10/07/2002 Functieboek FOD Financiën Inhoudstafel 10/07/2002 > Inleiding – Doelstelling en scope – Definities – Structuur van het functieboek > Methodiek voor de definitie van de “To-Be” functies van de FOD.
Download ReportTranscript 10/07/2002 Functieboek FOD Financiën Inhoudstafel 10/07/2002 > Inleiding – Doelstelling en scope – Definities – Structuur van het functieboek > Methodiek voor de definitie van de “To-Be” functies van de FOD.
10/07/2002 Functieboek FOD Financiën Inhoudstafel 10/07/2002 > Inleiding – Doelstelling en scope – Definities – Structuur van het functieboek > Methodiek voor de definitie van de “To-Be” functies van de FOD Financiën – Inleiding – Consolidatie van functies per proces tot “To-Be” Functies – Consolidatie van “To-Be” functies tot op het niveau van functiefamilienamen > Overzicht van de “To-Be” functies van de FOD Financiën – Samenvattend overzicht – Functiefiches > Bijlagen – Model voor de bepaling van de generieke competenties – Aanpak voor de bepaling van de technische competenties Functieboek FOD Financiën p. 2 10/07/2002 Inleiding Functieboek FOD Financiën p. 3 Inleiding Doelstelling en scope van het Functieboek 10/07/2002 > Het functieboek presenteert de resultaten van de definitie van de “To-Be” functies zoals deze werden geïdentificeerd uit de hertekening van de processen en de organisatiestructuur van de FOD Financiën. > De “To-Be” functies werden in eerste instantie gedefinieerd op basis van de resultaten van de hertekening van de processen van de FOD Financiën. Indien de lezer van dit functieboek de specifieke context en de details inzake taken, resultaatsgebieden en competenties van bepaalde, individuele functies beter wil begrijpen in hun proces specifieke context, is het belangrijk dat hij of zij tevens de processchema’s (documenten T4-T5) bij de hand neemt. In deze documenten staat een detailbeschrijving van taken, resultaatsgebieden, competenties voor elke individuele functie in een specifieke procescontext. > De scope van dit functieboek omvat alle functies die kunnen worden geïdentificeerd aan de hand van de hertekende processchema’s van de FOD Financiën. Hiertoe behoren zowel de functionele processen als de ondersteunende processen, de sturende processen, de processen voor specifieke verwerking en de processen inzake reglementering en werkprocedures. Ze slaan op de organisatie van Belastingen en Invorderingen en Patrimonium Documentatie (Thesaurie behoort niet tot de scope van Coperfin). Daarenboven zijn functies bepaald voor de leidinggevenden (afdelingshoofden en teamchefs van de lijndiensten evenals directeurs, afdelingshoofden en teamchefs stafdiensten). > De managementfuncties (N tot en met N-3) met hun secretariaat, naast functies die hun oorsprong vinden in horizontale directies (P&O, B&B, ICT, Secretariaat & Logistiek), PMO en Studie & Onderzoek, behoren niet tot de scope van dit functieboek. Functieboek FOD Financiën p. 4 Inleiding Definities 10/07/2002 > Een functie is een geheel van taken en verantwoordelijkheden die een bepaalde kennis en expertise vereisen binnen de Federale Overheid, met als doel een welomschreven functionele of operationele bijdrage (probleemoplossend of uitvoerend) te leveren ter ondersteuning van de doelstellingen van de Overheid*. > Het is belangrijk erop te wijzen dat er een verschil bestaat tussen een ‘functie’ en een ‘graad’. In de huidige situatie (“As-Is”) kan eenzelfde graad, bijvoorbeeld inspecteur, een veelheid van functies dekken die niet noodzakelijk eenzelfde niveau van vereisten stellen. Anderzijds kan eenzelfde functie, bijvoorbeeld dossierbehandelaar, uitgeoefend worden door ambtenaren met verschillende graden. In de nieuwe federale loopbaan zullen de functie en de daaraan verbonden vereisten meer centraal komen te staan. Er zal eveneens een meer eenduidige relatie bestaan tussen een functie en de bijhorende graad**. > In het kader van de BPR van de FOD Financiën hebben de verschillende werkgroepen “To-Be” functies gedefinieerd, geen graden of niveaus. > Competenties zijn het geheel van kennis, vaardigheden, waarden en attitudes die de ambtenaar toepast om goed te functioneren in zijn functie, d.w.z. om de van hem verwachte resultaten te realiseren. Er zijn twee soorten van competenties: – Generieke competenties: competenties die eerder betrekking hebben op de manier waarop de functie wordt uitgevoerd (b.v. samenwerken, klantgericht optreden, e.d.) – Technische competenties: de specifieke kennis en vaardigheden vereist voor een functie (b.v. kennis van een bepaalde wetgeving)** > In de context van dit functieboek is het tenslotte belangrijk te wijzen op het verschil tussen een functie en een job. Een job omvat de taken en verantwoordelijkheden die aan één persoon worden toegekend. Eenzelfde persoon kan met andere woorden meerdere functies vervullen. Deze invulling maakt deel uit van de implementatiefase en maakt deel uit van de vrijheidsgraden van de aangestelde manager. * Bron: FOD P&O, definitie gehanteerd bij de ontwikkeling van een competentiemodel voor de federale overheid ** Bron: De nieuwe federale loopbaan, FOD P&O, 29 november 2001 Functieboek FOD Financiën p. 5 Inleiding Structuur van het functieboek 10/07/2002 > Het eerste hoofdstuk na deze inleiding geeft een overzicht van de methodiek die is gevolgd om de “To-Be” functies te definiëren. Dit hoofdstuk presenteert de manier waarop de basisfuncties tot stand zijn gekomen. > Daarna volgt een overzicht van de “To-Be” functies van de FOD Financiën. Dit overzicht presenteert alle functies die in het kader van Coperfin zijn ontwikkeld, omschreven in een informatiefiche per functie. > De bijlagen, tenslotte, presenteren het model dat is gebruikt voor de bepaling van de generieke competenties van deze functies. Daarnaast worden de methodiek ter bepaling van de technische competenties per “To-Be” functie gepresenteerd. Functieboek FOD Financiën p. 6 10/07/2002 Methodiek voor de definitie van de “To-Be” functies van de FOD Financiën Functieboek FOD Financiën p. 7 Methodiek Inleiding 10/07/2002 > De definitie van de “To-Be” functies voor de FOD Financiën, is verlopen in 3 fasen: – In een eerste fase zijn de taken van de “To-Be” processen gegroepeerd op basis van criteria zoals vergelijkbaarheid inzake de aard van de taken, inzake de vereiste interactie met de betrokken doelgroepen, inzake de nabijheid van het terrein, inzake de vereiste competenties, enz. Deze groepen van taken werden “swimlanes” genoemd, en ze kregen een functiebenaming (Bijvoorbeeld: inspecteur in het proces nazicht van de fiscale situatie, gegevensbeheerder in het proces beheren van fiscale gegevens, dossierbeheerder in het proces verwerven van onroerende goederen). – In een tweede fase werden al deze “swimlanes” onderling vergeleken naar taken en generieke competenties. “Swimlanes” met gelijkaardige taken en generieke competenties werden geconsolideerd tot basisfuncties. We verwijzen naar de benaming van deze basisfuncties als “familienaam”. Er zijn voor de FOD Financiën een 50-tal basisfuncties gedefinieerd. Deze basisfuncties hebben dezelfde generieke taken en generieke competenties doorheen de FOD, ongeacht het proces of de organisatorische entiteit waarin ze voorkomen (Bijvoorbeeld: dossierbeheerder, analist, inspecteur, onderzoeker zijn basisfuncties). – In een derde en laatste fase, tenslotte, worden voor elke “To-Be” functie de technische competenties en hun vereiste niveau bepaald. In deze fase wordt het vereiste kennisniveau voor vier overkoepelende categorieën van technische competenties bepaald. > Op deze manier wordt voor de FOD Financiën een set van “To-Be” functies gedefinieerd. Iedere functie heeft een ‘familienaam’, die verwijst naar het gemeenschappelijke gedeelte (taken en generieke competenties). Een aantal functies hebben ook een verwijzing naar een vereist niveau van technische competentie(s). > De methodiek voor de Fasen 1 en 2 wordt uiteengezet in het vervolg van dit hoofdstuk. De methodiek voor Fase 3 wordt gepresenteerd in de bijlagen bij dit rapport. Functieboek FOD Financiën p. 8 Methodiek Fase 2: Consolidatie tot basisfuncties Consolidatie van “swimlanes” tot “familienamen” 10/07/2002 > In ieder hertekend proces werden een aantal “swimlanes” gedefinieerd, die zijn benoemd als een functie. > In de tweede fase van de functiedefinitie werden op basis van gemeenschappelijke taken en gemeenschappelijke generieke competenties deze “swimlanes” geconsolideerd tot een beperkt aantal basisfuncties. Deze basisfuncties kregen tenslotte een “familienaam”. Deze familienaam is onafhankelijk van het proces en/of de organisatorische entiteit waarin de functie voorkomt. > Deze – – – > Binnen elk van deze stappen werd er telkens vergeleken en geconsolideerd op 3 niveaus (zie ook volgende pagina): – Binnen één proces – Tussen processen die bij elkaar horen – Overheen alle processen consolidatie is verlopen in 3 stappen: ‘Swimlanes’ met gelijkaardige taken worden samengebracht tot functies. Functies met vergelijkbare taken worden samengebracht onder eenzelfde familienaam. Functies met eenzelfde familienaam worden vergeleken en geconsolideerd op basis van generieke competenties. De generieke competenties worden, indien nodig, aangepast. Functieboek FOD Financiën p. 9 Methodiek Fase 2: Consolidatie tot basisfuncties Consolidatie van “swimlanes” tot “familienamen” 10/07/2002 Proces AB1 AB2 AB3 Gelijkaardige taken, generieke competenties en technische competenties Gelijkaardige taken en generieke competenties Dossierbeheerder goederenbeheer Gelijkaardige taken en generieke competenties Dossierbeheerder Proces AB1 AB2 AB3 Gelijkaardige taken, generieke competenties en technische competenties Dossierbeheerder immobiliën Dossierbeheerder goederenbeheer bij Opmetingen & Waarderingen Dossierbeheerder immobiliën bij Opmetingen & Waarderingen …. Dossierbeheerder Proces ………….. Andere groepen van processen Functieboek FOD Financiën p. 10 Methodiek Fase 2: Consolidatie tot basisfuncties Bepaling van “familienamen” op taken 10/07/2002 > In de eerste stap werden taken gedefinieerd voor iedere swimlane. > In de tweede stap werden functies met gelijkaardige taken gegroepeerd in één functiefamilienaam. > Hiertoe werden de 5 belangrijkste hoofdtaken van elke functie zoals bepaald vanuit de “swimlanes”, gedefinieerd en onderling vergeleken. Deze taken hebben voornamelijk betrekking op de functionele verantwoordelijkheden in de processen, en niet op eventuele leidinggevende of begeleidende activiteiten. Bij deze vergelijking hebben we steeds gewerkt met de 5 belangrijkste hoofdtaken. Het kan dus zijn dat een functie een aantal bijtaken uitoefent die verschillen van de bijtaken van een andere functie met dezelfde functiefamilienaam. > Voorbeeld: – In heel wat processen komen “swimlanes” voor met de volgende 5 hoofdtaken: Invoeren van meer complexe gegevens / meer complex dossier aanmaken Eerste analyse van gegevens en (her)oriëntatie van dossier Opzoekingen en/of berekeningen uitvoeren en opstellen van documenten of attesten Melden van ontvangst of beslissing aan de burger, opvragen van ontbrekende gegevens Informatie uitwisselen met aangewezen personen – Deze “swimlanes” zijn daarom gegroepeerd tot de functiefamilienaam “Gegevensbeheerder”. Functieboek FOD Financiën p. 11 Methodiek Fase 2: Consolidatie tot basisfuncties Bepaling van “familienamen” op generieke competenties 10/07/2002 > In de derde en laatste stap werden de generieke competenties bepaald voor iedere functiefamilienaam. – De generieke competenties of intrinsieke vaardigheden van een functie situeren zich op 5 vlakken • Omgaan met informatie • Omgaan met taken • Leidinggeven • Interpersoonlijke relaties • Persoonlijk functioneren – Elk van deze 5 generieke competenties bestaat uit 8 competentieniveaus. Deze niveaus worden beschreven in een generieke competentiematrix (zie Bijlagen voor deze beschrijving). > Nadat een aantal functiefamilienamen werden bepaald op basis van de vergelijking van taken, werd voor deze familienamen het aangepaste niveau van generieke competenties bepaald. Tijdens deze oefening werd ook nagegaan of deze niveaus van generieke competenties van toepassing kunnen zijn in alle processen en/of organisatorische entiteiten waarin deze familienaam voorkwam. > Bij het bepalen van de generieke competenties kon het zijn dat functies met gelijkaardige taken, die in de eerste stap in 1 functiefamilienaam werden ondergebracht, moesten worden opgesplitst in meerdere functiefamilienamen. Zo gaf, bijvoorbeeld, de complexiteit van de te behandelen materie, tesamen met een grotere mate van autonomie en aansturing, vaak aanleiding tot opsplitsing. Deze functiefamilienamen worden aangegeven door de gradatie ‘junior functiefamilienaam’ – ‘functiefamilienaam’ – ‘senior functiefamilienaam’. Functieboek FOD Financiën p. 12 10/07/2002 Overzicht van de To Be functies van de FOD Financiën Functieboek FOD Financiën p. 13 10/07/2002 Samenvattend overzicht Functieboek FOD Financiën p. 14 Overzicht van de 50 operationele en 5 leidinggevende functiefamilienamen (1/2)* 10/07/2002 Administratief medewerker / Collaborateur administratif Junior Dossierbeheerder / Gestionnaire de dossiers Junior Junior Analist / Analyste Junior Dossierbeheerder / Gestionnaire de dossiers Analist / Analyste Senior Dossierbeheerder / Gestionnaire de dossiers Senior Senior Analist / Analyste Senior Economisch coördinator / Coordinateur Economique Applicatie-assistant / Assistant d'Applications Extern Correspondent / Correspondant Externe Applicatie-analist / Analyste d'Applications Gegevensanalist / Analyste de données Beheerder Planning / Gestionnaire de Planning Junior Gegevensbeheerder / Gestionnaire de données Junior Senior Beheerder Planning / Gestionnaire de Planning Senior Gegevensbeheerder / Gestionnaire de données Communicatie- en promotiedeskundige / Spécialiste de Communication et Promotion Senior Gegevensbeheerder / Gestionnaire de données Senior Coördinator / Coordinateur Gegevensbeheerder Belastingsplichtige / Gestionnaire de données Contribuable Coördinator bedrijfsrisico's / Coordinateur de risques d'entreprises Junior Informatie-ambtenaar / Fonctionnaire d'information Junior Senior Coördinator bedrijfsrisico's / Coordinateur de risques d'entreprises Senior Informatie-ambtenaar / Fonctionnaire d'information Documentalist / Documentaliste Senior Informatie-ambtenaar / Fonctionnaire d'information Senior Inlichtingenanalist/ Analyste d'informations Senior Documentalist / Documentaliste Senior * Een aantal van de hier voorgestelde functienamen kunnen tijdens de implementatiefase eventueel nog wijzigingen ondergaan Functieboek FOD Financiën p. 15 Overzicht van de 50 operationele en 5 leidinggevende functiefamilienamen (2/2)* 10/07/2002 Junior Inspecteur / Inspecteur Junior Starterscoördinator / Coordinateur Nouvelles Entreprises Inspecteur/ Inspecteur Technisch medewerker / Collaborateur Technique Senior Inspecteur / Inspecteur Senior Technisch deskundige / Spécialiste Technique Intern Correspondent / Correspondant Interne Toezichtambtenaar / Fonctionnaire de la surveillance Junior Jurisconsult / Juris Consult Junior Vertaler / Traducteur Jurisconsult / Juris Consult Senior Jurisconsult / Juris Consult Senior Ontvanger / Receveur** Junior Onderzoeker / Enquêteur Junior Reglementair bemiddelaar / Conciliateur Réglementaire** Onderzoeker / Enquêteur Senior Onderzoeker / Enquêteur Senior Junior Projectbeheerder / Gestionnaire de projet Junior Projectbeheerder / Gestionnaire de projet Senior Projectbeheerder/ Gestionnaire de projet Senior Sectorcoördinator / Coordinateur de Secteurs Specialist / Spécialiste * Teamchef / Chef d’équipe Afdelingshoofd / Chef de division Teamchef Stafdienst / Chef d’équipe Staff Afdelingshoofd Stafdienst / Chef de division Staff Directeur Stafdienst / Directeur Staff Een aantal van de hier voorgestelde functienamen kunnen tijdens de implementatiefase eventueel nog wijzigingen ondergaan. ** De functies ontvanger en reglementair bemiddelaar zullen steeds door een teamchef en afdelingshoofd worden uitgeoefend. Van deze functies is aldus geen profiel ontwikkeld Functieboek FOD Financiën p. 16 Groepering van de meest voorkomende functiefamilienamen 10/07/2002 Functionele processen Dossierbeheerders Gegevensbeheerders Specifieke verwerking Inspecteurs Gegevensbeheerders & Onderzoekers Sturende & ondersteunende processen Specialisten : ad hoc advies Analisten Projectbeheerders : leiden van project Gegevensbeheerders & Administratief medewerkers Functieboek FOD Financiën Coördinator : coördineren van proces p. 17 Overzicht van de functies per pijler of programma en proces Duiding 10/07/2002 > Op de volgende bladzijden wordt een overzicht gegeven van de functies die voorkomen per pijler of programma, en per proces. > Vooreerst worden de functies per pijler gepresenteerd, die als volgt zijn samengesteld : • De functies in de lijn : operationele functies en leidinggevende functies • De functies in de staf : management ondersteuning, doelgroepenstrategie en leidinggevende functies > Daarnaast • • • • > Tot slot wordt een overzicht gegeven van de functies die in elk van de 47 processen voorkomen. worden de functies voor de programma’s CRM en risicobeheer geduid, die volgende delen omvatten : De staffuncties N2 (zowel binnen doelgroepenstrategie als financiële expertise) De lijnfuncties die taken uitvoeren voor CRM of risicobeheer De staffuncties N1 uit de CDU van toepassing voor CRM Opmerking: voor risicobeheer betreft het de processen 17, 18, 19, 27 en 28, voor CRM de processen 32 tot en met 35 Functieboek FOD Financiën p. 18 Overzicht van de functiefamilienamen per pijler of programma (1/2) 10/07/2002 Functieboek FOD Financiën p. 19 Overzicht van de functiefamilienamen per pijler of programma (2/2) 10/07/2002 Functieboek FOD Financiën p. 20 Overzicht van de functiefamilienamen per proces (1/4) 10/07/2002 Functieboek FOD Financiën p. 21 Overzicht van de functiefamilienamen per proces (2/4) 10/07/2002 Functieboek FOD Financiën p. 22 Overzicht van de functiefamilienamen per proces (3/4) 10/07/2002 Functieboek FOD Financiën p. 23 Overzicht van de functiefamilienamen per proces (4/4) 10/07/2002 Functieboek FOD Financiën p. 24 Profiel van Gegevensbeheerders 10/07/2002 Omgaan met Informatie (I) Omgaan met Taken (T) Leiding geven (L) Interpersoonlijke relaties (IR) Persoonlijk functioneren (PF) 8 Visie Ontwikkelen Ondernemen Inspireren Netwerken Organisatie Betrokkenheid 7 Inzicht in de Organisatie Besturen van de Organisatie Teams Aansturen Relaties Bouwen Doelstellingen Behalen 6 Conceptualiseren Sturen Bouwen van teams Beïnvloeden Zichzelf Ontwikkelen 5 Vernieuwen Organiseren Coachen / Ontwikkele Adviseren Stress bestendigheid tonen 4 Integreren Beslissen Motiveren Service gericht handelen 3 Analyseren Problemen Oplossen Direct aansturen In team werken 2 Informatie Verwerken Werk Structureren Ondersteunen Actief Luisteren Aanpassen 1 Begrijpen Taken Uitvoeren Leren Communiceren Accomoderen Senior Gegevensbeheerder Inzet Tonen Gegevensbeheerder Betrouwbaarheid Tonen Junior Gegevensbeheerder Functieboek FOD Financiën p. 25 Profiel van Dossierbeheerders 10/07/2002 Omgaan met Informatie (I) Omgaan met Taken (T) Leiding geven (L) Interpersoonlijke relaties (IR) Persoonlijk functioneren (PF) 8 Visie Ontwikkelen Ondernemen Inspireren Netwerken Organisatie Betrokkenheid 7 Inzicht in de Organisatie Besturen van de Organisatie Teams Aansturen Relaties Bouwen Doelstellingen Behalen 6 Conceptualiseren Sturen Bouwen van teams Beïnvloeden Zichzelf Ontwikkelen 5 Vernieuwen Organiseren Coachen / Ontwikkele Adviseren 4 Integreren Senior Dossierbeheerder Stress bestendigheid tonen Dossierbeheerder Beslissen Motiveren Service gericht handelen Inzet Tonen Junior Dossierbeheerder 3 Analyseren Problemen Oplossen Direct aansturen In team werken Betrouwbaarheid Tonen 2 Informatie Verwerken Werk Structureren Ondersteunen Actief Luisteren Aanpassen 1 Begrijpen Taken Uitvoeren Leren Communiceren Accomoderen Functieboek FOD Financiën p. 26 Profiel van Inspecteurs 10/07/2002 Omgaan met Informatie (I) Omgaan met Taken (T) Leiding geven (L) Interpersoonlijke relaties (IR) Persoonlijk functioneren (PF) 8 Visie Ontwikkelen Ondernemen Inspireren Netwerken Organisatie Betrokkenheid 7 Inzicht in de Organisatie Besturen van de Organisatie Teams Aansturen Relaties Bouwen Doelstellingen Behalen 6 Conceptualiseren Sturen Bouwen van teams Beïnvloeden Zichzelf Ontwikkelen 5 Vernieuwen Organiseren Coachen / Ontwikkele Adviseren Stress bestendigheid tonen 4 Integreren Beslissen Motiveren Service gericht handelen Inzet Tonen 3 Analyseren Problemen Oplossen Direct aansturen In team werken Betrouwbaarheid Tonen 2 Informatie Verwerken Werk Structureren Ondersteunen Actief Luisteren Aanpassen 1 Begrijpen Taken Uitvoeren Leren Communiceren Accomoderen Senior Inspecteur Inspecteur Junior Inspecteur Functieboek FOD Financiën p. 27 Profiel van Analisten 10/07/2002 Omgaan met Informatie (I) Omgaan met Taken (T) Leiding geven (L) Interpersoonlijke relaties (IR) Persoonlijk functioneren (PF) 8 Visie Ontwikkelen Ondernemen Inspireren Netwerken Organisatie Betrokkenheid 7 Inzicht in de Organisatie Besturen van de Organisatie Teams Aansturen Relaties Bouwen Doelstellingen Behalen 6 Conceptualiseren Sturen Bouwen van teams Beïnvloeden Zichzelf Ontwikkelen 5 Vernieuwen Organiseren Coachen / Ontwikkele Adviseren Stress bestendigheid tonen 4 Integreren Beslissen Motiveren Service gericht handelen Inzet Tonen 3 Analyseren Problemen Oplossen Direct aansturen In team werken Betrouwbaarheid Tonen 2 Informatie Verwerken Werk Structureren Ondersteunen Actief Luisteren Aanpassen 1 Begrijpen Taken Uitvoeren Leren Communiceren Accomoderen Senior Analist Analist Junior Analist Functieboek FOD Financiën p. 28 Profiel van Projectbeheerders 10/07/2002 Omgaan met Informatie (I) Omgaan met Taken (T) Leiding geven (L) Interpersoonlijke relaties (IR) Persoonlijk functioneren (PF) 8 Visie Ontwikkelen Ondernemen Inspireren Netwerken Organisatie Betrokkenheid 7 Inzicht in de Organisatie Besturen van de Organisatie Teams Aansturen Relaties Bouwen Doelstellingen Behalen 6 Conceptualiseren Sturen Bouwen van teams Beïnvloeden Zichzelf Ontwikkelen 5 Vernieuwen Organiseren Coachen / Ontwikkele Adviseren 4 Integreren Beslissen Motiveren Service gericht handelen 3 Analyseren Problemen Oplossen Direct aansturen In team werken Betrouwbaarheid Tonen 2 Informatie Verwerken Werk Structureren Ondersteunen Actief Luisteren Aanpassen 1 Begrijpen Taken Uitvoeren Leren Communiceren Accomoderen Senior Projectbeheerder Projectbeheerder Functieboek FOD Financiën Stress bestendigheid tonen Junior Inzet Projectbeheerder Tonen p. 29 Vergelijking van de meest voorkomende profielen 10/07/2002 Omgaan met Informatie (I) Omgaan met Taken (T) Leiding geven (L) Interpersoonlijke relaties (IR) Persoonlijk functioneren (PF) 8 Visie Ontwikkelen Ondernemen Inspireren Netwerken Organisatie Betrokkenheid 7 Inzicht in de Organisatie Besturen van de Organisatie Teams Aansturen Relaties Bouwen Doelstellingen Behalen 6 Conceptualiseren Sturen Bouwen van teams Beïnvloeden Zichzelf Ontwikkelen 5 Vernieuwen Organiseren Coachen / Ontwikkele Adviseren Stress bestendigheid tonen 4 Integreren Beslissen Motiveren Service gericht handelen Inzet Tonen 3 Analyseren Problemen Oplossen Direct aansturen In team werken Betrouwbaarheid Tonen 2 Informatie Verwerken Werk Structureren Ondersteunen Actief Luisteren Aanpassen 1 Begrijpen Taken Uitvoeren Leren Communiceren Accomoderen Analist Inspecteur Functieboek FOD Financiën Dossierbeheerder p. 30 10/07/2002 Functiefiches Functieboek FOD Financiën p. 31 Administratief medewerker Collaborateur administratif 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Uitvoeren van (vaak geïnformatiseerde) taken, volgens vaste procedures, teneinde de processen maximaal te ondersteunen Hoofdtaken: Invoeren van gegevens / dossier aanmaken Standaard nazicht en controle van ontvangen gegevens (ontbrekende gegevens, juistheid, vormvereisten) Melden van ontvangst / ontbrekende gegevens / beslissing aan de burger Doorspelen van informatie aan de juiste persoon en archiveren Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.1. T.1. L.1. IR.2. PF.3. p. 32 Junior Analist Analyste Junior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Analyseren en doorgronden van een gegeven (binnen een specifiek kennisdomein) en formuleren van conclusies en/of voorstellen teneinde bij te dragen tot de efficiënte en effectieve werking van de FOD Financiën Hoofdtaken: Zelfstandig bepalen van aanpak van een project/studie-onderwerp/opdracht/analyse en nodige acties Uitvoeren van grondige/structurele analyse Opstellen van rapport, uiteenzetten van voorstel en geven van suggesties aan betrokkenen Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.3. L.1. IR.4. PF.4. p. 33 Analist Analyste 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Analyseren en doorgronden van een complex gegeven (binnen een specifiek kennisdomein) en formuleren van conclusies en/of voorstellen en anderen ondersteunen, teneinde bij te dragen tot de efficiënte en effectieve werking van de FOD Financiën Hoofdtaken: Zelfstandig bepalen van aanpak van een project/studie-onderwerp/opdracht en nodige acties Uitwerken van een voorstel door studie en analyse, adviesinwinning bij experten en kennisgroepen, ... Opstellen van rapport, uiteenzetten van voorstel en geven van suggesties aan betrokkenen Bijsturen van modellen en processen op basis van gevoerde analyse Testen van impact en doeltreffendheid van de ondernomen actie Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.5. T.3. L.2. IR.4. PF.5. p. 34 Senior Analist Analyste Senior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Analyseren en doorgronden van een complex gegeven (binnen een specifiek kennisdomein) en formuleren van conclusies en/of voorstellen en anderen ondersteunen, teneinde bij te dragen tot de efficiënte en effectieve werking van de FOD Financiën Hoofdtaken: Zelfstandig bepalen van aanpak van een complex project/studie-onderwerp/opdracht en nodige acties Uitwerken van een voorstel door studie en analyse, adviesinwinning bij experten en kennisgroepen, uitvoeren van enquêtes en testen, ... Opstellen van rapport, uiteenzetten van voorstel en geven van suggesties aan betrokkenen Bijsturen van modellen en processen op basis van gevoerde analyse Testen van impact en doeltreffendheid van de ondernomen actie Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.6. T.4. L.2. IR.5. PF.6. p. 35 Applicatie-assistent Assistant d'Applications 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Fungeren als aanspreekpunt voor vragen en ondersteunen van andere gebruikers van informatica-toepassingen teneinde een vlotte werking te garanderen Hoofdtaken: Opvolgen van de werking van applicaties Nagaan van de behoefte aan nieuwe applicaties Verlenen van ICT-ondersteuning voor business toepassingen Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.3. L.2. IR.4. PF.4. p. 36 Applicatie-analist Analyste d'Applications 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Vertalen van de behoeften van de gebruikers van informaticasystemen naar nieuwe of verbeterde applicaties in samenspraak met ICT en ondersteunen van anderen, teneinde de gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie van de systemen te garanderen Hoofdtaken: Opvolgen van de werking van applicaties en nagaan van behoefte aan nieuwe applicaties Nieuwe functionaliteiten ontwerpen in samenspraak met ICT, en hierover beslissen in overleg met ICT en de gebruikers Implementatie opvolgen en bijsturen Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.5. T.4. L.2. IR.5. PF.5. p. 37 Beheerder Planning Gestionnaire de Planning 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Afstemmen van middelen en prioriteiten binnen een korte termijnplanning, teneinde een optimale toegevoegde waarde te genereren Hoofdtaken: Selecteren en prioritiseren van dossiers/controle-opdrachten Opstellen operationeel werkplan op korte termijn Motiveren van selectie/deselectie van dossiers, uitgevoerde/niet-uitgevoerde controles Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.4. L.1. IR.2. PF.4. p. 38 Senior Beheerder Planning Gestionnaire de Planning Senior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Afstemmen van middelen en prioriteiten binnen een lange termijnplanning en anderen ondersteunen, teneinde een optimale toegevoegde waarde te genereren Hoofdtaken: Selecteren en prioritiseren van dossiers/controle-opdrachten Opstellen werkplan op lange termijn (prioriteiten in functie van risico - beleidsondersteunend) Motiveren van selectie/deselectie van dossiers, uitgevoerde/niet-uitgevoerde controles Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.5. L.2. IR.4. PF.5. p. 39 Communicatie- en promotiedeskundige Spécialiste de Communication et Promotion 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Opstellen van een communicatie- of promotieplan, de uitvoering ervan opvolgen en waar nodig bijsturen, teneinde de informatieoverdracht naar de burger optimaal te laten verlopen Hoofdtaken: Uitvoeren van een strategische studie met het oog op het opstellen van een voorstel van communicatiestrategie Opstellen communicatieplan Uitwerken plan van aanpak communicatie/promotie Implementatie/bijsturing communicatie/promotie Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.5. T.5. L.1. IR.5. PF.6. p. 40 Coördinator Coordinateur 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Inhoudelijk en strategisch coördineren van activiteiten en anderen motiveren, teneinde een vlotte werking en correcte resultaten te garanderen Hoofdtaken: Conceptueel schetsen van het inhoudelijk kader en bepalen van de strategische krijtlijnen met impact op de organisatie Inschatten en prioritiseren van risico's en dienstverleningsbehoeften Beheren van relaties met interagerende/betrokken instanties en coördineren over verschillende pijlers/ organisationele entiteiten heen, o.a. met het oog op coherentieverzekering Valideren van de procesoutput Opbouwen van relaties met verschillende organisatieniveaus Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.7. T.6. L.4. IR.7. PF.7. p. 41 Coördinator bedrijfsrisico's Coordinateur de risques d'entreprises 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Uittekenen van risicoprofielen voor een groep van ondernemingen binnen een specifieke sector teneinde gerichte controles binnen deze groep van ondernemingen te kunnen laten uitvoeren Hoofdtaken: Bestuderen van clusters van type vergunningen en betreffende klantendossiers Inschatten, prioritiseren en opvolgen van risico's en dienstverleningsbehoeften van ondernemingen met type vergunningen Beheren van relaties met interagerende/betrokken instanties en personen en signaleren van ontwikkelingen bij individuele ondernemingen aan de Senior Coördinator bedrijfsrisico's Bepalen van standaard controle-aanpak en nodige acties voor type vergunningen Bewaken van de consistentie en uniformiteit van afdekking van de risico's gerelateerd aan type vergunningen Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.5. L.1. IR.4. PF.6. p. 42 Senior Coördinator bedrijfsrisico's Coordinateur de risques d'entreprises Senior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Uittekenen van risicoprofielen voor een beperkt aantal grote en/of risicovolle ondernemingen, en ondersteunen van de coördinator bedrijfsrisico's, teneinde gerichte controles bij de betrokken ondernemingen te kunnen laten uitvoeren Hoofdtaken: Bestuderen van individuele klanten(-dossiers) Inschatten, prioritiseren en opvolgen van risico's en dienstverleningsbehoeften voor specifieke ondernemingen Beheren van relaties met interagerende/betrokken instanties en personen en coördineren over organisatorische entiteiten heen Bepalen van individuele controle-aanpak en nodige acties voor individuele ondernemingen Bewaken van de afdekking van de risico's gerelateerd aan individuele ondernemingen Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.6. T.5. L.2. IR.6. PF.6. p. 43 Documentalist Documentaliste 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Beheren van informatie, teneinde deze informatie up-to-date ter beschikking te kunnen stellen Hoofdtaken: Opzoeken, classificeren en analyseren van (verkregen) informatie Bepalen van relevantie, selecteren en synthetiseren van informatie Updaten van gegevensbank Beheren van nuttige informatie Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.2. L.1. IR.3. PF.4. p. 44 Senior Documentalist Documentaliste Senior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Beheren en valideren van informatie en anderen ondersteunen, teneinde de informatie up-todate ter beschikking te kunnen stellen Hoofdtaken: Opzoeken, classificeren en analyseren van (verkregen) informatie Bepalen van relevantie, selecteren en synthetiseren van informatie Updaten van gegevensbank en beheren van nuttige informatie Certifiëren van de juistheid van de informatie Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.3. L.2. IR.3. PF.4. p. 45 Junior Dossierbeheerder Gestionnaire de dossiers Junior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Verantwoordelijkheid nemen over en behandelen van eenvoudige dossiers, teneinde een correcte en accurate afhandeling van het dossier te garanderen Hoofdtaken: Zelfstandig bepalen van de aanpak van een eenvoudig dossier en nodige acties na analyse en interpretatie van gegevens Afhandelen van het volledig dossier door opzoeken/opvragen van additionele informatie, maken van berekeningen, opmaken van documenten,… Interageren met burgers en informatieverschaffers Verantwoordelijkheid nemen van beslissing, zo nodig na overleg met (senior) dossierbeheerders en opmaken van verslag/eenvoudige documenten Doorgeven van beslissingen aan gelinkte activiteiten, processen en services Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.3. L.1. IR.4. PF.4. p. 46 Dossierbeheerder Gestionnaire de dossiers 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Verantwoordelijkheid nemen over en behandelen van dossiers en ondersteunen van anderen, teneinde een correcte en accurate afhandeling van het dossier te garanderen Hoofdtaken: Zelfstandig bepalen van de aanpak van een dossier en nodige acties na analyse en interpretatie van gegevens Afhandelen van volledig dossier door opzoeken/opvragen van additionele informatie, maken van berekeningen, opmaken van documenten,… Interageren met burger en informatieverschaffers Verantwoordelijkheid nemen van beslissing en opmaken van verslag / documenten Doorgeven van beslissingen aan gelinkte activiteiten, processen en services Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.4. L.2. IR.4. PF.5. p. 47 Senior Dossierbeheerder Gestionnaire de dossiers Senior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Verantwoordelijkheid nemen over en behandelen van complexe dossiers en aansturen van anderen, teneinde een correcte en accurate afhandeling van het dossier te garanderen Hoofdtaken: Zelfstandig bepalen van de aanpak van een complex dossier en nodige acties na analyse en interpretatie van gegevens Afhandelen van volledig dossier, eventueel bijgestaan door (junior) dossierbeheerders Pro-actief interageren met burger en informatieverschaffers en een relatie opbouwen Verantwoordelijkheid nemen van beslissing en opmaken van verslag / documenten, doorgeven van beslissingen aan gelinkte activiteiten, processen en services Doorgeven van beslissingen aan gelinkte activiteiten, processen en services Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.4. L.3. IR.5. PF.5. p. 48 Economisch coördinator Coordinateur Economique 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Verzekeren van de link tussen de FOD Financiën, de nationale en internationale economische wereld en andere Belgische overheden, teneinde de werking van de FOD Financiën voortdurend te actualiseren en de buitenlandse investeringen in België te bevorderen Hoofdtaken: Diepgaande kennis ontwikkelen van het economisch weefsel en haar behoeften Een duurzame relatie ontwikkelen tussen de verschillende partijen in het economisch weefsel en de FOD Financiën Zich door de verschillende economische partijen laten informeren en hen op de hoogte stellen De FOD Financiën adviseren zodat haar evolutie in lijn ligt met de economische evoluties Nationale en buitenlandse investeringen promoten Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.5. T.5. L.1. IR.7. PF.6. p. 49 Extern Correspondent Correspondant Externe 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Vertegenwoordigen van de (entiteit van de) FOD Financiën ten aanzien van andere entiteiten of instanties binnen en buiten de federale overheid, teneinde een standpunt uiteen te zetten en te verdedigen Hoofdtaken: Analyseren van dossier en innemen van standpunt Opstellen van rapporten en/of protocol, aangeven van prioriteiten Uiteenzetten, verdedigen en onderhandelen van standpunt Fungeren als direct aanspreekpunt voor allerhande vragen Opbouwen van relaties intern en extern de FOD Financiën Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.5. T.4. L.1. IR.6. PF.7. p. 50 Gegevensanalist Analyste de données 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Analyseren van grote hoeveelheden geïnformatiseerde gegevens teneinde tendenzen te identificeren en conclusies te trekken Hoofdtaken: Identificeren van een geschikte aanpak/methodologie voor het uitvoeren van de analyse Analyseren van grote hoeveelheden geïnformatiseerde gegevens Identificeren van grote lijnen, doelgroepen en trends op basis van de analyse Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.3. L.1. IR.3. PF.5. p. 51 Junior Gegevensbeheerder Gestionnaire de données Junior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Beheren van de basisgegevens van een dossier aan de hand van vastgelegde procedures en contacten met de burger, teneinde het dossierbeheer binnen FOD Financiën maximaal te ondersteunen Hoofdtaken: Invoeren van eenvoudige gegevens / eenvoudig dossier aanmaken Nazicht van gegevens en (her)oriëntatie van dossier door keuze uit een aantal vaste procedures; opvolgen van geautomatiseerde taken Eenvoudige opzoekingen en/of berekeningen uitvoeren en opstellen van eenvoudige documenten of attesten Melden van ontvangst of beslissing aan burger, opvragen van ontbrekende gegevens Informatie uitwisselen met medewerkers Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.2. T.2. L.1. IR.2. PF.3. p. 52 Gegevensbeheerder Gestionnaire de données 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Beheren van de basisgegevens van een dossier aan de hand van vastgelegde procedures, eerste analyses en eventuele contacten met de burger, teneinde het dossierbeheer binnen FOD Financiën maximaal te ondersteunen Hoofdtaken: Invoeren van meer complexe gegevens / meer complex dossier aanmaken Eerste analyse van gegevens en (her)oriëntatie van dossier Opzoekingen en/of berekeningen uitvoeren en opstellen van documenten of attesten Melden van ontvangst of beslissing aan burger, opvragen van ontbrekende gegevens Informatie uitwisselen met aangewezen personen Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.2. L.1. IR.4. PF.3. p. 53 Senior Gegevensbeheerder Gestionnaire de données Senior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Beheren van de basisgegevens van een dossier aan de hand van vastgelegde procedures, analyses en contacten met de burger, en ondersteunen van minder ervaren gegevensbeheerders, teneinde het dossierbeheer binnen FOD Financiën maximaal te ondersteunen Hoofdtaken: Invoeren van complexe gegevens / complex dossier aanmaken Grondig analyse van gegevens en (her)oriëntatie van dossier Opzoekingen en/of berekeningen uitvoeren en opstellen van documenten of attesten Melden van ontvangst of beslissing aan burger, opvragen van ontbrekende gegevens Burger te woord staan in direct contact of via telefoon – Informatie-uitwisseling met aangewezen personen Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.3. L.2. IR.4. PF.4. p. 54 Gegevensbeheerder Belastingsplichtige Gestionnaire de données Contribuable 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Centraliseren van al dan niet fiscale geïnformatiseerde gegevens, teneinde over alle relevante informatie te beschikken voor verdere analyse Hoofdtaken: Identificeren en verzamelen van relevante gegevens in functie van de gekozen analysemethodologie Onderhouden van relaties en voeren van besprekingen met het oog op het verkrijgen van externe gegevens Omschrijving inhoud en scope van RFP's voor externe verwerving van gegevens Opzetten database voor dataclassificatie en datavoorbereiding Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.3. L.1. IR.2. PF.4. p. 55 Junior Informatie-ambtenaar Fonctionnaire d'information Junior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Beantwoorden van vragen die binnenkomen via (electronische) post op basis van vooropgestelde antwoordscripts en procedures en doorspelen naar de tweede lijn indien geen gepast antwoord kan worden geformuleerd, teneinde de klantentevredenheid te optimaliseren Hoofdtaken: Verwerken van binnenkomende brieven/e-mails met vragen van burgers Verstrekken van basisinformatie, procedures en timing op basis van een antwoordscript, meedelen van de status van een dossier Opvragen van de noodzakelijke gegevens van de burger om de vraag te kunnen behandelen Doorspelen van de vraag aan de aangewezen persoon via het meest geëigende kanaal Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.2. T.2. L.1. IR.4. PF.3. p. 56 Informatie-ambtenaar Fonctionnaire d'information 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Beantwoorden van vragen per telefoon of via rechtstreeks contact, op basis van vooropgestelde antwoordscripts en procedures, en doorverwijzen naar de tweede lijn indien geen gepast antwoord kan geformuleerd worden, teneinde de klantentevredenheid te optimaliseren Hoofdtaken: Verzorgen van het eerste telefonisch of direct contact met de burger Verstrekken van basisinformatie, procedures en timing op basis van eigenkennis of een antwoordscript, meedelen van de status van een dossier, rekeningstand Pro-actief opvragen van de noodzakelijke gegevens van de burger om de vraag/gerelateerde vragen te kunnen behandelen, openen van dossier en updaten van gegevens Doorspelen van de vraag aan de aangewezen persoon via het meest geëigende kanaal Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.2. T.3. L.1. IR.4. PF.5. p. 57 Senior Informatie-ambtenaar Fonctionnaire d'information Senior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Beantwoorden van vragen en leveren van bijstand aan burgers en ondernemingen, eventueel in samenspraak met de backoffice en anderen ondersteunen, teneinde de klantentevredenheid te optimaliseren Hoofdtaken: Verstrekken van antwoord op geformuleerde vraag, gebaseerd op eigen ervaring of eventueel door het opzoeken van informatie of zich verder te informeren Doorspelen van de vraag aan de aangewezen persoon via het meest geëigende kanaal, indien de vraag niet kan worden beantwoord De burger pro-actief contacteren en bijstaan Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.3. L.2. IR.4. PF.5. p. 58 Inlichtingenanalist Analyste d'Informations 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Filteren van binnenkomende informatie door bevoegdheids- en relevantieanalyse en de informatie naar de juiste personen doorspelen teneinde de efficiënte werking van de entiteit in lijn met het beleid te garanderen Hoofdtaken: Bijeenbrengen en analyseren van binnenkomende informatie Nagaan van verbanden met andere zaken/dossiers Analyseren van bevoegdheid en aangeven van benodigde acties / benodigd gevolg dat aan de informatie moet worden gegeven Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.3. L.1. IR.3. PF.4. p. 59 Junior Inspecteur Inspecteur Junior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Gericht controleren van eenvoudige dossiers en anderen ondersteunen, teneinde het naleven en correct toepassen van de wetgeving, reglementen en procedures door de belastingsplichtige te garanderen Hoofdtaken: Bepalen van de aanpak van controle en nodige acties voor eenvoudige opdrachten Doorvoeren van controle-activiteiten Interageren met burgers en informatieverschaffers Nemen van beslissing, eventueel in samenspraak met (senior) inspecteurs en opmaken van verslag / documenten Doorgeven van beslissingen aan gelinkte activiteiten, processen en services Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.3. L.2. IR.4. PF.4. p. 60 Inspecteur Inspecteur 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Gericht controleren van dossiers en anderen ondersteunen, teneinde het naleven en correct toepassen van de wetgeving, reglementen en procedures door de belastingsplichtige te garanderen Hoofdtaken: Bepalen van aanpak van controle en nodige acties voor minder eenvoudige opdrachten Doorvoeren van controle-activiteiten Interageren met burgers en informatieverschaffers Nemen van beslissing en opmaken van verslag / documenten Doorgeven van beslissingen aan gelinkte activiteiten, processen en services Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.4. L.2. IR.4. PF.5. p. 61 Senior Inspecteur Inspecteur Senior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Gericht controleren van complexe dossiers en anderen ondersteunen, teneinde het naleven en correct toepassen van de wetgeving, reglementen en procedures door de belastingsplichtige te garanderen Hoofdtaken: Bepalen van aanpak van controle en nodige acties voor complexe opdrachten Doorvoeren van controle-activiteiten Interageren met burgers en informatieverschaffers Nemen van beslissing en opmaken van verslag / documenten, doorgeven van beslissingen aan gelinkte activiteiten, processen en services Doorgeven van beslissingen aan gelinkte activiteiten, processen en services Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.5. L.3. IR.6. PF.6. p. 62 Intern Correspondent Correspondant Interne 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Verzekeren van gerichte informatieuitwisseling tussen risicobeheer en de entiteit teneinde beiden in staat te stellen de juiste prioriteiten en accenten te leggen en doeltreffende acties te ondernemen Hoofdtaken: Ontvangen van de aanvragen voor opsporingen vanuit van opdrachtgevende entiteiten/Risicobeheer Vertalen van de aanvraag in interne richtlijnen voor de teams die zullen zorgen voor de uitvoering ervan Analyseren en interpreteren van de resultaten Overleg plegen over de resultaten met de opdrachtgever om te zien of ze beantwoorden aan zijn verwachtingen Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.5. L.1. IR.5. PF.7. p. 63 Junior Jurisconsult Juris Consult Junior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Ontwerpen van wettelijke en reglementaire teksten, commentaren en richtlijnen, en ondersteunen van anderen, teneinde de uitvoering van het beleid te garanderen Hoofdtaken: Ontwerpen van wetteksten, commentaren en werkmethodes vertrekkende van krachtlijnennota/analyseverslag Opstellen van te communiceren informatie en communicatieplan Uitwerken van een voorstel voor een opdracht door studie en analyse, adviesinwinning bij experten en kennisgroepen, ... Implementeren en bijsturen van voorstel Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.5. T.4. L.2. IR.4. PF.4. p. 64 Jurisconsult Juris Consult 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Ontwerpen van complexe wettelijke en reglementaire teksten, commentaren en richtlijnen, en aansturen van anderen, teneinde de uitvoering van het beleid te garanderen Hoofdtaken: Ontwerpen van complexe wetteksten, commentaren en werkmethodes vertrekkende van krachtlijnennota/analyseverslag Opstellen van te communiceren informatie en communicatieplan Uitwerken van een voorstel voor een opdracht door studie en analyse, adviesinwinning bij experten en kennisgroepen, ... Implementeren en bijsturen van voorstel Uiteenzetten, verdedigen en onderhandelen van standpunt Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.6. T.4. L.3. IR.5. PF.6. p. 65 Senior Jurisconsult Juris Consult Senior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Ontwerpen van complexe wettelijke en reglementaire teksten, commentaren en richtlijnen, onderhandelen op regionaal en internationaal niveau en aansturen van anderen, teneinde de uitvoering van het interregionaal, nationaal en supranationaal beleid te garanderen Hoofdtaken: Ontwerpen van complexe wetteksten, commentaren en werkmethodes vertrekkende van krachtlijnennota/analyseverslag Opstellen van te communiceren informatie en communicatieplan Uitwerken van een voorstel voor een opdracht door studie en analyse, adviesinwinning bij experten en kennisgroepen, ... Implementeren en bijsturen van voorstel Uiteenzetten, verdedigen en onderhandelen van standpunt, zowel op interregionaal als op supranationaal niveau Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.6. T.4. L.3. IR.6. PF.6. p. 66 Junior Onderzoeker Enquêteur Junior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Verzamelen, opsporen en verifiëren van informatie, en hieromtrent communiceren teneinde over alle nodige gegevens voor de behandeling van een dossier te beschikken Hoofdtaken: Digitale en materiële gegevens op vraag opzoeken en verifiëren Wettelijke inbreuken nagaan Informatie uitwisselen met aangewezen personen Opmaken van verslag Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.2. T.1. L.1. IR.2. PF.5. p. 67 Onderzoeker Enquêteur 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Verzamelen en opsporen van informatie, de resultaten analyseren, hieromtrent communiceren, en minder ervaren onderzoekers ondersteunen, teneinde over alle nodige gegevens voor de behandeling van een dossier te beschikken Hoofdtaken: Digitale en materiële gegevens op vraag opzoeken en verifiëren Afnemen van standaard interview/verhoren Analyseren gegevens en opstellen verslag Wettelijke inbreuken nagaan Informatie uitwisselen met aangewezen personen Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.3. L.2. IR.3. PF.5. p. 68 Senior Onderzoeker Enquêteur Senior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Verzamelen en opsporen van informatie, de resultaten analyseren, hieromtrent communiceren, en minder ervaren onderzoekers aansturen, teneinde over alle nodige gegevens voor de behandeling van een dossier te beschikken Hoofdtaken: Specifieke digitale en materiële gegevens opzoeken en verifiëren Afnemen van interview/verhoren Analyseren gegevens en opstellen verslag Wettelijke inbreuken nagaan Informatie uitwisselen met aangewezen personen en adviseren van inspecteurs Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.3. L.3. IR.3. PF.5. p. 69 Junior Projectbeheerder Gestionnaire de projet Junior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Beheren van een project/opdracht en anderen aansturen, teneinde de doelstellingen kwaliteitsvol te realiseren Hoofdtaken: Bepalen van de aanpak en plannen van een unidisciplinair project Inschakelen en begeleiden van medewerkers voor bepaalde opdrachten Interageren met andere projectbeheerders en betrokken instanties Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.5. L.3. IR.4. PF.5. p. 70 Projectbeheerder Gestionnaire de projet 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Beheren van een complex project/opdracht en anderen coachen, teneinde de doelstellingen kwaliteitsvol te realiseren Hoofdtaken: Bepalen van de aanpak en beheren van een multidisciplinair project/opdracht inzake timing, middelen en resultaten Vernieuwende en creatieve ideeën aanreiken door integratie van informatie uit verschillende domeinen Begeleiden en coachen van een team van medewerkers binnen het project Interageren met andere projectbeheerders en betrokken instanties Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.5. T.6. L.5. IR.5. PF.5. p. 71 Senior Projectbeheerder Gestionnaire de projet Senior 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Beheren van een multidisciplinair project/opdracht en teambuilding bevorderen, teneinde de doelstellingen kwaliteitsvol te realiseren Hoofdtaken: Prioritiseren, plannen, toewijzen en coördineren van verschillende multidisciplinaire projecten/opdrachten over verschillende controleurs /analisten /Jurisconsults /projectbeheerders Creatieve ideeën en nieuwe concepten aanreiken door integratie van informatie uit verschillende domeinen Beheren van projecten/opdrachten inzake timing, middelen en resultaten Opvolgen van projecten/opdrachten, verstrekken van inhoudelijk advies en nemen van belangrijke beslissingen Interageren met andere projectbeheerders en betrokken instanties Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.6. T.6. L.6. IR.6. PF.7. p. 72 Sectorcoördinator Coordinateur de Secteurs 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Uitbouwen van een relatie met een (groep van) onderneming(en) in een specifieke sector en hen informeren inzake fiscale rechten en plichten teneinde de risico's voor zowel de onderneming als de FOD Financiën te minimaliseren en de juridische zekerheid te verhogen Hoofdtaken: Fungeren als uniek contactpunt voor een groep ondernemingen, en met hen een lange termijnrelatie opbouwen om de contacten met de FOD Financiën te optimaliseren Opbouwen van een grondige kennis over de onderneming, de werking ervan en de sector waarin deze zich bevindt, om de diensverleningsbehoeften te kunnen evalueren, prioritiseren en opvolgen en de fiscale ontwikkeling te kunnen opvolgen De rechtzekerheid van de onderneming verhogen, enerzijds door het sluiten en opvolgen van voorakkoorden, en anderzijds door het het op de hoogte brengen van fiscale rechten/verplichtingen Delen van sectorkennis met de verantwoordelijken voor het bepalen van risicoprofielen Deelnemen aan het proces Integratie in de economische keten Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.4. L.1. IR.7. PF.6. p. 73 Specialist Spécialiste 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Al dan niet proactief verstrekken van advies en fungeren als referentiepunt binnen het expertisedomein, teneinde bij te dragen tot een efficiënte en geoptimaliseerde werking van de FOD Financiën Hoofdtaken: Geven van deskundig advies op vraag (ad hoc) Bijsturen van voorstel opgemaakt door dossierbeheerder/controleur/analist Opmaken van conclusies en innemen van standpunt na raadpleging specifiek dossier en informanten Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.5. T.4. L.1. IR.5. PF.6. p. 74 Starterscoördinator Coordinateur Nouvelles Entreprises 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Pro-actief informeren van nieuwe ondernemingen en ondernemingen waar nieuwe economische activiteiten worden opgezet, inzake fiscale rechten en verplichtingen, teneinde de gepaste vergunningen af te leveren Hoofdtaken: Opbouwen en onderhouden van een relatie met potentiële / individuele vergunningsklanten De klant/onderneming op de hoogte brengen van fiscale rechten en verplichtingen Identificeren van de belangen en behoeften van de onderneming, naast de zekerheden die de onderneming kan bieden inzake het naleven van zijn verplichtingen ten aanzien van de overheid Bewaken van het gebruik en toepassing van de vergunningen door individuele ondernemingen Innoveren van vergunningen en samenwerkingsverbanden tussen vergunningsklant en overheid Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.4. L.1. IR.5. PF.4. p. 75 Technisch medewerker Collaborateur Technique 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Uitvoeren van een specifiek technische taak, teneinde de processen maximaal te ondersteunen Hoofdtaken: Uitvoeren van een specifiek technisch opdracht Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.1. T.1. L.1. IR.2. PF.2. p. 76 Technisch deskundige Spécialiste Technique 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Uitvoeren van een specifiek technische taak, en anderen ondersteunen, teneinde de processen maximaal te ondersteunen Hoofdtaken: Analyseren van de opdracht Toepassen van specifieke technieken die beantwoorden aan de opdracht Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.3. L.2. IR.3. PF.4. p. 77 Toezichtambtenaar Fonctionnaire de la surveillance 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Controleren, opvolgen en rapporteren van de uitgevoerde of uit te voeren invorderingswerkzaamheden en anderen aansturen, teneinde deze werkzaamheden optimaal te laten verlopen, te remediëren waar nodig, en schade voor de Schatkist te voorkomen Hoofdtaken: Controle uitoefenen op het beheer van de rekenplichtigen volgens de vastgestelde modaliteiten Controleren van de overeenstemming tussen de beheersrekening en de boekhoudgegevens, met inbegrip van de vastgestelde rechten, alsook de kastoestand van de rekenplichtige Nazien van het beheer van de rekenplichtige bij tijdelijke of definitieve stopzetting en bij vaststelling van een tekort Verlenen van certificaten Aanduiden van vervangende rekenplichtigen Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.4. T.5. L.3. IR.6. PF.7. p. 78 Vertaler Traducteur 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Vertalen van (niet-)fiscaal-technische teksten in een andere taal, teneinde over de oorspronkelijke tekst met al zijn nuances in de andere taal te kunnen beschikken Hoofdtaken: Vertalen van technisch specifieke teksten, wetgevingen, reglementen, mededelingen,… Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.3. T.2. L.1. IR.4. PF.4. p. 79 Teamchef Chef d’équipe 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Bepalen van de doelstellingen van het team in lijn met het beleid, de eindverantwoordelijkheid hiervoor nemen en het team operationeel leiden in functie hiervan, teneinde de doelstellingen van het team op effectieve en efficiënte wijze en met respect voor de medewerkers te realiseren Hoofdtaken: Bepalen van de doelstellingen en prioriteiten van het team en verantwoordelijkheid hiervoor opnemen Bijsturen van de prioriteiten indien dit in praktijk nodig blijkt Initiëren, sturen, organiseren, plannen, verdelen, coördineren van het werk, kwalitatief en kwantitatief opvolgen van het werk van het team (operationeel) Aansturen, opvolgen en evalueren van de medewerkers Onderhouden van interne en externe contacten, noodzakelijk voor de vlotte werking van het team Generieke competenties: I.4. T.5. L.5/6* IR.6. PF.7. * Het niveau van ‘leidinggeven’ is afhankelijk van de Span of Control van het team. De span of control geeft het aantal operationele medewerkers aan dat door een teamchef kan worden aangestuurd. Ze wordt bepaald door de specificiteiten van het team (diversiteit en complexiteit van de activiteiten, geografische verspreiding, nood aan coördinatie en afstemming, planning en sturing en coaching van de medewerkers) Functieboek FOD Financiën p. 80 Afdelingshoofd Chef de division 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Bepalen van de doelstellingen van de afdeling in lijn met het beleid, de eindverantwoordelijkheid hiervoor nemen en de afdeling operationeel leiden in functie hiervan teneinde de doelstellingen van de afdeling op effectieve en efficiënte wijze en met respect voor de medewerkers te realiseren Hoofdtaken: Bepalen van de doelstellingen en prioriteiten binnen de afdeling en de verantwoordelijkheid hiervoor opnemen Bijsturen van deze doelstellingen en prioriteiten op basis van vernieuwende, originele ideeën Initiëren, sturen, organiseren, plannen, verdelen, coördineren van het werk, kwalitatief en kwantitatief opvolgen van het werk van de afdeling Aansturen, opvolgen en evalueren van teamchefs en eventueel medewerkers Onderhouden van interne en externe contacten, nodig voor de vlotte werking van en voortdurende vernieuwing binnen de afdeling Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.5. T.6. L.6. IR.7. PF.7. p. 81 Teamchef Stafdienst Chef d’équipe Staff 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Bepalen van de doelstellingen van het team van de stafdienst in lijn met het beleid, de eindverantwoordelijkheid hiervoor nemen en de medewerkers leiden in functie hiervan, teneinde de doelstellingen op effectieve en efficiënte wijze en met respect voor de medewerkers te realiseren Hoofdtaken: Bepalen van de doelstellingen en prioriteiten van de entiteit en de verantwoordelijkheid hiervoor opnemen Bijsturen van de prioriteiten op basis van vernieuwende, originele ideeën Initiëren, sturen, organiseren, plannen, verdelen, coördineren van het werk, kwalitatief en kwantitatief opvolgen van het werk van de entiteit Aansturen, opvolgen en evalueren van de medewerkers Onderhouden van interne en externe contacten, nodig voor de vlotte werking van het team Generieke competenties: I.5. T.5. L.5/6* IR.6. PF.7. * Het niveau van ‘leidinggeven’ is afhankelijk van de Span of Control van het team. De span of control geeft het aantal operationele medewerkers aan dat door een teamchef kan worden aangestuurd. Ze wordt bepaald door de specificiteiten van het team (diversiteit en complexiteit van de activiteiten, geografische verspreiding, nood aan coördinatie en afstemming, planning en sturing en coaching van de medewerkers) Functieboek FOD Financiën p. 82 Afdelingshoofd Stafdienst Chef de division Staff 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Bepalen van de doelstellingen van de afdeling in de stafdienst in lijn met het beleid, hiervoor de eindverantwoordelijkheid nemen en de afdeling van de stafdienst leiden in functie hiervan, teneinde de doelstellingen op effectieve en efficiënte wijze en met respect voor de medewerkers te realiseren Hoofdtaken: Bepalen van de doelstellingen en prioriteiten van de entiteit en de verantwoordelijkheid hiervoor opnemen Bijsturen van deze doelstellingen en prioriteiten op basis van vernieuwende, originele ideeën en de uitwerking van nieuwe concepten Initiëren, sturen, organiseren, plannen, verdelen, coördineren van het werk, kwalitatief en kwantitatief opvolgen van het werk van de afdeling in de stafienst Aansturen, opvolgen en evalueren van teamchefs stafdienst en eventueel medewerkers Onderhouden van interne en externe contacten, nodig voor de vlotte werking van en voortdurende vernieuwing binnen de afdeling en het behouden van een overzicht van de context waarin de afdeling zich bevindt Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.6. T.6. L.6. IR.6. PF.7. p. 83 Directeur Stafdienst Directeur Staff 10/07/2002 Doel en bestaansreden: Bepalen van de doelstellingen van de stafdienst in functie van de beleidsprioriteiten van de FOD Financiën in een breed politiek en maatschappelijk kader, de eindverantwoordelijkheid hiervoor nemen en de stafdienst in functie hiervan leiden, teneinde de doelstellingen op effectieve en efficiënte wijze en met respect voor de medewerkers te realiseren Hoofdtaken: Bepalen van de doelstellingen en prioriteiten binnen de stafdienst, op basis van een brede kijk over de federale overheid heen, en hiervoor verantwoordelijkheid opnemen Vertalen van de parameters binnen politiek en maatschappij naar een optimalisatie van de processen binnen de stafdienst Initiëren, sturen, organiseren, plannen, verdelen, coördineren van het werk, kwalitatief en kwantitatief opvolgen van het werk van de stafdienst Aansturen, opvolgen en evalueren van afdelingshoofden stafdienst en eventueel teamchefs stafdienst of medewerkers Onderhouden van interne en externe contacten, nodig voor het behouden van een kijk op de visie van de organisatie en de plaats van de organisatie in een brede politieke en maatschappelijke context Generieke competenties: Functieboek FOD Financiën I.7. T.7. L.6. IR.7. PF.7. p. 84 Bijlage 1 10/07/2002 Model voor de bepaling van generieke competenties Functieboek FOD Financiën p. 85 Generieke competentiematrix* Overzicht 10/07/2002 Niv. 1 2 3 4 5 Omgaan met Informatie Begrijpen Elementair begrijpen Omgaan met ambiguïteit Zichzelf kennen Informatie verwerken Informatie vergaren Informatie behandelen Informatie origineel weergeven Analyseren Analytisch denken Informatie beoordelen Integreren Gegevens integreren Alternatieven genereren Conclusies trekken Vernieuwen Creatief denken Vernieuwend denken 6 Conceptualiseren Conceptueel denken Werkbare oplossingen vinden 7 Inzicht in de organisatie Cross-functioneel denken Begrijpen van beleidsparameters Bepalen van beleidsparameters Visie ontwikkelen Organisatievisie ontwikkelen Organisatiestrategie ontwikkelen 8 Omgaan met Taken Taken uitvoeren Manuele taken uitvoeren Repetitieve taken uitvoeren Hulpmiddelen gebruiken Werk structureren Taakprioriteiten stellen Systematisch werken Veelheid aan taken uitvoeren Problemen oplossen Omgaan met het onverwachte Op eigen initiatief handelen Oplossingen implementeren Beslissen Beslissingen nemen Acties initiëren Organiseren Objectieven stellen Proactief handelen Plannen Sturen Tijd/kosten beheren Voortgang opvolgen Middelen beheren Besturen van de organisatie Processen vorm geven Beheren van de budgetten Veranderingen invoeren / beheren Ondernemen Implementeren van de strategie Opportuniteiten identificeren Organisatiegerichtheid tonen Leidinggeven Leren Demonstreren Onderrichten Expertise delen Ondersteunen Peter-/meterschap opnemen Voorbeeldfunctie uitoefenen Anderen ondersteunen Direct aansturen Instructies geven Andermans resultaten bijsturen Discipline bewaren Motiveren Erkennen Leiderschapsstijl aanpassen Delegeren Coachen / ontwikkelen Competenties ontwikkelen Feedback geven Bouwen van teams Samenwerking aanmoedigen Conflicten aanpakken Teamleden betrekken Teams aansturen Multidisciplinaire teams leiden Richting geven Competenties beheren Inspireren Visie uitstralen Bedrijfswaarden uitstralen Optreden als rolmodel Interpersoonlijke relaties Communiceren Verbaal communiceren Schriftelijk communiceren Open communiceren Actief luisteren Begrijpen Verkennen Empathie tonen In team werken Zich identificeren met het team Opinies/informatie/kennis delen Team spirit aanmoedigen Servicegericht handelen Burgers/klanten begeleiden Service bieden Contacten onderhouden Adviseren Advies geven Beslissingen ondersteunen Vertrouwenrelatie opbouwen Beïnvloeden Impact hebben Onderhandelen Een publiek overtuigen Relaties bouwen Relaties bouwen met gelijken Relaties bouwen tussen niveaus Cross-culturele relaties leggen Netwerken Organisatiepartners selecteren Strategische allianties opzetten Persoonlijk functioneren Inschikkelijkheid tonen Openheid tonen Procedures aanvaarden Instructies aanvaarden Zich aanpassen Omgaan met veranderingen Omgaan met diversiteit Betrouwbaarheid tonen Loyaal handelen Integer handelen Onafhankelijk handelen Inzet tonen Betrokkenheid tonen Kwaliteitsbewust handelen Doorzetten Stress bestendigheid tonen Omgaan met stress Zichzelf controleren Omgaan met kritiek Zichzelf ontwikkelen Continu leren Persoonlijke groei plannen Zichzelf in vraag stellen Doelstellingen behalen Scorend vermogen tonen Resultaatgerichtheid tonen Technische verantwoordelijkheid tonen Organisatie betrokkenheid Persoonlijke verantwoordelijkheid tonen Omgevingsbewust zijn Bewust blijven van de organisatie * Ontwikkeld door adviesbureau TMP in het kader van de nieuwe federale loopbaan Functieboek FOD Financiën p. 86 Generieke competentiematrix Overzicht 10/07/2002 > Voor de 4 eerste generieke competenties (omgaan met informatie, omgaan met taken, leiding geven en interpersoonlijke relaties) zijn de niveaus van generieke competenties cumulatief. Dit wil zeggen dat als een zeker niveau is bereikt, ervan wordt uitgegaan dat ook aan de vereisten van alle onderliggende niveaus is voldaan. Competenties bouwt men immers op. Eens bepaalde competenties zijn verworven, behoudt men deze normaliter, ook wanneer men een andere functie opneemt. > Bij het bepalen van het aangewezen niveau van generieke competenties voor een bepaalde functiefamilienaam, wordt er gefocust op de zogenaamde ‘spitscompetenties’, dit zijn de meest belangrijke competenties die voor het uitoefenen van een functie noodzakelijk zijn. > Daarnaast dienen alle voorwaarden van de omschrijving van een bepaald niveau van generieke competentie te zijn vervuld, vooraleer het niveau van generieke competentie aan een functie wordt toegekend. Vb. voor het aansturen van multidisciplinaire teams zou men voor leidinggeven voor niveau 7 ‘bouwen van teams’ kunnen kiezen. Maar indien de functie hierbij geen richting dient aan te geven waarnaar de organisatie moet evolueren, en de competenties van de multidisciplinaire teams niet dient te beheren, wordt aan deze functie geen niveau 7 voor leidinggeven toegekend. > De beschrijving van de individuele competentieniveaus is opgenomen in de tabellen op het einde van deze bijlage (Bron: Adviesbureau TMP). Voor de coherente toepassing binnen Coperfin zijn bovendien de duidingen op de volgende 5 pagina’s gebruikt. Functieboek FOD Financiën p. 87 Duiding bij de interpretatie van de verschillende niveaus van Generieke Competenties 10/07/2002 1. Omgaan met informatie > Niveau 1 ‘begrijpen’ is het elementair begrijpen van informatie, waarbij voor verdere interpretatie of onduidelijkheden steeds een beroep op anderen kan worden gedaan. > Niveau 2 ‘informatie verwerken’ gaat om het opzoeken, invullen en weergeven van informatie, eenvoudige berekeningen maken, enzovoort. Echte analyse komt hierbij niet te pas, hoewel de functie eenvoudige dingen moet kunnen concluderen (vb. gegeven ontbreekt dus dient te worden opgevraagd). > Niveau 3 ‘analyseren’ gaat om het analyseren en interpreteren van informatie en deze informatie beoordelen. Belangrijk hierbij is dat het gaat om informatie binnen een zelfde context. > Niveau 4 ‘integreren’ duidt op het integreren van informatie vanuit verschillende invalshoeken/contexten. > Niveau 5 ‘vernieuwen’ duidt op het creatief en vernieuwend denken, maar dan wel op een radicaal nieuwe manier. Vb. het herschrijven van een procesverloop. > Creatief omspringen met een probleem of met informatie binnen een goed gekende werkcontext (vb. een inspecteur die creatief moet zijn om een fraudeur te snel af te zijn), wordt niet als niveau 5 beschouwd. > Niveau 6 ‘conceptualiseren’ wordt enkel gebruikt voor functies die in staat moeten zijn vanuit het niets iets te creëren (vb. een risicoprofiel, een wettekst,…). > Niveau 7 ‘inzicht in de organisatie’ duidt op de organisatie van de federale overheid, en dus geen externe organisatie. Dit niveau, evenals het niveau 8 ‘visie ontwikkelen’, zal enkel kunnen voorkomen bij functies die op een zeer hoog niveau conceptueel denken en richting geven aan de organisatie. Functieboek FOD Financiën p. 88 Duiding bij de interpretatie van de verschillende niveaus van Generieke Competenties 10/07/2002 2. Omgaan met taken > Niveau 1 ‘taken uitvoeren’ gaat om het uitvoeren van eenvoudige, routinematige taken die systematisch en goed omschreven worden opgelegd. > Niveau 2 ‘werk structureren’ wordt gebruikt voor het uitvoeren van een veelheid aan taken, maar waarbij de werkprocedures goed gedefinieerd zijn. Het gaat dus om meer routinematige taken, waarbij de functie wel reeds een aantal prioriteiten moet kunnen leggen. > Niveau 3 ‘problemen oplossen’ wordt daarentegen slechts gebruikt als de functie beschikt over een heel aantal mogelijkheden voor het uitvoeren van de taken, waarbij hij/zij de beste aanpak moet kiezen om de taken tot een goed einde te brengen. Het ‘problem solving’ aspect is hierbij erg belangrijk. > Hierbij kunnen ook al beslissingen worden genomen op zelfstandige basis, maar deze beslissingen vloeien bijna automatisch voort uit het uitgevoerde werk (vb. beslissing omtrent al dan niet toekennen van een subsidie komt automatisch naar voor omdat de betrokkene éénduidig aan alle voorwaarden voor een subsidie voldoet). > Niveau 4 ‘beslissen’ wordt verstaan als beslissen terwijl er een aantal elementen ontbreken of voor interpretatie vatbaar zijn. Belangrijk hierbij is ook dat er uit de beslissing een aantal acties voortvloeien, die door de functie worden geïnitieerd. > De functie gaat hierbij zijn eigen werk plannen en voor zichzelf objectieven stellen (op individueel niveau). > Niveau 5 ‘organiseren’ slaat op het plannen en objectieven stellen voor meerdere functies of een team. Dit niveau komt slechts voor functies die projecten dienen te leiden of leidinggevende functies. > Niveau 6 ‘sturen’ betekent het sturen van een team of entiteit, waarbij de functie verantwoordelijk is voor het beheren van de middelen (zowel financiële als personele middelen), het opvolgen van de resultaten van het team/de entiteit, …. > Niveau 7 ‘besturen van de organisatie’ slaat op het definiëren van de processen en structuur van de organisatie, het doorvoeren en opvolgen van veranderingen, …. > Niveau 8 ‘ondernemen’ betekent het uitstippelen van de strategie voor de organisatie op zeer hoog niveau, en zal dus enkel voor managementfuncties kunnen voorkomen. Functieboek FOD Financiën p. 89 Duiding bij de interpretatie van de verschillende niveaus van Generieke Competenties 10/07/2002 3. Leiding geven > Niveau 1 ‘leren’ betekent het opvangen van nieuwe collega’s en/of het geven van informatie op vraag. > Niveau 2 ‘ondersteunen’ betekent het opnemen van het peter/meterschap van medewerkers, deze medewerkers opleiden (info geven op eigen initiatief) en een voorbeeldfunctie ten aanzien van hen uitoefenen. > Niveau 3 ‘direct aansturen’ duidt op het aansturen van medewerkers vanuit een operationele hiërarchie, zonder dat deze organisatorisch is vastgelegd. > Vanaf niveau 4 ‘motiveren’ is er sprake van structurele hiërarchie, waarbij de functie anderen gaat aansturen, motiveren en erkennen, en in functie van de organisatie zijn/haar leiderstijl zal aanpassen. > Niveau 5 ‘coachen/ontwikkelen’ duidt op het evalueren van medewerkers en hun coachen ter ontwikkeling van hun competenties. > Niveau 6 ‘bouwen van teams’ gaat hier nog een stap verder, waarbij teambuilding, conflictoplossing en het creëren van een cultuur binnen de organisatorische entiteit van belang zijn. > Niveau 7 ‘teams aansturen’ en niveau 8 ‘inspireren’ duidt op het aansturen van grote teams in zeer uiteenlopende context, en wordt voorbehouden voor het management (N-3 of hoger). Functieboek FOD Financiën p. 90 Duiding bij de interpretatie van de verschillende niveaus van Generieke Competenties 10/07/2002 4. Interpersoonlijke relaties > Niveau 1 ‘communiceren’ duidt op het open verbaal en schriftelijk communiceren. > Niveau 2 ‘actief luisteren’ betekent het begrijpen van informatie en anderen, en zich interesseren in achterliggende informatie. > Niveau 3 ‘in team werken’ duidt op het werken in teamverband, waarbij het bevorderen van de teamgeest en het delen van kennis centraal staan. > Niveau 4 ‘servicegericht handelen’ wordt aan iedere functie toegekend die regelmatig in contact komt met een interne of externe klant, en deze pro-actief tegemoet treedt. Vermits klantvriendelijkheid een belangrijk pijler vormt binnen de hernieuwde overheid, bevinden vele functies zich op dit niveau. > Niveau 5 ‘adviseren’ betekent dat de functie anderen gaat voorzien van een advies dat quasi niet meer in vraag wordt gesteld. Men gaat er vanuit dat de functie zulk een goede kennis heeft van de materie, dat zijn/haar advies bijna blindelings wordt opgevolgd. > Niveau 6 ‘beïnvloeden’ gaat nog een stap verder. De functie heeft een impact op anderen, en kan hen overtuigen door de persoonlijke expertise. > Niveau 7 ‘relaties leggen’ duidt op (de noodzaak van) het uitbouwen van een netwerk van contacten, en het inspelen op de vraag/verwachtingen van het publiek. > Niveau 8 ‘netwerken’ gaat hierbij nog een stap verder, waarbij het opzetten van strategische allianties van belang voor de organisatie, een zwaartepunt vormt. Deze functie zal slechts op zeer hoog niveau binnen de organisatie voorkomen. Functieboek FOD Financiën p. 91 Duiding bij de interpretatie van de verschillende niveaus van Generieke Competenties 10/07/2002 5. Persoonlijk functioneren Hierbij kunnen de verschillende niveaus niet cumulatief worden bekeken. > Niveau 3 ‘betrouwbaarheid tonen’ is van toepassing voor iedere functie die in contact komt met vertrouwelijke informatie. > Niveau 4 ‘inzet tonen’ is van toepassing op elke functie die persoonlijke objectieven dient te verwezenlijken. > Niveau 5 ‘stressbestendigheid tonen’ is van toepassing op elke functie die in een stresserende omgeving dient te opereren en die moet kunnen omgaan met kritiek. > Niveau 6 ‘zichzelf ontwikkelen’ is voorbehouden voor specialistische functies, die echt noodzaak hebben aan het continue ontwikkelen/bijscholen van hun kennis. > Niveau 7 ‘doelstellingen behalen’ en niveau 8 ‘organisatie betrokkenheid’ slaan op verantwoordelijkheid voor het realiseren van de objectieven van (een deel van) de organisatie. Functieboek FOD Financiën p. 92 Model voor bepaling van de generieke competenties Omgaan met informatie 10/07/2002 Omgaan met Informatie Compentie A1 A2 A3 Begrijpen Informatie verwerken Analyseren Definitie Componenten Begrijpen betekent het begrijpen van elementaire zaken, het kunnen omgaan met ambigue informatie en het correct inschatten van eigen kennis. Elementair begrijpen Omgaan met ambiguïteit Informatie verwerken betekent het efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van grote hoeveelheden gegevens binnen de beschikbare termijn en het visueel kunnen weergeven van die informatie. Analyseren betekent het gericht analyseren van gegevens en het beoordelen van de informatie. Informatie vergaren Zichzelf kennen Informatie behandelen Informatie origineel weergeven Analytisch denken Informatie beoordelen A4 Integreren A5 Vernieuwen A6 Conceptualiseren A7 A8 Integreren betekent het integreren van Gegevens integreren gegevens met verschillende inhouden, het genereren van alternatieven en het trekken van Alternatieven genereren sluitende conclusies uit gegevens. Conclusies trekken Vernieuwen betekent vernieuwend denken door radicaal innovatieve en creatieve ideeën aan te brengen. Conceptualiseren betekent conceptueel denken en de concepten vertalen in werkbare oplossingen. Vernieuwend denken Creatief denken Conceptueel denken Werkbare oplossingen vinden Cross-functioneel denken Inzicht in de organisatie Inzicht in de organisatie betekent crossfunctioneel denken en het inzicht verwerven in en bepalen van beleidsparameters. Begrijpen van beleidsparameters Bepalen van beleidsparameters Visie ontwikkelen Visie ontwikkelen betekent het ontwikkelen Organisatievisie ontwikkelen van een globale missie, visie en strategie voor organisatie Organisatiestrategie ontwikkelen Functieboek FOD Financiën Definitie Begrijpen van elementaire concepten, instructies, teksten. Vatten van basisideeën. Kunnen werken in een omgeving waar geen duidelijke of onvolledige informatie aanwezig is. Kunnen omgaan met ambigue informatie. Begrijpen dat niet altijd alle informatie voorhanden is. Onderkennen zelf niet alles (even goed) te weten, eigen kennis en vaardigheden kunnen inschatten en grenzen kennen. Inschatten in welke mate men iets begrepen heeft. Verwerken en zoeken van informatie, gaten in de informatie onderkennen, informatie decoderen en gestructureerd samenbrengen. Grote hoeveelheden informatie binnen de beschikbare termijn en onbevooroordeeld verwerken. De informatie op een originele en aan het doelpubliek aangepaste wijze visueel weergeven Gegevens tot hun samenstellende delen herleiden. Patronen herkennen en inzicht krijgen in oorzaak en gevolg. Onderscheid maken tussen het essentiële en het bijkomstige. Kritisch omgaan met de informatie en rationele oordelen vormen over de beschikbare informatie en de voor handen zijnde alternatieven. Relevante en juiste verbanden leggen tussen diverse inhouden en deze op een synthetische manier integreren in een coherent geheel. Een reeks alternatieven bedenken. Meerdere alternatieven kunnen opsommen en kunnen bedenken. Interpreteren van syntheses en alternatieven en deze verder uitwerken tot een waardevolle samenvatting. Ongekende, originele ideeën aanbrengen die niet voortvloeien uit bestaande processen, maar die radicaal vernieuwend zijn. Niet voor de hand liggende patronen, perspectieven of originele combinaties ontdekken. Abstraheren en het hier en nu overstijgen. Denken in globale termen over waarden, systemen, processen, zonder zich te verliezen in details. Vanuit abstracte concepten concreet werkbare oplossingen destilleren en werkbare adviezen uitwerken. Ontwikkelen van een brede kijk over de diverse functies/departementen heen en de implicaties van beslissingen op andere domeinen juist kunnen inschatten/kwantificeren. Begrijpen van beleidsparameters; ontwikkelingen in de politiek, de maatschappij en de externe omgeving opvolgen en begrijpen. Bepalen van interne beleidsparameters in functie van de visie en de strategie van de organisatie en met het oog op het optimaliseren van processen. Integreren van omgevingsfactoren enerzijds in een coherente visie en missie en anderzijds in algemene beleidslijnen met positieve impact op middellange en lange termijn. Ontwikkelen van een organisatiestrategie en coherent strategisch plan, in lijn met de missie en visie van de organisatie en op basis van onvolledige en ambigue informatie over een reeks politieke, maatschappelijke en andere externe variabelen. p. 93 Model voor bepaling van de generieke competenties Omgaan met taken 10/07/2002 Competentie Definitie Componenten B1 Taken uitvoeren Taken uitvoeren betekent het gebruiken van de Manuele taken uitvoeren beschikbare hulpmiddelen en het zelfstandig, correct en systematisch uitvoeren van manuele en Repetitieve taken uitvoeren repetitieve taken. Hulpmiddelen gebruiken B2 Werk structureren B3 Problemen oplossen Werk structureren betekent het structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelvoud van taken op een systematische manier Problemen oplossen betekent het omgaan met en zelfstandig oplossen van onverwachte situaties, het zoeken van alternatieven en het implementeren van de oplossing. Taak prioriteiten stellen Systematisch werken Veelheid aan taken uitvoeren Omgaan met het onverwachte Op eigen initiatief handelen Oplossingen implementeren B4 Beslissen Beslissen betekent het tijdig nemen van juiste Beslissingen nemen beslissingen en het doelgericht initiëren van acties teneinde de beslissingen uit te voeren. Actie initiëren B5 Organiseren Organiseren betekent het proactief stellen van objectieven, het nauwgezet uittekenen van plannen en het organiseren van activiteiten. Objectieven stellen Proactief handelen Plannen B6 Sturen B7 Besturen van de organisatie Sturen betekent het beheren en opvolgen van tijd, Tijd/kosten beheren kosten, activiteiten en middelen. Voortgang opvolgen Middelen beheren Besturen van de organisatie betekent het opzetten Processen vorm geven van structuren en processen, het beheren van budgetten en het invoeren van verandering. Beheren van budgetten Verandering invoeren/opvolgen B8 Ondernemen Ondernemen betekent het opstellen van een Implementeren van de strategie strategisch plan, organisatieprocessen en structuur en het herkennen van en inspelen op Opportuniteiten identificeren opportuniteiten met het oog op het optimaliseren van de resultaten. Organisatiegerichtheid tonen Functieboek FOD Financiën Definitie Het zelfstandig, correct en systematisch uitvoeren van eenvoudige, manuele taken, volgens geldende voorschriften en normen (veiligheid, milieu, kwaliteit e.d.). Het zelfstandig, correct en systematisch uitvoeren van repetitieve taken volgens geldende voorschriften en normen (veiligheid, milieu, kwaliteit e.d.). Het zelfstandig, correct gebruiken van technische hulpmiddelen bij het uitvoeren van taken volgens geldende voorschriften en normen (veiligheid, milieu, kwaliteit e.d.). De prioriteiten voor de (eigen) taken bepalen en uitvoeren. Takenlijst opstellen. De (eigen) taken op een systematische en consequente manier afwerken, binnen de gegeven tijd. Een veelheid aan verschillende taken op een georganiseerde manier uitvoeren. Onverwachte situaties opvangen en beheersen, door de situatie te onderkennen, te begrijpen en te kanaliseren of te verwerken. De eigen zaken afhandelen, zonder onnodig te refereren naar anderen. De taken uitvoeren met een minimum aan begeleiding, op basis van eigen initiatief. Binnen beperkte activiteitendomein en op basis van ervaring en kennis, in functie van de knelpunten alternatieven op een objectieve wijze afwegen en de best passende oplossing implementeren. De juiste beslissing nemen op basis van (on)volledige informatie, rekening houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er zijn. Het initiëren van doelgerichte acties, vertrekkende van een idee en gericht op het realiseren van doelstellingen en het uitvoeren van genomen beslissingen. Vertalen van een strategie, tactische of operationele beleidslijn in concreet meetbare objectieven. Correct inschatten van mogelijke toekomstige obstakels en in functie daarvan de juiste acties ondernemen. Uitwerken van efficiënte en overzichtelijke plannen in logische stappen en in functie van de prioriteiten. De vereiste resources juist inzetten. Kosten en tijd realistisch inschatten en doeltreffend beheren. Projecten structureren rond controlemomenten en kosten-beheersing. De stand van zaken met regelmaat opvolgen en consequent en adequaat bijsturen indien nodig in functie van de te bereiken objectieven. Doeltreffend inzetten, beheren en opvolgen van resources (mensen, middelen, budget). De processen en de structuur van de organisatie ontwikkelen en opzetten, verspreid over meerdere activiteitsdomeinen en functionaliteiten. Budgetten voor een afdeling/ departement/organisatie op realistische en consistente wijze samenstellen en beheren, opvolgen en bijsturen in functie van de omstandigheden. Introduceren en begeleiden van verandering. Op zoek gaan naar nieuwe uitdagingen en alternatieve actiepaden gericht betreden. Nieuwe methoden ter verbetering uitproberen. Implementeren van de strategie door de organisatiestructuur, -politiek en langetermijndoelstellingen te ontwikkelen en door in te spelen op veranderingen in deze structuur. Oog hebben voor politieke, maatschappelijke en andere externe opportuniteiten en bedreigingen die zich voordoen, ze begrijpen en erop inspelen. Verder gaan dan reageren op evidente mogelijkheden. Inzicht in de gevolgen van beslissingen voor de organisatie en de maatschappij en streven naar het optimaliseren van de resultaten van de organisatie. p. 94 Model voor bepaling van de generieke competenties Leidinggeven 10/07/2002 Competentie Definitie Componenten Definitie C1 Leren Leren betekent het op een formele of Demonstreren informele manier tonen, overbrengen en delen Onderrichten van kennis, expertise en werkwijzen. Expertise delen De eigen kennis en inzichten overdragen op basis van formele begeleiding in het veld. Anderen op een formele manier kennis en inzichten over brengen gedurende specifiek georganiseerde sessies. De eigen expertise doorgeven aan anderen. Anderen tonen hoe de dingen best kunnen aangepakt worden. C2 Ondersteunen Ondersteunen betekent het peter-/meterschap Peter-/meterschap opnemen van nieuwe medewerkers op zich nemen, een voorbeeldfunctie uitoefenen en anderen Voorbeeldfunctie uitoefenen ondersteunen in hun dagelijkse functioneren Anderen ondersteunen C3 Direct aansturen Direct aansturen betekent het geven van Instructies geven duidelijke instructies, het opvolgen en bijsturen Andermans resultaten bijsturen van resultaten van anderen en het bewaren van discipline. Discipline bewaren C4 Motiveren Motiveren betekent het erkennen van de kwaliteiten van de medewerkers, hen initiatieven laten nemen, hen verantwoordelijkehden toekennen en de eigen Coachen/Ontwikkelen van anderen betekent het begeleiden van medewerkers in hun groei en het gericht advies geven aan medewerkers over hun functioneren. Anderen begeleiden in hun dagelijks functioneren. Het eerste aanspreekpunt zijn en hen uitkomsten bieden. Anderen tot voorbeeld zijn, door als rolmodel de functie uit te oefenen Anderen ondersteunen, hun werk vergemakkelijken en hen verdedigen. Hulp bieden waar dit nodig is en anderen door moeilijkheden helpen. Duidelijke instructies geven in de vorm van wie wat doet tegen wanneer. Het opvolgen en het eventueel bijsturen van (tussentijdse) resultaten van anderen, in functie van de doelstellingen en resources. Standaarden voor aangepast gedrag bepalen en afdwingen. Ervoor zorgen dat ieder zich houdt aan de regels van het spel. Anderen erkennen en waarderen voor hun inzet, door hen te wijzen op wat ze goed gedaan hebben, waarom en wat de impact ervan was. Bereid zijn de eigen stijl aan anderen aan te passen om op die manier het goed functioneren te bevorderen. Verantwoordelijkheden aan de juiste personen toevertrouwen op basis van inzicht in hun kunnen en beschikbare middelen. Anderen ontwikkelen, gericht advies geven en begeleiden in hun groei. Experimenteren met nieuw gedrag toelaten. Op een constructieve en aanvaardbare manier zowel positieve als negatieve feedback geven aan medewerkers over hun functioneren. Inzicht verstrekken in sterke en zwakke kanten. Meerwaarde geven aan individuen door het opzetten van effectieve werkverbanden en de samenwerking tussen teamleden en teams aan te moedigen. Conflicten aanpakken en oplossen door de knelpunten juist te identificeren, het voordeel voor de betrokkenen duidelijk te maken en aangepaste acties te ondernemen. Anderen op een brede basis consulteren over belangrijke onderwerpen en ervoor zorgen dat ieder het gevoel heeft te kunnen bijdragen. Multidisciplinaire teams aansturen; alle leden van de teams naar eenzelfde objectief leiden en de groepsactiviteiten coördineren. De richting aangeven waarin de organisatie verder moet evolueren. Mensen in die richting sturen. Competenties van anderen op een correcte, objectieve en genuanceerde wijze inschatten en deze op de meest effectieve wijze inzetten. Anderen op lange termijn begeesteren op basis van een visie. De visie van de organisatie uitdragen en uitstralen. Anderen op lange termijn begeesteren door de waarden van de organisatie uit te dragen. Anderen tot voorbeeld zijn, door als rolmodel in de organisatie te functioneren. C5 Coachen/Ontwikkelen Erkennen Leiderschapsstijl aanpassen Delegeren Competenties ontwikkelen Feedback geven C6 Bouwen van teams Bouwen van teams betekent het smeden van Samenwerking aanmoedigen een hecht team, het aanpakken van conflicten en het consulteren van teamleden. Conflicten aanpakken Teamleden betrekken C7 C8 Teams aansturen Inspireren Functieboek FOD Financiën Teams aansturen betekent het aansturen van multidisciplinaire teams, het aangeven van de organisatierichting en het inschatten en efficiënt inzetten van competenties. Multidisciplinaire teams leiden Richting geven Competenties beheren Inspireren betekent het inspireren van anderen Visie uitstralen als rolmodel door het uitstralen van de visie en de waarden van de organisatie. Bedrijfswaarden uitstralen Optreden als rolmodel p. 95 Model voor bepaling van de generieke competenties Interpersoonlijke relaties 10/07/2002 Competentie D1 Communiceren Definitie Communiceren betekent het zich vlot en genuanceerd verbaal, geschreven en non-verbaal uitdrukken. Componenten Verbaal communiceren Schriftelijk communiceren Open communiceren D2 Actief luisteren Actief luisteren betekent het leren kennen van, luisteren naar en begrijpen van anderen en zich inleven in hun situatie. Begrijpen Verkennen Empathie tonen D3 In team werken In team werken betekent het soepel samenwerken, waarbij men zich vlot in het team integreert, zich met het team identificeert, kennis en informatie deelt en de teamgeest bevordert teneinde mee te werken aan het behalen van teamresultaten. Zich identificeren met het team Opinies/informatie/kennis delen Team spirit aanmoedigen D4 Servicegericht handelen Servicegericht handelen optreden betekent het Burgers/klanten begeleiden gericht zijn op de burger en op de interne klant Service bieden door klantvriendelijkheid uit te stralen, de klant te begeleiden en hem een excellente service te bieden. Contacten onderhouden D.5 Adviseren Adviseren betekent gericht advies geven aan Advies geven anderen, hun beslissingen ondersteunen en een vertrouwenrelatie met hen uitbouwen op basis van Beslissingen ondersteunen eigen geloofwaardigheid en expertise Vertrouwensrelatie opbouwen D6 Beïnvloeden Beïnvloeden betekent impact hebben, onderhandelen om tot een win-win situatie te komen en het overtuigen van een publiek. Impact hebben Onderhandelen Een publiek overtuigen D7 Relaties leggen Relaties leggen betekent het opbouwen van relaties Relaties leggen met gelijken en netwerken met mensen binnen en buiten de organisatie, van verschillende niveaus en van Relaties leggen tussen niveaus verschillende culturen. Cross-culturele relaties leggen D8 Netwerken Netwerken betekent het identificeren van de juiste partners voor de organisatie en het uitbouwen van strategische allianties. Functieboek FOD Financiën Organisatiepartners selecteren Strategische allianties opzetten Definitie Gegevens, ideeën en meningen mondeling correct overbrengen, op een gestructureerde manier, al dan niet ondersteund door aangepaste non-verbale communicatie (intonatie, houding, expressie, ritme, snelheid, volume, articulatie, oogcontact, …). Gegevens, ideeën en meningen schriftelijk correct overbrengen, met de juiste structuur en terminologie, en zonder taalfouten. De eigen communicatie- en interactiestijl aan de gesprekspartner(s) aanpassen. Een open dialoog stimuleren. De totale boodschap begrijpen tegen de ruimere achtergrond Verduidelijking vragen en het eigen inzicht toetsen op basis van samenvattingen Aandacht hebben voor het welbevinden van anderen. Inspelen op emotionele behoeften en zichzelf inleven in de situatie van de anderen. Zich vlot in een team integreren en er zich mee identificeren. Het evenwicht vinden tussen de persoonlijke doelstellingen en deze van het team. De eigen resultaten behalen via het behalen van de teamresultaten. Kennis, ideeën en opvattingen op een open manier delen met anderen teneinde binnen het tealm op een vlotte manier tot resultaten te komen. Groepsgevoel creëren door het aanmoedigen van communicatie, samenwerking en harmonie. Door eigen acties een klimaat van teamwerk aanmoedigen. Het begeleiden van de burger en de interne klant naar de meest opportune oplossing De burger en de interne klant op de eerste plaats stellen en proactief inspelen op zijn behoeften. Een snelle en gepersonaliseerde service leveren en klachten ernstig nemen. De burger en de interne klant steeds vriendelijk benaderen. Goede contacten met burgers en interne klanten onderhouden. Het adviseren van klanten, burgers en anderen binnen en buiten de organisatie op basis van eigen expertise Beslissingen van de lijn ondersteunen met inhoudelijke adviezen Een relatie opbouwen met anderen door hun vertrouwen te winnen op basis van persoonlijke geloofwaardigheid en expertise. Een goede indruk op anderen maken, ideeën door anderen doen aanvaarden en anderen aanzetten tot actie. Een vooropgesteld doel bereiken door het hanteren van overtuigende argumenten, het aanvaarden van realistische compromissen, het realiseren van een win-win situatie. Inspelen op het publiek door de communicatiestijl aan te passen. Doeltreffend inspelen op opmerkingen en vragen en de aandacht gaande houden. Het opbouwen en onderhouden van formele en informele contacten om zo op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen binnen het vakgebied. Het in stand houden van goede relaties doorheen verschillende organisatieniveaus. Overweg kunnen met zowel de hogere als de lagere niveaus. Er een internationale kijk op na houden. Overweg kunnen met mensen uit verschillende culturen. De dingen vanuit het standpunt van andere culturen kunnen zien. Identificeren van de juiste partners voor de organisatie, opbouwen en aanwenden van formele en informele netwerken om het doel te bereiken. Strategische allianties uitbouwen die cruciaal zijn voor de organisatie. p. 96 Model voor bepaling van de generieke competenties Persoonlijk functioneren 10/07/2002 Competentie E1 E2 Inschikkelijkheid tonen Zich aanpassen Definitie Componenten Inschikkelijkheid tonen betekent het zich Openheid tonen openstellen naar anderen en hun ideeën, het instemmen met en aanvaarden van procedures Procedures aanvaarden en instructies. Instructies aanvaarden Zich aanpassen betekent het zich flexibel opstellen t.o.v. veranderende omstandigheden en een diversiteit van situaties. Omgaan met veranderingen Omgaan met diversiteit Loyaal handelen E3 Betrouwbaarheid tonen Betrouwbaarheid tonen betekent credibiliteit Integer handelen verwerven door het loyaal, discreet en integer handelen en zich daarbij onafhankelijk opstellen Onafhankelijk handelen E4 Inzet tonen Inzet tonen betekent het nemen van verantwoordelijkheden in het werk en het zich ten volle inzetten om kwaliteit te bieden. Betrokkenheid tonen Kwaliteitsbewust handelen Doorzetten E5 Stressbestendigheid tonen Stressbestendigheid tonen betekent het Omgaan met stress beschikken over zelfvertrouwen en zelfbeheersing om met stress om te gaan en om Zichzelf controleren kritiek te verwerken. Omgaan met kritiek E6 Zichzelf ontwikkelen E7 Doelstellingen behalen Zichzelf ontwikkelen betekent aandacht besteden aan de eigen ontwikkeling en het continu aanleren van nieuwe vaardigheden en Doelstellingen behalen betekent het beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten voor de organisatie te boeken en de organisatie-objectieven te behalen. E8 Organisatie betrokkenheid Organisatie betrokkenheid betekent het zich borg stellen voor het behalen van de beoogde resultaten van de organisatie. Continu leren Persoonlijke groei plannen Zichzelf in vraag stellen Scorend vermogen tonen Resultaatgerichtheid tonen Technische verantwoordelijkheid tonen Persoonlijke verantwoordelijkheid tonen Omgevingsbewust zijn Bewust blijven van de organisatie Functieboek FOD Financiën Definitie Een open geest en houding aannemen ten aanzien van andere ideeën, meningen, opinies en mensen. Instemmen met het beleid, de procedures en structuur van de organisatie, en deze strikt volgen. Schriftelijke of mondelinge instructies van meerderen opvolgen. Respect tonen en op een bereidwillige manier meewerken. Een flexibele houding aannemen tegenover veranderende omstandigheden en situaties en er zich, indien nodig, aan aanpassen. De diversiteit van situaties herkennen en erkennen, er een flexibele houding tegenover aannemen en er zich, indien nodig, aan aanpassen. Credibiliteit verwerven door het loyaal uitvoeren van de beslissingen van de wetgevende, uitvoerende en rechterlijke macht Vertrouwen inspireren door ieder objectief en onpartijdig te behandelen, door vertrouwelijkheid te respecteren en door anderen op een onkreukbare wijze te benaderen. Op een gedisciplineerde, objectieve en onafhankelijke manier te werk gaan in overeenstemming met eigen principes en verwachtingen van de organisatie. Zich ten volle inzetten voor het werk dat men doet en proberen er het beste van te maken. Steeds het beste van jezelf geven. Hoge kwaliteitsstandaarden hanteren. Het werk controleren op fouten en mindere kwaliteit verwerpen. Kwaliteit leveren, zelfs bij detailarbeid. Het vermogen gepast en doelgericht te reageren als men geconfronteerd wordt met frustraties, tegenwerking of druk. Blijven doorzetten. Doelgericht reageren op frustraties, obstakels en tegenwerking. Kalm blijven in stresserende werksituaties en ook onder druk een goed resultaat behalen. Een degelijk zelfvertrouwen hebben. De eigen emoties goed controleren en erover waken dat negatieve emoties het functioneren niet aantasten. Kritiek aanvaarden zonder defensief of zelfs vijandig te worden. Na kritiek constructief verdergaan en er lessen uit trekken, zelfs als de kritiek niet terecht was. Zich continu nieuwe inzichten eigen maken in functie van de professionele noden of groei. De eigen groei actief plannen en beheren in functie van mogelijkheden, interesses en ambities. Eigen functioneren kritisch in vraag stellen. Niet zomaar aannemen alles perfect te doen. Opportuniteiten herkennen, op het juiste moment de juiste acties ondernemen die tot resultaat leiden. Resultaten genereren, door doelgericht en binnen deadlines acties te ondernemen, onafhankelijk van de omgeving. Aansprakelijkheid opnemen voor de inhoudelijke correctheid van de geleverde prestaties, binnen het eigen vakgebied, tegenover de collega's, de organisatie en de maatschappij. Zich persoonlijk aansprakelijk weten voor het behalen van de beoogde resultaten; er de absolute eindverantwoordelijkheid voor dragen, tegenover de organisatie en de maatschappij. Gericht zijn op en goed geïnformeerd zijn over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en andere omgevingsfactoren Bewustzijn van de organisatiestructuur; organisatiepolitiek en -doelstellingen ontwikkelen en instand houden. Inspelen op veranderingen hierin. p. 97 Bijlage 2 10/07/2002 Aanpak voor de bepaling van technische competenties Functieboek FOD Financiën p. 98 Aanpak voor de bepaling van Technische competenties Aanpak 10/07/2002 > Op basis van taken en generieke competenties zijn functiefamilienamen bepaald. > De laatste stap in de definitie van de “To-Be” functies bestaat uit het bepalen van de technische competenties en hun vereiste niveau. > Het bepalen van het niveau van de benodigde technische competenties gebeurt in vier stappen, die in de volgende slides worden uiteengezet: 1. Bepalen van clusters van technische competenties per functie 2. Toekennen van een niveau aan iedere categorie van technische competenties, noodzakelijk voor de functie 3. Bepalen van functies zonder verwijzing naar het niveau van technische competenties en van functies met verwijzing naar het niveau van technische competenties 4. Uitvoeren van een consistentietoets Functieboek FOD Financiën p. 99 Aanpak voor de bepaling van Technische competenties 1. Bepalen van clusters van technische competenties per functie 10/07/2002 > De technische competenties zijn onderverdeeld in vier categorieën: – Algemene kennis van iedere ambtenaar binnen de FOD Financiën – Kennis van Fiscale Wetgeving – Kennis van Niet-fiscale Wetgeving – Kennis van Technieken > De eerste categorie omschrijft de ‘Algemene kennis van iedere ambtenaar binnen de FOD Financiën’, die voor iedere functie is vereist. Ze omvat de volgende elementen: – Algemene kennis van het staatsbestel en van het federale overheid, en van de waarden te respecteren door het openbare ambt – Kennis van behoorlijk bestuur – Algemene PC vaardigheden > De laatste drie categorieën bestaan uit verschillende clusters van technische competenties. Een cluster groepeert een aantal bij elkaar horende elementen van kennis en kunde. Een lijst van deze clusters met hun beschrijving is gepresenteerd na de uiteenzetting van de aanpak. > Per functie gedefinieerd in een proces, worden de voornaamste clusters van technische competenties bepaald binnen iedere categorie, noodzakelijk voor het uitoefenen van de functie. Functieboek FOD Financiën p. 100 Aanpak voor de bepaling van Technische competenties 2. Toekennen van een niveau van technische competenties 10/07/2002 > In een tweede stap wordt voor iedere functie aan ieder van de vier categorieën van technische competenties een niveau van 1 tot 4 toegekend – Niveau 1: (Professionele) Basiskennis – Niveau 2: Professionele kennis – Niveau 3: Geavanceerd professionele kennis – Niveau 4: Expertkennis > De definitie van deze 4 niveaus verschilt lichtjes naargelang van de categorie. De beschrijving van deze niveaus zijn opgenomen na de uiteenzetting van de aanpak. > Voor fiscale en niet-fiscale wetgeving wordt vanaf niveau 1 van professionele (basis)kennis gesproken. Dit impliceert, reeds vanaf het eerste niveau, een theoretische én continue vorming met aangepaste testen. Algemene kennis Fiscale Wetgeving Niet-fiscale Wetgeving Technieken Basiskennis Professionele basiskennis Professionele basiskennis Basiskennis Professionele kennis Professionele kennis Professionele kennis Professionele kennis Geavanceerde professionele kennis Geavanceerde professionele kennis Geavanceerde professionele kennis Geavanceerde professionele kennis Expertkennis Expertkennis Expertkennis Expertkennis 1 2 3 4 Functieboek FOD Financiën p. 101 Aanpak voor de bepaling van Technische competenties 3. Bepalen van functies zonder/met verwijzing naar niveau van technische competenties 10/07/2002 > In de derde stap wordt aangegeven of een functie een verwijzing naar het niveau van technische competenties vereist. > Indien voor de functie enkel een niveau 1 of 2 vereist is voor de categorieën van technische competentie, spreekt men van basiscompetenties. Aan deze functie wordt geen verwijzing toegekend. Dergelijke functie is binnen een relatief beperkte inwerkperiode uitwisselbaar binnen de FOD Financiën met andere functies van dezelfde functiefamilienaam. > Voor functies die een niveau 3 of 4 vereisen, wordt een verwijzing naar het vereiste kennisniveau gemaakt voor de categorie(ën) waarvoor de geavanceerd professionele of expertenkennis is vereist. > Vb. – – – Junior Dossierbeheerders met niveau 1-2 voor de 4 categorieën van technische competenties Junior Dossierbeheerders Dossierbeheerders met • niveau 1-2 Dossierbeheerders • niveau 3 voor Fiscale Wetgeving Dossierbeheerders Fiscale Wetgeving 3 Senior Dossierbeheerders • niveau 1-2 Senior Dossierbeheerders • niveau 3 voor Fiscale Wetgeving Senior Dossierbeheerders Fiscale Wetgeving 3 • niveau 4 voor Fiscale Wetgeving Senior Dossierbeheerders Fiscale Wetgeving 4 Functieboek FOD Financiën p. 102 Aanpak voor de bepaling van Technische competenties 4. Uitvoeren van een consistentietoets 10/07/2002 > Tot slot wordt een consistentietoets uitgevoerd. Er wordt nagegaan of voor functies binnen eenzelfde of gelijkaardige functiefamilienaam gelijkaardige niveaus van technische competenties zijn gescoord in de verschillende programma’s. Eenzelfde vergelijking wordt gemaakt over programma’s en pijlers in hun globaliteit. > Anomalieën worden verklaard of uitgefilterd door bijsturing van het vereiste niveau van technische competentie. Functieboek FOD Financiën p. 103 Omschrijving van de competentieniveaus: Categorie ‘Algemene kennis’ 10/07/2002 > Niveau 1 - Basiskennis : De functie heeft een kennis van de algemene organisatie en waarden van de federale overheid en de FOD Financiën, en past deze toe in zijn dagelijkse activiteiten > Niveau 2 – Professionele kennis : De functie heeft een goede kennis van de algemene organisatie en waarden van de federale overheid en de FOD Financiën, en gebruikt en verspreidt deze kennis in zijn werkomgeving > Niveau 3 – Geavanceerde professionele kennis : De functie heeft een uitgebreide kennis van de algemene organisatie en waarden van de federale overheid en de FOD Financiën, en is in staat deze kennis actief toe te passen voor het vervullen van zijn taken in diverse werkomgevingen (multicontext) > Niveau 4 – Expertkennis : De functie heeft een diepgaande kennis van de algemene organisatie en waarden van de federale overheid en de FOD Financiën, beheerst de grondslagen, concepten, methodes en processen hieromtrent, kan deze kritisch analyseren, vervolmaken en/of ontwikkelen, onafhankelijk van de context Functieboek FOD Financiën p. 104 Omschrijving van de competentieniveaus: Categorie ‘(Niet-)Fiscale wetgeving’ 10/07/2002 > Niveau 1 - Professionele basiskennis : De functie heeft een professionele kennis gericht op de toepassing van de basisbeginselen van een (niet-) fiscale wetgeving (verworven door werkervaring en studie), en is in staat om elementen uit de werkprocedures en reglementen hieromtrent toe te passen in zijn dagelijkse activiteiten > Niveau 2 – Professionele kennis : De functie heeft een goede professionele kennis gericht op de toepassing van de (niet-)fiscale wetgeving (verworven door werkervaring en studie), en is in staat om de procedures en reglementen hieromtrent zelfstandig toe te passen in één bepaalde werkomgeving > Niveau 3 – Geavanceerde professionele kennis : De functie heeft een uitgebreide professionele kennis gericht op de toepassing van de (niet-) fiscale wetgeving, en is in staat om de procedures en reglementen hieromtrent zelfstandig toe te passen in diverse werkomgevingen (multicontext) > Niveau 4 – Expertkennis : De functie heeft een diepgaande professionele kennis gericht op de toepassing van de (niet-) fiscale wetgeving, beheerst de grondslagen, concepten, methodes en processen hieromtrent, kan deze kritisch analyseren en bijdragen tot het vervolmaken en/of ontwikkelen ervan, onafhankelijk van de context Functieboek FOD Financiën p. 105 Omschrijving van de competentieniveaus: Categorie ‘Technieken’ 10/07/2002 > Niveau 1 - Basiskennis : De functie heeft een kennis van de techniek en kan de techniek toepassen voor een duidelijk gedefinieerde opdracht in een eenvoudige context > Niveau 2 – Professionele kennis : De functie heeft een goede kennis van de techniek en kan deze toepassen om op zelfstandige basis eenvoudige analyses uit te voeren in een brede operationele context > Niveau 3 – Geavanceerde professionele kennis : De functie heeft een uitgebreide kennis van de techniek en kan op basis van de techniek verbanden leggen tussen informatie uit verschillende contexten, verregaande conclusies trekken en deze verder gebruiken in zijn werkzaamheden > Niveau 4 – Expertkennis : De functie heeft een diepgaande kennis van de techniek, en kan deze techniek kritisch analyseren, en bijdragen tot het verder verfijnen en/of ontwikkelen ervan, onafhankelijk van de context Functieboek FOD Financiën p. 106 Categorieën en clusters van technische competenties (1/2) 10/07/2002 Niet-fiscale wetgeving Categorieën en Clusters van technische competenties Algemene kennis Algemene kennis Fiscale wetgeving Fiscale wetgeving - volledige categorie Personenbelasting Vennootschapsbelasting Met zegel gelijkgestelde taksen BTW Met inkomstenbelasting gelijkgestelde belastingen Douanerechten Accijnzen Milieubelastingen Internationale fiscaliteit Controletechnieken Griffierecht Registratierecht Hypotheekrecht Zegelrecht Successierecht Specifieke fiscale wetgeving - Patrimonium Documentatie Niet-fiscale wetgeving - volledige categorie Burgerlijk recht Institutioneel recht Financieel recht Gerechtelijk recht Strafrecht Sociaal recht Handelsrecht Vennootschapsrecht Administratief recht Milieuwetgeving Domaniale wetgeving Wetgeving i.v.m. verkeer "Invorderingsrecht" Specifieke fiscale wetgeving - Invordering Invorderingstechnieken Internationaal recht Europees Recht Bescherming privé-leven Rijkscomptabiliteit en boekhouding Handelsboekhouding Specifieke niet-fiscale wetgeving - gecontroleerd door D&A Onteigeningen Specifieke niet-fiscale wetgeving mbt immobiliën Specifieke niet-fiscale wetgeving mbt roerende goederen Patrimonium Documentatie Notarieel recht Specifieke niet-fiscale wetgeving - gecontroleerd en toegepast door Patrimonium Documentatie Wet betreffende de financiering van de gemeenschappen en de gewesten Recht voor de behandeling van onenigheden Functieboek FOD Financiën p. 107 Categorieën en clusters van technische competenties (2/2) 10/07/2002 Technieken Wetgevingstechnieken voor R&W Technieken in verband met de werkmethodes ICT Audit Boekhoudkundige audit Financiële analyse Organisationele audit Strategische fraude-analyse Strategische risico-analyse Operationele risico-analyse Statistiek Labo-technieken Meettechnieken CRM technieken Communicatietechnieken Sociaal-wetenschappelijk onderzoek Aanbestedings- en verkoopstechnieken Materiële vaststellingstechnieken Onderzoekstechnieken Kennis van archief- en documentatiebeheer Applicatie-analyse Specfieke talenkennis* Onderhandelingstechnieken Waarderingstechnieken onroerende goederen Waarderingstechnieken roerende goederen Specfieke applicaties CAD Technieken Planningtechnieken Technieken voor gegevensbehandeling Sectorkennis Functieboek FOD Financiën p. 108