Transcript VADEMECUM AL PROCESSO CIVILE TELEMATICO Introduzione  Dal 1° luglio di quest’anno è obbligatorio depositare per via telematica gli atti relativi a nuovi.

VADEMECUM AL PROCESSO
CIVILE TELEMATICO
Introduzione
 Dal 1° luglio di quest’anno è obbligatorio depositare per via telematica
gli atti relativi a nuovi procedimenti civili
 Il deposito e la consultazione degli atti avviene tramite appositi moduli
del Processo Civile Telematico e grazie all’utilizzo della Posta
Elettronica Certificata
 In questa presentazione si affrontano alcuni nodi principali legati
all’utilizzo del PCT:
─ Requisiti preliminari: cosa occorre per depositare telematicamente gli atti
─ Creazione di atti in formato pdf
─ Creazione della «Busta» virtuale contenente gli atti da depositare
attraverso apposito redattore
─ Deposito telematico degli atti
─ Casi pratici:
 Notificare un atto
 Notificare un provvedimento
─ Informazioni utili
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Introduzione
 La prossima slide contiene il menu principale di questa Guida
 E’ sufficiente cliccare sul titolo di un modulo per avviarlo
 E’ possibile tornare al menu principale in qualsiasi momento
cliccando l’icona «Home» mostrata qui, presente nell’angolo in basso
a destra di ciascuna diapositiva (slide):
 Alcune slide contengono dei collegamenti a dei video-tutorial da
scaricare sul proprio PC
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Menu principale
Requisiti preliminari
Creazione di atti in .pdf
Creazione della «Busta» virtuale
Deposito telematico degli atti
Informazioni utili
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Requisiti preliminari
Cosa occorre per poter procedere al deposito telematico degli atti
Requisiti preliminari
 Per poter effettuare il deposito telematico degli atti, occorre dotarsi di
alcuni strumenti qui elencati
 Una casella di Posta Elettronica Certificata (costo medio annuo:
€12 ca.) iscritta al Registro Generale degli Indirizzi Elettronici
(ReGIndE). Per effettuare la registrazione al ReGIndE, cliccare
questo link e seguire la procedura descritta
 Un Redattore, software necessario per la creazione delle «buste»
virtuali con cui vengono depositati gli atti. Esistono diversi Redattori
gratuiti censiti dal Ministero della Giustizia, reperibili a questo
indirizzo
 Un Punto di Accesso certificato. Cliccare qui per visualizzare una
lista dei Punti di Accesso già esistenti
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Requisiti preliminari
 Un dispositivo per la Firma Digitale (costo medio: €15 ca. per il kit
iniziale + €20 ca. ogni tre anni per il rinnovo). La Firma Digitale può
avere due tipi di controparti «fisiche»:
─ Firma su chiavetta USB (denominata Business Key)
─ Firma su tessera elettronica (denominata SmartCard)
Le due forme sono equivalenti, ma occorre precisare che le
SmartCard hanno bisogno di un apposito lettore
SmartCard con lettore
Business Key
 Cliccare qui per visualizzare una lista di certificatori attivi da cui
reperire la Firma Digitale
 La Firma Digitale verrà fornita con un codice PIN per l’utilizzo
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Requisiti preliminari
 Alcune società private vendono dei pacchetti gestionali per
semplificare le operazioni sul PCT. Questi pacchetti contengono
solitamente:
─ Un Redattore atti
─ Un kit per Firma Digitale per ciascun Avvocato dello studio acquirente
─ Un software gestionale per svolgere diverse funzioni nell’ambito del
Processo Civile Telematico.
 Il costo di questi pacchetti è mediamente attorno ai €250, a cui si
aggiungono i costi del rinnovo delle firme digitali da effettuarsi ogni 3
anni (€20 ca.)
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Creazione atti in .pdf
Come trasformare in formato digitale gli atti propri o provenienti
dall’esterno
Creazione atti in .pdf
 Un aspetto fondamentale della digitalizzazione degli atti è costituito
dalla trasformazione degli stessi in formato .pdf (lo standard
internazionale per documenti che non devono subire modifiche)
 Per la trasformazione degli atti in .pdf si distinguono due fattispecie:
─ Atti prodotti in proprio
─ Atti provenienti dall’esterno
 Gli atti prodotti in proprio possono essere trasformati in .pdf con
facilità nel momento in cui vengono redatti su PC con Word
 Gli atti provenienti dall’esterno si presentano in formato cartaceo,
dunque per essere trasformati in .pdf devono essere sottoposti a
scansione, seguendo alcuni accorgimenti
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Creazione atti in .pdf – Atti propri
 A seconda della versione di Microsoft Word installata sul proprio PC
(Word 2007, Word 2010 ecc.) il salvataggio in .pdf sarà un’operazione
più o meno immediata.
 Se si possiede la versione Word 2010 o più recente, il salvataggio in
.pdf avverrà con la procedura mostrata nel video scaricabile al
seguente link: clicca qui
 Se si possiede la versione Word 2007, prima di poter effettuare il
salvataggio in .pdf si dovrà scaricare un Componente aggiuntivo
gratuito del programma dal sito della Microsoft a questo link,
dopodichè seguire la procedura di installazione mostrata nel video
scaricabile cliccando qui
 Per versioni di Word precedenti, occorrerà dotarsi di un software per
la trasformazione in .pdf. In rete sono disponibili diversi software
gratuiti, come DoPDF, WordToPdf, PDFCreator e altri
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Creazione atti in .pdf – Atti provenienti
dall’esterno
 Gli atti cartacei provenienti dall’esterno possono essere digitalizzati
con l’utilizzo dello scanner
 Occorre prestare attenzione ad alcuni dettagli quando si effettua la
scansione:
─ Attivare l’opzione «OCR» (riconoscimento automatico dei caratteri): è
fondamentale per creare dei .pdf «navigabili» e aumentare drasticamente
la velocità di ricerca di informazioni all’interno degli atti
─ Se le pagine sono stampate su entrambi i lati (fronte/retro), si potrà
attivare l’opzione «Scansione fronte/retro» anche sullo scanner (se
disponibile) per velocizzare l’operazione
─ Completezza della scansione automatica: talvolta una pagina “se ne tira
dietro” un’altra che non viene scansionata. Si raccomanda di controllare
che il numero delle pagine sul file .pdf combaci con il numero delle
pagine sul documento cartaceo. In caso di errore, riscannerizzare solo le
pagine mancanti ed aggiungerle al file con la procedura descritta più
avanti
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Creazione atti in .pdf – Modifica atti
 Quando occorre modificare solo una o poche pagine di un atto in
formato .pdf (ad esempio per apporre timbri e firme, o per inserire una
pagina non scansionata) si può utilizzare il programma gratuito «PDF
Split and Merge» (PDFSaM)
 Attraverso PDFSaM è possibile per esempio stampare solo l’ultima
pagina di un atto, apporvi timbri/firme, scannerizzare la pagina e
sostituirla nel file .pdf al posto della pagina semza timbro/firma
 Nelle prossime slide è si descrivono le procedure per scaricare,
installare ed utilizzare il programma PDFSaM per svolgere le
operazioni di dividere/riunire i file .pdf
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Creazione atti in .pdf – Modifica atti
PDF Split and Merge (PDFSaM) è un software open source e gratuito che
permette di manipolare documenti in formato PDF.
Nel dettaglio il programma permette di:
─ unire più file .pdf in unico file .pdf, personalizzabile per le diverse versioni
di Acrobat Reader disponibili, o di selezionare sottoinsiemi di pagine del
documento
─ dividere un file .pdf in più file .pdf utilizzando diverse opzioni (pagine
dispari, pagine pari, ogni 'n' pagine...)
─ fare il mix di due documenti .pdf prendendo le pagine alternativamente da
due o più documenti
Di seguito una sintetica guida step by step che parte dall’installazione
del software e arriva al suo utilizzo nella gestione dei documenti,
corredata da video tutorial che mostrano visivamente le operazioni da
compiere.
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Creazione atti in .pdf – Modifica atti

Download
1. Accesso via internet al link http://www.pdfsam.org/download.
2. Cliccare sulla versione del software (32 o 64 bit) corrispondente al sistema
utilizzato, individuabile seguendo il percorso:
 Menù Start  Pannello di controllo  Sistema e sicurezza  Sistema

Installazione
1.
2.
3.
4.
Individuare il file salvato sul desktop e autorizzare l’esecuzione del file
Cliccare su ‘I Agree’ per accettare i termini d’uso della licenza, deselezionare la
spunta sul box «Install Soda Pdf» e quindi cliccare su Next. Nella schermata
successiva cliccare di nuovo su Next
E’ possibile che il computer non disponga dell’aggiornamento Java necessario
per l’esecuzione del software, nel qual caso occorrerà seguire la procedura
guidata per installarlo; qualora si visualizzi invece il messaggio «Java Runtime
Environment correctly found» cliccare su Next, e quindi di nuovo su Next
Nella schermata successiva, selezionare Italian dal menù a tendina, cliccare sul
pulsante Install. Attendere che il programma esegua l’installazione e cliccare sul
pulsante Finish
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Creazione atti in .pdf – Modifica atti

Utilizzo del software
1.
2.
Accedere al Menù Start, cliccare su «Tutti i programmi», scorrere il menù fino ad
individuare e cliccare su PDF Split and Merge Basic, quindi cliccare nuovamente
su PDF Split and Merge Basic (simbolo
) per avviare il programma
L’interfaccia del software è molto semplice: a sinistra le funzioni, a destra l’area
operativa propria di ciascuna funzione. Le funzioni sono:

Compositore visuale di documenti

Dividi

Miscelazione alternata

Riordino visuale

Ruota

Unisci / estrai
Per le operazioni descritte in questo intervento è sufficiente utilizzare
solamente il Compositore visuale di documenti, descritto di seguito. Per
completezza si riportano le istruzioni anche del Dividi e dell’Unisci/estrai, mentre i
punti 3, 4 e 5 non sono al momento rilevanti e non saranno trattati.
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Creazione atti in .pdf – Modifica atti
Compositore visuale di documenti (vedi video-tutorial qui)

Cliccare sul pulsante Aggiungi in alto a sinistra nell’area operativa



Individuare e selezionare il file .pdf su cui si intende intervenire
Attendere il caricamento del documento
Cliccare nuovamente sul pulsante Aggiungi per aprire altri .pdf da cui estrarre le pagine
componenti il nuovo documento
Selezionare pagina per pagina (o gruppi di pagine tenendo premuto il tasto shift ) i
contenuti componenti il nuovo documento, cliccare e tenere premuto il tasto sinistro del
mouse sugli elementi selezionati e quindi ‘trascinarli’ (drag&drop) nel riquadro
sottostante (o eventualmente utilizzare i pulsanti «Muovi in testa» / «Muovi in fondo»)
Comporre il nuovo documento usando il mouse (drag&drop) o i pulsanti laterali (per
spostare, cancellare o ruotare le pagine del nuovo documento)
Terminate le modifiche, nell’area denominata «File di destinazione» cliccare sul
pulsante Sfoglia e, nella finestra di salvataggio, definire il nome del nuovo file e il suo
percorso di archiviazione
Cliccare sul pulsante Esegui in fondo all’area. Il nuovo file verrà creato nel percorso
specificato.




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Creazione atti in .pdf – Modifica atti
Dividi (vedi video-tutorial qui)



Cliccare sul pulsante Aggiungi in alto a destra dell’area operativa
Individuare e selezionare il file pdf su cui si intende intervenire
Selezionare una modalità di divisione del file pdf fra le Opzioni di divisione
─
─
─
─
─
─
─


in singole pagine
in pagine pari
in pagine dispari
dopo pagina x
ad intervalli di x pagina
in base alla dimensione (kb)
per livello di segnalibro
Nell’area denominata «Cartella di destinazione» scegliere se creare i .pdf di
divisione nella medesima cartella dell’originale o specificare nuovo percorso
cliccando sul pulsante Sfoglia
Definire un eventuale prefisso per ciascun pdf di divisione e cliccare sul
pulsante Esegui in fondo all’area. I nuovi pdf verranno creati nel percorso
specificato.
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Creazione atti in .pdf – Modifica atti
Unisci (vedi video-tutorial qui)
 Cliccare sul pulsante Aggiungi in alto a destra dell’area operativa
 Individuare e selezionare il file .pdf a cui unire altri .pdf
 Cliccare nuovamente sul pulsante Aggiungi e individuare e selezionare altro
file pdf da unire al primo
 Ripetere l’operazione per aggiungere e unire altri .pdf, se desiderato
 Selezionare il box in Opzioni di unione se i pdf contengono dei form
 Una volta terminato di aggiungere .pdf, nell’area denominata «File di
destinazione» cliccare sul pulsante Sfoglia e, nella finestra di salvataggio,
definire il nome del nuovo file aggregato e il suo percorso di archiviazione
 Cliccare sul pulsante Esegui in fondo all’area. Il nuovo file verrà creato nel
percorso specificato, costituito dal primo file selezionato con in coda tutti gli
altri aggiunti in base all’ordine di selezione.
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Creazione della «Busta» virtuale
Come preparare gli atti per la spedizione telematica
Creazione della «Busta» virtuale
 La «Busta» virtuale è un file creato attraverso il Redattore,
contenente tutti gli atti da depositare telematicamente
 Per creare una Busta virtuale occorre:
─ Accedere al Redattore (vedi sezione Requisiti preliminari)
─ Cliccare sull’etichetta «Nuovo Fascicolo»
─ Inserire i dati relativi al fascicolo di parte da creare, dopodichè
inserire i dati del fascicolo giudiziale a cui afferiscono gli atti da
depositare. L’inserimento dei dati del fascicolo giudiziale sarà guidata
attraverso campi predefiniti.
─ Nella sezione «Parti» del redattore andranno inseriti i dati del proprio
cliente, indicando se è persona fisica o giuridica e il ruolo nel giudizio
(Attore o Convenuto) e il tipo di parte (principale, secondario,
intervenuto ecc). Nel caso di persona fisica andranno inseriti nome,
cognome e codice fiscale. Nel caso di persona giuridica, la
denominazione e il codice fiscale
(segue)
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Creazione della «Busta» virtuale
─ Nella sezione «PCT», andrà indicato quali atti saranno contenuti
nella Busta, tramite una procedura guidata. Sarà attivata così una
scheda «Depositi», in cui andranno nuovamente indicati o confermati
gli atti da allegare. A quel punto gli atti in formato .pdf dovranno
essere allegati alla Busta.
─ Caricati gli atti, il sistema genererà automaticamente una nota di
deposito (un file in formato .xml che si allegherà automaticamente
alla Busta). Si aprirà una schermata in cui si potrà firmare
digitalmente l’atto, inserendo il PIN della propria SmartCard o
BusinessK ey. Il sistema confermerà l’avvenuta firma, e a quel
punto si potrà scaricare la Busta (in un unico file in formato .enc)
da allegare alla PEC per il deposito degli atti, salvandola sul
proprio PC.
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Deposito telematico degli atti
Come depositare telematicamente la Busta virtuale
Deposito telematico – Operazioni
preliminari
 Prima di procedere al Deposito telematico della Busta virtuale,
occorre compiere alcune operazioni preliminari:
─ verificare di avere l’accesso al registro informatico di Cancelleria
(Polisweb), ammesso solo per i difensori costituiti. Con la propria
SmartCard o Business Key, effettuare il login al Portale dei Servizi
Telematici (cliccare qui per accedere) e accedere alla funzione
“Consultazione registri” e selezionare “Fascicoli personali”.
Inserire nell’apposita scheda i dati relativi al procedimento:
tipologia di registro, numero di RG e anno. Se verrà visualizzato il
fascicolo e i relativi dati, sapremo di poter procedere al deposito
degli atti
─ Verificare sul Portale dei Servizi Telematici quali servizi online
possono essere utilizzati nell’Ufficio Giudiziario di riferimento, e i
relativi indirizzi PEC da utilizzare. Cliccare qui per l’elenco dei
servizi relativi al Tribunale di Caltanissetta
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Deposito telematico degli atti
 Dopo aver effettuato le verifiche indicate, aprire la propria
casella di Posta PEC e cominciare a comporre una nuova
email
 Allegare la «Busta» virtuale creata con il Redattore alla
email da comporre. La Busta sarà un file in formato .enc
salvato precedentemente sul proprio PC (vedere
l’apposita sezione)
 Nel campo «Oggetto» della mail, scrivere “DEPOSITO ”
(in maiuscolo e seguito da uno spazio), seguito da una
descrizione libera dell’atto (è buona prassi indicare il
nome dell’atto/degli atti, e il Numero di RG del
procedimento a cui si riferisce la Busta).
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Deposito telematico degli atti
 Nel corpo della mail scrivere ciò che si vuole (si può
anche lasciare in bianco)
 Nel campo «Destinatario», scrivere l’indirizzo PEC
dell’Ufficio Destinatario, reperito durante le verifiche
preliminari di cui alla slide precedente
 Al momento della spedizione si riceverà una notifica di
avvenuta trasmissione, e una “ricevuta di ritorno” che
attesta l’avvenuto deposito dell’atto, con ora e giorno.
Questa ricevuta di ritorno ha valore legale e certifica il
deposito degli atti al pari del timbro apposto in Cancelleria
sugli atti cartacei
 Salvare la mail inviata e le due notifiche (di trasmissione e
di ricevuta) ai fini della produzione in giudizio
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Informazioni utili
Dove reperire ulteriori informazioni e video-tutorial sull’utilizzo del PCT
Informazioni utili
 Il Consiglio Nazionale Forense ha aperto un canale YouTube
(clicca qui per accedere) nel quale sta caricando una serie di
video-tutorial sull’utilizzo del PCT. Al momento sono presenti
tutorial che illustrano:
─ Utilizzo di base del PCT (simile ai contenuti di questo vademecum)
─ Utilizzo avanzato del PCT (moduli avanzati su Firma Digitale e
pagamenti telematici)
─ Composizione e utilizzo delle Notifiche telematiche
E’ consigliabile iscriversi al canale e consultarlo regolarmente per
verificare la presenza di aggiornamenti e nuovi tutorial
 Il Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia
pubblica alcune Schede Pratiche (clicca qui per accedere) che
illustrano specifici aspetti del PCT. Anche in questo caso è
consigliabile consultare regolarmente questa pagina per verificare
la presenza di nuove schede.
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LATTANZIO GROUP
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