Út a döntésig – a FŐTÁV Zrt. tapasztalatai Ujfalussy László, Informatikai osztályvezető FŐTÁV Zrt.
Download ReportTranscript Út a döntésig – a FŐTÁV Zrt. tapasztalatai Ujfalussy László, Informatikai osztályvezető FŐTÁV Zrt.
Út a döntésig – a FŐTÁV Zrt. tapasztalatai Ujfalussy László, Informatikai osztályvezető FŐTÁV Zrt. Tartalom • A FŐTÁV Zrt. bemutatása • A kiszervezési projekt • A kiszervezés előkészítése • Előminősítés • Pályáztatás • Szerződéskötés • Tapasztalatok A Főtáv Rt. jellemzői 1960. a jogelőd, a Fővárosi Távfűtő Művek alakulásának éve 1994. A részvénytársasággá alakulás éve Távfűtés és melegvíz-szolgáltatás, mint műszaki közmű tevékenység Budapest, mint működési terület 240 000 egyéni, 500 ipari és 5 000 kommunális fogyasztó Közel 1 060 munkavállaló Tevékenységi kör: hőtermelés,hővásárlás, hőszállítás, hőfelhasználás hőközpontonkénti mérés (Távhő tv.) fogyasztói berendezések karbantartása Tartalom • A FŐTÁV Rt. bemutatása • A kiszervezési projekt • A kiszervezés előkészítése • Előminősítés • Pályáztatás • Szerződéskötés • Tapasztalatok Menet 2000 Mar Apr May Jun Jul 2001 Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Megvalósíthatósági tanulmány 2000.05.26 Igazgatósági döntés: kiszervezés 2000.09.14 2000.09.15 Előminősítés 2000.09.15 Szerződéses tárgyalások Outsourcing indulás 2002 Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb 2000.09.14 Pályáztatás előkészítése Pályáztatás Jul 2001.01.04 2000.12.07 2001.01.05 2001.06.07 2001.06.08 2001.09.28 2002.01.01 A projektben résztvevők • Főtáv – Gazdasági vezérigazgató-helyettes, mint a projekt szponzora – Informatikai osztály • Osztályvezető, mint a projekt vezetője • Csoportvezető munkatársak – Felhasználói oldal • Több osztályvezető munkatárs, a felhasználói oldal képviselőjeként (különösen a szolgáltatási színvonal, illetve a felhasználói igények képviselete) – Controlling osztályvezető, a költségek összegyűjtése és elemzése – Jogi osztályvezető • Tanácsadók – ProWare – a pályáztatás folyamatának támogatása – IFUA – az outsourcing konstrukció és a megfelelő felelősségelhatárolás szakmai támogatása Tartalom • A FŐTÁV Rt. bemutatása • A kiszervezési projekt • A kiszervezés előkészítése • Előminősítés • Pályáztatás • Szerződéskötés • Tapasztalatok A kiszervezés célja • • • • • • • Átláthatóbb, rugalmasabb, korszerűbb informatika kialakítása Erőforrások, szaktudás rugalmas rendelkezésre állása Gyorsütemű informatikai fejlődéssel való lépéstartás A menedzsment a cég alaptevékenységére koncentrálhat A költségek jobb tervezhetősége A beruházások költséggé konvertálhatók A hardver és szoftver fejlesztésekre a szolgáltató kedvezőbb árat tud elérni • A FŐTÁV jelentős fejlesztések előtt állt – hardver állomány frissítése, SAP verzióváltás, SAP IS-U bevezetés Megvalósíthatóság tanulmány • A FŐTÁV informatikai működésének átvilágítása, leírása: – – – – – informatikai folyamatok leírása, hardver eszközök bemutatása, szoftver eszközök bemutatása, Informatikai osztály munkatársainak bemutatása, valamint felhasználói elégedettség, illetve a felhasználói igények bemutatása. • Lehetséges outsourcing megoldások bemutatása. • Javaslat a FŐTÁV számára optimális outsourcing konstrukcióra. • A Megvalósíthatósági tanulmány alapján hozta meg a FŐTÁV Igazgatósága a kiszervezésről szóló döntését, 2000. szeptemberében. Igazgatósági döntés 2000. szeptembere • A kihelyezés a következő területekre térjen ki: – – – – – – – Kliens gépek fejlesztése, üzemeltetése. NT szerverek fejlesztése, üzemeltetése. Kommunikációs hálózat fejlesztése, üzemeltetése. Help desk felállítása. Alapszoftverek (vásárolt csomagtermékek) fejlesztése. Informatikai szabályozás kiterjesztése, betartatása. SAP fejlesztése, üzemeltetése. • Ami bent marad: – Sajátfejlesztésű rendszerek üzemeltetése, fejlesztése. – IBM szerverek fejlesztése, üzemeltetése. • A teljes megvalósítás határideje – 2002. 01. 01. • A FŐTÁV a kiszervezés lebonyolítására szakértőket vont be (ProWare, IFUA Horváth & Partners) A Pályáztatás előkészítése (A kiszervezés elveinek definiálása) • Ami egyszerű volt – Amit eddig külső cég végzett, azt a jövőben az outsourcing szolgáltató cégnek kell ellátnia. – A jelenleg felhasználó által ellátott informatikához kapcsolható tevékenységeket (pl. jogosultságok engedélyezése, fejlesztési specifikációk elkészítése, felhasználói kézikönyvek összeállítása, karbantartása) a jövőben is a felhasználó lássa el. – Minden esetben a Főtáv hozza meg az outsourcing szolgáltató által fejlesztendő, illetve üzemeltetendő alkalmazásokban, rendszerekben, illetve eszközökben szükséges változtatásokhoz, fejlesztésekhez, bevezetésekhez, beruházásokhoz szükséges döntéseket. • Minden ami összetettebb – A felelősség legyen elhatárolható. A kiszervezés terjedelme, ami egyértelmű volt • Kliens oldali támogatás teljes kiszervezése (Help desk, kliens gépek, alapszoftverek, NT szerverek, illetve a kommunikációs hálózat fejlesztése, üzemeltetése.) – A felelősség egyértelműen elhatárolható. – Nem igényel jelentős FŐTÁV specifikus ismerteket. („A FŐTÁV-nál is úgy van, ahogy mindenhol máshol.”) • Sajátfejlesztésű rendszerek üzemeltetésének és fejlesztésének házon belül tartása – Csak a FŐTÁV-n belül van meg a megfelelő szaktudás, „helyismeret”. – A felelősség egyértelműen elhatárolható. A kiszervezés terjedelme, ami nehezebb • SAP fejlesztésének és üzemeltetésének kiszervezése – Bár standard alkalmazás, sok FŐTÁV specifikus megoldás. – Üzletileg kritikus alkalmazás. – Viszont a FŐTÁV SAP tekintetében jelentős változtatások, illetve beruházás előtt állt (verzióváltás, IS-U bevezetés). • IBM szerverek üzemeltetésének és fejlesztésének házon belül tartása – Célszerű egyben kezelni. • Egy adott, nem megosztható hardverelemen fut, több üzleti alkalmazás (az SAP, mely része a kiszervezésnek, illetve egyéb – CUSTIMA, PROGRESS – saját fejlesztések, melyek nem részei a kiszervezésnek.) • A felelősségek (szerver-alkalmazás között) mindenképpen megosztásra kerülnek, ha nem kerül minden, IBM szervereken futó alkalmazás kiszervezésre. – Egyedüli IBM eszközöz. • A többi hardver eszköztől eltérő kompetencia szükséges üzemeltetésükhöz. • Csak egy szolgáltató rendelkezik hivatalosan az IBM RS6000 szerver üzemeltetéséhez szükséges tudással. Tartalom • A FŐTÁV Rt. bemutatása • A kiszervezési projekt • A kiszervezés előkészítése • Előminősítés • Pályáztatás • Szerződéskötés • Tapasztalatok Előminősítés • 20 potenciális pályázó megkeresése • Írásban – – – – – – – – – Általános céginformációk Üzletágak/nyújtott szolgáltatások Pénzügyi és egyéb (pl. létszám) adatok Informatikai partnerségek Magyarországi outsourcing referenciák Korábbi együttműködések a Főtáv Rt.-vel A pályázó által javasolt megoldás rövid ismertetése Informatikai rendszerüzemeltetési konstrukció javasolt megoldása Nyilatkozatok • Több szempontú értékelés alapján 4 kiválasztott, meghívandó pályázó Tartalom • A FŐTÁV Rt. bemutatása • A kiszervezési projekt • A kiszervezés előkészítése • Előminősítés • Pályáztatás • Szerződéskötés • Tapasztalatok A legfontosabb sarokkövek, melyeket a FŐTÁV előre rögzített • A kiszervezendő és a bent maradó feladatok közötti felelősség elhatárolás rögzítése. • Minden változtatáshoz szükséges döntést a FŐTÁV hoz meg. (A FŐTÁV egy, előre, általa specifikált informatikai szolgáltatást akar vásárolni, nem egy „szolgáltatási színvonalat”.) • Futamidő – 3-5-7 évre kér a FŐTÁV ajánlatot (végül 5 év lett). • Havi fix, átalánydíjas ár, évente az infláció mértékével növekvő, szolgáltatási színvonalhoz kötött, árcsökkentő garanciákkal. (Az egyéb, projekt jellegű munkák rögzített napidíjakon, külön szerződés keretében.) • A FŐTÁV nem kívánta átadni a munkatársait. • Minden új eszköz legyen az Outsourcing szolgáltató tulajdonában (használatuk díja legyen a havi átalánydíj része), a meglévő eszközök maradjanak a FŐTÁV tulajdonában. Pályázati dokumentáció • Részletes vagy kevésbé részletes? – Minél részletesebb, annál összehasonlíthatóbb, annál egyszerűbb a szerződéskötés. – Minél általánosabb, annál jobban lehet a pályázók know-how-jára támaszkodni. A FŐTÁV a részletes, specifikált pályázatot választotta. (Voltak tanácsadók, akik biztosították az outsourcing know-how, illetve a FŐTÁV érdekeinek összekapcsolását.) • Főbb fejezetei – Általános rész – Kiszervezés tárgyának részletes leírása (folyamatok, kiszervezési elvek, SLA-k) – A konstrukció specifikálása (árak megadásának struktúrája, futamidő, munkatársátadás, eszközök finanszírozása, garanciák megadásának struktúrája…) – Nyilatkozatok, igazolások Tartalom • A FŐTÁV Rt. bemutatása • A kiszervezési projekt • A kiszervezés előkészítése • Előminősítés • Pályáztatás • Szerződéskötés • Tapasztalatok Szerződéskötés • Pályáztatás – 4 meghívott pályázó – 3 jelentkező – 2001. május – EDS a nyertes • Átvilágítás – EDS részleteiben is megismerte a FŐTÁV-ot – 2001. június – július • Szerződéses tárgyalások – EDS javaslata alapján – A FŐTÁV szakértőinek támogatásával – 2001. augusztus – szeptember Tartalom • A FŐTÁV Rt. bemutatása • A kiszervezési projekt • A kiszervezés előkészítése • Előminősítés • Pályáztatás • Szerződéskötés • Tapasztalatok Szerződéskötés tapasztalatai • A vállalatnak pontosan kell tudnia, hogy mit szeretne, mielőtt pályáztat. • A vállalatnak is fel kell készülnie „outsourcingból”, hogy érdekeit érvényesíteni tudja. • Egy hosszú távú kapcsolat, alapja az alapos felelősség elhatárolás. • A jó szerződés kötése a legkritikusabb. (Legyen egyértelmű, jól körülhatárolt, lehetőleg teljes körű, de egyben a rugalmasságot is biztosítania kell – az igények időközben változhatna.) • Elengedhetetlen a kölcsönös bizalom. • Az outsourcing csak hosszútávú elkötelezettségre épülhet. A vállalat nem egyszerűen egy szolgáltatót keres, hanem egy hosszútávra szóló stratégiai partnert. • Mindkét félnek meg kell találnia számításait. Együttműködés tapasztalatai • • • • • • SLA-knál figyelni kell az esetek számára is. A szolgáltató nem hardverszállító – megoldás: hardverkatalógus. Kisebb belső csapatra továbbra is szükség van. Szerződéses futamidő és a roll-out futamidő hosszának egybe kell esnie. Szerződés meghosszabbítása. Fejlesztési, bevezetési projektekben való szolgáltatói részvétel.