Transcript CENTRAL MEXICANA DE SERVICIOS GENERALES DE ALCOHÓLICOS ANÓNIMOS, A. C. (CMSGAA) Integrante de Servicios Mundiales de Alcohólicos Anónimos Page 1 C.C.C.P. Junta de Servicios Generales Comité.

CENTRAL MEXICANA DE SERVICIOS GENERALES
DE ALCOHÓLICOS ANÓNIMOS, A. C. (CMSGAA)
Integrante de Servicios Mundiales de Alcohólicos Anónimos
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Junta de Servicios Generales
Comité de Cooperación con la
Comunidad Profesional
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Guía de Actuación
Foros con profesionales
sobre Alcoholismo
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PRESENTACIÓN
Esta Guía tiene la finalidad de servir de
apoyo a todos los Comités de
Cooperación
con
la
Comunidad
Profesional; de Grupo, Distrito, Área y
Región, que efectúen en sus localidades
un Foro sobre Alcoholismo.
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INTRODUCCIÓN
Nosotros, que por la gracia de un Poder Superior,
hoy somos privilegiados, debemos devolver la
dádiva que se nos ha dado, para que aquel, que
aún sufre, pueda tener la oportunidad de salvar
su vida.
“Así que el espejo de Alcohólicos Anónimos, no
refleja el maquillaje, sino la gratitud; no refleja la
vanidad, sino la humildad; no refleja la espuma,
sino la realidad: Refleja una experiencia
inapreciable.
Gracias a Dios por el privilegio de vivir”
El lenguaje del corazón, Pág.. 390
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MISIÓN
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Establecer comunicación con los profesionales,
que les permita:
Distinguir a los grupos de la Central Mexicana
de Servicios Generales de Alcohólicos
Anónimos, de otros esfuerzos, como alternativa
para la recuperación del alcoholismo.
Clarificar las Tradiciones del Programa de A. A..
Difundir la opinión de expertos y líderes de
opinión sobre la enfermedad del alcoholismo y
cómo la CMSGAA puede colaborar con ellos.
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VISIÓN
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Que la comunidad profesional, entendida
como toda persona, entidad, con autoridad
moral e influencia sobre otros, sea un
aliado, para conseguir nuestro único
objetivo :
“ Transmitir el Mensaje al enfermo, que aún sufre ”
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Objetivo del
Foro sobre
ALCOHOLISMO
Acercar a Alcohólicos Anónimos con los
Profesionales de cada comunidad, con la
finalidad de “ Ganar aliados de por vida ”,
ofreciéndoles información seria y actual sobre la
enfermedad, así como sobre la alternativa de
recuperación que ofrece nuestro programa.
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PROCEDIMIENTO
I.- Identificación :
Tenemos que identificar a la comunidad profesional a la que
queremos llegar y que será objeto del Foro. Es decir, los profesionales
de los Organismos Gubernamentales, Empresariales y Privados como:
Médicos, Psicólogos, Psiquiatras, Religiosos, Profesores, etc..
Hacer una lista para saber a cuantas personas estimamos llegar, es
recomendable no tener temor, al hacer la lista.
Es importante llegar a los niveles más altos en cada entidad. Está
comprobado que mientras llegamos a los dueños, directores, gerentes,
es decir, a los responsables en cada organización, más y mejores
respuestas tendremos y los subordinados nos prestarán más atención.
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PROCEDIMIENTO
II.- APOYO DE LOS COMITÉS AUXILIARES :
Es importante que para realizar el Foro contemos con el
apoyo de todos los Comités de Servicio, ya que todos
tienen una participación en la realización del evento y
necesitamos de su servicio y cooperación para dar una
buena imagen de :
“Alcohólicos Anónimos como un Todo”
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PROCEDIMIENTO
III.- INFORMACIÓN A LOS
COMUNICACIÓN LOCALES :
MEDIOS
DE
Es muy importante que la Televisión, Radio y Prensa
sean invitados al evento y que se designe al Comité de
Información Pública la responsabilidad de atender a los
medios.
(Aquí se ve cómo los demás Comités Auxiliares
participan en la ayuda y servicio para que este evento
tenga el éxito que deseamos).
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PROCEDIMIENTO
IV.- LUGAR DEL EVENTO :
Para elegir el lugar en donde se llevará a cabo el Foro,
tenemos que analizar todos los posibles lugares, a los que
podemos acceder.
Los requisitos que debe reunir el lugar son:
Espacio suficiente de acuerdo al número de invitados.
Buena ventilación.
Sillas suficientes y disponibles en caso de mayor asistencia a la
prevista.
Que reúna los requisitos de seguridad en caso de sismo o
siniestro.
Que existan sanitarios limpios.
Que el lugar sea céntrico y de fácil acceso, a fin de que
nuestros invitados tarden el menor tiempo posible en
trasladarse desde sus lugares de trabajo.
Solicitar que se abstengan de fumar por ser lugar público.
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PROCEDIMIENTO
IV.- LUGAR DEL EVENTO :
Contar con un equipo de sonido con capacidad, acorde al
tamaño del lugar.
Colocar el podium en una posición desde la cual los ponentes
tengan suficiente visibilidad hacia la pantalla en que serán
proyectadas sus presentaciones.
En caso de colocar personificadores, asegurarse de que los
nombres e instituciones que representen, estén bien escritos.
Poner botellas de agua, lápices o plumas, tarjetas blancas y un
fólder con el programa del Foro e información que deseemos
que el profesional se lleve, como por ejemplo, si el Foro es
organizado con motivo de un Congreso Regional o de Área,
poner el folleto o programa del Congreso, si es que hemos
tenido contacto con la Prensa, Radio o T. V. para anunciar el
Congreso, hacer un pequeño resumen de dichas actividades de
información a los medios.
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PROCEDIMIENTO
V.- Recursos necesarios para el evento :
Pantalla de proyección para la presentación.
Computadora.
CD con la presentación.
Proyector (cañón).
Computadora de repuesto.
Número de micrófonos de acuerdo al tamaño del
presidium (2 al menos) y otro para el público (para
preguntas a los ponentes).
Papeletas para las preguntas.
Manta para el exterior del lugar.
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PROCEDIMIENTO
V.- Recursos necesarios para el evento :
Para reducir gastos, en lugar de la manta del
presidium, podemos proyectar en la pantalla desde
unos 40 minutos antes de que inicie el evento, el
nombre del evento y otro tipo de información que
deseemos sobre nuestra Agrupación y su trabajo
con los profesionales o sobre nuestra Convención
Nacional.
Ofrecer a los invitados, café, agua, té, refrescos y si
es posible bocadillos.
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PROCEDIMIENTO
V.- Recursos necesarios para el evento :
Hacer lo posible por grabar las ponencias, previa
autorización de los ponentes, para incluirlas en un
CD que posteriormente se les pueda hacer llegar a
los integrantes del presidium como un gesto de
gratitud por su participación.
Testimonios de gratitud con el nombre escrito
correctamente del profesional, y en caso de algún
ponente emergente, hacer una entrega simbólica,
pero no olvidar hacerle llegar a la brevedad el
testimonio con su nombre.
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PROCEDIMIENTO
V.- Recursos necesarios para el evento :
Se sugiere que cuando sea posible, se entregue el
testimonio enmarcado en un cuadro “listo para
colgarse”. Esto nos asegurará que el testimonio no
termine guardado en un cajón, y que otros
profesionales que lo visiten también lo vean.
Tener suficiente literatura disponible que
proporcione información sobre las actividades que
realizamos en instituciones correccionales, en
centros de tratamiento, boletines “Ganar Aliados”,
etc..
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PROCEDIMIENTO
VI.- Invitaciones :
Deben ser claras en nuestro propósito, indicando la razón
de ser del Foro, la información del lugar, fecha y hora del
evento.
Pueden hacerse en carta membretada del Grupo, Distrito,
Área y Región según sea el caso.
El logotipo que se utilice deberá ser el establecido por
nuestras políticas, respetando el color y leyenda “ Integrante
de Servicios Mundiales”.
En caso que el Foro se realice previo a algún Congreso o
Reunión que convoque la asistencia de varios Grupos,
Distritos ó Áreas se deberá mencionar. Por ejemplo: En el
marco del XV Congreso del Área Veracruz 2, en el que se
espera la asistencia de dos mil integrantes de nuestra
Agrupación, hemos organizado este Foro sobre Alcoholismo.
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PROCEDIMIENTO
VI.- Invitaciones :
Además de la invitación membretada, es conveniente
extenderles a los ponentes una carta invitación en la que se
especifique el tema que deseamos que exponga, el tiempo
que tiene para ello, los apoyos con los que contará (pantalla,
computadora, cañón, etc.), si habrá tiempo para preguntas y
respuestas, si estará en el presidium, etc. Asimismo,
solicitarle que especifique si desea recibir apoyo para
trasladarse del Foro a su centro laboral, entre otras
necesidades.
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PROCEDIMIENTO
VI.- Invitaciones :
Nombrar a un compañero que se ocupe personalmente
de coordinar la organización y asegurarse de satisfacer
las necesidades y requerimientos de los ponentes.
En el caso de funcionarios importantes de gobierno,
de otras organizaciones o empresarios, darles especial
seguimiento días previos al Foro, con sus encargados de
agenda o secretarios particulares para asegurar su
asistencia, y poder manejar los imprevistos.
Solicitar que se den sugerencias sobre otros
profesionales que deberían ser invitados al Foro
Asignar responsables para la oportuna entrega de las
invitaciones.
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PROCEDIMIENTO
VII.- Confirmación de Asistencia :
La lista de invitados, debe contener direcciones,
teléfonos, fax y correo electrónico de cada uno de ellos,
para facilitar las confirmaciones de asistencia al evento.
Este trabajo se tiene que hacer entre un gran número
de compañeros, para lograr el éxito en esta tarea.
Podemos iniciar el proceso de invitación a través de sus
correos electrónicos y, posteriormente entregarles la
invitación, y darles seguimiento continuo a través de
llamadas telefónicas.
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PROCEDIMIENTO
VIII.- Desarrollo del Evento :
Sugerencias para el evento :
Puntualidad:
Es fundamental que todos los
integrantes del Comité Organizador, estén cuando
menos 1 hora antes del evento, y asegurarse que todo
esté en orden, (si es posible planear el montaje un día
antes), ya que la puntualidad y formalidad, hablan
mucho de los Alcohólicos Anónimos.
Si empezamos a la hora indicada en las invitaciones, las
personas invitadas nos lo agradecerán y tendremos una
buena imagen.
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PROCEDIMIENTO
VIII.- Desarrollo del Evento :
Sugerencias para el evento :
Presentación Personal: La sencillez y el vestir
correctamente nos harán ver con una excelente imagen
(si es posible usar corbata).
Cuidar el Lenguaje: El lenguaje del corazón es de
amor y respeto. Evitar totalmente la palabras soeces y
altisonantes.
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PROCEDIMIENTO
VIII.- Desarrollo del Evento :
Sugerencias para el evento:
Organización : La organización y la capacitación
anticipada nos darán mejores oportunidades de lograr
nuestro objetivo de transmitir el mensaje.
Sugerimos, se reúnan previamente con él o los
compañeros que participarán.
Cuidar de no hacer catarsis.
Alcohólicos Anónimos es una nueva forma de vida.
Cómo vivía antes y cómo vivo hoy en los diferentes
aspectos de mi vida.
Quiénes somos.
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PROCEDIMIENTO
VIII.- Desarrollo del Evento :
Sugerencias para el evento:
Organización :
Qué hace y qué no hace Alcohólicos Anónimos
(ver Pág. 68 del manual del CCCP). Por ejemplo: Si se trata del
ámbito laboral, exponer en su intervención cómo es que el
Programa de Alcohólicos Anónimos le ha beneficiado en ello; si el
tema se relaciona con la impartición de justicia, hablar de cómo
colaboramos con los gobiernos de otros estados en esto, también
puede hablar de lo que hacemos en la Semana Compartiendo
Esfuerzos, o en los penales del país, etc..
Si es posible, orientar la intervención del compañero, con el
tema principal que se trate, o bien explicar el lema del Congreso.
Afortunadamente el campo de colaboración con los
profesionales se ha ido extendiendo, y los convenios que hemos
establecido de igual manera pueden ser tema y ligarse con
nuestros temas tradicionales.
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PROCEDIMIENTO
IX.- Guía de Coordinación del Evento :
Agenda :
1. Palabras de Bienvenida por el maestro de
ceremonias.
2. Presentación del presidium (Aquí es muy importante
estar en coordinación con el maestro de ceremonias,
ya que en ocasiones no llegan los invitados titulares
y envían representantes, por lo que hay que estar
pendientes de darle al maestro de ceremonias los
cambios en el (los) nombre (s) de quien (es) SÍ se
encuentran en el presidium.
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PROCEDIMIENTO
IX.- Guía de Coordinación del Evento :
Agenda :
3. Introducción.
4. Temas.
5. Preguntas y Respuestas.
6. Entregar las hojas de evaluación del evento.
7. Agradecimiento.
8. Si es posible, pedir al compañero o compañera
encargada de los registros que le pase al maestro de
ceremonias un papel con los nombres de las
instituciones presentes para agradecerles su
asistencia e interés.
9. Entrega de Literatura.
10. No olvidar entregarle a cada ponente su testimonio
de gratitud después de su participación.
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EVALUACIÓN DEL
EVENTO
 El poder recabar las opiniones de los invitados
profesionales, nos dará una indicación de cómo fue
aceptada nuestra propuesta y conocer su punto de vista,
si quedaron convencidos en apoyarnos en la transmisión
del mensaje y en qué nos pueden ayudar en el futuro,
qué sugerencias tienen para poder tener mayor éxito, etc.
 Sugerimos hacer un formato de media carta con
preguntas como:
*¿Qué opina Ud. del Foro?
*¿Cree que el tiempo asignado a cada tema fue suficiente?
*¿Le gustaría recibir más información de Alcohólicos
Anónimos? SI
NO
*Sugerencias para mejorar este Foro.
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SEGUIMIENTO
 Es fundamental que se le de seguimiento a este evento, para
continuar con un directorio de los profesionales que
asistieron y mantener contacto periódico con ellos, para
informarles de nuestras actividades o para obsequiarles algún
folleto o libro de nuestra literatura (Boletín Ganar Aliados,
Separadores de Plenitud, Agendas, etc.).
 Asegurarnos que quede en expediente una constancia del
trabajo que se realizó, ya que cuando terminemos nuestro
servicio, los nuevos servidores que lleguen a ocupar nuestros
lugares, es importante que cuenten con una guía de la
experiencia de la realización del Foro y del seguimiento que
se le dará a los profesionales que nos apoyaron en esta y
otras ocasiones.
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RECOMENDACIONES GENERALES
• Les sugerimos revisar la ortografía
desde la etapa de diseño de
invitaciones, personificadores, letreros,
mantas, presentaciones Power Point de
compañeros alcohólicos anónimos,
boletines de prensa, boletines del Área,
fólderes, carpetas, programas, etc..
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RECOMENDACIONES GENERALES
• Les sugerimos compartir con el Comité
de C. C. P. de la Junta de Servicios
Generales, los foros con profesionales
que vayan a realizar y si les es posible,
envíenos fotos, artículos de periódico,
número de profesionales que asistieron,
si es que tuvieron oportunidad de
convocar a través de la televisión, etc.
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