外部文件）字段，然后进行设定， 将外部字段对应转为套录库相应字段数据 性别数据处理：男M、女F 十五、套录数据维护 个别修改或批修改某些字段，并统一指定为指定 数据 清空：读者套录库（所有数据） 删除：指定套录数据 十六、读者数据导出 纯粹导出意义不太大。选定字段导出，设为默认 结合“附加选择” 限定有借阅记录的读者 限定有违章记录未处理的读者 限定有超期欠款的读者 如可用于毕业班查找尚有在借的书记录等。如前 方匹配查询：2004级（毕业班），再限制其它。 十七、读者数据维护(批量注销) 移除：彻底删除与之相关的信息，含借书信息等 （不应删，用于统计） 批量注销/恢复：如用于毕业班。 对未能在批注销中处理的再个别注销处理。 清空相片功能 十七、读者数据维护(批量注销) 读者如存在下列情况而不能注销 有超期书或违章欠款 有在借书刊 处理方式：不注销并跳转至下一读者 取消所有注销并退出 另违章停借可注销（系统默认） 注销操作完成后，列出不能注销读者清单，可打 印公布 十八、相片批量导入 在注册完成读者数据后，可再批量注册读者相片 相片文件名为借书证号或条码号 相片文件格式为jpg、bmp、gif三种 相片文件预先存放在文件目录中 相片文件大小应控制在100k以内，一般10k左右 导入相片后，因比较占用表空间，如果相片文件过大可能 会影响借书证检索速度 导入相片完成后，应在“系统维护工具物理表优化”， 对流通相关表进行优化处理 十九、借阅历史维护 不使用 导入：将借阅历史转移到备份表，并需给一批次 号，转移后，系统统计不到这些数据。 恢复：从备份表再移回到借阅历史表。 删除：彻底删除当前批次备份。 输出：备份到外部文件，删除前应使用之。 二十、账目清单查询 列表显示：各类账目显示在一张列表中 分类显示：按页框分类显示各类账目 查看明细按钮，双击查看明细，打印单据 押金、手续费、违章罚款、遗失赔款 书刊退赔、超期罚款、超期免罚、遗失赔书、其 它、预付款 超期罚款单可打印